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Org Processor

Org Processor



Das KernstĆ¼ck von EFS Employee, der Org Processor, ermƶglicht es Ihnen, die Unternehmensstruktur abzubilden und mit allen fĆ¼r die Befragung erforderlichen Daten (z.B. Positionen und Adressdaten der Mitarbeiter) anzureichern. Dadurch werden diese Daten fĆ¼r den Befragungsprozess verfĆ¼gbar. So kƶnnen Sie beispielsweise den Mitarbeitern Fragebƶgen vorlegen, die auf ihre jeweilige Rolle zugeschnitten sind, oder Sie kƶnnen die Ergebnisse der Befragung fĆ¼r jeden Unternehmensbereich separat auswerten lassen.Ā Der Org Processor ist in neuen Mitarbeiterbefragungen automatisch aktiviert: Sie finden ihn im MenĆ¼ Projekte ā†’ {AusgewƤhltes Projekt} ā†’ Org Processor.

Organisationsstruktur

Wenn Sie den Org Processor ƶffnen, wird automatisch die Registerkarte Organisationsstruktur eingeblendet. Sie zeigt die Organisationsstruktur mit den wichtigsten Kenndaten der Einheiten und ist der Ausgangspunkt fĆ¼r alle weiteren Arbeiten.

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  • Indem Sie die Werte fĆ¼r Online-Teilnehmer und/oder Papierfragebƶgen aufsummieren und mit den angegebenen Zielwerten vergleichen, kƶnnen Sie leicht Ć¼berprĆ¼fen, ob die hinterlegten Daten korrekt sind.

  • Durch Anklicken einer Einheit in der Organisationsstruktur kƶnnen Sie auf alle fĆ¼r diese Einheit hinterlegten Daten zugreifen, d.h. Eigenschaften wie Name oder Prozessstatus, zustƤndige Ansprechpartner, vorgegebener Zielwert, Teilnehmerdaten oder Bedarfsmeldungen fĆ¼r Papierfragebƶgen.

Die Daten der Ɯbersicht werden alle fĆ¼nf Minuten aktualisiert. Bei Bedarf kƶnnen Sie mit dem Teilnehmerzahlen aktualisieren-Icon auch manuell eine Aktualisierung auslƶsen.

Ansicht verƤndern

Ɯber der Organisationsstruktur finden Sie vier Buttons, mit denen Sie die Darstellung Ƥndern kƶnnen:

  • Alle aufklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden vollstƤndig geƶffnet, so dass Sie alle Einheiten sehen kƶnnen. Diese Aktion erfordert bei groƟen Strukturen erhebliche Zeit: Das im folgenden beschriebene Auto-Expandieren stellt eine zeitsparende Alternative dar. Bei sehr groƟen Strukturen, d.h. Strukturen mit 1.000 oder mehr Einheiten, sind beide Funktionen aus PerformancegrĆ¼nden nicht verfĆ¼gbar. Benutzen Sie bei derart groƟen Strukturen die Suche, um die gewĆ¼nschten Einheiten zu finden!

  • Alle zuklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden vollstƤndig geschlossen. Nur die oberste Einheit der Hierarchie bleibt sichtbar.

  • Auto-Expandieren aktivieren / deaktivieren: Diese Funktion sorgt dafĆ¼r, dass der jeweils angeklickte Zweig immer komplett aufgeklappt wird. Man muss nicht mehr jeden Knoten einzeln anklicken, um den Zweig vollstƤndig zu sehen. Mit Auto-Expandieren deaktivieren schalten Sie die Funktion wieder ab. Bitte beachten Sie, dass Auto-Expandieren bei sehr groƟen Strukturen, d.h. Strukturen mit 1.000 oder mehr Einheiten, aus PerformancegrĆ¼nden nicht verfĆ¼gbar ist.

  • Ansicht: Mit einem Klick auf diesen Button kƶnnen Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden kƶnnen (mit Ausnahme der immer vorhandenen Spalten ā€žShort form of unit nameā€œ und ā€žActionsā€œ). Nach BestƤtigung mit Einstellungen speichern wird die Tabelle entsprechend modifiziert.

Andere Struktursichten ƶffnen

Werden mehrere Struktursichten verwendet, finden Sie Ć¼ber der Organisationsstruktur eine Drop-Down-Liste, mit der Sie zwischen den Struktursichten hin- und herwechseln kƶnnen. Sobald Sie die Einstellung Ƥndern, wird die gewĆ¼nschte Struktursicht eingeblendet.

Einheiten suchen

Ɯber der Organisationsstruktur finden Sie eine Suchfunktion, mit der Sie die Struktur nach einer bestimmten Einheit durchsuchen kƶnnen. Dies erleichtert bei komplexen Organisationsstrukturen das Auffinden von Einheiten. Je nachdem, wie die Einheitennamen aufgebaut sind, kƶnnen Sie die Suche auch verwenden, um die Anzeige auf Gruppen von Einheiten einzuschrƤnken.Ā Gehen Sie bitte folgendermaƟen vor: Geben Sie im Feld ā€žOrganisationseinheitā€œ den Namen der gewĆ¼nschten Einheit oder einen Teil davon ein und lƶsen mit einem Klick auf Suchen den Prozess aus. Als Ergebnis werden alle Einheiten ausgegeben, die den Suchbegriff enthalten, einschlieƟlich ihres Pfades hinauf zur Haupteinheit (Root-Einheit) - d.h. alle jeweils nƤchsthƶheren Einheiten. Um wieder alle Einheiten anzuzeigen, lƶschen Sie die Eingabe im Textfeld und lƶsen erneut Suchen aus.

In der Tabelle werden die Spalten der Organisationsstruktur im Detail vorgestellt.

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

Kurzbezeichnung der Einheit

Name der jeweiligen Einheit

Metaname

Eindeutige Bezeichnung der Einheit.

Teilnehmer

Mitarbeiter dieser Einheit, die den Fragebogen online bearbeiten. Diese Spalte ist nur bei den Befragungstypen ā€žOnlinebefragungā€œ und ā€žHybridbefragungā€œ sichtbar

Summe der Online-Teilnehmer

Summe der Mitarbeiter dieser Einheit und aller Subeinheiten, die den Fragebogen online bearbeiten. Diese Spalte ist nur bei den Befragungstypen ā€žOnlinebefragungā€œ und ā€žHybridbefragungā€œ sichtbar

N

In AbhƤngigkeit vom Befragungstyp und Aktivierung der Sollzahlenkorrektur enthƤlt diese Spalte folgende Summe:

(aggregierter Zielwert fĆ¼r Papierfragebogendaten) + (aggregierter Zielwert fĆ¼r Teilnehmerdaten) + (CorrectionĀ factor abs.)

Prozessstatus

Die Icons helfen Ihnen, die Prozessstatus der Einheiten und eventuelle Probleme auf einen Blick zu erkennen:

  • Ein weiƟes F-Icon signalisiert, dass eine Einheit fĆ¼r die Filterung freigeschaltet ist. Wird eine Einheit aktuell in einer Filterbedingung verwendet, ist das Icon lila.

  • Das Schloss-Icon gibt an, ob die Einheit noch zum Bearbeiten freigegeben oder bereits gesperrt ist.

  • Das Ampel-Icon charakterisiert den Bearbeitungsstatus. Die Symbole haben folgende Bedeutung:

    • Rot: Es ist noch kein Zielwert fĆ¼r die Mitarbeiteranzahl definiert worden, es sind noch keine Teilnehmerdaten hinterlegt und/oder noch keine Papierfragebƶgen angefordert worden.

    • Gelb: FĆ¼r die aktuelle Einheit sind noch keine Teilnehmerdaten hinterlegt und/oder noch keine Papierfragebƶgen angefordert worden. Der Zielwert ist jedoch
      bereits definiert. AuƟerdem sind fĆ¼r die Untereinheiten bereits Teilnehmerdaten hinterlegt und/oder Papierfragebƶgen angefordert worden.

    • GrĆ¼n: FĆ¼r die aktuelle Einheit ist der Zielwert fĆ¼r die Mitarbeiteranzahl definiert worden, es sind Teilnehmerdaten hinterlegt und Papierfragebƶgen angefordert worden.

Ausrufezeichen: Der Zielwert der Mitarbeiteranzahl der aktuellen Einheit ist wesentlich niedriger als die Anzahl der georderten Papierfragebƶgen bzw. die Anzahl der registrierten Teilnehmer.

Aktionen

Die Icons und Checkboxen in dieser Spalte bieten Zugriff auf eine Vielzahl von Aktionen

Ā 

Die Berechnung der Summe aller Teilnehmer im HR-Reporting weicht leicht vom Org Processor ab. Teilnehmer mit Dispositionscodes 13, 14 und 15 werden im Org Processor nicht in diese Summe einbezogen, im HR-Reporting werden sie jedoch berĆ¼cksichtigt.

Aktionen

Es steht eine Vielzahl von Aktionen zur VerfĆ¼gung, die Sie auf einzelne, ausgewƤhlte oder alle Einheiten der Organisationsstruktur anwenden kƶnnen.

Aktionen zum Bearbeiten einzelner Einheiten

Die folgenden Aktionen dienen zum Bearbeiten einzelner Einheiten, z.B. nachtrƤgliches Bearbeiten oder Verschiebung auf eine andere Position. Sie kommen meist wƤhrend der Aufbauphase zum Einsatz.

  • Bearbeiten: Ɩffnet den Dialog mit den Daten der betreffenden Einheit fĆ¼r nachtrƤgliche Bearbeitung.

  • Einheit anlegen: Ɩffnet den Dialog, in dem Sie die Daten fĆ¼r eine neue Einheit eingeben kƶnnen. Diese wird standardmƤƟig unterhalb der betreffenden Einheit angelegt.

  • Exportieren nach Excel: Lƶst einen Export der betreffenden Einheit und aller Subeinheiten aus.

  • Struktur importieren: Ermƶglicht den Import neuer Teilstrukturen unter die betreffende Einheit.

  • Teilnehmer: Ɩffnet den Tab Teilnehmer in der Detailansicht der betreffenden Einheit

  • Nach oben / unten verschieben: Verschiebt die betreffende Einheit mit ihren Untereinheiten in ihrem Zweig eine Position weiter hinauf oder hinunter. Bitte beachten Sie, dass dadurch lediglich die Anzeige modifiziert wird, die Struktur bleibt gleich.

  • Sollzahlen korrigieren: Sie kƶnnen einen Korrekturwert vorgeben, der auf die aggregierten Teilnehmerzahlen der jeweiligen Einheit angewendet wird.

  • Lƶschen: Mittels dieser Option kƶnnen Sie die betreffende Einheit lƶschen, eventuell existierende Teilnehmerdaten oder Untereinheiten jedoch verschieben.

Diese Aktionen befinden sich in einem Layer, das sich bei Anklicken des Aktionen-Icons ƶffnet.

Aktionen zum Bearbeiten aller oder ausgewƤhlter Einheiten

Die folgenden Aktionen kƶnnen auf ausgewƤhlte oder alle Einheiten angewendet werden. Sie dienen vorwiegend zur Prozesssteuerung, z.B. Sperrung von Einheiten fĆ¼r weitere Bearbeitung oder Anmailen von Anwendern.

  • Einheiten sperren: Mittels dieser Aktion kƶnnen Einheiten vor weiterer Bearbeitung geschĆ¼tzt werden.

  • Einheiten inkl. Subeinheiten sperren

  • Einheiten freigeben: Mittels dieser Aktion kann die Sperrung von Einheiten aufgehoben werden.

  • Einheiten inkl. Subeinheiten freigeben

  • Anwender anschreiben

  • Anwender der gewƤhlten Einheit und Subeinheiten anschreiben

  • Einheiten fĆ¼r Filterung freigeben: Ermƶglicht den Zugriff auf diese Einheit vom Bedingungs-Editor aus beim Definieren von Filtern und Ausblendbedingungen.

  • Freigabe fĆ¼r Filterung auf Einheiten entziehen: Schaltet den Zugriff auf diese Einheit vom Bedingungs-Editor aus ab.

  • Einheiten lƶschen: Mittels dieser Aktion kƶnnen Sie mehrere Einheiten en bloc lƶschen, wenn diese noch keine Teilnehmerdaten oder Untereinheiten enthalten.

Diese Aktionen befinden sich in der Drop-Down-Liste unter der Organisationsstruktur. Sie wƤhlen die gewĆ¼nschten Einheiten durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte ā€žAktionenā€œ oder alternativ Ć¼ber die Checkbox ā€žAktion auf die gesamte Organisationsstruktur anwendenā€œ aus. AnschlieƟend stellen Sie die gewĆ¼nschte Aktion ein und bestƤtigen mit AusfĆ¼hren.

Detailansicht

Durch Anklicken einer Einheit in der Organisationsstruktur ƶffnen Sie deren Detailansicht.Ā Die Detailansicht enthƤlt auf mehrere Registerkarten verteilt alle fĆ¼r die Einheit hinterlegten Daten.

  • Statusinformation: Diese Registerkarte enthƤlt folgende Informationen und Funktionen:

    • Name, Kurzbezeichnung und Metaname der Einheit. Bearbeitet werden kƶnnen diese Daten auf der Registerkarte Einheit bearbeiten.

    • Buttons, mit denen Sie die Einheit oder ihre Untereinheiten fĆ¼r die Bearbeitung sperren und freigeben kƶnnen.

    • Daten, aus denen Sie den Stand der Befragung fĆ¼r die Einheit und ihre Subeinheiten ablesen kƶnnen.

  • Einheit bearbeiten: Auf dieser Registerkarte kƶnnen Sie Basiseigenschaften der Einheit wie Name, Metaname und Mitarbeiterzielwert nachtrƤglich bearbeiten.

  • Textelemente: Sie kƶnnen einheitenspezifische Org Processor-Daten, wie beispielsweise Namen und andere Eigenschaften von Einheiten, mit Hilfe von Platzhaltern im Fragebogen eingefĆ¼gt werden. Auf dieser Registerkarte werden die gewĆ¼nschten Daten und bei mehrsprachigen Umfragen die Ɯbersetzung eingegeben.

  • Teilnehmer: Auf dieser Registerkarte werden die Befragungsteilnehmer der Einheit angelegt und verwaltet.

  • Anwenderverwaltung: Auf dieser Registerkarte kƶnnen Sie die verantwortlichen Personen der Einheit einsehen oder neue Verantwortliche definieren.

  • Papierfragebƶgen: Sind die Logistik-Funktionen von EFS Employee aktiviert, kƶnnen Sie auf dieser Registerkarte Ihren Bedarf an Papierfragebƶgen anmelden oder schon vorhandene Bedarfsmeldungen einsehen.

  • Struktur importieren: Der Importdialog auf dieser Registerkarte ermƶglicht den
    Import neuer Teilstrukturen unter die aktuelle Einheit.

Ansicht

Mit dem Button Baumansicht einblenden kƶnnen Sie zur besseren Orientierung die Baumansicht einblenden lassen. Die aktuelle Einheit wird darin mit einem roten Pfeil markiert. Mit Baumansicht ausblenden kƶnnen Sie die Baumansicht wieder ausblenden.

Mit den Pfeil-Icons kƶnnen Sie zu den Einheiten wechseln, die im Baum jeweils direkt Ć¼ber und unter der aktuellen Einheit platziert sind.

Die Registerkarten der Detailansicht bieten Zugriff auf eine FĆ¼lle von Daten und Funktionen. Detaillierte ErlƤuterungen finden Sie jeweils in den oben genannten Kapiteln.

Organisationsstruktur manuell aufbauen

Die Organisationsstruktur im Org Processor wird im Top-Down-Verfahren angelegt. D.h. beginnend bei der obersten Einheit, dem Gesamtunternehmen, wird die Unternehmensstruktur bis hinunter zur kleinsten Einheit abgebildet (je nach gewĆ¼nschtem Darstellungsgrad).

Sie kƶnnen die Organisationsstruktur wahlweise manuell aufbauen, durch Import anlegen oder manuellen Aufbau und Import kombinieren. Der manuelle Aufbau von Organisationsstrukturen ist zeitaufwendig, Sie erhalten dabei jedoch einen guten Ɯberblick, welche Daten wie hinterlegt werden. Dies erleichtert Ihnen spƤter sowohl das VerstƤndnis des Importvorgangs als auch die manuelle nachtrƤgliche Bearbeitung.

