EFS Release Herbst 2018

Dynamische Antwortoption: Sperrliste

Um z.B. Schimpfwörter als hinzufügbare Antwortoptionen zu vermeiden, verfügt der Fragetyp Dynamische Antwortoption über die Option, eine Sperrliste über die Medienbibliothek hochzuladen. So laden Sie in der Medienbibliothek die entsprechende Liste im CSV-Format hoch, bevor Sie diese dann mittels Klicks auf das Liste-Icon auswählen können. Des Weiteren verfügen Sie über zwei neue Auswählästchen: „Neue Antwortoptionen bestätigen“ und „Email-Benachrichtigung bei neuer Antwortoption“. Falls Sie „Neue Antwortoptionen bestätigen“ anhaken, können Sie im Fall jeder neu hinzuzufügenden Antwortoption selbst entscheiden, ob diese tatsächlich hinzugefügt werden soll. Darüber hinaus steht Ihnen die Option „Email-Benachrichtigung bei neuer Antwortoption“ zur Verfügung. Wenn Sie diese Option anhaken, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an alle eingetragenen Benutzer gesendet, sobald eine neue Antwort dynamisch hinzugefügt worden ist.

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Neuerungen für den Import

Ab sofort haken Sie an, ob Sie benachrichtigt werden wollen, sobald der Import erfolgt ist. Darüber hinaus verfügen Sie unter dem Menüpunkt „Ergebnis-Import“ über einen zweiten Reiter: Datenmigration, um direkt eines der Projekte für den Import auszuwählen, auf das Sie Zugriff besitzen. Sie können nur Projekte innerhalb einer Installation importieren. Die Queue-Funktionen erhöht Usability und Performanz für den Import.

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Im unteren Import-Bereich wird eine Tabelle mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Status

• File-Name

• Erzeugt

• Fertiggestellte Uploads

• Remove

Jeder Import wird nach drei Tagen automatisch aus der Tabelle entfernt. Sie können die Importe auch händisch entfernen. Sehr große EFS-Projekte, die noch nicht vollständig importiert oder kopiert sind, können in der Projektübersicht erst ausgewählt werden, wenn diese vollständig und fehlerfrei angelegt worden sind. Bis zur Fertigstellung sind diese Projekte lediglich auf der Projektübersichtsseite sichtbar.

Neuer Fragetyp: Personenauswahl 

Um einen direkten und fehlerfreien Zugriff auf Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse von Panelisten innerhalb einer Umfrage zu ermöglichen, sodass diese z.B. geradewegs mit Feedback bedacht werden können, nutzen Sie den neuen Fragetyp Personenauswahl. Unter Optionen dieses Fragetypen nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: Sie wählen eine Panelgruppe aus, die als Quellgruppe verwendet werden soll. Die Panelisten, die in der Fragebogenansicht angezeigt werden, stammen aus dieser Gruppe. Sie geben einen Platzhaltertext und einen Wert in Bezug auf die Listengröße ein, d.h. wie viele Panelisten über die Dropdown-Liste angezeigt werden sollen. Der Maximalwert ist 100. In der Fragebogenansicht werden Ihnen per Drop-Down die Panelisten mit Vor- und Nachname sowie E-Mail- Adresse angezeigt. Sie suchen die Panelisten anhand von Name und E-Mail- Adresse. Eine weitere und unverzichtbare Voraussetzung für die Anzeige der Mitglieder einer Panelgruppe ist, dass die Optionen „Profil für andere verfügbar machen", „Vorname", „Nachname“ und „E-Mail-Adresse" in der Panelistenverwaltung angehakt worden sind.

Re-Desgin der Reportliste

Das Portals-Seiten-Modul Reportliste hat neben einem Re-Design, mit dem auch andere Module wie z.B. Portaleinladung bedacht geworden sind, auch technische Neuerungen erfahren, um eine größere Menge an generierten Reports für den Download bereitzustellen. In der Moduleinstellung wählen Sie aus, welche Projekte vom Typ Mitarbeiterbefragung Sie zur Auswahl anbieten wollen. Im Modul selbst stehen Ihnen die freigegebenen ES-Projekte dann in einer Drop-Down-Liste zur Verfügung, sodass Sie diese einzeln auswählen können, um die für das jeweilige Projekt verfügbaren Reports herunterzuladen. Neben der sichtbaren Filterfunktion, also Eingabefeld „Units“, in das Sie Name oder Metaname der Units tippen, verfügen Sie mittels Klicks auf das Filter-Icon über zwei weitere Filter-Funktionen: Dateityp und Sprache. Falls Sie kein ES Projekt aus der Dropdown-Liste wählen, wird intial dasjenige Projekt angezeigt, das den spätesten Feldphasenendzeitpunkt besitzt.

