Gewusst-wie: Guides

Mittels Guides versenden Sie vorgefertigte Umfragen an ausgewählte Gruppen bzw. Teilnehmer*innen und starten den Maßnahmenprozess.

Voraussetzungen

Unabdingbare Voraussetzungen für die Realisierung eines Guide-Projekts jeglichen Typs sind die Verknüpfung mit einer Personalisierten Umfrage und das Aktivieren dieser Umfrage.

Verknüpfung mit einem PE-Projekt

Sie müssen ein PE-Projekt anlegen, falls dies noch nicht geschehen ist, und unter dem Menüpunkt Template-Konfiguration, den Sie unter Projekteigenschaften finden, Guides als Verwendungszweck auswählen.

Sie klicken den Speichern-Button an, falls Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen wollen, um sicherzustellen, dass das ausgewählte PE-Projekt für Guides verwendet werden kann. Sie können natürlich auch nach dem Speichern weitere Einstellungen vornehmen. Anschließend muss aber stets der Speicher-Button angeklickt werden.

Aktivierung des PE-Projekts

Die zweite Voraussetzung für das Verknüpfen des ausgewählten PE-Projekts mit Guides ist die Aktivierung dieses Projekts. Sie setzen also den Status Ihres PE-Projekts auf Aktiv.

Nach der Aktivierung Ihres Projekts kann dieses für Guides verwendet werden. Weitere Konfigurationen wie Spracheinstellungen für den Fragebogen oder die E-Mail-Vorlagen können weiterhin vorgenommen werden.

Gestaltung der Umfrage für den IDEA-Guide

Für den Ideation-Guide verwenden Sie eine Personalisierte Umfrage, für die ein Fragebogen mit dem Fragetypen Vorschläge angelegt worden ist. Des Weiteren muss der Ideation-Trigger angelegt werden, damit die Vorschläge, die im Rahmen dieser Umfrage gemacht werden, an das Portals-Seiten-Modul Abstimmung übermittelt werden.

Die Trigger-Konfiguration sieht vor, dass sie auf dem Tab Einstellungen einen Namen vergeben, eine kurze Beschreibung verfassen sowie eine Ausführungsposition auswählen und dass Sie auf der Registerkarte Detailkonfiguration die Quellfrage auswählen, deren Antworten übermittelt werden. Danach speichern Sie.

Voraussetzung dafür, dass Sie den Ideation-Trigger auswählen können, ist die Verknüpfung Ihres PE-Projekts mit Guides und das Speichern des ausgewählten Fragebogens in Ihrer Guides-Konfiguration.

Mehrsprachigkeit

Die Teilnehmer*innen eines Guides können die Umfrage sowie die E-Mails in der von ihnen favorisierten Sprache erhalten. Zu diesem Zweck nehmen Sie in der Panelistenverwaltung für die Teilnehmer*innen die Spracheinstellung unter dem Punkt Locale vor. Das Stammdatum Locale dient Ihnen ebenfalls dazu, ein Portal in der von Nutzer*innen ausgewählten Sprache anzuzeigen, sobald diese sich einloggen, falls es zur gewählten Locale eine entsprechende Portalsprache gibt.

Zur Auswahl stehen die angelegten Umfragesprachen. Damit stellen Sie sicher, dass Teilnehmer*innen die E-Mails, SMS und Umfrage gemäß dieser Spracheinstellung erhalten, falls diese in der festgelegten Sprache verfügbar sind. Falls keine E-Mail-Vorlage, SMS-Vorlage oder Umfrage in der ausgewählten Sprache verfügbar ist, fungiert die Standardsprache als Ersatz. Das gilt auch für den Fall, wenn unter dem Punkt Locale keine Spracheinstellung vorgenommen worden ist.

In der Template-Konfiguration, die Sie unter Projekteigenschaften finden, stellen Sie das Stammdatum Locale als Panelisten-Variable zur Verfügung. Legen Sie also die Teilnehmer-Variable u_locale an, die es erlaubt, die unter Locale abgelegte Information an das Guide-Projekt zu übergeben.

Anlegen des Guide-Prozesses

Um einen der drei Guide-Typen, Leadership-Guide (ME-Guide), Team-Improvement-Guide (US-Guide) oder Ideation-Guide (IDEA-Guide), anzulegen und zu konfigurieren, öffnen Sie zunächst dieSubnavigation Guides im CMS-Bereich von Portals und klicken + Neuer Guide an. Danach wählen Sie über das Modal den gewünschten Guide-Typen aus. Je nach Typ stehen Ihnen besondere Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Basisinformationen

Über den Reiter Basisinformationen versehen Sie den neu hinzugefügten Guide mit einem Titel, geben eine kurze Beschreibung ein und laden ein Bild hoch, um Ihrem Guide die passende optische Präsenz zu verleihen. Titel, Beschreibung und Bild werden in der Guide-Übersicht angezeigt. So geben Sie dem Guide-Initiator die nötigen Informationen an die Hand.

Zusätzliche Informationen

Der Reiter Zusätzliche Information ermöglicht es Ihnen, mittels des Editors ein vielgestaltiges Material aus Text, Fotos, Videos, Links und Verknüpfungen den Nutzern und Nutzerinnen bereitzustellen, um diese umfassend über den angelegten Guide zu informieren. Diese Informationen können in der Portal-Ansicht mittels Klicks auf Details der Guide-Übersicht aufgerufen werden.

