Gewusst-wie: meine erste Umfrage
- Jennifer Huber (Unlicensed)
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Sie möchten sich einen schnellen Überblick darüber verschaffen, wie Sie in EFS auf einfache Weise eine Umfrage erstellen können? Dann sind Sie hier genau richtig! EFS Survey ist eine professionelle Komplettlösung, mit der Sie im Handumdrehen Online-Befragungen erstellen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Schritte und Funktionen zum Erstellen einer anonymen Umfrage vor. |
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Eine anonyme Umfrage anlegen
Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite der Software. Hier klicken Sie im oberen Bereich der Seite neben dem TIVIAN-Logo auf Projekte.
Der Funktionsbereich Projekte mit der Projektliste wird angezeigt. Befolgen Sie nun die unten stehenden Schritte, um Ihre erste anonyme Umfrage zu erstellen:
Klicken Sie auf den Button + Neues Projekt über der Projektliste.
Die Eingabemaske für neue Umfragen wird geöffnet.
So legen Sie eine anonyme Umfrage an:
Geben Sie einen Titel ein.
Wählen Sie den gewünschten Projekttyp aus – in diesem Fall: anonyme Umfrage. Die Optionen anonyme Umfrage und personalisierte Umfrage stehen auf allen Installationen zur Verfügung. Abhängig von Ihrer Lizenz haben Sie unter Umständen auch auf die Optionen Mitarbeiterbefragung, Multi-Source-Feedback, Panel-Umfrage und Stammdatenbefragung Zugriff. Informationen zu den verschiedenen Projekttypen finden Sie hier.
Der Datenschutz-Assistent ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie ihn deaktivieren möchten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen.
Den Datenschutz-Assistenten aktivieren Sie, damit Ihre Umfragen in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt werden.
Wählen Sie eine Layoutvorlage aus.
Behalten Sie einfach die Default-Einstellung bei. Dann wird automatisch ein modernes Layout verwendet, das sich automatisch an die Endgeräte der Umfrageteilnehmer anpasst.
Legen Sie einen Ordner fest, in dem Ihr Projekt gespeichert erden soll. Behalten Sie die Voreinstellung bei.
Wählen Sie die Sprache aus, in der Umfragemeldungen angezeigt werden sollen.
Die Einstellungen unter Erweiterte Optionen, die sich im unteren Teil befinden, können unverändert bleiben.
Klicken Sie abschließend auf den Button Anlegen.
→ Das neue Umfrageprojekt wird umgehend angelegt.
Einen Fragebogen anlegen
Sobald das Projekt angelegt worden ist, wird der Bereich Projektinformationen des Umfragemenüs angezeigt. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Fragebogen-Editor, um mit dem Aufbau des Fragebogens zu beginnen.
Für Ihr Projekt wurde automatisch eine Endseite angelegt. Die weiteren Fragebogenseiten erstellen Sie. Haben Sie den Datenschutz-Assistenten aktiviert, müssen Sie die Dauer der Datenaufbewahrung und das Einwilligungs-Formular konfigurieren, bevor Sie die Umfrage aktivieren können. Klicken Sie dazu auf die zwei rot hinterlegten Links und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor. Detaillierte Informationen zum Datenschutz-Assistenten und eine Anleitung zum Konfigurieren der Dauer der Datenaufbewahrung und des Einwilligungs-Formulars finden Sie unter Gewusst-wie: Datenschutz-Assistent.
Aufbau des Fragebogen-Editors
Der Fragbogen-Editor verfügt über die drei Ebenen Gliederungsansicht, Listenansicht und Detailansicht. Sie beginnen auf der Ebene der Gliederungsansicht.
Die Gliederungsansicht, Ebene 1, zeigt den Fragebogen im Überblick, mit allen Seiten, den wichtigsten Routingelementen und eventuell vorhandenen Fragebogenzweigen. Optional können auch die Fragen auf den Seiten eingeblendet werden.
Wenn Sie einen Seitentitel in der Gliederungsansicht anklicken, gelangen Sie auf Ebene 2, die Listenansicht. Sie zeigt alle Fragen auf der jeweiligen Seite im Überblick.
Wenn Sie einen der Fragentitel anklicken, gelangen Sie zur Ebene 3, der Detailansicht. Diese zeigt die gewählte Frage im Detail, mit allen Texten und Konfigurationsmöglichkeiten.