Einheiten anlegen

Um eine Einheit manuell anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Ɩffnen Sie den Dialog zum Anlegen einer neuen Einheit. Es gibt zwei Wege, dies zu tun:

    • Mit einem Klick auf den Button Einheit anlegen kƶnnen Sie den Dialog direkt aufrufen. Ist die Organisationsstruktur noch ganz leer, legen Sie so die Haupteinheit (Root-Einheit) an.

    • Suchen Sie die Einheit in der Organisationsstruktur, unter der die neue Einheit angelegt werden soll. Ɩffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Einheit anlegen an. Dieser Weg hat den Vorteil, dass im Bearbeitungsdialog die nƤchsthƶhere Einheit automatisch richtig voreingestellt ist.

  • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

    • Name der Einheit

    • Kurzbezeichnung: Name der jeweiligen Organisationseinheit so, wie er in der Organisationsstruktur angezeigt werden soll. Zur Verbesserung der Ɯbersichtlichkeit wird meist eine verkĆ¼rzte Form des eigentlichen Namens gewƤhlt.

    • Metaname: Eindeutige Bezeichnung der Einheit. Bitte verwenden Sie in Metanamen ausschlieƟlich folgende Zeichen: a-z, A-Z, 0-9, "_", "-"

    • Ɯbergeordnete Einheit: In diesem Feld wird die Ć¼bergeordnete Einheit eingestellt. Haben Sie den Dialog Ć¼ber das Aktionen-Layer geƶffnet, sollte automatisch die richtige Einheit vorbelegt sein. Haben Sie den Button Einheit anlegen verwendet, mĆ¼ssen Sie evtl. zuerst die richtige Einheit einstellen. Mit einem Klick auf das Fernglas-Icon kƶnnen Sie eine Liste aller Organisationseinheiten ƶffnen.

    • Mitarbeiteranzahl (Zielwert):Ā Zielwert der Mitarbeiter fĆ¼r diese Einheit

    • Einheit Ć¼ber Fragebogen zuordbar:Ā Sollen sich die Teilnehmer im Fragebogen selbst den Einheiten zuordnen kƶnnen, aktivieren Sie diese Aktion

    • Einheit im Fragebogen ausblenden (inklusive Subeinheiten): Haken Sie diese Option an, steht die Einheit fĆ¼r die Fragetypen Hierarchie, Hierarchie-Suche und Selbstzuordnung nicht zur Auswahl.

    • AnschlieƟend weitere Einheit anlegen:Ā Mƶchten Sie weitere Einheiten manuell anlegen, aktivieren Sie diese Option. Nach dem Speichern wird dann automatisch erneut der Dialog zum Neuanlegen von Einheiten geƶffnet.

  • Speichern Sie ab.

  • Wechseln Sie nach dem Speichern der Einheit mit einem Klick auf den LinkĀ ZurĆ¼ck zur Organisationsstruktur zurĆ¼ck zur Ɯbersicht. Sie sehen die neue Einheit in der Organisationsstruktur.

Organisationsstruktur importieren

Anstatt die Organisationsstruktur manuell aufzubauen, kƶnnen Sie auch die gesamte Struktur oder Teile davon mittels einer CSV- oder Excel-Datei importieren:

Bevor Sie starten

  • Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Imports erst, nachdem Sie alle benƶtigten Strukturvariablen angelegt haben.

  • Die Organisationsstruktur kann beliebig viele Ebenen haben.

  • Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden EinschrƤnkungen zu beachten:

    • Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollten nicht Ć¼berschritten werden. Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen benƶtigen, wƤhlen Sie ein anderes Programm und speichern Sie die Importdatei in CSV ab.

    • Wenn Sie sehr hohe Zahlen als Metanamen verwenden, beachten Sie bitte: In AbhƤngigkeit vom Betriebssystem werden hohe Zahlen von Excel u.U. als Exponentialzahlen abgespeichert. Beim Import Ć¼bernimmt EFS dann diese Exponentialzahlen als Metanamen. Sie kƶnnen dieses Problem leicht umgehen, indem Sie Ihre Exceltabelle im CSV-Format abspeichern und die CSVDatei importieren.

    • Excel-Import ist nur mit Dateien mƶglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit ā€žExcel for Macā€œ, ā€žNeo Officeā€œ oder ā€žNumbersā€œ erzeugt oder gespeichert wurden, kƶnnen grundsƤtzlich nicht importiert werden.

    • Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingefĆ¼hrte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstĆ¼tzt. Speichern Sie Ihre Dateien fĆ¼r den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Importvorgang im Detail

Importvorlage herunterladen

  • Ɩffnen Sie den Importdialog. Sie kƶnnen zwischen drei Wegen wƤhlen:Ā 

    • Wenn noch gar keine Organisationsstruktur vorhanden ist, verwenden Sie den Button Struktur importieren. Die Abbildungen in diesem Kapitel zeigen einen derartigen Komplettimport.

    • Andernfalls suchen Sie in der Organisationssstruktur die Bezugseinheit, d.h. die Einheit, unter die der neue Strukturabschnitt importiert werden soll. Ɩffnen Sie das Aktionen-Layer und klicken den Link Struktur importieren an.

    • Befinden Sie sich bereits in der Detailansicht der Einheit, unter die der neue Strukturabschnitt importiert werden soll, ƶffnen Sie die RegisterkarteĀ Struktur importieren.

  • FĆ¼r jedes Importformat - Levelimport und ā€žVerkettete Listeā€œ - steht eine fertig formatierte Importvorlage zur VerfĆ¼gung, die bereits alle benƶtigten Spalten enthƤlt. Mit einem Klick auf Importvorlage ā€žLevelimportā€œ bzw. Importvorlage ā€žVerkettete Listeā€œ kƶnnen Sie diese herunterladen. Die Abbildungen in diesem Kapitel zeigen einen Levelimport.

Importdatei formatieren

  • Ɩffnen Sie die Vorlage in einem geeigneten Programm, z.B. Excel.

  • Geben Sie die Daten ein.

  • Speichern Sie die Datei in Excel oder CSV ab.

Felder der Importdatei und Datenbankfelder matchen

  • Ɩffnen Sie erneut den Importdialog.

Wenn Sie keinen Komplettimport durchfĆ¼hren, sondern in eine vorhandene Struktur importieren, wird das Feld ā€žVorhandene Strukturdaten aktualisierenā€œ eingeblendet. Wenn Sie eine Aktualisierung wĆ¼nschen, aktivieren Sie diese Checkbox.

  • WƤhlen Sie den passenden Zeichensatz.

  • WƤhlen Sie mit Durchsuchen die Importdatei auf Ihrem PC aus.

  • ƜberprĆ¼fen Sie, ob die Checkbox im Feld ā€žDie erste Zeile enthƤlt die Spaltenbezeichnungen" passend eingestellt ist. Ɯblicherweise sollte sie aktiviert sein.

  • Hat Ihre Importdatei das Format ā€žVerkettete Listeā€œ, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

  • Automatisch Prefixe fĆ¼r die Metanamen generieren: Wenn Sie eine bereits existierende Struktur importieren, kƶnnen Sie die Metanamen abwandeln und dadurch eindeutig machen, indem Sie in diesem Feld ein Prefix eingeben. Dies kann beispiel sinnvoll sein, wenn zwei Teilbereiche einer Firma identische Unterstrukturen haben und Sie diese durch Ex- und Import duplizieren.

  • Mit Datei senden starten Sie den Importvorgang.

  • Im nƤchsten Schritt mĆ¼ssen die Spalten der Importdatei auf die passenden Felder der Datenbank gematcht werden. Wenn Sie wie empfohlen die Spaltenbezeichnungen beibehalten haben, nimmt die Software die Zuordnung automatisch vor.

  • Wenn Sie die Zuordnung Ć¼berprĆ¼ft haben, bestƤtigen Sie mit einem Klick aufĀ Vorschau.

In der Vorschau Importdaten Ć¼berprĆ¼fen

  • In der Importvorschau sehen Sie sƤmtliche DatensƤtze so, wie sie in das Projekt importiert werden.

  • Sie kƶnnen in diesem Schritt nachtrƤglich Daten verƤndern. Dazu dienen die folgenden neuen Informationen und Bearbeitungsmƶglichkeiten:

    • Status: Das Ampel-Icon in der ā€žStatusā€œ-Spalte zeigt an, ob der Datensatz vollstƤndig und logisch sinnvoll ist. Ist das Icon rot d.h. liegt ein Fehler vor, wird der Grund bei DarĆ¼berscrollen mit dem Mauszeiger angezeigt.

    • Bearbeiten: Mit einem Klick auf dieses Aktionen-Icon kƶnnen Sie einen Dialog ƶffnen, in dem Sie den jeweiligen Datensatz nachtrƤglich verƤndern kƶnnen.

    • Lƶschen: Nach einer Warnabfrage wird der betreffende Datensatz entfernt.

Import ausfĆ¼hren und Ergebnisse herunterladen

  • Wenn Sie mit den Daten in der Vorschau zufrieden sind, lƶsen Sie mit Importieren den eigentlichen Import aus.

  • Nach Abschluss des Importvorgangs wird angezeigt, wie viele DatensƤtze angelegt und wie viele wegen Problemen nicht angelegt wurden.

  • Sie kƶnnen auƟerdem Ć¼ber den Button Ergebnisse herunterladen eine Excel-Datei abrufen, die folgende Informationen enthƤlt:

    • alle in der Importdatei enthaltenen Daten

    • Die Spalte ā€žresultā€œ enthƤlt das Ergebnis des Imports, d.h. eine Meldung ā€žDatensatz erfolgreich importiertā€œ oder ā€žDatensatz wurde nicht importiertā€œ.

    • Wenn Probleme aufgetreten sind, wird in der Spalte ā€žmessagesā€œ der Grund ausgegeben.

  • Wenn nƶtig, kƶnnen Sie die nicht erfolgreich angelegten DatensƤtze direkt in dieser Datei korrigieren, die erfolgreich angelegten DatensƤtze lƶschen und die Datei dann wiederum fĆ¼r einen erneuten Importversuch verwenden.

Spalten der Importdatei

Spalte

Bezeichnung

ErlƤuterung

Datentyp

GrĆ¶ĆŸe

Spalte

Bezeichnung

ErlƤuterung

Datentyp

GrĆ¶ĆŸe

metaname

Metaname

Metaname: Eindeutige Bezeichnung der Einheit. Bitte verwenden Sie in Metanamen ausschlieƟlich folgende Zeichen: a-z, A-Z, 0-9, "_", "-"

Textfeld

65536 Zeichen

label

Kurzbezeichnung der Einheit

Kurzbezeichnung der Einheit: Name der jeweiligen Organisationseinheit so, wie er in der Organisationsstruktur angezeigt werden soll. Zur Verbesserung der Ɯbersichtlichkeit wird meist eine verkĆ¼rzte Form des eigentlichen Namens gewƤhlt.

Textfeld

256 Zeichen

label_extern

Name der Einheit

Name der Einheit.

Textfeld

256 Zeichen

level_1, level_2, ...level_n

  • Ā 

Ebenen der Organisationsstruktur

Die Kurzbezeichnung der Einheit, die in der jeweiligen Zeile beschrieben wird, wird
jeweils in diejenige Spalte eingefĆ¼gt, die der Ebene der Einheit relativ zur Bezugseinheit entspricht.

Textfeld

65536 Zeichen

status



Prozessstatus. Gibt an, ob die Einheit freigegeben oder gesperrt ist.

Zur Auswahl stehen:

  • 0: Einheit ist freigegeben, d.h. editierbar.

  • 1: Einheit ist gesperrt.

Checkbox



co_target



Zielwert Mitarbeiter fĆ¼r diese
Einheit.

int(11)

max. 2.147.483.6
47

visible

Permit allocation to unit in the questionnaire

Diese Variable ist nur in Kombination
mit derĀ  Sonderprogrammierung zur
Selbstzuweisung von Bedeutung:
Sie gibt vor, ob ein Teilnehmer, der sich selbst zuordnen darf, die betreffende
Einheit im Fragebogen sehen und auswƤhlen kann. Zur Auswahl stehen:

  • 0: Einheit wird nicht angeboten

  • 1: Einheit wird angeboten





historic_code

Comparison unit of preceding year

In dieser Variable wurde frĆ¼her
der Code der Vergleichseinheit
aus der letzten Umfrage gespeichert. Der Abgleich findetĀ  Ć¼ber die Metanamen statt.

int(11)

max. 2.147.483.6
47

hide_unit

Hide unit in questionnaire
(including subunits)

Diese Variable wird bei derĀ  Selbstzuweisung eingesetzt: Sie gibt vor, ob ein Teilnehmer, der sich selbst zuordnen darf, die betreffende Einheit und deren Untereinheiten im Fragebogen sehen kann. Zur Auswahl stehen:

  • 0: Die Einheit und alle ihre Untereinheiten werden angezeigt.

  • 1: Die Einheit und alle ihre Untereinheiten werden ausgeblendet.

Checkbox





Formatierung der Importdatei im Detail: Levelimport

Beim FĆ¼llen der Importvorlage oder beim Erstellen einer eigenen Importdatei sind verschiedene Formatierungsregeln zu beachten.

Dateiformat

Die Importdatei kann im XLS- oder CSV-Format erstellt werden. Als Datenspalten-Trenner sind Tabulator, Komma und Semikolon zulƤssig.Ā Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden
EinschrƤnkungen zu beachten:

  • Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollte nicht Ć¼berschritten werden.

  • Wenn Sie sehr hohe Zahlen als Metanamen verwenden, beachten Sie bitte: In AbhƤngigkeit vom Betriebssystem werden hohe Zahlen von Excel u.U. als Exponentialzahlen abgespeichert. Beim Import Ć¼bernimmt EFS dann diese Exponentialzahlen als Metanamen. Sie kƶnnen dieses Problem leicht umgehen, indem Sie Ihre Exceltabelle im CSV-Format abspeichern und die CSV-Datei importieren.

  • Excel-Import ist nur mit Dateien mƶglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit ā€žExcel for Macā€œ, ā€žNeo Officeā€œ oder ā€žNumbersā€œ erzeugt oder gespeichert wurden, kƶnnen grundsƤtzlich nicht importiert werden.

  • Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingefĆ¼hrte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstĆ¼tzt. Speichern Sie Ihre Dateien fĆ¼r den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Aufbau der Datei

Erste Zeile: Spaltenbezeichnungen

Es ist zu empfehlen, in der ersten Zeile jeweils die Spaltenbezeichnungen aufzufĆ¼hren.

  • Die Spaltenbezeichnungen der Importvorlage sollten mƶglichst beibehalten werden: Die Software kann dann die Spalten selbstƤndig erkennen und automatisch den passenden Datenbankfeldern zuordnen. Entscheiden Sie sich fĆ¼r diese Option, achten Sie darauf, dass im Importdialog ā€žDie erste Zeile enthƤlt die Spaltenbezeichnungenā€œ aktiviert ist.

  • Sollten Sie von dieser Empfehlung abweichen, achten Sie darauf, dass die erste Zeile keine Sonder- und Leerzeichen wie z.B. Punkte oder Umlaute enthƤlt. Andernfalls werden diese einheitlich durch ā€ž_ā€œ ersetzt.

  • Optional kƶnnen Sie darauf verzichten, die Spaltenbezeichnungen in der Datei zu verwenden. Deaktivieren Sie in diesem Fall im Importdialog die Option ā€žDie erste Zeile enthƤlt die Spaltenbezeichnungenā€œ.

Weitere Zeilen: Die Organisationseinheiten entsprechend der Firmenstruktur

In den weiteren Zeilen der Datei werden die einzelnen Organisationseinheiten mit ihren Basisdaten aufgelistet.

  • Die Identifikation der Einheiten erfolgt Ć¼ber den Metanamen, der Ć¼blicherweise in der ersten Spalte der Importdatei steht.

  • Die Organisationseinheiten mĆ¼ssen in der Folge eingegeben werden, in der sie spƤter in der Organisationsstruktur erscheinen sollen: Untereinheiten werden jeweils unter ihrer nƤchsthƶheren Einheit eingegeben.

    • Als erstes wird die Bezugseinheit aufgefĆ¼hrt. Bei einem Import der Gesamtstrukur ist dies die Haupteinheit (Root-Einheit), ansonsten ist es die Einheit, unter die Sie gerade importieren mƶchten.

    • Darunter folgen Zweig fĆ¼r Zweig die Untereinheiten der nƤchsten Ebenen mit ihren Unterstrukturen. Der Zweig Group ā†’ Sample Company A Inc. ā†’ Business Unit A1 im abgebildeten Beispiel wird z.B. erzeugt, indem die Einheiten in aufeinanderfolgende Zeilen eingegeben werden.

