Gewusst-wie: Umfragedistribution – anonyme und personalisierte Umfrage

Anonyme Umfrage

Bei einer anonymen Umfrage stehen die Teilnehmer vor Umfragebeginn nicht fest. Im Umfragemenü unter Projektinformationen finden Sie im Bereich Distribution verschiedene Möglichkeiten, um Ihre anonyme Umfrage potenziellen Teilnehmern bereitzustellen:

• Veröffentlichen des Links zur Umfrage, beispielsweise auf einer Website, in einem Newsletter oder in einer E-Mail

• Veröffentlichen eines QR-Codes

• Posten des Links auf Social Media

• Integrieren eines Pop-up-Fensters in eine Website

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Veröffentlichen des Links zur Umfrage

Wenn Sie den Link zu Ihrer Umfrage auf einer Website, in einem Newsletter, einer E-Mail oder an anderer Stelle veröffentlichen möchten, kopieren Sie einfach die URL, die unter Distribution in der Zeile URL angezeigt wird. Fügen Sie sie anschließend an der gewünschten Stelle ein. Wenn Sie die URL ändern möchten, beispielsweise um sie an Ihren Unternehmensnamen anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts neben der URL.

Open

• Geben Sie in das Textfeld in der Zeile Neue URL den gewünschten Text ein – beispielsweise den Namen Ihres Unternehmens.

• Das Kontrollkästchen URL in Frage ersetzen? ist standardmäßig aktiviert. Behalten Sie diese Einstellung bei: Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die neue URL an sämtlichen Stellen in der Umfrage verwendet wird.

• Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf Ändern.

Veröffentlichen eines QR-Codes

Wenn Sie Ihre Umfrage über Printmedien verbreiten möchten, können Sie in EFS einen QR-Code für Ihre Umfrage abrufen, der über ein mobiles Endgerät eingescannt werden kann.

• Klicken Sie im Bereich Distribution in der Zeile QR-Code auf Anzeigen.

• Ein Pop-up-Fenster wird geöffnet. Klicken Sie auf Bild speichern. Der QR-Code wird umgehend heruntergeladen und im Ordner Downloads auf Ihrem lokalen System gespeichert. Klicken Sie auf das Download-Symbol oben rechts in der Ecke des Pop-up-Fenster, um das Bild direkt zu öffnen oder den Ordner aufzurufen, in dem es gespeichert wurde.

Posten des Links auf Social Media

Mit Social Media profitieren Sie für Ihre Umfrage von einer großen Reichweite.

• Klicken Sie im Bereich Distribution in der Zeile Soziale Netzwerke auf das gewünschte soziale Netzwerk und melden Sie sich bei Ihrem entsprechenden Konto an.

• Der Link zu Ihrer Umfrage wird automatisch in einen Post eingebettet. Fügen Sie ggf. einen Kommentar hinzu oder nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und teilen Sie anschließend ganz einfach Ihren Link.

Integrieren eines Pop-up-Fensters in eine Website

Wenn Ihre Umfrage über ein Pop-up-Fenster auf Ihrer Website angezeigt werden soll, können Sie ein solches Pop-up ganz einfach in EFS erstellen. Für die Einbettung auf Ihrer Website sind jedoch gewisse HTML-Kenntnisse erforderlich.

• Klicken Sie im Bereich Distribution in der Zeile Popup-Generator auf Code generieren.

• Über die Felder Breite und Höhe können Sie die Größe des Pop-up-Fensters und über das Feld Positionierung die Position auf dem Bildschirm anpassen. Weitere Informationen zur Anpassung des Fensters finden Sie hier.

Einfach- oder Mehrfachteilnahme

Sie wissen nun, wie Sie Teilnehmern Ihre anonyme Umfrage bereitstellen. Aber wie legen Sie fest, ob Teilnehmer nur einmal oder mehrfach an der Umfrage teilnehmen können? Dies wird in EFS über die Verwendung von Cookies geregelt.

