Org Processor

Das Kernstück von EFS Employee, der Org Processor, ermöglicht es Ihnen, die Unternehmensstruktur abzubilden und mit allen für die Befragung erforderlichen Daten (z.B. Positionen und Adressdaten der Mitarbeiter) anzureichern. Dadurch werden diese Daten für den Befragungsprozess verfügbar. So können Sie beispielsweise den Mitarbeitern Fragebögen vorlegen, die auf ihre jeweilige Rolle zugeschnitten sind, oder Sie können die Ergebnisse der Befragung für jeden Unternehmensbereich separat auswerten lassen. Der Org Processor ist in neuen Mitarbeiterbefragungen automatisch aktiviert: Sie finden ihn im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor.

Organisationsstruktur

Wenn Sie den Org Processor öffnen, wird automatisch die Registerkarte Organisationsstruktur eingeblendet. Sie zeigt die Organisationsstruktur mit den wichtigsten Kenndaten der Einheiten und ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten.

Open

• Indem Sie die Werte für Online-Teilnehmer und/oder Papierfragebögen aufsummieren und mit den angegebenen Zielwerten vergleichen, können Sie leicht überprüfen, ob die hinterlegten Daten korrekt sind.

• Durch Anklicken einer Einheit in der Organisationsstruktur können Sie auf alle für diese Einheit hinterlegten Daten zugreifen, d.h. Eigenschaften wie Name oder Prozessstatus, zuständige Ansprechpartner, vorgegebener Zielwert, Teilnehmerdaten oder Bedarfsmeldungen für Papierfragebögen.

Ansicht verändern

Über der Organisationsstruktur finden Sie vier Buttons, mit denen Sie die Darstellung ändern können:

• Alle aufklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden vollständig geöffnet, so dass Sie alle Einheiten sehen können. Diese Aktion erfordert bei großen Strukturen erhebliche Zeit: Das im folgenden beschriebene Auto-Expandieren stellt eine zeitsparende Alternative dar. Bei sehr großen Strukturen, d.h. Strukturen mit 1.000 oder mehr Einheiten, sind beide Funktionen aus Performancegründen nicht verfügbar. Benutzen Sie bei derart großen Strukturen die Suche, um die gewünschten Einheiten zu finden!

• Alle zuklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden vollständig geschlossen. Nur die oberste Einheit der Hierarchie bleibt sichtbar.

• Auto-Expandieren aktivieren / deaktivieren: Diese Funktion sorgt dafür, dass der jeweils angeklickte Zweig immer komplett aufgeklappt wird. Man muss nicht mehr jeden Knoten einzeln anklicken, um den Zweig vollständig zu sehen. Mit Auto-Expandieren deaktivieren schalten Sie die Funktion wieder ab. Bitte beachten Sie, dass Auto-Expandieren bei sehr großen Strukturen, d.h. Strukturen mit 1.000 oder mehr Einheiten, aus Performancegründen nicht verfügbar ist.

• Ansicht: Mit einem Klick auf diesen Button können Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden können (mit Ausnahme der immer vorhandenen Spalten „Short form of unit name“ und „Actions“). Nach Bestätigung mit Einstellungen speichern wird die Tabelle entsprechend modifiziert.

Andere Struktursichten öffnen

Werden mehrere Struktursichten verwendet, finden Sie über der Organisationsstruktur eine Drop-Down-Liste, mit der Sie zwischen den Struktursichten hin- und herwechseln können. Sobald Sie die Einstellung ändern, wird die gewünschte Struktursicht eingeblendet.

Einheiten suchen

Über der Organisationsstruktur finden Sie eine Suchfunktion, mit der Sie die Struktur nach einer bestimmten Einheit durchsuchen können. Dies erleichtert bei komplexen Organisationsstrukturen das Auffinden von Einheiten. Je nachdem, wie die Einheitennamen aufgebaut sind, können Sie die Suche auch verwenden, um die Anzeige auf Gruppen von Einheiten einzuschränken. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Geben Sie im Feld „Organisationseinheit“ den Namen der gewünschten Einheit oder einen Teil davon ein und lösen mit einem Klick auf Suchen den Prozess aus. Als Ergebnis werden alle Einheiten ausgegeben, die den Suchbegriff enthalten, einschließlich ihres Pfades hinauf zur Haupteinheit (Root-Einheit) - d.h. alle jeweils nächsthöheren Einheiten. Um wieder alle Einheiten anzuzeigen, löschen Sie die Eingabe im Textfeld und lösen erneut Suchen aus.

In der Tabelle werden die Spalten der Organisationsstruktur im Detail vorgestellt.

Aktionen

Es steht eine Vielzahl von Aktionen zur Verfügung, die Sie auf einzelne, ausgewählte oder alle Einheiten der Organisationsstruktur anwenden können.

Aktionen zum Bearbeiten einzelner Einheiten

Die folgenden Aktionen dienen zum Bearbeiten einzelner Einheiten, z.B. nachträgliches Bearbeiten oder Verschiebung auf eine andere Position. Sie kommen meist während der Aufbauphase zum Einsatz.

• Bearbeiten: Öffnet den Dialog mit den Daten der betreffenden Einheit für nachträgliche Bearbeitung.

• Einheit anlegen: Öffnet den Dialog, in dem Sie die Daten für eine neue Einheit eingeben können. Diese wird standardmäßig unterhalb der betreffenden Einheit angelegt.

• Exportieren nach Excel: Löst einen Export der betreffenden Einheit und aller Subeinheiten aus.

• Struktur importieren: Ermöglicht den Import neuer Teilstrukturen unter die betreffende Einheit.

• Teilnehmer: Öffnet den Tab Teilnehmer in der Detailansicht der betreffenden Einheit

• Nach oben / unten verschieben: Verschiebt die betreffende Einheit mit ihren Untereinheiten in ihrem Zweig eine Position weiter hinauf oder hinunter. Bitte beachten Sie, dass dadurch lediglich die Anzeige modifiziert wird, die Struktur bleibt gleich.

• Sollzahlen korrigieren: Sie können einen Korrekturwert vorgeben, der auf die aggregierten Teilnehmerzahlen der jeweiligen Einheit angewendet wird.

• Löschen: Mittels dieser Option können Sie die betreffende Einheit löschen, eventuell existierende Teilnehmerdaten oder Untereinheiten jedoch verschieben.

Diese Aktionen befinden sich in einem Layer, das sich bei Anklicken des Aktionen-Icons öffnet.

Aktionen zum Bearbeiten aller oder ausgewählter Einheiten

Die folgenden Aktionen können auf ausgewählte oder alle Einheiten angewendet werden. Sie dienen vorwiegend zur Prozesssteuerung, z.B. Sperrung von Einheiten für weitere Bearbeitung oder Anmailen von Anwendern.

• Einheiten sperren: Mittels dieser Aktion können Einheiten vor weiterer Bearbeitung geschützt werden.

• Einheiten inkl. Subeinheiten sperren

• Einheiten freigeben: Mittels dieser Aktion kann die Sperrung von Einheiten aufgehoben werden.

• Einheiten inkl. Subeinheiten freigeben

• Anwender anschreiben

• Anwender der gewählten Einheit und Subeinheiten anschreiben

• Einheiten für Filterung freigeben: Ermöglicht den Zugriff auf diese Einheit vom Bedingungs-Editor aus beim Definieren von Filtern und Ausblendbedingungen.

• Freigabe für Filterung auf Einheiten entziehen: Schaltet den Zugriff auf diese Einheit vom Bedingungs-Editor aus ab.

• Einheiten löschen: Mittels dieser Aktion können Sie mehrere Einheiten en bloc löschen, wenn diese noch keine Teilnehmerdaten oder Untereinheiten enthalten.

Diese Aktionen befinden sich in der Drop-Down-Liste unter der Organisationsstruktur. Sie wählen die gewünschten Einheiten durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte „Aktionen“ oder alternativ über die Checkbox „Aktion auf die gesamte Organisationsstruktur anwenden“ aus. Anschließend stellen Sie die gewünschte Aktion ein und bestätigen mit Ausführen.

Detailansicht

Durch Anklicken einer Einheit in der Organisationsstruktur öffnen Sie deren Detailansicht. Die Detailansicht enthält auf mehrere Registerkarten verteilt alle für die Einheit hinterlegten Daten.

• Statusinformation: Diese Registerkarte enthält folgende Informationen und Funktionen:

  • Name, Kurzbezeichnung und Metaname der Einheit. Bearbeitet werden können diese Daten auf der Registerkarte Einheit bearbeiten.

  • Buttons, mit denen Sie die Einheit oder ihre Untereinheiten für die Bearbeitung sperren und freigeben können.

  • Daten, aus denen Sie den Stand der Befragung für die Einheit und ihre Subeinheiten ablesen können.

• Einheit bearbeiten: Auf dieser Registerkarte können Sie Basiseigenschaften der Einheit wie Name, Metaname und Mitarbeiterzielwert nachträglich bearbeiten.

• Textelemente: Sie können einheitenspezifische Org Processor-Daten, wie beispielsweise Namen und andere Eigenschaften von Einheiten, mit Hilfe von Platzhaltern im Fragebogen eingefügt werden. Auf dieser Registerkarte werden die gewünschten Daten und bei mehrsprachigen Umfragen die Übersetzung eingegeben.

• Teilnehmer: Auf dieser Registerkarte werden die Befragungsteilnehmer der Einheit angelegt und verwaltet.

• Anwenderverwaltung: Auf dieser Registerkarte können Sie die verantwortlichen Personen der Einheit einsehen oder neue Verantwortliche definieren.

• Papierfragebögen: Sind die Logistik-Funktionen von EFS Employee aktiviert, können Sie auf dieser Registerkarte Ihren Bedarf an Papierfragebögen anmelden oder schon vorhandene Bedarfsmeldungen einsehen.

• Struktur importieren: Der Importdialog auf dieser Registerkarte ermöglicht den
  Import neuer Teilstrukturen unter die aktuelle Einheit.

Ansicht

Mit dem Button Baumansicht einblenden können Sie zur besseren Orientierung die Baumansicht einblenden lassen. Die aktuelle Einheit wird darin mit einem roten Pfeil markiert. Mit Baumansicht ausblenden können Sie die Baumansicht wieder ausblenden.

Mit den Pfeil-Icons können Sie zu den Einheiten wechseln, die im Baum jeweils direkt über und unter der aktuellen Einheit platziert sind.

Organisationsstruktur manuell aufbauen

Die Organisationsstruktur im Org Processor wird im Top-Down-Verfahren angelegt. D.h. beginnend bei der obersten Einheit, dem Gesamtunternehmen, wird die Unternehmensstruktur bis hinunter zur kleinsten Einheit abgebildet (je nach gewünschtem Darstellungsgrad).

Sie können die Organisationsstruktur wahlweise manuell aufbauen, durch Import anlegen oder manuellen Aufbau und Import kombinieren. Der manuelle Aufbau von Organisationsstrukturen ist zeitaufwendig, Sie erhalten dabei jedoch einen guten Überblick, welche Daten wie hinterlegt werden. Dies erleichtert Ihnen später sowohl das Verständnis des Importvorgangs als auch die manuelle nachträgliche Bearbeitung.

Einheiten anlegen

Um eine Einheit manuell anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie den Dialog zum Anlegen einer neuen Einheit. Es gibt zwei Wege, dies zu tun:

  • Mit einem Klick auf den Button Einheit anlegen können Sie den Dialog direkt aufrufen. Ist die Organisationsstruktur noch ganz leer, legen Sie so die Haupteinheit (Root-Einheit) an.

  • Suchen Sie die Einheit in der Organisationsstruktur, unter der die neue Einheit angelegt werden soll. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Einheit anlegen an. Dieser Weg hat den Vorteil, dass im Bearbeitungsdialog die nächsthöhere Einheit automatisch richtig voreingestellt ist.

• Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

  • Name der Einheit

  • Kurzbezeichnung: Name der jeweiligen Organisationseinheit so, wie er in der Organisationsstruktur angezeigt werden soll. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit wird meist eine verkürzte Form des eigentlichen Namens gewählt.

  • Metaname: Eindeutige Bezeichnung der Einheit. Bitte verwenden Sie in Metanamen ausschließlich folgende Zeichen: a-z, A-Z, 0-9, "_", "-"

  • Übergeordnete Einheit: In diesem Feld wird die übergeordnete Einheit eingestellt. Haben Sie den Dialog über das Aktionen-Layer geöffnet, sollte automatisch die richtige Einheit vorbelegt sein. Haben Sie den Button Einheit anlegen verwendet, müssen Sie evtl. zuerst die richtige Einheit einstellen. Mit einem Klick auf das Fernglas-Icon können Sie eine Liste aller Organisationseinheiten öffnen.

  • Mitarbeiteranzahl (Zielwert): Zielwert der Mitarbeiter für diese Einheit

  • Einheit über Fragebogen zuordbar: Sollen sich die Teilnehmer im Fragebogen selbst den Einheiten zuordnen können, aktivieren Sie diese Aktion

  • Einheit im Fragebogen ausblenden (inklusive Subeinheiten): Haken Sie diese Option an, steht die Einheit für die Fragetypen Hierarchie, Hierarchie-Suche und Selbstzuordnung nicht zur Auswahl.

  • Anschließend weitere Einheit anlegen: Möchten Sie weitere Einheiten manuell anlegen, aktivieren Sie diese Option. Nach dem Speichern wird dann automatisch erneut der Dialog zum Neuanlegen von Einheiten geöffnet.

• Speichern Sie ab.

• Wechseln Sie nach dem Speichern der Einheit mit einem Klick auf den Link Zurück zur Organisationsstruktur zurück zur Übersicht. Sie sehen die neue Einheit in der Organisationsstruktur.

Organisationsstruktur importieren

Anstatt die Organisationsstruktur manuell aufzubauen, können Sie auch die gesamte Struktur oder Teile davon mittels einer CSV- oder Excel-Datei importieren:

Bevor Sie starten

• Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Imports erst, nachdem Sie alle benötigten Strukturvariablen angelegt haben.

• Die Organisationsstruktur kann beliebig viele Ebenen haben.

• Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden Einschränkungen zu beachten:

  • Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollten nicht überschritten werden. Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen benötigen, wählen Sie ein anderes Programm und speichern Sie die Importdatei in CSV ab.

  • Wenn Sie sehr hohe Zahlen als Metanamen verwenden, beachten Sie bitte: In Abhängigkeit vom Betriebssystem werden hohe Zahlen von Excel u.U. als Exponentialzahlen abgespeichert. Beim Import übernimmt EFS dann diese Exponentialzahlen als Metanamen. Sie können dieses Problem leicht umgehen, indem Sie Ihre Exceltabelle im CSV-Format abspeichern und die CSVDatei importieren.

  • Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

  • Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstützt. Speichern Sie Ihre Dateien für den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Importvorgang im Detail

Importvorlage herunterladen

• Öffnen Sie den Importdialog. Sie können zwischen drei Wegen wählen: 

  • Wenn noch gar keine Organisationsstruktur vorhanden ist, verwenden Sie den Button Struktur importieren. Die Abbildungen in diesem Kapitel zeigen einen derartigen Komplettimport.

  • Andernfalls suchen Sie in der Organisationssstruktur die Bezugseinheit, d.h. die Einheit, unter die der neue Strukturabschnitt importiert werden soll. Öffnen Sie das Aktionen-Layer und klicken den Link Struktur importieren an.

  • Befinden Sie sich bereits in der Detailansicht der Einheit, unter die der neue Strukturabschnitt importiert werden soll, öffnen Sie die Registerkarte Struktur importieren.

• Für jedes Importformat - Levelimport und „Verkettete Liste“ - steht eine fertig formatierte Importvorlage zur Verfügung, die bereits alle benötigten Spalten enthält. Mit einem Klick auf Importvorlage „Levelimport“ bzw. Importvorlage „Verkettete Liste“ können Sie diese herunterladen. Die Abbildungen in diesem Kapitel zeigen einen Levelimport.

Importdatei formatieren

• Öffnen Sie die Vorlage in einem geeigneten Programm, z.B. Excel.

• Geben Sie die Daten ein.

• Speichern Sie die Datei in Excel oder CSV ab.

Felder der Importdatei und Datenbankfelder matchen

• Öffnen Sie erneut den Importdialog.

Wenn Sie keinen Komplettimport durchführen, sondern in eine vorhandene Struktur importieren, wird das Feld „Vorhandene Strukturdaten aktualisieren“ eingeblendet. Wenn Sie eine Aktualisierung wünschen, aktivieren Sie diese Checkbox.

• Wählen Sie den passenden Zeichensatz.

• Wählen Sie mit Durchsuchen die Importdatei auf Ihrem PC aus.

• Überprüfen Sie, ob die Checkbox im Feld „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen" passend eingestellt ist. Üblicherweise sollte sie aktiviert sein.

• Hat Ihre Importdatei das Format „Verkettete Liste“, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

• Automatisch Prefixe für die Metanamen generieren: Wenn Sie eine bereits existierende Struktur importieren, können Sie die Metanamen abwandeln und dadurch eindeutig machen, indem Sie in diesem Feld ein Prefix eingeben. Dies kann beispiel sinnvoll sein, wenn zwei Teilbereiche einer Firma identische Unterstrukturen haben und Sie diese durch Ex- und Import duplizieren.

• Mit Datei senden starten Sie den Importvorgang.

• Im nächsten Schritt müssen die Spalten der Importdatei auf die passenden Felder der Datenbank gematcht werden. Wenn Sie wie empfohlen die Spaltenbezeichnungen beibehalten haben, nimmt die Software die Zuordnung automatisch vor.

• Wenn Sie die Zuordnung überprüft haben, bestätigen Sie mit einem Klick auf Vorschau.

In der Vorschau Importdaten überprüfen

• In der Importvorschau sehen Sie sämtliche Datensätze so, wie sie in das Projekt importiert werden.

• Sie können in diesem Schritt nachträglich Daten verändern. Dazu dienen die folgenden neuen Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten:

  • Status: Das Ampel-Icon in der „Status“-Spalte zeigt an, ob der Datensatz vollständig und logisch sinnvoll ist. Ist das Icon rot d.h. liegt ein Fehler vor, wird der Grund bei Darüberscrollen mit dem Mauszeiger angezeigt.

  • Bearbeiten: Mit einem Klick auf dieses Aktionen-Icon können Sie einen Dialog öffnen, in dem Sie den jeweiligen Datensatz nachträglich verändern können.

  • Löschen: Nach einer Warnabfrage wird der betreffende Datensatz entfernt.

Import ausführen und Ergebnisse herunterladen

• Wenn Sie mit den Daten in der Vorschau zufrieden sind, lösen Sie mit Importieren den eigentlichen Import aus.

• Nach Abschluss des Importvorgangs wird angezeigt, wie viele Datensätze angelegt und wie viele wegen Problemen nicht angelegt wurden.

• Sie können außerdem über den Button Ergebnisse herunterladen eine Excel-Datei abrufen, die folgende Informationen enthält:

  • alle in der Importdatei enthaltenen Daten

  • Die Spalte „result“ enthält das Ergebnis des Imports, d.h. eine Meldung „Datensatz erfolgreich importiert“ oder „Datensatz wurde nicht importiert“.

  • Wenn Probleme aufgetreten sind, wird in der Spalte „messages“ der Grund ausgegeben.

• Wenn nötig, können Sie die nicht erfolgreich angelegten Datensätze direkt in dieser Datei korrigieren, die erfolgreich angelegten Datensätze löschen und die Datei dann wiederum für einen erneuten Importversuch verwenden.

Spalten der Importdatei

Formatierung der Importdatei im Detail: Levelimport

Beim Füllen der Importvorlage oder beim Erstellen einer eigenen Importdatei sind verschiedene Formatierungsregeln zu beachten.

Dateiformat

Die Importdatei kann im XLS- oder CSV-Format erstellt werden. Als Datenspalten-Trenner sind Tabulator, Komma und Semikolon zulässig. Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden
Einschränkungen zu beachten:

• Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollte nicht überschritten werden.

• Wenn Sie sehr hohe Zahlen als Metanamen verwenden, beachten Sie bitte: In Abhängigkeit vom Betriebssystem werden hohe Zahlen von Excel u.U. als Exponentialzahlen abgespeichert. Beim Import übernimmt EFS dann diese Exponentialzahlen als Metanamen. Sie können dieses Problem leicht umgehen, indem Sie Ihre Exceltabelle im CSV-Format abspeichern und die CSV-Datei importieren.

• Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

• Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstützt. Speichern Sie Ihre Dateien für den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Aufbau der Datei

Erste Zeile: Spaltenbezeichnungen

Es ist zu empfehlen, in der ersten Zeile jeweils die Spaltenbezeichnungen aufzuführen.

• Die Spaltenbezeichnungen der Importvorlage sollten möglichst beibehalten werden: Die Software kann dann die Spalten selbständig erkennen und automatisch den passenden Datenbankfeldern zuordnen. Entscheiden Sie sich für diese Option, achten Sie darauf, dass im Importdialog „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“ aktiviert ist.

• Sollten Sie von dieser Empfehlung abweichen, achten Sie darauf, dass die erste Zeile keine Sonder- und Leerzeichen wie z.B. Punkte oder Umlaute enthält. Andernfalls werden diese einheitlich durch „_“ ersetzt.

• Optional können Sie darauf verzichten, die Spaltenbezeichnungen in der Datei zu verwenden. Deaktivieren Sie in diesem Fall im Importdialog die Option „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“.

Weitere Zeilen: Die Organisationseinheiten entsprechend der Firmenstruktur

In den weiteren Zeilen der Datei werden die einzelnen Organisationseinheiten mit ihren Basisdaten aufgelistet.

• Die Identifikation der Einheiten erfolgt über den Metanamen, der üblicherweise in der ersten Spalte der Importdatei steht.

• Die Organisationseinheiten müssen in der Folge eingegeben werden, in der sie später in der Organisationsstruktur erscheinen sollen: Untereinheiten werden jeweils unter ihrer nächsthöheren Einheit eingegeben.

  • Als erstes wird die Bezugseinheit aufgeführt. Bei einem Import der Gesamtstrukur ist dies die Haupteinheit (Root-Einheit), ansonsten ist es die Einheit, unter die Sie gerade importieren möchten.

  • Darunter folgen Zweig für Zweig die Untereinheiten der nächsten Ebenen mit ihren Unterstrukturen. Der Zweig Group → Sample Company A Inc. → Business Unit A1 im abgebildeten Beispiel wird z.B. erzeugt, indem die Einheiten in aufeinanderfolgende Zeilen eingegeben werden.

Spalten: Position und Basisdaten der Organisationseinheiten

Position und Basisdaten der Einheiten werden jeweils in den Tabellenspalten aufgeführt.

• Die eindeutige Identifikation der Einheiten erfolgt über den Metanamen, der üblicherweise in der ersten Spalte der Importdatei steht.

• Auf welcher Ebene in Relation zur Bezugseinheit die jeweilige Einheit positioniert werden soll, definieren Sie mit Hilfe der level-Spalten: Die Kurzbezeichnung der Einheit wird auf dem „level“ eingegeben, auf dem die Einheit platziert werden soll. Im unten gezeigten Beispiel soll „Business Unit A1“ auf der dritten Ebene eingeordnet werden, dementsprechend steht die Kurzbezeichnung in der Spalte „level_3“.

