EFS Release Frühling 2018

Portals

Improvements-Modul: To improve the improvement

Traditionelle Herangehensweisen, um Verbesserungen des Engagements zu initiieren, haben eine Entwicklung erfahren, die auch s aktuelle Modul- lösung für diese Anwendungsfälle, den Action Planner, vor Herausforderungen stellt. Leidet dieser doch unter einer Organisationsstruktur, die Maßnahmen auf hierarchisch koordinierte Aktionen einschränkt und sich als unflexibel erweist, wenn Teams dynamisch zusammengesetzt werden. Das neue Improvements-Modul löst sich davon, indem mittels einer Share-Funktion fluktuierende Teamzusammensetzungen möglich sind und eine Kommentar- und eine schlanke Bewertungsmöglichkeit den Schlüssel zu nachhaltigem Engagement liefern. Aktive Zusammenarbeit ersetzt von oben verordnete Maßnahmen.

Modul-Integration und erste Schritte

Die Seiten-Modul-Integration im CMS-Bereich von Portals geht leicht von der Hand: Sie platzieren das
Improvements-Modul auf einer Seite und tragen in der Konfigurationsübersicht die gewünschte Überschrift ein. Danach ist das Modul in der Außenansicht verfügbar. Den Button „Liste exportieren“ nutzen Sie, um wichtige Informationen wie Titel und Kategorien, aber auch die Informationen darüber, wer das Improvement erstellt hat, wer die verantwortliche Person ist und mit wem es geteilt wird, in einer Excel-Tabelle zu exportieren. Die Bedienoberfläche in der Außenansicht von Portals ist übersichtlich gestaltet und leicht zu handhaben: So bietet Ihnen das Modul eine Suchfunktion und ein mit den Spalten „Inbox“, „Laufend“ und „Erledigt“ ausgestattetes Board, um den Fortschritt eines Tickets zu dokumentieren. Ein Improvement-Ticket legen Sie an, indem Sie auf den Button „Improvement erstellen“ klicken. Ein entsprechendes Ticket wird in der Spalte „Inbox“ generiert. Dieses versehen Sie mit einem eingängigen Titel, ehe die Arbeit beginnt. Per Drag & Drop sortieren Sie Tickets sowohl horizontal als auch vertikal. Anfänglich lassen sich die Tickets nach Belieben hin und her bewegen. Für Sie und jeden anderen Nutzer oder jede andere Nutzerin befinden sich die Improvements stets im identischen Status.

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Das Improvement-Ticket und die Detailansicht

Jedes Improvement-Ticket verfügt über zwei Icons, die sich rechts auf dem Ticket befinden. Sie erlauben eine schnelle Orientierung, also ob das Improvement bereits geteilt wird und wer die verantwortliche Person ist. Mit einem Klick auf das Ticket oder dessen Titel erhalten Sie Zugriff auf die
Detailansicht. Dort erfolgt nicht nur die thematische Ausrichtung des Improvements, woran mittels Kommentarfunktion partizipiert werden kann, sondern Sie teilen das Improvement allererst mit denjenigen Circles und NutzerInnen, die daran mitwirken sollen.

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Dabei wird auf jede Hierarchie wie z.B. ine Organisationsstruktur verzichtet. Außerdem weisen Sie eine Nutzerin oder einen Nutzer als verantwortliche Person aus, indem Sie das Ticket zuweisen. Falls Sie selbst als verantwortliche Person auftreten wollen, weisen Sie sich über die Mehr-Option das Ticket zu. Eine weitere Einstellungsmöglichkeit, Improvements betreffend, finden Sie auf der Profilseite, wo Sie festlegen, welche Art der Benachrichtigung, Push und/oder E-Mail, Sie für welche Änderung an einem mit Ihnen geteilten oder von Ihnen verantworteten Improvement erhalten wollen. Sie können auch jegliche Benachrichtigung deaktivieren.

Improvements teilen

Um die Share-Funktion möglichst einfach zu halten, wird ab sofort zwischen privaten und öffentlichen Circles unterschieden.

