Teilnehmervariablen
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Im Menü Teilnehmervariablen bietet Ihnen eine tabellarische Übersicht, in der die bereits vorhandenen Teilnehmervariablen aufgelistet sind, und die Möglichkeit, zusätzliche Teilnehmervariablen anzulegen. |
Tabellarische Übersicht über Teilnehmervariablen
Die Tabelle enthält für jede Variable folgende Informationen:
Reihenfolge: Die mittels der Pfeil-Icons in der Spalte „Verschieben“ definierte Reihenfolge der Variablen wird sowohl für die Eingabe- und Suchformulare der Teilnehmerverwaltung als auch für die Exportdatensätze verwendet.
Interne Bezeichnung: Der eigentliche Variablenname. Dient in der Form #interne_Bezeichnung# als Platzhalter in Fragebogen und E-Mail. Alle Teilnehmervariablen beginnen mit dem Präfix „u_“, damit sie beispielsweise bei der Filterung eindeutig identifiziert werden können.
Bezeichnung: Dieses Feld ist nicht mehrsprachigkeitsfähig. Wählen Sie daher bei Projekten mit internationalem Mitarbeiterstab eine Bezeichnung, die für alle Beteiligten verständlich ist.
Typ: Zur Verfügung stehen die Darstellungstypen „Textfeld“, „Checkbox“, „Selectbox“, „Radiobutton“ und Textarea. Bei Variablen vom Typ „Selectbox“ oder „Radiobutton“ können Sie Antwortoptionen vorgeben, die in der Teilnehmerverwaltung über Selectboxen angewählt werden können. Bei „u_gender“ können Sie beispielsweise zwischen „männlich“, „weiblich“ und „Nicht angegeben“ wählen. Siehe Abschnitt “3. Variablentypen, Codierung und Missings”.
Eigenschaften: In dieser Spalte wird angezeigt, ob eine Variable in der Teilnehmerverwaltung sichtbar ist, mit Daten gefüllt werden kann, durch Import um neue Ausprägungen erweitert werden kann oder als Sprachvariable dient.
Die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten können genutzt werden:
Mittels der Pfeil-Icons in der Spalte „Verschieben“ können Sie die Reihenfolge ändern, in der die Teilnehmervariablen sowohl in den Eingabe- und Suchformularen der Teilnehmerverwaltung als auch in den Exportdatensätzen angeordnet werden. Dies erleichtert gerade bei Projekten mit vielen Variablen die Arbeit in der Teilnehmerverwaltung und mit den exportierten Daten.
Mit einem Klick auf die interne Bezeichnung oder das Bearbeiten-Icon öffnen Sie den Dialog, in dem die jeweilige Variable konfiguriert wird.
Benutzerdefinierte Variablen sind löschbar, dazu dient das bekannte Löschen-Icon.
Die Standardvariablen der Teilnehmerverwaltung im Überblick
In der folgenden Tabelle werden alle standardmäßig vorhandenen Teilnehmervariablen aufgeführt. Ebenfalls aufgelistet werden die Projekttypen, bei denen die Variablen jeweils zum Einsatz kommen (PE: Personalisiertes Projekt; ES: Mitarbeiterbefragung, MSF: Multi-Source-Feedback).