Spalten: Position und Basisdaten der Organisationseinheiten

Position und Basisdaten der Einheiten werden jeweils in den Tabellenspalten aufgefĆ¼hrt.

  • Die eindeutige Identifikation der Einheiten erfolgt Ć¼ber den Metanamen, der Ć¼blicherweise in der ersten Spalte der Importdatei steht.

  • Auf welcher Ebene in Relation zur Bezugseinheit die jeweilige Einheit positioniert werden soll, definieren Sie mit Hilfe der level-Spalten: Die Kurzbezeichnung der Einheit wird auf dem ā€žlevelā€œ eingegeben, auf dem die Einheit platziert werden soll. Im unten gezeigten Beispiel soll ā€žBusiness Unit A1ā€œ auf der dritten Ebene eingeordnet werden, dementsprechend steht die Kurzbezeichnung in der Spalte ā€žlevel_3ā€œ.

  • Wenn Sie zusƤtzliche Strukturvariablen angelegt haben, sind auch diese in der Importvorlage enthalten.

Formatierung der Importdatei im Detail: Verkettete Liste

Es teht Ihnen beim Export und Import von Organisationsstrukturen neben dem oben beschriebenen Levelimport zusƤtzlich ein zweites Format zur VerfĆ¼gung:Ā die sogenannten verkettete Liste (ā€žconnected listsā€œ). Dieses Format ermƶglicht es Ihnen, aus SAP exportierte Organisationsstrukturen direkt in EFS zu importieren.

Der wesentliche Unterschied zum Levelimport besteht darin, dass die Position der Einheiten durch Angabe der nƤchsthƶheren Einheit in einer zusƤtzlichen Spalte ā€žparent_metanameā€œ definiert wird - nicht durch die Position der Einheiten in den Level-Spalten der Datei. Ansonsten sind sƤmtliche Formatierungsregeln identisch.

Mit der abgebildeten Importdatei im ā€žVerkettete Listenā€œ-Format erstellen Sie die Organisationsstruktur.

Organisationsstruktur exportieren, extern bearbeiten und reimportieren

Sie kƶnnen die Organisationsstruktur oder Teile davon exportieren, und, falls erforderlich, extern bearbeiten und reimportieren. Dies kann in verschiedenen Situationen sinnvoll sein:

  • Sie mƶchten die hinterlegten Strukturen und/oder Zahlen kontrollieren oder zur ƜberprĆ¼fung an Dritte weitergeben.

  • Sie mƶchten in einer schon vorhandenen Struktur die Bezeichnungen der Einheiten Ƥndern oder bereits hinterlegte Zahlenwerte aktualisieren.

  • Sie mƶchten Teile der Organisationsstruktur an einer anderen Stelle im selben Projekt weiterverwenden. Haben beispielsweise zwei Abteilungen dieselben oder sehr Ƥhnliche Unterstrukturen, kƶnnen Sie die fertige Unterstruktur der erstenĀ Abteilung exportieren, in der Exportdatei Bezeichnungen und Werte fĆ¼r die zweite Abteilung anpassen und anschlieƟend in diese zweite Abteilung importieren.

  • Sie mƶchten die gesamte Organisationsstruktur oder Teile davon in einem anderen Projekt weiterverwenden (z.B. in einer Zwischenbefragung).

Bevor Sie starten

Bitte beachten Sie: Sie kƶnnen per Import neue Teilstrukturen in vorhandene Strukturen einfĆ¼gen, die Bezeichnungen vorhandener Einheiten Ƥndern oder hinterlegte Zahlen aktualisieren. Vorhandene Einheiten kƶnnen jedoch nicht per Import verschoben, zusammengefasst oder gelƶscht werden.

Vorhandene Struktur exportieren, abwandeln und reimportieren

Wenn Sie eine Struktur oder Teile davon abwandeln und an anderer Stelle weiterverwenden mƶchten, gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

Exportieren

  • Suchen Sie die gewĆ¼nschte Einheit in der Organisationsstruktur. Ɩffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Exportieren nach Excel an.

  • Legen Sie den Umfang des Exportdatensatzes fest. Zur Wahl stehen die Optionen:

    • Standard-Export

    • Standard-Export und benutzerdefinierte Variablen: Wenn Sie zusƤtzliche Strukturvariablen angelegt haben, kann diese Option sinnvoll sein.

  • WƤhlen Sie den Zeichensatz.

  • Lƶsen Sie den Export mit Abschicken aus.

  • Speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC.

Exportdatei bearbeiten

Bearbeiten Sie die Exportdatei. Beachten Sie dabei insbesondere:

  • In der zweiten Zeile, direkt unter den Spaltenbezeichnungen, steht die Bezugseinheit, d.h. die Einheit, unter die die neue Struktur importiert werden soll.

  • Die Ebenen werden in Relation zur Bezugseinheit angegeben.

  • Wenn Sie eine schon vorhandene Teilstruktur im selben Projekt duplizieren, beispielsweise in einer anderen Abteilung oder in einer anderen Struktursicht, mĆ¼ssen die Metanamen geƤndert werden. Wenn Sie nicht alle Metanamen einzeln manuell abƤndern mƶchten, kƶnnen Sie beim Reimport die Option ā€žAutomatisch Prefixe fĆ¼r die Metanamen generierenā€œ verwenden.

Importieren

Suchen Sie die Bezugseinheit - d.h. die Einheit, unter die die Struktur importiert werden soll - in der Organisationsstruktur. Ɩffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das AuswahllayerĀ und klicken darin den Link Struktur importieren an.

Durch Import Werte in einer vorhandenen Struktur aktualisieren

Wenn Sie lediglich eine vorhandene (Teil-)Struktur aktualisieren mƶchten, gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Exportieren Sie die (Teil-)Struktur wie oben beschrieben.

  • Aktualisieren Sie in der Exportdatei die gewĆ¼nschten Daten.

  • Importieren Sie die (Teil-)Struktur anschlieƟend erneut unter dieselbe Obereinheit. Aktivieren Sie dabei im Importdialog die Option ā€žVorhandene Strukturdaten aktualisierenā€œ.

Die vorhandene Struktur wird nun mit dem Inhalt der Importdatei aktualisiert. Einheiten, welche sich noch nicht in der vorhandenen Struktur befanden, werden neu eingefĆ¼gt. Die Struktur vorhandener Knoten wird nicht verƤndert.

Einheiten nachtrƤglich bearbeiten

HƤufig mĆ¼ssen hinterlegte Daten nachtrƤglich bearbeitet werden, beispielsweise weil sich Teilnehmerzahlen Ƥndern oder weil sich die Struktur in einem Unternehmensbereich geƤndert hat. Solange die Einheiten noch nicht von der Projektleitung oder einem Verantwortlichen der hƶheren Ebenen fĆ¼r weitere Bearbeitung gesperrt sind, ist dies problemlos mƶglich. Sie haben folgende Mƶglichkeiten:

  • Sie kƶnnen die oben beschriebenen Bearbeitungsdialog erneut ƶffnen und darin Daten Ƥndern.

  • Einheiten kƶnnen auf eine andere Position in der Struktur verschoben werden.

  • Einheiten kƶnnen zusammengefasst werden.

  • Sie kƶnnen Einheiten lƶschen.

Daten einer Einheit Ƥndern

Sie kƶnnen die Daten einer Einheit nachtrƤglich Ƥndern. Es gibt zwei Wege, die oben beschriebenen Bearbeitungsdialoge erneut zu ƶffnen:

  • Suchen Sie die gewĆ¼nschte Einheit in der Organisationsstruktur. Ɩffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Bearbeiten an. Die Detailansicht der Einheit wird geƶffnet. Die Registerkarte Einheit bearbeitenĀ mit dem Dialog wird automatisch angezeigt. Wenn Sie Daten auf einer anderen Registerkarte bearbeiten mƶchten, klicken Sie diese an.

  • Suchen Sie die gewĆ¼nschte Einheit in der Organisationsstruktur und klicken den Titel an. Die Detailansicht der Einheit wird geƶffnet, die RegisterkarteĀ Statusinformation wird automatisch angezeigt. Wechseln Sie auf die gewĆ¼nschte Registerkarte.

Einheiten verschieben

Es kann unter UmstƤnden notwendig sein, einzelne Einheiten oder ganze Strukturen innerhalb der Organisationsstruktur zu verschieben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bestimmte Unternehmensteile restrukturiert wurden und die Struktur entsprechend aktualisiert werden muss. Anstatt die gesamte betroffene Struktur zu lƶschen und an anderer Stelle neu anzulegen, lƤsst sie sich verschieben.

Gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Suchen Sie die Einheit, die mit ihren Untereinheiten an eine andere Position verschoben werden soll.

  • Ɩffnen Sie mit einem Klick auf den Titel der Einheit die Detailansicht und wƤhlen die Registerkarte Einheit bearbeiten.

  • Sie gelangen zu dem Dialog. Im Feld ā€žĆœbergeordnete Einheitā€œ kƶnnen Sie eine andere Ć¼bergeordnete Einheit wƤhlen.

  • Eine Liste aller wƤhlbaren Einheiten wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Ɯbernehmen Sie die gewĆ¼nschte neue Ć¼bergeordnete Einheit mit einem Klick auf AuswƤhlen.

  • BestƤtigen Sie mit Speichern.

Wird hinter einer Einheit kein AuswƤhlen-Icon angeboten, so liegt das Ć¼blicherweise daran, dass dies entweder die aktuelle Einheit oder die aktuell zugeordnete nƤchsthƶhere Einheit ist.

Einheiten zusammenfassen

Es kann unter UmstƤnden notwendig sein, Einheiten zusammenzufassen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Unternehmensteile restrukturiert wurden oder wenn aus logistischen GrĆ¼nden eine bestimmte Abteilung mit ihren Unterabteilungen als eine einzige Einheit abgebildet werden soll.

Mit der Funktion Einheiten zusammenfassen kƶnnen Sie zwei Aktionen in einem Schritt ausfĆ¼hren: Die bereits vorliegenden Teilnehmer und Papierfragebogendaten der Quelleinheit werden in die Zieleinheit importiert und die Quelleinheit wird gelƶscht.

Hat die Quelleinheit weitere Untereinheiten, so kƶnnen Sie wahlweise entweder den Inhalt dieser Untereinheiten ebenfalls in die Zieleinheit verschieben und die Untereinheiten lƶschen, oder die Untereinheiten unverƤndert in die Zieleinheit Ć¼bernehmen.Ā Die Anwender der Quelleinheit werden beim Zusammenfassen nicht Ć¼bernommen.

Gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Klicken Sie den Button Einheiten zusammenfassen an.

  • WƤhlen Sie die Zieleinheit, d.h. die Einheit, in die der Inhalt der Quelleinheit verschoben werden soll.

  • WƤhlen Sie die Quelleinheit, d.h. die Einheit, deren Inhalt verschoben und die selbst gelƶscht werden soll.

  • BestƤtigen Sie mit Speichern.

  • Wenn die Quelleinheit Untereinheiten hat, kƶnnen Sie zwischen zwei Alternativen wƤhlen:

    • Einheiten zusammenfassen: Die in den Untereinheiten vorliegenden Teilnehmer und Papierfragebogendaten werden in die Zieleinheit verschoben, die Untereinheiten selbst werden gelƶscht. Die Anwender der Untereinheiten werden nicht Ć¼bernommen.

    • Einheiten verschieben: Die Untereinheiten werden mit Online-Teilnehmern, Papierfragebogendaten und Anwendern unter die Zieleinheit verschoben.

    • BestƤtigen Sie erneut mit Speichern.

Einheiten lƶschen

Einheiten kƶnnen gelƶscht werden, wenn sie beispielsweise irrtĆ¼mlich angelegt wurden oder wenn eine Restrukturierung im Unternehmen dies erforderlich macht.Ā Es gibt zwei mƶgliche Wege, je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Einheiten lƶschen mƶchten und ob es sich um Einheiten mit Teilnehmern und/oder Untereinheiten handelt:

  • Sie kƶnnen die Einheiten einzeln lƶschen und dabei optional existierende Teilnehmer, Papierfragebƶgen und Untereinheiten verschieben.

  • MĆ¼ssen Sie mehrere Einheiten lƶschen, kƶnnen Sie dies en bloc tun. Dabei werden bestehende Untereinheiten und Bedarfsmeldungen fĆ¼r Papierfragebƶgen mitgelƶscht. Teilnehmer bleiben bestehen, allerdings fƤllt die Zuordnung zu der gelƶschten Einheit weg.

Einheit lƶschen, aber Untereinheiten und Teilnehmerdaten verschieben

Mƶchten Sie eine Einheit lƶschen, ohne schon existierende Teilnehmerdaten, Papierfragebogendaten und/oder Untereinheiten zu verlieren, gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Suchen Sie die gewĆ¼nschte Einheit in der Organisationsstruktur. Ɩffnen Sie mit dem Aktionen-Icon das Auswahllayer und klicken darin den Link Lƶschen an.

  • EnthƤlt die Einheit Untereinheiten und/oder sind bereits Teilnehmer fĆ¼r den Online-Fragebogen eingetragen worden, wird abgefragt, wie die Daten behandelt werden sollen:

    • Wenn Sie die Teilnehmer und Papierfragebogendaten der aktuellen Einheit verschieben mƶchten, wƤhlen Sie im Feld ā€žTeilnehmer der Einheit verschieben nachā€œ die gewĆ¼nschte Zieleinheit.

    • Wenn Sie die untergeordneten Einheiten nicht lƶschen mƶchten, lassen Sie im Feld ā€žUntergeordnete Einheiten lƶschenā€œ die Checkbox deaktiviert. Die Untereinheiten mit ihren Teilnehmern werden unter die nƤchsthƶhere Einheit verschoben.

    • Falls Sie die Checkbox ā€žUntergeordnete Einheiten lƶschenā€œ aktivieren, werden die untergeordneten Einheiten gelƶscht, ihre Teilnehmer werden je nach Einstellung der Option ā€žTeilnehmer der Einheit verschieben nachā€œ entweder der genannten Zieleinheit zugeordnet oder ebenfalls gelƶscht.

    • Standardeinstellung ist ā€žZugeordnete Teilnehmer lƶschenā€œ kombiniert mit Deaktivierung von ā€žUntergeordnete Einheiten lƶschenā€œ, d.h. die Untereinheiten und ihre Teilnehmer werden unter die nƤchsthƶhere Einheit verschoben.

  • BestƤtigen Sie mit Einheit jetzt lƶschen.

Mehrere Einheiten en bloc lƶschen

Sie kƶnnen mit wenigen Klicks mehrere Einheiten en bloc lƶschen. Dabei werden bestehende Untereinheiten und Bedarfsmeldungen fĆ¼r Papierfragebƶgen mitgelƶscht. Teilnehmer bleiben bestehen, allerdings fƤllt die Zuordnung zu der gelƶschten Einheit weg.

  • Suchen Sie die zu lƶschenden Einheiten in der Organisationsstruktur und aktivieren die Checkboxen in der Spalte ā€žAktionenā€œ.

  • Stellen Sie in der Drop-Down-Liste die Aktion ā€žEinheiten lƶschenā€œ ein.

  • BestƤtigen Sie mit Aktion ausfĆ¼hren.

Einheiten nach Fertigstellung sperren

Einheiten, Teilbereiche oder die gesamte Struktur kƶnnen gesperrt werden, d.h. die Einheiten sind dann in der Organisationsstruktur fĆ¼r die Anwender nicht mehr anklickbar, Einsicht in die Daten und insbesondere Bearbeitung des gesperrten Bereichs sind nicht mehr mƶglich. Diese Sperrung erfolgt Ć¼blicherweise am Ende der Vorbereitungsphase: Sie ermƶglicht es, Struktur und hinterlegte Daten zu Ć¼berprĆ¼fen, ohne dass noch jemand im Hintergrund Werte Ƥndert.

Einheiten sperren

Je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Einheiten mit oder ohne Untereinheiten sperren mƶchten, gibt es zwei mƶgliche Wege:

  • Suchen Sie die gewĆ¼nschte Einheit in der Organisationsstruktur und klicken den Titel an. Die Detailansicht der Einheit wird geƶffnet. WƤhlen Sie im Abschnitt ā€žSperren und Freigeben von Einheitenā€œ den passenden Button. Zur Auswahl stehen:

    • Aktuelle Einheit sperren: Sperrt die aktuelle Einheit, nicht jedoch die untergeordneten Einheiten.

    • Untergeordnete Einheiten sperren: Sperrt nicht die aktuelle Einheit, sondern deren untergeordnete Einheiten.

