EFS Release Herbst 2019

Das Jahr biegt in seine letzte Kurve und die verbliebenen sommerlichen Hochgefühle mischen sich mit den für die Jahreszeit typischen Eindrücken: Laub sammelt sich in den Straßen, Sonnenschein fällt nur noch wenig in den Tag. Doch vom gefürchteten Herbstblues kann keine Rede sein - ganz im Gegenteil. Auch das Herbst-Release 2019 wartet wieder mit einer Fülle von neuen Features auf, die es zu entdecken gilt. Informieren Sie sich im Folgenden über die Neuerungen für die Portals-Plattform, die drei Guides-Typen (ME, US und IDEA), das Action-Board, die Enterprise Feedback Suite sowie den Datenschutz-Assistenten.

Für die Portals-Plattform sind neben größeren Neuerungen wie das neue Seiten-Modul Aktivitäten-Monitoring auch vermeintlich kleinere Verbesserungen umgesetzt worden. So ist die Subnavigation Look & Feel mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgestattet worden, um die Bedienbarkeit Ihres Portals zu verbessern. Im Benutzer-Profil sind die Voreinstellungen für die Push- und E-Mail-Benachrichtigungen geändert worden.

Benachrichtigungen über E-Mails und Push-Nachrichten

Ab sofort sind die Benachrichtigungen über E-Mails und Push-Nachrichten in der Voreinstellung aktiviert. Sie können die Benachrichtigungen selbst deaktivieren, indem Sie in Ihrem Benutzerprofil (Klick auf Ihr Benutzerbild bzw. Ihre Initialen rechts oben) zum Menüpunkt Benachrichtigungen wechseln und dort den jeweiligen Schiebeschalter betätigen. Speichern Sie die Einstellungen.

Weitere Optionen für Look & Feel

Die Subnavigation Look & Feel bietet Ihnen weitere Möglichkeiten, Aussehen und Handhabbarkeit Ihres Portals zu beeinflussen. So können Sie ab sofort auch die Hintergrundfarbe und die Schriftfarbe der Menüeinträge in der Sidebar ändern.

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Darüber hinaus können Sie unter dem neuen Menüpunkt Header einstellen, ob Sie in der Außenansicht Ihres Portals das Notification-Menü Icon und das Suchfunktion Icon anzeigen möchten. Setzen oder entfernen Sie hierfür entsprechend das Häkchen in der Checkbox.

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Außerdem hat sich der Menüpunkt Individuelles CSS dahingehend geändert, dass die Zeilennummerierung und Code-Formatierung der Darstellungsweise des HTML-Moduls angepasst wurden.

Neues Portals-Seiten-Modul: Aktivitäten-Monitoring

In Portals steht Ihnen das neue Seiten-Modul Aktivitäten-Monitoring zur Verfügung, das Ihnen dazu dient, die KPIs in Bezug auf die gestarteten Guides je Zeitraum anzuzeigen. In der Modul-Konfiguration des neuen Moduls legen Sie das Zeitintervall fest und können das Modul mit einer Überschrift versehen.

Zur Auswahl stehen:

• wöchentlich

• monatlich

• vierteljährlich

• jährlich

Das Modul zeigt in der Außenansicht Ihres Portals alle gestarteten Guides in dem ausgewählten Zeitraum an, also z.B. alle in einer Woche gestarteten Guides. Pro Guide wird eine Kachel angelegt, die den Guide-Titel zeigt, die Anzahl der gestarteten Guides pro Zeitintervall, den Trend, 4 Avatare und die Gesamtzahl der Manager, die den Guide gestartet haben. Das Zeitintervall beginnt mit dem Start des Moduls. Beginnen Sie also an einem Dienstag und wählen als Zeitintervall wöchentlich, werden Ihnen alle gestarteten Guides seit dem letzten Dienstag angezeigt. Darüber hinaus werden die gesammelten Daten der Vorwoche im Modul ausgegeben und mit den 3 zurückliegenden Wochen verglichen. Auch verfügen die Panelisten in der Außenansicht über die Möglichkeit, den Betrachtungszeitraum zu ändern, sodass diese das Zeitintervall z.B. von wöchentlich zu monatlich ändern können.

Das Tracking der Aktivitäten erfolgt ab dem Release-Update. Sobald das Modul angelegt wird, können die Daten in Ihrem Portal ausgegeben werden.

Es sind viele kleine Neuerungen und Erweiterungen implementiert worden, die Ihnen den Umgang mit Guides erleichtern und die Bedienbarkeit erhöhen. ME- und US-Guides verfügen nun über das eigenständige Guide-Status-Modul Guide-Wellen. Die Fragenvorschau im Guide-Setup erfolgt in der Portalsprache. ME- und US-Guide-Umfragen können über das Modul Kacheln angeboten werden.

Vorgeschlagene Gruppe

Initial wird während des Einladungsvorganges im Guide-Setup die Gruppe anzeigt, deren Teilnehmer oder Teilnehmerin der Guide-Initiator ist. Bedingung dafür ist, dass keine unternehmensverwaltete Gruppe vorausgewählt worden ist.