• Wenn Sie zusätzliche Strukturvariablen angelegt haben, sind auch diese in der Importvorlage enthalten.

Formatierung der Importdatei im Detail: Verkettete Liste

Es teht Ihnen beim Export und Import von Organisationsstrukturen neben dem oben beschriebenen Levelimport zusätzlich ein zweites Format zur Verfügung: die sogenannten verkettete Liste („connected lists“). Dieses Format ermöglicht es Ihnen, aus SAP exportierte Organisationsstrukturen direkt in EFS zu importieren.

Der wesentliche Unterschied zum Levelimport besteht darin, dass die Position der Einheiten durch Angabe der nächsthöheren Einheit in einer zusätzlichen Spalte „parent_metaname“ definiert wird - nicht durch die Position der Einheiten in den Level-Spalten der Datei. Ansonsten sind sämtliche Formatierungsregeln identisch.

Mit der abgebildeten Importdatei im „Verkettete Listen“-Format erstellen Sie die Organisationsstruktur.

Organisationsstruktur exportieren, extern bearbeiten und reimportieren

Sie können die Organisationsstruktur oder Teile davon exportieren, und, falls erforderlich, extern bearbeiten und reimportieren. Dies kann in verschiedenen Situationen sinnvoll sein:

• Sie möchten die hinterlegten Strukturen und/oder Zahlen kontrollieren oder zur Überprüfung an Dritte weitergeben.

• Sie möchten in einer schon vorhandenen Struktur die Bezeichnungen der Einheiten ändern oder bereits hinterlegte Zahlenwerte aktualisieren.

• Sie möchten Teile der Organisationsstruktur an einer anderen Stelle im selben Projekt weiterverwenden. Haben beispielsweise zwei Abteilungen dieselben oder sehr ähnliche Unterstrukturen, können Sie die fertige Unterstruktur der ersten Abteilung exportieren, in der Exportdatei Bezeichnungen und Werte für die zweite Abteilung anpassen und anschließend in diese zweite Abteilung importieren.

• Sie möchten die gesamte Organisationsstruktur oder Teile davon in einem anderen Projekt weiterverwenden (z.B. in einer Zwischenbefragung).

Bevor Sie starten

Bitte beachten Sie: Sie können per Import neue Teilstrukturen in vorhandene Strukturen einfügen, die Bezeichnungen vorhandener Einheiten ändern oder hinterlegte Zahlen aktualisieren. Vorhandene Einheiten können jedoch nicht per Import verschoben, zusammengefasst oder gelöscht werden.

Vorhandene Struktur exportieren, abwandeln und reimportieren

Wenn Sie eine Struktur oder Teile davon abwandeln und an anderer Stelle weiterverwenden möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Exportieren

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Exportieren nach Excel an.

• Legen Sie den Umfang des Exportdatensatzes fest. Zur Wahl stehen die Optionen:

  • Standard-Export

  • Standard-Export und benutzerdefinierte Variablen: Wenn Sie zusätzliche Strukturvariablen angelegt haben, kann diese Option sinnvoll sein.

• Wählen Sie den Zeichensatz.

• Lösen Sie den Export mit Abschicken aus.

• Speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC.

Exportdatei bearbeiten

Bearbeiten Sie die Exportdatei. Beachten Sie dabei insbesondere:

• In der zweiten Zeile, direkt unter den Spaltenbezeichnungen, steht die Bezugseinheit, d.h. die Einheit, unter die die neue Struktur importiert werden soll.

• Die Ebenen werden in Relation zur Bezugseinheit angegeben.

• Wenn Sie eine schon vorhandene Teilstruktur im selben Projekt duplizieren, beispielsweise in einer anderen Abteilung oder in einer anderen Struktursicht, müssen die Metanamen geändert werden. Wenn Sie nicht alle Metanamen einzeln manuell abändern möchten, können Sie beim Reimport die Option „Automatisch Prefixe für die Metanamen generieren“ verwenden.

Importieren

Suchen Sie die Bezugseinheit - d.h. die Einheit, unter die die Struktur importiert werden soll - in der Organisationsstruktur. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Struktur importieren an.

Durch Import Werte in einer vorhandenen Struktur aktualisieren

Wenn Sie lediglich eine vorhandene (Teil-)Struktur aktualisieren möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Exportieren Sie die (Teil-)Struktur wie oben beschrieben.

• Aktualisieren Sie in der Exportdatei die gewünschten Daten.

• Importieren Sie die (Teil-)Struktur anschließend erneut unter dieselbe Obereinheit. Aktivieren Sie dabei im Importdialog die Option „Vorhandene Strukturdaten aktualisieren“.

Die vorhandene Struktur wird nun mit dem Inhalt der Importdatei aktualisiert. Einheiten, welche sich noch nicht in der vorhandenen Struktur befanden, werden neu eingefügt. Die Struktur vorhandener Knoten wird nicht verändert.

Einheiten nachträglich bearbeiten

Häufig müssen hinterlegte Daten nachträglich bearbeitet werden, beispielsweise weil sich Teilnehmerzahlen ändern oder weil sich die Struktur in einem Unternehmensbereich geändert hat. Solange die Einheiten noch nicht von der Projektleitung oder einem Verantwortlichen der höheren Ebenen für weitere Bearbeitung gesperrt sind, ist dies problemlos möglich. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sie können die oben beschriebenen Bearbeitungsdialog erneut öffnen und darin Daten ändern.

• Einheiten können auf eine andere Position in der Struktur verschoben werden.

• Einheiten können zusammengefasst werden.

• Sie können Einheiten löschen.

Daten einer Einheit ändern

Sie können die Daten einer Einheit nachträglich ändern. Es gibt zwei Wege, die oben beschriebenen Bearbeitungsdialoge erneut zu öffnen:

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Bearbeiten an. Die Detailansicht der Einheit wird geöffnet. Die Registerkarte Einheit bearbeiten mit dem Dialog wird automatisch angezeigt. Wenn Sie Daten auf einer anderen Registerkarte bearbeiten möchten, klicken Sie diese an.

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur und klicken den Titel an. Die Detailansicht der Einheit wird geöffnet, die Registerkarte Statusinformation wird automatisch angezeigt. Wechseln Sie auf die gewünschte Registerkarte.

Einheiten verschieben

Es kann unter Umständen notwendig sein, einzelne Einheiten oder ganze Strukturen innerhalb der Organisationsstruktur zu verschieben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bestimmte Unternehmensteile restrukturiert wurden und die Struktur entsprechend aktualisiert werden muss. Anstatt die gesamte betroffene Struktur zu löschen und an anderer Stelle neu anzulegen, lässt sie sich verschieben.

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Suchen Sie die Einheit, die mit ihren Untereinheiten an eine andere Position verschoben werden soll.

• Öffnen Sie mit einem Klick auf den Titel der Einheit die Detailansicht und wählen die Registerkarte Einheit bearbeiten.

• Sie gelangen zu dem Dialog. Im Feld „Übergeordnete Einheit“ können Sie eine andere übergeordnete Einheit wählen.

• Eine Liste aller wählbaren Einheiten wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Übernehmen Sie die gewünschte neue übergeordnete Einheit mit einem Klick auf Auswählen.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Wird hinter einer Einheit kein Auswählen-Icon angeboten, so liegt das üblicherweise daran, dass dies entweder die aktuelle Einheit oder die aktuell zugeordnete nächsthöhere Einheit ist.

Einheiten zusammenfassen

Es kann unter Umständen notwendig sein, Einheiten zusammenzufassen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Unternehmensteile restrukturiert wurden oder wenn aus logistischen Gründen eine bestimmte Abteilung mit ihren Unterabteilungen als eine einzige Einheit abgebildet werden soll.

Mit der Funktion Einheiten zusammenfassen können Sie zwei Aktionen in einem Schritt ausführen: Die bereits vorliegenden Teilnehmer und Papierfragebogendaten der Quelleinheit werden in die Zieleinheit importiert und die Quelleinheit wird gelöscht.

Hat die Quelleinheit weitere Untereinheiten, so können Sie wahlweise entweder den Inhalt dieser Untereinheiten ebenfalls in die Zieleinheit verschieben und die Untereinheiten löschen, oder die Untereinheiten unverändert in die Zieleinheit übernehmen. Die Anwender der Quelleinheit werden beim Zusammenfassen nicht übernommen.

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Klicken Sie den Button Einheiten zusammenfassen an.

• Wählen Sie die Zieleinheit, d.h. die Einheit, in die der Inhalt der Quelleinheit verschoben werden soll.

• Wählen Sie die Quelleinheit, d.h. die Einheit, deren Inhalt verschoben und die selbst gelöscht werden soll.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

• Wenn die Quelleinheit Untereinheiten hat, können Sie zwischen zwei Alternativen wählen:

  • Einheiten zusammenfassen: Die in den Untereinheiten vorliegenden Teilnehmer und Papierfragebogendaten werden in die Zieleinheit verschoben, die Untereinheiten selbst werden gelöscht. Die Anwender der Untereinheiten werden nicht übernommen.

  • Einheiten verschieben: Die Untereinheiten werden mit Online-Teilnehmern, Papierfragebogendaten und Anwendern unter die Zieleinheit verschoben.

  • Bestätigen Sie erneut mit Speichern.

Einheiten löschen

Einheiten können gelöscht werden, wenn sie beispielsweise irrtümlich angelegt wurden oder wenn eine Restrukturierung im Unternehmen dies erforderlich macht. Es gibt zwei mögliche Wege, je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Einheiten löschen möchten und ob es sich um Einheiten mit Teilnehmern und/oder Untereinheiten handelt:

• Sie können die Einheiten einzeln löschen und dabei optional existierende Teilnehmer, Papierfragebögen und Untereinheiten verschieben.

• Müssen Sie mehrere Einheiten löschen, können Sie dies en bloc tun. Dabei werden bestehende Untereinheiten und Bedarfsmeldungen für Papierfragebögen mitgelöscht. Teilnehmer bleiben bestehen, allerdings fällt die Zuordnung zu der gelöschten Einheit weg.

Einheit löschen, aber Untereinheiten und Teilnehmerdaten verschieben

Möchten Sie eine Einheit löschen, ohne schon existierende Teilnehmerdaten, Papierfragebogendaten und/oder Untereinheiten zu verlieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur. Öffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Löschen an.

• Enthält die Einheit Untereinheiten und/oder sind bereits Teilnehmer für den Online-Fragebogen eingetragen worden, wird abgefragt, wie die Daten behandelt werden sollen:

  • Wenn Sie die Teilnehmer und Papierfragebogendaten der aktuellen Einheit verschieben möchten, wählen Sie im Feld „Teilnehmer der Einheit verschieben nach“ die gewünschte Zieleinheit.

  • Wenn Sie die untergeordneten Einheiten nicht löschen möchten, lassen Sie im Feld „Untergeordnete Einheiten löschen“ die Checkbox deaktiviert. Die Untereinheiten mit ihren Teilnehmern werden unter die nächsthöhere Einheit verschoben.

  • Falls Sie die Checkbox „Untergeordnete Einheiten löschen“ aktivieren, werden die untergeordneten Einheiten gelöscht, ihre Teilnehmer werden je nach Einstellung der Option „Teilnehmer der Einheit verschieben nach“ entweder der genannten Zieleinheit zugeordnet oder ebenfalls gelöscht.

  • Standardeinstellung ist „Zugeordnete Teilnehmer löschen“ kombiniert mit Deaktivierung von „Untergeordnete Einheiten löschen“, d.h. die Untereinheiten und ihre Teilnehmer werden unter die nächsthöhere Einheit verschoben.

• Bestätigen Sie mit Einheit jetzt löschen.