Die erste Fragebogenseite anlegen
Zu Beginn der Umfrage begrüßen Sie die Teilnehmer. Die erste Seite enthält daher noch keine Frage, sondern lediglich einen Begrüßungstext.
So erstellen Sie die erste Fragebogenseite:
Sie befinden sich in der Gliederungsansicht des Fragebogen-Editors. Klicken Sie auf + Seite.
Geben Sie einen Titel ein – beispielsweise „Anfang“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Direkt zur neuen Seite springen nach dem Anlegen“.
Klicken Sie auf OK.
Die neue Seite wird angelegt. Sie gelangen automatisch zur Listenansicht.
So erstellen Sie die erste Frage:
Klicken Sie auf + Neue Frage.
Geben Sie einen Titel ein.
Suchen Sie den passenden Fragetyp aus. Detaillierte Informationen zu den verfügbaren Fragetypen finden Sie in unserer Online-Dokumentation unter Fragetypen. Für den Begrüßungstext benötigen Sie keine Fragenelemente, lediglich normalen Text. Wählen Sie daher den Fragetyp Text und Bild (998) aus der Gruppe Text und Multimedia aus.
Klicken Sie auf Speichern und bearbeiten. Nun gelangen Sie auf die dritte Ebene des Fragebogen-Editors – die Detailansicht. Bei diesem Fragetyp enthält sie ein großes Eingabeformular für den Text.
Geben Sie den Text ein. Zum Formatieren können Sie den WYSIWYG-Editor verwenden oder alternativ auf HTML-Quellcode umschalten.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Wenn Sie Fragenvorschau wählen, wird ein Pop-up-Fenster eingeblendet, in dem Sie die Frage aus der Perspektive eines Teilnehmers sehen können. Über Seitenvorschau können Sie alternativ die komplette Anfangsseite prüfen.
Über den Breadcrumb Fragebogen-Editor gelangen Sie zurück zur Gliederungsansicht.
Über die Icons in der Spalte „Aktionen“ jedes Elements können Sie verschiedene Aktionen durchführen: Sie können eine Vorschau-Ansicht öffnen oder das jeweilige Element kopieren oder löschen. Über das Plus-Symbol haben Sie zudem die Möglichkeit, schnell eine weitere Frage oder einen Filter auf einer Seite hinzuzufügen, eine neue Standard- oder Endseite hinzuzufügen oder eine Seite zu importieren.
Wenn Sie den Text des Buttons Weiter in Ihrer Umfrage ändern möchten, wechseln Sie bitte über den entsprechenden Breadcrumb zurück zum Umfragemenü. Öffnen Sie das Menü Projekteigenschaften. Im Untermenü Umfragemeldungen können Sie die Beschriftungen der Buttons und andere wichtige Umfragemeldungen bearbeiten.
Einfachauswahlfrage anlegen
Die nächste Seite enthält zwei Fragen. Die erste Frage ist eine Einfachauswahl. Bei diesem Fragetyp muss sich der Teilnehmer für eine Antwortmöglichkeit entscheiden.
Klicken Sie zum Anlegen der nächsten Seite erneut auf den Button + Seite. Geben Sie einen Titel ein – beispielsweise „Produkt“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Direkt zur neuen Seite springen nach dem Anlegen“ und klicken Sie auf OK.
Legen Sie auf dieser Seite, wie oben beschrieben, über den Button + Neue Frage eine neue Frage an. Wählen Sie dazu Einfachauswahl → Einfachauswahl untereinander (Fragetyp 111) aus.
Klicken Sie auf Speichern und bearbeiten.
Die Detailansicht wird geöffnet.
Geben Sie den Fragetext und die Texte der Antwortoptionen ein. In diesem Beispiel: „Welches unserer Produkte nutzen Sie?“ mit den Antwortoptionen „Tablet“, „Desktop-PC“, „Bildschirm“. Standardmäßig werden 5 Antwortoptionen angezeigt. Um die überzählige Antwortoption zu löschen, aktivieren Sie bei dieser das Kontrollkästchen in der Spalte Löschen.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie nun auf Fragenvorschau klicken, können Sie eine Vorschau Ihrer soeben erstellten Frage anzeigen.