Zusätzliche Fragen bleiben aktiviert

Eine Zusätzliche Frage, die Sie für eine vorhergehende Guide-Welle schon aktiviert hatten, bleibt auch nach deren Beendigung erhalten. Wenn Sie die Gruppe im Menü Guide-Status erneut befragen, sind die für die vorhergehende Guidewelle eingestellten Zusätzlichen Fragen weiterhin vorhanden.

Zusätzliche Fragen - Beschreibung der Kontextvariable wird zum Titel

Um mehrsprachige Labels schneller erstellen zu können, ist es nun möglich eine Beschreibung der Kontextvariable in der Fragebogen-Konfiguration einzugeben, die dann als Titel im Guide-Setup angezeigt wird. Gehen Sie dazu in das Fragebogen-Menü des gewünschten Guides und blenden Sie die Zusätzlichen Fragen ein. Ihnen steht hier nun das Eingabefeld Beschreibung zur Verfügung, in das Sie beispielsweise eine Übersetzung der Frage eingeben können. Speichern Sie Ihre Eingaben. Wenn Sie nun Ihr Guide-Setup starten, sehen Sie die zuvor eingegebene Beschreibung als Titel der Frage.

Fragebogen-Menü:

Guide-Setup:

Modul Kacheln erweitert (ME- & US-Guides)

Guide-Umfragen können künftig auch direkt aus dem Kacheln-Modul heraus beantwortet werden. Hierzu muss der eingeladene Benutzer eingeloggt sein und die Umfrage noch laufen. Das Hintergrundbild der Kachel entspricht dem Bild des dazugehörigen Guides. Die verbleibende Zeit für eine Teilnahme wird oben rechts angezeigt.

Die Guides werden entsprechend nun auch in der Seiten-Konfiguration gelistet, wenn Sie das Modul Kacheln auswählen.

Guide-Wellen

Seit dem Sommer-Release 2019 bildet der Guide-Status ein eigenständiges Modul namens Guide-Wellen, das Sie bisher allerdings nur im Rahmen des Ideation-Guide-Workflows nutzen konnten. Ab dem Herbst-Release 2019 steht Ihnen dieses Modul auch für den Team-Improvement-Guide (US-Guide) und den Leadership-Guide (ME-Guide) zur Verfügung. Im Rahmen des Team-Improvement-Guide (ME-Guide) können Sie auch die Option "Gruppe erneut befragen" nutzen.

E-Mail Versandstatus

Der E-Mail Versandstatus eines Guides verfügt jetzt über einen zusätzlichen Status. Neben "versandt" und "nicht versandt" gibt es den Status "wird versandt", der anzeigt, dass sich E-Mails noch in der Warteschlange befinden. Auch hat sich hier die Darstellung leicht verändert, denn statt eines Icons wird nun der Status als Text angezeigt. Darüber hinaus werden die Teilnehmer einer Umfrage nach den Feedbackgeber-Gruppen zusammengefasst, aus denen sie stammen. Mit Klick auf die Bezeichnung der Gruppe, wird die Teilnehmerliste geöffnet.

Teilnehmer zu einer laufenden Umfrage hinzufügen (ME- & US-Guides)

Ab sofort ist es möglich, einer laufenden Umfrage bzw. Guide-Welle TeilnehmerInnen hinzuzufügen. Wechseln Sie dazu in das Guide-Setup und öffnen Sie den E-Mail Versandstatus. Der Versandstatus wird angezeigt und Sie können nun Teilnehmer hinzufügen.

Es öffnet sich ein Suchfeld, in das Sie sowohl den Namen als auch die E-Mail-Adresse des gewünschten Teilnehmers eingeben können. Wählen Sie den Teilnehmer oder die Teilnehmerin durch Anklicken aus und es öffnet sich ein Bestätigungsdialog. Durch OK fügen Sie den gewählten Teilnehmer Ihrer Umfrage hinzu.

Der Teilnehmer oder die Teilnehmerin bekommt nun eine Einladung zur Teilnahme per E-Mail zugesandt. Außerdem erhält er oder sie - sofern Sie die entsprechenden Guide-Einstellungen vorgenommen haben - E-Mails, die über die Ergebnisse informieren oder an die noch ausstehende Teilnahme erinnern.

E-Mail Vorschau

In der E-Mail Vorschau können Sie nun auch auf unseren Standard-Editor zurückgreifen. Dieser ermöglicht es Ihnen, Ihren E-Mail Text im kleinen Umfang bereits hier zu formatieren. Sie können mit Zeilenumbrüchen arbeiten und Ihren Text fett, kursiv, unterstrichen oder auch farbig präsentieren. Die E-Mail Vorschau finden Sie im Guides-Menü E-Mail Einstellungen.

Fragenvorschau in Portalsprache

Eine bei der Erstellung von mehrsprachigen Projekten relevante Änderung betrifft die Fragentexte in der Fragenvorschau im Guide-Setup. Diese Fragen werden nun in der in den Projekteigenschaften festgelegten Sprache angezeigt (Klickpfad: Projekte > Umfragemenü > Projekteigenschaften > Umfragesprachen).

