Den Prozess konfigurieren

Einstellungen, die für den gesamten Feedbackprozess von Bedeutung sind, werden im Menü Prozesskonfiguration konfiguriert.

• Die Registerkarte Übersicht im Untermenü Einstellungen, die automatisch geöffnet wird, zeigt die Grundeinstellungen.

• Auf den anderen Registerkarten im Untermenü Einstellungen werden die wichtigsten Funktionen des Prozesses konfiguriert: Das Feedback-Center kann freigeschaltet werden und die Feedbackstatus und Rollen werden definiert.

• Im Untermenü Berichtsdefinition werden die Berichte definiert und den Rollen zugeordnet.

• Wenn das Projekt über eine Außenansicht verfügt, werden die Einstellungen der Funktionalitäten und des Layout im Untermenü Feedback-Center vorgenommen.

In diesem Kapitel lernen Sie alle Arbeitsschritte kennen, die beim Konfigurieren des Feedbackprozesses anfallen:

• Sie finden Tipps und Hinweise für die Projektplanung.

• Das Definieren von Berichten wird kurz vorgestellt.

• Sie lernen, die Teilnehmerkonstellationen eines Multi-Source-Feedbacks mit Hilfe von Rollen in EFS Leadership abzubilden.

• Sie erfahren, wie die verschiedenen Schritte, die zu einem Feedback gehören, mit Hilfe von Feedbackstatus in EFS Leadership abgebildet werden können.

Tipps für Planung und Organisation

Ein Multi-Source-Feedback ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig vorbereitet werden muss. Die folgenden Leitfragen und Tipps helfen Ihnen bei Planung und Organisation.

Dashboards und Berichte

Die Präsentation und Verteilung der Feedbackergebnisse über Dashboards oder aussagekräftige Berichte ist der eigentliche Höhepunkt eines Multi-Source-Feedbacks.

Ergebnispräsentation planen

Überlegen Sie, wie die Ergebnisse der Befragung später aufbereitet und präsentiert werden sollen.

• Sollen Dashboards verwendet werden?

• Sollen Berichte sollen erzeugt werden?

• Wer soll Zugriff auf welche Ergebnisse erhalten?

• In welcher Phase sollen die Ergebnisse zur Verfügung stehen?

Bedarf an weiteren Dokumenten erfassen

Häufig werden neben den Ergebnisberichten auch andere Dokumente bereitgestellt, beispielsweise allgemeine Informationen zum Ziel des Feedbackprozesses oder zum Datenschutz.

• Ist die Ausgabe derartiger Dokumente geplant?

• Wer soll Zugriff auf welche Dokumente erhalten?

• In welcher Phase sollen die Dokumente zur Verfügung stehen?

Download planen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Berichtsdownload mit EFS Leadership zu gestalten:

• Der Download kann direkt im Feedback-Center erfolgen.

• Der Inhalt von Dashboards kann als Din-A4-PDF heruntergeladen werden.

Rollenverteilung

Die Einrichtung passender Feedbackrollen und das sorgfältige Konfigurieren der Zugriffsrechte sind von großer Bedeutung für eine reibungslose Durchführung des Multi-Source-Feedbacks.

Rollen definieren

Überlegen Sie, welche Personen zu welchem Zweck Zugriff auf das Feedback-Center erhalten sollen.

• Identifizieren Sie Teilnehmergruppen und listen jeweils auf, welche Zugriffsrechte und Funktionen diese Gruppen benötigen.

• Bilden Sie die Teilnehmergruppen durch entsprechend konfigurierte Rollen ab.

Zugriffsrechte der Feedbackteilnehmer

Planen Sie die Zuordnung der Rollen zu den Inhalten und Funktionen des Feedback-Centers und zu den Feedbackphasen.

• Welche Rollen sollen im Feedback-Center auf welche Dialoge zugreifen können?

• In welchen Phasen benötigen die Rollen diesen Zugriff?

• Planen Sie die Zuordnung der Rollen zu den Berichten und Dashboards.

  • Welche Rollen erhalten welche Berichte?

  • Welche Rollen erhalten welche Dashboards?

Prozessverlauf

Ermitteln Sie ausgehend von den obigen Überlegungen geeignete Feedbackstatus.