Für neu anzulegende, aber auch für bereits bestehende Circles legen Sie nun fest, ob diese privat oder öffentlich sind. Einmal veröffentlichte Circles lassen sich aller dings nicht mehr ‚privatisieren‘. Voreingestellt ist für jeden Circle: privat. Sie teilen Improvements mit allen öffentlichen Circles und mit den PanelistInnen, die Zugang zum Portal besitzen. Unter Geteilt mit erfahren Sie, mit wem das Improvement geteilt wird, und können Ihre Wahl gegebenenfalls widerrufen. Aus der Zahl der PanelistInnen, mit denen Sie das Improvement teilen, weisen Sie einer oder einem das Improvement zu, wodurch die oder der zur verantwortlichen Person wird. Auch diese Wahl lässt sich widerrufen, obgleich jedes Improvement von einer Person verantwortet werden muss.

Kategorien hinzufügen

Für jedes Improvement fügen Sie bis zu drei Kategorien hinzu, die Sie nur im CMS-Bereich von Portals auf dem Subnavigationsfeld Inhalte unter dem Reiter Themen anlegen können.

Auf dem Improvement—Ticket erscheinen die für die Kategorien ausgewählten Farben. Unterkategorien, die Sie ebenfalls im CMS-Bereich von Portals anlegen, werden momentan noch nicht unterstützt.

Kommentierung

In der Detailansicht kommentieren Sie ein Improvement. Es werden Profilbild, Vor- und Nachname angezeigt. Durch einen Klick auf Name oder Profilbild werden Sie zum Profil weitergeleitet. Zeitpunkt der Kommentierung wird ebenfalls angezeigt. Neben der Möglichkeit, einen Text einzugeben, fügen Sie einen Video-Link ein und laden ein Foto hoch. 

Kommentare können mit einer Antwort versehen werden. Falls es von Ihnen aktiviert worden ist, werden Sie per E-Mail oder Push benachrichtigt, wenn ein Improvement kommentiert worden ist.

Bewertung eines Improvements

Nachdem ein Improvement-Ticket in die Spalte „Erledigt“ bewegt worden ist, erhalten Sie Möglichkeit, dieses zu bewerten, indem Sie auf den nur in dieser Spalte sichtbaren Button „Bewerten“ klicken. In der
Detailansicht finden Sie nun eine Skala von 1 bis 5, um das Ticket bewerten zu können. Die Wahl muss bestätigt werden. Sobald ein Nutzer oder eine Nutzerin ein Ticket bewertet hat, kann dieses nicht mehr aus Spalte „Erledigt“ entfernt werden.

Archivierung eines Improvements

Die Archivierung eines Improvements geschieht entweder automatisch, nachdem alle Nutzer und Nutzerinnen dieses bewertet haben, oder manuell, indem Sie unter der Mehr-Optionauf Archivieren klicken. Die Tickets, die archiviert worden sind, lassen sich lediglich noch kommentieren. Andere Funktionen sind nicht mehr verfügbar. Auch können die Improvements nicht reaktiviert werden. Die archivierten Improvements können ausgeblendet bzw. angezeigt werden. Entscheiden Sie sich dafür, archivierte Improvements anzuzeigen, wechselt die Board-Ansicht und eine Archiv-Tabelle wird eingeblendet, die über die Spaltenüberschriften „Titel“, „Verantwortliche Person“ und „Geteilt“ verfügt. Sie legen fest, wie viele Improvements pro Seite in der Tabelle geführt werden. Mittels des Information-Icons springen Sie in die Detailansicht.

Survey, MySight und People

E-Mail-Benachrichtigung nach abgeschlossenem Export

In den Export-Einstellung haken Sie ab sofort an, ob Sie nach Fertigstellung des Exports eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten wollen oder nicht. Dieses Feature ist nur für den ‚neuen Export‘ verfügbar.

Export-Templates

Um Export-Vorlagen erneut zu verwenden, haken Sie im Export-Menü an, ob auch diese Vorlagen Teil des Exports sein sollen. Das Template steht Ihnen dann sowohl beim Kopieren als auch beim Import zur Verfügung. Das Feature wird nur für den ‚neuen Export‘ angeboten.

List-Unsubscribe Header

E-Mail-Vorlagen lassen sich mit einem Link versehen, der Nutzern und Nutzerinnen die Gelegenheit bietet, sich innerhalb des eigenen E-Mail-Clients oder –Providers von automatischen E-Mail-Sendungen abzumelden.