Bezeichnung | Variablenname | Projekttyp | Datentyp | Größe |
|---|---|---|---|---|
User-ID: Eindeutige Benutzer-ID | uid | PE, ES | integer | 11 Stellen Grenzwerte: -214748364 bis +214748364 |
Personalnummer | u_account | MSF |
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Vorname | u_firstname | PE, ES, MSF | varchar | 255 |
Name | u_name | PE, ES, MSF | varchar | 255 |
u_email | PE, ES, MSF | varchar | 255 | |
Passwort (unverschlüsselt) | u_passwd | PE, ES, MSF | varchar | 255 |
Initialpasswort | u_initial_passwd | MSF |
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Anrede | u_title | PE, ES | varchar | 255 |
Geschlecht | u_gender | PE, ES, MSF | tinyint | 1 |
Gruppe | u_group | PE, ES, MSF | integer |
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Organisationseinheit | u_unit | MSF | integer |
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Sprachversion | u_language | PE, ES, MSF | integer | 11 Stellen Grenzwerte: -214748364 bis +214748364 |
Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit, zu denen der Teilnehmerdatensatz angelegt wurde. | c_date cr_date (MSF) | PE, ES, MSF | timestamp |
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Änderungsdatum | m_date mod_date (MSF) | PE, ES, MSF | timestamp |
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Mobiltelefonnummer Die Mobiltelefonnummern der Teilnehmer müssen dem internationalen Format entsprechen:
| u_mobile | PE, ES | varchar | 70 |
Offline-Version | u_offline | ES |
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Analytics-Rolle: Diese Variable dient zum Mapping von Teilnehmern auf Data-Voyager-Rollen. Default-Antwortoptionen:
| u_analytics_role | PE | integer |
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Reminderdatum (Diese Variable ist nicht in der Übersicht sichtbar, steht jedoch in Import und Export zur Verfügung.) | intern: date_of_remind / extern: dateofremind | PE, ES | timestamp |
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Ablaufdatum (Diese Variable ist nicht in der Übersicht sichtbar, steht jedoch in Import und Export zur Verfügung.) | intern: date_of_expire / extern: dateofexpire | PE, ES | timestamp |
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Zeitzone | u_timezone | PE, ES, MSF | timestamp |
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Neue Variable anlegen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Variable anlegen und machen Sie die folgenden Angaben:
Interne Bezeichnung: Wird innerhalb von EFS zur Bezeichnung der Variable verwendet.
Bis zu 62 Zeichen (a-z, A-Z, 0-9) können verwendet werden.
Nur Buchstaben und Zahlen (d.h. ASCII-Zeichen) sind zulässigSonderzeichen oder beispielsweise japanische Schriftzeichen können nicht verwendet werden. Unterstriche werden unterstützt.
Das Präfix u_ wird automatisch angefügt
Die interne Bezeichnung kann nicht nachträglich verändert werden.
Bezeichnung: Dieses Feld ist nicht mehrsprachigkeitsfähig. Wählen Sie daher bei Projekten mit internationalem Mitarbeiterstab eine Bezeichnung, die für alle Beteiligten verständlich ist.
Darstellungstyp: Zur Verfügung stehen die Darstellungstypen Textfeld, Checkbox, Selectbox und Radiobutton. Bei Variablen vom Typ Selectbox oder Radiobutton können Sie Antwortoptionen vorgeben, die in der Teilnehmerverwaltung über Selectboxen angewählt werden können. Bei u_gender können Sie beispielsweise zwischen „männlich“, „weiblich“ und „Nicht angegeben“ wählen.
Inhalt einer Variablen für Bearbeitung freischalten: Der Inhalt einer freigeschalteten Variable kann über die Teilnehmerverwaltung geändert werden. Ist eine Variable nicht freigeschaltet, können Sie die entsprechenden Daten der Teilnehmer in der Teilnehmerverwaltung nicht verändern.
Inhalt einer Variablen in der Teilnehmerverwaltung anzeigen: Eine Variable, bei der diese Option aktiviert ist, wird in der Teilnehmerverwaltung eingeblendet.
Bestätigen Sie mit Speichern.
Die Ausprägungen dieser Variable sind durch Daten aus dem Teilnehmerimport erweiterbar: Diese Funktion kann man bei Feldern vom Typ Radiobuttons und Selectbox aktivieren. Werden dann Daten importiert, die keinem Code einer existierenden Ausprägung entsprechen, geschieht Folgendes:
Zahlenwerte, die keinem existierenden Code entsprechen, werden als neue Codes interpretiert. Die erforderlichen Ausprägungen werden automatisch angelegt, dabei wird der Zahlenwert auch als Label verwendet.
Für nicht als Code interpretierbare Einträge wie beispielsweise Texte oder Buchstaben-Zahlen-Kombinationen werden ebenfalls neue Ausprägungen angelegt. Die Codes dieser Ausprägungen werden vom System vergeben.
