Org Processor

Das Kernstück von EFS Employee, der Org Processor, ermöglicht es Ihnen, die Unternehmensstruktur abzubilden und mit allen für die Befragung erforderlichen Daten (z.B. Positionen und Adressdaten der Mitarbeiter) anzureichern. Dadurch werden diese Daten für den Befragungsprozess verfügbar. So können Sie beispielsweise den Mitarbeitern Fragebögen vorlegen, die auf ihre jeweilige Rolle zugeschnitten sind, oder Sie können die Ergebnisse der Befragung für jeden Unternehmensbereich separat auswerten lassen. Der Org Processor ist in neuen Mitarbeiterbefragungen automatisch aktiviert: Sie finden ihn im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor.

Organisationsstruktur

Wenn Sie den Org Processor öffnen, wird automatisch die Registerkarte Organisationsstruktur eingeblendet. Sie zeigt die Organisationsstruktur mit den wichtigsten Kenndaten der Einheiten und ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten.

Open

• Indem Sie die Werte für Online-Teilnehmer und/oder Papierfragebögen aufsummieren und mit den angegebenen Zielwerten vergleichen, können Sie leicht überprüfen, ob die hinterlegten Daten korrekt sind.

• Durch Anklicken einer Einheit in der Organisationsstruktur können Sie auf alle für diese Einheit hinterlegten Daten zugreifen, d.h. Eigenschaften wie Name oder Prozessstatus, zuständige Ansprechpartner, vorgegebener Zielwert, Teilnehmerdaten oder Bedarfsmeldungen für Papierfragebögen.

Ansicht verändern

Über der Organisationsstruktur finden Sie vier Buttons, mit denen Sie die Darstellung ändern können:

• Alle aufklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden vollständig geöffnet, so dass Sie alle Einheiten sehen können. Diese Aktion erfordert bei großen Strukturen erhebliche Zeit: Das im folgenden beschriebene Auto-Expandieren stellt eine zeitsparende Alternative dar. Bei sehr großen Strukturen, d.h. Strukturen mit 1.000 oder mehr Einheiten, sind beide Funktionen aus Performancegründen nicht verfügbar. Benutzen Sie bei derart großen Strukturen die Suche, um die gewünschten Einheiten zu finden!

• Alle zuklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden vollständig geschlossen. Nur die oberste Einheit der Hierarchie bleibt sichtbar.

• Auto-Expandieren aktivieren / deaktivieren: Diese Funktion sorgt dafür, dass der jeweils angeklickte Zweig immer komplett aufgeklappt wird. Man muss nicht mehr jeden Knoten einzeln anklicken, um den Zweig vollständig zu sehen. Mit Auto-Expandieren deaktivieren schalten Sie die Funktion wieder ab. Bitte beachten Sie, dass Auto-Expandieren bei sehr großen Strukturen, d.h. Strukturen mit 1.000 oder mehr Einheiten, aus Performancegründen nicht verfügbar ist.

• Ansicht: Mit einem Klick auf diesen Button können Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden können (mit Ausnahme der immer vorhandenen Spalten „Short form of unit name“ und „Actions“). Nach Bestätigung mit Einstellungen speichern wird die Tabelle entsprechend modifiziert.

Andere Struktursichten öffnen

Werden mehrere Struktursichten verwendet, finden Sie über der Organisationsstruktur eine Drop-Down-Liste, mit der Sie zwischen den Struktursichten hin- und herwechseln können. Sobald Sie die Einstellung ändern, wird die gewünschte Struktursicht eingeblendet.

Einheiten suchen

Über der Organisationsstruktur finden Sie eine Suchfunktion, mit der Sie die Struktur nach einer bestimmten Einheit durchsuchen können. Dies erleichtert bei komplexen Organisationsstrukturen das Auffinden von Einheiten. Je nachdem, wie die Einheitennamen aufgebaut sind, können Sie die Suche auch verwenden, um die Anzeige auf Gruppen von Einheiten einzuschränken. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Geben Sie im Feld „Organisationseinheit“ den Namen der gewünschten Einheit oder einen Teil davon ein und lösen mit einem Klick auf Suchen den Prozess aus. Als Ergebnis werden alle Einheiten ausgegeben, die den Suchbegriff enthalten, einschließlich ihres Pfades hinauf zur Haupteinheit (Root-Einheit) - d.h. alle jeweils nächsthöheren Einheiten. Um wieder alle Einheiten anzuzeigen, löschen Sie die Eingabe im Textfeld und lösen erneut Suchen aus.

