EFS Release Frühling 2019

Das EFS-Frühling-Release ist da und die Installationen werden in Kürze aktualisiert. Neben Highlights wie einer barrierefreien Bedienbarkeit der Portals-Außenansicht, dem Ideation-Guide und dem Ordern von Report-Manager-Berichten mittels des Leadership-Guides sind auch vermeintlich kleinere Neuerungen wie die Aktualisierung von Teilnehmerdaten umgesetzt worden.

Mit dem neuen Guide-Typen, dem Ideation-Guide, steht Ihnen ein Follow-up-Tool zur Verfügung, das Sie nutzen können, um für diejenigen Bereiche, die als verbesserungswürdig eingestuft worden sind, Vorschläge einzuholen, wie die Verbesserung gelingen kann. Über diese Vorschläge lassen Sie dann mittels des Moduls Ideenfindung abstimmen, auf dass die mit den höchsten Zustimmungswerten als Action-Tickets auf dem Action-Board angelegt werden. Der Ideation-Guide-Workflow gliedert sich in drei Phasen: Start-Phase, Umfrage-Phase und Abstimmungsphase. Einstellungen sind sowohl in Survey als auch im CMS-Bereich von Portals vorzunehmen.

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Vorarbeiten in Survey

Für den Ideation-Guide verwenden Sie eine Personalisierte Umfrage, für die ein Fragebogen mit dem Fragetypen Vorschläge angelegt worden ist. Des Weiteren müssen Sie den Ideation-Trigger anlegen, damit die Vorschläge, die gemacht werden, an das Modul Ideenfindung übermittelt werden.

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Die Trigger-Konfiguration sieht vor, dass Sie auf dem Tab Einstellungen einen Namen vergeben, eine kurze Beschreibung verfassen sowie eine Ausführungsposition auswählen und dass Sie auf dem Tab Detailkonfiguration die Quellfrage auswählen, deren Antworten übermittelt werden. Danach speichern Sie.

Vorarbeiten im CMS-Bereich von Portals

Keine unerwünschten Teilnahmen

Unter dem Menüpunkt Zugangsberechtigungen legen Sie Domains fest, um nur bestimmte E-Mail-Adresse zu erlauben. So können nur Teilnehmer und Teilnehmerinnen vom Guide-Initiator eingeladen werden, deren E-Mail-Adressen über diese zuvor festgelegten Domains verfügen.

Modul-Konfiguration

In der Modul-Konfiguration des neuen Moduls Ideenfindung, das Sie zuvor einer Seite hinzugefügt haben, tragen Sie lediglich eine Überschrift ein. Unter Verknüpfung finden Sie den Link zum Portal, der automatisch gesetzt wird. Über dieses Modul werden in der Außenansicht die Vorschläge zwecks Abstimmung angeboten. Auch das Modul Guides muss hinzugefügt worden sein.

Guide-Konfiguration

Danach wechseln Sie auf das Subnavigationsfeld Guides, um einen Ideation-Guide anzulegen und zu konfigurieren. Sie klicken auf + Neuer Guide.

Aus den über ein Modal angebotenen Guide-Typen, ME, US und IDEA, wählen Sie den neuen Guide-Typen Ideation (IDEA) aus. Die folgenden Tabs können Sie ansteuern:

• Basisinformationen

• Zusätzliche Informationen

• Kategorien

• Fragebogen

• E-Mail-Einstellungen

• Einstellungen

Basisinformationen und Zusätzliche Informationen

Den Tab Basisinformationen nutzen Sie, um eine Titel für den Ideation-Guides zu vergeben sowie eine kurze inhaltliche Beschreibung zu verfassen. Unter dem Reiter Zusätzliche Informationen haben Sie die Möglichkeit, weiteren Inhalt zu gestalten, der unter dem Punkt Weitere Details in der Außenansicht aufgerufen werden kann.

Kategorien

Auf dem Tab Kategorien wählen Sie die Kategorien aus, für die Sie Verbesserungsvorschläge einholen wollen. Die Kategorien werden auch auf dem Action-Ticket hinterlegt. Angelegt werden die Kategorien in Bibliotheken, wohin Sie mit dem Link springen.

Fragebogen und E-Mail-Einstellungen

Auf dem Tab Fragebogen wählen Sie das Umfrage-Projekt aus, das als Grundlage Ihres Guides dienen soll und den entsprechenden Fragebogen enthält. Auf dem Tab E-Mail-Einstellungen wählen Sie Einladungs- und Reminder-E-Mail-Vorlagen sowohl für die zweite Ideation-Phase, die Umfrage-Phase, als auch für die dritte Ideation-Phase, die Abstimmungsphase, aus. Die Vorlage für die Ergebnis-E-Mail wählen Sie ebenfalls hier aus. 