• Welche Feedbackstatus sind für Ihren Feedbackprozess sinnvoll?

• Listen Sie auf, welche Situationen in einem konkreten Feedback jeweils einem dedizierten Status entsprechen, welche Arbeitsschritte einen Statuswechsel verursachen sollten und auf welche Daten (z.B. Fragebogen, Rücklauf, Berichte) die involvierten Personen in einem Status zugreifen können.

• Sollen bestimmte Statuswechsel zentral für alle Feedbacks ausgelöst werden?

• Sollen bestimmte Statuswechsel bei Erreichen vorgegebener Daten automatisch vollzogen werden?

• Möchten Sie über eine automatisch ausgeführte Änderung informiert werden?

Berichte definieren

Im ersten Schritt sollten Sie die Berichte definieren, die später auf der Basis der Feedbackergebnisse generiert werden. Dies ist aus mehreren Gründen schon in diesem frühen Stadium des Feedbackprozesses erforderlich:

• Im nächsten Schritt werden Sie die Rollen definieren, die im Feedbackprozess verwendet werden, einschließlich deren Rechte. Dafür sollten Sie jetzt schon wissen, auf welche Berichte die verschiedenen Gruppen später jeweils zugreifen sollen.

• Häufig werden nicht nur Ergebnisdaten zur Verfügung gestellt, sondern auch andere Dokumente, beispielsweise Informationen zum Feedbackprozess oder zum Datenschutz. Diese Dokumente sollen den Teilnehmern eventuell schon zu Beginn des Prozesses zur Verfügung stehen.

Open

Feedbackrollen konfigurieren

Die verschiedenen Rollen, die ein Teilnehmer in bestimmten Feedbackkonstellation einnehmen kann, wie beispielsweise „Selbsteinschätzung“, „Vorgesetzter“, „Mitarbeiter“ oder „Kollege“, werden zu Beginn des Projekts festgelegt.

• Jede Rolle hat eine automatisch zugewiesene, eindeutige ID. Über diese ID werden beispielsweise beim Import den Teilnehmern ihre Rollen zugeordnet.

• Die Rollen können zweisprachig belabelt werden, z.B. in Englisch und Deutsch. Außerdem können in beiden Sprachen Abkürzungen definiert werden, die beispielsweise in Übersichtstabellen verwendet werden.

• Über die Rolle wird definiert, ob ein Teilnehmer in dieser Rolle einen Fragebogen oder einen Bericht erhält. Auch der Zugriff auf Feedback-Center-Funktionen oder auf ein Data Voyager-Dashboard wird darüber gesteuert.

Definiert werden die Rollen im Menü Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen.

In diesem Kapitel lernen Sie, die in Ihrem Projekt benötigten Rollen anzulegen und zu
konfigurieren.

• Es wird die Rollenverwaltung vorgestellt.

• Das Kapitel bietet einen Überblick über die standardmäßig vorhandenen Rollen.

• Sie lernen, neue Rollen anzulegen.

Übersicht der vorhandenen Rollen

Die Rollen Ihres Projekts können Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen einsehen und bearbeiten.

Open

Im folgenden Kapitel werden die Rollen vorgestellt, die standardmäßig beim Anlegen eines neuen Projekts vorhanden sind. Zu jeder Rolle werden in der Tabelle folgende Informationen aufgeführt:

• ID: eindeutige Kennziffer der Rolle.

• Rolle: Bezeichnung und Abkürzung.

• Erhält Fragebogen: Dieser Spalte können Sie entnehmen, ob die Rolleninhaber selber als Feedbackgeber an der Befragung teilnehmen.

• Min / Max: Sind die Rolleninhaber Fokuspersonen, so geben diese Werte an, wie viele Feedbackgeber jedem von ihnen mindestens bzw. maximal zugeordnet werden sollten.

• Berichte: Dieser Spalte können Sie entnehmen, ob und welchen Bericht die Rolleninhaber erhalten.

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog.

• Kopieren: Die Rolle wird kopiert.

• Löschen: Die gewünschte Rolle wird gelöscht. Bitte beachten Sie: Die Rolle „Selfassessment“ ist nicht löschbar, Sie können lediglich die Konfiguration ändern.

Rollen bei Standardkonfiguration

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig vorhandenen Rollen vorgestellt.

