Gewusst-wie: Automatisierung von Prozessen im People-Modul

Grundlagen der Automatisierung

Die Grundlagen für die Automatisierung von Prozessen im People-Modul sind Gruppen und Gruppenbildungsfilter sowie Aktualisierungsregeln. Alle automatisierten E-Mails oder Prozesse lassen sich letztendlich auf diese Features zurückführen. Im Folgenden möchten wir Sie beispielhaft und Schritt für Schritt durch das Anlegen einer Gruppe, eines Gruppenbildungsfilters und einer Aktualisierungsregel führen. Außerdem erstellen wir beispielhaft eine Mailvorlage für eine der E-Mails, die durch die Aktualisierungsregeln automatisch versendet werden sollen.

Die Ergebnisse dienen bereits jeweils als Vorbereitung für Szenario 1 und werden für dieses entweder direkt übernommen oder aber noch weiter bearbeitet.

Gruppen

Gruppen, oder sogenannte Subpanels, lassen sich in EFS ganz einfach erstellen. Mithilfe von Gruppen können Sie anhand bestimmter Merkmale eine Einteilung von Panelisten vornehmen. Als Vorbereitung für Szenario 1 legen wir nun die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ an. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Rufen Sie das People-Modul auf.

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Gruppen aus.

• Klicken Sie auf den Button Gruppe anlegen.

Open

• Wählen Sie als Kategorie default aus.

• Geben Sie unter Interner Titel der Gruppe den Namen für die neue Gruppe ein. In unserem Fall: „Neue Mitarbeiter“.

• Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.

• Klicken Sie auf Gruppe anlegen.

Ihre neue Gruppe wurde nun erstellt. In der Gruppe selbst verfügen Sie über verschiedene Optionen zum manuellen Hinzufügen von Panelisten. Da wir die Gruppenbildung jedoch automatisieren möchten, werden in den nächsten zwei Schritten verschiedene Filterbedingungen in einem Gruppenbildungsfilter zusammengefasst und eine Aktualisierungsregel eingerichtet, in der diese Filterbedingungen und unsere neu erstellte Gruppe zur Anwendung kommen.

Gruppenbildungsfilter

Anhand von Gruppenbildungsfiltern legen Sie fest, unter welchen Bedingungen Panelisten in eine Gruppe eingeteilt werden. Als Vorbereitung für Szenario 1 haben wir bereits die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ erstellt. Nun legen wir mithilfe eines neuen Gruppenbildungsfilters fest, dass alle Panelisten, die dem Panel neu hinzugefügt werden, zunächst in die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ eingeteilt werden. Neue Panelisten haben in der Regel den Panelstatus „Admitted temporarily“. Befolgen Sie die folgenden Schritte:

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Gruppenbildungsfilter aus.

• Klicken Sie auf Filterbedingung erstellen.

Open

• Geben Sie einen Namen für Ihren Gruppenbildungsfilter ein. In unserem Fall: „Neue Mitarbeiter“.

• Geben Sie gegebenenfalls eine Filterbeschreibung ein.

• Wählen Sie im Bereich Filterkriterien im Drop-down-Menü Variable die Variable „pstatus (Panelstatus)“ aus.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Bedingung die Option gleich aus.

• Wählen Sie im Drop-down-Menü Wert die Option Admitted Temporarily (1) aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

Aktualisierungsregeln

Mithilfe von Aktualisierungsregeln sorgen Sie dafür, dass die Gruppenbildung automatisch funktioniert. Alle Panelisten, die der oben definierten Filterbedingung entsprechen, werden also automatisch in die Gruppe aufgenommen. Außerdem können Sie mithilfe von Aktualisierungsregeln weitere Aktionen definieren, die für die betreffende Panelgruppe automatisiert werden sollen. So können Sie die Panelisten beispielsweise einer Stichprobe hinzufügen, ihnen Bonuspunkte zuweisen, ihren Panelstatus ändern oder ihnen eine E-Mail senden – alles vollkommen automatisch. Befolgen Sie zum Erstellen einer neuen Aktualisierungsregel einfach die unten stehenden Schritte.

