Prozesskonfiguration

EFS Employee bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, den Befragungsprozess an Ihre Projektsituation anzupassen. Bei Mitarbeiterbefragungen wird üblicherweise eine hohe Anzahl unterschiedlicher Ergebnisberichte erzeugt, die für verschiedene Empfängergruppen konzipiert und häufig sogar für die einzelnen Empfänger personalisiert werden. Mit dem flexiblen Rechtesystem von EFS Employee kann der Zugriff auf die Berichte genau gesteuert werden. Des Weiteren ist es mit dem flexiblen Rechtesystem von EFS Employee möglich, viele im Befragungsverlauf anfallende Arbeiten, wie beispielsweise die Datenpflege für die einzelnen Unternehmensbereiche oder das Verteilen von Papierfragebögen, an Mitarbeiter vor Ort zu delegieren. Den Zugang dieser Mitarbeiter zu Daten und Funktionen können Sie nach Bedarf konfigurieren. Die Aufgaben und Zugriffsrechte der Projektbeteiligten wechseln im Verlauf des Befragungsprozesses. Mit EFS Employee können Sie die verschiedenen Phasen des Befragungsprozesses einschließlich der damit verknüpften Änderungen von Zugriffsrechten im System abbilden.

Konfiguration

Unter dem Menüpunkt Konfiguration steuern Sie die Reiter Rollen, Projektphasen und Rechtevergabe an. Bei großen Mitarbeiterbefragungen sind neben der Projektleitung meist viele weitere Mitarbeiter am Befragungsprozess beteiligt. Auf dem Reiter Rollen können Sie die Arbeit dieser Mitarbeiter gezielt planen und steuern. Die beteiligten Mitarbeiter - die sogenannten Anwender - erhalten über einen gesonderten Login-Zugang zu denjenigen Org Processor-Ansichten und -Funktionen, die sie für ihre Arbeit benötigen, beschränkt auf ihren jeweiligen Verantwortungsbereich. Anstatt die Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter einzeln zu konfigurieren, definieren Sie sogenannte Anwenderrollen: Diese spiegeln jeweils die Aufgaben und Rechte ganzer Mitarbeitergruppen mit identischem Aufgabenbereich wider. Später ordnen Sie die konkreten Mitarbeiter den Anwenderrollen zu. Die verschiedenen Möglichkeiten, auf Daten (beispielsweise Rücklaufdaten oder Berichte) zuzugreifen oder Änderungen vorzunehmen, werden im einzelnen in einem eigenen Rechtesystem abgebildet. Diese Rechte weisen Sie den verschiedenen Anwenderrollen entsprechend Ihrer Projektsituation zu.

Rollen

Die Anwenderrollen Ihres Projekts können Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen einsehen und bearbeiten.

Open

Anwenderrollen bei Standardkonfiguration

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig vorhandenen Rollen vorgestellt.

Verfügbare Informationen zu jeder Rolle:

• Name der Rolle

• Berichte: Die der Rolle zugeordneten Berichte

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog.

• Kopieren: Die Rolle wird kopiert.

• Rechte: Öffnet einen Dialog, in dem Sie die Rechte der Rolle konfigurieren können.

• Löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird die gewünschte Rolle gelöscht. Bitte beachten Sie: Die Rolle „Owner“ ist nicht löschbar, Sie können lediglich die Konfiguration ändern. Auch Rollen, die noch einem Bericht zugewiesen sind oder denen Anwender zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden.

Anwenderrollen anlegen

Sie klicken im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen den Button Rolle anlegen an.

Open

• Der Rolle wird vom System automatisch eine ID zugewiesen.

• Wählen Sie eine Bezeichnung und eine Abkürzung.

• Geben Sie an, welche Berichte Anwender mit der neuen Rolle erhalten sollen.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Zuordnung von Anwenderrollen zu Berichten ändern

Sie können die Zuordnung von Rollen zu Berichten nachträglich ändern. Öffnen Sie dazu von der Rollenübersicht aus mit dem Bearbeiten-Icon den Bearbeitungsdialog. Im Abschnitt „Zuordnung der Rolle zum Bericht“ finden Sie alle definierten Berichte. Ändern Sie die Zuordnung wie gewünscht.