Rollen anlegen

1. Klicken Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen den Button Anwender anlegen an.
   
   
   

    

2. Der Rolle wird vom System automatisch eine ID zugewiesen.

3. Wählen Sie eine Bezeichnung und eine Abkürzung.

4. Geben Sie an, welche Berichte Teilnehmer mit der neuen Rolle erhalten sollen.

5. Bestätigen Sie mit Speichern.

Zuordnung von Rollen zu Berichten ändern

Sie können die Zuordnung von Rollen zu Berichten nachträglich ändern. Öffnen Sie dazu von der Rollenübersicht aus mit dem Bearbeiten-Icon den Bearbeitungsdialog. Im Abschnitt „Zuordnung der Rolle zum Bericht“ finden
Sie alle definierten Berichte. Ändern Sie die Zuordnung wie gewünscht.

Reportgruppen definieren

Eine Reportgruppe ist ein Aggregat mehrerer Rollen. Sie können Reportgruppen beispielsweise nutzen, um für Auswertung und Berichtserzeugung die Rollendefinitionen abzuwandeln oder um bei zu geringem Rücklauf in einzelnen Feedbackrollen diese mit anderen Rollen zusammenzufassen.

Wenn Sie beispielsweise eine Reportgruppe „Direct reports / Peers“ aus den Rollen 3 „Direct reports“ (DR) und 4 „Peers“ (PE) bilden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Konfigurieren Sie zunächst die Rollen „Direct reports“ sowie „Peers“ wie oben beschrieben.

2. Wechseln Sie in das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition.

3. Definieren Sie nun die neue Rolle „Direct reports / Peers“ mit folgenden Kriterien:
   – Mindestrücklauf
   – Mindestanzahl Nennungen je Item

4. Wählen Sie im Abschnitt „Die Reportgruppe enthält folgende Rollen“ „Direct reports und „Peers“.
   
   
   

    

5. Bestätigen Sie mit Speichern.

Feedbackstatus konfigurieren

Mit Hilfe von Feedbackstatus können die komplexen Workflows eines Feedbackprozesses in EFS Leadership abgebildet werden.

• Die Feedbackstatus decken sowohl den Fortschritt des Feedbackprozesses insgesamt (Feedbackphase → Berichtsphase → Prozess beendet) als auch den Fortschritt der einzelnen Teilnehmer im Feedbackprozess (Feedbackphase → Feedbackphase beendet) in einer konkreten Feedbackkonstellation ab.

• Im folgenden Kapitel werden beispielhaft die Standard-Feedbackstatus vorgestellt, so wie sie bei einem neuen Multi-Source-Projekt implementiert sind.

• Anschließend werden die Funktionen zum Verwalten der Status und zum Anlegen neuer Status erläutert.

• Und es wird erklärt, wie die Status bei der Prozesssteuerung genutzt werden.

Feedbackstatus im Detail

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig vorhandenen Feedbackstatus vorgestellt. Welche Vorgänge genau in den verschiedenen Status ablaufen, hängt stark vom konkreten Feedbackprozess ab: In der Spalte „Standardscenario“ wird der Vorgang beschrieben, der bei einem standardmäßig aufgesetzten Multi-Source-Projekt abläuft.

• Die Standardstatus sind fest vorgegeben, es können lediglich die Bezeichnungen angepasst werden.

• Die Abfolge der Status wird über die ID definiert.

• Zusätzliche benutzerdefinierte Feedbackstatus müssen im Bereich zwischen 5 und 100 liegen, d.h. zwischen den vorgegebenen Start- und Endphasen „Initial“ (5) und „Prozess beendet“ (100).

• Nur zusätzliche benutzerdefinierte Feedbackstatus können gelöscht werden.

Übersicht der vorhandenen Feedbackstatus

Sie finden die Feedbackstatus Ihres Feedbackprozesses im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Feedbackstatus.

In neuen Projekten gibt es neun Default-Status (einen Überblick bietet die oben stehende Tabelle).

Die Tabelle listete jeden Status mit den folgenden Informationen:

• ID

• Deutsche und englische Bezeichnung des Status

• Name

• Löschen: Benutzerdefinierte Status können gelöscht werden.