Einstellungen

Auf dem Tab Einstellungen nehmen Sie neben den bekannten Einstellungen zu Grundeinstellungen, Erinnerungen, Teilnehmer auch noch weitere vor: Sie legen den Zeitpunkt fest, wann vor dem jeweiligen Phasenende eine E-Mail zur Erinnerung verschickt werden soll. Außerdem können Sie die Option aktivieren, dass eine Erinnerungen an die Umfrage und Abstimmung an alle TeilnehmerInnen verschickt werden soll. Falls Sie diese Funktion deaktivieren, wird die Erinnerung nur an die TeilnehmerInnen verschickt, die noch nicht teilgenommen haben. 

Sie können das Einladen von Personen mittels der E-Mail-Adresse erlauben. Sie wählen eine unternehmensverwaltete Gruppe aus, die vorausgewählt ist und an die Einladungen gehen. Um Daten-Anonymität zu gewährleisten, stellen Sie nach Aktivierung der Option ein, wie viele Teilnahmen erfolgt sein müssen, bevor die Dateninformationen auf der Guide-Status-Seite, auf der Abstimmungsseite und auf dem Action-Ticket preisgegeben werden. Danach nehmen Sie noch Einstellungen zur Abstimmung vor, indem Sie die "Anzahl möglicher Abstimmungen je Kategorie" und "Anzahl Abstimmungen zum Wandeln in Actions" festlegen.

Sie müssen alle Einstellungen, die Sie vorgenommen haben, speichern!

Ideation-Guide-Workflow

Erste Phase: Start-Phase

Der Ideation-Guide-Workflow gliedert sich in drei Phasen. In der ersten Phase, der Start-Phase, legen Sie die Kategorie fest, zu der Verbesserungsvorschläge gemacht werden können, wählen Teilnehmer und Teilnehmerinnen aus und versenden die Einladungen.

Zweite Phase: Befragungsphase

Dann beginnt die zweite Phase, das Einholen der Vorschläge. Diese besteht aus dem Ausfüllen einer Umfrage und kann über die E-Mail-Einladung oder die Guide-Status-Seite begonnen werden.

Dort finden Sie neben der Möglichkeit, an der Umfrage teilzunehmen, auch die wesentlichen Informationen zu Ihrem Ideation-Guide: die Kategorie, den Starttag des Guides, die Phase, in der sich der Guide aktuell befindet, das Datum, wann die Phase beendet sein wird, und die Teilnahmen. Mittels des Buttons nehmen Sie an der aktuellen Phase teil. Über das Drei-Punkte-Menü können Sie ebenfalls an der nächsten Phase teilnehmen, sich die Teilnehmer anzeigen lassen und die Phase beenden.

Dritte Phase: Abstimmungsphase

Nach Beedingung der zweiten Phase kann die dritte Phase beginnen, das Abstimmen über die eingegangenen Vorschläge.

Teilnehmer und Teilnehmerinnen haken die Vorschläge an, die ihrer Meinung nach die gelungensten Verbesserungen beinhalten. Die Vorschläge, die die meiste Zustimmung erfahren, werden dann als Action-Tickets auf dem Action-Board angelegt.

Unter dem Tab E-Mail-Einstellungen der Guides-Subnavigation können Sie für den Guide-Initiatoren einen Text bereitstellen, um so den inhaltlichen Kontext aufzuzeigen, in dem die von den Guide-Initiatoren verfasste persönliche Nachricht platziert wird.

Die Text-Vorschau wird nicht versandt. Ebenfalls besteht keine Pflicht, dieses Feld auszufüllen. Das Feature steht für alle drei Guide-Typen (IDEA, ME, US) zur Verfügung. 

Um den Zugriff auf ein Portal zu ermöglichen, ohne dass eine vorherige Registrierung absolviert werden muss, geben User lediglich E-Mail-Adresse oder Accountnamen in die Portals-Registierungsmaske ein. Danach erhalten diese per E-Mail einen Login-Code, der sie umgehend auf das entsprechende Portal weiterleitet. Dort können die im Rahmen des Ideation-Workflows gesammelten Vorschläge bewertet und Actions bearbeitet werden. Auf dem Tab Zugangsberechtigungen der Subnavigation Einstellungen wählen Sie zu diesem Zweck als Authentifizierungsart Login-Code aus, ehe Sie dann eine Mail-Vorlage auswählen, die den neuen Platzhalter #portal_access_url# enthält. Der Login-Code besitzt eine zeitlich begrenzte Gültigkeit.