  • Suchen Sie die zu sperrenden Einheiten in der Organisationsstruktur und aktivieren die Checkboxen in der Spalte ā€žAktionenā€œ. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste wahlweise ā€žEinheiten sperrenā€œ oder ā€žEinheiten inkl. Subeinheiten sperrenā€œ ein. BestƤtigen Sie mit Aktion ausfĆ¼hren.

Gesperrte Einheiten freigeben

Wenn Sie gesperrte Einheiten wieder freigeben mƶchten, gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben, Sie wƤhlen lediglich andere Aktionen:

  • Suchen Sie die gewĆ¼nschte Einheit in der Organisationsstruktur und klicken den Titel an. Die Detailansicht der Einheit wird geƶffnet. Es werden bei gesperrten Einheiten und/oder Untereinheiten im Abschnitt ā€žSperren und Freigeben von Einheitenā€œ die Buttons angezeigt:

    • Aktuelle Einheit freigeben: Gibt die aktuelle Einheit frei, nicht jedoch die untergeordneten Einheiten.

    • Untergeordnete Einheiten freigeben: Gibt nicht die aktuelle Einheit, sondern deren untergeordnete Einheiten frei.

  • Suchen Sie die zu sperrenden Einheiten in der Organisationsstruktur und aktivieren die Checkboxen in der Spalte ā€žAktionenā€œ. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste wahlweise ā€žEinheiten freigebenā€œ oder ā€žEinheiten inkl. Subeinheiten freigebenā€œ ein. BestƤtigen Sie mit Aktion ausfĆ¼hren.

RĆ¼cklauf

Ihre Anwender kƶnnen die RegisterkarteĀ RĆ¼cklaufĀ nur ƶffnen, wenn diese in der aktuellen Phase fĆ¼r ihre Rolle freigeschaltet ist. Damit die Anwender nicht nur ihre jeweilige Einheit, sondern auch deren Untereinheiten ƶffnen und die RĆ¼cklaufdaten im Detail einsehen kƶnnen, aktivieren Sie fĆ¼r die passenden Rollen das Recht field_view_down. Auf der RegisterkarteĀ RĆ¼cklaufĀ desĀ Org ProcessorĀ finden Sie die RĆ¼cklaufansicht.

  • Die Organisationsstruktur zeigt die RĆ¼cklaufwerte im Ɯberblick.

  • In der Detailansicht finden Sie detaillierte Daten zum Online- und PapierfragebogenrĆ¼cklauf der jeweiligen Einheit und ihrer Subeinheiten. Des Weiteren kƶnnen Sie Ć¼ber die Detailansicht auf die Anwenderverwaltung der Einheit zugreifen.

Ɯber der Organisationsstruktur finden Sie dieselben Features zur Modifikation der Anzeige, die Sie schon auf der Registerkarte Organisationsstruktur kennengelernt haben:

  • Auswahl der Struktursicht, Suche,Ā Alle aufklappenĀ /Ā zuklappen,Ā Auto-ExpandierenĀ undĀ Ansicht.

  • Die Daten der RĆ¼cklaufĆ¼bersicht werden alle fĆ¼nf Minuten aktualisiert. Bei Bedarf kƶnnen Sie mit demĀ Teilnehmerzahlen aktualisieren-Icon auch manuell eine Aktualisierung auslƶsen.

Die Ɯbersicht der RĆ¼cklaufdaten im Detail

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

Summe Teilnehmer direkt

Summe der vorhandenen Online-Teilnehmer, der vorhandenen Offline-Teilnehmer (d.h. Teilnehmer mit Offline-Flag) und der bestellten Papierfragebƶgen, die dieser Einheit direkt zugeordnet sind.

RĆ¼cklauf direkt

Direkter RĆ¼cklauf dieser Einheit, d.h. Summe der Online-Teilnehmer und Offline-Teilnehmer, die die Befragung bereits mit Dispositionscode 31 oder 32 abgeschlossen haben.

Diese Summe schlieƟt die abgeschlossenen Papierfragebƶgen ein, da beim Einscannen oder Importieren der Daten Teilnehmeraccounts mit Offline-Flag angelegt werden.

RĆ¼cklaufquote direkt

Direkte RĆ¼cklaufquote in Prozent, d.h. (RĆ¼cklauf direkt / Summe Teilnehmer direkt) * 100

Summe der Teilnehmer

Summe der vorhandenen Online-Teilnehmer, der vorhandenen Offline-Teilnehmer (d.h. Teilnehmer mit Offline-Flag) und der bestellten Papierfragebƶgen, die dieser Einheit und allen Subeinheiten zugeordnet sind.

N

Bei aktivierter Sollzahlenkorrektur die korrigierte Summe der Online-Teilnehmer, Offline-Teilnehmer und Papierfragebƶgen.

RĆ¼cklauf kumuliert

Kumulierter RĆ¼cklauf, d.h. Summe der Online- und Offline-Teilnehmer, die die Befragung bereits mit Dispositionscode 31 oder 32 abgeschlossen haben, fĆ¼r diese Einheit und alle Subeinheiten.

Diese Summe schlieƟt die abgeschlossenen Papierfragebƶgen ein, da beim Einscannen oder Importieren der Daten Teilnehmeraccounts mit Offline-Flag angelegt werden.

RĆ¼cklaufquote kumuliert

Kumulierte RĆ¼cklaufquote in Prozent, d.h. (RĆ¼cklauf kumuliert / Summe der Teilnehmer) * 100

Aktionen

Mit den Icons in dieser Spalte kƶnnen Sie dieĀ  Aktionen auslƶsen.

Ā 

Die Ɯbersicht bei separater Anzeige der Online- und Offline-Teilnehmer

Bei Hybridbefragungen steht optional eine alternative RĆ¼cklaufansicht zur VerfĆ¼gung, in der die Daten von Online- und Offline-Teilnehmern separat angezeigt werden.

  • In dieser Ansicht dient die Summe der vorhandenen Online-Teilnehmer und derjenigen Offline-Teilnehmer, fĆ¼r die bereits ein Teilnehmeraccount vorliegt, als Bezugswert fĆ¼r die Berechnung der RĆ¼cklaufquote. D.h. es wird davon ausgegangen, dass fĆ¼r die Offline-Teilnehmer z.B. durch Projektdatenimport bereits Teilnehmeraccounts mit ā€žOfflineā€œ-Flag angelegt werden. Daten aus der Logistik, d.h. insbesondere Zahlen fĆ¼r bestellte Papierfragebƶgen, werden - im Gegensatz zur Default-Ansicht - nicht berĆ¼cksichtigt.

  • Damit sie bei RĆ¼cklauf und RĆ¼cklaufquote als beendete Interviews angerechnet werden, mĆ¼ssen die Offline-Teilnehmer Dispositionscode 31 oder 32 haben.

Aktiviert wird die alternative RĆ¼cklaufansicht im MenĆ¼Ā Org ProcessorĀ ā†’Ā EinstellungenĀ auf der RegisterkarteĀ OptionenĀ im Feld ā€žRĆ¼cklauf fĆ¼r Online- und Offline-Teilnehmer separat anzeigenā€œ.

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

Summe Teilnehmer direkt

Summe der Online-Teilnehmer und Offline-Teilnehmer, die der aktuellen Einheit direkt zugeordnet sind.

RĆ¼cklauf online

Direkter Online-RĆ¼cklauf der aktuellen Einheit, d.h. Anzahl der Online-Teilnehmer, die die Befragung bereits mit Dispositionscode 31 oder 32 abgeschlossen
haben.

RĆ¼cklaufquote online

Direkte Online-RĆ¼cklaufquote in Prozent, d.h. (RĆ¼cklauf online / Summe Teilnehmer direkt) * 100

RĆ¼cklauf Papierfragebƶgen
fĆ¼r Einheit

Direkter Offline-RĆ¼cklauf dieser Einheit, d.h. Anzahl der Offline-Teilnehmer (d.h. Teilnehmer mit Flag ā€žOfflineā€œ) mit Dispositionscode 31 oder 32.

RĆ¼cklaufquote Papierfragebƶgen
fĆ¼r Einheit

Direkte Offline-RĆ¼cklaufquote in Prozent, d.h. (RĆ¼cklauf Papierfragebƶgen fĆ¼r Einheit / Summe Teilnehmer direkt) * 100

Summe der Teilnehmer

Summe der vorhandenen Online-Teilnehmer und der vorhandenen Offline-Teilnehmer, die der aktuellen Einheit und allen Subeinheiten zugeordnet sind.

RĆ¼cklauf online gesamt

Kumulierter Online-RĆ¼cklauf, d.h. Anzahl der Online-Teilnehmer, die die Befragung bereits mit Dispositionscode 31 oder 32 abgeschlossen haben, fĆ¼r diese Einheit und alle Subeinheiten.

RĆ¼cklaufquote online gesamt

Kumulierte Online-RĆ¼cklaufquote in Prozent, d.h. (RĆ¼cklauf online gesamt / Summe der Teilnehmer) * 100

RĆ¼cklauf Papierfragebƶgen gesamt

Kumulierter Offline-RĆ¼cklauf, d.h. Anzahl der Offline-Teilnehmer (d.h. Teilnehmer mit Flag ā€žOfflineā€œ) mit Dispositionscode 31 oder 32 fĆ¼r diese Einheit und alle Subeinheiten.

RĆ¼cklaufquote Papierfragebƶgen gesamt

Kumulierte Offline-RĆ¼cklaufquote in Prozent, d.h. (RĆ¼cklauf Papierfragebƶgen gesamt / Summe der Teilnehmer) * 100

Aktionen

Mit den Icons in dieser Spalte kƶnnen Sie dieĀ  Aktionen auslƶsen.

Aktionen

Die folgenden Aktionen-Icons stehen zur VerfĆ¼gung:

  • Teilnehmer: Ɯber dieses Icon gelangen Sie direkt zu derĀ RĆ¼cklaufstatistik fĆ¼r die gewƤhlte Einheit.

  • Exportieren: Ɯber dieses Icon gelangen Sie direkt zu denĀ Exportoptionen.

RĆ¼cklaufdaten einer Einheit

Mit einem Klick auf den Namen einer Einheit kƶnnen Sie die einheitenspezifische Detailansicht ƶffnen.Ā Diese enthƤlt:

  • RĆ¼cklaufstatistik der jeweiligen Einheit

  • Exportoptionen

  • Anwenderverwaltung

RĆ¼cklaufstatistik einer Einheit einsehen

Auf der RegisterkarteĀ RĆ¼cklaufĀ der Detailansicht finden Sie die RĆ¼cklaufstatistik der jeweiligen Einheit. AufgefĆ¼hrt werden Mitarbeiterzahl, RĆ¼cklauf und Quote fĆ¼r dieĀ Einheit selbst (d.h. ā€ždirekt zugeordnetā€œ) und zusƤtzlich aggregiert fĆ¼r die Einheit einschlieƟlich aller Subeinheiten.Ā Bei Hybridbefragungen werden zusƤtzlich zu den Gesamtwerten auch die Werte fĆ¼r Online- und Papierfragebƶgen separat aufgefĆ¼hrt.

RĆ¼cklaufdaten exportieren

Die RĆ¼cklaufdaten kƶnnen exportiert werden. Dies ist beispielsweise nĆ¼tzlich, wenn Sie die Daten mit externen Programmen auswerten oder prƤsentieren mƶchten

  • Zwei Exportoptionen stehen zur Wahl:

    • Kleiner Export: Dieser Datensatz enthƤlt die Gesamtwerte fĆ¼r alle Einheiten (GesamtĆ¼bersicht RĆ¼cklauf: Summe Teilnehmer kumuliert, RĆ¼cklauf kumuliert, RĆ¼cklaufquote kumuliert).

    • Erweiterter Export: Dieser Datensatz fĆ¼hrt alle Daten detailliert auf (GesamtĆ¼bersicht RĆ¼cklauf, RĆ¼cklauf der jeweiligen Einheit und separate Werte fĆ¼r Online- und Papierfragebƶgen).

  • Der Export umfasst immer jeweils die aktuelle Einheit und alle Subeinheiten, fĆ¼r die Sie entsprechende Zugriffsrechte haben.

  • Die Excel-Dateien sind so formatiert, dass sie ohne weitere Aufbereitung prƤsentiert oder an Dritte weitergeleitet werden kƶnnen.

Um die RĆ¼cklaufdaten zu exportieren, suchen Sie auf der RegisterkarteĀ RĆ¼cklaufĀ die gewĆ¼nschte Einheit. Klicken Sie dasĀ Exportieren-Icon an. WƤhlen Sie die gewĆ¼nschte Exportoption und den Zeichensatz und bestƤtigen anschlieƟend mitĀ Abschicken.

BerichtsĆ¼bersicht

Nach Abschluss der Befragung werden Ergebnisberichte generiert und den jeweils zustƤndigen Verantwortlichen zum Download zur VerfĆ¼gung gestellt. Der Verteilungsprozess wird Ć¼blicherweise Ć¼ber die Registerkarte BerichtsĆ¼bersicht direkt im Org Processor abgewickelt.Ā Ihre Anwender kƶnnen die Registerkarte BerichtsĆ¼bersicht nur ƶffnen, wenn diese in der aktuellen Phase fĆ¼r ihre Rolle freigeschaltet ist. Damit die Anwender nicht nur ihre jeweilige Einheit, sondern auch deren Untereinheiten ƶffnen und die Berichte einsehen kƶnnen, aktivieren Sie fĆ¼r die passenden Rollen das Recht reporting_view_down.

  • In der automatisch geƶffneten Organisationsstruktur kƶnnen Sie sehen, ob und wie viele Berichte fĆ¼r die einzelnen Einheiten vorliegen.

  • In der Detailansicht finden Sie die Berichtsliste und die Anwenderverwaltung der jeweiligen Einheit.

  • Als Projektleiter kƶnnen Sie alle vorliegenden Berichte herunterladen.

Ɯber der Organisationsstruktur finden Sie dieselben Features zur Modifikation der Anzeige, die Sie schon auf der Registerkarte OrganisationsstrukturĀ kennengelernt haben: Auswahl der Struktursicht, Suche, Alle aufklappen/zuklappen, Auto-Expandieren und Ansicht.

Die BerichtsĆ¼bersicht im Detail

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

SpaltenĆ¼berschrift

Bedeutung

Anzahl Berichte

Anzahl der vorliegenden Berichte dieser Einheit.

RĆ¼cklauf kumuliert

RĆ¼cklauf dieser Einheit und aller Subeinheiten.

Aktionen

Ɯber das Icon in dieser Spalte kƶnnen Sie dieĀ Aktionen aufrufen.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen im Aktionen-Layer zur VerfĆ¼gung:

  • Berichte: Ɯber diesen Link gelangen Sie zu der Ɯbersicht der Berichte fĆ¼r die gewƤhlte Einheit.

  • Berichtsliste exportieren: Ɯber diesen Link gelangen Sie zu denĀ Exportoptionen fĆ¼r die Berichtsliste.

Berichte einer Einheit

Mit einem Klick auf den Namen einer Einheit kƶnnen Sie die einheitenspezifische Detailansicht ƶffnen.Ā Diese enthƤlt

  • die Berichte der Einheit

  • die Berichtsliste

  • die Anwenderverwaltung

Berichte herunterladen

Wenn Sie mƶchten, dass Anwender Berichte herunterladen kƶnnen, weisen Sie den passenden Rollen das RechtĀ reporting_download zu. Die Anwender kƶnnen dann die Berichte herunterladen, die in der aktuellen Phase fĆ¼r ihre Rolle in ihren Einheiten vorliegen.Ā WƤhlen Sie den gewĆ¼nschten Bericht, stellen die Sprache ein und laden ihn mit Download herunter.

Berichtsliste exportieren

Sie kƶnnen eine Liste der vorliegenden Berichte exportieren. Dies ist beispielsweise nĆ¼tzlich, wenn Sie prĆ¼fen mƶchten, ob alle benƶtigten Berichte wie gewĆ¼nscht zur VerfĆ¼gung stehen.

  • Der Export umfasst immer jeweils die aktuelle Einheit und alle Subeinheiten, fĆ¼r die Sie entsprechende Zugriffsrechte haben.

  • Zwei Exportoptionen stehen zur Wahl:

    • Standardberichtsliste: Dieser Datensatz enthƤlt fĆ¼r jeden Bericht die Report-ID, Einheit, Berichtstyp und -name, Status, Erstellungsdatum, Dateityp und Sprache.

