EFS Release Sommer 2018

Guides: Neues Seiten-Modul in Portals

In Portals verfügen Sie ab sofort über Guides, ein neues Seiten-Modul, um vorgefertigte Fragebögen an ausgewählte Gruppen zu schicken. 

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Um sich dieses neuen Werkzeugs bedienen zu können, steht zunächst die Konfiguration im CMS-Bereich von Portals an, wo Sie das neue Modul auf der gewünschten Seite platzieren, ehe Sie die Modul-Konfiguration mittels Klicks auf den Drop-down-Pfeil öffnen. Dann legen Sie fest, welcher Panel-Gruppe diejenigen zugeordnet werden, die über Guides eingeladen werden, und die zusätzlichen Profileinstellungen nutzen Sie, um denjenigen, die eine Gruppe zusammenstellen oder ergänzen, die Panelistensuche zu erleichtern, indem Sie zwecks besserer Identifikation der Personen zwei Variablen bereitstellen. So werden im zweiten Schritt des Guide-Setups, wenn es an die Panelistensuche geht, die mittels der in der Modul-Konfiguration ausgewählten Variablen bereitgestellten Informationen, also z.B. E-Mail-Adresse und Land, ausgegeben. Danach wechseln Sie auf das neue Subnavigationsfeld Guides, wo Sie die Konfiguration fortsetzen. Sie klicken auf + Neuer Guide, bevor Sie sich den folgenden fünf Reitern widmen:

• Basisinformationen

• Zusätzliche Informationen

• Themen

• Fragebogen

• E-Mail-Vorlage

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Unter dem Reiter Basisinformationen versehen Sie den neu hinzugefügten Guide mit einem Titel, geben eine Beschreibung ein und laden ein Bild hoch, um dem Guide die nötige optische Präsenz zu verleihen. Titel, Beschreibung und Bild werden in der Guide-Übersicht angezeigt. Der Reiter Zusätzliche Informationen ermöglicht es Ihnen, mittels des neuen Editors ein vielgestaltiges Material aus Text, Fotos, Videos, Links und Verknüpfungen den Nutzern und Nutzerinnen bereitzustellen, um diese umfassend über den angelegten Guide zu informieren. Unter dem Reiter Themen stehen Ihnen diejenigen Themen zur Auswahl, die Sie auf dem Subnavigationsfeld Inhalte unter dem Reiter Themen anlegen. Mittels Anhakens wählen Sie ein Thema aus und entscheiden sich zwischen der alphabetisch auf- oder absteigenden Sortierung. Für die Fragebogenauswahl nutzen Sie den Reiter Fragebogen. Es stehen Ihnen die Fragebögen zur Auswahl, die Sie im unterlegten Survey-Projekt angelegt haben, das auf Aktiv gesetzt worden sein muss. Für Guides stehen Ihnen nur Projekte vom Typ Personalisierte Umfrage zur Verfügung. Der Reiter E-Mail-Vorlagen dient Ihnen zur Auswahl von Mailvorlagen. Sie wählen die Vorlagen für Einladungs-, Erinnerungs- und Ergebnismails aus. Unter dem Reiter Einstellungen stellen Sie den Teilnahmezeitraum sowie die minimale Anzahl an TeilnehmerInnen ein. Außerdem legen Sie fest, welcher Portal-Rolle es gestattet ist, den Guide zu starten, ob überhaupt und wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungsmail versandt werden soll. Um den Versand von Erinnerungsmails maßvoll zu gestalten, definieren Sie, ob die Mails immer an alle TeilnehmerInnen geschickt werden sollen oder ob TeilnehmerInnen, die die Umfrage bereits beendet haben, keine weitere Erinnerungsmail erhalten. Dafür deaktivieren Sie die Option „Erinnerungen immer an alle Teilnehmer senden“, indem Sie den Schiebeschalter auf OFF setzen. Über die Möglichkeit einer Manager-Teilnahme und das Einladen von Personen anhand von E-Mail-Adressen entscheiden Sie ebenfalls dort. Auch obliegt es Ihrer Entscheidungsgewalt, ob eine Ergebnis-E-Mail versandt werden soll. Zwecks der Ergebnisaufbereitung nehmen Sie auch einige Einstellungen vor, indem Sie einen Verweis auf die MySight-Modul-Seite innerhalb Ihres Portals einrichten, ein MySight-Projekt, eine Arbeitsmappe und eine Ansicht auswählen. Das Dashboard, das Sie über das MySight-Seiten-Modul anzeigen, muss nicht dem entsprechen, das über Guides angeboten wird. Um Ihren Guide starten zu können, veröffentlichen Sie diesen.