Rechte einer Anwenderrolle ändern

Sie wechseln in das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration. Auf der Registerkarte Rollen finden Sie eine Übersicht der vorhandenen Rollen. Wählen Sie die Rolle, deren Rechte Sie ändern möchten, und klicken das Icon Rechteverwaltung an. Eine Liste der möglichen Rechte wird geöffnet. Kann ein Recht nicht geändert werden, weil es sich beispielsweise auf ein deaktiviertes Feature bezieht (z.B. Logistik oder Action Planner) oder weil ein allgemeineres Recht deaktiviert haben, so ist es ausgegraut.

• Nehmen Sie Ihre Zuweisung vor.

• Bestätigen Sie abschließend mit Speichern.

Projektphasen

EFS Employee ermöglicht es Ihnen, die Phasen des Befragungsprozesses einschließlich der damit verknüpften Änderungen von Aufgaben und Zugriffsrechten im System abzubilden. Im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Projektphasen können Sie die Phasen Ihres Projekts einsehen und bearbeiten.

Bei neuen Projekten sind automatisch bereits fünf Phasen vorhanden, die erfahrungsgemäß besonders häufig benötigt werden. Zu jeder Phase werden in der Tabelle folgende Informationen aufgeführt:

• Titel der Phase

• Name

• Startdatum

Die Reihenfolge der Phasen wird über die Startdaten definiert: Eine Phase endet jeweils am Startdatum der nächsten Phase. Fügen Sie eine neue Phase ein und legen deren Startdatum beispielsweise vor das Startdatum der Pretest-Phase, so wird die neue Phase zwischen Setup-Phase und Pretestphase eingeordnet. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Phase bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog

• Phase kopieren: Die Rolle wird kopiert

• Phase löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird die gewünschte Phase gelöscht. Bitte beachten Sie: Die Phase „End“ ist nicht löschbar, sie können lediglich die Konfiguration ändern.

Projektphasen bei Standardkonfiguration

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig vorhandenen Phasen vorgestellt. Welche Arbeiten genau in den verschiedenen Phase anfallen, hängt stark vom konkreten Projekt ab - in der Spalte „Einsatzmöglichkeiten“ werden besonders häufig auftretende Varianten genannt.

Projektphasen-Log

Alle wichtigen Änderungen an den Phasen werden mitgeloggt. Um die Änderungsgeschichte einzusehen, öffnen Sie mit einem Klick auf das [+]-Icon den Abschnitt „Log“ der Registerkarte Projektphasen.

Phase anlegen

Sie klicken im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Projektphasen den Button Phase anlegen an.

• Geben Sie Titel und Namen der neuen Phase ein.

• Wählen Sie ein passendes Startdatum.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Rechtevergabe

Nachdem Sie Berichte, Anwenderrollen und Projektphasen Ihrem Bedarf entsprechend definiert haben, legen Sie im letzten Schritt fest, wie alle diese Elemente zusammenwirken sollen - welche Anwenderrollen in welcher Projektphase Zugriff auf die verschiedenen Registerkarten im Org Processor erhalten sollen.

Die Zuweisung erfolgt über die Matrix auf der Registerkarte Rechtevergabe:

• Jede Zelle der Matrix beschreibt eine Kombination von Phase, Rolle und Registerkarte.

• Klicken Sie eine Zelle der Matrix an, so öffnet sich ein Layer. Darin können Sie die Rollen wählen, die in der betreffenden Phase Zugriff auf die betreffende Registerkarte erhalten sollen.

• Durch Anklicken des Radiobuttons in der Spalte „Aktiv“ aktivieren Sie unmittelbar die entsprechende Phase. Bitte beachten Sie, dass sich beim Wechsel der Phase die Rechte der Org Processor-Anwender stark ändern. Ändern Sie nie bei einem laufenden Projekt nur versuchsweise die Phase!

• Wenn Sie möchten, dass eine Phase bei Erreichen des Startdatums automatisch startet, aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte „Automatisch starten“.

• Das Startdatum kann mittels des Kalender-Icons geändert werden.

  • Sie können die Startdaten en bloc verschieben. Dazu aktivieren Sie die Checkbox „Aktionen“ bei den gewünschten Phasen, wählen in der Drop-Down-Liste den Zeitraum, um den die Startdaten verschoben werden sollen und bestätigen mit Ausführen.

Download-Plattform

Employee-Mitarbeiterbefragungen verfügen standardmäßig über eine Download-Plattform. Auf dieser Plattform können sich Berichtsempfänger einloggen, um ihre Berichte herunterzuladen. Die Funktionen zum Gestalten der Download-Plattform befinden sich im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration → Download-Plattform.