Kategorien

Auf dem Tab Kategorien stehen Ihnen globale Kategorien zur Verfügung, die es Ihnen erlauben, thematische Verknüpfungen herzustellen. So können die Fragen Ihrer Umfrage, die Sie für den Guide verwenden wollen, bestimmten Kategorien zugeordnet werden. Um eine Kategorie anzulegen, klicken Sie das Link-Symbol an. Sie wechseln zu dem in den Bibliotheken befindlichen Menüpunkt Kategorien.

Sie wählen die gewünschte Kategorie aus. Um die Fragen Ihrer Umfrage einer bestimmten Kategorie zuzuordnen, müssen Sie zunächst die betreffenden Fragen einer Kategorie zuordnen. Diese Information steht dem Guide-Initiator im Guide-Setup zur Verfügung. Sie gehen folgendermaßen vor: Im betreffenden PE-Projekt klicken Sie den Fragebogen-Editor an. Dann wählen Sie unter der Option "Kategorie" die von Ihnen favorisierte Kategorie aus.

Danach wechseln Sie zu Projekteigenschaften und öffnen den Menüpunkt Template-Konfiguration. Im Bereich "Fragen-Vorschau im Guide-Setup" können Sie nun die Frage hinzufügen, der Sie die Kategorie zugewiesen haben und klicken auf speichern. Generell können alle Fragen aus dem Fragebogen ausgewählt werden.

Mehrsprachigkeit (Kategorien)

Auch die im Rahmen von Guides verwendeten Kategorielabels, die Sie über den Platzhalter #guidewave_category_label# platzieren, lassen sich in der gewählten Übersetzung des E-Mail-Templates verfügbar machen. Voraussetzung dafür ist, dass ein E-Mail-Template in der vom Panelisten favorisierten Sprache angelegt worden ist, dass die Variable u_locale gemäß der vom Panelisten favorisierten Sprache befüllt ist und dass die Labels der Guide-Kategorien, die Sie unter dem Menüpunkt Kategorien in Bibliotheken anlegen, mit der entsprechenden Spracherkennung (ISO-Code) verfügbar sind.

Fragebogen

Für die Fragebogenauswahl nutzen Sie den Tab Fragebogen. Es stehen Ihnen die Fragebögen zur Auswahl, die zu einem PE-Projekt gehören, das mit dem Guide-Modul verknüpft worden ist. Neben der Möglichkeit, einen Fragebogen für den entsprechen Guide-Prozess auszuwählen, können Sie an dieser Stelle auch entscheiden, ob dem Guide-Initiator noch zusätzliche Fragen zur Verfügung gestellt werden sollen, die dieser dann in einer möglichen zweiten Umfragerunde aktivieren kann, um einen tieferen Einblick zu erhalten.

Um diese zusätzlichen Fragen zur Verfügung zu stellen, müssen Sie zunächst eine Kontext-Variable anlegen. Das geschieht in den Projekteigenschaften unter dem Menüpunkt Template-Konfiguration. Im Bereich "Kontext-Variablen" legen Sie eine Kontext-Variable, indem Sie Kontext-Variablen anlegen anklicken und den Typ Checkbox auswählen. In das erscheinende Freitext-Feld geben Sie eine Bezeichnung wie z.B. "Deep Dive" ein.

Danach öffnen Sie den Fragebogen-Editor Ihres PE-Projekts. Sie müssen nämlich eine Filterbedingung für die Fragen anlegen, die als zusätzliche Frage anzeigt werden sollen, sobald diese aktiviert worden sind. Sie legen also einen Filter an, versammeln all die Fragen unter diesem Filter die als zusätzliche Fragen zur Verfügung stehen sollen. Dann wählen Sie als Variable in der Filter-Definition die angelegte Kontext-Variable aus, legen die Bedingung auf größer gleich und den Code auf 1 fest.

Danach sind die zusätzlichen Fragen einsatzbereit. Auf dem Reiter Fragebogen können Sie noch eine Beschreibung der Kontext-Variable in der entsprechenden Sprache eingeben. Außerdem können Sie mittels Schiebeschalter noch bestimmen, ob die zusätzlichen Fragen per Voreinstellung aktiviert sein sollen. Aktivieren Sie diese Option werden die zusätzlichen Fragen in der Umfrage angezeigt, falls der Guide-Initiator die Option nicht deaktiviert.

Nach der Veröffentlichung eines Guides steht die Auswahl des Fragebogens fest. Der Fragebogen lässt sich also nicht mehr ändern.

Mehrsprachigkeit

Um auch die Umfrage in der von den Teilnehmern und Teilnehmerinnen favorisierten Sprache auszugeben, legen Sie unter dem Menüpunkt Sprachen-Editor des Fragebogen-Editors eine Sprachauswahlvariable wie u_wave_locale fest. Falls Teilnehmer und Teilnehmerin über Locale einer der Standardsprachen zugeordnet worden sind, wird die Umfrage in der zugeordneten Sprache ausgegeben. Weitere Voraussetzung ist, dass die Umfrage in der Sprache zur Verfügung steht.

Sprachvarianten

Um verschiedene Labels und Phrasen in verschiedenen Sprachen in einer Umfrage anbieten zu können, was in 360°-Leadership-Befragungen zur gängigen Praxis gehört, verfügen Sie ab sofort über die Möglichkeit, innerhalb einer Sprache Varianten (z.B. des Deutschen) anzulegen, indem Sie eine Bedingungsvariable vergeben, einen Vergleichswert definieren, u_wave_locale als Sprachauswahlvariable festlegen und die Option "Sprache anhand von ISO-Code zuordnen" anhaken.