Mehrfachauswahl mit Textfeld anlegen
Bei der nächsten Frage können die Teilnehmer mehrere Antwortmöglichkeiten auswählen und bei Bedarf Text in ein Freitextfeld eingeben.
Klicken Sie auf den Breadcrumb Seite, um zur Fragenliste der aktuellen Seite zurückzukehren.
Legen Sie auf der Seite „Produkt“, wie oben beschrieben, eine zweite Frage an. Wählen Sie als Fragetyp Mehrfachauswahl untereinander (121) aus und geben Sie einen Titel ein – beispielsweise „Aufmerksamkeit“.
Geben Sie Fragetext, Ausfüllanweisung und drei Antwortoptionen ein. In diesem Beispiel: „Wie sind Sie auf unser Produkt aufmerksam geworden?“ mit den Antwortoptionen „Durch Freunde/Kollegen“, „Durch eine Suchmaschine“, „Durch einen Link auf einer anderen Website“. Aktivieren Sie bei den überflüssigen Antwortoptionen das Kontrollkästchen „Löschen". Zum Anlegen des Textfeldes wählen Sie aus dem Drop-down-Menü über den Antwortoptionen in der Zeile Neu die Option Antwort + Text aus. Klicken Sie anschließend in das leere Feld daneben. Geben Sie dort die Antwortoption „Sonstiges“ ein. Das Feld NR. wird automatisch mit der fortlaufenden Nummer der Antwortoptionen ausgefüllt.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Antwortoption mit Textfeld wird angelegt. Wenn Sie möchten, können Sie die Textfeldbreite und maximale Länge des eingegebenen Textes verändern. Im Feld A + Txt können Sie zudem festlegen, welche Art von Text (z. B. nur Ganzzahlen, nur E-Mail-Adressen, beliebigen Text) Teilnehmer in das Freitextfeld eingeben können.
Klicken Sie auf den Button Fragenvorschau und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Matrix-Frage anlegen
Matrix-Fragen ermöglichen die detaillierte Beurteilung von verschiedenen Aspekten eines Sachverhalts.
Legen Sie eine neue Seite mit dem Titel „Bewertung“ an. Verwenden Sie dazu wieder den Button + Seite in der Gliederungsansicht.
Legen Sie eine neue Frage vom Fragetyp Standard-Matrix (311) über den Button + Neue Frage an.
Geben Sie wie gewohnt den Fragetext und eventuell eine Ausfüllanweisung ein. In unserem Beispiel: „Wie bewerten Sie unser Produkt in den folgenden Kategorien?“. Geben Sie anschließend die gewünschten Dimensionen – bzw. die verschiedenen Kategorien – ein, die bewertet werden sollen. In unserem Beispiel „Design“, „Benutzerfreundlichkeit“ und „Preis-Leistungs-Verhältnis“. Die zwei überzähligen Zeilen können Sie, wie bereits beschrieben, durch Aktivieren des Kontrollkästchens in der Zeile Löschen entfernen.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Öffnen Sie den Abschnitt „Skala“ mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol, um die Ausprägungen der Skala zu bearbeiten.
Der Eingabedialog für die Antwortskala wird geöffnet. Geben Sie vier Skalenoptionen von 1 „Sehr gut“ bis 4 „Schlecht“ ein.
Geben Sie als fünfte Skalenoption „Keine Angabe“ an und definieren Sie sie als Missing-Value, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Missing Value aktivieren.
Klicken Sie auf Speichern und kontrollieren Sie das Ergebnis in der Vorschau.
Endseite einrichten
Auf der letzten Seite der Umfrage möchten Sie sich bei den Teilnehmern bedanken. Daher bietet sich auch hier der Fragetyp Text und Bild (998) wieder besonders an.
Klicken Sie auf den Titel der Endseite in der Gliederungsansicht und legen Sie eine Frage vom Fragetyp Text und Bild (998) an.
Geben Sie den gewünschten Text ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Nach dem Anlegen des Fragebogens
Der Anfang ist gemacht. Schwer war es nicht! Nun ist der Fragebogen fertig. Vor dem Start der Umfrage müssen jedoch noch einige Aufgaben erledigt werden.
