EFS Release Sommer 2018

Portals

Guides: Neues Seiten-Modul in Portals

In Portals verfügen Sie ab sofort über Guides, ein neues Seiten-Modul, um vorgefertigte Fragebögen an ausgewählte Gruppen zu schicken.

Um sich dieses neuen Werkzeugs bedienen zu können, steht zunächst die Konfiguration im CMS-Bereich von Portals an, wo Sie das neue Modul auf der gewünschten Seite platzieren, ehe Sie die Modul-Konfiguration mittels Klicks auf den Drop-down-Pfeil öffnen. Dann legen Sie fest, welcher Panel-Gruppe diejenigen zugeordnet werden, die über Guides eingeladen werden, und die zusätzlichen Profileinstellungen nutzen Sie, um denjenigen, die eine Gruppe zusammenstellen oder ergänzen, die Panelistensuche zu erleichtern, indem Sie zwecks besserer Identifikation der Personen zwei Variablen bereitstellen. So werden im zweiten Schritt des Guide-Setups, wenn es an die Panelistensuche geht, die mittels der in der Modul-Konfiguration ausgewählten Variablen bereitgestellten Informationen, also z.B. E-Mail-Adresse und Land, ausgegeben. Danach wechseln Sie auf das neue Subnavigationsfeld Guides, wo Sie die Konfiguration fortsetzen. Sie klicken auf + Neuer Guide, bevor Sie sich den folgenden fünf Reitern widmen:

Basisinformationen
Zusätzliche Informationen
Themen
Fragebogen
E-Mail-Vorlage

Unter dem Reiter Basisinformationen versehen Sie den neu hinzugefügten Guide mit einem Titel, geben eine Beschreibung ein und laden ein Bild hoch, um dem Guide die nötige optische Präsenz zu verleihen. Titel, Beschreibung und Bild werden in der Guide-Übersicht angezeigt. Der Reiter Zusätzliche Informationen ermöglicht es Ihnen, mittels des neuen Editors ein vielgestaltiges Material aus Text, Fotos, Videos, Links und Verknüpfungen den Nutzern und Nutzerinnen bereitzustellen, um diese umfassend über den angelegten Guide zu informieren. Unter dem Reiter Themen stehen Ihnen diejenigen Themen zur Auswahl, die Sie auf dem Subnavigationsfeld Inhalte unter dem Reiter Themen anlegen. Mittels Anhakens wählen Sie ein Thema aus und entscheiden sich zwischen der alphabetisch auf- oder absteigenden Sortierung. Für die Fragebogenauswahl nutzen Sie den Reiter Fragebogen. Es stehen Ihnen die Fragebögen zur Auswahl, die Sie im unterlegten Survey-Projekt angelegt haben, das auf Aktiv gesetzt worden sein muss. Für Guides stehen Ihnen nur Projekte vom Typ Personalisierte Umfrage zur Verfügung. Der Reiter E-Mail-Vorlagen dient Ihnen zur Auswahl von Mailvorlagen. Sie wählen die Vorlagen für Einladungs-, Erinnerungs- und Ergebnismails aus. Unter dem Reiter Einstellungen stellen Sie den Teilnahmezeitraum sowie die minimale Anzahl an TeilnehmerInnen ein. Außerdem legen Sie fest, welcher Portal-Rolle es gestattet ist, den Guide zu starten, ob überhaupt und wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungsmail versandt werden soll. Um den Versand von Erinnerungsmails maßvoll zu gestalten, definieren Sie, ob die Mails immer an alle TeilnehmerInnen geschickt werden sollen oder ob TeilnehmerInnen, die die Umfrage bereits beendet haben, keine weitere Erinnerungsmail erhalten. Dafür deaktivieren Sie die Option „Erinnerungen immer an alle Teilnehmer senden“, indem Sie den Schiebeschalter auf OFF setzen. Über die Möglichkeit einer Manager-Teilnahme und das Einladen von Personen anhand von E-Mail-Adressen entscheiden Sie ebenfalls dort. Auch obliegt es Ihrer Entscheidungsgewalt, ob eine Ergebnis-E-Mail versandt werden soll. Zwecks der Ergebnisaufbereitung nehmen Sie auch einige Einstellungen vor, indem Sie einen Verweis auf die MySight-Modul-Seite innerhalb Ihres Portals einrichten, ein MySight-Projekt, eine Arbeitsmappe und eine Ansicht auswählen. Das Dashboard, das Sie über das MySight-Seiten-Modul anzeigen, muss nicht dem entsprechen, das über Guides angeboten wird. Um Ihren Guide starten zu können, veröffentlichen Sie diesen.