TeilnehmerInnen entfernen

Sie entfernen Mitglieder aus einer unternehmensverwalteten Gruppe. Neben jedem Mitglied der Gruppe erscheint ein X-Icon. Die unternehmensverwaltete Gruppe bleibt von diesem Vorgang unberührt. Das Entfernen eines Mitglieds gilt nur für den Guide. Sie können das Entfernen rückgängig machen, indem Sie erneut nach dieser Gruppe suchen und diese auswählen. Dieses Feature steht Ihnen ab diesem Release auch für den Leadership-Guide (ME-Guide) und den Team-Improvement-Guide (US-Guide) zur Verfügung.

Die Konfigurations- und Kontrollmöglichkeiten des Leadership-Guides (ME-Guides) sind verfeinert worden: Sie können eine Anonymitätsgrenze festlegen und der Reiter Prozesskontrolle erlaubt es Ihnen, Bedingungen festzulegen, wann der Umfrageprozess als erfolgreich gelten kann. Guide-Wellen werden mit einem Startdatum versehen und beendete Guide-Wellen werden nach einem Neustart nicht mehr überschrieben, sondern gelistet.

Feedbackgeber-Gruppen

Im Konfigurationsmenü Feebackgeber-Gruppen ist es nun nicht mehr möglich,  eine Feedbackgeber-Gruppe zweimal auszuwählen und zu konfigurieren. Eine bereits gewählte Gruppe wird ausgegraut dargestellt (im Beispiel ist die Gruppe "Self Assessment" bereits ausgewählt und deshalb ausgegraut).

Self-Assessment deaktivieren

Des Weiteren kann die Feedbackgeber-Gruppe Self-Assessment nun deaktiviert werden. Entfernen Sie hierfür einfach das Häckchen in der Checkbox. Der Ersteller des Guides wird dann selbst nicht mehr zur Umfrage eingeladen und erhält auch keine Erinnerungs-E-Mails. Allerdings wird er weiterhin per E-Mail über die Ergebnisse der Umfrage informiert und bekommt Voucher-Codes zugesandt (sofern es Offline-Teilnehmer gibt).

Anonymitätsgrenze

Für die Feedbackgeber-Gruppe eines Guides können Sie eine Anonymitätsgrenze festlegen. Sie geben an, wie viele Teilnehmer der Feedgeber-Gruppe an der Umfrage mindestens teilnehmen müssen, damit ihre Anonymität gewahrt ist. Über diesen Wert definieren Sie somit auch, wann eine Guidewelle erfolgreich war und Ergebnisse angezeigt werden.

Neuer Reiter: Prozesskontrolle

In der Guide-Konfiguration gibt es den neuen Reiter Prozesskontrolle. Hier legen Sie fest, unter welchen Bedingungen der Umfrageprozess als erfolgreich bzw. nicht erfolgreich gelten und welche Aktionen das jeweils nach sich ziehen soll. Er ist in die folgenden drei Abschnitte unterteilt:

• Definition eines erfolgreichen Prozesses

• Aktionen, die bei erfolgreichem Prozess ausgelöst werden

• Aktionen, die bei nicht erfolgreichem Prozess ausgelöst werden

Im ersten Abschnitt werden also zunächst die Bedingungen festgelegt, die den Prozess als erfolgreich definieren. Wenn Sie das Self-Assessment aktiviert haben (siehe oben), muss dieses als erste Bedingung abgeschlossen sein. Als zweite Bedingung geben Sie die Anzahl der Rater-Gruppen oberhalb der Anonymitätsschwelle an.

Dann legen Sie im zweiten und dritten Abschnitt fest, welche Aktionen ausgelöst werden sollen, wenn Ihr Prozess als erfolgreich bzw. nicht erfolgreich eingestuft wurde. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Report bestellen: Im Report-Manager wird auf Grundlage der in der Guide-Konfiguration gemachten Einstellungen (Einstellungen > Report Manager-Verbindung) ein Report bestellt. Dieser wird im PDF-Format und in der Portalsprache des Guide-Erstellers ausgegeben.

• Action erstellen: Legen Sie hier fest, ob (ggf. mit einem gewissen Ablaufdatum) eine Maßnahme im Action Board erstellt werden soll.

• E-Mail senden: Sie können festlegen, ob eine E-Mail an den Guide-Initiator oder einen Panelisten, dessen E-Mail-Adresse Sie eingeben müssen, geschickt wird. Wählen Sie auch die entsprechende Mail-Vorlage aus.

• Stammdaten aktualisieren: Das Datum des Eintretens vom erfolgreichen Prozess wird in die gewählte Stammdatenvariable geschrieben.

Für einen als nicht erfolgreich eingestuften Prozess stehen nur die Aktionen E-Mail senden und Stammdaten aktualisieren zur Verfügung.