Wenn Cookies für Umfragen verwendet werden,…

…können Teilnehmer nur einmal an Ihrer Umfrage teilnehmen. Rufen Teilnehmer Ihre Umfrage erneut auf, nachdem sie bereits alle Fragen vollständig beantwortet haben, wird die Meldung „Sie haben die Umfrage bereits beendet“ angezeigt. Durch die Verwendung von Cookies – und die daraus resultierende Speicherung von Sitzungsdaten – können Sie es Teilnehmern jedoch ermöglichen, nach einer Unterbrechung der Umfrage wieder an derselben Stelle fortzufahren.

Wenn KEINE Cookies für Umfragen verwendet werden,…

…können Teilnehmer mehrfach an Ihrer Umfrage teilnehmen. Sitzungsdaten werden nicht gespeichert, sodass durch jeden Klick auf den Umfragelink eine neue Sitzung, bzw. ein neuer Datensatz, gestartet wird. Teilnehmer können die Umfrage dadurch aber nicht unterbrechen und später an derselben Stelle fortfahren, da sie durch das Fehlen von Sitzungsdaten nicht vom System erkannt werden.

Ob Sie Teilnehmern eine Mehrfachteilnahme explizit gestatten möchten oder eine einmalige Teilnahme besser zu Ihrem Use Case passt, liegt in Ihrem Ermessen. Standardmäßig sind Cookies in Umfragen aktiviert. Wenn Sie Cookies deaktivieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Navigieren Sie zum Umfragemenü und rufen Sie den Menüpunkt Projekteigenschaften auf. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Login-Optionen.

• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile Cookies werden verwendet.

• Klicken Sie auf Speichern.

Personalisierte Umfrage

Bei einer personalisierten Umfrage stehen Ihre Teilnehmer vor dem Beginn der Umfrage fest. Den Link zu Ihrer Umfrage erhalten Teilnehmer in der Regel per E-Mail. Zum Versenden von E-Mail-Einladungen zu Ihrer Umfrage müssen Sie zunächst Teilnehmer in der Teilnehmerverwaltung hinzufügen. Die Summe aller Umfrageteilnehmer bildet die sogenannte Stichprobe. Während der Feldphase – das heißt, während des Durchführungszeitraums Ihrer Umfrage – können Sie jederzeit zusätzliche Teilnehmer in die Stichprobe aufnehmen.

Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Import von Teilnehmern in die Teilnehmerverwaltung beginnen können, müssen Sie sicherstellen, dass alle für Ihr Projekt erforderlichen Teilnehmervariablen vorhanden sind. Teilnehmervariablen werden als Felder angezeigt, die Sie beim Hinzufügen neuer Teilnehmer ausfüllen (z. B. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse usw.). Detaillierte Informationen zu den Teilnehmervariablen finden Sie im Abschnitt Die Standardvariablen der Teilnehmerverwaltung im Überblick in unserer Online-Dokumentation.

• Klicken Sie im Umfragemenü auf das Menüelement Teilnehmerverwaltung auf der linken Seite und wählen Sie Teilnehmervariablen aus.

• Eine Liste aller verfügbaren Teilnehmervariablen für personalisierte Umfragen wird angezeigt.

Wenn Sie keine zusätzlichen Variablen für Ihr Projekt benötigen, müssen Sie keine Änderungen vornehmen. Fahren Sie einfach mit dem nächsten Schritt Teilnehmerliste importieren fort. Möchten Sie eine Variable hinzufügen, zum Beispiel die Variable u_children für die Speicherung der Anzahl an Kindern eines Teilnehmers, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf den Button Variable anlegen, der sich über der Liste der Variablen befindet.

• Geben Sie in das Feld Interne Bezeichnung eine Bezeichnung beginnend mit „u_“, beispielsweise u_Kinder.

• Geben Sie für Bezeichnung den Namen des Felds an, z. B. „Anzahl Kinder“.