Mehrere Einheiten en bloc löschen

Sie können mit wenigen Klicks mehrere Einheiten en bloc löschen. Dabei werden bestehende Untereinheiten und Bedarfsmeldungen für Papierfragebögen mitgelöscht. Teilnehmer bleiben bestehen, allerdings fällt die Zuordnung zu der gelöschten Einheit weg.

• Suchen Sie die zu löschenden Einheiten in der Organisationsstruktur und aktivieren die Checkboxen in der Spalte „Aktionen“.

• Stellen Sie in der Drop-Down-Liste die Aktion „Einheiten löschen“ ein.

• Bestätigen Sie mit Aktion ausführen.

Einheiten nach Fertigstellung sperren

Einheiten, Teilbereiche oder die gesamte Struktur können gesperrt werden, d.h. die Einheiten sind dann in der Organisationsstruktur für die Anwender nicht mehr anklickbar, Einsicht in die Daten und insbesondere Bearbeitung des gesperrten Bereichs sind nicht mehr möglich. Diese Sperrung erfolgt üblicherweise am Ende der Vorbereitungsphase: Sie ermöglicht es, Struktur und hinterlegte Daten zu überprüfen, ohne dass noch jemand im Hintergrund Werte ändert.

Einheiten sperren

Je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Einheiten mit oder ohne Untereinheiten sperren möchten, gibt es zwei mögliche Wege:

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur und klicken den Titel an. Die Detailansicht der Einheit wird geöffnet. Wählen Sie im Abschnitt „Sperren und Freigeben von Einheiten“ den passenden Button. Zur Auswahl stehen:

  • Aktuelle Einheit sperren: Sperrt die aktuelle Einheit, nicht jedoch die untergeordneten Einheiten.

  • Untergeordnete Einheiten sperren: Sperrt nicht die aktuelle Einheit, sondern deren untergeordnete Einheiten.

• Suchen Sie die zu sperrenden Einheiten in der Organisationsstruktur und aktivieren die Checkboxen in der Spalte „Aktionen“. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste wahlweise „Einheiten sperren“ oder „Einheiten inkl. Subeinheiten sperren“ ein. Bestätigen Sie mit Aktion ausführen.

Gesperrte Einheiten freigeben

Wenn Sie gesperrte Einheiten wieder freigeben möchten, gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben, Sie wählen lediglich andere Aktionen:

• Suchen Sie die gewünschte Einheit in der Organisationsstruktur und klicken den Titel an. Die Detailansicht der Einheit wird geöffnet. Es werden bei gesperrten Einheiten und/oder Untereinheiten im Abschnitt „Sperren und Freigeben von Einheiten“ die Buttons angezeigt:

  • Aktuelle Einheit freigeben: Gibt die aktuelle Einheit frei, nicht jedoch die untergeordneten Einheiten.

  • Untergeordnete Einheiten freigeben: Gibt nicht die aktuelle Einheit, sondern deren untergeordnete Einheiten frei.

• Suchen Sie die zu sperrenden Einheiten in der Organisationsstruktur und aktivieren die Checkboxen in der Spalte „Aktionen“. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste wahlweise „Einheiten freigeben“ oder „Einheiten inkl. Subeinheiten freigeben“ ein. Bestätigen Sie mit Aktion ausführen.

Rücklauf

Ihre Anwender können die Registerkarte Rücklauf nur öffnen, wenn diese in der aktuellen Phase für ihre Rolle freigeschaltet ist. Damit die Anwender nicht nur ihre jeweilige Einheit, sondern auch deren Untereinheiten öffnen und die Rücklaufdaten im Detail einsehen können, aktivieren Sie für die passenden Rollen das Recht field_view_down. Auf der Registerkarte Rücklauf des Org Processor finden Sie die Rücklaufansicht.

• Die Organisationsstruktur zeigt die Rücklaufwerte im Überblick.

• In der Detailansicht finden Sie detaillierte Daten zum Online- und Papierfragebogenrücklauf der jeweiligen Einheit und ihrer Subeinheiten. Des Weiteren können Sie über die Detailansicht auf die Anwenderverwaltung der Einheit zugreifen.

Über der Organisationsstruktur finden Sie dieselben Features zur Modifikation der Anzeige, die Sie schon auf der Registerkarte Organisationsstruktur kennengelernt haben:

• Auswahl der Struktursicht, Suche, Alle aufklappen / zuklappen, Auto-Expandieren und Ansicht.

• Die Daten der Rücklaufübersicht werden alle fünf Minuten aktualisiert. Bei Bedarf können Sie mit dem Teilnehmerzahlen aktualisieren-Icon auch manuell eine Aktualisierung auslösen.

Die Übersicht der Rücklaufdaten im Detail

Die Übersicht bei separater Anzeige der Online- und Offline-Teilnehmer

Bei Hybridbefragungen steht optional eine alternative Rücklaufansicht zur Verfügung, in der die Daten von Online- und Offline-Teilnehmern separat angezeigt werden.

• In dieser Ansicht dient die Summe der vorhandenen Online-Teilnehmer und derjenigen Offline-Teilnehmer, für die bereits ein Teilnehmeraccount vorliegt, als Bezugswert für die Berechnung der Rücklaufquote. D.h. es wird davon ausgegangen, dass für die Offline-Teilnehmer z.B. durch Projektdatenimport bereits Teilnehmeraccounts mit „Offline“-Flag angelegt werden. Daten aus der Logistik, d.h. insbesondere Zahlen für bestellte Papierfragebögen, werden - im Gegensatz zur Default-Ansicht - nicht berücksichtigt.

• Damit sie bei Rücklauf und Rücklaufquote als beendete Interviews angerechnet werden, müssen die Offline-Teilnehmer Dispositionscode 31 oder 32 haben.

Aktiviert wird die alternative Rücklaufansicht im Menü Org Processor → Einstellungen auf der Registerkarte Optionen im Feld „Rücklauf für Online- und Offline-Teilnehmer separat anzeigen“.

Aktionen

Die folgenden Aktionen-Icons stehen zur Verfügung:

• Teilnehmer: Über dieses Icon gelangen Sie direkt zu der Rücklaufstatistik für die gewählte Einheit.

• Exportieren: Über dieses Icon gelangen Sie direkt zu den Exportoptionen.

Rücklaufdaten einer Einheit

Mit einem Klick auf den Namen einer Einheit können Sie die einheitenspezifische Detailansicht öffnen. Diese enthält:

• Rücklaufstatistik der jeweiligen Einheit

• Exportoptionen

• Anwenderverwaltung

Rücklaufstatistik einer Einheit einsehen

Auf der Registerkarte Rücklauf der Detailansicht finden Sie die Rücklaufstatistik der jeweiligen Einheit. Aufgeführt werden Mitarbeiterzahl, Rücklauf und Quote für die Einheit selbst (d.h. „direkt zugeordnet“) und zusätzlich aggregiert für die Einheit einschließlich aller Subeinheiten. Bei Hybridbefragungen werden zusätzlich zu den Gesamtwerten auch die Werte für Online- und Papierfragebögen separat aufgeführt.

Rücklaufdaten exportieren

Die Rücklaufdaten können exportiert werden. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie die Daten mit externen Programmen auswerten oder präsentieren möchten

• Zwei Exportoptionen stehen zur Wahl:

  • Kleiner Export: Dieser Datensatz enthält die Gesamtwerte für alle Einheiten (Gesamtübersicht Rücklauf: Summe Teilnehmer kumuliert, Rücklauf kumuliert, Rücklaufquote kumuliert).

  • Erweiterter Export: Dieser Datensatz führt alle Daten detailliert auf (Gesamtübersicht Rücklauf, Rücklauf der jeweiligen Einheit und separate Werte für Online- und Papierfragebögen).

• Der Export umfasst immer jeweils die aktuelle Einheit und alle Subeinheiten, für die Sie entsprechende Zugriffsrechte haben.

• Die Excel-Dateien sind so formatiert, dass sie ohne weitere Aufbereitung präsentiert oder an Dritte weitergeleitet werden können.

Um die Rücklaufdaten zu exportieren, suchen Sie auf der Registerkarte Rücklauf die gewünschte Einheit. Klicken Sie das Exportieren-Icon an. Wählen Sie die gewünschte Exportoption und den Zeichensatz und bestätigen anschließend mit Abschicken.

Berichtsübersicht

Nach Abschluss der Befragung werden Ergebnisberichte generiert und den jeweils zuständigen Verantwortlichen zum Download zur Verfügung gestellt. Der Verteilungsprozess wird üblicherweise über die Registerkarte Berichtsübersicht direkt im Org Processor abgewickelt. Ihre Anwender können die Registerkarte Berichtsübersicht nur öffnen, wenn diese in der aktuellen Phase für ihre Rolle freigeschaltet ist. Damit die Anwender nicht nur ihre jeweilige Einheit, sondern auch deren Untereinheiten öffnen und die Berichte einsehen können, aktivieren Sie für die passenden Rollen das Recht reporting_view_down.

• In der automatisch geöffneten Organisationsstruktur können Sie sehen, ob und wie viele Berichte für die einzelnen Einheiten vorliegen.

• In der Detailansicht finden Sie die Berichtsliste und die Anwenderverwaltung der jeweiligen Einheit.

• Als Projektleiter können Sie alle vorliegenden Berichte herunterladen.

Über der Organisationsstruktur finden Sie dieselben Features zur Modifikation der Anzeige, die Sie schon auf der Registerkarte Organisationsstruktur kennengelernt haben: Auswahl der Struktursicht, Suche, Alle aufklappen/zuklappen, Auto-Expandieren und Ansicht.

Die Berichtsübersicht im Detail

Aktionen

Folgende Aktionen stehen im Aktionen-Layer zur Verfügung:

• Berichte: Über diesen Link gelangen Sie zu der Übersicht der Berichte für die gewählte Einheit.

• Berichtsliste exportieren: Über diesen Link gelangen Sie zu den Exportoptionen für die Berichtsliste.

Berichte einer Einheit

Mit einem Klick auf den Namen einer Einheit können Sie die einheitenspezifische Detailansicht öffnen. Diese enthält

• die Berichte der Einheit

• die Berichtsliste

• die Anwenderverwaltung

Berichte herunterladen

Wenn Sie möchten, dass Anwender Berichte herunterladen können, weisen Sie den passenden Rollen das Recht reporting_download zu. Die Anwender können dann die Berichte herunterladen, die in der aktuellen Phase für ihre Rolle in ihren Einheiten vorliegen. Wählen Sie den gewünschten Bericht, stellen die Sprache ein und laden ihn mit Download herunter.

Berichtsliste exportieren

Sie können eine Liste der vorliegenden Berichte exportieren. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie prüfen möchten, ob alle benötigten Berichte wie gewünscht zur Verfügung stehen.

• Der Export umfasst immer jeweils die aktuelle Einheit und alle Subeinheiten, für die Sie entsprechende Zugriffsrechte haben.

• Zwei Exportoptionen stehen zur Wahl:

  • Standardberichtsliste: Dieser Datensatz enthält für jeden Bericht die Report-ID, Einheit, Berichtstyp und -name, Status, Erstellungsdatum, Dateityp und Sprache.

  • Erweiterte Berichtsliste: Dieser Datensatz führt zusätzlich Berichtsgröße und Anzahl der bereits erfolgten Downloads auf. (Die Anzahl der bereits erfolgten Downloads deckt sowohl Downloads über den Org Processor als über die Download-Plattform ab.)

Um die Berichtsliste zu exportieren, suchen Sie auf der Registerkarte Berichtsübersicht die gewünschte Einheit. Klicken Sie das Aktionen-Icon an und wählen den Link Berichtsliste exportieren. Wählen Sie die gewünschte Exportoption und den Zeichensatz und bestätigen anschließend mit Abschicken. Alternativ können Sie die Liste auch auf der Registerkarte Berichte über den Button Berichtsliste exportieren abrufen.