Sie gehen folgendermaßen vor:

Im Fragebogen-Editor wählen Sie den Menüpunkt Sprachen-Editor aus und klicken Sprache anlegen an.
Neben den bekannten Einstellungen, die Sie vornehmen müssen, Vergabe eines Namens, Auswahl der Sprachkennung und Auswahl der Sprache, aus der Umfragemeldungen und Textelemente entnommen werden sollen, legen Sie eine Bedingung wie z.B. u_guidewave_rater_group = sys_rg_self_assessment.
Der für die Bedingung verwendete Operator ist = und kann nicht verändert werden.

An Umfrageteilnehmer*innen, deren präferierte Sprache per Locale-Option in der Panelistenverwaltung hinterlegt worden ist, wird mit Umfragebeginn nicht nur die diesem Code entsprechende Sprache, sondern darüber hinaus auch die der Bedingung entsprechenden Varianten der bevorzugten Sprache ausgegeben. So beantwortet das Team, das im Rahmen einer 360°-Leadership-Befragung an einer Umfrage teilnimmt, die Fragen in einer auf es abgestimmten Variante des Deutschen, was die Phrasen betrifft, während in der Selbsteinschätzung, also Self-Assessment, die auf den Guide-Initiator zugeschnittenen Phrasen der favorisierten Umfragesprache gestellt werden.

Sobald Sie die Option "Sprache anhand von ISO-Code zuordnen" anhaken und den Speichern-Button anklicken, können Sie eine Bedingung für die Sprach-Variante festlegen.

Voraussetzung ist, dass im Sprachen-Editor unter Textelemente die entsprechenden Phrasen angelegt worden sind.

E-Mail-Einstellungen

Dieser Tab dient Ihnen dazu, E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Verwendungsmöglichkeiten auszuwählen, die je nach Guide-Typ variieren. So wählen Sie für den Leadership-Guide und den Team-Improvement-Guide Vorlagen für Einladungen, Versand des Teilnahmer-Codes, Erinnerungs- und Ergebnismail aus. Im Fall des Ideation-Guides wählen Sie Vorlagen für Einladungen, Erinnerungen, Gruppierungsphase (Einladung und Erinnerung), Abstimmungsphase (Einladung und Erinnerung) und Ergebnisse.

Um eine E-Mail-Vorlage eigenständig zu erstellen oder eine bereits vorhandene Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie zunächst auf den Link. So rufen Sie den Menüpunkt Mailvorlagen in den Bibliotheken auf. Eine Vorlage, die im Rahmen von Guides verwendet werden soll, muss als Neue Vorlage für Projekte angelegt werden. Sie klicken also den Button + Neue Vorlage an und wählen + Neue Vorlage für Projekte aus.

Um mehrsprachige E-Mail-Templates anzulegen, öffnen Sie zunächst den Menüpunkt Mailvorlagen (installationsweit unter Bibliotheken oder für ein bestimmtes Projekt im Umfragemenü). Entweder wählen Sie ein bestehendes E-Mail-Template aus, das eine Übersetzung erhalten soll, oder Sie legen ein gänzlich neues Template in der Standardsprache an, dem Sie eine Übersetzung hinzufügen. Zu dem Zweck verfügt jedes Template über den Bereich "Zusätzliche Übersetzungen". Der Bereich wird sichtbar, sobald Sie Ihre erstmalig angelegte Vorlage abspeichern.

Den Button + Neu klicken Sie an, um Ihre Übersetzung des E-Mail-Templates anzulegen. Es öffnet sich ein Auswahl- und Eingabedialog.

Sie wählen entsprechend der Sprache, in die Sie übersetzen wollen, die Sprachkennung aus, ehe die Übersetzungsarbeit beginnt. Sie fertigen nun die Übersetzung des Mail-Textes (auch HTML) an. Danach klicken Sie auf Speichern. Die angelegten Übersetzungen werden in dem Bereich "Zusätzliche Übersetzungen" gelistet und lassen sich dort auch editieren bzw. löschen. Zwecks Editierung klicken Sie einfach den Link oder das Edit-Icon an.

Platzhalter

In den E-Mail-Vorlagen können Sie Platzhalter verwenden, die Ihnen für die verschiedenen Guide-Prozesse zur Verfügung stehen. Besonders für den Ideation-Guide stehen Ihnen viele hilfreiche Platzhalter zur Verfügung, die Teilnehmer*innen direkt auf die entsprechende Seite einer Phase leiten.

Platzhalter	Bedeutung	Guide-Typen

Platzhalter	Bedeutung	Guide-Typen
#link_to_portal#	Link zum Portal (mit Registrierungscode, der für die Dauer eines Tag gültig ist)	US, ME, IDEA
#portal_access_url#	Link zum Portal mit Login-Code per Voreinstellung 2 Stunden gültig kann erweitert werden, indem Sie die gewünschte Dauer mittels Pipe-Parameters anhängen (z.B. #portal_access_url\|24#)	US, ME, IDEA
#u_personal_manager_message#	Platzhalter stellt die im Guide-Setup eingegebene persönliche Nachricht des Guide-Initiators dar.	US, ME, IDEA
#u_guidewave_rater_group#	Platzhalter wird durch die Zugehörigkeit des eingeladenen Teilnehmers (z.B. Manager) aufgelöst	ME
#u_wave_expire_date#	Laufzeitende der Guide-Befragung	US, ME, IDEA
#u_wave_date#	Beginn der Guide-Befragung	US, ME, IDEA
#u_wave_name#	Bezeichnung der eingeladenen Gruppe (US-Guide), Name des Guides (ME-Guide)	US, ME
#u_wave_locale#	Gewählte Portalsprache des eingeladenen Panelisten (Guides)	US, ME, IDEA
#voting_page_link#	Der vollständige und unverschlüsselte Link zur Abstimmungsseite	IDEA
#action_board_link#	Der vollständig und unverschlüsselte Link zum Action-Board	IDEA
#guide_status_link#	Der vollständige und unverschlüsselte Link zur Guide-Status-Seite Guide-Wellen. Die Dauer des generierten Login-Codes wird in dem neuen Platzhalter hinterlegt und entspricht der auf dem Tab Einstellungen der Guides Konfiguration für die Gruppierungsphase festgelegten Dauer. Die Dauer kann mittels Pipe-Parameter verändert werden: Beispiele: #guide_status_link\|20m# (= 20 Minuten) #guide_status_link\|5h# (= 5 Stunden) #guide_status_link\|2d# (= 2 Tage)	IDEA
#guideinitiator#	Vor- und Nachname des Guide-Initiators	IDEA
#guideinitiator\|firstname#	Vorname des Guide-Initiators	IDEA