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Aktualisierungsregeln aus.

• Klicken Sie auf den Button Aktualisierungsregel anlegen.

• Eine neue Seite zum Erstellen einer Aktualisierungsregel wird angezeigt.

• Geben Sie zunächst einen Namen für Ihre Regel ein. In unserem Fall: „Neue Mitarbeiter“.

• Wählen Sie als Gruppenkategorie „default“ aus dem Drop-down-Menü aus.

• Wählen Sie unter Zu aktualisierende Panelgruppe aus dem Drop-down-Menü die Gruppe Neue Mitarbeiter aus, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Option Regel automatisiert ausführen?.

• Legen Sie den Startzeitraum fest.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Intervalltyp einen Intervall aus. Als Beispiel wählen wir Tag aus.

• Geben Sie im Feld Intervallwert einen Wert ein. Wir geben den Wert 1 ein, sodass die Regel einmal täglich ausgeführt wird.

• Nun muss die Aktion ausgewählt werden, die im Rahmen der Aktualisierung vorgenommen werden soll: Wählen Sie im Drop-down-Menü Neue Aktion anlegen die Option Gruppenbildungsfilter anwenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Nun muss die ausgewählte Aktion noch weiter konfiguriert werden: Wählen Sie im Drop-down-Menü unter Wert den anzuwendenden Gruppenbildungsfilter aus. In unserem Fall „Neue Mitarbeiter“.

• Wählen Sie anschließend aus dem Drop-down-Menü darunter die Filteroperation aus, die durchgeführt werden soll. In unserem Fall: „Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen“.

• Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die Aktualisierungsregel nun einmal täglich ausgeführt wird, werden alle Panelisten mit dem Status „Admitted temporarily“ zur Gruppe „Neue Mitarbeiter hinzugefügt.

Mailvorlagen

Bei automatisierten Mailprozessen werden in der Regel Mailvorlagen verwendet, die Sie nur einmal erstellen müssen und dann beliebig oft wiederverwenden können. Mailvorlagen werden zentral unter System > Bibliotheken > Mailvorlagen verwaltet. Im Folgenden möchten wir Sie durch die Erstellung einer Vorlage für eine Willkommensmail für neue Mitarbeiter führen.

• Fahren Sie mit dem Mauszeiger über System und wählen Sie Bibliotheken aus.

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite Mailvorlagen aus.

• Klicken Sie auf den Button + Neue Vorlage.

• Eine Maske zur Erstellung einer neuen Mailvorlage wird in einem neuen Tab geöffnet.

• Wählen Sie unter Sprachversion die gewünschte Sprachversion aus dem Drop-down-Menü aus.

• Wählen Sie unter Typ im Drop-down-Menü die Option Standardmail aus.

• Geben Sie unter Beschreibung eine kurze interne Beschreibung in das Freitextfeld ein, z. B. Willkommensmail für neue Mitarbeiter“.

• Wählen Sie unter Zustellung die Option E-Mail aus dem Drop-down-Menü aus.

• Wählen Sie unter Mailabsender sich selbst bzw. die Person aus, die Sie als Mailabsender festlegen möchten. Falls kein Mailabsender im Drop-down-Menü angezeigt wird, müssen Sie zunächst einen hinzufügen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie hier.

• Wählen Sie unter Mailformat aus dem Drop-down-Menü die Option Nur HTML aus und klicken Sie auf Mailformat anwenden.

• Geben Sie unter Betreff einen Betreff für Ihre E-Mail ein, z. B. „Willkommen“.