Guides in der Außenansicht

Nachdem im CMS-Bereich von Portals alle notwendigen Einstellungen vorgenommen worden sind, kann das neue Modul in der Außenansicht angesteuert werden. Sie gelangen auf die Guide-Übersicht, wo die veröffentlichten Guides aufgelistet werden und gestartet werden können. Über Details werden diejenigen Informationen aufgerufen, die unter dem Reiter Zusätzliche Informationen angelegt worden sind. Sie klicken auf Guide starten, und das Setup beginnt, das in drei Schritte unterteilt ist:

• Fragen

• Einladungen

• Bestätigung

Im ersten Schritt Fragen erhalten Sie eine Übersicht über die Fragen, die dem Team gestellt werden, an das der Guide versandt wird.  Sie lesen, welchen Themen die Fragen zugeordnet worden sind. Es werden also diejenigen Themen angezeigt, die Sie unter dem Reiter Themen anlegen. Nach dieser Übersicht, die Sie über die thematischen Bereiche des Fragebogens informiert, folgt mit Einladungen der zweite Schritt. In diesem Schritt laden Sie sowohl bereits bestehende Gruppen oder neu kreierte Gruppen zu Ihrem Guide, die Sie aus dem Stand anlegen, ohne das Setup verlassen zu müssen. Zu diesem Zweck verfügen Sie über eine Suche, die es Ihnen erlaubt, nach Panelisten, Gruppen oder E-Mail-Adressen zu suchen. Neue Gruppen, die Sie aus einzelnen Panelisten und unregistrierten Personen aufbauen, können allerdings nicht mit bestehenden Gruppen kombiniert werden. Es lassen sich Non-Panelisten, die noch nicht registriert worden sind, via E-Mail einladen und hinzufügen. Außerdem werden Ihnen Gruppen vorgeschlagen. Die Gruppe, die im Setup angelegt wird und die Sie im Modul Gruppen verwalten können, ist eine öffentliche und nutzerverwaltete Gruppe. Im dritten Schritt Bestätigung, dem letzten Schritt, erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie viele Fragen der ausgewählte Fragebogen enthält und an welche Gruppe dieser versandt wird. Außerdem können Sie noch eine kurze persönliche Mitteilung verfassen. Sie bestätigen Ihre Auswahl, bevor die Einladungen versandt werden.

Nach dem Start eines Guide

Um festzustellen, ob bereits erste Teilnehmer oder Teilnehmerinnen die Umfrage ausge-füllt haben, klicken Sie auf den Button Status anzeigen. In dieser Übersicht fragen Sie aber nicht nur ab, wie viele die Umfrage bereits beantwortet haben, sondern Sie informieren sich auch darüber, welche Gruppe eingeladen worden ist, in welchem Status sich die Umfrage befindet (beendet/laufend) und die Teilnehmerzahl. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit, die Gruppe an die Teilnahme zu erinnern, also eine Erinnerungsmail zu versenden, und die Umfrage manuell zu beenden. Ist die Umfrage einmal beendet, klicken Sie auf den Button Ergebnisse, um auf das Ergebnis-Dashboard zu wechseln. Nach Beendigung einer Befragung können Sie die Gruppe erneut einladen, um die Befragung ein weiteres Mal durchzuführen.