    • Erweiterte Berichtsliste: Dieser Datensatz fĆ¼hrt zusƤtzlich BerichtsgrĆ¶ĆŸe und Anzahl der bereits erfolgten Downloads auf. (Die Anzahl der bereits erfolgten Downloads deckt sowohl Downloads Ć¼ber den Org Processor als Ć¼ber die Download-Plattform ab.)

Um die Berichtsliste zu exportieren, suchen Sie auf der Registerkarte BerichtsĆ¼bersicht die gewĆ¼nschte Einheit. Klicken Sie das Aktionen-Icon an und wƤhlen den Link Berichtsliste exportieren. WƤhlen Sie die gewĆ¼nschte Exportoption und den Zeichensatz und bestƤtigen anschlieƟend mit Abschicken.Ā Alternativ kƶnnen Sie die Liste auch auf der Registerkarte Berichte Ć¼ber den Button Berichtsliste exportieren abrufen.

Action Planner

Aktivieren Sie unter Org Processor > Einstellungen im Bereich Optionen das KontrollkƤstchen fĆ¼r ā€žAction Planner aktivierenā€œ.Ā Im Org Processor wird die neue Registerkarte Action Planner angezeigt.

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Org Processor-Anwender und Anwenderinnen

EFS Employee ermƶglicht es Ihnen, die Eingabe und Pflege der Daten fĆ¼r einzelne Organisationseinheiten an Mitarbeiter zu delegieren, die Ć¼blicherweise den jeweiligen Einheiten angehƶren. Diese Mitarbeiter - die sogenannten Anwender - erhalten Ć¼ber den gesonderten Org Processor-Login Zugang zu denjenigen Org Processor-Ansichten und Funktionen, die sie fĆ¼r ihre Arbeit benƶtigen, beschrƤnkt auf ihren Verantwortungsbereich.

Der Org Processor aus der Anwenderperspektive

Als Mitglied der Projektleitung verfĆ¼gen Sie Ć¼ber einen Administratoraccount fĆ¼r EFS Employee. Sie kƶnnen sich damit in den Adminbereich von EFS Employee einloggen und beispielsweise den Befragungsprozess konfigurieren, am Fragebogen arbeiten oder die Teilnehmerliste fĆ¼r das gesamte Projekt einsehen.

Mitarbeiter, die lediglich Daten einer bestimmten Einheit pflegen oder abrufen, haben einen anderen Typ Account: den sogenannten Anwenderaccount. Mit diesem Account kƶnnen sie sich in den Org Processor einloggen und im Rahmen ihrer Rolle Daten fĆ¼r ihren Verantwortungsbereich einsehen und pflegen, sie erhalten aber keinen Zugang zum Adminbereich.

Um diese Anwender optimal betreuen zu kƶnnen, sollten Sie deren Zugangsweg zum Org Processor kennen und wissen, welche Features ihnen zur VerfĆ¼gung stehen.

Die Anwendersicht des Org Processors ƶffnen

Im Org Processor ist immer bereits automatisch ein Anwenderaccount fĆ¼r Sie vorhanden. Wenn Sie die Organisationsstruktur angelegt und die Logistik aktiviert haben, ist dieser Account auch dem Standardlogistikpunkt als Logistikverantwortlicher zugeordnet.Ā Diesen Account kƶnnen Sie verwenden, um den gesonderten Org Processor-Login zu testen:

  • Im UmfragemenĆ¼ des Projekts finden Sie die URL des Fragebogens. Ɩffnen Sie ein zweites Browserfenster. Kopieren Sie die URL in die URL-Zeile, hƤngen /orgprocessor an und klicken Enter: Der Org Processor-Login wird geƶffnet.

  • Ɩffnen Sie das MenĆ¼ Org Processor ā†’Ā Org Processor-Anwender. Suchen Sie Ihren Anwenderacount und ƶffnen mit dem Bearbeiten-Icon die Detailansicht. Verwenden Sie das angegebene Initialpasswort, um sich einzuloggen.

Sie gelangen auf die Startseite des gesonderten Org Processor-Bereichs, in dem die Anwender arbeiten. Ɯblicherweise werden auƟer der Startseite keine weiteren Registerkarten aktiviert sein - dazu mĆ¼ssten Sie Ihrem Testanwender zuerst einen Verantwortungsbereich und eine Rolle zuweisen. Das abgebildete Beispiel zeigt die Startseite eines Owners, der in der Pretestphase auf Organisationsstruktur, RĆ¼cklauf und BerichtsĆ¼bersicht zugreifen kann.

Unterschiede zwischen Projektleiter- und Anwenderperspektive

Die Tabelle bietet einen Ɯberblick Ć¼ber die wichtigsten Unterschiede zwischen Projektleiter- und Anwenderperspektive.



Projektleiter

Anwender



Projektleiter

Anwender

Arbeitsbereich: Adminbereich (www-Login)

x

  • Ā 

Arbeitsbereich: Org Processor
(gesonderter Login)

mit automatisch angelegtem Anwenderaccount

x

Arbeitsbereich: Download-Plattform

mit automatisch angelegtem Anwenderaccount

x

Zugriffsrechte: Ɯber ACL-Rechte und Objektrechte werden die Rechte fĆ¼r Teams definiert

x



Zugriffsrechte: Ɯber Org Processor-Rechteverwaltung werden die Rechte fĆ¼r Rollen definiert

  • Ā 

x

Zentrale Teilnehmerverwaltung

x

  • Ā 

Einheitenspezifische Teilnehmerliste

x

x

Zentrale Anwenderverwaltung

x

  • Ā 

Einheitenspezifische Anwenderverwaltung

x

x

Anwender importieren

x

  • Ā 

Org Processor-Startseite

Konfiguration im MenĆ¼ Org
Processor ā†’ Einstellungen ā†’Ā Org Processor-Interface

x

E-Mails an Anwender schreiben

x

Nur mittels vom Projektleiter vorgegebener Mailvorlagen

Anwendervariablen bearbeiten

Bevor Sie mit dem Anlegen der Anwender beginnen, sollten Sie die Datenstruktur der Anwenderverwaltung an den Bedarf Ihres aktuellen Projekts anpassen. Dies geschieht im MenĆ¼ Org Processor ā†’ Org Processor-Anwender ā†’Ā Anwendervariablen.

Variable

Bezeichnung

Bedeutung

Dateityp

GrĆ¶ĆŸe

Variable

Bezeichnung

Bedeutung

Dateityp

GrĆ¶ĆŸe

u_firstname

FIrst name



Textfeld

255 Zeichen

u_name

Name



Textfeld

255 Zeichen

u_email

E-Mail



Textfeld

255 Zeichen

u_gender

Gender



Selectbox



u_unit

Organizational unit



Textfeld

255 Zeichen

u_city

City



Textfeld

255 Zeichen

u_country

Country



Textfeld

255 Zeichen

lang

Language version



Textfeld

255 Zeichen

m_date

Date of change



Textfeld

255 Zeichen

u_initial_password

Initial password



Text



c_date

Date of creation



Text



Die zentrale Anwenderliste

Die zentrale Anwenderverwaltung des Projekts befindet sich im MenĆ¼ Projekte ā†’ {AusgewƤhltes Projekt} ā†’ Org Processor ā†’ Org Processor-Anwender. DarĆ¼ber kƶnnen Sie alle Anwender des Projekts einsehen und bearbeiten.Ā Beim Ɩffnen des MenĆ¼s wird automatisch die vollstƤndige Anwenderliste geƶffnet.Ā Zu jedem Anwender werden in der Tabelle folgende Zusatzinformationen und Aktionen aufgefĆ¼hrt:

  • Login-Status des Anwenders, symbolisiert durch das Ampel-Icon in der Spalte ā€žInfoā€œ (weiƟ: noch nie eingeloggt, grĆ¼n: Login mƶglich, rot: Login nicht mƶglich)

  • Alle Anwenderdaten

  • Ein Ɯberblick Ć¼ber die Rollen des Anwenders. Ist die Logistik aktiviert, werden auch Zuordnungen zu Logistikpunkten und RĆ¼cksendestellen aufgefĆ¼hrt

  • Eine Vielzahl von Aktionen

Um Details zu einem Anwender einzusehen, klicken Sie das Bearbeiten-Icon an.

Anzeige

Ɯber der Anwenderliste finden Sie wie Ć¼blich die einfache und erweiterte Suche.Ā Mit einem Klick auf den Button Ansicht kƶnnen Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden kƶnnen (mit Ausnahme der immer vorhandenen Spalten ā€žShort form of unit nameā€œ und ā€žActionsā€œ). Nach BestƤtigung mit Einstellungen speichern wird die Tabelle entsprechend erweitert.

Detailansicht in der zentralen Anwenderverwaltung

In der zentralen Anwenderverwaltung ƶffnen Sie die Detailansicht durch Anklicken des Bearbeiten-Icons.Ā Die Detailansicht enthƤlt auf mehreren Tabs verteilt alle fĆ¼r den Anwender hinterlegten Daten.

  • Anwender editieren: Diese Registerkarte enthƤlt folgende Informationen und Funktionen:

    • Die Accountdaten

    • Das Initialpasswort und eine Funktion zum ZurĆ¼cksetzen oder Neugenerieren

    • Login-Informationen und eine Funktion zum Sperren des Accounts

  • Organisationseinheiten: Ɯber diese Registerkarte kƶnnen Sie die Zuordnung des Anwenders zu seinen Einheiten einsehen und Ƥndern.

  • Berichte: Auf dieser Registerkarte kƶnnen Sie sehen, welche Berichte fĆ¼r den Anwender hinterlegt wurden.

Die einheitenspezifische Anwenderliste

Um die Anwender einer bestimmten Einheit einzusehen und zu bearbeiten, ƶffnen Sie in der Detailansicht dieser Einheit die Registerkarte Anwenderverwaltung.Ā Die Anwenderliste fĆ¼hrt alle Anwender der Einheit mit Vornamen, Namen, E-Mail und Rolle auf. Um Details zu einem Anwender einzusehen, klicken Sie das Bearbeiten-Icon an.

Anzeige- und Suchfunktionen

Wie Ć¼blich kƶnnen Sie mittels verschiedener Anzeige- und Suchfunktionen das Aussehen der Liste verƤndern:

  • Mittels der Suche Ć¼ber der Liste kƶnnen Sie bestimmte Anwender leicht finden.

  • Mit einem Klick auf den Ansicht-Button kƶnnen Sie einen Dialog einblenden, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden kƶnnen. Auch die Anzahl der Zeilen pro Seite kann geƤndert werden. Nach BestƤtigung mit Absenden wird die Tabelle entsprechend erweitert.

  • Mit dem Button Anwender aus Subeinheiten einblenden kƶnnen Sie die Anzeige um die Anwender der Subeinheiten erweitern. (Diesen Button sehen Sie nur, wenn Sie Zugriffsrecht auf die Subeinheiten haben.)

Detailansicht in der einheitenspezifischen Anwenderliste

Auch in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung ƶffnen Sie die Detailansicht durch Anklicken des Bearbeiten-Icons.Ā Darin finden Sie:

  • die Accountdaten

  • die Rolle in der aktuellen Einheit

Aktionen der Anwenderverwaltung

Sowohl in der zentralen Anwenderverwaltung als auch in den einheitenspezifischen Anwenderlisten stehen verschiedene Aktionen zur VerfĆ¼gung, die Sie auf einzelne, ausgewƤhlte oder alle Anwender anwenden kƶnnen.

Aktionen zum Bearbeiten einzelner Anwender

Die folgenden Aktionen, die Sie mit Hilfe der Icons in der ā€žAktionenā€œ-Spalte aufrufen, dienen zum Bearbeiten einzelner Anwender, z.B. nachtrƤgliches Bearbeiten oder Einsicht in die zugeordneten Einheiten.

  • Bearbeiten: Ɩffnet den Bearbeitungsdialog.

  • Hinterlegte Berichte anzeigen: In einem Popup wird eine Liste der fĆ¼r den jeweiligen Anwender hinterlegten Berichte angezeigt. Wenn Sie mƶchten, dass Anwender diese Funktion nutzen kƶnnen, weisen Sie den
    passenden Rollen das Recht manager_view_report_alloc zu.

  • Hinterlegte Einheiten anzeigen: In einem Popup wird eine Liste der Einheiten angezeigt, mit denen der jeweilige Anwender verknĆ¼pft ist. Wenn Sie mƶchten, dass Anwender diese Funktion nutzen kƶnnen, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_view_node_alloc zu.

  • VerknĆ¼pfungen der Anwender lƶschen: Diese Funktion finden Sie in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung. Die Funktion entfernt die VerknĆ¼pfung der Anwender zur aktuellen Einheit. Bitte beachten Sie: Die Anwenderaccounts werden nicht gelƶscht, die Anwender kƶnnen sich weiter in den Org Processor einloggen und sehen eventuell auch andere Einheiten, denen sie noch zugeordnet sind. Mƶchten Sie dies verhindern, verwenden Sie die AktionĀ ā€žAccounts sperrenā€œ. Wenn Sie Anwender wirklich komplett aus dem System entfernen mƶchten, verwenden Sie die Lƶschen-Funktion der zentralen Anwenderverwaltung.

  • Lƶschen: Diese Funktion steht nur in der zentralen Anwenderverwaltung zur VerfĆ¼gung. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewĆ¼nschten Anwender aus dem System gelƶscht. Bitte beachten Sie: Anwender, die einer RĆ¼cksendestelle oder einem Logistikpunkt zugeordnet sind, kƶnnen nicht gelƶscht werden. Sie mĆ¼ssen die Verantwortung zuerst einem anderen Anwender zuordnen.

Aktionen zum Bearbeiten aller oder ausgewƤhlter Anwender

Die folgenden Aktionen kƶnnen auf ausgewƤhlte oder alle Anwender angewendet werden.

  • Anwender anschreiben: Mittels dieser Funktion kƶnnen Sie die ausgewƤhlten Anwender per E-Mail kontaktieren.

  • Passwƶrter generieren: Mittels dieser Funktion kƶnnen Sie die Passwƶrter der ausgewƤhlten Anwender Ƥndern oder neu erzeugen. Wenn Sie mƶchten, dass Anwender diese Funktion nutzen kƶnnen, weisen Sie den passenden RollenĀ das Recht manager_set_pw zu.

  • Passwƶrter zurĆ¼cksetzen: Mittels dieser Funktion kƶnnen Sie die Passwƶrter der ausgewƤhlten Anwender auf das Initialpasswort zurĆ¼cksetzen. Wenn Sie mƶchten, dass Anwender diese Funktion nutzen kƶnnen, weisen Sie den passenden RollenĀ das Recht manager_reset_pw zu.

  • Accounts sperren: Die gesperrten Anwender kƶnnen sich nicht mehr in den Org Processor einloggen. Diese Funktion steht nur der Projektleitung in der zentralen Anwenderverwaltung zur VerfĆ¼gung.

  • Anwender exportieren: Mittels dieser Funktion kƶnnen Sie die Accountdaten der ausgewƤhlten Anwender herunterladen. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie nicht nur per E-Mail, sondern auch per Post Kontakt aufnehmen mƶchten: Sie kƶnnen sich so die eingepflegten Adressdaten herunterladen. Wenn Sie mƶchten, dass Anwender diese Funktion nutzen kƶnnen, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_export zu. Soll das Passwort mitexportiert werden kƶnnen, ist manager_export_with_pw erforderlich.

  • VerknĆ¼pfungen der Anwender lƶschen: Diese Funktion finden Sie in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung. Die Funktion entfernt die VerknĆ¼pfung der Anwender zur aktuellen Einheit. Die Anwenderaccounts bleiben weiter bestehen. Bitte beachten Sie: Die Anwenderaccounts werden nicht gelƶscht, die Anwender kƶnnen sich weiter in den Org Processor einloggen und sehen zumindest die Startseite, eventuell auch andere Einheiten denen sie noch zugeordnet sind. Mƶchten Sie dies verhindern, verwenden Sie die Aktion ā€žAccounts sperrenā€œ (siehe oben). Wenn Sie Anwender wirklich komplett aus dem System entfernen mƶchten, verwenden Sie die Lƶschen-Funktion der zentralen Anwenderverwaltung. Wenn Sie mƶchten, dass Anwender diese Funktion nutzen kƶnnen, weisen Sie den passenden Rollen das Recht manager_alloc zu.

  • Lƶschen: Diese Funktion steht nur in der zentralen Anwenderverwaltung zur VerfĆ¼gung. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewĆ¼nschten Anwender ausĀ dem System gelƶscht. Bitte beachten Sie: Anwender, die einer RĆ¼cksendestelle oder einem Logistikpunkt zugeordnet sind, kƶnnen nicht gelƶscht werden. Sie mĆ¼ssen die Verantwortung zuerst einem anderen Anwender zuordnen.