• Formulieren Sie den Text der Willkommensmail im Visuellen Editor. Damit Inhalte wie der Name des Panelisten dynamisch ersetzt werden, müssen Sie Platzhalter einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Platzhalter können Sie per Klick auf das Fragezeichensymbol unter dem Feld Betreff anzeigen. In dem unten stehenden Beispiel wird der Platzhalter #u_firstname# durch den Vornamen des Panelisten und #u_name# durch den Nachnamen ersetzt.

• Klicken Sie auf Speichern.

Sie kennen nun die Grundlagen für die Automatisierung von Prozessen im People-Modul. Im Folgenden möchten wir Ihnen nun 3 Szenarien vorstellen, in denen diese Grundlagen in der Praxis angewendet werden.

Szenario 1

In dem ersten Szenario, das wir Ihnen vorstellen möchten, gehen wir von folgendem Use Case aus:

Sie sind ein größeres Unternehmen und verfügen über ein entsprechend großes Mitarbeiter-Panel. Neue Mitarbeiter fügen Sie diesem Panel hinzu. Folgende Prozesse sollen im Rahmen des Einarbeitungsprozesses nach dem Hinzufügen eines Mitarbeiters automatisiert werden: Der Mitarbeiter erhält an dem Tag, an dem er dem Panel hinzugefügt wird, eine Willkommensmail. Dies ist Phase 1. Zwei Monate später erhält eben dieser Mitarbeiter automatisch eine Umfrage, in der er zum bisherigen Verlauf seiner Einarbeitung befragt wird. Dies ist Phase 2. Weitere vier Monate später soll automatisch eine weitere Umfrage zum Abschluss der Einarbeitungsphase gesendet werden. Dies ist Phase 3.

Damit all diese Prozesse automatisch durchgeführt werden können, müssen Sie als Vorbereitung mehrere Aufgaben erledigen. Einige davon haben wir bereits in den vorherigen Punkten unter Grundlagen der Automatisierung abgearbeitet.

Gruppen erstellen

Die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ haben Sie bereits erstellt. Nun benötigen wir jedoch noch zwei weitere Gruppen, in die neue Panelisten nach jeweils zwei und nach weiteren vier Monaten eingeteilt werden. Erstellen Sie daher, wie unter Gruppen beschrieben, die Gruppe „Neue Mitarbeiter – Phase 2“ und „Neue Mitarbeiter – Phase 3“.

E-Mail-Vorlagen erstellen

Die E-Mail-Vorlage für die Willkommensmail, die Mitarbeiter nach dem Hinzufügen zum Panel erhalten, haben wir bereits erstellt. Erstellen Sie nun zwei E-Mail-Vorlagen für die Einladung zur Umfrage, die Mitarbeiter nach jeweils zwei und sechs Monaten erhalten sollen. Geben Sie als Platzhalter für den Link zur Umfrage #code_complete# an. Unten stehend finden Sie jeweils zwei Beispiele, wie die Mails aussehen könnten.

Stammdatum erstellen

Erstellen Sie ein Stammdatum, in dem festgehalten wird, in welcher Phase sich der Panelist aktuell befindet.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Wählen Sie im People-Modul aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Stammdaten aus.

• Klicken Sie auf Stammdatum anlegen.

• Geben Sie in das Feld Variablenname den Namen der Variable ein. Dieser sollte mit „m_“ oder „md_“ beginnen und maximal 20 Zeichen lang sein. Wir legen das Stammdatum „md_phase“ an.

• Geben Sie in das Feld Titel den Namen Ihres Stammdatums ein. In unserem Fall: „Neuer Mitarbeiter – Phase“.

• Wählen Sie als Typ Ganzzahl (-128 bis 127) aus.

• Als Kategorie ist standardmäßig nur die Option (default) verfügbar, der alle Stammdaten zugeordnet werden. Möchten Sie weitere Kategorien erstellen und Ihre Stammdaten in diesen sortieren, finden Sie hier weitere Informationen zu diesem Thema.

• Behalten Sie bei den anderen beiden Punkten die Standardeinstellung bei.