Offline-Teilnehmer

Sie können auch Panelisten zu einem Guide einladen, die über keinen eigenen Internetzugang verfügen. Zunächst setzen Sie, um Panelisten als Offline-User zu deklarieren, in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das neue Stammdatum m_offlineuser auf 1 (= ja). Danach wählen Sie unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen der Subnavigation Guides das entsprechende E-Mail-Template aus und konfigurieren unter dem Reiter Offline-Teilnehmer die Code-Gutscheine, die dann von demjenigen oder derjenigen, der oder die den Guide-Prozess initiieren, verteilt werden. Mit den Gutscheinen werden der Teilnahme-Code, der QR-Code zur Umfrage, Vor- und Nachname des Teilnehmers und die Umfrage-URL ausgegeben. Sie werden als PDF-Datei der Einladungs-E-Mail angehängt.

Falls Sie im Guide-Setup Panelisten mit dem Stammdatum m_offlineuser = 1 hinzufügen, wird am Ende des Guide-Setup-Prozesses eine PDF erzeugt, die, Teilnahme-Gutscheine enthaltend, an den Guide-Initiator versandt wird. Um die beim Import ins Panel zu vergebende Dummy-E-Mail-Adresse zu unterdrücken bzw. nicht anzeigen zu müssen, die eben Teilnehmer*innen erhalten, die über das Unternehmen keine E-Mail-Adresse erhalten, also offline sind, wird deren E-Mail-Adresse sowohl in der Teilnehmerliste als auch in den Suchergebnissen durch den Platzhalter Offline Teilnehmer ersetzt.

Feedbackgeber-Gruppen

Der Leadership-Guide (ME-Guide) dient Ihnen zur Durchführung von 360°-Leadership-Befragungen. Zu diesem Zweck legen Sie auf dem Tab Feedbackgeber-Gruppen diejenigen Gruppen fest, aus deren Feedback sich Ihre Leadership-Befragung zusammensetzen wird.

Für jede Feedbackgeber-Gruppe (Selbsteinschätzung bzw. Self-Assessment) verfügen Sie über die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten. Die Feedbackgeber-Gruppe Selbsteinschätzung bzw. Self-Assessment kann deaktiviert werden. Entfernen Sie hierfür einfach das Häckchen in der Checkbox. Der Ersteller des Guides wird dann selbst nicht mehr zur Umfrage eingeladen und erhält auch keine Erinnerungs-E-Mails. Allerdings wird er weiterhin per E-Mail über die Ergebnisse der Umfrage informiert und bekommt Voucher-Codes zugesandt (sofern es Offline-Teilnehmer gibt).

Option	Funktion	Aktiviert

Option	Funktion	Aktiviert
Feedbackgeber-Gruppen-Bezeichnung	Sie schreiben die Bezeichnung der Feedbackgeber-Gruppe in der entsprechenden Sprache.
Beschreibung	Sie können eine kurze Beschreibung der Feedbackgeber-Gruppe verfassen.
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe	Sie wählen aus, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppen im Guide-Setup vorausgewählt sein soll.
Teilnehmer*innen (min/max)	Sie legen fest, wie hoch die "Minimale Anzahl an Teilnehmern" und "Maximale Anzahl an Teilnehmern" sein darf, steuern Sie so, wie viele Teilnehmer letztlich hinzugefügt werden dürfen bzw. müssen.
Anonymitätsgrenze	Für die Feedbackgeber-Gruppe eines Guides können Sie eine Anonymitätsgrenze festlegen. Sie geben an, wie viele Teilnehmer der Feedgeber-Gruppe an der Umfrage mindestens teilnehmen müssen, damit ihre Anonymität gewahrt ist. Über diesen Wert definieren Sie somit auch, wann ein Guide-Prozess erfolgreich war und Ergebnisse angezeigt werden.
Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben	Sie legen fest, ob die vorausgewählte Gruppe vom Guide-Initiator entfernt werden darf.
Optional	Mit diesem Schiebeschalter regulieren Sie, ob die gesamte Feedbackgeber-Gruppe mitsamt der Teilnhemer*nnenauswahl übersprungen werden darf.
Hinzufügen von Teilnehmer*innen erlauben	Sie erlauben das Hinzufügen von Teilnehmern und Teilnehmerinnen mit dem Schiebeschalter.

Prozesskontrolle

In der Guide-Konfiguration legen Sie mittels des Reiters Prozesskontrolle fest, unter welchen Bedingungen der Umfrageprozess als erfolgreich bzw. nicht erfolgreich gelten und welche Aktionen das jeweils nach sich ziehen soll. Darüber hinaus definieren Sie die Aktionen, die direkt nach dem Start des Guides ausgeführt werden.