Startdatum im Guide-Status

Für einen besseren Überblick über Ihre Befragungen, wird im Guide-Status nun ersichtlich, wann eine Befragung bzw. Guide-Welle gestartet wurde. Gehen Sie hierzu in der Außenansicht in das Menü Guides und wählen beim gewünschten Guide den Button Status anzeigen. Der neu hinzugekommenen Spalte Start können Sie entnehmen, ob und wann Ihre Befragung zuletzt gestartet wurde.

Beendete Guide-Wellen

Bisher wurde eine beendete Guide-Welle durch einen Neustart des Guides überschrieben. Jetzt werden beendete Guide-Wellen im Guide-Status gelistet und ein Zugriff auf die Ergebnisse der beendeten Guide-Wellen ist darüber schnell und einfach möglich. Über den Button Ergebnisse im Menü der entsprechenden Guide-Welle gelangen sie zum verknüpften Dashboard. Die aktuell laufende Guide-Welle steht an oberster Stelle, darunter in absteigender Chronologie bereits beendete.

Auch für den Ideation-Guide sind wieder neue Features entwickelt und implementiert worden. Es sind zwei neue Guide-Status hinzugefügt worden. Sie können eine automatische Vorgruppierung mittels Key Phrase Extraction vornehmen lassen. Neue Platzhalter sind verfügbar und die Ergebnisseite ist überarbeitet worden, sodass die Ergebnisse schnell und auf einen Blick verfügbar sind.

Neue Guide-Status

Der Ideation-Guide verfügt ab sofort über zwei neue Status: Abgeschlossen und Fehlgeschlagen. Der Status Abgeschlossen, der auf den Status Übertragen folgt, lässt sich folgendermaßen definieren: Alle ans Action-Board übertragenen Maßnahmen einer Guide-Welle sind von den TeilnehmerInnen bewertet und die Maßnahmen in den Status Done überführt worden. Auch wenn die betreffenden Tickets gelöscht worden sind, erhält die entsprechende Welle den Status Abgeschlossen. 

Neben dem Status Abgeschlossen verfügen Sie, wie gesagt, über den Status Fehlgeschlagen. Mittels dieses Status wird angezeigt, dass am Ende der Phase Vorschlagen keine Vorschläge eingegangen sind oder am Ende der Abstimmungsphase keine Stimmabgabe erfolgt ist. In diesen Fällen erhält die Ideation-Guide-Welle den Status Fehlgeschlagen. In der Phase Fehlgeschlagen stehen Ihnen die Optionen "Zeige Teilnehmer" und "Zusammenfassung" zur Verfügung.

Automatische Vorgruppierung mittels Key Phrase Extraction

Die von den TeilnehmerInnen gemachten Vorschläge lassen sich per Key Phrase Extraction unter einem Oberbegriff gruppieren. Um dieses Feature anwenden zu können, finden Sie auf dem Tab Einstellungen Ihres Ideation-Guides im CMS-Bereich von Portals den neuen Bereich "Einstellungen Gruppierung". Dort aktivieren Sie das Feature "Automatische Vorgruppierung" mittels Schiebeschalters und tragen den Azure-API-Schlüssel ein. Die Verbindung muss getestet werden. Nach erfolgreichem Test lässt sich das Feature nutzen. Mittels dieser Option werden die von den TeilnehmerInnen gemachten Vorschläge analysiert und eine Vorgruppierung vorgenommen. Per Voreinstellung ist die Option "Automatische Vorgruppierung" deaktiviert. 

Die gemachten Vorschläge werden analysiert und kombiniert, ehe diese in Gruppen von min. 2 bis max. 5 ähnlichen Vorschlägen vorgruppiert werden. Auf der Guide-Status-Seite Guide-Wellen erhalten Sie mittels Klicks auf den Gruppieren-Button Zugriff auf die vorgruppierten Vorschläge. Jede Gruppe wird mit einem Label versehen. Sowohl bei der Gruppierung als auch bei dem Label für jede Gruppe handelt es sich um Vorschläge, die von Ihnen geändert werden können. 

Neuer Platzhalter

Um mittels Platzhalter in einem E-Mail-Template angeben zu können, wer einen Ideation-Guide gestartet hat, verfügen Sie ab sofort über den Platzhalter #guideinitiator#. Mittels Pipe können Vor- oder Nachname ausgegeben werden. Ansonsten wird der vollständige Name ausgegeben.

• #guideinitiator|firstname#

• #guideinitiator|name#

Dieser neue Platzhalter steht Ihnen für die folgenden E-Mail-Template-Typen zur Verfügung:

• Survey-Einladungs-E-Mail

• Gruppierungs-E-Mail

• Abstimmungs-E-Mail

• Ergebnis-E-Mail

Registrierung: Neue TeilnehmerInnen

Wird im Rahmen eines Ideation-Guides ein externer Teilnehmer oder eine externe Teilnehmerin eingeladen, der oder die noch kein Panelist ist, wird der Teilnehmer oder die Teilnehmerin beim Anlegen mit dem Status Admitted temporarily versehen. Im CMS-Bereich von Portals erhalten diese TeilnehmerInnen den Status Not invited yet. Befindet sich die Guide-Welle im Status Abstimmen, erhalten die TeilnehmerInnen eine Einladung. Der in die E-Mail eingebettete Link führt zu einer verkürzten Registrierungsseite. Auf dieser Registrierungsseite entfällt der Passwortbereich. So gibt der Teilnehmer oder die Teilnehmerin seinen oder ihren Vor- und Nachnamen ein, aktiviert die Checkbox, ehe er oder sie auf die Abstimmungsseite springt. Im CMS-Bereich von Portals wählen Sie unter Zugangsberechtigungen die Option "Login-Code" aus.