• Wählen Sie unter Darstellungstyp die passende Art von Feld aus, das Sie erstellen möchten. Für unser Beispielfeld „Anzahl Kinder” ist die Option Radiobuttons geeignet.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für Den Inhalt dieser Variable für die Bearbeitung freischalten und Den Inhalt dieser Variable anzeigen. Durch die Aktivierung wird die neu erstellte Variable in die Maske zum Hinzufügen neuer Teilnehmer aufgenommen und sie können eine Optionsschaltfläche auswählen.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Klappen Sie das Menü Antwortoptionen für Variable u_children aus. Hier können Sie die Anzahl und den Text der Optionsschaltflächen festlegen.

• Klicken Sie auf das Freitextfeld unter Antwortkategorien und geben Sie den Text „1 Kind“ ein. Das Feld links daneben wird automatisch mit einer fortlaufenden Nummer ausgefüllt.

• Klicken Sie auf das Plus-Symbol unter Neu auf der linken Seite. Eine neue Antwortkategorie wird erstellt. Geben Sie den Text „2 Kinder“ ein.

• Klicken Sie erneut auf das Plus-Symbol und geben Sie „3 oder mehr Kinder“ als Antwortkategorie ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Unten stehend sehen Sie, wie Ihre neue Variable als Feld mit 3 Antwortoptionen in der Maske zum Erstellen eines neuen Teilnehmers angezeigt wird.

Teilnehmerliste importieren

Da Sie wahrscheinlich eine ganze Reihe von Teilnehmern zu Ihrer Umfrage einladen möchten, ist es sinnvoll, alle Teilnehmer gleichzeitig in die Teilnehmerverwaltung zu importieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Sie befinden sich im Menü Teilnehmerverwaltung. Klicken Sie auf der linken Seite auf das Menüelement Teilnehmerliste. Klicken Sie anschließend auf den Split-Button + Neuer Teilnehmer und wählen Sie die Option Teilnehmer importieren aus.

• Klicken Sie auf den Button Importvorlage herunterladen.

• Die Importvorlage wird im Ordner Downloads auf Ihrem lokalen System gespeichert.

• Öffnen Sie die Importvorlage und geben Sie die Daten Ihrer Teilnehmer ein. Wie Sie sehen, ist die von Ihnen im vorherigen Schritt hinzugefügte Variable u_children auch in der Importdatei vorhanden. Sie müssen nicht alle Felder der Vorlage ausfüllen, nur das Feld „u_email“ (E-Mail-Adresse des Teilnehmers) ist ein Pflichtfeld. Wir empfehlen Ihnen aber zumindest den Vornamen unter „u_firstname“ und den Nachnamen des Teilnehmers unter „u_name“ anzugeben. Unten stehend sehen Sie ein Beispiel dafür, wie der Beginn Ihrer Datei aussehen könnte.

• Speichern Sie Ihre Datei ab.

• Klicken Sie auf der Seite, auf der Sie die Importdatei heruntergeladen haben, auf den Button Datei auswählen. Wählen Sie die von Ihnen ausgefüllte Importvorlage aus und klicken Sie auf Öffnen. Die Importvorlage wird hinzugefügt.

• Behalten Sie alle Default-Einstellungen bei und klicken Sie auf den Button Datei senden.

• Auf der nächsten Seite werden die Spalten der Importdatei den entsprechenden Feldern der Datenbank zugeordnet. Da Sie die empfohlene Vorlage verwendet haben, müssen Sie keine Änderungen vornehmen. Klicken Sie einfach auf Weiter zur Vorschau.

• Die Vorschau wird angezeigt und enthält alle Daten, die in die Teilnehmerverwaltung importiert werden. Das grüne Ampelsymbol auf der linken Seite zeigt an, dass alle Datensätze vollständig übernommen wurden und logisch sinnvoll sind. Klicken Sie auf Importieren, um den Importvorgang abzuschließen.

• Sollte das Ampel-Symbol auf der linken Seite gelb oder rot sein, liegt eventuell ein Fehler vor. Klicken Sie auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite.