Start des Prozesses

Im Bereich “Start des Prozesses” können Sie Aktionen definieren, die nach dem Start des Guides ausgeführt werden. Drücken Sie zunächst auf das grüne + Icon und öffnen Sie mittels Drop-Down-Pfeil die Detail-Konfiguration.

Zwecks des Versendens einer E-Mail nach dem Guide-Start legen Sie zunächst den Empfänger fest, also Guide-Initiator, Panelist, dessen E-Mail-Adresse Sie in das Freitextfeld eintragen, oder ein über eine Stammdatenvariable zu ermittelnder Panelist. Diese Variable muss vom Typ “Text” sein. Sie wählen die E-Mail-Vorlage aus, der versandt wird.

Ende des Prozesses

Im ersten Abschnitt werden also zunächst die Bedingungen festgelegt, die den Prozess als erfolgreich definieren. Wenn Sie das Self-Assessment aktiviert haben, muss dieses als erste Bedingung abgeschlossen sein. Als zweite Bedingung geben Sie die Anzahl der Feedbackgeber-Gruppen oberhalb der Anonymitätsschwelle an.

Der Bereich “Ende des Prozesses” ist in die folgenden drei Abschnitte unterteilt:

Definition eines erfolgreichen Prozesses
Aktionen, die bei erfolgreichem Prozess ausgelöst werden
Aktionen, die bei nicht erfolgreichem Prozess ausgelöst werden

Dann legen Sie im zweiten und dritten Abschnitt fest, welche Aktionen ausgelöst werden sollen, wenn Ihr Prozess als erfolgreich bzw. nicht erfolgreich eingestuft wurde. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Report bestellen: Im Report-Manager wird auf Grundlage der in der Guide-Konfiguration gemachten Einstellungen (Einstellungen > Report Manager-Verbindung) ein Report bestellt. Dieser wird im PDF-Format und in der Portalsprache des Guide-Erstellers ausgegeben.
Action erstellen: Legen Sie hier fest, ob (ggf. mit einem gewissen Ablaufdatum) eine Maßnahme im Action Board erstellt werden soll.
E-Mail senden: Sie können festlegen, ob eine E-Mail an den Guide-Initiator oder einen Panelisten, dessen E-Mail-Adresse Sie eingeben müssen, geschickt wird. Wählen Sie auch die entsprechende Mail-Vorlage aus.
Stammdaten aktualisieren: Das Datum des Eintretens vom erfolgreichen Prozess wird in die gewählte Stammdatenvariable geschrieben.

Für einen als nicht erfolgreich eingestuften Prozess stehen nur die Aktionen E-Mail senden und Stammdaten aktualisieren zur Verfügung.

Darüber hinaus verfügen Sie nun über ein Fehlerprotokoll der Prozesskontrolle, das mögliche Fehler, die beim Ausführen der definierten Actions nach erfolgreichem bzw. nicht erfolgreichem Prozess auftreten können, protokolliert.

Ergebnisse

Über den Reiter Ergebnisse können Sie einen Verweis auf die MySight-Modul-Seite innerhalb Ihres Portals einrichten. Sie wählen ein MySight-Projekt, eine Arbeitsmappe und eine Ansicht aus. Das Dashboard, das Sie über das MySight-Seiten-Modul anzeigen, muss nicht dem entsprechen, das über Guides angeboten wird. Um Ihren Guide starten zu können, veröffentlichen Sie diesen.

Leadership-Guide (ME-Guide)

Um die Ergebnisse einer mittels des Leadership-Guides durchgeführten Umfrage innerhalb Ihres Portals zu präsentieren, nehmen Sie die Dashboard-Konfiguration vor. Die Dashboards werden über Tableau erstellt. Das Portals-Seiten-Modul MySight ermöglicht den Zugriff auf das Dashboard. So wählen Sie für die Option “Zielseite für Ergebnisse” das MySight-Modul aus, das zuvor auf einer Seite in Portals platziert werden muss. Danach wählen Sie das entsprechende MySight-Projekt, die Arbeitsmappe und die Ansicht aus.

Außerdem legen Sie fest, ob und an wen die Ergebnis-E-Mail versandt werden soll. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Keine Ergebnis-E-Mail
Alle Teilnehmer
Nur der Guide-Initiator

Team-Improvement-Guide (US-Guide)

Innerhalb Ihres Portals präsentieren Sie die Ergebnisse des Team-Improvement-Guides (US-Guide) über Dashboards. Der Reiter Ergebnisse gliedert sich in die beiden Bereiche “Zugang zu Ergebnissen” und “Dashboard Konfiguration”

Unter “Zugang zu Ergebnissen” legen Sie fest, wann der Ergebnis-Button Zusammenfassung in der Guide-Übersicht angezeigt wird. Sie wählen zwischen “Unmittelbar nach dem Start des Guides” oder “Nach Beendigung des Guides”. Sie bestimmen, ob und an wen eine Ergebnis-E-Mail versandt wird. Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Keine E-Mail
Alle Teilnehmer
Nur der Guide-Initiator

Über den Bereich “Dashbaord-Konfiguration” wählen Sie zunächst den Dashboard-Typen aus, vermittels dessen Sie die Ergebnisse präsentieren wollen. Zur Auswahl stehen MySight oder hauseigene Dashboards. Die MySight-Dashboards werden über Tableau erstellt. Das Portals-Seiten-Modul MySight ermöglicht den Zugriff auf das Dashboard. So wählen Sie für die Option “Zielseite für Ergebnisse” das MySight-Modul aus, das zuvor auf einer Seite in Portals platziert werden muss. Danach wählen Sie das entsprechende MySight-Projekt, die Arbeitsmappe und die Ansicht aus.