Deep-Linking: Guide-Wellen

Um einen schnelleren Zugriff auf die Gruppierungsphase zu erhalten, wenn der Ideation-Guide in diese überführt worden ist, erhält der Guide-Initiator eine Mail, die ihn auf die Status-Seite Guide-Wellen führt. Dort kann dieser dann die verschiedenen Vorschläge gruppieren. Dazu wird ein neuer Platzhalter verwendet, nämlich #guide_status_link#. Die Gültigkeitsdauer des Login-Codes entspricht der Dauer der Gruppierungsphase. Mit Beendigung dieser Phase wird der Login-Code ungültig.

Gruppierungsphase: Titelvergabe

Die Vergabe eines Titels für die im Rahmen einer Gruppierungsphase erstellten Gruppe ist ab diesem Release Pflicht. Der Button Zusammenführen wird erst freigegeben, wenn ein Titel eingegeben worden ist.

Platzhalter #detailview_link# als temporärer Login

Für TeilnehmerInnen einer Guide-Welle, die nach einer Nachricht in Bezug auf eine Änderung auf dem Action-Board auf die Detail-Ansicht einer Maßnahme zugreifen wollen, kann der Platzhalter #detailview_link# ab sofort als temporärer Login verwendet werden.

Neue Ergebnisseite

Die Ergebnisseite des Ideation-Guides ist neu gestaltet worden, um Ihnen die wichtigsten Informationen schnell und übersichtlich zu präsentieren. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele an der Abstimmung teilgenommen haben, wie viele Maßnahmen vorgeschlagen worden sind, wie viele für eine Maßnahme gestimmt haben. Außerdem wird angegeben, wie viele Vorschläge erzeugt worden sind. Es gibt eine Übersicht über die Maßnahmen-Bewertung. Sie sehen, welche Maßnahme am höchsten bewertet worden ist. Es werden die Informationen über den Abstimmungsrang, den Maßnahmenstatus und die Maßnahmenbewertung für sie bereitgehalten. Es wird aufgeführt, welche Maßnahmen zum Action-Board hinzugefügt worden sind, wie viele Stimmen die Maßnahmen erhalten haben, in welchem Status sich die Maßnahmen befinden und wie die Maßnahmen bewertet worden sind. 

Auch die weiteren Vorschlage werden aufgeführt. Über diese können Sie erfahren, wie viele Stimmen sie erhalten haben.

Für das Action-Board sind viele Neuerungen entwickelt und umgesetzt worden. So kann man ab diesem Release eine Bewertungsdauer festlegen. Die Anzahl der im Beschreibungstext einer Maßnahme verwendbaren Zeichen ist erhöht worden. Das Action-Board verfügt ab sofort in der Außenansicht Ihres Portals über die Spalte Bewertung.

Bewertungsdauer

In der Modul-Konfiguration des Action-Boards können Sie die Option "Bewertungsdauer beschränken" aktivieren bzw. deaktivieren. Sie aktivieren diese Option, um im Voraus eine Bewertungsdauer festzulegen, innerhalb derer die Maßnahme bewertet werden muss. Sobald die Bewertungsdauer abgelaufen ist, kann die Maßnahme nicht mehr in einen andere Spalte verschoben werden.

• Die Option ist per Voreinstellung aktiviert.

  • Als Standardwert ist eine Bewertungsdauer von 14 Tagen eingestellt, die Sie aber manuell im CMS an die eigenen Projektvorgaben anpassen können.

• Die Bewertungsdauer gilt für das gesamte Portal. 

E-Mail-Settings

Aufgrund der neu implementierten Bewertungsdauer sind auch die E-Mail-Settings erweitert worden. In der Modul-Konfiguration verfügen Sie neben der Option "Action-Statusänderung", für die Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen können, über Optionen bezüglich der Bewertungserinnerung. So wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus und legen fest, wie viele Tage vor Ablauf der Bewertungsdauer eine Erinnerungs-E-Mail versandt werden soll. Voreingestellt ist ein Wert von 3 Tagen.

In dem Profil Ihres Portals verfügt der Panelist über die Option "Bewertungsdauer läuft bald ab" für die Benachrichtigungstypen Push und E-Mail. Es wird das für den Ablauf der Bewertungsdauer konfigurierte E-Mail-Template inklusive SMS-Text für die Push- und/oder E-Mail-Benachrichtigung versandt.