Diese Aktionen befinden sich in der Drop-Down-Liste unter der Liste. Sie wƤhlen die gewĆ¼nschten Anwender durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte ā€žAktionenā€œ aus. Alternativ kƶnnen Sie auch die Optionen ā€žAlle Anwender auf dieser Seite markierenā€œ und ā€žAlle gefundenen Anwender markierenā€œ verwenden. AnschlieƟend stellen Sie die gewĆ¼nschte Aktion ein und bestƤtigen mit AusfĆ¼hren.

Anwender anlegen

Als Projektleiter kƶnnen Sie neue Anwender sowohl einzeln hinzufĆ¼gen als auch importieren.

  • Das manuelle Anlegen ist beipielsweise dann nĆ¼tzlich, wenn Sie nachtrƤglich einzelne Personen hinzufĆ¼gen mƶchten.

  • Ansonsten ist das Verwenden der Importfunktion in den meisten FƤllen effektiver.

Je nachdem, ob Sie in der zentralen Anwenderverwaltung oder in einer bestimmten Einheit arbeiten, gestaltet sich der Vorgang leicht unterschiedlich: Arbeiten Sie in der zentralen Anwenderverwaltung, mĆ¼ssen Sie die Anwender auch explizit einer oder mehreren Einheiten zuordnen - in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung wird die Zuordnung automatisch vorgenommen. Die Zuordnungen kƶnnen ebenfalls importiert werden.

Bitte beachten Sie:

  • Das System ist fĆ¼r bis zu 10.000 Anwender ausgelegt. Bei hƶheren Zahlen treten unter UmstƤnden Performanceprobleme auf.

  • Wenn Sie das Anlegen von Anwenderaccounts teilweise an Anwender delegieren, beachten Sie bitte, dass Ihre Anwender keinen Zugriff auf die Importfunktion haben, sondern alle Anwenderaccounts manuell anlegen mĆ¼ssen.

Anwender manuell anlegen in der zentralen Anwenderverwaltung

Wenn Sie von der zentralen Anwenderverwaltung aus Accounts anlegen - egal ob manuell oder durch Import -, sind zwei Schritte erforderlich:

  • das eigentliche Anlegen der Accounts

  • das Zuordnen zu Einheiten. (Je nachdem, wie das Projekt organisiert ist, kann das Zuordnen unter UmstƤnden auch per Import durchgefĆ¼hrt werden, zu einem spƤteren Zeitpunkt stattfinden oder an Anwender delegiert werden.)

Gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Ɩffnen Sie das MenĆ¼ Projekte ā†’ {AusgewƤhltes Projekt} ā†’ Org Processor ā†’ Org Processor-Anwender.

  • PrĆ¼fen Sie mit Hilfe der Suche, ob fĆ¼r die betreffende Person bereits ein Anwenderaccount existiert.

  • Ist dies nicht der Fall, klicken Sie den Button Anwender anlegen an.

  • Geben Sie die Daten ein. Es gelten die folgenden Regeln:

    • Notwendig erforderlich sind Vorname, Name und E-Mail-Adresse.

    • Die Verwendung der anderen Felder ist optional.

  • BestƤtigen Sie mit Speichern.

Anwender manuell einer Einheit zuordnen

Der Anwenderaccount ist nun angelegt worden, er ist aber noch keinen Einheiten zugeordnet.

  • Auf der Registerkarte Organisationseinheiten kƶnnen Sie die Zuordnung vornehmen. Suchen Sie die gewĆ¼nschte(n) Einheit(en) und markieren diese mit der ā€žAktionenā€œ-Checkbox. Stellen Sie dann in der Drop-Down-Liste die Rolle ein, die der Anwender in diesen Einheiten haben soll, und bestƤtigen mit AusfĆ¼hren.

  • Hat ein anderer Anwender bereits die gewĆ¼nschte Einheitenzuordnung, kƶnnen Sie diese fĆ¼r neue Anwender Ć¼bernehmen. Die entsprechende Funktion ā€žRolle von folgendem Account kopierenā€œ finden Sie bei Anwendern, die noch keiner Einheit zugeordnet sind, ebenfalls auf der Registerkarte Organisationseinheiten. Mit dem Fernglas-Icon kƶnnen Sie den Anwenderaccount mit der gewĆ¼nschten Einheiten- und Rollenzuordnung auswƤhlen. Bitte beachten Sie: Diese Funktion dient dazu, die auf der Registerkarte Organisationseinheiten aufgefĆ¼hrten Einheitenzuordnungen zu kopieren. Zuordnungen der Anwender zu Logistikpunkten und RĆ¼cksendestellen kƶnnen nicht Ć¼bernommen werden.

  • Sie kƶnnen die Zuordnung auch per Import fĆ¼r alle Anwender des gesamten Projekts vornehmen.

  • Alternativ kƶnnen Sie es auch bereits existierenden Anwendern der hƶheren Ebenen Ć¼berlassen, in ihren Verantwortungsbereichen weitere Anwender zuzuordnen.

Anwender manuell anlegen in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung

Um in der einheitenspezifischen Anwenderverwaltung einen neuen Anwender anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Ɩffnen Sie die gewĆ¼nschte Einheit.

  • Klicken Sie in der Detailansicht die Registerkarte Anwenderverwaltung an.

  • Klicken Sie den Button Anwender anlegen an.

  • PrĆ¼fen Sie zuerst, ob fĆ¼r die betreffende Person bereits ein Account existiert.

    • Klicken Sie dazu das Fernglas-Icon im Feld ā€žNameā€œ an.

    • Eine Liste aller bereits hinterlegten Anwender wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Ist die gewĆ¼nschte Person vorhanden, Ć¼bertragen Sie die Daten mit einem Klick auf AuswƤhlen.

  • Ist der gewĆ¼nschte neue Anwender noch nicht vorhanden, geben Sie die Daten ein. Es gelten die folgenden Regeln:

    • Notwendig erforderlich sind Vorname, Name und E-Mail-Adresse.

    • Die Verwendung der anderen Felder ist optional: Befolgen Sie bitte die Anweisungen der Projektleitung, welche Daten einzupflegen sind!

  • WƤhlen Sie die Rolle aus, die der Anwender in der aktuellen Einheit innehaben soll.

  • Hat die Projektleitung die halbautomatische Zustellung von Zugangsdaten aktiviert, finden Sie auƟerdem eine Checkbox ā€žAccountdaten beim Speichern automatisch sendenā€œ. Wenn Sie diese Checkbox anklicken, wird dem neuen Anwender automatisch eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten zugesendet.

  • BestƤtigen Sie mit Speichern.

Anwender importieren

Als Projektleiter kƶnnen Sie neue Anwenderaccounts importieren, anstatt jeden Account einzeln anzulegen.Ā Der Importvorgang verlƤuft vƶllig analog zum Teilnehmerimport: Sie ƶffnen mit dem Button Teilnehmer importieren im MenĆ¼ Projekte ā†’ {AusgewƤhltes Projekt} ā†’ Org Processor ā†’Ā Org Processor-Anwender den Importdialog. Dort laden Sie sich mit Importvorlage herunterladen die fertig formatierte Importvorlage herunter. Diese fĆ¼llen Sie aus und importieren sie anschlieƟend wie gewohnt.

Zuordnung der Anwender zu den Einheiten importieren

Die Zuordnung der Anwender zu den Einheiten kann ebenfalls durch Import definiert werden. Der Importprozess verlƤuft analog zu dem Teilnehmerimport. Nur die Formatierung der Importdatei weicht von der gewohnten Prozedur ab: Es sind keine Accountdaten einzugeben, sondern Zuordnungen zwischen Anwenderaccounts, Einheiten und Rollen. Die Importvorlage enthƤlt folgende Spalten:

  • Spalte ā€žu_emailā€œ: Die E-Mail-Adresse dient als VerknĆ¼pfungsvariable.

  • Spalte ā€žmetanameā€œ: Der Metaname gibt an, welcher Einheit der Anwender zugeordnet werden soll.

  • Spalte ā€žroleā€œ: In dieser Spalte wird das KĆ¼rzel der Rolle eingegeben, die der Anwender in der per Metaname identifizierten Einheit einnehmen soll.

In den Zeilen werden die einzelnen Zuordnungen Anwender: Einheit aufgefĆ¼hrt.Ā Soll ein Anwender mehreren Einheiten zugeordnet werden, fĆ¼hren Sie ihn mehrfach auf. Im abgebildeten Beispiel wird der Anwender ā€žFrank Sampleā€œ beispielsweise einer Einheit als Owner und einer zweiten Einheit als BerichtsempfƤnger zugeordnet.

Anwenderdaten nachtrƤglich bearbeiten

Gelegentlich werden Sie bestehende Anwenderaccounts bearbeiten mĆ¼ssen, beispielsweise weil sich die Rolle eines Anwenders geƤndert hat. Die wichtigsten Bearbeitungsmƶglichkeiten werden im Folgenden vorgestellt.

Accountdaten Ƥndern

Wenn Sie die Accountdaten eines Anwenders Ƥndern mƶchten, ƶffnen Sie dessen Detailansicht (egal ob in der zentralen oder die einheitenspezifischen Anwenderliste). Darin kƶnnen Sie die Accountdaten des Anwenders bearbeiten.

Rollen und Zuordnungen zu Einheiten Ƥndern

Wenn Sie die Einheitenzuordnung eines Anwenders Ƥndern oder lƶschen mƶchten, kƶnnen Sie zwischen zwei Alternativen wƤhlen, je nachdem ob nur die Zuordnung zu einer Einheit geƤndert werden soll oder ob es um mehrere Zuordnungen geht.

  • Wenn Sie die Rolle eines Anwenders in einer bestimmten Einheit Ƥndern mƶchten, suchen Sie ihn in der Anwenderliste.

    • Ɩffnen Sie die Detailansicht wie oben beschrieben (egal ob in der zentralen oder die einheitenspezifischen Anwenderliste). Darin kƶnnen Sie seine Rolle in der aktuellen Einheit Ƥndern.

    • Mƶchten Sie die VerknĆ¼pfung ganz lƶschen, wƤhlen Sie den Anwender in der
      Liste aus und verwenden entweder das Lƶschen-Icon oder die Aktion VerknĆ¼pfungen der Anwender lƶschen.

  • Mƶchten Sie die Zuordnungen eines Anwenders zu Organisationseinheiten zentral einsehen und bearbeiten, tun Sie dies in der zentralen Anwenderverwaltung in der Detailansicht Ć¼ber die Registerkarte Organisationseinheiten. Die Suchfunktion im oberen Teil ermƶglicht es Ihnen, die Liste der Organisationseinheiten einzuschrƤnken. Beispielsweise kƶnnen Sie mit ā€žNur verknĆ¼pfte Einheiten anzeigenā€œ die Liste auf die Einheiten einschrƤnken, denen der Anwender bereits zugewiesen ist.

Passwƶrter bearbeiten

Gelegentlich werden Sie Anwendern ā€žerste Hilfeā€œ bei der Arbeit mit dem Org Processor leisten. Eins der hƤufigsten Probleme sind vergessene Passwƶrter. In solchen FƤllen kƶnnen Sie helfen, indem Sie das Initialpasswort wiederherstellen oder das Passwort neu generieren und anschlieƟend per Mail erneut zustellen:

  • Wenn Sie das Initialpasswort von einem oder mehreren Anwendern wiederherstellen oder ein neues Passwort generieren mƶchten, suchen Sie die Betroffenen in der Anwenderliste und verwenden dann entweder die Aktion ā€žPasswƶrter generierenā€œ oder die Aktion ā€œPasswƶrter zurĆ¼cksetzenā€œ. AnschlieƟend stellen Sie den Anwendern das Passwort neu zu.

  • In der Detailansicht der Anwender haben Sie weitere Bearbeitungsmƶglichkeiten:

    • Solange der Anwender sich noch nicht eingeloggt hat, d.h. sein InitialpasswortĀ noch nicht geƤndert hat, kƶnnen Sie das Initialpasswort einsehen.

    • Sobald der Anwender das Passwort geƤndert hat, kƶnnen Sie es nicht mehr einsehen. Verliert der Anwender sein Passwort, kƶnnen Sie wie oben beschrieben entweder das Erstpasswort wiederherstellen oder das Passwort neu generieren.

    • Alternativ kƶnnen Sie Ihre Anwender auch auf den ā€žPasswort zurĆ¼cksetzenā€œ-Dialog verweisen.

  • Alternativ kƶnnen Sie Ihre Anwender auch auf den ā€žPasswort zurĆ¼cksetzenā€œ-Dialog verweisen.

Berichte eines Anwenders zentral einsehen

In der zentralen Anwenderverwaltung kƶnnen Sie in der Detailansicht auf der RegisterkarteĀ Berichte sehen, welche Berichte fĆ¼r den jeweiligen Anwender hinterlegt wurden.

E-Mails versenden im Org Processor:Ā AnwenderInnen anschreiben

Bei der DurchfĆ¼hrung des Projekts werden Sie sowohl die Anwender anschreiben als auch Anwender betreuen, die selbst wiederum andere Anwender anschreiben.Ā Wenn Sie Anwender Ihres Verantwortungsbereichs anschreiben mƶchten, gehen Sie bitte folgendermaƟen vor:

  • Ɩffnen Sie den passenden Bereich des Org Processor. Im abgebildeten Beispiel schreibt ein Projektleiter von der Registerkarte Organisationsstruktur aus Anwender an.

  • Suchen Sie die Einheiten (oder Logistikpunkte) aus, deren Anwender Sie kontaktieren mƶchten, und markieren diese mit den Checkboxen in der ā€žAktionenā€œ-Spalte.

  • Stellen Sie die Aktion ā€žAnwender anschreibenā€œ oder ā€žAnwender der gewƤhlten Einheit und Subeinheiten anschreibenā€œ ein.

  • BestƤtigen Sie mit Aktion ausfĆ¼hren.

  • Eine Liste der Anwender, auf die Ihre Kriterien zutreffen, wird ausgegeben.

  • Optional kƶnnen Sie diese Liste mit Hilfe der erweiterten Suche weiter einschrƤnken, indem Sie engere Kriterien setzen und anschlieƟend mit Suchen bestƤtigen. Sie kƶnnen beispielsweise ausschlieƟlich Anwender mit einer bestimmten Rolle anzeigen lassen.

  • Aktivieren Sie die ā€žAktionenā€œ-Checkbox fĆ¼r diejenigen Anwender, die Sie wirklich anschreiben mƶchten.

  • BestƤtigen Sie mit AusfĆ¼hren.

  • Das Standard-Mailformular wird geƶffnet.

  • Stellen Sie die passende Mailvorlage ein und laden sie mit Anwenden hoch.

  • Nehmen Sie alle erforderlichen weiteren Einstellungen vor und geben den Inhalt ein.

  • Klicken Sie auf den Button Zur Mailvorschau, um das Ergebnis zu prĆ¼fen. PrĆ¼fen Sie insbesondere, ob die Platzhalter korrekt ersetzt werden.

  • Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf EndgĆ¼ltig versenden.

Anwendern das Anschreiben anderer Anwender ermƶglichen

Sie kƶnnen es Ihren Anwendern ermƶglichen, andere Anwender anzuschreiben. Dabei gelten zum Schutz vor Fehlern und Missbrauch folgende EinschrƤnkungen:

  • Der Zugriff auf die Mailfunktion ist durch das Recht manager_email_readonly geschĆ¼tzt. Weisen Sie dieses Recht nur den Rollen zu, die Mails verschicken dĆ¼rfen.

  • Anwender kƶnnen nur Anwender in ihrem Verantwortungsbereich anschreiben.

  • Die Anwender schreiben nicht wirklich selbst Mails, sondern wƤhlen von Ihnen vorgegebene Mailvorlagen aus.

Zur Vorbereitung sind zwei Schritte erforderlich, die im folgenden beschrieben werden:

  • Mailvorlagen anlegen

  • Mailvorlagen dem Projekt zuordnen

Mailvorlagen fĆ¼r die Arbeit im Org Processor anlegen.

Einstellungen

Mit dem Org Processor kƶnnen verschiedene Befragungstypen realisiert werden, die in der folgenden Tabelle vorgestellt werden. Den fĆ¼r Ihre Anforderungen passenden Typ wƤhlen Sie vorab auf dem Tab Optionen im MenĆ¼ Org Processor ā†’ Einstellungen, die entsprechenden Funktionen werden dann freigeschaltet.