Modifikationen für das Action-Board

Für das jüngst veröffentlichte Action-Board sind weitere Verbesserungen umgesetzt worden:

Das Teilen von Action-Tickets mit privaten Gruppen

Weiterhin teilen Sie Action-Tickets nur mit öffentlichen Gruppen. Trotzdem werden Ihnen ab sofort auch private Gruppen angezeigt. Wenn Sie nun eine private Gruppe auswählen, um das Ticket mit dieser zu teilen, dann können Sie diese Gruppe ‚veröffentlichen‘. Die Veröffentlichung muss bestätigt werden und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Maximale Anzahl an Actions

Standardmäßig liegt die maximale Anzahl an Actions, die angelegt werden können, bei 200 pro Installation. Eine Überschreitung dieses Wertes hat lediglich zur Folge, dass die nach dem 200. Action-Ticket angelegten Tickets so lange ausgeblendet werden, bis der Höchstwert aufgrund des Löschens oder des Archivierens von Tickets wieder unterschritten wird. Ausgeblendete Tickets werden trotzdem gespeichert und lassen sich archivieren.

Falls Sie eine Erhöhung dieses Wertes wünschen, wenden Sie sich bitte an den Support.

Actions in der Aktivitäten-Liste

Die Vorgänge im Action-Board werden im Modul Aktivitäten-Liste abgebildet, damit Sie stets einen guten Überblick über das Action-Board-Geschehen besitzen. Es zeigt die Veränderungen der für Sie sichtbaren Tickets an

Portaleinladung

Denjenigen Teilnehmern und Teilnehmerinnen, die Sie mittels des Moduls Portal-einladungeneinladen, weisen Sie bereits während des Einladungsvorgangs eine der Rollen Moderator, Survey Manager oder Translation Manager zu. Falls Sie keine Rolle auswählen, wird dem Teilnehmer oder der Teilnehmerin die Rolle Participant zugewiesen Des Weiteren besitzen Sie die Möglichkeit, weitere Stammdatenvariablen anzuwählen. Standardmäßig werden die Variablen E-Mail, Vorname und Nachname angeboten. Sechs weitere sind zusätzlich konfigurierbar. Sie entscheiden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob eine Validierung hinzugefügt werden soll. Diese Felder finden in der Ausßenansicht des Moduls Portaleinladungen Verwendung: Sobald nämlich der Einladungsassistent dieses Moduls geöffnet wird, können die neuen NutzerInnen mittels dieser in der Modul-Konfiguration bereitgestellten Felder eingeladen werden. Sie wählen im Assistenten ebenfalls eine der in Gruppen angelegten Gruppen aus, der diese neuen NutzerInnen hinzugefügt werden. Falls Sie mehrere NutzerInnen zugleich einladen wollen, nutzen Sie den CSV-Upload: Per Drag & Drop können CSV-Dateien importiert werden. Dafür laden Sie eine Import-Vorlage herunter. Das weitere Vorgehen wird in dieser Vorlage beschrieben.

Template-Konfiguration

Um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten, wählen Sie unter „Verwendung“ in den Projekteigenschaften aus, für welches der beiden Module, Guides oder Feedback-Assistant, Sie eine Template-Konfiguration vornehmen wollen.

Sonstiges: Feedback-Bubble, Sidebar und Profil

Feedback muss nicht mehr umständlich über E-Mails versandt werden. Innerhalb der Portals-Außenansicht können Sie fortan die Feedback-Bubble nutzen, um schnell und präzise Rückmeldung zu geben. Sie aktivieren diese auf dem Subnavigationsfeld Einstellungen unter dem Tab Allgemeine Einstellungen, wo Sie die Option „Feedback-Bubble anzeigen“ anhaken. Ein verfügbarer Umfrage-Link wird eingeblendet, den Sie ersetzen können.