Beschreibungstext

Bisher war der Beschreibungstext einer Maßnahme auf 1000 Zeichen begrenzt. Dieser Wert ist nun erhöht worden. Ab sofort kann der Beschreibungstext einer Maßnahme 65000 Zeichen umfassen.

Die neue Spalte: Bewertung

Der Außenansicht des Action-Boards ist eine Spalte hinzugefügt worden. Auf die Spalte Laufend folgt nun die Spalte Bewertung. Maßnahmen, die in diese Spalte bewegt werden, können bewertet werden. Mit dem Verschieben in diese Spalte beginnt auch die Bewertungszeit, falls diese Option aktiviert worden ist.

In der Detailansicht können die folgenden Optionen nicht mehr editiert werden, wenn die Maßnahmen in die Spalte Bewertung verschoben worden sind:

• Titel

• Beschreibung

• Ablaufdatum

Des Weiteren kann eine Maßnahme, die in die Bewertungsspalte verschoben worden ist, nicht mehr in die Spalte Laufend verschoben werden, falls sie bereits eine Bewertung erhalten hat. Wird eine Maßnahme, die bereits in der Bewertungsspalte verschoben wurde, die aber ohne Bewertung geblieben ist, zurück in die Laufend-Spalte geschoben und anschließend wieder in die Bewertungsspalte versetzt, beginnt die Bewertungsdauer erneut. Ist eine Maßnahme von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen bewertet worden, landet diese automatisch in der Spalte Erledigt. Besonderheit: Wird derjenige Teilnehmer oder diejenige Teilnehmerin aus dem Team entfernt, dessen oder deren Bewertung noch aussteht, wird die Maßnahme umgehend in die Spalte Erledigt verschoben. Nach Ablauf der Bewertungsdauer wird die Maßnahme automatisch in die Spalte Erledigt verschoben.

• Bestehende Maßnahmen, die sich beim Aufspielen des Herbst-Releases in der Spalte Erledigt befinden, werden in die Spalte Bewertung verschoben.

• Ab diesem Zeitpunkt startet die Bewertungsdauer und nach 14 Tagen, was dem Standardwert entspricht, werden die Maßnahmen automatisch in die Spalte Erledigt verschoben.

Das Löschen von Maßnahmen

Archivierte Maßnahmen können über die Mehr-Funktion gelöscht werden, indem Sie auf Löschen klicken. Es öffnet sich ein Dialog, um die Bestätigung für die endgültige Löschung der Maßnahme einzuholen.

Alle TeilnehmerInnen erhalten Benachrichtigung

Ab sofort erhalten alle TeilnehmerInnen einer Guide-Welle eine Benachrichtigung. Wird eine Maßnahme auf dem Action-Board verändert, werden alle TeilnehmerInnen, die an der Maßnahme beteiligt sind, eine Benachrichtigung erhalten. Der- oder diejenige, der oder die die Änderung vornimmt, erhält keine Benachrichtigung. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Benachrichtigungen unter Settings im Nutzer-Profil aktiviert worden sind. Ebenso müssen die E-Mail-Einstellungen im CMS-Bereich von Portals entsprechend eingestellt worden sein. Folgende Handlung lösen eine Benachrichtigung aus:

• Statusänderung von Inbox zu Laufend, zu Bewertung, zu Erledigt, nach Archiviert (auch in die umgekehrte Richtung)

• Änderung der Veranwortlichkeit für die Maßnahme

• Teilen einer Action

• Kommentare

• Action bewerten

• Ende des Ablaufdatums

Die Mehrsprachigkeit von EFS ist weiter ausgebaut worden. Sie können ab dem Herbst-Release 2019 z.B. mehrsprachige E-Mail-Templates erstellen. Neue ACL-Rechte sind hinzugefügt worden, damit das Hochladen von Dateien in die Medienbibliothek auf bestimmte NutzerInnen eingeschränkt werden kann. Auch ist der Fragetyp Akkordeon Matrix erweitert worden. 

Mehrsprachigkeit

Bisher konnten E-Mail-Templates nur in einer Sprache angelegt werden. Mittels if-else-Bedingungen ließ sich diese Beschränkung umgehen, was allerdings mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden war. Die in diesem Herbst-Release 2019 umgesetzte Lösung ist um ein Vielfaches unkomplizierter und eleganter. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mail-Templates und SMS-Texte in verschiedenen Sprachen anzulegen sowie Umfragen in der im Panelisten-Account hinterlegten Sprache auszugeben.

Mehrsprachige E-Mail-Templates und SMS

Um mehrsprachige E-Mail-Templates anzulegen, öffnen Sie zunächst den Menüpunkt Mailvorlagen (installationsweit unter Bibliotheken oder für ein bestimmtes Projekt). Entweder wählen Sie ein bestehendes E-Mail-Template aus, das eine Übersetzung erhalten soll, oder Sie legen ein gänzlich neues Template in der Standardsprache an, dem Sie eine Übersetzung hinzufügen. Zu dem Zweck verfügt jedes Template ab sofort über den Bereich "Zusätzliche Übersetzungen". Den Button + Neu klicken Sie an, um Ihre Übersetzung des E-Mail-Templates und des SMS-Texts anzulegen. Es öffnet sich ein Auswahl- und Eingabedialog.