Die Funktionen zum Gestalten der Download-Plattform finden Sie dort:

• Sicherheitseinstellungen: Auf dieser Registerkarte können Sie das Verhalten des Systems beim Login konfigurieren.

• Zugriffsbeschränkungen: Auf dieser Registerkarte können Sie für die einzelnen Seiten der Download-Plattform rollen- und phasenspezifische Zugriffsbeschränkungen definieren.

• Spracheinstellungen: Auf dieser Registerkarte können Sie die Sprachversionen der Download-Plattform bearbeiten.

• Meldungen: Auf dieser Registerkarte können Sie die auf der Download-Plattform verwendeten Meldungen bearbeiten und zusätzliche Meldungen anlegen.

• Struktur: Auf dieser Registerkarte können Sie die Templates der Download-Plattform bearbeiten.

Die Download-Plattform aktivieren

Die Download-Plattform kann gezielt ein- und abgeschaltet werden. Ist sie deaktiviert, kann sich niemand einloggen. Das Menü Prozesskonfiguration → Download-Plattform bleibt weiter erreichbar und alle Einstellungen bestehen.

Öffnen Sie die Registerkarte Optionen im Menü Org Processor → Einstellungen und aktivieren bzw. deaktivieren die Checkbox "Download-Plattform aktivieren". Standardmäßig ist die Download-Plattform bei neuen Projekten aktiviert.

Sicherheitseinstellungen

Auf der Registerkarte Sicherheitseinstellungen können Sie das Verhalten des Systems beim Login konfigurieren. Um einerseits eine leichte Bedienbarkeit zu garantieren und andererseits Ihnen die Verwaltung der Download-Plattform-NutzerInnen zu vereinfachen, sind die Regeln für Passwortsicherheit teilweise gelockert worden:

• Sie können selbst entscheiden, ob nach dem ersten Login eine Passwortänderung erzwungen wird oder nicht.

• Passwörter der Download-Plattform-NutzerInnen laufen nicht ab.

• Im Gegensatz zu Org Processor und Adminbereich gibt es keine Brute-Force-Sperre.

• Sie entscheiden selbst, ob ein 'Passwort-vergessen'-Prozess ablaufen soll: Wenn dieser Prozess ablaufen soll, können Sie dafür eine Mailvorlage anlegen und auswählen.

Die Prüfalgorithmen für die Passwörter sind die gleichen wie beim Org Processor-Login. Sie werden im Menü Org Processor → Org Processor-Einstellungen auf der Registerkarte Sicherheitseinstellungen eingestellt.

Konfigurationsmöglichkeiten

Zugriffsbeschränkungen

Auf der Registerkarte Zugriffsbeschränkungen können Sie für die einzelnen Seiten der Download-Plattform rollen- und phasenspezifische Zugriffsbeschränkungen definieren.

Übersicht der vorhandenen Zugriffsbeschränkungen

In der Übersicht werden alle Seiten aufgelistet, für die Zugriffsbeschränkungen definiert worden sind.

• Ist eine rollenspezifische Zugriffsbeschränkung definiert, finden Sie in der Spalte "Zugriffsbeschränkung" die berechtigen Rollen.

• Das erste Ampel-Icon in der Spalte "Eigenschaften" gibt an, ob die Seite aktiv ist.

  • Grün = aktiv

  • Rot = nicht aktiv

• Das zweite Ampel-Icon in der Spalte "Eigenschaften" gibt an, ob der Teilnehmer eingeloggt sein muss.

  • Grün = muss eingeloggt sein

  • Rot = muss nicht eingeloggt sein

Zugriffsbeschränkungen ändern

• Klicken Sie das Icon Bearbeiten an.

• Im Feld "Nur für eingeloggte Personen" entscheiden Sie, ob ein Teilnehmer eingeloggt sein muss, um die Seite zu sehen.

• Im Feld "Ist die Seite aktiv" geben Sie an, ob die Seite überhaupt erreichbar sein soll. Ist eine Seite nicht nicht aktiv, so wird ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin, der oder die sie zu öffnen versucht, zum Template "Fehlermeldung 'Seite nicht gefunden'" umgeleitet.

• Wenn Sie eine rollenspezifische Beschränkung definieren wollen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• Wählen Sie die Rolle, die Zugriff erhalten soll.