Sie haken in den „Erweiterten Maileinstellungen“ die Option „List-Unsubscribe Header“ an und positionieren einen Link oder einen Header. Folgende Möglichkeiten besitzen Sie für das Eingabefeld:

#unsubscribe_survey#: Link in der E-Mail, der weitere E-Mails zu dieser Survey deaktiviert

#unsubscribe_global#: Link in der E-Mail, der weitere E-Mails zu jeder Survey deaktiviert

Mit der Eingabe einer validen URL erzeugen Sie einen Link, der den Nutzer auf die entsprechende Webseite weiterleitet.

Fünf Variablen für die Erweiterte Suche

Seit dem Winter-Release besitzt der für den Projekttyp „Panel-Umfrage“ aufrufbare Menüpunkt „Stichprobe“ einen zweiten Reiter: „Alle Stichproben durchsuchen“.  

Rufen Sie diesen Reiter auf, werden Ihnen eine Freitextfeldsuche und eine Tabelle mit den Spaltenüberschriften „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“, „Panel-status“, „Code“, „Gesendete E-Mails“, „Status“, „Datum der ersten Einladung“ und „Letzter Zugriff“ angezeigt. Mittels der Erweiterten Suche lassen sich ab sofort bis zu fünf Variablen hinzufügen, die Sie per Drop-down-Liste auswählen. Um die Suche weiter zu verfeinern, bestimmen Sie für jede hinzugefügte Variable noch eine Ausprägung. Die Tabelle wird um die ausgewählten Ausprägungen erweitert.

Komfortable Ordnerstruktur

Aufgrund der Restrukturierung der Ordnerstruktur ist es dem MySight-Nutzer und der MySight-Nutzerin ab sofort möglich, MySight-Ordner in Tableau leichter zu verstehen und zu verwenden. Es werden Ordner kreiert und die Variablen in diesen Ordnern gruppiert.

Neue Tabellenstruktur

Ab sofort besitzt MySight eine fünfstufige Tabellenstruktur mit eindeutigen Labels. Die Spaltenüberschriften sind: QuestionID, QuestionTitle, QuestionSubtitle, ResponseOption und EXT_Variable.

Gruppenbildungsfilter für den Paneldaten-Export

Im Modul People legen Sie ab sofort Gruppenbildungsfilter an, um bereits beim Export Paneldaten nach den von Ihnen festgelegten Bedingungen zu filtern. Eine Gruppe muss nicht vorhanden sein. Die Regel wird angelegt unter: People -> Gruppen -> Gruppenbildungsfilter -> Filterbedingung erstellen. In den Basiseinstellungen des Paneldaten-Exports wählen Sie den gewünschten Gruppenbildungsfilter aus.

DSGVO: Der Datenschutz-Assistent

Rollenverteilung

Die Vorstellung, dass die ganze Welt eine Bühne ist, wird Sie spätestens ab dem 25. Mai 2018 umtreiben, wenn Sie in der Rolle des Daten-Verantwortlichen auftreten müssen werden. Ab diesem Datum gilt nämlich die Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), die eine betroffene Person, also die Person, deren Daten verarbeitet werden, mit einigen Rechten ausstattet. Um Ihnen eine mit dieser begrüßenswerten Verordnung übereinstimmende Datenverarbeitung zu ermöglichen, ist in EFS-Survey der Datenschutz-Assistent implementiert worden, wodurch sowohl bekannte Arbeitsschritte um die notwendigen Features ergänzt als auch neue Schritte hinzugefügt worden sind.

Aktivierung des Datenschutz-Assistenten

Eine Modifizierung erfahren hat der Schritt Projekt anlegen für die Projekttypen „Anonyme Umfrage“, „Personalisierte Umfrage“ und „Mitarbeiterbefragung“. Denn im Rahmen dieses Schrittes lässt sich für jeden der drei Projekttypen der Datenschutz-Assistent anhaken.

Ist der Haken für diesen Assistenten gesetzt und das Projekt angelegt, wird zwecks Erstellung des Fragebogens ein neuer Arbeitsschritt notwendig: die Konfiguration eines Einwilligungsformular für die Teilnehmer. Falls Sie für ein bereits bestehendes Projekt den Datenschutz- Assistenten aktivieren wollen, lässt dieser sich auch nachträglich anhaken. Es werden die Layouts Responsive Layout 3 und 2 unterstützt. Der Datenschutz- Assistent ist in den Voreinstellungen bereits aktiviert, um die Vorgabe „Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ zu erfüllen.

