Mailvorlagen

Mailvorlagen

Beim Mailversand werden meist vorbereitete Mailvorlagen eingesetzt. Wenn Sie beispielsweise die Teilnehmer eines personalisierten Projekts in mehreren Wellen einladen, genügt es, die Mailvorlage einmal zu schreiben: Sie kann dann beliebig oft verwendet werden. Auch der Inhalt von Mails, die bei automatisierten Mailprozessen versendet werden (z.B. Willkommens-Mails bei der Panel-Registrierung), wird üblicherweise über Mailvorlagen definiert. Den Menüpunkt Mailvorlagen finden Sie sowohl im Umfragemenü (z.B. einer Personalisierten Umfrage) als auch unter Bibliotheken.

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• Die Mailvorlagen einer EFS-Installation werden zentral im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen verwaltet.

• Neue Mailvorlagen können ebenfalls im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen angelegt werden. Sie können aber auch während des Mailversandvorgangs Mails als Vorlagen abspeichern.

• Bei EFS Panel-Installationen wird für jede Sprachversion ein eigener Satz Mailvorlagen erstellt.

• Es stehen verschiedene Vorlagetypen zur Verfügung, die jeweils in verschiedenen Arbeitssituationen zum Einsatz kommen.

• Welche Benutzerteams eine bestimmte Mailvorlage nutzen bzw. konfigurieren dürfen, wird über ein entsprechendes Objektrecht für diese Vorlage gesteuert.

• Welche Benutzerteams auf das Menü Bibliotheken → Mailvorlagen zugreifen bzw. darin arbeiten dürfen, wird über das ACL-Recht mail_admin gesteuert.

Mailvorlagen verwalten

Im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen finden Sie eine Übersicht aller derjenigen Mailvorlagen, für die Sie Zugriffsrechte haben, mit ihren wichtigsten Eigenschaften. Mittels des Buttons + Neue Vorlage erstellen Sie allgemeine eine neue Vorlage, eine neue Vorlage für Projekte oder eine neue Vorlage für Portals. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Button + Neue Vorlage: Der Dialog zum Anlegen einer neuen Vorlage wird geöffnet.

• Über klickbare Links in der Tabelle und die gewohnten Icons in der Spalte „Aktionen“ können einzelne Mailvorlagen bearbeitet werden:

  • Beschreibung: Der Dialog zum Bearbeiten einer existierenden Vorlage wird geöffnet.

  • Status: Der Eintrag aktiv bzw. inaktiv in der Spalte „Status“ ist ebenfalls ein aktiver Link. Mit einem Klick darauf können Sie den Status ändern: Eine inaktive Mailvorlage wird in den Mailformularen nicht mehr angeboten.

  • Vorschau: Die Vorlage wird in der Vorschau geöffnet, so dass der Benutzer die Vorlage in verschiedenen Breiten betrachten und mit verschiedenen Platzhaltern testen kann. Bitte beachten Sie, dass Javascript innerhalb der E-Mail-Vorlage in der Vorschau nicht ausgeführt wird, um normale E-Mail-Clients zu simulieren.

  • Mailvorlage bearbeiten: Der Dialog zum Bearbeiten einer existierenden Vorlage wird geöffnet.

  • Mailvorlage kopieren: Die Vorlage wird kopiert. Über den anklickbaren Link in der grünen Erfolgsmeldung können Sie die Kopie direkt öffnen.

  • Rechte bearbeiten: Der Dialog zum Zuweisen von Objektrechten auf die Vorlage wird geöffnet.

  • Mailvorlage löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Vorlage gelöscht.

Vorlage anlegen

Mailvorlagen werden durch die folgenden Eigenschaften charakterisiert, die teils beim Anlegen definiert, teils automatisch vom System gesetzt werden.

• ID: Jede Mailvorlage auf einer EFS-Installation kann über eine eigene, eindeutige ID identifiziert werden.

• Typ: Über Zuweisung zu einem Mailvorlagentyp wird festgelegt, in welchen Arbeitssituationen die jeweilige Vorlage zur Verfügung stehen soll.