• Klicken Sie auf Anlegen.

• Das neu angelegte Stammdatum wird nun in der Liste mit Stammdaten angezeigt.

• Wählen Sie es per Klick auf den Link unter Variable oder Titel aus.

• Klicken Sie unter Antwortkategorien auf den Button Antwortkategorien bearbeiten.

• Geben Sie unter Code den Wert 1 und unter Antwortkategorien die Kategorie Phase 1 ein. Klicken Sie auf Speichern.

• Geben Sie in das neue leere Feld unter Code den Wert 2 ein und unter Antwortkategorien die Kategorie Phase 2.

• Klicken Sie erneut auf Speichern.

• Geben Sie in das neue leere Feld unter Code den Wert 3 ein und unter Antwortkategorien die Kategorie Phase 3.

• Klicken Sie ein letztes Mal auf Speichern.

Umfragen erstellen

Erstellen Sie im Modul Projekte von EFS die zwei Umfragen, die Mitarbeiter nach 2 und 4 weiteren Monaten erhalten sollen. Wählen Sie dazu den Umfragetyp „Panelumfrage“ aus. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Umfrageprojekts benötigen, finden Sie hilfreiche Tipps in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung „Gewusst-wie: meine erste Umfrage“ und eine umfassende Beschreibung des Moduls Projekte in unserer Online-Dokumentation.

Gruppenbildungsfilter erstellen

Den ersten Gruppenbildungsfilter für die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ haben wir bereits erstellt. Nun benötigen wir noch zwei weitere Filter für die Gruppen „Neue Mitarbeiter – Phase 2“ und „Neue Mitarbeiter – Phase 3“.

Neue Mitarbeiter – Phase 2

Erstellen Sie zunächst im People-Modul unter Gruppen > Gruppenbildungsfilter – wie unter Gruppenbildungsfilter beschrieben – den Gruppenbildungsfilter „Neue Mitarbeiter – Phase 2“. Anschließend konfigurieren wir die Filterkriterien:

• Wir legen fest, dass Panelisten in die Gruppe aufgenommen werden sollen, die dem Panel vor zwei Monaten hinzugefügt wurden. Dazu wählen wir als Variable penter_date (Eintrittsdatum) und als Bedingung kleiner aus. Als Wert geben wir #NOW-2m# ein. Dies steht für den jetzigen Zeitpunkt minus zwei Monate.

• Außerdem legen wir fest, dass Panelisten in die Gruppe aufgenommen werden, die sich in Phase 2 des Workflows für neue Mitarbeiter befinden. Dazu wählen wir als Variable das Stammdatum md_phase aus, das wir im vorherigen Schritt erstellt haben, als Bedingung gleich und als Wert 2.

Neue Mitarbeiter – Phase 3

Erstellen Sie zunächst im People-Modul unter Gruppen > Gruppenbildungsfilter – wie unter Gruppenbildungsfilter beschrieben – den Gruppenbildungsfilter „Neue Mitarbeiter – Phase 3“. Anschließend konfigurieren wir die Filterkriterien:

• Wir legen fest, dass Panelisten in die Gruppe aufgenommen werden sollen, die vor sechs Monaten in das Panel aufgenommen wurden. Dazu wählen wir als Variable penter_date (Eintrittsdatum) und als Bedingung kleiner aus. Als Wert geben wir #NOW-6m#. Dies steht für den jetzigen Zeitpunkt minus sechs Monate.

• Außerdem legen wir fest, dass Panelisten in die Gruppe aufgenommen werden, die sich in Phase 3 des Workflows für neue Mitarbeiter befinden. Dazu wählen wir als Variable das Stammdatum md_phase aus, das wir im vorherigen Schritt erstellt haben, als Bedingung gleich und als Wert 3.