Sie können den Haken auch entfernen, um den Assistenten zu deaktivieren.

Nachträgliche Aktivierung des Datenschutz-Assistenten

Unter dem in den Projekteigenschaften befindlichen Reiter „Allgemeine Optionen“ haken Sie den Datenschutz-Assistenten an, um diesen für ein bereits existierendes Projekt zu aktivieren. Der für bereits bestehende Projekte nur nachträglich zu aktivierende Datenschutz-Assistent gilt erst für die Befragungen, die nach Editierung und Speicherung des Zustimmungsformulars begonnen werden, für die also zwecks Teilnahme die Zustimmung gegeben werden muss.

Konfiguration des Einwilligungsformulars

Nachdem für ein neues sowie bereits existierendes Projekt der Datenschutz-Assistent aktiviert worden ist, besteht der nächste Schritt darin, von informierten TeilnehmerInnen die Zustimmung für die Datenverarbeitung einzuholen. Sie konfigurieren also eine Zustimmungsseite nicht nur, um die Zustimmung des Teilnehmers und der Teilnehmerin einzuholen, sondern auch, um diese über die wichtigsten Datenschutz-Informationen wie z.B. den Namen des Unternehmens (Verantwortlicher), die Kontaktdaten, die Vertretung des Verantwortlichen oder die Art der personenbezogenen Daten und deren Verwendung zu unterrichten.

Um diese Seite zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Per Drop-down- Liste wählen Sie eine Sprache aus. Voreingestellt ist die Standardsprache der Umfrage. Sie verfassen eine Willkommensnachricht. Es lassen sich Platzhalter und bekannte Formate verwenden. Danach besteht die Möglichkeit, eine in der Bibliothek angelegte Vorlage für das Einwilligungsformular zu verwenden. Die Auswahl der Vorlagen, die Ihnen angezeigt werden, richtet sich danach, welche Sprache Sie zuvor ausgewählt haben. Das folgende Freitextfeld nutzen Sie, um über den Zweck der Datenverarbeitung zu informieren. Softwareseitig werden Ihnen allerdings keine inhaltlichen Vorgaben gemacht. Zuletzt legen Sie die Dauer fest, wie lange die Daten aufbewahrt werden sollen. Sie können Ihre Angabe in Jahren, Monaten oder Tagen machen. Sie verzichten auf die Festlegung eines Ablaufdatums, indem Sie „Unbegrenzt“ anhaken, und verfassen zwecks unbegrenzter Datenaufbewahrung ebenfalls einen erklärenden Text. TeilnehmerInnen, die ihre Zustimmung nicht geben, erhalten den Dispositionscode 42.

Bibliotheken: Einwilligungsformular anlegen

Sie müssen die Zustimmungsseite nicht für jedes Projekt erneut konfigurieren, sondern Sie legen unter Bibliotheken Einwilligungsformulare an, die Sie je nach Bedarf beim Erstellen einer Zustimmungsseite verwenden. Vorausgefüllte Formulare, die die gebräuchlichsten Anwendungsfälle abbilden, finden Sie ebenfalls dort, sodass Sie mittels geringfügiger, aber unverzichtbarer Anpassungen an die eignen Projektgegebenheiten über DSGVO-konforme Einwilligungsformulare verfügen.

Die Konfiguration erfolgt analog der im Fragebogen-Editor. Zunächst wählen Sie die Sprache aus, sodass beim Anlegen der Zustimmungsseite im Fragebogeneditor die Auswahl der Einwilligungsformulare automatisch auf diejenigen mit der passenden Sprache eingeschränkt wird, und vergeben einen Namen. In das Freitextfeld schreiben Sie, zu welchem Zweck die Daten- verarbeitung erfolgt. Mittels der folgenden Felder unterrichten Sie den Teilnehmer oder die Teilnehmerin über wichtige Datenschutzinformationen.

Fragen und Variablen als personenbezogene Daten markieren

Das Anlegen von Fragen und Teilnehmervariablen ist ebenfalls im Rahmen des Datenschutz-Assistenten modifiziert worden, indem Sie nun für jede Frage oder Variable, die Sie anlegen, über die anhakbare Option „Frage als personenbezogenes Datum markieren“ bzw. „Als personenbezogenes Datum markieren“ verfügen.