Zusätzliche Feedbackstatus anlegen

1. Öffnen Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt } → Prozesskonfiguration die Registerkarte Feedbackstatus.

2. Die letzte Zeile ist leer: Geben Sie die ID und die deutsche und englische Bezeichnung für den neuen Status ein.

3. Bestätigen Sie mit Speichern.

4. Der Status wird entsprechend der ID an der passenden Stelle in der Abfolge eingefügt.

Feedbackstatus ändern

Die Status können an verschiedenen Stellen geändert werden.

• Manuell:

  • Die Teilnehmer aller oder ausgewählter Wellen können manuell auf einen anderen Status umgesetzt werden. Teilnehmerverwaltung → “Aktionen“-Drop-Down-Liste.

  • Sämtliche oder ausgewählte Fokuspersonen können manuell auf einen anderen Status umgesetzt werden. Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle} → “Aktionen“-Drop-Down-Liste.

  • Der Status einer einzelnen Fokusperson kann in der Detailansicht manuell geändert werden. Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle] → Fokusperson bearbeiten → Prozessinformationen.

• Automatisch:

  • Sämtliche Teilnehmer einer bestimmten Welle können automatisch auf einen anderen Status umgesetzt werden.

  • Alle Teilnehmer einer bestimmten Welle, die einen oder mehrere bestimmte Status haben, können automatisch auf einen anderen Status umgesetzt werden.

Statusänderungen automatisieren

EFS unterstützt automatische Statusänderungen zu vorgegebenen Zeitpunkten. Je nach Feedback-Scenario kann die Änderung auf alle Teilnehmer in einer Welle oder nur auf alle Teilnehmer mit einem bestimmten Status angewendet werden.

Um einen Statuswechsel zu definieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Teilnehmerverwaltung → Wellen.

2. Suchen Sie die gewünschte Welle und klicken das Icon Welle bearbeiten an.

3. Klicken Sie den Button Statuswechsel vordefinieren an.
   
   
   

    

4. Im Feld „Ausführungsdatum“ geben Sie an, wann der Wechsel ausgelöst werden soll.

5. Im Feld „Von Status“ wählen Sie den Ausgangsstatus aus, den die Teilnehmer haben müssen, damit ihr Status geändert wird.
   – Wenn Sie „Alle“ wählen, wird für sämtliche Teilnehmer der Welle der Status geändert.
   – Wählen Sie einen oder mehrere dedizierte Status, so wird die Änderung nur diejenigen Teilnehmer betreffen, die zum Ausführungszeitpunkt diese Status haben.

6. Im Feld „Auf Status“ wählen Sie den Zielstatus.

7. Je nach Zielstatus werden zusätzliche Felder eingeblendet. Bei dem im Beispiel gezeigten Zielstatus „Feedback“ können beispielsweise beim Statuswechsel auch direkt die Einladungsmails versendet werden. Dazu muss „Einladungsmails senden“ aktiviert und die passende Mailvorlage eingestellt werden.

8. Optional können Sie im Feld „E-Mail“ Ihre E-Mail-Adresse eintragen, Sie erhalten dann nach erfolgtem Statuswechsel eine Benachrichtigung.

9. Bestätigen Sie mit Statuswechsel vordefinieren.

Status für die Zugriffssteuerung verwenden

Der Zugriff auf Daten und Features im Feedback-Center ist an die Status gekoppelt:

• Bei der Berichtsdefinition wird vorgegeben, welchen Status Teilnehmer haben müssen, um den Bericht herunterzuladen.

• Die Zugriffsbeschränkungen für das Feedback-Center sind ebenfalls an die Status gekoppelt.

Feedback-Center aufsetzen und konfigurieren

Zu Multi-Source-Feedbacks gehört standardmäßig ein Feedback-Center dazu. Je nachdem wie der Feedbackprozess abläuft, kann das Feedback-Center beispielsweise als zentraler Login für die Feedbackteilnehmer oder als Download-Plattform verwendet werden.

• Üblicherweise wird das Feedback-Center von Tivian aufgesetzt und konfiguriert.

• Oft erfordern Feedbackprozesse starke Anpassungen, d.h. kostenpflichtige Sonderprogrammierungen. Diese werden ebenfalls von Tivian angeboten und umgesetzt.