Einstellungen

Für jeden der verfügbaren Guide-Typen können Sie über den Einstellungen die Ihren Projektparametern entsprechenden Einstellungen für die Teilnahmedauer, minimale Anzahl an Teilnehmer*innen, die Ergebnispräsentation MySight sowie das Einrichten der Report-Manager-Verbindung.

Grundeinstellungen

Im Bereich "Grundeinstellungen" stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten wie Teilnahmedauer zur Verfügung, die je nach Guide variieren. Alles Wissenswerte entnehmen Sie der folgenden Tabelle.

Option	Funktion	Default-Wert	Aktiviert	Guide-Typ

Option	Funktion	Default-Wert	Guide-Typ
Teilnahmedauer	Sie legen die Anzahl an Tagen fest, die Teilnehmer*innen am ausgewählten Guide teilnehmen können.	14 Tage	ME-, US- und IDEA-Guide
Guide-Initiator-Teilnahme	Guide-Initiator kann um x-Tage länger nach Ablauf des Teilnahmezeitraums am Guide teilnehmen.	0 Tage	ME-Guide
Feldzeitverlängerung	Guide-Initiator*innen können einmalig die Feldzeit eines bereits gestarteten Guides verlängern.		ME- und US-Guide
Prognose	Sie geben einen Hinweis, der im Guide-Setup sichtbar ist, wie lange (ungefähr) die Beantwortung der Guide-Umfrage dauert.	2 Minuten	ME- und US-Guide
Rolle	Das Starten eines Guides kann auf die folgenden Portal-Rollen beschränkt werden: Moderator Survey-Manager Translation-Manager	auf keine Rolle beschränkt	ME-, US- und IDEA-Guide
Löschen von beendeten Guide-Prozessen	Beendete Guide-Prozesse können gelöscht werden.		ME- und US-Guide
Dauer der Gruppierungsphase	Sie legen die Dauer (in Tagen) fest, die der Manager zur Gruppierung der Vorschläge nutzen kann.	3 Tage	IDEA-Guide
Dauer der Abstimmungsphase	Sie legen die Dauer (in Tagen) fest, wie lange an der Abstimmungsphase teilgenommen werden kann.	14 Tage	IDEA-Guide

Erinnerungen

Im Bereich "Erinnerungen" stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zwecks des E-Mail-Versands zur Verfügung, die je nach Guide variieren. Alles Wissenswerte entnehmen Sie der folgenden Tabelle.

Option	Funktion	Default-Wert	Aktiviert	Guide

Option	Funktion	Default-Wert	Guide
Versenden der Erinnerungs-E-Mail	Sie legen fest, wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird.	3 Tage	ME- und US-Guide
Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versenden	Unabhängig davon, ob die Umfrage beantwortet worden ist oder nicht, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versendet, falls die Option aktiviert worden ist.		ME-, US- und IDEA-Guide
Erinnerungs-E-Mail (Umfrage) vor Phasenende versenden	Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird.	3 Tage	IDEA-Guide
Erinnerungs-E-Mail (Gruppierung) vor Phasenende versenden	Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird.	1 Tag	IDEA-Guide
Erinnerungs-E-Mail (Abstimmung) vor Phasenende versenden	Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird.	3 Tage	IDEA-Guide

Teilnehmer

Im Bereich "Teilnehmer" konfigurieren Sie die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bezüglich der Teilnahme, die je nach Guide variieren. Alles Wissenswerte entnehmen Sie der folgenden Tabelle.

Option	Funktion	Default-Wert	Aktiviert	Guide

Option	Funktion	Default-Wert	Guide
Minimale Anzahl an Teilnehmer*innen	Sie legen fest, wie viele Teilnehmer*innen mindestens zu dem Guide eingeladen werden müssen.	3 Teilnehmer	US- und IDEA-Guide
Manager-Teilnahme	Sie legen fest, ob der Manager an diesem Guide teilnehmen darf.		US-Guide
Einladen anhand der E-Mail-Adresse	Sie erlauben dem Guide-Initiator das Einladen von Teilnehmer*innen anhand der E-Mail-Adresse.		US-, ME- und IDEA-Guide
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe	Sie legen fest, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppe im Guide-Setup bereits vorausgewählt ist.		IDEA-Guide

Datenanonymität

Sie legen die Datenanonymitätsgrenze fest.

Option	Funktion	Defaul-Wert	Aktiviert	Guide

Option	Funktion	Defaul-Wert	Aktiviert	Guide
Bei einer Mindestanzahl von Teilnehmer*innen Informationen anzeigen	Sobald eine bestimmte Anzahl an Teilnehmer*innen erreicht worden ist, werden die Teilnehmerinformationen angezeigt.	4 Teilnahmen		IDEA-Guide

Einstellungen: Abstimmung

Sie legen Einstellungen bezüglich der Abstimmungsphase des Ideation-Guides fest.

Option	Funktion	Default-Wert	Aktiviert	Guide

Option	Funktion	Default-Wert	Aktiviert	Guide
Anzahl möglicher Abstimmung je Kategorie	Wie viele Stimmen ein Teilnehmer innerhalb einer Kategorie zur Verfügung hat.	3		IDEA-Guide
Anzahl der Abstimmungen zum Wandeln in Actions	Wie viele Stimmen eine Kategorie erhalten muss, um als Action angelegt zu werden.	3		IDEA-Guide

Report-Manager-Verbindung

Um Berichte für den Leadership-Guide (ME-Guide) über den Report-Manager zu generieren, müssen Sie zunächst die Report-Manager-Verbindung einrichten. Zu diesem Zweck legen Sie im ersten Schritt ein neues Data-Voyager-Projekt an. Eine Teilnahme an dem gestarteten Leadership-Guide muss es geben, um die Verbindung einrichten zu können.