Befragungstyp

ErlƤuterung

Automatisch aktivierte Funktionen

ZusƤtzlich erforderlich

Befragungstyp

ErlƤuterung

Automatisch aktivierte Funktionen

ZusƤtzlich erforderlich

Hybridbefragung

Die Befragung wird teils online, teils mit Papierfragebƶgen durchgefĆ¼hrt.

Die folgenden Funktionen werden automatisch aktiviert:

  • Teilnehmerverwaltung:
    Dient zur Verwaltung
    der Daten derjenigen Probanden, die online teilnehmen.

  • Logistik: UnterstĆ¼tzt die Verteilung von Papierfragebƶgen.

Die folgenden Zusatztools sollten ebenfalls aktiviert werden:

  • EFS Hybrid Extension:
    Zusatzmodul zum
    Generieren von
    Papierfragebƶgen, das bei Verwendung der Logistik notwendig erforderlich ist.

Onlinebefragung

Die Befragung wird ausschlieƟlich
online durchgefĆ¼hrt, es werden keine Papierfragebƶgen eingesetzt.

Die folgenden Funktionen werden automatisch aktiviert:

  • Teilnehmerverwaltung: Dient zur Verwaltung
    der Daten derjenigen Probanden, die online teilnehmen.

  • Logistik: UnterstĆ¼tzt die Verteilung von Papierfragebƶgen.



Paper-Pencil-Befragung

Die Befragung wird ausschlieƟlich
mit Papierfragebƶgen durchgefĆ¼hrt, Online-Teilnahme ist nicht mƶglich.

Keine Teilnehmerverwaltung.

Die folgenden Zusatztools sollten ebenfalls aktiviert werden:

  • EFS Hybrid Extension: Zusatzmodul zum Generieren von Papierfragebƶgen, das bei Verwendung der Logistik notwendig erforderlich ist.

Ā 

Zusatzoptionen im Detail

Auf der Registerkarte Optionen im MenĆ¼ Org Processor ā†’Ā Einstellungen kƶnnen grundlegende Funktionen und Erweiterungen aktiviert werden, die nur in bestimmten Einsatzsituationen benƶtigt werden.

Feld

Bedeutung

Feld

Bedeutung

Nur auf EFS Employee-Installationen mit Action-Planner: Action Planner aktivieren

Der Action Planner ist ein optional mietbares Zusatztool, mit dem die Follow-Up-MaƟnahmen der Mitarbeiterbefragung erfasst werden kƶnnen.

  • Bei Aktivierung wird der Action Planner auf einer zusƤtzlichen Registerkarte im Org Processor eingeblendet.

  • Im MenĆ¼ Org Processor ā†’Ā Einstellungen wird das UntermenĆ¼ Action Planner-Einstellungen eingeblendet, in dem Sie den Action Planner konfigurieren kƶnnen.

Nur auf EFS Employee-Installationen mit Closed Loop Feedback (CLF): CLF aktivieren

CLF ist eine Erweiterung der traditionellen Kundenbefragung, die Ā den direkten Kundendialog ermƶglicht und es erlaubt, individuell auf einen bestimmten Fall zu reagieren und diesen zu lƶsen.

  • Im MenĆ¼ Org Processor ā†’Ā Einstellungen wird das UntermenĆ¼ CLF-KoinfigurationsĆ¼bersicht eingeblendet, in dem Sie das CLF-Modul konfigurieren kƶnnen.

Manuelle Sollzahlenkorrektur aktivieren

Aktiviert die manuelle Sollzahlenkorrektur.

  • Bei Aktivierung wird auf der Registerkarte Organisationsstruktur die Aktion Sollzahlen korrigieren eingeblendet.

  • Auf den Registerkarten Organisationsstruktur und RĆ¼cklauf werden die Korrekturwerte eingeblendet.

Administrationsmodus

Durch Wahl des geeigneten Administrationsmodus kƶnnen Sie die KomplexitƤt der Anwenderverwaltung einschrƤnken oder erweitern.

Feature ā€žAccountdaten zusendenā€œ aktivieren

Aktiviert die halbautomatische Zustellung von Zugangsdaten.

Mailvorlage

In diesem Feld wird die Mailvorlage ausgewƤhlt, die bei der halbautomatischen Zustellung von Zugangsdaten verwendet werden soll.

AnonymitƤtskriterium fĆ¼r den RĆ¼cklauf

Der RĆ¼cklauf wird durch ein eigenes AnonymitƤtskriterien geschĆ¼tzt, das Sie allgemein fĆ¼r das gesamte Projekt vorgeben kƶnnen.

Bei Randsummenregel Einheiten mit RĆ¼cklauf 0 berĆ¼cksichtigen



Nur bei Hybridbefragungen: RĆ¼cklauf fĆ¼r Online- und Offline-Teilnehmer separat anzeigen

Alternative RĆ¼cklaufansicht:

  • Die Daten von Online- und Offline-Teilnehmern
    werden separat angezeigt.

  • Die Summe der Online-Teilnehmer und derjenigen
    Offline-Teilnehmer, fĆ¼r die ein Teilnehmeraccount
    vorliegt, dient als Bezugswert fĆ¼r die Berechnung der RĆ¼cklaufquote. (In der Default-RĆ¼cklaufansicht wird die Summe der Online-Teilnehmer und der angelegten Papierfragebƶgen verwendet.)

Ā 

Sicherheitseinstellungen

Auf der Registerkarte Sicherheitseinstellungen im MenĆ¼ Org ProcessorĀ ā†’ Org Processor-Einstellungen kƶnnen Sie das Verhalten des Systems beim Login verƤndern.

Nicht konfigurierbar sind folgende Prozesse:

  • Die Passwort-Vergessen-Funktion des Org Processor: Sie funktioniert analog zu der des Adminbereichs. Prozess und Mails sind nicht konfigurierbar.

  • Die Sicherheitsroutine beim ersten Login: Sie erzwingt - ebenfalls analog zum Adminbereich - das Ƅndern des Passworts. Der Prozess kann nicht geƤndert werden.

  • Anders als beim Adminbereich ist beim Org Processor kein monatliches Ƅndern des Passworts erforderlich. Dies kann nicht geƤndert werden.

Feld

Bedeutung

Einstelloptionen

Standardeinstellung

Feld

Bedeutung

Einstelloptionen

Standardeinstellung

Passwortcheck

Sie kƶnnen zwischen verschiedenen
Kombinationen von Sicherheitsanforderungen fĆ¼r das Passwort wƤhlen.

Diese Einstellung betrifft Org Processor und Download-Plattform.

Es stehen verschiedene
Mƶglichkeiten zur VerfĆ¼gung:

  • GroƟ- und Kleinschreibung,
    Sonderzeichen oder Zahlen und mindestens 8 Zeichen lang

  • Buchstaben und Zahlen
    oder Buchstaben und Sonderzeichen, mindestens 8 Zeichen

  • GroƟ- und Kleinschreibung,
    Zahlen und mindestens 8 Zeichen lang

  • Buchstaben, Zahlen und mindestens 8 Zeichen lang

GroƟ- und Kleinschreibung, Sonderzeichen
oder Zahlen und mind. 8 Zeichen lang

Anzahl fehlerhafter
Logins

Zum Schutz der Download-Plattform gegen Brute-Force-Attacken kƶnnen Sie eine Maximalzahl an zulƤssigen Fehlversuchen
angeben. Erfolgt nach Erreichen dieser Zahl ein weiterer Fehlversuch, wird der Account fĆ¼r einen definierten Zeitraum gesperrt.



0, d.h. die Anzahl fehlerhafter Logins ist nicht begrenzt

Wie lange ist der Zugang gesperrt?

Wird die oben vorgegebene Maximalzahl zulƤssiger Fehlversuche beim Login Ć¼berschritten, kƶnnen Sie den Account fĆ¼r den in diesem Feld definierten Zeitraum sperren lassen.

Sekunden

0, d.h. der Account wird nicht gesperrt

Org Processor-Meldungen

Sie kƶnnen die Hinweistexte auf den wichtigsten Org Processor-Registerkarten fĆ¼r Ihr Projekt anpassen. Diese Texte sind sowohl im gesonderten Org Processor-Login als auch im Adminbereich sichtbar.Ā Wechseln Sie dazu in das MenĆ¼ Org Processor ā†’Ā Einstellungen. Ɩffnen Sie die RegisterkarteĀ Org Processor-Meldungen. Darauf finden Sie fĆ¼r die folgenden Org Processor-Registerkarten jeweils zwei Felder, in denen Sie die deutschen und englischen Hinweistexte bearbeiten kƶnnen:

  • Registerkarte Organisationsstruktur

  • Registerkarte RĆ¼cklauf

  • Registerkarte BerichtsĆ¼bersicht

  • Bei aktiviertem Action Planner: Registerkarte Action Planner und Ɯbersicht der MaƟnahmen in der Detailansicht einer Einheit.

Historische Zuordnung

Historische Zuordnungen vergleichen die aktuelle Struktur mit einer historischen Version. Dabei kƶnnen historische Vergleiche automatisch erstellt werden, wenn beide Projekte durch einen Orbit Snapshot erstellt wurden. Sie kƶnnen z. B. dafĆ¼r eingesetzt werden, die Umfrage-Ergebnisse beider Strukturen im Data Voyager Analyst zu vergleichen.

  • Gehen Sie imĀ UmfragemenĆ¼Ā zuĀ Org ProcessorĀ ā†’Ā Ā EinstellungenĀ und wƤhlen Sie den ReiterĀ Historische ZuordnungĀ aus.

  • WƤhlen Sie aus der Auswahlliste ein historisches Projekt.

Falls das ausgewƤhlte Projekt mit Orbit erstellt wurde, stehen Ihnen zwei Algorithmen fĆ¼r die Zuordnung zur VerfĆ¼gung.

  • Zuordnung anhand identischer Personen: Dieser Algorithmus vergleicht die Teilnehmer der aktuellen Struktur mit denen der Einheiten der historischen Struktur. Sobald es eine Ɯbereinstimmung gibt (sprich, eine Einheit der aktuellen Struktur existiert mit identischen Personen ebenfalls in der historischen Struktur), wird die historische Zuordnung gespeichert. Anhand eines individuell festlegbaren Prozentsatzes kann zudem der erforderliche Grad der Ɯbereinstimmung festgelegt werden.

  • Zuordnung anhand identischer Metanamen: Dieser Algorithmus erzeugt ein Mapping, das auf identischen Metanamen basiert. Die Metanamen kƶnnen individuell ausgewƤhlt werden, zur Auswahl stehen auch EintrƤge, die Sie ggf. manuell durch einen Export und Reimport hinzugefĆ¼gt haben.

Strukturverwaltung

StandardmƤƟig wird im Org Processor die PrimƤrstruktur (Primary Structure) angezeigt. Sind weitere Sichten vorhanden, finden Sie im oberen Teil der Registerkarten Organisationsstruktur, RĆ¼cklauf und BerichtsĆ¼bersicht eine Drop-Down-Liste, in der Sie die gewĆ¼nschte Sicht wƤhlen kƶnnen.Ā Verwaltet werden die Struktursichten im MenĆ¼ Projekte ā†’ {AusgewƤhltes Projekt} ā†’ Org Processor ā†’Ā Einstellungen ā†’Ā Strukturverwaltung. In der Ɯbersichtstabelle finden Sie fĆ¼r jede Sicht folgende Information.

  • ID

  • Name

  • Typ

  • Kennung

  • Mehrfachzuordnung von Teilnehmern erlaubt?

Ɯber die Icons in der Spalte ā€žAktionenā€œ kƶnnen Sie die Sichten zum Bearbeiten ƶffnen oder lƶschen (mit Ausnahme der PrimƤrstruktur).

ZusƤtzliche Struktursichten anlegen

  • Klicken Sie den Button Struktursicht anlegen an.

  • Anzugeben sind:

    • Name

    • Kennung: Die Kennung wird beispielsweise beim Import verwendet. Es dĆ¼rfen keine Sonder- und Leerzeichen verwendet werden. Die Kennung muss eindeutig sein. Beispiel: ā€žFunctionalStructureā€œ.

    • Mehrfachzuordnung von Teilnehmern erlaubt: Aktiviert Zusatzfeatures, mit denen einzelne Teilnehmer mehreren Einheiten innerhalb derselben Struktur zugeordnet werden kƶnnen.

    • ā€žFunktionā€œ benutzen: Aktiviert Zusatzfeatures, mit denen Sie bei Matrixdarstellung zwischen den verschiedenen Funktionen differenzieren kƶnnen, die ein Teilnehmer hat. Beispielsweise kann ein Teilnehmer in einer Abteilung der ā€žManagerā€œ sein, wƤhrend er innerhalb der Produktlinie lediglich als ā€žMitarbeiterā€œ gewertet wird.

  • BestƤtigen Sie mit Einstellungen speichern.

Zuordnung zu mehreren Struktursichten manuell vornehmen

Gibt es mehrere Stuktursichten, werden an folgenden Stellen Zusatzfunktionen eingeblendet, Ć¼ber die Sie die Zuordnung der Teilnehmer zu den Strukturen manuell vornehmen kƶnnen:

  • Zentrale Teilnehmerverwaltung->Formular zum Anlegen eines neuen Teilnehmers ā†’ Abschnitt ā€žZuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichtenā€œ: In diesem Abschnitt kƶnnen Sie die Teilnehmer pro Struktursicht einem Knoten zuordnen (bei Einsatz von Mehrfachzuordnung sind mehr Knoten mƶglich, s.u.).

  • Zentrale Teilnehmerverwaltung->Detailansicht der Teilnehmer ā†’ Abschnitt ā€žZuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichtenā€œ: Auch hier kƶnnen Sie die Teilnehmer pro Struktursicht einem Knoten zuordnen.

In mehrere Struktursichten importieren

Ɯber die zentrale Teilnehmerverwaltung kƶnnen Sie Teilnehmer in mehrere Sichten gleichzeitig importieren. Dabei wird die Variable, die die Einheitenzuordnung enthƤlt - Ć¼blicherweise metaname - folgendermaƟen formatiert:

  • Mehrere Struktursichten und/oder Mehrfachzuordnung: metaname1;metaname2

  • Mehrere Struktursichten, Mehrfachzuordnung und Funktion: metaname1:u_function:code;metaname2:u_function:code;metaname3:u_function:code

Bitte beachten Sie, dass jeder Teilnehmerdatensatz nur einmal importiert werden kann: In diesem einen zulƤssigen Import sollten alle gewĆ¼nschten Zuordnungen vorgenommen werden. Dezentrales Importieren, d.h. separates Importieren derselben Teilnehmer in die Teilnehmerlisten von Einheiten in verschiedenen Struktursichten, ist nicht mƶglich. Mƶchten Sie nachtrƤglich einen bereits importierten Teilnehmer weiteren Einheiten zuweisen, kƶnnen Sie dies wie oben beschrieben in seiner Detailansicht in der zentralen Teilnehmerverwaltung tun.

Zuordnung zu mehreren Sichten exportieren

Wenn Sie die Zuordnung der Teilnehmer zu den verschiedenen Struktursichten exportieren mƶchten, laden Sie sich im MenĆ¼ Projekte ā†’ {AusgewƤhltes Projekt} ā†’ Teilnehmerverwaltung mit einem Klick auf den Button Excel-Export oder CSV-Export die zentrale Teilnehmerliste herunter. Die Spalte metaname enthƤlt kommasepariert die Metanamen der Einheiten, denen der Teilnehmer zugeordnet ist.

Zusatzfeature: Teilnehmer in einer Struktur mehrfach zuordnen

Optional kƶnnen Sie die Organisationsstruktur so modifizieren, dass einzelne Teilnehmer mehreren Einheiten innerhalb derselben Struktur zugeordnet werden kƶnnen. Derartige doppelte Zuordnungen kƶnnen beispielsweise in Produkt- oder Projektstrukturen sinnvoll sein: Der mehrfach zugeordnete Teilnehmer erhƤlt weiterhin nur einen Fragebogen, aber fĆ¼r Filterung oder Berichtserzeugung haben Sie alle seine Zuordnungen zur VerfĆ¼gung.

Aktivierung

Aktiviert wird dieses Zusatzfeature mittels des Feldes ā€žMehrfachzuordnung von Teilnehmern erlaubtā€œ in der Detailansicht der gewĆ¼nschten Struktur.