• Beschreibung: Beschreibung der Vorlage. Wird nur intern zur Orientierung im Adminbereich verwendet.

• Betreff: Betreff der E-Mail

• Bearbeiter-Name: Name des letzten Benutzers, der die Vorlage bearbeitet hat.

• Erstellungsdatum: Datum, an dem die Vorlage erstellt wurde.

• Status: Der Status gibt an, ob eine Mailvorlage in den Mailformularen zur Verfügung steht: aktive Vorlagen sind verfügbar, inaktive nicht. Der Status-Eintrag ist ein anklickbarer Link: Mit einem Klick darauf können Sie den Status leicht ändern.

• HTML-Format: Handelt es sich bei der Vorlage um eine HTML-Mail, wird dies in der Übersichtstabelle anzeigt.

• E-Mail-Adresse: Ausgewählte Absenderadresse.

• Name des Absenders: Wenn zu der Absenderadresse ein Realname hinterlegt wurde, wird er in diesem Feld angezeigt.

• Sprachversion (EFS Panel-Installationen): Die Mailvorlagen sind jeweils einer bestimmten Sprachversion des Panels zugeordnet.

Mailvorlagentypen

Wenn Sie von den EFS-Mailformularen aus Mailvorlagen auswählen, stehen immer nur diejenigen Vorlagen zur Wahl, die zu Ihrem aktuellen Arbeitsvorgang passen. Beispielsweise werden beim Einladen von Teilnehmern nur Vorlagen für Einladungsmails zur Auswahl angeboten. Dies wird durch Zuordnung der Vorlagen zu bestimmten Mailvorlagentypen gesteuert. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Typen und die jeweiligen Einsatzsituationen.

Standardmail

• Steht in allen nicht-automatisierten Versandsituationen zur Verfügung.

Einladungsmail

• Wird beim Einladen zu einem Umfrageprojekt eingesetzt.

Remindermail

• Wird zum Erinnern an noch nicht bearbeitete Umfragen verwendet.

Benachrichtigung vor Umfrageende

• Wird verwendet, um Benutzer auf das baldige Ende ihrer Umfrage hinzuweisen.

• Diese Benachrichtigung kann in dem Dialog angefordert werden, über den Projekte angelegt und geändert werden

• Wurde in einem Projekt keine Mailvorlage ausgewählt, obwohl sich Benutzer für die Benachrichtigung eingetragen haben (z.B. weil sie keine ausreichenden Rechte haben), erhalten sie eine Mail mit Default-Text.

Benachrichtigung durch Austauschplattform

• Nur bei Installationen mit EFS Secure Exchange: Mailvorlage, die benutzt wird, um Projektmitarbeiter auf Änderungen auf der optional erhältlichen Austauschplattform hinzuweisen.

Org Processor-Mail

• Nur in Mitarbeiterbefragungen auf EFS Employee-Installationen: Mailvorlage, die den Anwendern im Org Processor zur Verfügung gestellt werden kann.

Willkommensmail

• automatisch

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Wird dem Panelisten nach dem Absenden des Registrierungsformulars automatisch zugesendet.

PW-Recovery-Mail

• automatisch

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Vergisst ein Panelist sein Passwort, so wird auf Anforderung automatisch der Inhalt dieser Mailvorlage versendet.

Dublettencheckmail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Stellt der Panel-Administrator über den Dublettencheck fest, dass es diesen Panelisten bereits zu geben scheint und kontaktiert er ihn per Mail, wird diese Mailvorlage verwendet.

Registrierungsfehlermail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Möchte der Panel-Administrator beim Prüfen der Daten im Neuzugänge-Menü dem Panelisten eine Rückfragemail schicken, kann er über „Registrierungsfehlermail“ diese Mailvorlage aufrufen.

Stammdaten-Einladungsmail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Lädt man einen Panelist aus dem Neuzugänge-Menü zur Stammdatenbefragung ein, wird diese Mailvorlage angeboten.