• Eine Bearbeitungsübersicht wird angezeigt und anhand des Ampel-Symbols sehen Sie, in welcher Zeile ein Fehler aufgetreten ist. In dem unten stehenden Beispiel ist der Wert für die Zeitzone nicht zulässig. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü rechts den richtigen Wert für die Zeitzone Universal Time aus und klicken Sie auf Speichern. Das Ampel-Symbol ist nun grün. Klicken Sie oben links auf Zurück.

• Sie gelangen zurück zur Vorschau. Klicken Sie auf Importieren, um den Vorgang abzuschließen.

• Eine Importübersicht wird angezeigt. Klicken Sie auf den Breadcrumb Teilnehmerverwaltung, um zur Teilnehmerliste zu gelangen. In dieser finden Sie alle importierten Teilnehmer.

Teilnehmer einladen

Ihre Stichprobe ist fertig – jetzt kann es losgehen. Sie können nun die Teilnehmer persönlich per E-Mail zu Ihrer Umfrage einladen. Dazu legen Sie im nächsten Schritt zunächst den E-Mail-Absender fest und erstellen dann eine Mailvorlage für die Einladung zu Ihrer Umfrage.

E-Mail-Absender festlegen

• Fahren Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirm mit dem Mauszeiger über den Button System und klicken Sie auf Bibliotheken.

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite Mailvorlagen aus.

• Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Mailabsender und anschließend auf den Button E-Mail-Adresse hinzufügen.

• Geben Sie in die entsprechenden Felder die E-Mail-Adresse und den Namen des Absenders ein – zum Beispiel Ihren Namen und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, wenn Sie sich selbst als Absender festlegen möchten.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü das passende Team aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

Mailvorlage erstellen

• Wechseln Sie in das Menü Mailvorlagen. Dieses befindet sich auf der linken Seite direkt über dem Menü  Mailabsender.

• Klicken Sie auf den Split-Button + Neue Vorlage und wählen Sie + Neue Vorlage für Projekte aus.

• Eine Maske zum Erstellen einer neuen Mailvorlage wird in einem neuen Tab geöffnet.

• Wählen Sie unter Typ im Drop-down-Menü die Option Einladungsmail aus.

• Geben Sie unter Beschreibung eine kurze interne Beschreibung in das Freitextfeld ein, die zu Ihrem Use Case passt.

• Wählen Sie unter Zustellung die Option E-Mail aus dem Drop-down-Menü aus.

• Wählen Sie unter Mailabsender im Drop-down-Menü die E-Mail-Adresse aus, die Sie im vorherigen Schritt hinzugefügt haben.

• Wählen Sie unter Mailformat aus dem Drop-down-Menü die Option Nur HTML aus und klicken Sie auf Mailformat anwenden.

• Geben Sie unter Betreff einen Betreff für Ihre E-Mail ein.

• Formulieren Sie den Text der Einladungsmail im Visuellen Editor. Damit Inhalte wie der Name des Teilnehmers oder der persönliche Link zur Umfrage für jeden Teilnehmer dynamisch ersetzt werden, müssen Sie Platzhalter einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Platzhalter können Sie per Klick auf das Fragezeichensymbol unter dem Feld Betreff anzeigen. In dem unten stehenden Beispiel wird der Platzhalter #u_firstname# durch den Vornamen des Teilnehmers, #u_name# durch den Nachnamen und #code_complete# durch den Link zur Umfrage ersetzt.

• Klicken Sie auf Speichern.

Optional können Sie auch ein Bild in Ihre Einladung einfügen – zum Beispiel Ihr Unternehmenslogo. Bevor Sie dieses einfügen können, müssen Sie es jedoch erst zur Medienbibliothek hinzufügen. Wenn Sie kein Bild hinzufügen möchten, fahren Sie einfach mit dem nächsten Schritt – Einladungsmail senden – fort. Möchten Sie ein Bild hinzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Fahren Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms mit dem Mauszeiger über die Option System und wählen Sie Bibliotheken aus. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Medienbibliothek.

• Klicken Sie auf das Symbol zum Hochladen.

