Mail-Report

Über den Mail-Report können Sie den Versandprozess kontrollieren und bei Bedarf eingreifen. Sie finden den Mail-Report für projektspezifische Mails im Umfragemenü aller Projekttypen, bei People-Installationen: für Mails, die aus dem People → Gruppen-Menü versendet wurden: im Menü Gruppen und bei People-Installationen: für Mails, die aus dem People → Kontakte → E-Mail versenden-Menü verschickt wurden: im Menü People → Kontakte. Der Mail-Report zeigt alle in der Ausgangswarteschlange befindlichen Mails an, sortiert nach Versandvorgängen. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Einsehen: Anzeige einer zufällig ausgewählten Mail aus dem jeweiligen Versandvorgang mit ersetzten Platzhaltern.

• Freigeben: Einen Versandvorgang, der den Status „Halten“ hat, freigeben und ausführen.

• Halten: Der Mailversand wird unterbrochen, z.B. wenn ein Fragebogen noch einmal editiert werden muss.

• Löschen: Mails werden aus der Warteschlange entfernt. Bei People-Installationen haben Sie bei diesem Arbeitsvorgang die Möglichkeit, die Empfänger der gelöschten E-Mails in einer eigenen Gruppe zu speichern.

E-Mail

Mittels des Reiters E-Mail, den Sie unter Mail-Report finden, erhalten Sie einen Überblick über alle E-Mails, die im Laufe der Befragung versendet wurden. Jedesmal, wenn Sie eine oder mehrere E-Mails aus der Teilnehmerverwaltung verschicken, wird ein Eintrag im Report gemacht. So haben Sie die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt zu kontrollieren, ob beispielsweise eine bestimmte Gruppe oder Einzelperson bereits eine E-Mail erhalten hat.

• Über den Button Mail-Ansicht können Sie den versendeten Mailtext (ohne Platzhalterersetzungen) einsehen.

• Mailvorgang: Interne ID des Mailvorgangs. Über diesen Link können Sie Informationen zu allen Einzelvorgängen abrufen.

• Betreff: Betreffzeile der E-Mail. Über diesen Link können Sie Informationen zu allen Einzelvorgängen abrufen.

• Benutzer: Benutzer, der den Versand durchgeführt hat.

• Datum: Zeitpunkt, zu dem der Mailversand gestartet wurde.

• Gesamt: Anzahl der E-Mails.

• Warteschlange: Anzahl der E-Mails, die generiert wurden und für den sofortigen oder späteren Versand eingeplant sind. E-Mails in der Warteschlange können angehalten, wieder aufgenommen oder vom Benutzer gelöscht werden.

• Im Versand: Anzahl der E-Mails, die an den zustellenden Mailserver übergeben wurden, deren endgültige Lieferung aber noch aussteht. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang mehrere Tage in Anspruch nehmen kann.

• Versendet: Anzahl der E-Mails, die erfolgreich an den empfangenden Mailserver übermittelt wurden.

• Abgelehnt: Anzahl der E-Mails, die vom Server zurückgewiesen und als Spam klassifiziert wurden.

• Nicht zugestellt: Anzahl der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, weil z.B. die Mailbox des Empfängers voll war.

• Nicht erreichbar: Anzahl der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, weil die Empfängeradresse oder Domain nicht existiert.

• Abgebrochen: Anzahl der abgebrochenen E-Mails.

SMS

Mittels des Reiter SMS, den Sie unter Mail-Report finden, erhalten Sie einen Überblick über alle SMS, die versendet worden sind. Jedesmal, wenn Sie eine oder mehrere SMS aus der Teilnehmerverwaltung verschicken, wird ein Eintrag im Report gemacht. So haben Sie die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt zu kontrollieren, ob beispielsweise eine bestimmte Gruppe oder Einzelperson bereits eine SMS erhalten hat.

• Über den Button Ansicht können Sie den versendeten Mailtext (ohne Platzhalterersetzungen) einsehen.

• Mailvorgang: Interne ID des Vorgangs. Über diesen Link können Sie Informationen zu allen Einzelvorgängen abrufen.

• Betreff: Betreffzeile der SMS. Über diesen Link können Sie Informationen zu allen Einzelvorgängen abrufen.

• Benutzer: Benutzer, der den Versand durchgeführt hat.

• Datum: Zeitpunkt, zu dem der Mailversand gestartet wurde.

• Gesamt: Anzahl der SMS.

• Warteschlange: Anzahl der SMS, die generiert wurden und für den sofortigen oder späteren Versand eingeplant sind. SMS in der Warteschlange können angehalten, wieder aufgenommen oder vom Benutzer gelöscht werden.

• Im Versand: Anzahl der SMS, die an den zustellenden Mailserver übergeben wurden, deren endgültige Lieferung aber noch aussteht. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang mehrere Tage in Anspruch nehmen kann.

• Versendet: Anzahl der SMS, die erfolgreich an den empfangenden Server übermittelt wurden.

• Nicht zugestellt: Anzahl der SMS, die nicht zugestellt werden konnten, weil z.B. die Mailbox des Empfängers voll war.

Archivierte Mails einsehen

Die meisten Mails, die von EFS versendet werden, werden archiviert und können im Nachhinein für sechs Monate eingesehen werden. Bei personalisierten Projekten, Mitarbeiterbefragungen, Multi-Source-Feedbacks, Panel-Umfragen und Stammdatenbefragungen gibt es eine Übersicht aller versendeten Mails. Bei personalisierten Projekten, Mitarbeiterbefragungen und Multi-Source-Feedbacks werden die Mails in der Detailansicht der jeweiligen Teilnehmer aufgeführt. Bei Panel-Umfragen und Stammdatenbefragungen werden die Mails in der Detailansicht der jeweiligen Panelisten auf der Registerkarte Kontakte per Systemmail aufgeführt. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie alle projektspezifischen Mailvorgänge der Installation zentral einsehen.

• Auf Dauer belasten die anfallenden Datenmengen unnötig die Performance der Installation. Nach Projektende werden die archivierten Mails üblicherweise nie wieder gebraucht. Die Mailarchive werden daher regelmäßig automatisch bereinigt: Archivierte Mails werden sechs Monate nach dem Versand gelöscht (je nach Installationsgröße ggf. auch früher).