Neue Fragetypen

Aktivierung des Datenschutz-Assistenten

Für bereits existierende Projekte aktivieren Sie den Datenschutz-Assistenten, indem Sie unter Projekteigenschaften diesen anhaken und auf Speichern klicken. Automatisch wird anschließend der Umfragestatus auf Keine weiteren Teilnahmen gesetzt. Diese Änderung bleibt bestehen, bis Sie die Dauer der Datenaufbewahrung konfiguriert haben werden. Vergleichbares gilt für Projekte, für die der Datenschutz-Assistent bereits beim Anlegen aktiviert worden ist, oder für Kopien von Projekten, die ohne Datenschutz-Assistenten aktiviert worden sind: Der Umfragestatus lässt sich auf Aktiv setzen, sobald die Dauer der Datenaufbewahrung konfiguriert worden ist. Bis dahin verbleibt dieser im Status Umfrage generiert. Fortan besteht also für Sie die Möglichkeit, den Projekt-Status einer Umfrage, für die der Datenschutz-Assistent aktiviert worden ist, auf Aktiv zu setzen, ohne das Zustimmungsformular zu aktivieren. Sie müssen lediglich die Dauer der Datenaufbewahrung definieren. Das gilt auch für Projekte, für die der Datenschutz-Assistent erst nachträglich aktiviert worden ist.

Der neue DSGVO-Bereich im Fragebogen-Editor

Neben der neuen Unterteilung des DSGVO-Bereiches in Dauer der Datenverarbeitung und Einwilligungsformular, sodass Sie die Festlegung der Datenverarbeitungsdauer gesondert von der Konfigurierung des Einwilligungsformulars vornehmen, gliedert sich der DSGVO-Einstellungsbereich im Fragebogen-Editor in die angelegten Umfrage-sprachen, die Sie nun einzeln bearbeiten.

Befindet sich das Einwilligungsformular im Status „Gelb“, gilt das Einwilligungsformular als konfiguriert. Mittels Klicks auf den Menüpunkt Datenaufbewahrung oder Einwilligungsformular landen Sie in den DSGVO-Einstellungen, wo Sie unter dem Menüpunkt „Personenbezogene Daten markieren“ einen Überblicksbereich finden, der u. a. alle im Projekt verwendeten Teilnehmervariablen und im Fragebogen verwendeten Fragen auflistet, die Sie an dieser Stelle als personenbezogene Daten markieren können.

Schreib- und Leserechte für das Einwilligungsformular

Je nachdem, welchem Team (z.B. Administrator) Sie angehören, besitzen Sie Schreib- und/oder Leserechte, was die Konfiguration der Sprachen betrifft. So konfigurieren Sie das Einwilligungsformular nur in den Sprachen, für die das Team, dem Sie angehören, auch Schreibrechte besitzt, wogegen Sie lediglich den Inhalt des Einwilligungsformulars  in den Sprachen zur Kenntnis nehmen, wenn die Gruppe, der Sie zugeordnet worden sind, nur über ein Leserecht verfügt. Falls Sie in Ihrem Team weder Lese- noch Schreib-recht besitzen, werden die angelegten Sprachen lediglich aufgelistet, ohne dass Sie diese näher betrachtet oder bearbeitet können.

Portal-Registrierung

Von Nutzern und Nutzerinnen, die sich auf einem Portal registrieren wollen, können Sie ab sofort die Zustimmung zur Verarbeitung der Daten einholen. Dafür verfügt der Portals-Login-Dialog unter dem Reiter Registrieren über eine zweite Checkbox.

Neuer Dispositionscode

Teilnehmer und Teilnehmerinnen, die einen der Dispositionscode 20, 21, 22 und 23 besitzen, erhalten nach der Löschung ihrer personenbezogenen Daten den Dispositionscode 43. Zweck dieses neuen Dispositionscodes ist es, dass Teilnehmer oder Teilnehmerinnen, die sich in einem ‚Zwischenzustand‘ wie z.B. „Teilnehmer antwortet gerade“ (Dispositionscode 21) befinden, nach der Löschung ihrer Daten nicht mehr an der Umfrage teilnehmen können.