Aktualisierungsregeln erstellen

Wir haben nun alle Vorbereitungen getroffen und können jetzt die Aktualisierungsregeln für unsere drei Gruppen erstellen. Eine Aktualisierungsregel für die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ haben wir bereits zu Beginn erstellt. Diese möchten wir nun noch weiter bearbeiten.

Aktualisierungsregel für Gruppe „Neue Mitarbeiter“

Gehen Sie zur weiteren Bearbeitung der Gruppe folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie das People-Modul und wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Gruppen aus.

• Wählen Sie anschließend den Unterpunkt Aktualisierungsregeln aus.

• Wählen Sie per Klick auf den entsprechenden Link die von Ihnen erstellte Aktualisierungsregel „Neue Mitarbeiter“ aus der Liste aus.

• Bisher haben Sie als Aktion nur definiert, dass der von Ihnen definierte Gruppenbildungsfilter „Neue Mitarbeiter“ angewendet werden soll und Panelisten in die Gruppe aufgenommen werden sollen, die die Bedingung erfüllen. Nun fügen wir noch einige weitere Aktionen hinzu:

1. Gruppe leeren

Damit die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ immer wieder mit Panelisten aktualisiert wird, die Sie neu hinzufügen, muss die Gruppe im ersten Schritt geleert werden:

• Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Gruppe leeren aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Die Aktion soll noch vor der Anwendung des Gruppenbildungsfilters angewendet werden. Tragen Sie daher für die Aktion Gruppe leeren im Feld Reihenfolge die 1 ein und für die Aktion Gruppenbildungsfilter anwenden die 2.

• Klicken Sie auf Speichern.

2. Mail versenden

Als nächstes soll der Mitarbeiter eine automatisierte Willkommensmail erhalten:

• Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Mail versenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie anschließend aus dem Drop-down-Menü unter Wert die Mailvorlage aus, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Unter Verschicken ab ist standardmäßig Sofort voreingestellt. Sie können aber auch eine Uhrzeit auswählen.

• Klicken Sie auf Speichern.

3. Stammdatum ändern

Damit wir nachverfolgen können, in welcher Phase der Mitarbeiter sich befindet, muss im letzten Schritt noch das Stammdatum geändert werden, das Sie im vorherigen Schritt erstellt haben:

• Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Stammdatum ändern aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie anschließend aus dem Drop-down-Menü unter Wert die von Ihnen erstellte Stammdatenvariable „md_phase“ aus.

• Geben Sie in das leere Feld darunter den neuen Wert für die Stammdatenvariable ein. Der Mitarbeiter soll nach dem Senden der Willkommensmail in Phase 2 übergehen. Also tragen wir 2 ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Aktualisierungsregel für Gruppe „Neue Mitarbeiter – Phase 2“

Nun erstellen wir die Aktualisierungsregel für die Gruppe „Neue Mitarbeiter – Phase 2“.

• Erstellen Sie, wie unter Aktualisierungsregeln beschrieben, unter People > Gruppen > Aktualisierungsregeln eine neue Aktualisierungsregel mit dem Namen „Neue Mitarbeiter – Phase 2“.

• Geben Sie an, dass die Aktualisierungsregel automatisch einmal am Tag ausgeführt werden soll.

• Definieren Sie nun die erforderlichen Aktionen:

1. Gruppe leeren

• Gehen Sie vor, wie oben beschrieben.

2. Gruppenbildungsfilter anwenden

•  Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Gruppenbildungsfilter anwenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie in der Zeile Anzuwendender Gruppenbildungsfilter anschließend den von Ihnen erstellten Gruppenbildungsfilter Neue Mitarbeiter – Phase 2 aus dem Drop-down-Menü aus und in der Zeile Filteroperation die Option Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen.

• Klicken Sie auf Speichern.

3. Zur Stichprobe hinzufügen

In Phase 2 soll der Mitarbeiter die von Ihnen erstellte Umfrage zum bisherigen Verlauf seiner Einarbeitung erhalten. Er muss also automatisch zur Stichprobe dieser Umfrage hinzugefügt werden.

