Teilnehmer hinzufügen

Neuer Teilnehmer

Um einen Teilnehmer manuell anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie mit dem Split-Button Neuer Teilnehmer den Eingabedialog

• Geben Sie die TeilnehmerInnendaten ein. Es gelten die folgenden Regeln:

  • Das Feld „E-Mail“ muss unbedingt ausgefüllt werden. Die Verwendung der anderen Felder ist optional.

  • Im Feld „Passwort“ ist standardmäßig die Checkbox „Neues Passwort generieren“ aktiviert. Wenn Sie selber ein Passwort eingeben, wird dieses übernommen und kein automatisches Passwort generiert.

  • Wenn Sie den Fragebogen vor der Feldphase von Testpersonen mit spezifischem Testerstatus überprüfen lassen möchten, aktivieren Sie bei diesen Testpersonen im Feld „Tester“ die Checkbox „ja“.

• Fehlen Variablenausprägungen, so können Sie mittels der Variable bearbeiten-Icons den Dialog öffnen und die benötigten Ausprägungen hinzufügen.

• Klicken Sie nach Eingabe aller erforderlichen Informationen auf den Speichern-Button, um die Daten zu sichern.

Der neue oder die neue TeilnehmerIn erscheint in der Teilnehmerliste.

Teilnehmer importieren

Meist werden Sie die Teilnehmer Ihres Projekts nicht einzeln manuell anlegen, sondern die Teilnehmerliste importieren. Im Folgenden wird zuerst der Ablauf des Importvorgangs erläutert. Anschließend wird die Struktur der Importdatei im Detail erläutert.

Importvorlage herunterladen

• Wechseln Sie in das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Teilnehmerverwaltung.

• Den Dialog, in dem der Import stattfindet, öffnen Sie den Split-Button Neuer Teilnehmer und wählen die Option „Teilnehmer importieren“.

• Es steht eine fertig formatierte Importvorlage zur Verfügung, die bereits alle benötigten Spalten enthält. Mit einem Klick auf Importvorlage herunterladen können Sie diese herunterladen.

Open

Importvorlage mit Teilnehmerdaten füllen

• Öffnen Sie die Vorlage in einem geeigneten Programm, z.B. Excel.

• Geben Sie die Daten ein.

• Speichern Sie die Datei in Excel oder CSV ab.

Felder der Importdatei und Datenbankfelder matchen

• Öffnen Sie erneut mit dem Button Teilnehmer importieren den Importdialog.

• Wählen Sie den passenden Zeichensatz.

• Wählen Sie mit Durchsuchen die Importdatei auf Ihrem PC aus.

• Überprüfen Sie, ob die Checkbox im Feld „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“ passend eingestellt ist. Üblicherweise sollte sie aktiviert sein.

• Überprüfen Sie, ob die Checkbox im Feld „Doppelte E-Mail-Adressen“ passend eingestellt ist. Üblicherweise sollte sie deaktiviert sein.

• Mit Datei senden starten Sie den Importvorgang.

• Im nächsten Schritt müssen die Spalten der Importdatei auf die passenden Felder der Datenbank gematcht werden. Wenn Sie wie empfohlen die Vorlage verwendet und die Spaltenbezeichnungen beibehalten haben, nimmt die Software die Zuordnungen automatisch vor.

• Wenn Sie die Zuordnungen überprüft haben, bestätigen Sie mit einem Klick auf Weiter zur Vorschau.

In der Vorschau Importdaten überprüfen

• In der Vorschau werden sämtliche Datensätze so aufgeführt, wie sie in das Projekt importiert werden. Das Ampel-Icon in der „Status“-Spalte zeigt an, ob die Datensätze vollständig und logisch sinnvoll sind. Ist das Icon rot d.h. liegt ein Fehler vor, wird der Grund bei Drüberscrollen mit dem Mauszeiger angezeigt.

• Falls erforderlich, können Sie einzelne Datensätze mittels der Bearbeiten- und Löschen-Icons öffnen und nachträglich ändern bzw. löschen. Über den Zurück-Link gelangen Sie anschließend zurück zur Übersicht

Import ausführen und Ergebnisse herunterladen

• Wenn Sie mit den Daten in der Vorschau zufrieden sind, lösen Sie mit Importieren den eigentlichen Import aus.

• Nach Abschluss des Importvorgangs wird angezeigt, wie viele Datensätze angelegt und wie viele wegen Problemen nicht angelegt wurden.

• Über den Button Ergebnisse herunterladen können Sie eine Excel-Datei abrufen, die folgende Informationen enthält:

  • alle in der Importdatei enthaltenen Daten

  • die Spalte „result“ enthält das Ergebnis des Imports, d.h. eine Meldung „Datensatz erfolgreich importiert“ oder „Datensatz wurde nicht importiert“

  • wenn Probleme aufgetreten sind, wird in der Spalte „messages“ der Grund ausgegeben.

• Wenn nötig, können Sie die nicht erfolgreich angelegten Datensätze direkt in dieser Datei korrigieren, die erfolgreich angelegten Datensätze löschen und die Datei dann wiederum für einen erneuten Importversuch verwenden.

Formatierung der Importdatei im Detail

Beim Füllen der Importvorlage oder beim Erstellen einer eigenen Importdatei sind verschiedene Formatierungsregeln zu beachten.

Dateiformat

Die Importdatei kann in Excel oder CSV erstellt werden. Als Datenspalten-Trenner sind Tabulator, Komma und Semikolon zulässig. Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden Einschränkungen zu beachten:

• Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollte nicht überschritten werden.

• Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

• Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS ebenfalls unterstützt.

Aufbau der Datei

Für jede zu importierende Teilnehmervariable wird jeweils eine Spalte verwendet.

• Es ist zu empfehlen, in der ersten Zeile jeweils die Spaltenbezeichnungen aufzuführen.

  • Als Bezeichnung sollten möglichst die Namen der jeweiligen Variablen verwendet werden: Die Software kann dann die Spalten selbständig erkennen und automatisch den passenden Datenbankfeldern zuordnen. Entscheiden Sie sich für diese Option, achten Sie darauf, dass im Importdialog „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“ aktiviert ist.

  • Sollten Sie von dieser Empfehlung abweichen, achten Sie darauf, dass die erste Zeile keine Sonder- und Leerzeichen wie z.B. Punkte, Umlaute enthält. Andernfalls werden diese einheitlich durch „_“ ersetzt.

• Optional können Sie darauf verzichten, die Spaltenbezeichnungen in der Datei zu verwenden. Deaktivieren Sie in diesem Fall im Importdialog die Option „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen".

In den Zeilen der Datei werden die Werte der einzelnen Datensätze eingegeben.

• Bei Daten, die in Felder vom Typ „Radiobuttons“, „Selectbox“ oder „Checkbox“ importiert werden, ist der Code der gewünschten Ausprägung einzugeben. Diesen entnehmen Sie dem Codebuch. (Aktivieren Sie die Option „Teilnehmervariablen anzeigen“, um den entsprechenden Abschnitt einzublenden.) Leere Zellen werden beim Import automatisch auf den Default-Wert „0“ gesetzt. Wie noch nicht vorhandene Codes oder nicht als Code interpretierbare Einträge behandelt werden, hängt vom Darstellungstyp und den Feineinstellungen ab,

• Sie können optional beim Import neue Ausprägungen zu einer vorhandenen Variablen erzeugen. Dazu muss bei der betreffenden Variablen die entsprechende Option aktiviert sein.

Besonderheiten bestimmter Standardvariablen

Bei einigen Variablen sind Besonderheiten zu beachten:

• Die E-Mail-Adresse darf grundsätzlich nur einmal vorhanden sein, es sei denn Sie wünschen die doppelte Teilnahme von Teilnehmern und wählen ausdrücklich das Feld „Doppelte E-Mail-Adressen zulassen“.

• Gelegentlich kommt es vor, dass man Dummy-Accounts anlegen muss. Sie können in solchen Fällen E-Mail-Adressen auf der Domain @3uu.eu verwenden: Diese Adressen gehören Tivian, eventuell daran gesendete Mails werden automatisch gelöscht.

• Der Zugriffscode darf nicht länger sein als die Anzahl der Zeichen, die für die Option "Art der Codes, die generiert werden" unter dem Menü 'Projekteigenschaften' Ihres Projekts definiert sind.

• Die Mobiltelefonnummern der Teilnehmer in u_mobile müssen dem internationalen Format entsprechen:

  • insgesamt 70 Stellen

  • 2 führende Nullen

  • Ländervorwahl. Z.B. 49 für Deutschland

  • Eigentliche Nummer

  • Beispiel: 0049223379336.

• Der Sonderstatus von Testeraccounts kann über die Spalte „tester“ der Importdatei gesetzt werden. Die Werte in dieser Spalte codieren Sie folgendermaßen:

  • 0 und leeres Feld: normaler Teilnehmer

  • 1: Tester

Doppelte Teilnahme zulassen

In personalisierten Projekten können E-Mail-Adressen doppelt verwendet werden, d.h. ein Teilnehmer kann mehrfach auftreten. Diese Funktion ermöglicht es beispielsweise, Projekte in mehreren Wellen mit denselben Teilnehmern durchzuführen. Auch für Messeserver ist sie nützlich. Die eindeutige Identifizierung der Teilnehmerdatensätze erfolgt in diesem Fall nicht wie sonst allein über die E-Mail-Adresse, sondern über die Kombination von E-Mail-Adresse und Passwort, die eindeutig sein muss.

Wenn Sie doppelte E-Mail-Adressen verwenden möchten, sollte Ihre Importdatei daher mindestens die Namen der Teilnehmer, E-Mail-Adressen, Passwörter und üblicherweise eine Zusatzinformation über die Wellenzugehörigkeit enthalten. Für einen Teilnehmer, der doppelt eingeladen werden soll, legen Sie zwei Zeilen an, die jeweils dieselbe E-Mail-Adresse aber andere Passwörter enthalten. Die Zugehörigkeit der doppelten Teilnehmer zu den Wellen wird üblicherweise über den Inhalt des Feldes u_group definiert.

Der Import erfolgt wie oben beschrieben, dabei muss die Checkbox im Feld „Doppelte E-Mail-Adressen zulassen“ aktiviert werden.

Codes importieren

Mittels der Option Codes importieren des Splitbuttons Neuer Teilnehmer importieren Sie Teilnehmercodes von einer Datei in die Teilnehmerverwaltung. Jede Zeile der Datei wird als ein Code interpretiert. Die Datei sollte daher keine Überschrift enthalten. Für jeden Code wird ein Teilnehmer angelegt. Die restlichen Teilnehmerdaten (z.B. Name, Passwort) werden automatisch gesetzt.

Zu jedem importierten Code wird ein Dummy-Account angelegt. Dafür werden E-Mail-Adressen auf der Domain @3uu.eu verwendet. Diese Adressen gehören Tivian, eventuell daran gesendete Mails werden automatisch gelöscht.