Stammdatenvariablen im User-Profil von Portals

Stammdatenvariablen, die Sie im People-Modul anlegen, können im Profil eines Portal-Nutzer zugänglich gemacht und konfiguriert werden. Eine Boolesche Variable, die nur zwei Werte besitzt, wird als ein Schiebeschalter angezeigt. Für Integer-Variablen die Antwortkategorien besitzen, wird eine Select-Box angezeigt. Aber auch für Integer-Variablen, die keine Antwortkategorien besitzen, wird eine Select-Box angezeigt. Ansonsten wird voreingestellt für Stammdatenvariablen eine Text-Box angelegt.

Weitere Neuerungen für das Action-Board

Auch in diesem Release sind weitere Neuerungen für das Action-Board implementiert worden. So belegen Sie eine Action mit einem Ablaufdatum, fügen leichthändig Dateien hinzu und versenden auch mal keine E-Mail.

Ablaufdatum

In der Detail-Ansicht jedes Action-Tickets legen Sie ein Ablaufdatum fest, um sicherzustellen, dass die Action bis zu einem bestimmten Termin ausgeführt worden sein wird. Das Feature „Ablaufdatum“ wird nicht in Tickets angeboten, die archiviert oder geschlossen worden sind. In der Modul-Konfiguration stellen Sie ebenfalls ein, ob in Bezug auf das Erreichen des Ablaufdatums sowie eine Erinnerung an das Ablaufdatum eine E-Mail verschickt werden soll. Außerdem wählen Sie aus, wie viele Tage vor Eintritt des Ablaufdatums eine Erinnerungsmail versandt werden soll. Unter Benachrichtigungen im Nutzer-Profil der Portals-Außenansicht legen Sie fest, ob Sie benachrichtigt über das baldige Auslaufen einer Action und/oder das Erreichen des Ablaufdatums unterrichtet werden wollen.

Hinzufügung von Dateien

Sie fügen in der Detailansicht Ihres Action-Tickets nacheinander Dateien hinzu, um Informationen zu teilen, die für die Action unerlässlich sind. So verfügen Sie über ein Multi-Upload-Feature, das jedem Nutzer zur Verfügung steht, der auf das Ticket zugreifen kann. Die hochgeladenen Dateien werden im Ticket anzeigt. Drag & Drop ist ebenfalls möglich. Der Klick auf die Datei öffnet die Download-Funktion. Nach dem Löschen eines Tickets werden die Dateien entfernt, nach der Archivierung bleiben die Dateien erhalten. Die maximale Dateiengröße beträgt 8 MB. Maximal können 5 Dateien hinzugefügt werden.

Modul-Modifikationen

Task List

Die hochgeladenen Daten sind ab sofort auch downloadbar. Auf diese Weise können die Daten, die unterstützend hinzugefügt worden sind, auch für andere bereitgestellt werden. Nach dem Upload werden die Dateien in den Tasks angezeigt, aber nur für diejenigen, die Zugriff auf diese Tasks besitzen. Des Weiteren verfügen Sie über eine neue Sortierung, die es Ihnen gestattet, die Tasks jeweils auf- oder absteigend nach Titel, Enddatum, Status oder Erstellung zu sortieren. Die maximale Dateiengröße beträgt 8 MB. Maximal können 5 Dateien hinzugefügt werden.

Portaleinladung: Rollenauswahl

Im Modul Portaleinladung verfügen Sie mittels Einladung, welcher Rolle die Eingeladenen zugeordnet werden sollen. Zu diesem Zweck verfügen Sie über die gleiche Rollen-Auswahl wie in der Subnavigation Teilnehmer. Die auswählbaren Rollen sind: Moderator, Survey Manager und Translation Manager. Auch die Zuordnung aller Rollen ist möglich: Select all. Wählen Sie keine Rolle aus, wird dem Eingeladenen die Rolle Participant zugeordnet.