Guides in der Außenansicht

Nachdem im CMS-Bereich von Portals alle notwendigen Einstellungen vorgenommen worden sind, kann das neue Modul in der Außenansicht angesteuert werden. Sie gelangen auf die Guide-Übersicht, wo die veröffentlichten Guides aufgelistet werden und gestartet werden können. Über Details werden diejenigen Informationen aufgerufen, die unter dem Reiter Zusätzliche Informationen angelegt worden sind. Sie klicken auf Guide starten, und das Setup beginnt, das in drei Schritte unterteilt ist:

Fragen
Einladungen
Bestätigung

Im ersten Schritt Fragen erhalten Sie eine Übersicht über die Fragen, die dem Team gestellt werden, an das der Guide versandt wird. Sie lesen, welchen Themen die Fragen zugeordnet worden sind. Es werden also diejenigen Themen angezeigt, die Sie unter dem Reiter Themen anlegen. Nach dieser Übersicht, die Sie über die thematischen Bereiche des Fragebogens informiert, folgt mit Einladungen der zweite Schritt. In diesem Schritt laden Sie sowohl bereits bestehende Gruppen oder neu kreierte Gruppen zu Ihrem Guide, die Sie aus dem Stand anlegen, ohne das Setup verlassen zu müssen. Zu diesem Zweck verfügen Sie über eine Suche, die es Ihnen erlaubt, nach Panelisten, Gruppen oder E-Mail-Adressen zu suchen. Neue Gruppen, die Sie aus einzelnen Panelisten und unregistrierten Personen aufbauen, können allerdings nicht mit bestehenden Gruppen kombiniert werden. Es lassen sich Non-Panelisten, die noch nicht registriert worden sind, via E-Mail einladen und hinzufügen. Außerdem werden Ihnen Gruppen vorgeschlagen. Die Gruppe, die im Setup angelegt wird und die Sie im Modul Gruppen verwalten können, ist eine öffentliche und nutzerverwaltete Gruppe. Im dritten Schritt Bestätigung, dem letzten Schritt, erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie viele Fragen der ausgewählte Fragebogen enthält und an welche Gruppe dieser versandt wird. Außerdem können Sie noch eine kurze persönliche Mitteilung verfassen. Sie bestätigen Ihre Auswahl, bevor die Einladungen versandt werden.

Nach dem Start eines Guide

Um festzustellen, ob bereits erste Teilnehmer oder Teilnehmerinnen die Umfrage ausge-füllt haben, klicken Sie auf den Button Status anzeigen. In dieser Übersicht fragen Sie aber nicht nur ab, wie viele die Umfrage bereits beantwortet haben, sondern Sie informieren sich auch darüber, welche Gruppe eingeladen worden ist, in welchem Status sich die Umfrage befindet (beendet/laufend) und die Teilnehmerzahl. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit, die Gruppe an die Teilnahme zu erinnern, also eine Erinnerungsmail zu versenden, und die Umfrage manuell zu beenden. Ist die Umfrage einmal beendet, klicken Sie auf den Button Ergebnisse, um auf das Ergebnis-Dashboard zu wechseln. Nach Beendigung einer Befragung können Sie die Gruppe erneut einladen, um die Befragung ein weiteres Mal durchzuführen.

Modifikationen für das Action-Board

Für das jüngst veröffentlichte Action-Board sind weitere Verbesserungen umgesetzt worden:

E-Mail-Vorlagen für das Action-Board

Die Auswahl der E-Mail-Vorlagen, die über die Zuweisung einer Action, die Statusänderung einer Action, das Teilen einer Action mit und die Kommentierung einer Action unterrichten, ist nun modulspezifisch untergebracht und findet sich in der Modul-Konfiguration des Action-Boards. Die Vorlagen erstellen Sie unter Bibliotheken. Alle in der Modul-Konfiguration vorgenommenen Einstellungen gelten für alle auf einem Portal angelegten Action-Boards. Da es sich bei jedem weiteren Action-Board, das auf einem Portal angelegt wird, um einen Klon handelt, müssen Sie diese Einstellungen nur einmal vornehmen.

Das Archiv des Action-Boards

Der Link Archivierte anzeigen, vermittels dessen Sie auf das Archiv des Action-Boards zugreifen, wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Action-Ticket bereits archiviert worden ist. Die sich im Archiv befindende Archiv-Tabelle ist um die Spalte „Bewertung“ erweitert worden, sodass Sie sich über die Durchschnittsbewertung eines archivierten Tickets informieren können. So sehen Sie nämlich auf einen Blick, welches Ticket wie bewertet worden ist. Außerdem lassen sich die archivierten Tickets anhand der Durchschnittsbewertung sortieren.