Im ersten Schritt wählen Sie eine Datenquelle aus. Der zweite Schritt besteht aus dem Vergeben eines Titels, der Auswahl des ME-Guide-Loaders und der Auswahl des PE-Projekts. Danach klicken Sie Speichern an. Die restlichen Schritte entfallen. Dann machen Sie sich daran, eine Report-Manager-Instanz zu erzeugen.

Wieder vergeben Sie einen Titel. Sie wählen das zuvor angelegte Data-Voyager-Projekt als Projekt aus. Nach dem Speichern kann die Arbeit mit dem Report-Manager beginnen. Sie legen also eine Berichtsdefinition an und erledigen das Mapping. Nun können Sie die Report-Manager-Verbindung einrichten.

Folgende Eingaben müssen Sie nun machen:

https://eigene-Installation.com/dv/
REST-API ACCESS TOKEN
Instanz-ID Ihrer Report-Manager-Instanz

Danach klicken Sie Berichtsdefinitionen laden. Erst wird die Verbindung systemseitig getestet, ehe Sie eine der angelegten Berichtsdefinitionen auswählen können. Die ausgewählte Berichtsdefinition dient als Vorlage für die bestellten Berichte.

Konfiguration der Portals-Seiten-Module

Um Guides in der Außenansicht Ihres Portals zugänglich zu machen, müssen Sie die Seiten-Module Guides und Guides-Wellen einer angelegten Seite hinzufügen. Im Fall des Ideation-Guides muss auch das Modul Abstimmung konfiguriert werden. Sie öffnen also die Subnavigation Seiten, legen entweder eine neue Seite, auf der Sie eines oder mehrere der genannte Module platzieren, oder Sie fügen eines oder mehrere Module einer bereits existierenden Seite hinzu. Danach geht es an die Konfiguration dieser Seiten-Module.

Das Seiten-Modul: Guides

Auf dass der Guide-Initiator die verschiedenen Guide-Typen je nach Wunsch starten kann, steht zunächst die Konfiguration des Guides-Seiten-Moduls im CMS-Bereich von Portals an. Sie öffnen die Modul-Konfiguration mittels Anklickens des Drop-down-Pfeils.

Sie legen fest, welcher Panel-Gruppe diejenigen zugeordnet werden, die über Guides eingeladen werden. Die zusätzlichen Profileinstellungen nutzen Sie, um Guide-Initiator oder Guide-Initiatorin, die eine Gruppe zusammenstellen oder ergänzen, die Panelisten-Suche zu erleichtern, indem Sie zwecks besserer Identifikation der Personen zwei Variablen bereitstellen. So werden im zweiten Schritt des Guide-Setups, wenn es an die Panelistensuche geht, die mittels der in der Modul-Konfiguration ausgewählten Variablen bereitgestellten Informationen, also z.B. E-Mail-Adresse und Gender, ausgegeben. Dann speichern Sie.

Das Seiten-Modul: Guides-Wellen

Der Guide-Status ist ein eigenständiges Modul namens Guide-Wellen, das Sie im CMS-Bereich von Portalsauswählen und auf der gewünschten Seite platzieren. In der Konfiguration wählen Sie aus, für welchen Guide Sie das Modul verwenden wollen.

Das Seiten-Modul: Guides-Abstimmung (IDEA)

Um das Seiten Modul Abstimmung zu konfigurieren, bedarf es lediglich der Eingabe einer Überschrift. Die Verknüpfung wird automatisch gesetzt. Das Modul kann nach dem Speichern in der Außenansicht angesteuert werden.

Initiieren des Guide-Prozesses

Sobald die Konfiguration abgeschlossen worden ist, können Guide-Initiator oder Guide-Initiatorin übernehmen. In der Guide-Übersicht finden diese die von Ihnen veröffentlichten Guides [z.B. Der neue Ideation-Guide (IDEA-Guide)].

Guide-Initiator oder Guide-Initiatorin klicken den Guide starten-Button an, um den gewünschten Guide-Prozess anzustoßen. Das Guide-Setup öffnet sich. Über Details können Guide-Initiator und Guide-Initiatorin weiterführende Informationen zum jeweiligen Guide aufrufen.

Das Guide-Setup

Das Guide-Setup für ME-Guide und US-Guide setzt sich aus den drei Schritten Fragen, Einladungen und Bestätigung zusammen, die nacheinander von Guide-Initiator oder Guide-Initiatorin durchgeführt werden. Das Folgende kann getan werden. Der erste Schritt des IDEA-Guides ist die Auswahl der Kategorie.