In Portals legen Sie auf dem Tab Zugangsberechtigungen der Subnavigation Einstellungen vorab Domains fest, um lediglich die E-Mail-Adressen zum Einladungsvorgang eines Guides zuzulassen, die über die festgelegten Domains verfügen.

Um die Portals-Außenansicht barrierefrei nutzen zu können, sind in Bezug auf Modale, Bestätigungsdialoge, Textfeldbehandlung, Personen- sowie Gruppensuche, Menüs und Schiebeschalter Verbesserungen vorgenommen worden.

Modale und Bestätigungsdialoge

Sämtliche Modale, Bestätigungs- und Delete-Dialoge in Guides (Setup), in Gruppen und in der Task-List erhalten einen Tab-Index bzw. eine Tabulatorreihenfolge, die der innerhalb des Modals oder Dialogs sichtbaren Reihenfolge entspricht. Mittels des Tab-Indexes sowie des Fokus wird verhindert, dass in einem Portal mit geöffnetem Dialog oder Modal BenutzerInnen durch Benutzung der Tab-Taste auf die im Hintergrund liegenden Seiten springen. Der Screen-Reader erkennt die aktuelle Position im Guide-Assistenten und gibt die entsprechenden Informationen wieder.

Textfeldbehandlung

Beim Öffnen eines Textfeldes erhält die Textbox umgehend den Fokus.

Personen- und Gruppensuche

Die Anzahl der bei einer Personen oder Gruppensuche gefundenen Treffer wird über den Screen-Reader ausgegeben. Die Suchergebnisse sind über Tastatur ansteuerbar und werden vom Screen-Reader verarbeitet. Fokussiert man das Suchfeld, gibt der Screen-Reader aus, dass eine Ausklappliste verfügbar ist. Die Werte der Liste können mit den Pfeiltasten angesteuert werden und werden dann vom Screen-Reader ausgegeben. Diese Suchfunktion ist in den Modulen Guides (Setup) und Gruppen verfügbar.

Menüs

Sämtliche Menüs (Burger-Menü, Benutzer-Menü, Drei-Punkte-Menü, Benachrichtigungsmenü und Sidebar) können über die Tastaturbedienung geöffnet werden. Die Menü-Einträge werden vom Screen-Reader ausgegeben. 

Schiebeschalter

Die Schiebeschalter im Benutzer-Menü und im Benachrichtigungsmenü des Benutzer-Profils und im Guide-Setup lassen sich per Tastatur bedienen.

Der Leadership-Guide (Me-Guide) verfügt ab sofort über die Funktion, Reports zu bestellen, die via Report-Manager generiert werden und die Sie nach der Fertigstellung über das Modul Reportliste herunterladen können. Zu diesem Zweck richten Sie unter dem Tab Einstellungen der Subnavigation Guides die Report-Manager-Verbindung ein, indem die URL der Report-Manager-Installation, den Zugangsschlüssel und die Instanz-ID angeben. Danach müssen Sie die Verbindung erfolgreich testen, um Zugriff auf die Report-Definition zu erhalten. Nur wenn die Verbindung erfolgreich getestet worden ist, können Sie im letzten Feld "Berichtsdefinitionen" eine Report-Definition auswählen, die für Ihre Bestellung gilt. Sie klicken also Berichtsdefinition laden an. Ohne die erfolgreiche Prüfung der Verbindung kann auch keine Berichtsdefinition ausgewählt werden. 

In der Statusübersicht eines beendeten Leadership-Guides, die Sie in der Portals-Außenansicht finden, besitzen Sie die Möglichkeit, den Bericht zu bestellen. Sie wählen über das Drei-Punkte-Menü Reports bestellen aus und haken auf der angezeigten Maske die Sprachen an, in denen die Reports erstellt werden sollen. Nachdem die Berichte bestellt worden sind, werden diese im Report-Manager generiert und können anschließend über das Modul Report-Liste heruntergeladen werden. Sobald die Berichte in der Report-Liste verfügbar sind, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Die E-Mail-Vorlage, die zu dieser Benachrichtigung verwendet werden soll, wird auf dem Tab E-Mail-Einstellungen der Guide-Konfiguration ausgewählt.

Um die generierten Berichte via Reportliste herunterzuladen, müssen Sie in der Modul-Konfiguration den Report-Listen-Typen "Guides" auswählen. Danach stehen Ihnen die generierten Report im Modul Reportliste zur Verfügung. 