• Eine Maske zum Hochladen einer Bild-Datei wird geöffnet. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie Ihr gewünschtes Bild aus. Klicken Sie anschließend auf Hochladen.

• Ihr Bild wird hochgeladen.

• Suchen Sie in der Liste nach Ihrem Bild und klicken Sie in derselben Zeile unter Aktionen auf das Info-Symbol.

• Kopieren Sie die URL unter Absoluter Pfad (URL).

• Kehren Sie anschließend zu Ihrer Mailvorlage zurück.

• Klicken Sie im Visuellen Editor an die Stelle in Ihrer E-Mail, an der Sie Ihr Bild einfügen möchten.

• Klicken Sie anschließend auf das Symbol Bild einfügen/bearbeiten.

• Eine Maske zum Einfügen/Bearbeiten eines Bilds wird angezeigt. Fügen Sie unter Quelle die URL ein, die Sie zuvor kopiert haben. Das Feld mit den Abmessungen wird automatisch ausgefüllt.

• Klicken Sie auf OK.

• Ihr Bild wird eingefügt. Bei Bedarf können Sie nachträglich die Größe und Position anpassen.

• Klicken Sie auf Speichern.

Einladungsmail senden

Sie haben nun alle erforderlichen Vorbereitungsschritte abgeschlossen und können Ihren Teilnehmern jetzt die Einladung zur Umfrage schicken.

• Rufen Sie das Umfragemenü auf.

• Klicken Sie im Bereich Distribution auf den Button Teilnehmergruppe kontaktieren.

• Es werden verschiedene Optionen zum Kontaktieren von Teilnehmern mit unterschiedlichen Dispositionscodes – bzw. mit verschiedenen Status (z. B. „eingeladen“, „noch nicht eingeladen“ usw.) – angezeigt. Weitere Informationen zum Thema Dispositionscodes finden Sie hier. Klicken Sie auf den Link Einladungsmails verschicken. Bei Auswahl dieser Option schicken Sie die Einladung an alle Teilnehmer in Ihrer Stichprobe.

• Eine Maske zum Verfassen der Einladungs-E-Mail wird geöffnet.

• Wählen Sie unter Allgemeine Einstellungen die Mailvorlage aus, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Die Felder werden automatisch mit den Einstellungen aus der Mailvorlage ausgefüllt.

• Falls Sie Ihre Einladungs-E-Mails nicht sofort abschicken möchten, können Sie im unteren Teil des Bildschirms unter Versandoptionen das Datum und die Uhrzeit unter Verschicken ab anpassen.

• Klicken Sie anschließend in der unteren rechten Ecke auf Zur Mailvorschau.

• Eine Vorschau Ihrer Einladungsmail wird angezeigt. Kontrollieren Sie, ob die Platzhalter für Vorname, Nachname und den Link zur Umfrage durch die Daten ersetzt wurden, die Sie in der Teilnehmerverwaltung für jeden Teilnehmer eingegeben haben. Es wird immer nur eine Mail für einen Teilnehmer angezeigt. Wenn Sie die E-Mails für Ihre weiteren Teilnehmer anzeigen und kontrollieren möchten, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol über dem Mailinhalt, um diese anzuzeigen.

• Klicken Sie abschließend auf Endgültig versenden.

Weiterführende Themen

Es ist soweit – Sie haben Ihre Einladungsmails verschickt und Ihre Umfrage befindet sich in der Feldphase. Jetzt heißt es, warten auf die Ergebnisse und auf hoffentlich viele Teilnahmen. Natürlich bietet EFS zahlreiche Features und Optionen, mit denen Sie den Verlauf Ihrer Umfrage überwachen und die Ergebnisse am Ende auswerten können:

• Wenn Sie mehr über den Mail-Report erfahren möchten, mit dem Sie den Versandprozess Ihrer E-Mails kontrollieren können, klicken Sie hier.

• Wenn Sie mehr über das Menü Statistik mit seinen Reporting-Features und Optionen zum Auswerten und Bearbeiten der Daten erfahren möchten, klicken Sie hier.