In der Tabelle werden die Spalten der Organisationsstruktur im Detail vorgestellt.

Aktionen

Es steht eine Vielzahl von Aktionen zur Verfügung, die Sie auf einzelne, ausgewählte oder alle Einheiten der Organisationsstruktur anwenden können.

Aktionen zum Bearbeiten einzelner Einheiten

Die folgenden Aktionen dienen zum Bearbeiten einzelner Einheiten, z.B. nachträgliches Bearbeiten oder Verschiebung auf eine andere Position. Sie kommen meist während der Aufbauphase zum Einsatz.

• Bearbeiten: Öffnet den Dialog mit den Daten der betreffenden Einheit für nachträgliche Bearbeitung.

• Einheit anlegen: Öffnet den Dialog, in dem Sie die Daten für eine neue Einheit eingeben können. Diese wird standardmäßig unterhalb der betreffenden Einheit angelegt.

• Exportieren nach Excel: Löst einen Export der betreffenden Einheit und aller Subeinheiten aus.

• Struktur importieren: Ermöglicht den Import neuer Teilstrukturen unter die betreffende Einheit.

• Teilnehmer: Öffnet den Tab Teilnehmer in der Detailansicht der betreffenden Einheit

• Nach oben / unten verschieben: Verschiebt die betreffende Einheit mit ihren Untereinheiten in ihrem Zweig eine Position weiter hinauf oder hinunter. Bitte beachten Sie, dass dadurch lediglich die Anzeige modifiziert wird, die Struktur bleibt gleich.

• Sollzahlen korrigieren: Sie können einen Korrekturwert vorgeben, der auf die aggregierten Teilnehmerzahlen der jeweiligen Einheit angewendet wird.

• Löschen: Mittels dieser Option können Sie die betreffende Einheit löschen, eventuell existierende Teilnehmerdaten oder Untereinheiten jedoch verschieben.

Diese Aktionen befinden sich in einem Layer, das sich bei Anklicken des Aktionen-Icons öffnet.

Aktionen zum Bearbeiten aller oder ausgewählter Einheiten

Die folgenden Aktionen können auf ausgewählte oder alle Einheiten angewendet werden. Sie dienen vorwiegend zur Prozesssteuerung, z.B. Sperrung von Einheiten für weitere Bearbeitung oder Anmailen von Anwendern.

• Einheiten sperren: Mittels dieser Aktion können Einheiten vor weiterer Bearbeitung geschützt werden.

• Einheiten inkl. Subeinheiten sperren

• Einheiten freigeben: Mittels dieser Aktion kann die Sperrung von Einheiten aufgehoben werden.

• Einheiten inkl. Subeinheiten freigeben

• Anwender anschreiben

• Anwender der gewählten Einheit und Subeinheiten anschreiben

• Einheiten für Filterung freigeben: Ermöglicht den Zugriff auf diese Einheit vom Bedingungs-Editor aus beim Definieren von Filtern und Ausblendbedingungen.

• Freigabe für Filterung auf Einheiten entziehen: Schaltet den Zugriff auf diese Einheit vom Bedingungs-Editor aus ab.

• Einheiten löschen: Mittels dieser Aktion können Sie mehrere Einheiten en bloc löschen, wenn diese noch keine Teilnehmerdaten oder Untereinheiten enthalten.

Diese Aktionen befinden sich in der Drop-Down-Liste unter der Organisationsstruktur. Sie wählen die gewünschten Einheiten durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte „Aktionen“ oder alternativ über die Checkbox „Aktion auf die gesamte Organisationsstruktur anwenden“ aus. Anschließend stellen Sie die gewünschte Aktion ein und bestätigen mit Ausführen.

Detailansicht

Durch Anklicken einer Einheit in der Organisationsstruktur öffnen Sie deren Detailansicht. Die Detailansicht enthält auf mehrere Registerkarten verteilt alle für die Einheit hinterlegten Daten.