Action Planner

Aktivieren Sie unter Org Processor > Einstellungen im Bereich Optionen das Kontrollkästchen für „Action Planner aktivieren“. Im Org Processor wird die neue Registerkarte Action Planner angezeigt.

Open

Org Processor-Anwender und Anwenderinnen

EFS Employee ermöglicht es Ihnen, die Eingabe und Pflege der Daten für einzelne Organisationseinheiten an Mitarbeiter zu delegieren, die üblicherweise den jeweiligen Einheiten angehören. Diese Mitarbeiter - die sogenannten Anwender - erhalten über den gesonderten Org Processor-Login Zugang zu denjenigen Org Processor-Ansichten und Funktionen, die sie für ihre Arbeit benötigen, beschränkt auf ihren Verantwortungsbereich.

Der Org Processor aus der Anwenderperspektive

Als Mitglied der Projektleitung verfügen Sie über einen Administratoraccount für EFS Employee. Sie können sich damit in den Adminbereich von EFS Employee einloggen und beispielsweise den Befragungsprozess konfigurieren, am Fragebogen arbeiten oder die Teilnehmerliste für das gesamte Projekt einsehen.

Mitarbeiter, die lediglich Daten einer bestimmten Einheit pflegen oder abrufen, haben einen anderen Typ Account: den sogenannten Anwenderaccount. Mit diesem Account können sie sich in den Org Processor einloggen und im Rahmen ihrer Rolle Daten für ihren Verantwortungsbereich einsehen und pflegen, sie erhalten aber keinen Zugang zum Adminbereich.

Um diese Anwender optimal betreuen zu können, sollten Sie deren Zugangsweg zum Org Processor kennen und wissen, welche Features ihnen zur Verfügung stehen.

Die Anwendersicht des Org Processors öffnen

Im Org Processor ist immer bereits automatisch ein Anwenderaccount für Sie vorhanden. Wenn Sie die Organisationsstruktur angelegt und die Logistik aktiviert haben, ist dieser Account auch dem Standardlogistikpunkt als Logistikverantwortlicher zugeordnet. Diesen Account können Sie verwenden, um den gesonderten Org Processor-Login zu testen:

• Im Umfragemenü des Projekts finden Sie die URL des Fragebogens. Öffnen Sie ein zweites Browserfenster. Kopieren Sie die URL in die URL-Zeile, hängen /orgprocessor an und klicken Enter: Der Org Processor-Login wird geöffnet.

• Öffnen Sie das Menü Org Processor → Org Processor-Anwender. Suchen Sie Ihren Anwenderacount und öffnen mit dem Bearbeiten-Icon die Detailansicht. Verwenden Sie das angegebene Initialpasswort, um sich einzuloggen.

Sie gelangen auf die Startseite des gesonderten Org Processor-Bereichs, in dem die Anwender arbeiten. Üblicherweise werden außer der Startseite keine weiteren Registerkarten aktiviert sein - dazu müssten Sie Ihrem Testanwender zuerst einen Verantwortungsbereich und eine Rolle zuweisen. Das abgebildete Beispiel zeigt die Startseite eines Owners, der in der Pretestphase auf Organisationsstruktur, Rücklauf und Berichtsübersicht zugreifen kann.

Unterschiede zwischen Projektleiter- und Anwenderperspektive

Die Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen Projektleiter- und Anwenderperspektive.

Anwendervariablen bearbeiten

Bevor Sie mit dem Anlegen der Anwender beginnen, sollten Sie die Datenstruktur der Anwenderverwaltung an den Bedarf Ihres aktuellen Projekts anpassen. Dies geschieht im Menü Org Processor → Org Processor-Anwender → Anwendervariablen.

Die zentrale Anwenderliste

Die zentrale Anwenderverwaltung des Projekts befindet sich im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor → Org Processor-Anwender. Darüber können Sie alle Anwender des Projekts einsehen und bearbeiten. Beim Öffnen des Menüs wird automatisch die vollständige Anwenderliste geöffnet. Zu jedem Anwender werden in der Tabelle folgende Zusatzinformationen und Aktionen aufgeführt:

• Login-Status des Anwenders, symbolisiert durch das Ampel-Icon in der Spalte „Info“ (weiß: noch nie eingeloggt, grün: Login möglich, rot: Login nicht möglich)

• Alle Anwenderdaten

• Ein Überblick über die Rollen des Anwenders. Ist die Logistik aktiviert, werden auch Zuordnungen zu Logistikpunkten und Rücksendestellen aufgeführt

• Eine Vielzahl von Aktionen

Um Details zu einem Anwender einzusehen, klicken Sie das Bearbeiten-Icon an.

Anzeige

Über der Anwenderliste finden Sie wie üblich die einfache und erweiterte Suche. Mit einem Klick auf den Button Ansicht können Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden können (mit Ausnahme der immer vorhandenen Spalten „Short form of unit name“ und „Actions“). Nach Bestätigung mit Einstellungen speichern wird die Tabelle entsprechend erweitert.

Detailansicht in der zentralen Anwenderverwaltung

In der zentralen Anwenderverwaltung öffnen Sie die Detailansicht durch Anklicken des Bearbeiten-Icons. Die Detailansicht enthält auf mehreren Tabs verteilt alle für den Anwender hinterlegten Daten.

• Anwender editieren: Diese Registerkarte enthält folgende Informationen und Funktionen:

  • Die Accountdaten

  • Das Initialpasswort und eine Funktion zum Zurücksetzen oder Neugenerieren

  • Login-Informationen und eine Funktion zum Sperren des Accounts

• Organisationseinheiten: Über diese Registerkarte können Sie die Zuordnung des Anwenders zu seinen Einheiten einsehen und ändern.

• Berichte: Auf dieser Registerkarte können Sie sehen, welche Berichte für den Anwender hinterlegt wurden.

Die einheitenspezifische Anwenderliste

Um die Anwender einer bestimmten Einheit einzusehen und zu bearbeiten, öffnen Sie in der Detailansicht dieser Einheit die Registerkarte Anwenderverwaltung. Die Anwenderliste führt alle Anwender der Einheit mit Vornamen, Namen, E-Mail und Rolle auf. Um Details zu einem Anwender einzusehen, klicken Sie das Bearbeiten-Icon an.

Anzeige- und Suchfunktionen

Wie üblich können Sie mittels verschiedener Anzeige- und Suchfunktionen das Aussehen der Liste verändern:

• Mittels der Suche über der Liste können Sie bestimmte Anwender leicht finden.

• Mit einem Klick auf den Ansicht-Button können Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden können. Auch die Anzahl der Zeilen pro Seite kann geändert werden. Nach Bestätigung mit Absenden wird die Tabelle entsprechend erweitert.

• Mit dem Button Anwender aus Subeinheiten einblenden können Sie die Anzeige um die Anwender der Subeinheiten erweitern. (Diesen Button sehen Sie nur, wenn Sie Zugriffsrecht auf die Subeinheiten haben.)

Detailansicht in der einheitenspezifischen Anwenderliste

Auch in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung öffnen Sie die Detailansicht durch Anklicken des Bearbeiten-Icons. Darin finden Sie:

• die Accountdaten

• die Rolle in der aktuellen Einheit

Aktionen der Anwenderverwaltung

Sowohl in der zentralen Anwenderverwaltung als auch in den einheitenspezifischen Anwenderlisten stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung, die Sie auf einzelne, ausgewählte oder alle Anwender anwenden können.

Aktionen zum Bearbeiten einzelner Anwender

Die folgenden Aktionen, die Sie mit Hilfe der Icons in der „Aktionen“-Spalte aufrufen, dienen zum Bearbeiten einzelner Anwender, z.B. nachträgliches Bearbeiten oder Einsicht in die zugeordneten Einheiten.

• Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog.

• Hinterlegte Berichte anzeigen: In einem Popup wird eine Liste der für den jeweiligen Anwender hinterlegten Berichte angezeigt. Wenn Sie möchten, dass Anwender diese Funktion nutzen können, weisen Sie den
  passenden Rollen das Recht manager_view_report_alloc zu.

• Hinterlegte Einheiten anzeigen: In einem Popup wird eine Liste der Einheiten angezeigt, mit denen der jeweilige Anwender verknüpft ist. Wenn Sie möchten, dass Anwender diese Funktion nutzen können, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_view_node_alloc zu.

• Verknüpfungen der Anwender löschen: Diese Funktion finden Sie in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung. Die Funktion entfernt die Verknüpfung der Anwender zur aktuellen Einheit. Bitte beachten Sie: Die Anwenderaccounts werden nicht gelöscht, die Anwender können sich weiter in den Org Processor einloggen und sehen eventuell auch andere Einheiten, denen sie noch zugeordnet sind. Möchten Sie dies verhindern, verwenden Sie die Aktion „Accounts sperren“. Wenn Sie Anwender wirklich komplett aus dem System entfernen möchten, verwenden Sie die Löschen-Funktion der zentralen Anwenderverwaltung.

• Löschen: Diese Funktion steht nur in der zentralen Anwenderverwaltung zur Verfügung. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewünschten Anwender aus dem System gelöscht. Bitte beachten Sie: Anwender, die einer Rücksendestelle oder einem Logistikpunkt zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden. Sie müssen die Verantwortung zuerst einem anderen Anwender zuordnen.

Aktionen zum Bearbeiten aller oder ausgewählter Anwender

Die folgenden Aktionen können auf ausgewählte oder alle Anwender angewendet werden.

• Anwender anschreiben: Mittels dieser Funktion können Sie die ausgewählten Anwender per E-Mail kontaktieren.

• Passwörter generieren: Mittels dieser Funktion können Sie die Passwörter der ausgewählten Anwender ändern oder neu erzeugen. Wenn Sie möchten, dass Anwender diese Funktion nutzen können, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_set_pw zu.

• Passwörter zurücksetzen: Mittels dieser Funktion können Sie die Passwörter der ausgewählten Anwender auf das Initialpasswort zurücksetzen. Wenn Sie möchten, dass Anwender diese Funktion nutzen können, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_reset_pw zu.

• Accounts sperren: Die gesperrten Anwender können sich nicht mehr in den Org Processor einloggen. Diese Funktion steht nur der Projektleitung in der zentralen Anwenderverwaltung zur Verfügung.

• Anwender exportieren: Mittels dieser Funktion können Sie die Accountdaten der ausgewählten Anwender herunterladen. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie nicht nur per E-Mail, sondern auch per Post Kontakt aufnehmen möchten: Sie können sich so die eingepflegten Adressdaten herunterladen. Wenn Sie möchten, dass Anwender diese Funktion nutzen können, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_export zu. Soll das Passwort mitexportiert werden können, ist manager_export_with_pw erforderlich.

• Verknüpfungen der Anwender löschen: Diese Funktion finden Sie in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung. Die Funktion entfernt die Verknüpfung der Anwender zur aktuellen Einheit. Die Anwenderaccounts bleiben weiter bestehen. Bitte beachten Sie: Die Anwenderaccounts werden nicht gelöscht, die Anwender können sich weiter in den Org Processor einloggen und sehen zumindest die Startseite, eventuell auch andere Einheiten denen sie noch zugeordnet sind. Möchten Sie dies verhindern, verwenden Sie die Aktion „Accounts sperren“ (siehe oben). Wenn Sie Anwender wirklich komplett aus dem System entfernen möchten, verwenden Sie die Löschen-Funktion der zentralen Anwenderverwaltung. Wenn Sie möchten, dass Anwender diese Funktion nutzen können, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_alloc zu.