• Legen Sie fest, in Abhängigkeit von welchem Status der Fokusperson die aktuelle Rolle Zugang erhalten soll.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Zugriffsbeschränkungen für eine weitere Seite anlegen

• Klicken Sie auf Seite anlegen.

• Geben Sie den Namen der Seite ein.

• Entscheiden Sie, ob die Seite nur für ein eingeloggte Personen sichtbar sein soll.

• Entscheiden Sie, ob die Seite aktiv ist.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Spracheinstellungen

Auf der Registerkarte Spracheinstellungen können Sie die Sprachversionen der Download-Plattform bearbeiten. Die Übersicht auf dem Tab Spracheinstellungen führt die vorhandenen Sprachversionen mit ihrem Online-Status auf.

Standardmäßig verfügt die Download-Plattform über die Sprachen Deutsch und Englisch. Beide sind automatisch online. Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Bearbeiten:Öffnet den Bearbeitungsdialog, in dem Sie die Eigenschaften der Sprachversion ändern können.

• Sprache deaktivieren / Sprache aktivieren: Über diese Icons können Sie eine Sprachversion offline schalten oder online stellen.

Eigenschaften der Sprachversionen im Detail

Eine Sprachversion hat folgende Eigenschaften:

• Sprachen-ID: Vom System vergebene Identifikationsnummer. Diese kann nicht geändert werden

• Abkürzung: Interne Bezeichnung

• Sprache: Bezeichnung, die auf der Download-Plattform in der Drop-Down-Liste angezeigt wird.

• Status: Gibt an, ob die Sprachversion online geschaltet ist, d.h. ob sie im Internet aufrufbar ist oder nicht.

Eine Sprachversion anlegen

• Klicken Sie den Button Sprache anlegen an.

• Der Bearbeitungsdialog wird geöffnet. Die ID der neuen Sprachversion wird vom System zugewiesen. Abkürzung, Sprachbezeichnung und Status können Sie vorgeben.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Sprachversionen aktivieren und deaktivieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Sprachversion zu aktivieren oder zu deaktivieren.

• Mit einem Klick auf das Icon Sprache deaktivieren in der Übersicht können Sie die jeweilige Sprachversion offline schalten. Zur Reaktivierung dient das Icon Sprache aktivieren. 

• Alternativ können Sie auch mit einem Klick auf Bearbeiten den Bearbeitungsdialog der Sprachversion öffnen und die Einstellung im Feld "Status" ändern.

Meldungen

Auf der Registerkarte Meldungen können Sie die in der Außenansicht verwendeten Meldungen bearbeiten und zusätzliche Meldungen anlegen. In die Download-Plattform integriert werden die Meldungen - wie aus EFS Survey bekannt - durch Einfügen der entsprechenden Platzhalter in die Smarty-Templates.

Display

In mehrsprachigen Projekten können Sie wahlweise nur die Meldungen einer Sprachversion oder alle Sprachversionen gleichzeitig bearbeiten. Dazu stellen stellen Sie im Abschnitt "Sprachauswahl" die gewünschte Sprachversion ein und bestätigen mit Sprachen bearbeiten.

Eine Meldung anlegen

Öffnen Sie mit einem Klick auf Meldungen anlegen den Dialog zum Anlegen einer neuen Meldung. Nach Eingabe der Daten klicken Sie auf Speichern.

Struktur

Auf der Registerkarte Struktur können Sie die Templates der Download-Plattform bearbeiten. Pro Sprachversion steht jeweils ein Satz Templates zur Verfügung. Die Templates gleichen den aus dem Profi-Editor bekannten Smarty-Templates. Bei der Bearbeitung folgen Sie bitte denselben Regeln. Eine ausführliche Dokumentation finden Sie unter http://www.smarty.net

Übersicht der Templates

In der Übersicht stehen die Templates der jeweils gewählten Sprache zur Verfügung. Zu jedem Template werden die folgenden Informationen ausgegeben:

• Template

• Datei

• Größe

• Letzte Änderung

• Geändert von

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Todo: Mit einem Klick auf das Todo-Icon öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie einen Kommentar zum jeweiligen Template hinterlassen können. Ist ein Kommentar hinterlegt, wird das Icon gelb eingefärbt

• Editieren: Öffnet den Bearbeitungsdialog.

• Kopieren: Sie können ein bestehendes Templates kopieren.

• Löschen: Die Standard-Templates können nicht gelöscht werden. Die von Ihnen angelegten Templates können gelöscht werden.