Umfrage aktivieren
Passen Sie im Umfragemenü folgende Grundeinstellungen an:
Stellen Sie Beginn und Ende der Umfrage ein. Klicken Sie dazu einfach auf das Datum unter Beginn der Umfrage/Ende der Umfrage und wählen Sie jeweils das gewünschte Datum aus. Ihre Änderung wird automatisch gespeichert.
In der Zeile „Status“ sehen Sie, dass die Umfrage zwar angelegt wurde und sich aktuell im Status „Umfrage generiert“ befindet, aber sie wurde noch nicht aktiviert. Klicken Sie auf den Button Aktiv. Der Status wechselt zu „aktiv“.
Umfrage testen
Bevor die Feldphase beginnt, muss der Fragebogen getestet werden. Sie haben beim Erstellen des Fragebogens wiederholt die Vorschau verwendet, um fertige Fragen oder Seiten zu überprüfen. Nach Abschluss der Konfiguration muss der gesamte Fragebogen getestet werden. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Distribution“ des Umfragemenüs auf das Icon Fragebogenvorschau und überprüfen Sie den Fragebogen aus Sicht eines Teilnehmers. Klicken Sie sich durch den Fragebogen und probieren Sie aus, ob alle angelegten Elemente wirklich funktionieren.
Da die Vorschau nicht alle Features unterstützt, sollten Sie den Fragebogen vor der endgültigen Freigabe immer auch im Produktivmodus testen. Dazu klicken Sie im Umfragemenü auf das Icon Umfrage in neuem Fenster öffnen.
Wenn Sie Ihre Umfrage durch Klicken auf Umfrage in neuem Fenster öffnen getestet und einmal komplett durchlaufen haben, können Sie sie nicht erneut über dieses Icon testen. Dazu müssen Sie zunächst die Verwendung von Cookies in den Projekteigenschaften deaktivieren. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier. Alternativ können Sie Ihre Umfrage durch Klicken auf das Icon Nochmal teilnehmen im Produktivmodus testen.
Umfrage zurücksetzen
Vor dem Feldstart sollten alle Daten, die bis dahin beispielsweise durch Tests im Produktivmodus aufgelaufen sind, gelöscht werden. Öffnen Sie dazu das Menü Test und Validierung → Umfrage zurücksetzen. Wählen Sie ...Umfrage komplett zurücksetzen... und bestätigen Sie dann mit dem Button Umfrage zurücksetzen. Nun wird die Datenbank bereinigt und alle Testdaten werden gelöscht.
Falls beim Anlegen des Fragebogens überflüssige Seiten, Fragen oder Antwortoptionen angefallen sind, löschen Sie diese bitte, bevor Sie die Umfrage zurücksetzen und mit dem Einladen der Teilnehmer beginnen.
Werden bei laufender Befragung Seiten, Fragen oder Antwortoptionen gelöscht oder Codierungen nachträglich geändert, gehen bereits abgespeicherte Informationen verloren oder können nicht mehr richtig zugeordnet werden. Auch Filter und andere Features, die auf die Variablen und Codierungen zugreifen, können beschädigt werden. Nehmen Sie alle erforderlichen Aufräumarbeiten vor Umfragebeginn vor, setzen Sie die Umfrage anschließend zurück und überprüfen Sie dann noch einmal die Funktionsfähigkeit des Fragebogens.
Weiterführende Themen
Der Anfang ist geschafft – Sie haben Ihre erste eigene Umfrage erstellt. Natürlich bietet unsere Lösung noch zahlreiche andere Optionen und Funktionen zum individuellen Aufbau Ihrer Umfrage.
Wenn Sie mehr über die verschiedenen Umfrageeinstellungen erfahren möchten, die Sie in den Projekteigenschaften vornehmen können (beispielsweise allgemeine Optionen wie die Aktivierung/Deaktivierung des Datenschutzassistenten, das Einblenden eines Zurück-Buttons, Login-Optionen, Umfragemeldungen oder Umfragesprachen), finden Sie weitere Informationen im Abschnitt Projekteigenschaften unserer Online-Dokumentation.
Umfassende Informationen zu den Optionen des Fragebogen-Editors (beispielsweise Filter, Loops, Codebuch, Fragetypen u.v.m.) finden Sie im Abschnitt Fragebogen-Editor mit den jeweiligen Unterpunkten.
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