• Statusinformation: Diese Registerkarte enthält folgende Informationen und Funktionen:

  • Name, Kurzbezeichnung und Metaname der Einheit. Bearbeitet werden können diese Daten auf der Registerkarte Einheit bearbeiten.

  • Buttons, mit denen Sie die Einheit oder ihre Untereinheiten für die Bearbeitung sperren und freigeben können.

  • Daten, aus denen Sie den Stand der Befragung für die Einheit und ihre Subeinheiten ablesen können.

• Einheit bearbeiten: Auf dieser Registerkarte können Sie Basiseigenschaften der Einheit wie Name, Metaname und Mitarbeiterzielwert nachträglich bearbeiten.

• Textelemente: Sie können einheitenspezifische Org Processor-Daten, wie beispielsweise Namen und andere Eigenschaften von Einheiten, mit Hilfe von Platzhaltern im Fragebogen eingefügt werden. Auf dieser Registerkarte werden die gewünschten Daten und bei mehrsprachigen Umfragen die Übersetzung eingegeben.

• Teilnehmer: Auf dieser Registerkarte werden die Befragungsteilnehmer der Einheit angelegt und verwaltet.

• Anwenderverwaltung: Auf dieser Registerkarte können Sie die verantwortlichen Personen der Einheit einsehen oder neue Verantwortliche definieren.

• Papierfragebögen: Sind die Logistik-Funktionen von EFS Employee aktiviert, können Sie auf dieser Registerkarte Ihren Bedarf an Papierfragebögen anmelden oder schon vorhandene Bedarfsmeldungen einsehen.

• Struktur importieren: Der Importdialog auf dieser Registerkarte ermöglicht den
  Import neuer Teilstrukturen unter die aktuelle Einheit.

Ansicht

Mit dem Button Baumansicht einblenden können Sie zur besseren Orientierung die Baumansicht einblenden lassen. Die aktuelle Einheit wird darin mit einem roten Pfeil markiert. Mit Baumansicht ausblenden können Sie die Baumansicht wieder ausblenden.

Mit den Pfeil-Icons können Sie zu den Einheiten wechseln, die im Baum jeweils direkt über und unter der aktuellen Einheit platziert sind.

Organisationsstruktur manuell aufbauen

Die Organisationsstruktur im Org Processor wird im Top-Down-Verfahren angelegt. D.h. beginnend bei der obersten Einheit, dem Gesamtunternehmen, wird die Unternehmensstruktur bis hinunter zur kleinsten Einheit abgebildet (je nach gewünschtem Darstellungsgrad).

Sie können die Organisationsstruktur wahlweise manuell aufbauen, durch Import anlegen oder manuellen Aufbau und Import kombinieren. Der manuelle Aufbau von Organisationsstrukturen ist zeitaufwendig, Sie erhalten dabei jedoch einen guten Überblick, welche Daten wie hinterlegt werden. Dies erleichtert Ihnen später sowohl das Verständnis des Importvorgangs als auch die manuelle nachträgliche Bearbeitung.

Einheiten anlegen

Um eine Einheit manuell anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie den Dialog zum Anlegen einer neuen Einheit. Es gibt zwei Wege, dies zu tun:

  • Mit einem Klick auf den Button Einheit anlegen können Sie den Dialog direkt aufrufen. Ist die Organisationsstruktur noch ganz leer, legen Sie so die Haupteinheit (Root-Einheit) an.

  • Suchen Sie die Einheit in der Organisationsstruktur, unter der die neue Einheit angelegt werden soll. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Einheit anlegen an. Dieser Weg hat den Vorteil, dass im Bearbeitungsdialog die nächsthöhere Einheit automatisch richtig voreingestellt ist.

• Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

  • Name der Einheit

  • Kurzbezeichnung: Name der jeweiligen Organisationseinheit so, wie er in der Organisationsstruktur angezeigt werden soll. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit wird meist eine verkürzte Form des eigentlichen Namens gewählt.

  • Metaname: Eindeutige Bezeichnung der Einheit. Bitte verwenden Sie in Metanamen ausschließlich folgende Zeichen: a-z, A-Z, 0-9, "_", "-"

  • Übergeordnete Einheit: In diesem Feld wird die übergeordnete Einheit eingestellt. Haben Sie den Dialog über das Aktionen-Layer geöffnet, sollte automatisch die richtige Einheit vorbelegt sein. Haben Sie den Button Einheit anlegen verwendet, müssen Sie evtl. zuerst die richtige Einheit einstellen. Mit einem Klick auf das Fernglas-Icon können Sie eine Liste aller Organisationseinheiten öffnen.