• Löschen: Diese Funktion steht nur in der zentralen Anwenderverwaltung zur Verfügung. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewünschten Anwender aus dem System gelöscht. Bitte beachten Sie: Anwender, die einer Rücksendestelle oder einem Logistikpunkt zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden. Sie müssen die Verantwortung zuerst einem anderen Anwender zuordnen.

Diese Aktionen befinden sich in der Drop-Down-Liste unter der Liste. Sie wählen die gewünschten Anwender durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte „Aktionen“ aus. Alternativ können Sie auch die Optionen „Alle Anwender auf dieser Seite markieren“ und „Alle gefundenen Anwender markieren“ verwenden. Anschließend stellen Sie die gewünschte Aktion ein und bestätigen mit Ausführen.

Anwender anlegen

Als Projektleiter können Sie neue Anwender sowohl einzeln hinzufügen als auch importieren.

• Das manuelle Anlegen ist beipielsweise dann nützlich, wenn Sie nachträglich einzelne Personen hinzufügen möchten.

• Ansonsten ist das Verwenden der Importfunktion in den meisten Fällen effektiver.

Je nachdem, ob Sie in der zentralen Anwenderverwaltung oder in einer bestimmten Einheit arbeiten, gestaltet sich der Vorgang leicht unterschiedlich: Arbeiten Sie in der zentralen Anwenderverwaltung, müssen Sie die Anwender auch explizit einer oder mehreren Einheiten zuordnen - in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung wird die Zuordnung automatisch vorgenommen. Die Zuordnungen können ebenfalls importiert werden.

Bitte beachten Sie:

• Das System ist für bis zu 10.000 Anwender ausgelegt. Bei höheren Zahlen treten unter Umständen Performanceprobleme auf.

• Wenn Sie das Anlegen von Anwenderaccounts teilweise an Anwender delegieren, beachten Sie bitte, dass Ihre Anwender keinen Zugriff auf die Importfunktion haben, sondern alle Anwenderaccounts manuell anlegen müssen.

Anwender manuell anlegen in der zentralen Anwenderverwaltung

Wenn Sie von der zentralen Anwenderverwaltung aus Accounts anlegen - egal ob manuell oder durch Import -, sind zwei Schritte erforderlich:

• das eigentliche Anlegen der Accounts

• das Zuordnen zu Einheiten. (Je nachdem, wie das Projekt organisiert ist, kann das Zuordnen unter Umständen auch per Import durchgeführt werden, zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden oder an Anwender delegiert werden.)

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor → Org Processor-Anwender.

• Prüfen Sie mit Hilfe der Suche, ob für die betreffende Person bereits ein Anwenderaccount existiert.

• Ist dies nicht der Fall, klicken Sie den Button Anwender anlegen an.

• Geben Sie die Daten ein. Es gelten die folgenden Regeln:

  • Notwendig erforderlich sind Vorname, Name und E-Mail-Adresse.

  • Die Verwendung der anderen Felder ist optional.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Anwender manuell einer Einheit zuordnen

Der Anwenderaccount ist nun angelegt worden, er ist aber noch keinen Einheiten zugeordnet.

• Auf der Registerkarte Organisationseinheiten können Sie die Zuordnung vornehmen. Suchen Sie die gewünschte(n) Einheit(en) und markieren diese mit der „Aktionen“-Checkbox. Stellen Sie dann in der Drop-Down-Liste die Rolle ein, die der Anwender in diesen Einheiten haben soll, und bestätigen mit Ausführen.

• Hat ein anderer Anwender bereits die gewünschte Einheitenzuordnung, können Sie diese für neue Anwender übernehmen. Die entsprechende Funktion „Rolle von folgendem Account kopieren“ finden Sie bei Anwendern, die noch keiner Einheit zugeordnet sind, ebenfalls auf der Registerkarte Organisationseinheiten. Mit dem Fernglas-Icon können Sie den Anwenderaccount mit der gewünschten Einheiten- und Rollenzuordnung auswählen. Bitte beachten Sie: Diese Funktion dient dazu, die auf der Registerkarte Organisationseinheiten aufgeführten Einheitenzuordnungen zu kopieren. Zuordnungen der Anwender zu Logistikpunkten und Rücksendestellen können nicht übernommen werden.

• Sie können die Zuordnung auch per Import für alle Anwender des gesamten Projekts vornehmen.

• Alternativ können Sie es auch bereits existierenden Anwendern der höheren Ebenen überlassen, in ihren Verantwortungsbereichen weitere Anwender zuzuordnen.

Anwender manuell anlegen in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung

Um in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung einen neuen Anwender anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie die gewünschte Einheit.

• Klicken Sie in der Detailansicht die Registerkarte Anwenderverwaltung an.

• Klicken Sie den Button Anwender anlegen an.

• Prüfen Sie zuerst, ob für die betreffende Person bereits ein Account existiert.

  • Klicken Sie dazu das Fernglas-Icon im Feld „Name“ an.

  • Eine Liste aller bereits hinterlegten Anwender wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Ist die gewünschte Person vorhanden, übertragen Sie die Daten mit einem Klick auf Auswählen.

• Ist der gewünschte neue Anwender noch nicht vorhanden, geben Sie die Daten ein. Es gelten die folgenden Regeln:

  • Notwendig erforderlich sind Vorname, Name und E-Mail-Adresse.

  • Die Verwendung der anderen Felder ist optional: Befolgen Sie bitte die Anweisungen der Projektleitung, welche Daten einzupflegen sind!

• Wählen Sie die Rolle aus, die der Anwender in der aktuellen Einheit innehaben soll.

• Hat die Projektleitung die halbautomatische Zustellung von Zugangsdaten aktiviert, finden Sie außerdem eine Checkbox „Accountdaten beim Speichern automatisch senden“. Wenn Sie diese Checkbox anklicken, wird dem neuen Anwender automatisch eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten zugesendet.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Anwender importieren

Als Projektleiter können Sie neue Anwenderaccounts importieren, anstatt jeden Account einzeln anzulegen. Der Importvorgang verläuft völlig analog zum Teilnehmerimport: Sie öffnen mit dem Button Teilnehmer importieren im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor → Org Processor-Anwender den Importdialog. Dort laden Sie sich mit Importvorlage herunterladen die fertig formatierte Importvorlage herunter. Diese füllen Sie aus und importieren sie anschließend wie gewohnt.

Zuordnung der Anwender zu den Einheiten importieren

Die Zuordnung der Anwender zu den Einheiten kann ebenfalls durch Import definiert werden. Der Importprozess verläuft analog zu dem Teilnehmerimport. Nur die Formatierung der Importdatei weicht von der gewohnten Prozedur ab: Es sind keine Accountdaten einzugeben, sondern Zuordnungen zwischen Anwenderaccounts, Einheiten und Rollen. Die Importvorlage enthält folgende Spalten:

• Spalte „u_email“: Die E-Mail-Adresse dient als Verknüpfungsvariable.

• Spalte „metaname“: Der Metaname gibt an, welcher Einheit der Anwender zugeordnet werden soll.

• Spalte „role“: In dieser Spalte wird das Kürzel der Rolle eingegeben, die der Anwender in der per Metaname identifizierten Einheit einnehmen soll.

In den Zeilen werden die einzelnen Zuordnungen Anwender: Einheit aufgeführt. Soll ein Anwender mehreren Einheiten zugeordnet werden, führen Sie ihn mehrfach auf. Im abgebildeten Beispiel wird der Anwender „Frank Sample“ beispielsweise einer Einheit als Owner und einer zweiten Einheit als Berichtsempfänger zugeordnet.

Anwenderdaten nachträglich bearbeiten

Gelegentlich werden Sie bestehende Anwenderaccounts bearbeiten müssen, beispielsweise weil sich die Rolle eines Anwenders geändert hat. Die wichtigsten Bearbeitungsmöglichkeiten werden im Folgenden vorgestellt.

Accountdaten ändern

Wenn Sie die Accountdaten eines Anwenders ändern möchten, öffnen Sie dessen Detailansicht (egal ob in der zentralen oder die einheitenspezifischen Anwenderliste). Darin können Sie die Accountdaten des Anwenders bearbeiten.

Rollen und Zuordnungen zu Einheiten ändern

Wenn Sie die Einheitenzuordnung eines Anwenders ändern oder löschen möchten, können Sie zwischen zwei Alternativen wählen, je nachdem ob nur die Zuordnung zu einer Einheit geändert werden soll oder ob es um mehrere Zuordnungen geht.

• Wenn Sie die Rolle eines Anwenders in einer bestimmten Einheit ändern möchten, suchen Sie ihn in der Anwenderliste.

  • Öffnen Sie die Detailansicht wie oben beschrieben (egal ob in der zentralen oder die einheitenspezifischen Anwenderliste). Darin können Sie seine Rolle in der aktuellen Einheit ändern.

  • Möchten Sie die Verknüpfung ganz löschen, wählen Sie den Anwender in der
    Liste aus und verwenden entweder das Löschen-Icon oder die Aktion Verknüpfungen der Anwender löschen.

• Möchten Sie die Zuordnungen eines Anwenders zu Organisationseinheiten zentral einsehen und bearbeiten, tun Sie dies in der zentralen Anwenderverwaltung in der Detailansicht über die Registerkarte Organisationseinheiten. Die Suchfunktion im oberen Teil ermöglicht es Ihnen, die Liste der Organisationseinheiten einzuschränken. Beispielsweise können Sie mit „Nur verknüpfte Einheiten anzeigen“ die Liste auf die Einheiten einschränken, denen der Anwender bereits zugewiesen ist.

Passwörter bearbeiten

Gelegentlich werden Sie Anwendern „erste Hilfe“ bei der Arbeit mit dem Org Processor leisten. Eins der häufigsten Probleme sind vergessene Passwörter. In solchen Fällen können Sie helfen, indem Sie das Initialpasswort wiederherstellen oder das Passwort neu generieren und anschließend per Mail erneut zustellen:

• Wenn Sie das Initialpasswort von einem oder mehreren Anwendern wiederherstellen oder ein neues Passwort generieren möchten, suchen Sie die Betroffenen in der Anwenderliste und verwenden dann entweder die Aktion „Passwörter generieren“ oder die Aktion “Passwörter zurücksetzen“. Anschließend stellen Sie den Anwendern das Passwort neu zu.

• In der Detailansicht der Anwender haben Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten:

  • Solange der Anwender sich noch nicht eingeloggt hat, d.h. sein Initialpasswort noch nicht geändert hat, können Sie das Initialpasswort einsehen.

  • Sobald der Anwender das Passwort geändert hat, können Sie es nicht mehr einsehen. Verliert der Anwender sein Passwort, können Sie wie oben beschrieben entweder das Erstpasswort wiederherstellen oder das Passwort neu generieren.

  • Alternativ können Sie Ihre Anwender auch auf den „Passwort zurücksetzen“-Dialog verweisen.

• Alternativ können Sie Ihre Anwender auch auf den „Passwort zurücksetzen“-Dialog verweisen.

Berichte eines Anwenders zentral einsehen

In der zentralen Anwenderverwaltung können Sie in der Detailansicht auf der Registerkarte Berichte sehen, welche Berichte für den jeweiligen Anwender hinterlegt wurden.

E-Mails versenden im Org Processor: AnwenderInnen anschreiben

Bei der Durchführung des Projekts werden Sie sowohl die Anwender anschreiben als auch Anwender betreuen, die selbst wiederum andere Anwender anschreiben. Wenn Sie Anwender Ihres Verantwortungsbereichs anschreiben möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie den passenden Bereich des Org Processor. Im abgebildeten Beispiel schreibt ein Projektleiter von der Registerkarte Organisationsstruktur aus Anwender an.

• Suchen Sie die Einheiten (oder Logistikpunkte) aus, deren Anwender Sie kontaktieren möchten, und markieren diese mit den Checkboxen in der „Aktionen“-Spalte.