Kacheln und Diskussion

Für die Module Kacheln und Diskussion können fortan Themen auf den Kacheln angezeigt werden, die Sie unter dem Tab Themen der Subnavigation Inhalte anlegen. Wenn Sie also eine neue Diskussion in der Außenansicht starten, können Sie aus den im CMS-Bereich von Portals angelegten Themen wählen. Die ausgewählten Themen erscheinen dann auf der entsprechenden Diskussion. Zwei der ausgewählten Themen erscheinen auch auf der Diskussionskachel des Kacheln-Moduls, falls Sie das entsprechende Diskussionsboard in der Modul-Konfiguration freigegeben haben, auf dass es in der Außenansicht angezeigt wird.

Nutzerverwaltete Gruppen

Nutzerverwaltete Gruppen, die öffentlich sind, können nur noch von Mitgliedern eingesehen werden und ausschließlich der Ersteller kann die Gruppe editieren. So kann nur der Gruppen-Ersteller eine nutzerverwaltete Gruppe veröffentlichen. In der Außenansicht des Moduls Portaleinladung sind nur diejenigen Gruppen auswählbar, die vom Einladenden erstellt worden sind.

Guide-Teilnahme ohne E-Mail-Adresse

Ab sofort laden Sie auch Panelisten zu einem Guide ein, die über keinen eigenen Internetzugang verfügen. Zunächst setzen Sie, um Panelisten als Offline-User zu deklarieren, in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das neue Stammdatum m_offlineusers auf 1 (= ja). Danach wählen Sie unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen der Subnavigation Guides das entsprechende Template aus und konfigurieren unter dem Reiter Offline-Teilnehmer die Code-Gutscheine, die dann von demjenigen oder derjenigen, der oder die den Guide startet, verteilt werden. Mit den Gutscheinen werden der Teilnahme-Code, der QR-Code zur Umfrage, Vor- und Nachname des Teilnehmers und die Umfrage-URL ausgegeben. Sie werden als PDF-Datei der Einladungs-E-Mail angehängt.

Unterstützung der Mehrsprachigkeit

Um Seitentitel, Modulüberschriften und Inhalte in den verfügbaren Portal-Sprachen anzubieten, besitzt jede Seite, die Sie im CMS-Bereich von Portals konfigurieren wollen, einen Header, der Ihnen mittels einer Drop-down-Liste die verfügbaren Portalsprachen anzeigt.

Sie wählen eine der Sprachen aus, tragen den Seitentitel in der ausgewählten Sprache ein. Danach öffnen Sie die Modulkonfiguration und vergeben eine Modulüberschrift. Für Module wie das Multimedia-Modul oder Content-Slider legen Sie die Inhalte ebenfalls in den verschiedenen Portalsprachen an. Wieder wählen Sie im Header eine der verfügbaren Sprachen aus und fügen dann den entsprechenden Inhalt in der ausgewählten Sprache ein. In der Außenansicht des Profils kann dann zwischen den verschiedenen Sprachen gewählt werden. Je nachdem, welche Sprache Sie wählen, wechseln der Seitentitel, die Modulüberschrift und der Inhalt des Moduls entsprechend der gewählten Sprache. Sobald Sie auf Übernehmen klicken, färbt sich das Globus-Icon grün. Solange Sie keine Übersetzung eintragen, bleibt das Icon rot.

Suche nach Gutschein-Code

Unter dem Menüpunkt „Übersicht der Auszahlungen“ verfügen Sie ab sofort über die Möglichkeit, nach dem Gutschein-Code zu suchen. Dafür ist die Tabelle mit der Spalte „Gutscheincode“ ausgestattet worden, die Sie optional hinzufügen.

Neuerungen für das Zustimmungsformular

In Bezug auf das Zustimmungsformular sind in diesem Release zwecks Aktenpflege, Übersichtlichkeit und Arbeitserleichterung Neuerungen erarbeitet und umgesetzt worden.

Verfahrensverzeichnis

Unter dem Menüpunkt „Einwilligungsformular“ generieren Sie ein Verfahrensverzeichnis, das es Ihnen als der Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten erlaubt, das Einwilligungsformular mitsamt der
vorgenommenen Einträge in den konfigurierten Sprachen auszudrucken und zu archivieren. Es können in dieser Druck-Version noch ergänzende Angaben wie Kommentar und Datum gemacht sowie Optionen angehakt werden.