  • Mitarbeiteranzahl (Zielwert): Zielwert der Mitarbeiter für diese Einheit

  • Einheit über Fragebogen zuordbar: Sollen sich die Teilnehmer im Fragebogen selbst den Einheiten zuordnen können, aktivieren Sie diese Aktion

  • Einheit im Fragebogen ausblenden (inklusive Subeinheiten): Haken Sie diese Option an, steht die Einheit für die Fragetypen Hierarchie, Hierarchie-Suche und Selbstzuordnung nicht zur Auswahl.

  • Anschließend weitere Einheit anlegen: Möchten Sie weitere Einheiten manuell anlegen, aktivieren Sie diese Option. Nach dem Speichern wird dann automatisch erneut der Dialog zum Neuanlegen von Einheiten geöffnet.

• Speichern Sie ab.

• Wechseln Sie nach dem Speichern der Einheit mit einem Klick auf den Link Zurück zur Organisationsstruktur zurück zur Übersicht. Sie sehen die neue Einheit in der Organisationsstruktur.

Organisationsstruktur importieren

Anstatt die Organisationsstruktur manuell aufzubauen, können Sie auch die gesamte Struktur oder Teile davon mittels einer CSV- oder Excel-Datei importieren:

Bevor Sie starten

• Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Imports erst, nachdem Sie alle benötigten Strukturvariablen angelegt haben.

• Die Organisationsstruktur kann beliebig viele Ebenen haben.

• Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden Einschränkungen zu beachten:

  • Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollten nicht überschritten werden. Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen benötigen, wählen Sie ein anderes Programm und speichern Sie die Importdatei in CSV ab.

  • Wenn Sie sehr hohe Zahlen als Metanamen verwenden, beachten Sie bitte: In Abhängigkeit vom Betriebssystem werden hohe Zahlen von Excel u.U. als Exponentialzahlen abgespeichert. Beim Import übernimmt EFS dann diese Exponentialzahlen als Metanamen. Sie können dieses Problem leicht umgehen, indem Sie Ihre Exceltabelle im CSV-Format abspeichern und die CSVDatei importieren.

  • Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

  • Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstützt. Speichern Sie Ihre Dateien für den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Importvorgang im Detail

Importvorlage herunterladen

• Öffnen Sie den Importdialog. Sie können zwischen drei Wegen wählen: 

  • Wenn noch gar keine Organisationsstruktur vorhanden ist, verwenden Sie den Button Struktur importieren. Die Abbildungen in diesem Kapitel zeigen einen derartigen Komplettimport.

  • Andernfalls suchen Sie in der Organisationssstruktur die Bezugseinheit, d.h. die Einheit, unter die der neue Strukturabschnitt importiert werden soll. Öffnen Sie das Aktionen-Layer und klicken den Link Struktur importieren an.

  • Befinden Sie sich bereits in der Detailansicht der Einheit, unter die der neue Strukturabschnitt importiert werden soll, öffnen Sie die Registerkarte Struktur importieren.

• Für jedes Importformat - Levelimport und „Verkettete Liste“ - steht eine fertig formatierte Importvorlage zur Verfügung, die bereits alle benötigten Spalten enthält. Mit einem Klick auf Importvorlage „Levelimport“ bzw. Importvorlage „Verkettete Liste“ können Sie diese herunterladen. Die Abbildungen in diesem Kapitel zeigen einen Levelimport.

Importdatei formatieren

• Öffnen Sie die Vorlage in einem geeigneten Programm, z.B. Excel.

• Geben Sie die Daten ein.

• Speichern Sie die Datei in Excel oder CSV ab.

Felder der Importdatei und Datenbankfelder matchen

• Öffnen Sie erneut den Importdialog.

Wenn Sie keinen Komplettimport durchführen, sondern in eine vorhandene Struktur importieren, wird das Feld „Vorhandene Strukturdaten aktualisieren“ eingeblendet. Wenn Sie eine Aktualisierung wünschen, aktivieren Sie diese Checkbox.