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Um die Templates einer anderen Sprachversion zu bearbeiten, ändern Sie im Abschnitt "Sprachauswahl" die Sprache in der Drop-Down-Liste und bestätigen mit Sprache ändern. 

Templates im Auslieferungszustand

Templates bearbeiten

Zum Bearbeiten klicken Sie den Titel des Templates oder das Bearbeiten-Icon in der Übersicht an. Die folgenden Hilfsfunktionen stehen zur Verfügung:

• Ausdrucken: Erzeugt eine für den Ausdruck optimierte HTML-Ausgabe und aktiviert die Druckfunktion Ihres PC.

• Alles markieren: Der gesamte Inhalt des Templates wird markiert

• Inhalt löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gesamte Inhalt des Templates gelöscht.

• HTML-Entity-Tabelle anzeigen: Eine Übersicht von HTML-Sonderzeichen und entsprechenden Codes wird angezeigt.

• Medienbibliothek: Öffnet die aus EFS Survey bekannte Medienbibliothek.

Ein Template anlegen

• Klicken Sie den Button Template anlegen an.

• Geben Sie Templatename und Dateiname ein.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Templates ex- und importieren

Die Templates können ex- und importiert werden:

• Exportieren: Sie können den gesamten Satz Templates in einer ZIP-Datei herunterladen. Dazu klicken Sie den Button Exportieren im Kopfbereich der Übersichtstabelle an und Speichern die Datei lokal ab.

• Importieren: Sowohl ein einzelnes Template als auch eine ZIP-Datei, die mehrere Templates enthält, können importiert werden. Dazu klicken Sie den Button Importieren an. Wählen Sie den passenden Zeichensatz, stellen die gewünschte Datei ein und geben eine Beschreibung ein. Bestätigen Sie dann mit Datei hochladen.

Aufbau der Download-Plattform

Die Download-Plattform ist standardmäßig folgendermaßen ausgestattet:

• Login

• Downloadseite, auf der die Berichtsempfänger während der Reportingphase ihre Berichte herunterladen können. Die Zuordnung der Berichte zu den entsprechenden Einheiten und Berichtsempfängerrollen wird im Hintergrund über den Org Processor gesteurt.

• Alle Seiten liegen in Englisch und in Deutsch vor. Sie verfügen über eine Sprachwechselfunktion und sind mit Mustertexten gefüllt.

• URL: Ist die Download-Plattform aktiviert, ist sie im Internet über die Projekt-URL mit dem Anhang /download.php erreichbar. Der Pfad der Projekt-URL kann wie üblich im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Projekteigenschaften bearbeitet werden.

Die Funktionen zum Gestalten der Download-Plattform befinden sich im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration → Download-Plattform.

Berichtsdefinition

Die Berichtsverwaltung von EFS Employee finden Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition.

Berichte

Wechseln Sie in das Menü Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition. Auf der Registerkarte Berichte finden Sie eine Übersicht aller bereits definierten Berichte. Standardmäßig vordefiniert ist der „Standard-Report“.

Zu jedem Bericht werden folgende Daten angezeigt:

• ID: Berichts-ID.

• Bezeichnung: Name des Berichts.

• Berichtstyp: In dieser Spalte wird angegeben, um was für einen Bericht es sich handelt: systemgenerierter Bericht, extern generierter Bericht oder allgemeine Informationen.

• Anzahl der Berichte: Anzahl der mit dieser Berichtsdefinition verknüpften Berichtsdateien.

• Mindestanzahl Nennungen für Berichtserzeugung: Anonymitätskriterium für den gesamten Bericht. Nur wenn die Anzahl vollständiger Teilnahmen (d.h. Dispositionscode 31, 32) diese Mindestanzahl erreicht, wird der Bericht generiert.

• Mindestanzahl Nennungen je Item: Anonymitätskriterium für Einzelfragen oder Items. Nur wenn die Anzahl der Antworten auf eine Frage oder ein Item diese Mindestanzahl erreicht, werden im Bericht Ergebnisse für diese Frage oder dieses Item ausgegeben. Andernfalls wird die Frage oder das Item geschwärzt.

Berichtsdefinitionen anlegen

Sie klicken im Menü Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition auf der Registerkarte Berichte den Button Bericht anlegen an.