•  Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Zur Stichprobe hinzufügen aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie unter Wert in der Zeile Projekt/Stichprobe die von Ihnen erstellte Umfrage aus, die der Mitarbeiter nach zwei Monaten erhalten soll.

• Wählen Sie für Mailvorlage für Einladung (optional) die Einladung zur Umfrage aus, die Sie erstellt haben.

• Behalten Sie für alle anderen Einstellungen die Standardeinstellungen bei und klicken Sie auf Speichern.

4. Stammdatum ändern

Gehen Sie vor, wie oben beschrieben, und wählen Sie als neuen Wert 3 aus.

Aktualisierungsregel für Gruppe „Neue Mitarbeiter – Phase 3“

Nun erstellen wir die Aktualisierungsregel für die Gruppe „Neue Mitarbeiter – Phase 3“.

• Erstellen Sie, wie unter Aktualisierungsregeln beschrieben, unter People > Gruppen > Aktualisierungsregeln eine neue Aktualisierungsregel mit dem Namen „Neue Mitarbeiter – Phase 3“. Nehmen Sie dieselben Einstellungen vor wie für die Aktualisierungsregel „Neue Mitarbeiter – Phase 2“.

• Definieren Sie nun die erforderlichen Aktionen:

1. Gruppe leeren

• Gehen Sie vor, wie oben beschrieben.

2. Gruppenbildungsfilter anwenden

• Gehen Sie vor, wie oben beschrieben, und wählen Sie in der Zeile Anzuwendender Gruppenbildungsfilter den von Ihnen erstellten Gruppenbildungsfilter Neue Mitarbeiter – Phase 3 aus.

3. Zur Stichprobe hinzufügen

In Phase 3 soll der Mitarbeiter die von Ihnen erstellte Umfrage zum Ende seiner Einarbeitung erhalten. Er muss also auch bei dieser Umfrage automatisch zur Stichprobe hinzugefügt werden.

• Gehen Sie vor, wie oben beschrieben, und wählen Sie unter Wert in der Zeile Projekt/Stichprobe die von Ihnen erstellte Umfrage aus, die der Mitarbeiter nach sechs Monaten erhalten soll. Wählen Sie anschließend für Mailvorlage für Einladung (optional) die Einladung zur Umfrage aus, die Sie erstellt haben.

Mit dem Festlegen der Aktualisierungsregeln sind die Vorbereitungen für Ihren automatisierten Workflow für neue Mitarbeiter abgeschlossen. Sobald Sie nun einen neuen Mitarbeiter zu Ihrem Panel hinzufügen, erhält dieser automatisch die von Ihnen erstellte Willkommensmail und wird nach zwei und weiteren vier Monaten jeweils zu einer Umfrage eingeladen. So behalten Sie den Überblick über die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit der Einarbeitung in Ihrem Unternehmen und haben dafür – dank Automatisierung – deutlich weniger Aufwand.

Szenario 2

Das zweite Szenario, das wir Ihnen vorstellen möchten, eignet sich für jede Art von Panel – ganz gleich, ob Mitarbeiter- oder auch Research-Panel. Es lässt sich schnell und einfach umsetzen und bietet dennoch eine effektive Möglichkeit, die Zufriedenheit von Panelisten zu steigern. Denn sind wir mal ehrlich: Wer freut sich nicht über eine Glückwunschmail zu seinem Geburtstag? In diesem Szenario führen wir Sie also durch alle Schritte, die zum automatischen Versand einer Geburtstagsmail an Ihre Panelisten erforderlich sind.