Neben der Möglichkeit, selbständig Fragen als personenbezogene Daten zu markieren, sind die Fragentypen 141 bis 144, also diejenigen, die über ein Freitextfeld verfügen, in den Voreinstellungen als personenbezogene Daten markiert. Diese Voreinstellung lässt sich auch deaktivieren. Anhand des neuen Icons, Bügelschloss, erkennen Sie, welche Fragen des Fragebogens als personenbezogene Daten markiert worden sind. Für Teilnehmervariablen gilt Vergleichbares: Diese markieren Sie entweder als personenbezogene Daten oder entfernen diese Markierung wieder.

Für folgende Variablen, die in den Voreinstellungen bereits eine Markierung als personenbezogene Daten erhalten haben, lassen sich die Markierungen nicht entfernen: u_account, u_email, u_firstname, u_name, u_street, u_zip, u_city, u_address (alle 1 bis 3), u_phone, u_mobile, u_mobile2, u_www, u_gender und Panel_contact. Die folgenden Teilnehmerdaten sind unveränderbar als personenbezogene Daten markiert: u_email, u_firstname, u_name, u_mobile, u_gender, remote_addr, participant_latitude, participant_longitude und remote_host. Für die Variablen der System-Nutzer sind das: u_account, u_firstname, u_name, u_email, u_mobile, u_gender, u_street, u_zip, u_city, u_country, u_phone, u_mobile2 und u_www. Für den Org-Anwender sind das: u_firstname, u_name, u_email und u_gender.

Die Zustimmungsseite vor der Befragung

Die Zustimmungsseite wird der Befragung vorangestellt und ist für die möglichen UmfrageteilnehmerInnen folgendermaßen aufgebaut: Nach der Willkommensnachricht lesen diese den über den Zweck der Datenverarbeitung informierenden Text. Es folgen die Kontaktdaten des Daten-Verantwortlichen. Mittels Links können sie danach weitere Datenschutz-Informationen abrufen und stimmen anhand aller ge-gebenen Informationen zu. Die Umfrage wird durch den entsprechenden Button gestartet. Links finden diejenigen, die die Zustimmung nicht geben wollen, die Möglichkeit dazu. Bevor diese TeilnehmerInnen aber die Zustimmungsseite endgültig verlassen, müssen sie ihre Ablehnung mittels Modal bestätigen.

Die Zustimmungsseite verfügt über den Sprachen-Switch, sodass die Umfragesprache auf dieser Seite gewechselt werden kann.

Die Übertragbarkeit von personenbezogenen Daten

Falls eine betroffene Person die Anfrage an Sie als den Daten-Verantwortlichen richtet, die über sie oder ihn gesammelten personenbezogenen Dateien einsehen zu wollen, wenden Sie sich an Tivian. Sie geben Code und/oder E-Mail-Adresse dieser Person weiter. Tivian händigt Ihnen eine Übersicht über die diese Person betreffenden persönlichen Daten in einem gebräuchlichen und lesbaren Format aus.

Das Löschen von personenbezogenen Daten

Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten nach Ablauf des für ein bestimmtes Projekt festgelegten Aufbewahrungszeitraums gelöscht. Daneben besteht für die betroffene Person die Möglichkeit, sich mit dem Wunsch auf Datenlöschung an den Daten-Verantwortlichen zu wenden. Sie geben E-Mail- Adresse und/oder Code des Teilnehmers oder der Teilnehmerin, der oder die gelöscht zu werden wünscht, an Tivian weiter. So können die TeilnehmerInnen im System identifiziert und gelöscht werden. Eine Möglichkeit, personenbezogene Daten aller Teilnehmer in einem Projekt selbständig zu löschen, finden Sie im Umfragemenü unter „Text und Validierung“, wo Sie über den Punkt „Umfrage zurücksetzen“ auf den Button „Personenbezogene Daten löschen“ klicken können. Es werden die personenbezogenen Daten aller TeilnehmerInnen gelöscht, die im Rahmen des Projekts einen Dispositionscode höher als 12 besitzen.

Die gelöschten Datensätze tauchen nach der automatischen Synchronisierung auch nicht mehr in MySight auf. Diese werden aus den bestehenden Dashboards entfernt. Die personenbezogenen Daten, die gelöscht worden sind, finden sich nicht mehr in der Detailansicht eines Projekts und den dazugehörigen Teilnehmerlisten.