• Geben Sie die nötigen Daten ein:

  • Bezeichnung

  • Berichtstyp: Als Berichtstyp stehen „Systemgenerierter Bericht“, „Extern generierter Bericht“ oder „Allgemeine Informationen und Dokumente“ zur Wahl.

• Geben Sie an, in welcher Phase des Projekts der Bericht zur Verfügung stehen soll.

• Durch Angabe der Mindestanzahl von Nennungen für die Berichtserzeugung und der Mindestanzahl Nennungen je Item definieren Sie Anonymitätskriterien für die Berichte.

• Speichern Sie die Berichtsdefinition ab.

Bericht bearbeiten

Den Bearbeitungsdialog eines Berichts öffnen Sie mit einem Klick auf dien Titel des Berichts oder das Bearbeiten-Icon in der Berichtsübersicht. Im Abschnitt „Berichtssprache“ in der Spalte „Titel-Muster“ geben Sie für jede Berichtssprache ein Titel-Muster ein. Das Muster kann mit Hilfe von Platzhaltern personalisiert werden. Zur Verfügung stehen bei einer Mitarbeiterbefragung alle Variablen der Teilnehmerverwaltung (u_xxx).

Berichtsversionen anlegen

Im letzten Schritt werden Berichtsversionen angelegt und Details dafür definiert. Der Einsatz von Berichtsversionen ist beispielsweise sinnvoll, wenn derselbe Bericht in verschiedenen Sprachen oder Dateitypen (z.B. doc, pdf und xls) angeboten werden soll.

• Standardmäßig ist eine Berichtsversion bereits vordefiniert.

  • Deren Details können Sie mit einem Klick auf Bearbeiten einblenden.

  • Um weitere Versionen anzulegen, klicken Sie den Version anlegen-Button an.

• In der obersten Zeile steht das vorher definierte Titel-Muster des Berichts. Beachten Sie, dass es von diesem Dialog aus nicht geändert werden kann.

• Wählen Sie die passende Berichtssprache.

• Wählen Sie den Dateityp. Zur Auswahl stehen PDF, MS Excel, MS Word, MS Power-Point und ZIP-Dateien.

• Beschriftung des Download-Links: Geben Sie an, wie der Link auf der Download-Plattform beschriftet werden soll.

• Dateiname beim Download: Geben Sie den Namen an, der beim Download als Bezeichnung verwendet werden soll. Z.B. report_eng. Der Dateityp wird vom System automatisch angehängt.

• Nur bei systemgenerierten Berichten: Datei-Muster: Geben Sie das Pattern des Dateinamens ein. Beim Standardreport ist dies report_{org_code}_{lang_id}. Darin ist org_code der Metaname der Einheit und lang_id die Sprach-ID.

• Nur bei systemgenerierten Berichten: Template: In diesem Feldwird beim Generieren eines systemgenerierten Berichts angegeben, welche
  Datei als Vorlage dienen soll. Standardeinstellung ist „template.tex“.

• Speichern Sie ab.

• Fügen Sie nach Bedarf weitere Berichtsversionen hinzu.

Externe Berichte hochladen

Nachdem Sie die Berichtsdefinitionen angelegt haben, laden Sie die eigentlichen Berichtsdateien in die Medienbibliothek hoch. Sie wählen im Menü Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition auf der Registerkarte Berichte den Button Externe Berichte hochladen. In einem Popup-Fenster wird die Medienbibliothek geöffnet. Laden Sie die extern generierten Berichte in die Medienbibliothek hoch. Handelt es sich um eine große Anzahl Berichte, empfiehlt es sich, die Berichte in einer Zip-Datei zu komprimieren und en bloc hochzuladen.

Berichtsmanager

Bei systemgenerierten Berichten werden die Berichtsverknüpfungen üblicherweise erstellt und erfordern keine weitere Bearbeitung. Sie können die Verknüpfungen allerdings einsehen. Dazu wechseln Sie auf die Registerkarte Berichtsmanager.

• Klicken Sie den Button Konsistenzcheck an. Erst nach Ausführung des Konsistenzcheck werden die Verknüpfungen neu hochgeladener Berichte sichtbar!

• Nun werden alle Berichte angezeigt, einschließlich der bereits bestehenden Berichtsverknüpfungen und evt. Fehler.