Sie wählen entsprechend der Sprache, in die Sie übersetzen wollen, die Sprachkennung aus, ehe die Übersetzungsarbeit beginnt. Sie fertigen nun die Übersetzung des Mail-Textes (auch HTML) und des SMS-Textes an. Danach klicken Sie auf Speichern. Die angelegten Übersetzungen werden in dem Bereich "Zusätzliche Übersetzungen" gelistet und lassen sich dort auch editieren bzw. löschen. Zwecks Editierung klicken Sie einfach den Link oder das Edit-Icon an.

E-Mail-Versand an einen Panelisten

Um Panelisten eine E-Mail oder eine SMS in der von ihnen favorisierten Sprache zukommen zu lassen, muss in der Variable u_locale eine Sprache hinterlegt worden sein (z.B. Französisch). Anhand dieser Variable wird geprüft, ob ein E-Mail-Template über die entsprechende Übersetzung verfügt. Falls keine Übersetzung zur Verfügung steht, wird die E-Mail in der Standardsprache versandt. Das gilt auch für den Fall, dass in der Variable u_locale keine Sprache hinterlegt worden ist.

Kategorielabels für Guides

Auch die Kategorielabels für Guides, die Sie über den Platzhalter #guidewave_category_label# steuern, lassen sich in der gewählten Übersetzung des E-Mail-Templates verfügbar machen. Voraussetzung dafür ist, dass ein E-Mail-Template in der vom Panelisten favorisierten Sprache angelegt worden ist, dass die Variable u_locale gemäß der vom Panelisten favorisierten Sprache befüllt ist und dass die Labels der Guide-Kategorien, die Sie unter dem Menüpunkt Kategorien in Bibliotheken anlegen, mit der entsprechenden Spracherkennung (ISO-Code) verfügbar sind.

Mehrsprachigkeit für Teilnehmer und Teilnehmerinnen an einer Survey

Umfrageteilnehmer können auch E-Mails, SMS und Umfragen in ihrer bevorzugten Sprache erhalten. Um mehrsprachige E-Mail-/SMS-Vorlagen und Umfragesprachen über eine einzige Variable in einem PE- oder ES-Projekt nutzen zu können, müssen Sie zunächst manuell eine neue Teilnehmervariable vom Anzeigetyp Textfeld in der Teilnehmerverwaltung anlegen. Aus Konsistenzgründen wird empfohlen, diese Variable u_locale zu nennen. Beim Import neuer Teilnehmer in das System können Sie nun die bevorzugte Sprache jedes Teilnehmers hinterlegen, indem Sie den ISO-Sprachcode als Wert für u_locale angeben, wobei der Code immer den Sprachkennungen der in der Umfrage vorhandenen Sprachen entsprechen sollte, z.B. en_GB für britisches Englisch. In PA-Projekten ist die Benutzervariable u_locale bereits vorhanden, so dass dieser Schritt nicht notwendig ist, sondern nur die bevorzugte Sprache des Panelisten in der Panelistenverwaltung eingestellt werden muss.
Nachdem die neue Teilnehmervariable erstellt wurde, müssen Sie die Variable im Spracheditor der Umfrage auswählen und nach dem Speichern erscheint eine neue Option, Sprache nach ISO-Code zuweisen. Durch Aktivieren dieser Option aktivieren Sie die Variable u_locale für die Verwendung als Sprachauswahl für die Umfrage und alle umfragebedingten Mails oder SMS an den Teilnehmer.

Wenn keine E-Mail-Vorlage in der gewählten Sprache verfügbar ist, wird die Standardsprache als Fallback verwendet, genau wie in der Umfrage. Dies gilt auch, wenn keine bevorzugte Sprache eingestellt wurde

Diese Funktion ist nur für die Projekttypen PE und ES und PA verfügbar!

People: Eintrittsweg und Eintrittsmodus

Die Eintrittswege eines Panelisten können ab sofort noch genauer nachvollzogen werden. Im People-Menü Panelistenverwaltung > Detailansicht des Panelisten > Status-Information finden Sie nun neben dem Eintrittsweg auch den Eintrittsmodus. Wenn der Eintrittsweg über das Portal geschehen ist, können Sie dem Eintrittsmodus entnehmen, ob der Panelist dies selbst (Modus: registriert) oder auf Grund einer Einladung (Modus: eingeladen) getan hat. SIe erkennen außerdem am Eintrittsweg, über welches Portal ein Panelist sich registriert hat.