Consent-Meldungen

Um die Labels des Zustimmungsformulars zentral pflegen zu können, finden Sie ab sofort, wenn Sie im Fragebogen-Editor auf Einwilligungsformular klicken, auch auf der Seite den Bereich „GDPR Consent Meldungen“, den Sie mittels Klicks auf den Drop-down-Pfeil öffnen. Dort tragen Sie die entsprechenden Labels in der ausgewählten Sprache ein, die dann in der Fragebogenansicht zu sehen sind.

Datenschutz-Optionen

Im Abschnitt „Angaben zum Datenschutz“ finden Sie ab sofort drei Radio-Buttons, die es Ihnen erlauben, je nach Projekt-Anforderung zu entscheiden, ob Sie Einwilligungsformular und Datenschutzhinweis, nur Einwilligungsformular oder nur Datenschutzhinweis erstellen wollen. Die vorgenommene Auswahl reguliert, welche der Felder in der Fragebogenansicht erscheinen und ausgefüllt werden können.

Sprachenübersicht in People über erstellte Einwilligungserklärung

Im Modul People verfügen Sie unter dem Menüpunkt „Panelkonfiguration“ über eine Sprachübersicht, sodass Sie als Panelist auf einen Blick sehen können, in welchen Sprachen das Zustimmungsformular bereits angelegt worden ist.

Neues ACL-Recht und Aktivitäten-Log

Falls Sie einem Team zugeordnet worden sind, das Lese- und/oder Schreibrechte für die gdpr_activites logs und gdpr_purpose templates besitzt, können Sie unter Dokumentation, Stammdaten und Consent form templates den Menüpunkt GDPR activities logs finden. Außerdem steht Ihnen unter DSGVO-Aktivitätenlogs eine Tabelle zur Verfügung, die mittels der Spalten „Daten“, „Actions“, „User“ und „Logeintrag“ über die DSGVO-Aktivitäten informiert. Die Tabelle wird auch im People-Modul angezeigt. Die Rechte werden im Rechteverzeichnis verwaltet und den Teams zugewiesen.

Lese- und Schreibrecht für die Zustimmungsformularvorlage

Das neue Recht gdpr_purpose_templates, das Sie in Optionen unter dem Menüpunkt „Rechte für Teams“ anhaken, erlaubt Ihnen mittels der Zuweisung von Schreib- und/oder Leserecht sowie des kompletten Entzuges dieses Rechts die Steuerung des Zugriffs auf die Vorlagen des Zustimmungsformulars. Das Team, dem gdpr_purpose_templates als Schreibrecht gewährt wird, kann Vorlagen anlegen, ändern, löschen, kopieren, importieren und exportieren. Das Team, den ein Leserecht gewährt wird, kann auf die angelegten Einwilligungsformularvorlagen zugreifen und diese exportieren.

DSGVO: Webservices

Es stehen Ihnen nun zwei neue Webservices für den Datenschutz-Assistenten (DSGVO) zur Verfügung. Damit kann eine Einwilligungserklärung angelegt und abgerufen werden.

Direct-Report-Knoten und Direct-Report-Filter

Direct-Report-Knoten

Über die jedem Report-Manager-Projekt vorgelagerte Konfiguration werden Direct-Report-Knoten aktiviert, die Sie im ersten Schritt der Berichtsbestellung, Auswahl der Fokuseinheit, nutzen, um in einem Report ausschließlich die Werte einer Wurzeleinheit bereitzustellen, die nur dieser angehören. Damit wird auf den Umstand reagiert, dass es bisher nicht möglich war, direkt auf die alle Werte der Untereinheiten aggregierenden Wurzeleinheiten zuzugreifen. Wenn Sie fortan z.B. für einen Wurzelknoten die Rücklaufquote ausgeben wollen, entnehmen Sie im ersten Schritt der Berichtsbestellung der Organisationsstruktur einfach den Direct-Report-Knoten, um ihn als Fokuseinheit zu besetzen.

Neue Subnavigation: Übersicht

In der Report-Definition ist die neue Subnavigation Übersicht eingerichtet worden. Diese nutzen Sie hauptsächlich, um das Kopieren von Elementen einer verfügbaren Report Definition zentral zu steuern. So legen Sie mittels
Schiebeschalters fest, ob von anderen Report-Definitionen sämtliche Mappings, Seitenbedingungen, Dataspace-Entitäten, Kollektionen und Einstellungen übernommen werden sollen.