Stammdaten-Remindermail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Schickt man einem Panelist aus dem Neuzugänge-Menü eine Erinnerung an die Stammdatenbefragung, wird diese Mailvorlage angeboten.

Gewinnermail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Führt man eine Verlosung durch und möchte anschließend die Gewinner benachrichtigen, wird diese Mailvorlage angeboten.

Freundschaftswerbungsmail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Mit dieser Mailvorlage können Panelisten im Rahmen einer Werbeaktion neue Panelisten werben.

Gutscheinmail

• Nur bei EFS Panel-Installationen: Diese Mailvorlage wird verwendet, um Panelisten Gutscheine zuzusenden.

List-Unsubscribe Header

Um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern und Benutzern die Möglichkeit zu geben, sich von automatischen E-Mail-Sendungen abzumelden, können Sie die Option List-Unsubscribe Header verwenden. E-Mail-Vorlagen lassen sich damit mit einem Link für die Abmeldung versehen.

Gehen Sie zur Einrichtung folgendermaßen vor:

• Erweitern Sie in Ihrer Mailvorlage den Bereich Erweiterte Maileinstellungen.

• Fügen Sie in das Freitextfeld neben List-Unsubscribe Header einen gültigen Link zu einer Website ein, über den sich Benutzer abmelden können. Sie können zudem auch folgende Platzhalter in das Feld eingeben:

  • #unsubscribe_survey#: Link in der E-Mail, der weitere E-Mails zu dieser Survey deaktiviert

  • #unsubscribe_global#: Link in der E-Mail, der weitere E-Mails zu jeder Survey deaktiviert

• Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

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Mailabsender

Bei neuen Mailvorlagen wird standardmäßig der Mailabsender „noreply@customervoice360.com“ verwendet. Falls Sie für Ihre Installation einen anderen Standardmailabsender wünschen, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team. Sie können in EFS zudem auch eigene Mailabsender hinzufügen, damit Sie diese im EFS-Mailformular auswählen können.

• Verwaltet werden die Absenderadressen im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen → Mailabsender.

• Optional kann ein Realname eingegeben werden, der neben der eigentlichen E-Mail-Adresse im Betreff der E-Mails eingefügt wird. Üblicherweise ist dies der Name des Projektverantwortlichen. Beachten Sie bitte, dass es nicht möglich ist, Namen in Double-Byte-Sprachen (z.B. Chinesisch) zu verwenden.

• Welche Benutzerteams eine bestimmte Absenderadresse nutzen bzw. konfigurieren dürfen, wird über ein entsprechendes Objektrecht für diese Adresse gesteuert.

• Welche Benutzerteams auf das Menü Mailabsender zugreifen dürfen, wird über Leserecht auf „options“ gesteuert.

Absenderadressen verwalten

Im Menü Mailabsender finden Sie eine Übersicht aller derjenigen Absenderadressen, für die Sie Zugriffsrechte haben. Mit dem Button E-Mail-Adresse hinzufügen öffnen Sie den Dialog zum Anlegen eines neuen Absenders. Dabei geben Sie die E-Mail-Adresse, falls gewünscht den dazugehörenden Realnamen und die zugriffsberechtigten Teams ein.

Über klickbare Links und Icons können Sie bestehende Mailvorlagen bearbeiten:

• Rechte: Öffnet den Dialog, mit dem Sie Benutzerteams Lese- oder Schreibrecht auf die Absenderadresse zuweisen können.

• Löschen: Durch Aktivierung der Checkbox in der Spalte „Löschen“ und anschließenden Klick auf den Löschen-Button können E-Mail-Adressen entfernt werden.

Mit einer Mailvorlage verknüpfte Mailabsender können nicht versehentlich gelöscht werden. Wenn Sie versuchen, noch mit einer Mailvorlage verknüpfte Mailabsender zu löschen, wird eine Liste der betroffenen Vorlagen angezeigt. Erst wenn in allen Vorlagen die Absenderadresse geändert worden ist, ist Löschung möglich.