Schritt	ME-Guide	US-Guide	IDEA-Guide

Schritt	ME-Guide	US-Guide	IDEA-Guide
Fragen/Kategorie	Überblick über die einzelnen Fragen der Guide-Umfrage Aktivierung/Deaktivierung zusätzlicher Fragen	Überblick über die einzelnen Fragen der Guide-Umfrage Aktivierung/Deaktivierung zusätzlicher Fragen	Auswahl einer Kategorie zu der Maßnahmen vorgeschlagen werden
Einladungen	Zusammenstellung der Feedbackgeber-Gruppen, also Auswahl der Teilnehmerinnen für die zur Verfügung stehenden Gruppen Zur Auswahl stehen neben einzelnen Teilnehmerinnen auch bereits angelegte Gruppen, also nutzerverwaltete sowie unternehmensverwaltete Gruppen.	Zur Auswahl stehen neben einzelnen Teilnehmerinnen auch bereits angelegte Gruppen, also nutzerverwaltete sowie unternehmensverwaltete Gruppen. Wählen Sie eine bereits angelegte Gruppe, können Sie dieser weitere Teilnehmerinnen hinzufügen. Die im People-Modul angelegten Gruppen bleiben von diesen Hinzufügungen unberührt. Sie bleiben in der ursprünglichen Zusammensetzung erhalten. Ebenso können Sie Teilnehmer*innen aus der Gruppe entfernen, ohne die ursprüngliche Gruppenzusammensetzung zu beeinflussen.	Einladen der Teilnehmer*innen, die an dem Guide teilnehmen sollen
Bestätigung	Die im Setup vorgenommene Auswahl kann überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Die Guide-Initiatoren können eine Nachricht verfassen.	Die im Setup vorgenommene Auswahl kann überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Die Guide-Initiatoren können eine Nachricht verfassen.	Die im Setup vorgenommene Auswahl kann überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Die Guide-Initiatoren können eine Nachricht verfassen.

Der Guide-Prozess

Mit dem Anklicken des Bestätigen & senden-Button werden die Einladungen versandt. Die Teilnehmer*innen können auf die Umfrage zugreifen. Über Guide-Wellen kann der Guide-Status jedes gestarteten Guides aufgerufen werden.

Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Gruppe erinnern, die Befragung beenden oder die Teilnehmerliste einsehen. Im Fall des Leadership-Guides (ME-Guide) können Erinnerungs-E-Mails nur einmal pro Feedbackgeber-Gruppe versendet werden. Das gilt auch in Bezug auf automatisch versendete Erinnerungs-E-Mails. Ist also eine Erinnerungs-E-Mail einmal versandt worden - manuell oder automatisch -, können Sie keine weitere Erinnerungs-E-Mail mehr versenden.

Die Phasen des IDEA-Guides

Nachdem die Teilnehmer*innen des Ideation-Guides eingeladen worden sind, ist die erste Phase des IDEA-Guides abgeschlossen. Danach beginnt die zweite Phase.

Zweite Phase Vorschläge machen

In der zweiten Phase machen die Teilnehmer*innen Vorschläge zu der vorgegebenen Kategorie. Die Umfrage lässt sich mittels des Buttons Vorschlagen oder über das 3-Punkte-Menü starten.

Über das 3-Punkte-Menü können Sie neben dem Starten der anstehenden Phase die Teilnehmer*innenliste aufrufen, die Zusammenfassung des IDEA-Guide aufrufen oder die Phase beenden.

Dritte Phase: Vorschläge gruppieren

In der dritten Phase, der Gruppierungsphase, können die in der Umfrage gemachten Vorschläge unter einem Oberbegriff versammelt werden. Das übernimmt der Guide-Initiator. Um die Gruppierungsphase zu starten, muss der Gruppieren-Button angeklickt werden.

Danach erhalten Sie Zugang zur Gruppierungsseite, wo die gemachten Vorschläge aufgelistet werden. Sie können nun entscheiden, welche der Vorschläge unter einem Oberbegriff versammelt werden sollen.

Zunächst haken Sie die Vorschläge an, die Sie unter einem Oberbegriff gruppieren wollen. Dann vergeben Sie für diese Gruppe einen entsprechenden Titel. Falls Sie noch weitere Vorschläge finden, die Sie unter einem Oberbegriff gruppieren wollen, wiederholen Sie das Vorgehen.

Danach geben Sie die gruppierten Vorschläge zur Abstimmung frei, wodurch der Ideation-Guide in die Abstimmungsphase eintritt.

Vierte Phase: Abstimmungsphase

Nachdem die Gruppierungsphase abgeschlossen worden ist, steht die Abstimmungsphase an. Alle Vorschläge und Vorschlagsgruppen stehen zur Auswahl und können von den Teilnehmer*innen ausgewählt werden, um als Actions auf dem Action-Board angelegt werden.

Wie viele Stimmen ausreichen, um einen Vorschlag auf das Action-Board zu befördern, kann in der Guide-Konfiguration festgelegt werden. Voreingestellt ist ein Wert von 3 Stimmen.

Fünfte Phase: Maßnahme ergreifen

Die fünfte Phase, die die letzte Phase ist, heißt Maßnahme ergreifen. Die Vorschläge mit den meisten Stimmen landen auf dem Action-Board in der Inbox-Spalte. Über den Button Zusammenfassung können Sie noch die wichtigsten Informationen zu dem durchgeführten Ideation-Guide abfragen.

Es gibt eine Kachel-Darstellung, die Ihnen die Teilnahmen, die Anzahl der vorgeschlagenen Actions/Maßnahmen sowie die Guide-Wellen-Bewertung. Es wird außerdem angezeigt, welche Action die meisten Stimmen herhalten hat, wie viele Teilnehmer*innen bis zu diesem Zeitpunkt abgestimmt haben, in welchem Maßnahmenstatus sich die Maßnahme/Action befindet und wie die Maßnahme bewertet worden ist.

Das Bestellen der Berichte

Die Verbindung zum Report-Manager ist eingerichtet worden? Dann können über den Button Berichte bestellen des Übersichtsmoduls Guide-Wellen Berichte bestellt werden.

Die Bestellung der Berichte gelingt, wenn die Report-Manager-Verbindung erfolgreich eingerichtet worden ist. Vorher müssen Sie noch die Sprachen festlegen, in denen der Bericht erstellt werden soll.

Auch den Datei-Typ (z.B. PPTX) müssen Sie festlegen. Danach werden die Berichte im Report-Manager erzeugt und stehen in der Report-Liste als Download bereit.