• Wählen Sie den passenden Zeichensatz.

• Wählen Sie mit Durchsuchen die Importdatei auf Ihrem PC aus.

• Überprüfen Sie, ob die Checkbox im Feld „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen" passend eingestellt ist. Üblicherweise sollte sie aktiviert sein.

• Hat Ihre Importdatei das Format „Verkettete Liste“, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

• Automatisch Prefixe für die Metanamen generieren: Wenn Sie eine bereits existierende Struktur importieren, können Sie die Metanamen abwandeln und dadurch eindeutig machen, indem Sie in diesem Feld ein Prefix eingeben. Dies kann beispiel sinnvoll sein, wenn zwei Teilbereiche einer Firma identische Unterstrukturen haben und Sie diese durch Ex- und Import duplizieren.

• Mit Datei senden starten Sie den Importvorgang.

• Im nächsten Schritt müssen die Spalten der Importdatei auf die passenden Felder der Datenbank gematcht werden. Wenn Sie wie empfohlen die Spaltenbezeichnungen beibehalten haben, nimmt die Software die Zuordnung automatisch vor.

• Wenn Sie die Zuordnung überprüft haben, bestätigen Sie mit einem Klick auf Vorschau.

In der Vorschau Importdaten überprüfen

• In der Importvorschau sehen Sie sämtliche Datensätze so, wie sie in das Projekt importiert werden.

• Sie können in diesem Schritt nachträglich Daten verändern. Dazu dienen die folgenden neuen Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten:

  • Status: Das Ampel-Icon in der „Status“-Spalte zeigt an, ob der Datensatz vollständig und logisch sinnvoll ist. Ist das Icon rot d.h. liegt ein Fehler vor, wird der Grund bei Darüberscrollen mit dem Mauszeiger angezeigt.

  • Bearbeiten: Mit einem Klick auf dieses Aktionen-Icon können Sie einen Dialog öffnen, in dem Sie den jeweiligen Datensatz nachträglich verändern können.

  • Löschen: Nach einer Warnabfrage wird der betreffende Datensatz entfernt.

Import ausführen und Ergebnisse herunterladen

• Wenn Sie mit den Daten in der Vorschau zufrieden sind, lösen Sie mit Importieren den eigentlichen Import aus.

• Nach Abschluss des Importvorgangs wird angezeigt, wie viele Datensätze angelegt und wie viele wegen Problemen nicht angelegt wurden.

• Sie können außerdem über den Button Ergebnisse herunterladen eine Excel-Datei abrufen, die folgende Informationen enthält:

  • alle in der Importdatei enthaltenen Daten

  • Die Spalte „result“ enthält das Ergebnis des Imports, d.h. eine Meldung „Datensatz erfolgreich importiert“ oder „Datensatz wurde nicht importiert“.

  • Wenn Probleme aufgetreten sind, wird in der Spalte „messages“ der Grund ausgegeben.

• Wenn nötig, können Sie die nicht erfolgreich angelegten Datensätze direkt in dieser Datei korrigieren, die erfolgreich angelegten Datensätze löschen und die Datei dann wiederum für einen erneuten Importversuch verwenden.

Spalten der Importdatei

Formatierung der Importdatei im Detail: Levelimport

Beim Füllen der Importvorlage oder beim Erstellen einer eigenen Importdatei sind verschiedene Formatierungsregeln zu beachten.

Dateiformat

Die Importdatei kann im XLS- oder CSV-Format erstellt werden. Als Datenspalten-Trenner sind Tabulator, Komma und Semikolon zulässig. Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden
Einschränkungen zu beachten:

• Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollte nicht überschritten werden.

• Wenn Sie sehr hohe Zahlen als Metanamen verwenden, beachten Sie bitte: In Abhängigkeit vom Betriebssystem werden hohe Zahlen von Excel u.U. als Exponentialzahlen abgespeichert. Beim Import übernimmt EFS dann diese Exponentialzahlen als Metanamen. Sie können dieses Problem leicht umgehen, indem Sie Ihre Exceltabelle im CSV-Format abspeichern und die CSV-Datei importieren.

• Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

• Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstützt. Speichern Sie Ihre Dateien für den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Aufbau der Datei

Erste Zeile: Spaltenbezeichnungen

Es ist zu empfehlen, in der ersten Zeile jeweils die Spaltenbezeichnungen aufzuführen.

• Die Spaltenbezeichnungen der Importvorlage sollten möglichst beibehalten werden: Die Software kann dann die Spalten selbständig erkennen und automatisch den passenden Datenbankfeldern zuordnen. Entscheiden Sie sich für diese Option, achten Sie darauf, dass im Importdialog „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“ aktiviert ist.

• Sollten Sie von dieser Empfehlung abweichen, achten Sie darauf, dass die erste Zeile keine Sonder- und Leerzeichen wie z.B. Punkte oder Umlaute enthält. Andernfalls werden diese einheitlich durch „_“ ersetzt.

• Optional können Sie darauf verzichten, die Spaltenbezeichnungen in der Datei zu verwenden. Deaktivieren Sie in diesem Fall im Importdialog die Option „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“.

Weitere Zeilen: Die Organisationseinheiten entsprechend der Firmenstruktur

In den weiteren Zeilen der Datei werden die einzelnen Organisationseinheiten mit ihren Basisdaten aufgelistet.

• Die Identifikation der Einheiten erfolgt über den Metanamen, der üblicherweise in der ersten Spalte der Importdatei steht.

• Die Organisationseinheiten müssen in der Folge eingegeben werden, in der sie später in der Organisationsstruktur erscheinen sollen: Untereinheiten werden jeweils unter ihrer nächsthöheren Einheit eingegeben.

  • Als erstes wird die Bezugseinheit aufgeführt. Bei einem Import der Gesamtstrukur ist dies die Haupteinheit (Root-Einheit), ansonsten ist es die Einheit, unter die Sie gerade importieren möchten.

  • Darunter folgen Zweig für Zweig die Untereinheiten der nächsten Ebenen mit ihren Unterstrukturen. Der Zweig Group → Sample Company A Inc. → Business Unit A1 im abgebildeten Beispiel wird z.B. erzeugt, indem die Einheiten in aufeinanderfolgende Zeilen eingegeben werden.

Spalten: Position und Basisdaten der Organisationseinheiten

Position und Basisdaten der Einheiten werden jeweils in den Tabellenspalten aufgeführt.

• Die eindeutige Identifikation der Einheiten erfolgt über den Metanamen, der üblicherweise in der ersten Spalte der Importdatei steht.

• Auf welcher Ebene in Relation zur Bezugseinheit die jeweilige Einheit positioniert werden soll, definieren Sie mit Hilfe der level-Spalten: Die Kurzbezeichnung der Einheit wird auf dem „level“ eingegeben, auf dem die Einheit platziert werden soll. Im unten gezeigten Beispiel soll „Business Unit A1“ auf der dritten Ebene eingeordnet werden, dementsprechend steht die Kurzbezeichnung in der Spalte „level_3“.

• Wenn Sie zusätzliche Strukturvariablen angelegt haben, sind auch diese in der Importvorlage enthalten.

Formatierung der Importdatei im Detail: Verkettete Liste

Es teht Ihnen beim Export und Import von Organisationsstrukturen neben dem oben beschriebenen Levelimport zusätzlich ein zweites Format zur Verfügung: die sogenannten verkettete Liste („connected lists“). Dieses Format ermöglicht es Ihnen, aus SAP exportierte Organisationsstrukturen direkt in EFS zu importieren.

Der wesentliche Unterschied zum Levelimport besteht darin, dass die Position der Einheiten durch Angabe der nächsthöheren Einheit in einer zusätzlichen Spalte „parent_metaname“ definiert wird - nicht durch die Position der Einheiten in den Level-Spalten der Datei. Ansonsten sind sämtliche Formatierungsregeln identisch.

Mit der abgebildeten Importdatei im „Verkettete Listen“-Format erstellen Sie die Organisationsstruktur.

Organisationsstruktur exportieren, extern bearbeiten und reimportieren

Sie können die Organisationsstruktur oder Teile davon exportieren, und, falls erforderlich, extern bearbeiten und reimportieren. Dies kann in verschiedenen Situationen sinnvoll sein:

• Sie möchten die hinterlegten Strukturen und/oder Zahlen kontrollieren oder zur Überprüfung an Dritte weitergeben.