• Nun werden alle in die Medienbibliothek hochgeladenen Berichte und allgemeinen Dokumente angezeigt, einschließlich der bereits bestehenden Berichtsverknüpfungen und eventuell vorhandener Fehler. Für systemgenerierte Berichte sind die Verknüpfungen üblicherweise bereits von Globalpark automatisch erstellt worden, bei externen Berichten und allgemeinen Dokumenten müssen Sie jedoch die Verknüpfungen erst erstellen. Mit dem Excel-Export oder CSV-Export-Button können Sie die Verknüpfungsdatei im gewünschten Format herunterladen.

• Speichern Sie die Datei lokal ab.

Inhalt der exportierten Datei

Die exportierte Datei enthält folgende Daten zu den ausgewählten Berichtsverknüpfungen:

• Organisationseinheit: Kurzbezeichnung der Organisationseinheit.

• Berichts-ID: Eindeutige Kennziffer des Berichts. Auf der Registerkarte Berichte finden Sie diese Kennziffer in der Spalte „ID“.

• Berichtssprache: Sprache der Berichtsversion.

• Dateiname: Name der Datei in der Medienbibliothek, z.B. example.pdf

• Dateityp: Format der Datei, beispielsweise doc, pdf oder xls.

• Berichtstyp: Label des Berichtstyps. (Zur Wahl stehen „Systemgenerierter Bericht“, „Extern generierter Bericht“ und „Allgemeine Informationen und Dokumente“.)

• Berichtstitel: Wenn Sie individuelle Titel für die Berichte vergeben haben, sind diese ebenfalls in der Exportdatei enthalten.

• Letzte Dateiänderung.

• Fehlercode.

Importdatei formatieren

Wählen Sie im Menü Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition auf der Registerkarte Berichtsmanager den Button Import. Über Importvorlage herunterladen können Sie eine Vorlage abrufen. Die Exportdatei kann beim Ausfüllen als Grundlage dienen. Folgende Verknüpfungsdaten werden benötigt:

• Metaname (Metaname der Einheit): In der Exportdatei steht der Metaname in der Spalte „Organisationseinheit“. Beachten Sie bitte, dass bei Verknüpfungen für allgemeine Dokumente kein Metaname eingegeben werden sollte.

• report_id: Berichts-ID: Eindeutige Kennziffer des Berichts. Auf der Registerkarte Berichte finden Sie diese Kennziffer in der Spalte „ID“.

• lang_id: Sprach-ID: Sie finden diese ID in der Sprachverwaltung im Menü Projekteigenschaften → Umfragesprachen.

• type: Dateityp: Format der Datei, beispielsweise doc, pdf oder xls.

• report_file: Berichtsname: Name der Datei, beispielsweise example.pdf.

• report_label (Berichtstitel) Optional kann der Titel vorgegeben werden. Andernfalls wird das Titel-Muster verwendet.

Berichtsverknüpfungen importieren

• Wählen Sie im Menü Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition auf der Registerkarte Berichtsmanager den Button Import.

• Wählen Sie den passenden Zeichensatz.

• Suchen Sie die Quelldatei auf Ihrem lokalen PC.

• Legen Sie fest, ob die erste Zeile die Spaltenbezeichnungen enthält.

• Bestätigen Sie mit Datei senden.

• Matchen Sie Datenbankfelder und Spalten der Importdatei.

• Bestätigen Sie erneut mit Datei senden.

• Die Daten werden angezeigt. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, bestätigen Sie mit Daten importieren.

• Führen Sie erneut einen Konsistenzcheck durch.

• Löschen Sie noch bestehende ältere Verknüpfungen. Dabei können Sie optional auch die dazugehörigen Berichte löschen, wenn diese wirklich nicht mehr benötigt werden.

Einstellungen

Im Org Processor kann für allgemeine Dokumente optional ein gesonderter Abschnitt eingeblendet werden. Zum Aktivieren klicken Sie auf der Registerkarte Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition → Einstellungen die Option „Block ‚Allgemeine Dokumente und Berichte’ aktivieren“ an und Speichern.

Berichtsauswahl

Die Auswahl der Berichte kann entweder über eine Drop-Down-Liste oder über Checkboxen ablaufen:

• Drop-Down-Liste: Der Empfänger kann einen Bericht auswählen und herunterladen.

• Checkboxen: Der Empfänger kann mehrere Berichte gleichzeitig auswählen und in einem Vorgang herunterladen.

Einleitungstexte

Sie können je einen deutschen und englischen Einleitungstext eingeben, der im Abschnitt für allgemeine Dokumente angezeigt wird.