Gewusst-wie: SMS-Extension

SMS Extension ermöglicht es Ihnen, über EFS SMS-Nachrichten zu verschicken. Eingegeben und abgeschickt werden die Nachrichten in den Mail-Dialogen von EFS. Die technische Abwicklung des Versands erfolgt über einen externen Service-Provider.

Funktionsumfang

Kunden mit eigener, bei Tivian gehosteter Installation können die SMS Extension optional mieten. Auf Sammelinstallationen steht diese Extension nicht zur Verfügung. Auch bei externem Hosting kann sie leider nicht verwendet werden. Die benötigte Menge SMS können Sie über Ihren Ansprechpartner vom Vertrieb bestellen. Dort erhalten Sie auch die aktuelle Preisliste. Abgewickelt wird der Versand über den externen Service-Provider TynTec (http://www.tyntec.de). Abgerechnet wird pro Zustellversuch. Der Versand kann erfolgen über die Teilnehmerverwaltung personalisierter Projekte, über die Panelistenverwaltung, aus Panelgruppen und Panelstichproben. In anonymen Projekten steht die Versandfunktion nicht zur Verfügung. Ein Versand aus anderen Menüs, über Trigger oder andere Features ist ebenfalls nicht möglich. Des Weiteren können SMS-Nachrichten nicht in Mailvorlagen gespeichert werden. Pro Teilnehmer kann in der Teilnehmerverwaltung eine Mobiltelefonnummer hinterlegt werden.Für SMS-Nachrichten gelten verschiedene Längen- und Zeichensatzbeschränkungen. Systeminterne Checks helfen Ihnen, die Regeln einzuhalten.

Mobiltelefonnummern der Teilnehmer speichern

Die Mobiltelefonnummern der Teilnehmer bzw. Panelisten werden in der Variable u_mobile abgelegt. Die Variable ist bei neu angelegten personalisierten Projekten und Mitarbeiterbefragungen standardmäßig vorhanden. In der Panelistenverwaltung ist sie ebenfalls standardmäßig vorhanden. Alle Mobiltelefonnummern - sowohl die des Senders als auch die der empfangenden Teilnehmer bzw. Panelisten - müssen dem internationalen Format entsprechen:

• insgesamt 11 Stellen

• 2 führende Nullen

• Ländervorwahl. Z.B. 49 für Deutschland

• Eigentliche Nummer (Beispiel: 0049223379336)

Bei den Teilnehmer*innen personalisierter Projekte und Mitarbeiterbefragungen wird die Gültigkeit überprüft. Bei Panelisten und Admin-Accounts ist keine Prüfung implementiert worden.

Inhalt der Nachrichten festlegen

Für SMS-Nachrichten gelten verschiedene Beschränkungen betreffend Textlänge und Zeichensatz. Systeminterne Checks helfen Ihnen, die Anforderungen des Standard-Providers TynTec einzuhalten.

SMS

Für SMS gelten folgende Längen- und Zeichensatzbeschränkungen: Eine normale SMS kann bis zu 160 westeuropäische Zeichen enthalten. Ist der SMS-Text länger, so wird er automatisch auf mehrere SMS verteilt. Maximal 9 SMS mit je 153 westeuropäischen Zeichen stehen für den Versand eines Textes zur Verfügung. Jede dieser Folge-SMS wird einzeln abgerechnet. Bei Verwendung z.B. kyrillischer oder chinesischer Zeichen passen in jede SMS nur noch 67 Zeichen. Maximal 9 SMS mit je 67 Zeichen stehen für den Versand eines derartigen Textes zur Verfügung. Jede dieser Folge-SMS wird einzeln abgerechnet.

• Ob UTF-8-Zeichen dargestellt werden können, hängt vom Endgerät ab.

• Umbrüche im Text können von den meisten Endgeräten nicht verarbeitet werden. Daher werden Umbrüche beim Abspeichern automatisch entfernt.

• Werden im SMS-Text Platzhalter verwendet, beachten Sie bitte, dass sich die Länge des Textes von SMS zu SMS ändert.

SMS eingeben und versenden

Der Versand von SMS-Nachrichten ist in Teilnehmerverwaltung, Panelistenverwaltung, Panelgruppen und Panelstichproben möglich. Dabei sind einige Einstellungen vorzunehmen, die vom normalen Mailversand abweichen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie das Mailformular.

• SMS-Nachrichten können nicht in Mailvorlagen gespeichert werden. Daher ist das Hochladen einer Mailvorlage meist nicht sinnvoll.

• Wählen Sie im Feld „Zustellung“ die gewünschte Zustellungsart. Zur Auswahl stehen:

  • E-Mail

  • SMS

  • E-Mail und SMS

• Bestätigen Sie mit Anwenden. Haben Sie als Zustellungsart „SMS“ oder „E-Mail und SMS“ gewählt, wird nun der Abschnitt „SMS-Versand“ eingeblendet. Darin nehmen Sie die Einstellungen für den SMS-Versand vor.

• Wählen Sie den gewünschten Typ. Zur Auswahl stehen:

  • SMS

• Geben Sie die Mobiltelefonnummer des SMS-Absenders ein. Dies ist die Nummer, an die Antworten geschickt werden.

• Bis EFS 9.0 gelten die Vorschriften auch für die Formatierung der Absenderadresse.