Stammdaten erstellen

Damit Sie Panelisten eine Geburtstagsmail schicken können, müssen Sie natürlich das Geburtsdatum kennen und es muss in den entsprechenden Stammdaten festgehalten werden, damit wir es zur automatischen Bildung einer Gruppe und wiederum zum automatisierten Versand einer Geburtstagsmail verwenden können. Wir erstellen somit zunächst das Stammdatum „md_geburtstag“, in dem der Tag festgehalten wird, an dem ein Panelist Geburtstag hat. Anschließend erstellen wir das Stammdatum „md_geburtsmonat“, in dem der Monat festgehalten wird, in dem der Panelist Geburtstag hat.

md_geburtstag

• Wählen Sie im People-Modul aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Stammdaten aus.

• Klicken Sie auf Stammdatum anlegen.

• Geben Sie als Variablenname „md_geburtstag“ an.

• Geben Sie als Titel „Geburtstag“ ein.

• Wählen Sie als Typ aus dem Drop-down-Menü -128 bis 127 aus.

• Wählen Sie als Kategorie aus dem Drop-down-Menü default aus.

• Behalten Sie die weiteren Standardeinstellungen bei und klicken Sie auf Anlegen.

• Wählen Sie das soeben erstellte Stammdatum aus der Liste mit Stammdaten aus.

• Klicken Sie auf Antwortkategorien bearbeiten.

• Geben Sie in das Feld Code den Wert 1 und als Antwortkategorie ebenfalls den Wert 1 ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wiederholen Sie den Vorgang für alle Zahlen bis 31.

md_geburtsmonat

• Erstellen Sie im People-Modul, wie oben beschrieben, das Stammdatum „md_geburtsmonat“.

• Wählen Sie das neu erstellte Stammdatum aus der Liste mit Stammdaten aus und klicken Sie auf Antwortkategorien bearbeiten.

• Geben Sie in das Feld Code den Wert 1 und als Antwortkategorie ebenfalls den Wert 1 ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wiederholen Sie den Vorgang für alle Zahlen bis 12.

Denken Sie beim Import neuer Panelisten immer daran, in die Importvorlage den Geburtstag und den Geburtsmonat der Panelisten in die Felder der Stammdaten „md_geburtstag“ und „md_geburtsmonat“ einzutragen. Wenn Sie die entsprechenden Stammdaten für Ihre bestehenden Panelisten noch nicht gespeichert haben, können Sie dies ganz einfach über die Option Daten aktualisieren für alle Ihre Panelisten oder eine beliebige Anzahl von Panelisten nachholen. Falls dieser Punkt nicht für Sie relevant ist, fahren Sie einfach mit dem Punkt Mailvorlage erstellen fort.

Daten aktualisieren

Für die Aktualisierung Ihrer Panelistendaten mit den Informationen zu den Stammdaten „md_geburtstag“ und „md_geburtsmonat“ erstellen wir zunächst einen Export all Ihrer Panelistendaten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie im People-Modul das Menüelement Export auf der linken Seite.

• Behalten Sie die Standardeinstellung Paneldaten (Stammdaten, Teilnehmerdaten) bei und klicken Sie auf Weiter.

• Behalten Sie alle Standardeinstellungen bei und wählen Sie unter Welche Exportvorlage soll verwendet werden? die Option Teilnehmer- und Stammdaten aus.

• Klicken Sie auf Exportieren.

• Ihr Export wird erstellt. Klicken Sie auf Datei auf den lokalen PC kopieren.

• Öffnen Sie die Exportdatei und löschen Sie alle Zellen bis auf die Spalten u_firstname, u_name, u_email, md_geburtsdatum und md_geburtsmonat.

• Tragen Sie nun in die Spalten md_geburtsdatum und md_geburtsmonat die entsprechenden Daten Ihrer Panelisten ein.

• Speichern Sie die Datei.

Nun können Sie Ihre Panelistendaten mithilfe der abgespeicherten Datei aktualisieren.

• Öffnen Sie die Panelistenverwaltung unter People > Panelistenverwaltung.

• Klicken Sie auf den Button Daten aktualisieren.

• Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei aus, die Sie im vorherigen Schritt abgespeichert haben.