• Stellen Sie die Aktion „Anwender anschreiben“ oder „Anwender der gewählten Einheit und Subeinheiten anschreiben“ ein.

• Bestätigen Sie mit Aktion ausführen.

• Eine Liste der Anwender, auf die Ihre Kriterien zutreffen, wird ausgegeben.

• Optional können Sie diese Liste mit Hilfe der erweiterten Suche weiter einschränken, indem Sie engere Kriterien setzen und anschließend mit Suchen bestätigen. Sie können beispielsweise ausschließlich Anwender mit einer bestimmten Rolle anzeigen lassen.

• Aktivieren Sie die „Aktionen“-Checkbox für diejenigen Anwender, die Sie wirklich anschreiben möchten.

• Bestätigen Sie mit Ausführen.

• Das Standard-Mailformular wird geöffnet.

• Stellen Sie die passende Mailvorlage ein und laden sie mit Anwenden hoch.

• Nehmen Sie alle erforderlichen weiteren Einstellungen vor und geben den Inhalt ein.

• Klicken Sie auf den Button Zur Mailvorschau, um das Ergebnis zu prüfen. Prüfen Sie insbesondere, ob die Platzhalter korrekt ersetzt werden.

• Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Endgültig versenden.

Anwendern das Anschreiben anderer Anwender ermöglichen

Sie können es Ihren Anwendern ermöglichen, andere Anwender anzuschreiben. Dabei gelten zum Schutz vor Fehlern und Missbrauch folgende Einschränkungen:

• Der Zugriff auf die Mailfunktion ist durch das Recht manager_email_readonly geschützt. Weisen Sie dieses Recht nur den Rollen zu, die Mails verschicken dürfen.

• Anwender können nur Anwender in ihrem Verantwortungsbereich anschreiben.

• Die Anwender schreiben nicht wirklich selbst Mails, sondern wählen von Ihnen vorgegebene Mailvorlagen aus.

Zur Vorbereitung sind zwei Schritte erforderlich, die im folgenden beschrieben werden:

• Mailvorlagen anlegen

• Mailvorlagen dem Projekt zuordnen

Mailvorlagen für die Arbeit im Org Processor anlegen.

Einstellungen

Mit dem Org Processor können verschiedene Befragungstypen realisiert werden, die in der folgenden Tabelle vorgestellt werden. Den für Ihre Anforderungen passenden Typ wählen Sie vorab auf dem Tab Optionen im Menü Org Processor → Einstellungen, die entsprechenden Funktionen werden dann freigeschaltet.

Zusatzoptionen im Detail

Auf der Registerkarte Optionen im Menü Org Processor → Einstellungen können grundlegende Funktionen und Erweiterungen aktiviert werden, die nur in bestimmten Einsatzsituationen benötigt werden.

Sicherheitseinstellungen

Auf der Registerkarte Sicherheitseinstellungen im Menü Org Processor → Org Processor-Einstellungen können Sie das Verhalten des Systems beim Login verändern.

Nicht konfigurierbar sind folgende Prozesse:

• Die Passwort-Vergessen-Funktion des Org Processor: Sie funktioniert analog zu der des Adminbereichs. Prozess und Mails sind nicht konfigurierbar.

• Die Sicherheitsroutine beim ersten Login: Sie erzwingt - ebenfalls analog zum Adminbereich - das Ändern des Passworts. Der Prozess kann nicht geändert werden.

• Anders als beim Adminbereich ist beim Org Processor kein monatliches Ändern des Passworts erforderlich. Dies kann nicht geändert werden.

Org Processor-Meldungen

Sie können die Hinweistexte auf den wichtigsten Org Processor-Registerkarten für Ihr Projekt anpassen. Diese Texte sind sowohl im gesonderten Org Processor-Login als auch im Adminbereich sichtbar. Wechseln Sie dazu in das Menü Org Processor → Einstellungen. Öffnen Sie die Registerkarte Org Processor-Meldungen. Darauf finden Sie für die folgenden Org Processor-Registerkarten jeweils zwei Felder, in denen Sie die deutschen und englischen Hinweistexte bearbeiten können:

• Registerkarte Organisationsstruktur

• Registerkarte Rücklauf

• Registerkarte Berichtsübersicht

• Bei aktiviertem Action Planner: Registerkarte Action Planner und Übersicht der Maßnahmen in der Detailansicht einer Einheit.

Historische Zuordnung

Historische Zuordnungen vergleichen die aktuelle Struktur mit einer historischen Version. Dabei können historische Vergleiche automatisch erstellt werden, wenn beide Projekte durch einen Orbit Snapshot erstellt wurden. Sie können z. B. dafür eingesetzt werden, die Umfrage-Ergebnisse beider Strukturen im Data Voyager Analyst zu vergleichen.

• Gehen Sie im Umfragemenü zu Org Processor →  Einstellungen und wählen Sie den Reiter Historische Zuordnung aus.

• Wählen Sie aus der Auswahlliste ein historisches Projekt.

Falls das ausgewählte Projekt mit Orbit erstellt wurde, stehen Ihnen zwei Algorithmen für die Zuordnung zur Verfügung.

• Zuordnung anhand identischer Personen: Dieser Algorithmus vergleicht die Teilnehmer der aktuellen Struktur mit denen der Einheiten der historischen Struktur. Sobald es eine Übereinstimmung gibt (sprich, eine Einheit der aktuellen Struktur existiert mit identischen Personen ebenfalls in der historischen Struktur), wird die historische Zuordnung gespeichert. Anhand eines individuell festlegbaren Prozentsatzes kann zudem der erforderliche Grad der Übereinstimmung festgelegt werden.

• Zuordnung anhand identischer Metanamen: Dieser Algorithmus erzeugt ein Mapping, das auf identischen Metanamen basiert. Die Metanamen können individuell ausgewählt werden, zur Auswahl stehen auch Einträge, die Sie ggf. manuell durch einen Export und Reimport hinzugefügt haben.

Strukturverwaltung

Standardmäßig wird im Org Processor die Primärstruktur (Primary Structure) angezeigt. Sind weitere Sichten vorhanden, finden Sie im oberen Teil der Registerkarten Organisationsstruktur, Rücklauf und Berichtsübersicht eine Drop-Down-Liste, in der Sie die gewünschte Sicht wählen können. Verwaltet werden die Struktursichten im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor → Einstellungen → Strukturverwaltung. In der Übersichtstabelle finden Sie für jede Sicht folgende Information.

• ID

• Name

• Typ

• Kennung

• Mehrfachzuordnung von Teilnehmern erlaubt?

Über die Icons in der Spalte „Aktionen“ können Sie die Sichten zum Bearbeiten öffnen oder löschen (mit Ausnahme der Primärstruktur).

Zusätzliche Struktursichten anlegen

• Klicken Sie den Button Struktursicht anlegen an.

• Anzugeben sind:

  • Name

  • Kennung: Die Kennung wird beispielsweise beim Import verwendet. Es dürfen keine Sonder- und Leerzeichen verwendet werden. Die Kennung muss eindeutig sein. Beispiel: „FunctionalStructure“.

  • Mehrfachzuordnung von Teilnehmern erlaubt: Aktiviert Zusatzfeatures, mit denen einzelne Teilnehmer mehreren Einheiten innerhalb derselben Struktur zugeordnet werden können.

  • „Funktion“ benutzen: Aktiviert Zusatzfeatures, mit denen Sie bei Matrixdarstellung zwischen den verschiedenen Funktionen differenzieren können, die ein Teilnehmer hat. Beispielsweise kann ein Teilnehmer in einer Abteilung der „Manager“ sein, während er innerhalb der Produktlinie lediglich als „Mitarbeiter“ gewertet wird.

• Bestätigen Sie mit Einstellungen speichern.

Zuordnung zu mehreren Struktursichten manuell vornehmen

Gibt es mehrere Stuktursichten, werden an folgenden Stellen Zusatzfunktionen eingeblendet, über die Sie die Zuordnung der Teilnehmer zu den Strukturen manuell vornehmen können:

• Zentrale Teilnehmerverwaltung->Formular zum Anlegen eines neuen Teilnehmers → Abschnitt „Zuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichten“: In diesem Abschnitt können Sie die Teilnehmer pro Struktursicht einem Knoten zuordnen (bei Einsatz von Mehrfachzuordnung sind mehr Knoten möglich, s.u.).

• Zentrale Teilnehmerverwaltung->Detailansicht der Teilnehmer → Abschnitt „Zuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichten“: Auch hier können Sie die Teilnehmer pro Struktursicht einem Knoten zuordnen.

In mehrere Struktursichten importieren

Über die zentrale Teilnehmerverwaltung können Sie Teilnehmer in mehrere Sichten gleichzeitig importieren. Dabei wird die Variable, die die Einheitenzuordnung enthält - üblicherweise metaname - folgendermaßen formatiert:

• Mehrere Struktursichten und/oder Mehrfachzuordnung: metaname1;metaname2

• Mehrere Struktursichten, Mehrfachzuordnung und Funktion: metaname1:u_function:code;metaname2:u_function:code;metaname3:u_function:code

Bitte beachten Sie, dass jeder Teilnehmerdatensatz nur einmal importiert werden kann: In diesem einen zulässigen Import sollten alle gewünschten Zuordnungen vorgenommen werden. Dezentrales Importieren, d.h. separates Importieren derselben Teilnehmer in die Teilnehmerlisten von Einheiten in verschiedenen Struktursichten, ist nicht möglich. Möchten Sie nachträglich einen bereits importierten Teilnehmer weiteren Einheiten zuweisen, können Sie dies wie oben beschrieben in seiner Detailansicht in der zentralen Teilnehmerverwaltung tun.

Zuordnung zu mehreren Sichten exportieren

Wenn Sie die Zuordnung der Teilnehmer zu den verschiedenen Struktursichten exportieren möchten, laden Sie sich im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Teilnehmerverwaltung mit einem Klick auf den Button Excel-Export oder CSV-Export die zentrale Teilnehmerliste herunter. Die Spalte metaname enthält kommasepariert die Metanamen der Einheiten, denen der Teilnehmer zugeordnet ist.

Zusatzfeature: Teilnehmer in einer Struktur mehrfach zuordnen

Optional können Sie die Organisationsstruktur so modifizieren, dass einzelne Teilnehmer mehreren Einheiten innerhalb derselben Struktur zugeordnet werden können. Derartige doppelte Zuordnungen können beispielsweise in Produkt- oder Projektstrukturen sinnvoll sein: Der mehrfach zugeordnete Teilnehmer erhält weiterhin nur einen Fragebogen, aber für Filterung oder Berichtserzeugung haben Sie alle seine Zuordnungen zur Verfügung.

Aktivierung

Aktiviert wird dieses Zusatzfeature mittels des Feldes „Mehrfachzuordnung von Teilnehmern erlaubt“ in der Detailansicht der gewünschten Struktur.

Mehrfachzuordnung manuell vornehmen

Ist Mehrfachzuordnung aktiviert, werden an folgenden Stellen Zusatzfunktionen eingeblendet, über die Sie die Zuordnung manuell vornehmen können:

• Zentrale Teilnehmerverwaltung->Formular zum Anlegen eines neuen Teilnehmers → Abschnitt „Zuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichten“: Bei der Struktur, für die Mehrfachzuordnung aktiviert ist, können Sie die Teilnehmer beliebig vielen Knoten zuordnen.

• Zentrale Teilnehmerverwaltung->Detailansicht der Teilnehmer → Abschnitt „Zuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichten“: Auch hier können Sie die Teilnehmer beliebig vielen Knoten zuordnen.