Ist die Funktion nicht aktiviert, geschieht Folgendes:
Von der Codierung abweichende Zahlenwerte werden importiert, in der Anzeige aber mit einem Fragezeichen markiert, das zur Überprüfung und zum nachträglichen Anlegen der fehlenden Ausprägung auffordert.
Nicht als Code interpretierbare Einträge werden auf den Default-Wert „0“ gesetzt.
Wenn es sich um eine Variable vom Darstellungstyp „Selectbox“ oder „Radiobuttons“ handelt, wird zudem eine Tabelle zum Anlegen der Antwortoption eingeblendet.
Der Wert „0“ wird als Default-Wert behandelt. D.h. beispielsweise bei Variablen vom Typ „Selectbox“ ist die Option „Bitte auswählen“ mit diesem Wert belegt, beim Import wird leeren Zellen dieser Wert zugewiesen. Verwenden Sie daher beim Anlegen von Antwortoptionen gleichfalls den Code „0“ nur für standardmäßig vorbelegte Einstellungen wie „Bitte auswählen“.
Geben Sie das Label der ersten Antwortkategorie ein.
Bestätigen Sie mit Speichern.
Legen Sie alle weiteren erforderlichen Antwortkategorien an.
Wechseln Sie zuletzt über den Link „Zurück zur Übersicht“ wieder zur Übersicht der Teilnehmervariablen.
Sie finden die neu angelegte Variable in der Tabelle.
Variablentypen, Codierung und Missings
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Darstellungstypen und die dazugehörenden Codierungen und Missing-Definitionen aufgeführt. Der Darstellungstyp von Standardvariablen kann nicht geändert werden.
Darstellungstyp | Bedeutung | Missings | Exportdatensatz | Datentyp | Größe |
|---|---|---|---|---|---|
Textfeld | Eingabefeld | Nicht gefüllte Textfelder sind mit „0“ belegt. | In offenes Eingabefeld eingegebener Text | Mediumtext | 16,777,215 (2^24 - 1) Zeichen |
Text Area |
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| Text | 65,535 (2^16 - 1) Zeichen |
Checkbox | Wird benutzt, um mit ja/nein beantwortbare Informationen wiederzugeben. Variablen vom Darstellungstyp Checkbox können nur die |
| Variable mit Codes 0 (deaktiviert) und 1 (aktiviert) | Integer | 11 Ziffern |
Selectbox | Erzeugt eine Selectbox, in der benutzerdefinierte Antwortoptionen ausgewählt werden können. Wird eine Variable vom Typ „Selectbox“ neu angelegt, so wird allen bereits existierenden | Selectboxen, die per default auf „Bitte auswählen“ stehen, sind mit „0“ vorbelegt. Dies ist beispielsweise der Fall bei den Standardvariablen | Variable mit benutzerdefinierten Codes | Integer | 11 Ziffern |
Radiobuttons | Erzeugt eine Einfachauswahlliste, in der benutzerdefinierte Antwortoptionen ausgewählt werden können. |
| Variable mit benutzerdefinierten Codes | Integer | 11 Ziffern |
Wird die Zeichenanzahl überschritten, wird alles darüber abgeschnitten. Beim Import sollte man beachten, dass ggf. in Excel eine Beschränkung der Zeichen pro Zelle existiert.
Bitte beachten Sie, dass Teilnehmervariablen vom Typ „Textfeld“ und Projektvariablen, die sich auf Textfelder beziehen, unterschiedlich vorbelegt werden:
Variablen der Teilnehmerverwaltung, die vom Projektleiter durch Import und nicht vom Teilnehmer gefüllt werden, werden mit „0“ belegt.
Projektvariablen, die sich auf Textfelder beziehen, werden mit -66 oder -99 vorbelegt, je nachdem ob der Teilnehmer die Frage nicht gesehen oder gesehen aber nicht beantwortet hat.
Rekodierung der Antwortkategorien von Teilnehmervariablen
Sie können Antwortkategorien nach Belieben rekodieren. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Wechseln Sie in das Menü Teilnehmervariablen und öffnen Sie mit einem Klick auf Bearbeiten den Dialog der gewünschten Variable.