• Sie möchten in einer schon vorhandenen Struktur die Bezeichnungen der Einheiten ändern oder bereits hinterlegte Zahlenwerte aktualisieren.

• Sie möchten Teile der Organisationsstruktur an einer anderen Stelle im selben Projekt weiterverwenden. Haben beispielsweise zwei Abteilungen dieselben oder sehr ähnliche Unterstrukturen, können Sie die fertige Unterstruktur der ersten Abteilung exportieren, in der Exportdatei Bezeichnungen und Werte für die zweite Abteilung anpassen und anschließend in diese zweite Abteilung importieren.

• Sie möchten die gesamte Organisationsstruktur oder Teile davon in einem anderen Projekt weiterverwenden (z.B. in einer Zwischenbefragung).

Bevor Sie starten

Bitte beachten Sie: Sie können per Import neue Teilstrukturen in vorhandene Strukturen einfügen, die Bezeichnungen vorhandener Einheiten ändern oder hinterlegte Zahlen aktualisieren. Vorhandene Einheiten können jedoch nicht per Import verschoben, zusammengefasst oder gelöscht werden.

Vorhandene Struktur exportieren, abwandeln und reimportieren

Wenn Sie eine Struktur oder Teile davon abwandeln und an anderer Stelle weiterverwenden möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Exportieren

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Exportieren nach Excel an.

• Legen Sie den Umfang des Exportdatensatzes fest. Zur Wahl stehen die Optionen:

  • Standard-Export

  • Standard-Export und benutzerdefinierte Variablen: Wenn Sie zusätzliche Strukturvariablen angelegt haben, kann diese Option sinnvoll sein.

• Wählen Sie den Zeichensatz.

• Lösen Sie den Export mit Abschicken aus.

• Speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC.

Exportdatei bearbeiten

Bearbeiten Sie die Exportdatei. Beachten Sie dabei insbesondere:

• In der zweiten Zeile, direkt unter den Spaltenbezeichnungen, steht die Bezugseinheit, d.h. die Einheit, unter die die neue Struktur importiert werden soll.

• Die Ebenen werden in Relation zur Bezugseinheit angegeben.

• Wenn Sie eine schon vorhandene Teilstruktur im selben Projekt duplizieren, beispielsweise in einer anderen Abteilung oder in einer anderen Struktursicht, müssen die Metanamen geändert werden. Wenn Sie nicht alle Metanamen einzeln manuell abändern möchten, können Sie beim Reimport die Option „Automatisch Prefixe für die Metanamen generieren“ verwenden.

Importieren

Suchen Sie die Bezugseinheit - d.h. die Einheit, unter die die Struktur importiert werden soll - in der Organisationsstruktur. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Struktur importieren an.

Durch Import Werte in einer vorhandenen Struktur aktualisieren

Wenn Sie lediglich eine vorhandene (Teil-)Struktur aktualisieren möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Exportieren Sie die (Teil-)Struktur wie oben beschrieben.

• Aktualisieren Sie in der Exportdatei die gewünschten Daten.

• Importieren Sie die (Teil-)Struktur anschließend erneut unter dieselbe Obereinheit. Aktivieren Sie dabei im Importdialog die Option „Vorhandene Strukturdaten aktualisieren“.

Die vorhandene Struktur wird nun mit dem Inhalt der Importdatei aktualisiert. Einheiten, welche sich noch nicht in der vorhandenen Struktur befanden, werden neu eingefügt. Die Struktur vorhandener Knoten wird nicht verändert.

Einheiten nachträglich bearbeiten

Häufig müssen hinterlegte Daten nachträglich bearbeitet werden, beispielsweise weil sich Teilnehmerzahlen ändern oder weil sich die Struktur in einem Unternehmensbereich geändert hat. Solange die Einheiten noch nicht von der Projektleitung oder einem Verantwortlichen der höheren Ebenen für weitere Bearbeitung gesperrt sind, ist dies problemlos möglich. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sie können die oben beschriebenen Bearbeitungsdialog erneut öffnen und darin Daten ändern.

• Einheiten können auf eine andere Position in der Struktur verschoben werden.

• Einheiten können zusammengefasst werden.