Bisher setzte die Suche nach Einheiten in den Modulen Report-Liste und Task-Liste voraus, dass Label oder Metaname der gesuchten Einheit bekannt sind. Ab sofort können Sie über die Baumansicht der Organisationsstruktur nach Einheiten suchen. In der Modul-Konfiguration der Report-Liste haken Sie ES Projekte an. Danach wählen Sie die ES-Projekte aus, die im Modul zur Auswahl angeboten werden sollen. In der Portals-Außenansicht des Moduls Report-Liste öffnet sich mittels Klicks auf Einheiten selektieren ein Modal, das Ihnen die Organisationsstruktur des ausgewählten ES-Projekts in der Baumansicht präsentiert.

Des Weiteren verfügen Sie über die Möglichkeit, die Strukturansicht zu wechseln, falls weitere vorhanden sind. Mittels der Suche können Sie Einheiten suchen, indem Sie den Metanamen oder das Label der Einheit eintippen. Die Suche findet nur in der im Modal abgebildeten Organisationsstruktur statt. Nachdem die gewünschten Einheiten ausgewählt worden sind (es können mehrere Einheiten ausgewählt werden), werden die für die ausgewählten Einheiten verfügbaren Berichte in der Tabelle der Report-Liste angezeigt. Die Abbildung der Baumansicht der Organisationsstruktur entfällt beim Aufruf des Modals über ein mobiles Endgerät.

Im Modul Task-List steht Ihnen die Baumansicht der Organisationsstruktur sowohl für die Zuweisung eines Tasks an eine Einheit als auch für die Übersicht über die Tasks zur Verfügung. So können Sie nicht nur, um einer Einheit des zugrunde liegenden ES-Projekts einen Task zuzuweisen, sich der Baumansicht der Organisationsstruktur bedienen. sondern nutzen diese Ansicht ebenfalls, um die gewünschte Einheit auf der Übersichtsseite zu suchen.

In der Portals-Außenansicht ändern NutzerInnen das Passwort des geöffneten Portals, indem Sie im Benutzer-Menü auf Passwort ändern klicken oder im Benutzer-Profil unter Einstellungen den Button Passwort ändern anklicken. Um zu verhindern, dass NutzerInnen das Passwort ändern, entfernen Sie unter Allgemeine Einstellungen im Portals-CMS den Haken für die Option "Ändern des Passworts erlauben" und deaktivieren diese. Die Option ist per Voreinstellung aktiviert. 

Der Matrix-Fragetyp Vorschläge verfügt ab sofort über die anhakbare Option, die Vorschläge anderer Teilnehmer und Teilnehmerinnen anzuzeigen, die bereits gemacht worden sind. In das Freitextfeld geben Sie eine kurze Beschreibung ein, die anzeigt, dass es sich um die bisher eingegangenen Vorschläge anderer TeilnehmerInnen handelt.

Um einem möglichen Fehlverhalten bei der Verwendung von E-Mail-URL-Scannern vorzubeugen, ist die Option "Parallelzugriff erlauben" ab sofort standardmäßig aktiviert. So wird das Blockieren gleichzeitiger Anfragen mit demselben Einladungscode verhindert. Falls Sie diese Option deaktivieren, kann es nämlich passieren, dass die mittels E-Mail-Einladungscode gestarteten Survey-Sessions gelöscht werden, sobald die URL-Scanner zwecks Überprüfung auf diese zugreifen.

• Die standardmäßig aktivierte Option Parallelzugriff erlauben finden Sie im Menü Projekteigenschaften auf dem Tab Login-Optionen.

In Survey aktualisieren Sie Teilnehmerdaten. Unter dem Menüpunkt Teilnehmerverwaltung laden Sie eine Update-Vorlage herunter. Dafür klicken Sie erst auf den Button Teilnehmerdaten aktualisieren und dann Update-Vorlage herunterladen. Damit die Daten zugeordnet werden können, die aktualisiert werden sollen, müssen Sie das Feld u_id in der Vorlage ausfüllen. 

Nach dem Ausfüllen der Vorlage wählen Sie die entsprechende Datei unter der Option "Quelle" aus und klicken den Button Datei senden an. Nach erfolgreichem Transfer werden die Daten aktualisiert.

Unter Detailansicht im Statistik-Menü verfügen Sie in der Tabelle "Teilnahmen" über zwei neue Spalten, die darüber informieren, ob und wann die Zustimmung (Consent) gegeben worden ist. Darüber hinaus finden Sie, wenn Sie die Ergebnisdaten einer Umfrage unter Detailansicht abfragen wollen, dort den Bereich DSGVO-Informationen.