• Ab EFS 9.1 können Sie auch eine nicht-numerische Absenderadresse verwenden, begrenzt auf elf Zeichen. Mehrere Kunden hatten sich diese Möglichkeit gewünscht, weil sie bei Verwendung eines numerischen Absenders anstelle einer konkreten Autorenangabe oder eines Firmennamens negative Auswirkungen auf die Rücklaufrate befürchteten.

• Geben Sie den Text der SMS ein.

• Verzichten Sie auf Umbrüche: Sie können von den meisten mobilen Endgeräten nicht verarbeitet werden.

• Mit einem Klick auf das Fragezeichen-Icon können Sie eine Liste der verwendbaren Platzhalter öffnen (bei der E-Mail-Vorlage).

Open

• Stellen Sie die Versandoptionen ein und wechseln dann Zur Mailvorschau. Arbeiten Sie weiter wie gewohnt, beachten Sie dabei eventuelle Hinweise und Fehlermeldungen.

SMS-Versand überprüfen

Ob die SMS versendet wurde, können Sie an folgenden Stellen überprüfen:

• Der Mail-Report gibt Ihnen einen Überblick über den Status jeder gesendeten SMS, unterteilt in die Status Warteschlange, Im Versand, Versendet und Nicht zugestellt.

• Im Menü Teilnehmerverwaltung → E-Mail-Versandbericht.

• Im Menü Plattform-Cockpit auf der Registerkarte Projekt-Mailvorgänge. Wenn Sie über die erforderlichen Zugangsrechte verfügen, können Sie in diesem Menü zentral alle projektbezogenen Mailvorgänge der Installation einsehen.

SMS-Versand planen

Eine gründliche Planung des SMS-Versands und frühzeitiges Bestellen der benötigten SMS-Pakete ist grundlegend für den reibungsfreien Ablauf des SMS-Versands.

• Die benötigte Menge SMS können Sie über Ihren Ansprechpartner des Vertriebs bestellen. Dort erhalten Sie auch die aktuelle Preisliste.

• Als Besitzer einer Installation sind Sie für alle SMS verantwortlich, die über diese Installation versendet und somit für die Installation in Rechnung gestellt werden.

• Schätzen Sie vorab, wie viele SMS Sie für eine Befragung benötigen. Beachten Sie dabei insbesondere, dass je nach Länge der Nachrichten evtl. mehrere SMS für eine Nachricht benötigt werden.

• Prüfen Sie regelmäßig die Größe Ihres SMS-Kontingents. Bestellen Sie ein neues Paket, bevor Ihr Kontingent aufgebraucht wird.

SMS-Kontingent einer Installation verwalten

Im Menü Optionen → SMS-Übersicht können Sie einsehen, wie viele SMS auf Ihrer Installation noch verfügbar sind. Im Abschnitt „Beauftragte SMS-Pakete“ finden Sie die Pakete, die Sie bei Ihrem Ansprechpartner bestellt haben. Im Abschnitt „SMS-Kontingent“ können Sie sehen, wie viele SMS Sie noch versenden können.

Keine-SMS Liste

Über das Menü Optionen → Mail-Admin → Keine-SMS Liste können Sie auf eine Sperrliste für Mobilfunknummern zugreifen. Alle Einträge in der Liste werden auf globaler und/oder projektspezifischer Ebene von der SMS-Kommunikation ausgeschlossen.

Open

Tabellenübersicht der SMS-Sperrliste

Teilnehmer zur Liste hinzufügen

Sie können Teilnehmer bzw. deren Mobilfunknummern ganz einfach über einen Import in die SMS-Sperrliste aufnehmen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf den Button Importieren.

• Klicken Sie auf den Button Importvorlage herunterladen.

• Öffnen Sie die Importvorlage und füllen Sie sie aus. In der Spalte rcpt geben Sie die Mobilfunknummern ein, die Sie der Sperrliste hinzufügen möchten. Unter pid können Sie entweder eine bestimmte Projekt-ID eingeben, für die die Nummer keine Nachrichten erhalten soll, oder Sie geben 0 ein. Der Teilnehmer mit der entsprechenden Mobilfunknummer erhält dann auf globaler Ebene keine SMS-Benachrichtigungen mehr. Speichern Sie die Datei ab.

• Klicken Sie auf den Button Datei auswählen.

• Wählen Sie die Importvorlage aus, die Sie soeben ausgefüllt haben.

• Klicken Sie auf Datei senden.

• Im nächsten Schritt wird die Zuordnung der Variablen zur entsprechenden Spalte in der Importdatei vorgenommen. Da Sie die empfohlene Importdatei verwendet haben, können Sie einfach auf Weiter zur Vorschau klicken.

• Eine Vorschau der zu importierenden Nummern wird angezeigt. Klicken Sie auf Importieren.

• Die Nummern aus Ihrer Importdatei befinden sich nun in der Sperrliste.

Einen Abmelde-Link in SMS einfügen

Genau wie bei E-Mails können Sie auch in SMS einen Link hinzufügen, über den sich Teilnehmer für ein bestimmtes Projekt oder auch global von E-Mail-Kommunikation abmelden können. Fügen Sie dazu einfach die Platzhalter #unsubscribe_global# und/oder #unsubscribe_survey# in Ihre SMS oder SMS-Vorlage ein. Die Platzhalter werden dann automatisch beim Versand der SMS durch den entsprechenden Link zur Abmeldung ersetzt. Klickt der Teilnehmer auf den Link, wird er der Keine-SMS Liste hinzugefügt.