Die Übersicht des Action-Boards

Mittels der neuen Filterfunktion verschaffen Sie sich einerseits einen guten Überblick über die auf einem Board angelegten Action-Tickets, indem Sie z.B. alle Tickets danach filtern, ob diese Ihnen zugewiesen worden sind. Indem Sie also aus der Drop-down-Liste Mir zugewiesen auswählen, verbleiben nur die Tickets auf dem Board, die Sie als Beauftragten ausweisen. Auf der anderen Seite lassen sich Verbindungen schneller herstellen, wenn Sie eine bestimmte Gruppe als Filterbedingung auswählen, sodass nur die Action-Tickets angezeigt werden, die Sie mit dieser Gruppe teilen. Wählen Sie Alle aus, dann werden Ihnen alle Tickets angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Über das neue Suchfeld suchen Sie nach globalen Kategorien, verantwortlichen Personen und Titeln. Dieser Suche bedienen Sie sich auch im Archiv. Damit Sie keine Änderung, die ein anderer Nutzer oder eine andere Nutzerin vornimmt, verpassen, wird ab sofort am unteren Bildschirmrand eine Benachrichtigung eingeblendet, die so lange verharrt, bis das Board aktualisiert worden ist. Über Folgendes werden Sie unterrichtet:

Änderung von Ticket-Titeln
Bewegung des Tickets von einer Spalte zur nächsten
Änderungen der vertikalen Ticket-Reihenfolge
Löschen von Tickets
Änderung von Ticket-Beschreibungen
Ticket-Zuweisungen

Der Link für das Ticket des Action-Boards

Sie können in einer Benachrichtigungsmail ab sofort einen Link versenden, der das Action-Ticket umgehend öffnet, falls eine gültige Session läuft. Sie verfügen dafür über den Platzhalter #detailview_link#. Unter Mehr in der Detailansicht des Action-Tickets lassen Sie sich den Link anzeigen und kopieren ihn in die Benachrichtigungsmail.

Verbesserung der Zuweisung eines Action-Tickets

Die Zuweisung eines Tickets an einen oder eine derjenigen, mit denen Sie das Ticket teilen, ist vereinfacht worden. Sie erhalten mittels des Edit-Icons beim Mouseover Zugriff auf die Zuweisen an-Liste. Aus dieser Liste entnehmen Sie die neue verantwortliche Person

Das Teilen von Action-Tickets mit privaten Gruppen

Weiterhin teilen Sie Action-Tickets nur mit öffentlichen Gruppen. Trotzdem werden Ihnen ab sofort auch private Gruppen angezeigt. Wenn Sie nun eine private Gruppe auswählen, um das Ticket mit dieser zu teilen, dann können Sie diese Gruppe ‚veröffentlichen‘. Die Veröffentlichung muss bestätigt werden und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Maximale Anzahl an Actions

Standardmäßig liegt die maximale Anzahl an Actions, die angelegt werden können, bei 200 pro Installation. Eine Überschreitung dieses Wertes hat lediglich zur Folge, dass die nach dem 200. Action-Ticket angelegten Tickets so lange ausgeblendet werden, bis der Höchstwert aufgrund des Löschens oder des Archivierens von Tickets wieder unterschritten wird. Ausgeblendete Tickets werden trotzdem gespeichert und lassen sich archivieren.

Falls Sie eine Erhöhung dieses Wertes wünschen, wenden Sie sich bitte an den Support.

Actions in der Aktivitäten-Liste

Die Vorgänge im Action-Board werden im Modul Aktivitäten-Liste abgebildet, damit Sie stets einen guten Überblick über das Action-Board-Geschehen besitzen. Es zeigt die Veränderungen der für Sie sichtbaren Tickets an

Portaleinladung

Denjenigen Teilnehmern und Teilnehmerinnen, die Sie mittels des Moduls Portal-einladungeneinladen, weisen Sie bereits während des Einladungsvorgangs eine der Rollen Moderator, Survey Manager oder Translation Manager zu. Falls Sie keine Rolle auswählen, wird dem Teilnehmer oder der Teilnehmerin die Rolle Participant zugewiesen Des Weiteren besitzen Sie die Möglichkeit, weitere Stammdatenvariablen anzuwählen. Standardmäßig werden die Variablen E-Mail, Vorname und Nachname angeboten. Sechs weitere sind zusätzlich konfigurierbar. Sie entscheiden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob eine Validierung hinzugefügt werden soll. Diese Felder finden in der Ausßenansicht des Moduls Portaleinladungen Verwendung: Sobald nämlich der Einladungsassistent dieses Moduls geöffnet wird, können die neuen NutzerInnen mittels dieser in der Modul-Konfiguration bereitgestellten Felder eingeladen werden. Sie wählen im Assistenten ebenfalls eine der in Gruppen angelegten Gruppen aus, der diese neuen NutzerInnen hinzugefügt werden. Falls Sie mehrere NutzerInnen zugleich einladen wollen, nutzen Sie den CSV-Upload: Per Drag & Drop können CSV-Dateien importiert werden. Dafür laden Sie eine Import-Vorlage herunter. Das weitere Vorgehen wird in dieser Vorlage beschrieben.

Feedback-Assistant

Für den Feedback-Assistant ist das Erstellen mehrerer Teilnehmer überarbeitet worden, um den Vorgang zu vereinfachen. Einzelne oder mehrere TeilnehmerInnen können mittels der Eingabe der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Sie trennen mittels Kommas