Teilnehmergruppe kontaktieren

Aktionen

Die folgenden Aktionen können Sie mit einem Klick auf den jeweiligen Link in Gang setzen:

• Test-E-Mail an sich selber verschicken: Mit dieser Option können Sie eine Testmail an eine beliebige E-Mail-Adresse verschicken und optional in einem Zug auch direkt einen dazugehörenden Testeraccount anlegen.

• Einladungsmails verschicken: Wählt automatisch alle Personen aus, die in der Teilnehmerverwaltung sind, unabhängig von ihrem Dispositionscode (Teilnehmer mit Dispositionscode 15 ausgenommen). Das Mailversand-Fenster wird beim Anklicken geöffnet, und Sie können entweder eine E-Mail schreiben oder eine Mailvorlage vom Typ „Einladungsmail“ auswählen.

• Einladungsmails verschicken (nur an die, die bisher keine Einladung bekommen haben): Wählt automatisch alle Personen aus, die noch nicht eingeladen wurden (Dispositionscode = 11). Es stehen Vorlagen vom Typ „Einladungsmail“ zur Verfügung.

• Reminder verschicken: Wählt automatisch alle Personen aus, die die Umfrage noch nicht begonnen bzw. noch nicht beendet haben. Sie können wählen, welche Teilnehmer angeschrieben werden: nur diejenigen mit Dispositionscodes 11, 12 oder alle Teilnehmer mit Dispositionscodes 11, 12, 20, 21, 22, 23. Es können Vorlagen für Remindermails ausgewählt werden.

• Erfolgreiche Teilnehmer benachrichtigen: Wählt automatisch alle Teilnehmer aus, die die Befragung komplett beendet haben (Dispositionscode 31, 32). Die Funktion bietet sich daher insbesondere für Dankeschön-Mails an. Es stehen Vorlagen vom Typ „Einladungsmail“ zur Verfügung.

• Erst-Seiten-Anseher anmailen: Wählt automatisch alle Personen aus, die die erste Seite der Befragung angesehen, jedoch nicht den Weiter-Button betätigt haben (Dispositionscode 20). Diesen Teilnehmern kann dann eine spezifische Erinnerungsmail zugesandt werden.

Mailversand testen

Mit der Option Test-E-Mail an sich selber verschicken können Sie eine Testmail an eine beliebige E-Mail-Adresse verschicken und optional in einem Zug auch direkt einen dazugehörenden Testeraccount anlegen.

• Sie können Ihre eigene oder eine beliebige andere E-Mail-Adresse angeben.

  • Befindet sich die angegebene E-Mail-Adresse bereits in der Teilnehmerverwaltung des Projekts, wird die Mail an den betreffenden Teilnehmer gesendet.

  • Existiert noch kein Teilnehmer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse, wird basierend auf Ihren Eingaben ein neuer Testeraccount erstellt und die E-Mail an diesen Account gesendet.

  • Beachten Sie bitte, dass die angegebene E-Mail-Adresse als Empfänger- und Absender-Adresse verwendet wird, auch wenn Sie eine Mailvorlage mit anderen Werten einstellen.

• Die Mailvorlage (Typ: Einladungsmail) kann gewählt werden. Wenn Sie möchten, dass sich der Empfänger der Testmail einloggt und die Umfrage testet, sollte die Vorlage Platzhalter für die Zugangsdaten (d.h. Umfragelink, Code und/oder Passwort) enthalten. Diese werden beim Versand durch die entsprechenden Daten des Testers ersetzt.

• Wenn Sie keinen bereits vorhandenen Tester verwenden, können Sie zusätzlich zu E-Mail-Adresse und Mailvorlage auch Vornamen und Namen des neu anzulegenden Testeraccounts vorgeben. Enthält die Mailvorlage die Platzhalter #u_firstname# und #u_name#, so werden diese mit den Angaben gefüllt. Andere Platzhalter werden nur gefüllt, wenn ein entsprechend vorbereiteter Teilnehmerdatensatz vorab vorliegt.

Open

• Um die Testfunktion auszuprobieren, klicken Sie in der Teilnehmerverwaltung eines personalisierten Projekts den Button Teilnehmergruppen kontaktieren an.

• Wählen Sie die Aktion Test-E-Mail an sich selber verschicken.

• Es wird ein Dialog geöffnet, in dem verschiedene für den Versand erforderliche Basisdaten eingegeben werden können. Geben Sie die Daten des Testers ein und wählen die Mailvorlage.

• Mit Testmail versenden lösen Sie den Test aus.

Einladungsmails verschicken

Im Folgenden durchlaufen Sie den vollständigen E-Mail-Versandprozess vom Auswählen der Adressaten über das Ausfüllen des Formulars bis zur Kontrolle des erfolgreichen Versands.

• Wechseln Sie auf die Registerkarte Teilnehmergruppen kontaktieren in der Teilnehmerverwaltung. Sie finden dort verschiedene Optionen zum Kontaktieren von Teilnehmern mit einem bestimmten Status.

• Klicken Sie den Link Einladungsmails verschicken an.

• Wählen Sie eine Mailvorlage aus und bestätigen mit Mailvorlage anwenden.

• Stellen Sie sicher, dass das richtige Mailformat ausgewählt ist. Andernfalls ändern Sie das Mailformat und bestätigen anschließend mit Mailformat anwenden.

• Wenn Sie von erweiterten Maileinstellungen Gebrauch machen möchten, öffnen Sie diesen Abschnitt und nehmen die gewünschten Änderungen vor.

• Prüfen Sie Inhalt und Einstellungen der Mailvorlage. Wenn Sie zufrieden sind, können Sie die folgenden Schritte überspringen und direkt bei Schritt 11 weiterarbeiten.

• Aktivieren Sie „Personalisierter Versand“, wenn der Realname des Empfängers ver- wendet werden soll.

• Geben Sie den Betreff ein.

• Wählen Sie den Absender. Ist der gewünschte Absender nicht vorhanden, können Sie mittels des Mailabsender hinzufügen-Links in einem neuen Fenster das Menü zum Anlegen neuer Absender öffnen.

• Formulieren Sie den Inhalt der Einladungsmail. Eine Übersicht der verwendbaren Platzhalter finden Sie unter dem Fragezeichen-Icon.

• Falls ein Anhang verwendet soll, muss er im Feld „Neuen Anhang hinzufügen“ hochgeladen werden. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen sie mit Datei anhängen an.

• Klicken Sie auf den Button Zur Mailvorschau, um das Ergebnis zu prüfen.

• Prüfen Sie insbesondere, ob die Platzhalter korrekt ersetzt werden.

• Möchten Sie die Mail als Vorlage speichern, klicken Sie die Option „Diese Mail mit Platzhaltern als Mailvorlage abspeichern“ an und geben einen Titel für die neue Vorlage ein.

• Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Endgültig versenden.

• Unter dem Menüpunkt E-Mail-Versandbericht finden Sie einen Überblick über die versendeten Mails.