Mehrfachzuordnung importieren

Mehrfachzuordnungen können in die zentrale Teilnehmerverwaltung importiert werden. Dabei wird die Variable, die die Einheitenzuordnung enthält - üblicherweise metaname - folgendermaßen formatiert:

• Mehrere Struktursichten und/oder Mehrfachzuordnung: metaname1;metaname2

• Mehrere Struktursichten, Mehrfachzuordnung und Funktion: metaname1:u_function:code;metaname2:u_function:code;metaname3:u_function:code

Bitte beachten Sie, dass jeder Teilnehmerdatensatz nur einmal importiert werden kann: In diesem einen zulässigen Import sollten alle gewünschten Zuordnungen vorgenommen werden. Dezentrales Importieren von Mehrfachzuordnungen, d.h. separates Importieren derselben Teilnehmer in die Teilnehmerlisten verschiedener Einheiten, ist ebenfalls nicht möglich. Möchten Sie nachträglich einen bereits importierten Teilnehmer weiteren Einheiten zuweisen, können Sie dies wie oben beschrieben in seiner Detailansicht in der zentralen Teilnehmerverwaltung tun.

Mehrfachzuordnung exportieren

Laden Sie sich wie oben bereits für die Zuordnung zu mehreren Struktursichten beschrieben die zentrale Teilnehmerliste herunter. Die Spalte metaname enthält kommasepariert die Metanamen der Einheiten, denen die Teilnehmer zugeordnet sind.

Zusatzfeature: Den Teilnehmern Funktionen zuweisen

Wenn Sie mehrere Struktursichten und/oder Mehrfachzuordnung verwenden, können Sie zwischen den verschiedenen Funktionen differenzieren, die ein Teilnehmer haben kann. Zugewiesen werden können die Funktionen:

• Mitarbeiter

• Manager

So können Sie einen Teilnehmer beispielsweise in einer hierarchischen Struktursicht als „Manager“ kennzeichnen, während er in einer Projektstruktur lediglich als „Mitarbeiter“ gewertet wird. Die Funktionen „Manager“ und „Mitarbeiter“ sind fest vorgegeben. Es ist nicht möglich, sie umzubenennen oder weitere Funktionen hinzuzufügen.

Aktivierung

Aktiviert wird dieses Zusatzfeature mittels des Feldes „Funktion benutzen“ in der Detailansicht der gewünschten Struktur.

Funktionszuordnung manuell vornehmen

Ist Funktionszuordnung aktiviert, werden an folgenden Stellen Zusatzfunktionen eingeblendet, über die Sie die Zuordnung manuell vornehmen können:

• Zentrale Teilnehmerverwaltung->Formular zum Anlegen eines neuen Teilnehmers → Abschnitt „Zuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichten“: Bei der Struktur, für die Funktionszuordnung aktiviert ist, können Sie den Teilnehmern eine Funktion zuweise.

• Zentrale Teilnehmerverwaltung->Detailansicht der Teilnehmer→Abschnitt „Zuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichten“: Auch hier können Sie den Teilnehmern eine Funktion zuweisen.

• Dezentrale Teilnehmerverwaltung (sowohl im www-Bereich als auch im Org Processor) → Detailansicht der Teilnehmer->Abschnitt „Funktionen“: Sowohl Sie selbst als auch die Anwender können den Teilnehmern eine Funktion zuweisen.

Funktionszuordnung importieren

Funktionszuordnungen können in die zentrale Teilnehmerverwaltung importiert werden. Dabei wird die Variable, die die Einheitenzuordnung enthält - üblicherweise metaname - folgendermaßen formatiert:

• Mehrere Struktursichten, Mehrfachzuordnung und Funktion: metaname1:u_function:code;metaname2:u_function:code;metaname3:u_function:code

Dezentrales Importieren von Funktionszuordnungen ist nicht möglich. Möchten Sie nachträglich die Funktionszuordnung eines bereits importierten Teilnehmers ändern, können Sie dies wie oben beschrieben in seiner Detailansicht in der zentralen Teilnehmerverwaltung tun.

Funktionszuordnung exportieren

Laden Sie sich wie oben bereits für die Zuordnung zu mehreren Struktursichten beschrieben die zentrale Teilnehmerliste herunter. Die Spalte metaname enthält neben den Metanamen der Einheiten auch die Funktion(en).

Strukturvariablen

Bevor Sie mit dem Aufbau der Organisationsstruktur beginnen, überprüfen Sie, ob die Datenstruktur dem Bedarf Ihres aktuellen Projekts entspricht, und passen sie gegebenenfalls an.

• Sie können Variablen, in denen Basiseigenschaften der Einheiten wie beispielsweise Name oder Zielwert abgelegt werden, umbelabeln und anderweitig verändern.

• Wenn Sie weitere einheitenspezifische Eigenschaften hinterlegen möchten, können Sie dafür zusätzliche Variablen anlegen. Möchten Sie beispielsweise die Organisationseinheiten in einer zweiten Sprachen belabeln, können Sie dafür eine eigene Variable anlegen. Eigenschaften, die jeweils allen Teilnehmern einer Einheit gemein sind, können ebenfalls auf Einheitenebene in benutzerdefinierten Variablen abgelegt werden.

Das Bearbeiten der Variablen und Anlegen zusätzlicher Variablen erfolgt im Menü Org Processor → Einstellungen → Strukturvariablen.

Übersicht der vorhandenen Strukturvariablen

Wechseln Sie in das Menü Org Processor → Einstellungen → Strukturvariablen. Sie finden eine tabellarische Übersicht, in der die bereits vorhandenen Strukturvariablen aufgeführt werden.

Action Planner-Einstellungen

Mit den Konfigurationsmöglichkeiten in den Action Planner-Einstellungen können Sie den Action Planner an Ihren Befragungsprozess anpassen. Die CLF-Konfigurationsübersicht bietet Ihnen eine Übersicht über die Einstellungen im Rahmen der Action Planner-Konfiguration. Mit dem Action Planner können Sie (analog zu Portals) neue Maßnahmen anlegen. Zudem haben Sie Einsicht in eine statistische Übersicht über Ihre Maßnahmen. Sie können Ihre Maßnahmen und Statistiken in Organisationseinheiten exportieren und haben von hier aus einen zusätzlichen Zugang zur Anwenderverwaltung.

CLF-Konfigurationsübersicht

Nach Aktivieren des CLF-Zusatzmoduls können Sie im Rahmen der Action Planner-Vorbereitung und CLF-Implementierung bei Ihren Projekt-Einstellungen die CLF-Konfigurationsübersicht als Leitfaden hinzuziehen. Die EFS-Seite bietet Ihnen einen Überblick über erforderliche und optionale Einstellungen. Die farblichen Markierungen der Felder zeigen den Status der jeweiligen Einstellungen in Ihrem aktuellen Projekt an: Blaue Felder kennzeichnen bereits vorgenommene Einstellungen, rote Felder markieren (noch) nicht vorgenommene Einstellungen. Alle erforderlichen Einstellungen sollten bei Abschluss der Konfiguration blau markiert sein.

Auf die CLF-Konfigurationsübersicht gelangen Sie über zweierlei Pfade:

Pfad 1

• Öffnen Sie im Adminbereich von EFS das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor → Einstellungen.

• Klicken Sie in der Sidebar Einstellungen auf die Schaltfläche CLF-Konfigurationsübersicht.

→ Die CLF-Konfigurationsübersicht zu Ihrem Employee-Projekt wird angezeigt.

Pfad 2

• Fahren Sie mit der Maus im Header-Menü über den Tab System und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.

• Klicken Sie in der Sidebar Optionen auf die Schaltfläche CLF-Konfigurationsübersicht.

• Wählen Sie Ihr Employee-Projekt aus der Drop-Down-Liste aus.

→ Die CLF-Konfigurationsübersicht zu Ihrem Employee-Projekt wird angezeigt.

Von der Konfigurationsübersicht aus gelangen Sie über entsprechende Verlinkungen auf die relevanten Seiten im Adminbereich, auf denen Sie die jeweiligen Einstellungen auf direktem Wege vornehmen können.

Einstellungen über die CLF-Konfigurationsübersicht vornehmen:

• Wählen Sie eine Einstellung, die Sie vornehmen wollen und klicken Sie auf den Link mit der Aufforderung, die relevante Admin-Seite zu öffnen. Die Admin-Seite wird geöffnet.

• Führen Sie die Einstellung aus.

• Wechseln Sie zurück auf die CLF-Konfigurationsübersicht und laden Sie die Seite mit F5 oder Strg+Shift+R neu, um sich den aktuellen Status der Einstellungen anzeigen zu lassen. Bei erfolgreich ausgeführter Einstellung ist das entsprechende Feld blau markiert.

Vom Bedingungs-Editor aus auf Org Processor-Daten zugreifen

Sie können vom Bedingungs-Editor aus z.B. für Filter und Ausblendbedingungen auf Org Processor-Daten zugreifen.
Die folgenden Org Processor-Daten stehen zur Verfügung:

• org_code_structureID (Primary Structure.OrgCodePreAllocation): Einheit in der genannten Struktur, der die Teilnehmer vorab zugeordnet wurden. Z.B. ist org_code_1 die Einheit der Teilnehmer in der Primärstruktur (Struktur-ID = 1)

• org_allocation_structureID (Primary Structure.OrgCodeSelfAllocation): Einheit, der sich die Teilnehmer in der genannten Struktur selbst zugeordnet haben. Z.B. ist org_allocation_1 die Selbstzuweisung in der Primärstruktur (Struktur-ID = 1).

• org_function_structureID (Primary Structure.OrgFunction): Funktion eines Teilnehmers in der genannten Struktur. Z.B. ist org_function_1 die Funktion des Teilnehmers in der Primärstruktur (Struktur-ID = 1).

Die folgenden Operatoren sind speziell für die Filterung auf Org Processor-Daten bestimmt:

• in: Die gewählte Variable muss genau die Einheit enthalten, die im Feld „Code“ gewählt wird.

• in oder unterhalb von: Die gewählte Variable muss entweder die Einheit enthalten, die im Feld „Code“ gewählt wird, oder eine von deren Untereinheiten.

• in Zweig: Die gewählte Variable muss entweder die Einheit enthalten, die im Feld „Code“ gewählt wird, oder irgendeine andere Einheit des gesamten Strukturzweiges (vom Root-Knoten bis zur untersten Ebene). Dieser Operator wird üblicherweise nicht zur Filterung im Fragebogen verwendet, sondern bei der Berichtsgenerierung genutzt.

Einheiten für Filterung freischalten

Die genannten Org Processor-Daten werden im Bedingungs-Editor nur in der Code-Auswahlliste angezeigt, wenn die gewünschte(n) Einheit(en) für die Filterung freigeschaltet sind. Andernfalls kann man die Daten zwar manuell eingeben, aber nicht über die Liste auswählen.

Diese Maßnahme wurde aus zwei Gründen eingeführt. Erstens dient sie der Performance-Verbesserung: Bei komplexen Strukturen erfordert das Ermitteln aller möglichen Einheiten erhebliche Serverressourcen. Zweitens können Sie durch Beschränkung auf die wirklich benötigten Einheiten die Liste im Bedingungs-Editor übersichtlicher machen.

Zum Freischalten dienen die Aktionen „Einheiten für Filterung freigeben“ und „Freigabe für Filterung auf Einheiten entziehen“, die Ihnen auf der Registerkarte Organisationsstruktur zur Verfügung stehen. Freigeschaltete Einheiten werden in der Organisationsstruktur mit einem weißen F-Icon markiert.

Ist eine Einheit freigeschaltet und Sie definieren eine Bedingung mit einer der genannten Variablen, können Sie über das Fernglas-Icon wie gewohnt die Einheiten einsehen. Einheiten, die in einer Filterbedingung verwendet werden, werden in der Organisationsstruktur mit einem lila F-Icon markiert.