Medienbibliothek: Neues ACL-Recht

Um den Mediendateien-Import auf bestimmte Nutzer einzuschränken, können für das neue ACL-Recht upload_media_file Lese- und/oder Schreibrechte vergeben werden. Voraussetzung für die Wirksamkeit dieses neuen ACL-Rechts ist die Aktivierung des High Security-Modes. Ist dieser Modus aktiviert und kein Schreibrecht vergeben worden, ist es nicht möglich, Dateien in die Medienbibliothek hochzuladen. Vergeben Sie lediglich das Leserecht, kann die Medienbibliothek geöffnet werden. Vergeben Sie das Schreibrecht, können Sie über das nun sichtbare Upload-Icon Dateien in die Medienbibliothek hochladen. Bilder lassen sich nicht mehr über das Edit-Icon bereits importierter Bilder hochladen, falls es per Rechtezuweisung nicht erlaubt ist. Das neue ACL-Recht wirkt sich auf die folgenden Bereiche aus:

• Medienbibliothek (Fragebogen-Editor)

• Asset-Bibliothek der Panel-Website

• Medienbibliothek (Bibliotheken)

Nach Projekt-Migration und bei Erstellung einer neuen Gruppe wird das neue ACL-Recht automatisch für alle Teams gesetzt.

• Per Voreinstellung sind Lese- und Schreibrecht aktiviert.

ACL-Recht: Panel-Stammdaten

Falls ein Team für das ACL-Recht Stammdaten (panelmasterdata) über kein Schreibrecht verfügt, werden für PA- und MD-Projekte unter dem Menüpunkt Export > Neuer Exportauftrag die Optionen "Stammdaten zum Projekt", "Stammdaten- und Ergebnisdaten", "Stamm-, Adress- und Ergebnisdaten" und Benutzerdefinierte Templates, die auf den oberen 3 Optionen basieren" nicht angeboten.

Die Änderung wirkt sich auf die bestehenden ACL-Rechte aus. Wenn also beispielsweise für die ACL-Rechte export_with_Ifdn oder search_panel und panelmasterdata nur ein Leserecht besteht, dann werden die genannten Optionen nicht angezeigt. Sowohl beim Kopieren als auch beim Anlegen neuer Exportvorlagen stehen die genannten Optionen nicht zur Auswahl.

Auf der Übersichtsseite für die Exportvorlagen werden die benutzerdefinierten Vorlagen, die auf den genannten Optionen basieren, nicht angezeigt.

Passwort-Spalte

Nach Aktivierung des High Security-Mode kann über den Ansicht-Button die Option, die Passwort-Spalte in der Teilnehmerverwaltung anzuzeigen, nicht mehr angehakt werden, da sie nicht mehr angeboten wird. Da gilt sowohl für PE- als auch für ES-Projekte.

Aktives Projekt

Falls ein Projekt mit einem Guide verknüpft worden ist, kann unter Projekt-Eigenschaften der Datenschutz-Assistent (DSGVO) nicht nachträglich aktiviert werden. Auch kann im Umfrage-Menü der Status aktiv manuell nicht mehr auf Keine weiteren Teilnahmen und/oder auf Abgeschlossen gesetzt werden. Ebenfalls wird das Icon Zielwert definieren nicht angezeigt.

Fragetyp: Akkordeon-Matrix

Der Fragetyp Akkordeon Matrix verfügt ab sofort beim Anlegen einer neuen Dimension über die Auswahlmöglichkeit "Zwischentitel". So wird der Text, der als "Zwischentitel" angelegt und ausgefüllt wird, als Titel ausgegeben.

Der Datenschatz-Assistent (DSGVO) verfügt über zwei Neuerungen: Das Registerblatt ist modifiziert worden und das Löschen von TeilnehmerInnen ist ausgebaut worden.

Registerblatt

Das Registerblatt des Einwilligungsformulars ist für die Druckversion modifiziert worden. So werden nun auch längere Texte in allen Textfeldern der Druckversion vollständig und ohne Scrollbar ausgegeben. 

Löschen von TeilnehmerInnen

Für TeilnehmerInnen, die nicht an einer Umfragen teilnehmen, gibt es keine Möglichkeit, eine Einwilligung bezüglich der Datenverarbeitung abzugeben, da diese das Einwilligungsformular nicht einsehen können. Trotzdem sind die Daten dieser TeilnehmerInnen in der Teilnehmerverwaltung aufgeführt. Auch diese Teilnehmerdaten können ab dem Herbst Release 2019 gelöscht werden.

In PE-Projekten verfügen Sie ab sofort, falls der Datenschutz-Assistent (DSGVO) aktiviert worden ist, über die Möglichkeit, die Option "Automatisches Löschen personenbezogener Daten" auszuwählen. Nach dem Aktivieren dieser Option kann ein Zeitraum festgelegt werden, innerhalb dessen TeilnehmerInnen an der Umfrage teilnehmen können. Per Voreinstellung ist die Checkbox ausgeschaltet. Nimmt also ein möglicher Teilnehmer nicht an der Umfrage teil - in dem definierten Zeitraum -, also nachdem er eingeladen worden ist (ab Dispositionscode 12),  werden seine personenbezogenen Daten (E-Mail, Vorname, Nachname) automatisch gelöscht. Gelöschte TeilnehmerInnen erhalten den Dispositionscode 43. Beschreibung dieses Codes lautet nun: Personenbezogene Daten gelöscht.