Ändern Sie den Code.
Speichern Sie anschließend ab
Beachten Sie, dass mehrschrittige Umbenennungen in Einzelschritten erfolgen müssen. D.h. um Code 1 zu Code 2 und Code 2 zu Code 3 zu rekodieren, rekodieren Sie zuerst Code 2 zu Code 3, dann erst Code 1 zu Code 2.
Der Rekodierungsdialog wird geöffnet. Darin sind die Rekodierungen noch einmal ausdrücklich zu bestätigen.
Mit Speichern lösen Sie die Rekodierung aus.
Beachten Sie dabei jedoch Folgendes:
Die Rekodierung kann Auswirkungen beispielsweise auf bereits vorbereitete Importdatensätze oder bereits konfigurierte Filter im Fragebogen haben. Bitte überprüfen Sie daher nach dem Rekodieren alle Funktionalitäten, die vom rekodierten Code abhängig sind.
Wenn die Teilnehmerverwaltung bereits Datensätze enthält, werden alle Datensätze, in denen der zu rekodierende Code vorkommt, entsprechend rekodiert.
Variablen und Antwortkategorien löschen
Standardvariablen können grundsätzlich nicht gelöscht werden. Antwortkategorien und benutzerdefinierte Variablen sind löschbar, allerdings ist im Umgang mit dieser Funktion Vorsicht geboten.
Benutzerdefinierte Variablen löschen
Bitte beachten Sie:
Wenn die Teilnehmerverwaltung bereits Datensätze enthält: In allen Teilnehmerdatensätzen, in denen diese Variable enthalten ist, werden die Inhalte der Variablen unwiderruflich gelöscht.
Wenn die Teilnehmerverwaltung noch leer ist: Die Löschung der Variablen kann Auswirkungen beispielsweise auf bereits vorbereitete Importdatensätze oder bereits konfigurierte Filter im Fragebogen haben. Bitte prüfen Sie alle Funktionalitäten, um sicherzustellen, dass keine Abhängigkeit übersehen wurde.
Antwortkategorien löschen
Bitte beachten Sie:
Wenn die Teilnehmerverwaltung bereits Datensätze enthält: In allen Teilnehmerdatensätzen, in denen die aktuelle Variable mit dem Code dieser Antwortkategorie belegt ist, wird die Antwortkategorie zu 0 rekodiert.
Wenn die Teilnehmerverwaltung noch leer ist: Die Löschung kann Auswirkungen beispielsweise auf bereits vorbereitete Importdatensätze oder bereits konfigurierte Filter im Fragebogen haben. Bitte prüfen Sie alle Funktionalitäten, die vom rekodierten Code abhängig sind.
Machen Sie von der Möglichkeit zum Löschen von Variablen oder Antwortkategorien nur sehr vorsichtig Gebrauch. Sobald die Teilnehmerverwaltung Daten enthält, sollten Sie eine Löschung von Variablen oder Antwortkategorien möglichst ganz vermeiden.
Bitte beachten Sie: Der Darstellungstyp von Standardvariablen kann nicht geändert werden.
Beachtenswertes
Es wird empfohlen, nicht mehr als 200 Teilnehmervariablen zu verwenden. Erstens ist die Anzahl der Variablen insgesamt begrenzt (7.000 Variablen pro Projekt). Zweitens wirkt sich die Variablenzahl auf die Performance des Projekts aus.
Oft ist es erforderlich, gezielt bestimmte Teilnehmergruppen auswählen zu können - beispielsweise um Einladungsmails nacheinander an die verschiedenen Abteilungen der Firma zu versenden oder um bei der Auswertung über bestimmte Charakteristika wie z.B. den Kundentyp splitten zu können. Überlegen Sie sich genau, welche Untermengen Sie im Projektverlauf und bei der Auswertung benötigen und wie Sie diese in der Teilnehmerverwaltung optimal abbilden können. Legen Sie dann die zusätzlich benötigten Variablen an.
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