Sobald Sie auf den Button Kopieren klicken, öffnet sich der Inspektor und listet die auf der Installation angelegten Report-Definitionen auf, aus denen Sie Mapping, Seitenbedingungen, Dataspace-Entitäten, Kollektionen und
Einstellungen übernehmen können. Wissenswert ist natürlich in diesem Zusammenhang: Kollektionen und Dataspace-Entitäten werden dem Zielprojekt lediglich hinzugefügt, solange die Metanamen nicht identisch sind. Im Fall
identischer Metanamen werden DSEs und Kollektionen durch die der zu kopierenden Report-Definition ersetzt. Die Einstellungen werden ebenfalls aus der zu kopierenden Report-Definition ersetzend übernommen wie auch die Mappings. Zudem können nun auch Seitenbedingungen, Kollektionen und DSEs einzeln kopiert werden.

NPS: neue Standardrechenklasse

Der Report-Manager verfügt ab sofort über eine neue Standardrechenklasse: den Net Promoter Score. Dieser Rechenklasse bedienen Sie sich zwecks Mappings. Sie müssen allerdings beachten, dass die Werte um +1 verschoben sind, weil die IDs der Antwortoptionen bei 1 beginnen und nicht bei null. Die Skala reicht also von 1 bis 11 statt von 0 bis 10.

APIs für die Textanalyse

Sie wissen um den Nutzen, den Ihnen die aus Feedback von Mitarbeitern, Kunden und Panelisten gewonnenen Ergebnisse gewähren. Schwierigkeiten bereitet allerdings das Verstehen der erhobenen Daten, deren schiere Menge Analyse und Maßnahmenprozess unmöglich zu machen drohen. So steht seit einiger Zeit für Sie das Angebot bereit, mittels Text-Analyse-Funktionen die Menge an Freitext-Kommentaren zu verstehen, die Sie im Rahmen Ihrer Feedback-Abläufe erfassen. Dieses Angebot ist in diesem Herbst erweitert worden.

Über die integrierten APIs werden durch Professional-Service-Team sowohl das kommerzielle Angebot von Microsoft, Google und Amazon zur Textanalyse als auch das Natural Language Toolkit, eine wissenschaftliche Ansammlung von Textanalysefunktionen, die frei verfügbar sind, in Kunden-Scripts und MySight-Alteryxs-Workflows zum Einsatz gebracht. Dafür werden die folgenden APIs verwendet:

• Sentiment Analysis

• Key Phrase Extraction

• Entity Sentiment

• Language detection

• Categorization (trainierbar und projektbasiert)

• Custom NLTK Models

Zwei Text-Analyse-Triggers

Auf eigenen EFS-Installationen stehen Ihnen ab sofort zwei neue Custom-Trigger zur Verfügung: Key-Phrase-Extraction und Sentiment-Analysis. Diese Trigger, die vom Support aktiviert werden müssen, unterstützen Sie mittels Azure Cognitive Services APIs in einer Vielzahl von Sprachen. Eine Liste der unterstützten Sprachen finden Sie auf der Azure Cognitive Services Website.

Key-Phrase-Extraction

Key-Phrase-Extraction extrahiert nicht nur die Schlüsselbegriffe aus dem in ein Freitextfeld eingetippten Feedback, sondern erlaubt auch die überaus nützliche Kategorisierung und Gruppierung von Daten. So werden mittels dieses Triggers für einen Satz wie „Auf dem Fest gab es köstliches Essen“ die Schlüsselbegriffe „Fest“ und „köstliches Essen“ ausgegeben.

Der Trigger verwendet bis zu 20 Variablen, um extrahierte Schlüsselbegriffe zu speichern. Die letzte Variable, die zugewiesen wird, speichert alle verbliebenen Schlüsselwörter – durch Komma getrennt – auf einer Liste. Text-Variablen mit maximal 65535 Zeichen, die in einem benutzerdefinierten 911-Fragetypen verfügbar sind, eignen sich hier besonders gut. Sie erzeugen eine oder mehr Variablen in dem nutzerdefinierten 911-Fragetypen, bevor Sie den Custom Azure Key Phrase Trigger zur Seite hinzufügen.