Mehrfachzuordnung manuell vornehmen

Ist Mehrfachzuordnung aktiviert, werden an folgenden Stellen Zusatzfunktionen eingeblendet, Ć¼ber die Sie die Zuordnung manuell vornehmen kƶnnen:

  • Zentrale Teilnehmerverwaltung->Formular zum Anlegen eines neuen Teilnehmers ā†’ Abschnitt ā€žZuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichtenā€œ: Bei der Struktur, fĆ¼r die Mehrfachzuordnung aktiviert ist, kƶnnen Sie die Teilnehmer beliebig vielen Knoten zuordnen.

  • Zentrale Teilnehmerverwaltung->Detailansicht der Teilnehmer ā†’ Abschnitt ā€žZuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichtenā€œ: Auch hier kƶnnen Sie die Teilnehmer beliebig vielen Knoten zuordnen.

Mehrfachzuordnung importieren

Mehrfachzuordnungen kƶnnen in die zentrale Teilnehmerverwaltung importiert werden. Dabei wird die Variable, die die Einheitenzuordnung enthƤlt - Ć¼blicherweise metaname - folgendermaƟen formatiert:

  • Mehrere Struktursichten und/oder Mehrfachzuordnung: metaname1;metaname2

  • Mehrere Struktursichten, Mehrfachzuordnung und Funktion: metaname1:u_function:code;metaname2:u_function:code;metaname3:u_function:code

Bitte beachten Sie, dass jeder Teilnehmerdatensatz nur einmal importiert werden kann: In diesem einen zulƤssigen Import sollten alle gewĆ¼nschten Zuordnungen vorgenommen werden. Dezentrales Importieren von Mehrfachzuordnungen, d.h. separates Importieren derselben Teilnehmer in die Teilnehmerlisten verschiedener Einheiten, ist ebenfalls nicht mƶglich. Mƶchten Sie nachtrƤglich einen bereits importierten Teilnehmer weiteren Einheiten zuweisen, kƶnnen Sie dies wie oben beschrieben in seiner Detailansicht in der zentralen Teilnehmerverwaltung tun.

Mehrfachzuordnung exportieren

Laden Sie sich wie oben bereits fĆ¼r die Zuordnung zu mehreren Struktursichten beschrieben die zentrale Teilnehmerliste herunter. Die Spalte metaname enthƤlt kommasepariert die Metanamen der Einheiten, denen die Teilnehmer zugeordnet sind.

Zusatzfeature: Den Teilnehmern Funktionen zuweisen

Wenn Sie mehrere Struktursichten und/oder Mehrfachzuordnung verwenden, kƶnnen Sie zwischen den verschiedenen Funktionen differenzieren, die ein Teilnehmer haben kann. Zugewiesen werden kƶnnen die Funktionen:

  • Mitarbeiter

  • Manager

So kƶnnen Sie einen Teilnehmer beispielsweise in einer hierarchischen Struktursicht als ā€žManagerā€œ kennzeichnen, wƤhrend er in einer Projektstruktur lediglich als ā€žMitarbeiterā€œ gewertet wird.Ā Die Funktionen ā€žManagerā€œ und ā€žMitarbeiterā€œ sind fest vorgegeben. Es ist nicht mƶglich, sie umzubenennen oder weitere Funktionen hinzuzufĆ¼gen.

Aktivierung

Aktiviert wird dieses Zusatzfeature mittels des Feldes ā€žFunktion benutzenā€œ in der Detailansicht der gewĆ¼nschten Struktur.

Funktionszuordnung manuell vornehmen

Ist Funktionszuordnung aktiviert, werden an folgenden Stellen Zusatzfunktionen eingeblendet, Ć¼ber die Sie die Zuordnung manuell vornehmen kƶnnen:

  • Zentrale Teilnehmerverwaltung->Formular zum Anlegen eines neuen Teilnehmers ā†’ Abschnitt ā€žZuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichtenā€œ: Bei der Struktur, fĆ¼r die Funktionszuordnung aktiviert ist, kƶnnen Sie den Teilnehmern eine Funktion zuweise.

  • Zentrale Teilnehmerverwaltung->Detailansicht der Teilnehmerā†’Abschnitt ā€žZuordnung des Teilnehmers zu den Struktursichtenā€œ: Auch hier kƶnnen Sie den Teilnehmern eine Funktion zuweisen.

  • Dezentrale Teilnehmerverwaltung (sowohl im www-Bereich als auch im Org Processor) ā†’ Detailansicht der Teilnehmer->Abschnitt ā€žFunktionenā€œ: Sowohl Sie selbst als auch die Anwender kƶnnen den Teilnehmern eine Funktion zuweisen.

Funktionszuordnung importieren

Funktionszuordnungen kƶnnen in die zentrale Teilnehmerverwaltung importiert werden. Dabei wird die Variable, die die Einheitenzuordnung enthƤlt - Ć¼blicherweise metaname - folgendermaƟen formatiert:

  • Mehrere Struktursichten, Mehrfachzuordnung und Funktion: metaname1:u_function:code;metaname2:u_function:code;metaname3:u_function:code

Dezentrales Importieren von Funktionszuordnungen ist nicht mƶglich. Mƶchten Sie nachtrƤglich die Funktionszuordnung eines bereits importierten Teilnehmers Ƥndern, kƶnnen Sie dies wie oben beschrieben in seiner Detailansicht in der zentralen Teilnehmerverwaltung tun.

Funktionszuordnung exportieren

Laden Sie sich wie oben bereits fĆ¼r die Zuordnung zu mehreren Struktursichten beschrieben die zentrale Teilnehmerliste herunter. Die Spalte metaname enthƤlt neben den Metanamen der Einheiten auch die Funktion(en).

Strukturvariablen

Bevor Sie mit dem Aufbau der Organisationsstruktur beginnen, Ć¼berprĆ¼fen Sie, ob die Datenstruktur dem Bedarf Ihres aktuellen Projekts entspricht, und passen sie gegebenenfalls an.

  • Sie kƶnnen Variablen, in denen Basiseigenschaften der Einheiten wie beispielsweise Name oder Zielwert abgelegt werden, umbelabeln und anderweitig verƤndern.

  • Wenn Sie weitere einheitenspezifische Eigenschaften hinterlegen mƶchten, kƶnnen Sie dafĆ¼r zusƤtzliche Variablen anlegen. Mƶchten Sie beispielsweise die Organisationseinheiten in einer zweiten Sprachen belabeln, kƶnnen Sie dafĆ¼r eine eigene Variable anlegen. Eigenschaften, die jeweils allen Teilnehmern einer Einheit gemein sind, kƶnnen ebenfalls auf Einheitenebene in benutzerdefinierten Variablen abgelegt werden.

Das Bearbeiten der Variablen und Anlegen zusƤtzlicher Variablen erfolgt im MenĆ¼ Org Processor ā†’ Einstellungen ā†’ Strukturvariablen.

Ɯbersicht der vorhandenen Strukturvariablen

Wechseln Sie in das MenĆ¼ Org Processor ā†’ Einstellungen ā†’Ā Strukturvariablen. Sie finden eine tabellarische Ɯbersicht, in der die bereits vorhandenen Strukturvariablen aufgefĆ¼hrt werden.

Variable

Bezeichnung

Bedeutung

Datentyp

GrĆ¶ĆŸe

Variable

Bezeichnung

Bedeutung

Datentyp

GrĆ¶ĆŸe

label_extern

Name of unit

Name der jeweiligen Organisationseinheit.

Textfeld

256 Zeichen

label

Short form of unit name

Name der jeweiligen Organisationseinheit so, wie er in der Organisationsstruktur angezeigt werden soll. Zur Verbesserung der Ɯbersichtlichkeit wird meist eine verkĆ¼rzte Form des eigentlichen Namens gewƤhlt.

Textfeld

256 Zeichen

metaname

Meta name (Unique Ident.)

Eindeutige Bezeichnung der Einheit.

Bitte verwenden Sie in Metanamen ausschlieƟlich folgende Zeichen: a-z, A-Z, 0-9,
"_", "-"

Textfeld

65536 Zeichen

co_target

Staff (preset value)

Zielwert Mitarbeiter fĆ¼r diese Einheit.

int(11)

max 2.147.483.6 47

visible

Permit allocation to unit in the
questionnaire

Diese Variable wird bei der Selbstzuweisung eingesetzt: Sie gibt vor, ob ein Teilnehmer, der sich selbst zuordnen darf, die betreffende
Einheit im Fragebogen auswƤhlen kann. Zur Auswahl stehen:

  • 0: Einheit kann nicht ausgewƤhlt werden. Ob man sie Ć¼berhaupt sieht, hƤngt von der Einstellung von ā€žHide unit in questionnaire (including subunits)ā€œ ab.

  • 1: Einheit kann gewƤhlt werden.

Checkbox



historic_code

Comparison unit of preceding year

In dieser Variable wurde frĆ¼her der Code der Vergleichseinheit aus der letzten Umfrage gespeichert. Der AbgleichĀ findetĀ  Ć¼ber die Metanamen statt.

int(11)

max 2.147.483.6
47

u_adjust_members

Correction factor

Diese Variable ist nur in Kombination mit der in Kapitel Sollzahlenkkorrektur von Bedeutung. Sie enthƤlt den direkten Korrekturwert.

Text



u_adjust_members_agg

Correction factor abs.

Diese Variable ist nur in Kombination mit derĀ Sollzahlenkkorrektur von Bedeutung. Sie enthƤlt den absoluten Korrekturwert.

Text



hide_unit

Hide unit in questionnaire (including subunits)

Diese Variable wird bei derĀ Selbstzuweisung eingesetzt: Sie gibt vor, ob ein Teilnehmer, der sich selbst zuordnen darf, die betreffende Einheit und deren Untereinheiten im Fragebogen sehen kann. Zur Auswahl stehen:

Checkbox




Action Planner-Einstellungen

Mit den Konfigurationsmƶglichkeiten in den Action Planner-Einstellungen kƶnnen Sie den Action Planner an Ihren Befragungsprozess anpassen. Die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht bietet Ihnen eine Ɯbersicht Ć¼ber die Einstellungen im Rahmen der Action Planner-Konfiguration. Mit dem Action Planner kƶnnen Sie (analog zu Portals) neue MaƟnahmen anlegen. Zudem haben Sie Einsicht in eine statistische Ɯbersicht Ć¼ber Ihre MaƟnahmen. Sie kƶnnen Ihre MaƟnahmen und Statistiken in Organisationseinheiten exportieren und haben von hier aus einen zusƤtzlichen Zugang zur Anwenderverwaltung.

CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht

Nach Aktivieren des CLF-Zusatzmoduls kƶnnen Sie im Rahmen der Action Planner-Vorbereitung und CLF-Implementierung bei Ihren Projekt-Einstellungen die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht als Leitfaden hinzuziehen. Die EFS-Seite bietet Ihnen einen Ɯberblick Ć¼ber erforderliche und optionale Einstellungen. Die farblichen Markierungen der Felder zeigen den Status der jeweiligen Einstellungen in Ihrem aktuellen Projekt an: Blaue Felder kennzeichnen bereits vorgenommene Einstellungen, rote Felder markieren (noch) nicht vorgenommene Einstellungen. Alle erforderlichen Einstellungen sollten bei Abschluss der Konfiguration blau markiert sein.

Ā 

Auf die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht gelangen Sie Ć¼ber zweierlei Pfade:

Pfad 1

  • Ɩffnen Sie im Adminbereich von EFS das MenĆ¼ Projekte ā†’Ā {AusgewƤhltes Projekt} ā†’Ā Org Processor ā†’Ā Einstellungen.

  • Klicken Sie in der Sidebar Einstellungen auf die SchaltflƤche CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht.

ā†’ Die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht zu Ihrem Employee-Projekt wird angezeigt.

Pfad 2

  • Fahren Sie mit der Maus im Header-MenĆ¼ Ć¼ber den Tab System und klicken Sie auf die SchaltflƤche Optionen.

  • Klicken Sie in der Sidebar Optionen auf die SchaltflƤche CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht.

  • WƤhlen Sie Ihr Employee-Projekt aus der Drop-Down-Liste aus.

ā†’ Die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht zu Ihrem Employee-Projekt wird angezeigt.

Von der KonfigurationsĆ¼bersicht aus gelangen Sie Ć¼ber entsprechende Verlinkungen auf die relevanten Seiten im Adminbereich, auf denen Sie die jeweiligen Einstellungen auf direktem Wege vornehmen kƶnnen.

Einstellungen Ć¼ber die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht vornehmen:

  • WƤhlen Sie eine Einstellung, die Sie vornehmen wollen und klicken Sie auf den Link mit der Aufforderung, die relevante Admin-Seite zu ƶffnen.Ā Die Admin-Seite wird geƶffnet.

  • FĆ¼hren Sie die Einstellung aus.

  • Wechseln Sie zurĆ¼ck auf die CLF-KonfigurationsĆ¼bersicht und laden Sie die Seite mit F5 oder Strg+Shift+R neu, um sich den aktuellen Status der Einstellungen anzeigen zu lassen.Ā Bei erfolgreich ausgefĆ¼hrter Einstellung ist das entsprechende Feld blau markiert.

Vom Bedingungs-Editor aus auf Org Processor-Daten zugreifen


Sie kƶnnen vom Bedingungs-Editor aus z.B. fĆ¼r Filter und Ausblendbedingungen auf Org Processor-Daten zugreifen.
Die folgenden Org Processor-Daten stehen zur VerfĆ¼gung:

  • org_code_structureID (Primary Structure.OrgCodePreAllocation): Einheit in der genannten Struktur, der die Teilnehmer vorab zugeordnet wurden. Z.B. ist org_code_1 die Einheit der Teilnehmer in der PrimƤrstruktur (Struktur-ID = 1)

  • org_allocation_structureID (Primary Structure.OrgCodeSelfAllocation): Einheit, der sich die Teilnehmer in der genannten Struktur selbst zugeordnet haben. Z.B. ist org_allocation_1 die Selbstzuweisung in der PrimƤrstruktur (Struktur-ID = 1).

  • org_function_structureID (Primary Structure.OrgFunction): Funktion eines Teilnehmers in der genannten Struktur. Z.B. ist org_function_1 die Funktion des Teilnehmers in der PrimƤrstruktur (Struktur-ID = 1).

Die folgenden Operatoren sind speziell fĆ¼r die Filterung auf Org Processor-Daten bestimmt:

  • in: Die gewƤhlte Variable muss genau die Einheit enthalten, die im Feld ā€žCodeā€œ gewƤhlt wird.

  • in oder unterhalb von: Die gewƤhlte Variable muss entweder die Einheit enthalten, die im Feld ā€žCodeā€œ gewƤhlt wird, oder eine von deren Untereinheiten.

  • in Zweig: Die gewƤhlte Variable muss entweder die Einheit enthalten, die im Feld ā€žCodeā€œ gewƤhlt wird, oder irgendeine andere Einheit des gesamten Strukturzweiges (vom Root-Knoten bis zur untersten Ebene). Dieser Operator wird Ć¼blicherweise nicht zur Filterung im Fragebogen verwendet, sondern bei der Berichtsgenerierung genutzt.

Einheiten fĆ¼r Filterung freischalten

Die genannten Org Processor-Daten werden im Bedingungs-Editor nur in der Code-Auswahlliste angezeigt, wenn die gewĆ¼nschte(n) Einheit(en) fĆ¼r die Filterung freigeschaltet sind. Andernfalls kann man die Daten zwar manuell eingeben, aber nicht Ć¼ber die Liste auswƤhlen.

Diese MaƟnahme wurde aus zwei GrĆ¼nden eingefĆ¼hrt. Erstens dient sie der Performance-Verbesserung: Bei komplexen Strukturen erfordert das Ermitteln aller mƶglichen Einheiten erhebliche Serverressourcen. Zweitens kƶnnen Sie durch BeschrƤnkung auf die wirklich benƶtigten Einheiten die Liste im Bedingungs-Editor Ć¼bersichtlicher machen.

Zum Freischalten dienen die Aktionen ā€žEinheiten fĆ¼r Filterung freigebenā€œ und ā€žFreigabe fĆ¼r Filterung auf Einheiten entziehenā€œ, die Ihnen auf der Registerkarte Organisationsstruktur zur VerfĆ¼gung stehen. Freigeschaltete Einheiten werden in der Organisationsstruktur mit einem weiƟen F-Icon markiert.

Ist eine Einheit freigeschaltet und Sie definieren eine Bedingung mit einer der genannten Variablen, kƶnnen Sie Ć¼ber das Fernglas-Icon wie gewohnt die Einheiten einsehen. Einheiten, die in einer Filterbedingung verwendet werden, werden in der Organisationsstruktur mit einem lila F-Icon markiert.

Ā 

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