• Klicken Sie auf Datei senden.

• Auf der nächsten Seite erfolgt die Zuordnung der Spalten der Importdatei zu den entsprechenden Feldern der Datenbank. Da Ihre Datei nur noch die Spalten u_firstname, u_name, u_email, md_geburtsdatum und md_geburtsmonat enthält, sind nur diese zugeordnet.

• Wählen Sie unten auf der Seite unter Verknüpfungsvariable die Option u_email aus.

• Wählen Sie anschließend unter Welche Spalte der Importdatei enthält die Verknüpfungsvariable? aus dem Drop-down-Menü ebenfalls die Variable u_email aus.

• Klicken Sie auf Zuordnung speichern und anschließend auf Weiter zur Vorschau.

• Eine Importvorschau wird angezeigt. Klicken Sie auf Importieren, um den Vorgang abzuschließen.

Mailvorlage erstellen

Erstellen Sie, wie unter Mailvorlagen beschrieben, eine neue E-Mail-Vorlage für eine Geburtstagsmail. Diese könnte folgendermaßen aussehen:

Gruppe erstellen

Erstellen Sie nun, wie oben unter Gruppen beschrieben, die neue Gruppe „Geburtstag“.

Gruppenbildungsfilter erstellen

Wir erstellen nun den Gruppenbildungsfilter für die Gruppe „Geburtstag“. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte.

• Erstellen Sie, wie oben unter Gruppenbildungsfilter beschrieben, den neuen Gruppenbildungsfilter „Geburtstag“.

• Wählen Sie unter Filterkriterien für Variable die soeben erstellte Stammdatenvariable md_geburtstag aus. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Bedingung die Option gleich aus und geben Sie in das Feld Wert „#CURRENT_DAY_DAY#“ ein. Durch dieses Filterkriterium werden Panelisten in die Gruppe aufgenommen, deren Geburtstag mit dem aktuellen Tag übereinstimmt.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie in der Zeile darunter die soeben erstellte Stammdatenvariable md_geburtsmonat aus. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Bedingung die Option gleich aus und geben Sie in das Feld Wert „#CURRENT_DAY_MONTH#“ ein. Durch dieses Filterkriterium werden Panelisten in die Gruppe aufgenommen, deren Geburtsmonat mit dem aktuellen Monat übereinstimmt.

• Klicken Sie auf Speichern.

Aktualisierungsregel erstellen

Im nächsten Schritt erstellen wir nun die Aktualisierungsregel, die dafür sorgt, dass Panelisten automatisch in die Gruppe „Geburtstag“ aufgenommen werden und ebenfalls automatisch eine Geburtstagsmail erhalten.

• Erstellen Sie, wie oben unter Aktualisierungsregeln beschrieben, eine neue Aktualisierungsregel mit dem Namen „Geburtstag“.

• Wählen Sie als Gruppenkategorie default und als Zu aktualisierende Panelgruppe die Gruppe Geburtstag aus.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Regel automatisiert ausführen?.

• Geben Sie unter Startzeitpunkt beispielsweise 8:00 Uhr an.

• Wählen Sie als Intervalltyp Tag und als Intervallwert 1 aus, damit die Aktualisierungsregel einmal täglich ausgeführt wird.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Definieren Sie nun die erforderlichen Aktionen:

1. Gruppe leeren

Damit die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ immer wieder mit Panelisten aktualisiert wird, die am heutigen Tag Geburtstag haben, muss sie im ersten Schritt geleert werden:

• Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Gruppe leeren aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

2. Gruppenbildungsfilter anwenden

•  Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Gruppenbildungsfilter anwenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie in der Zeile Anzuwendender Gruppenbildungsfilter anschließend den von Ihnen erstellten Gruppenbildungsfilter Geburtstag aus dem Drop-down-Menü aus und in der Zeile Filteroperation die Option Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen.

• Klicken Sie auf Speichern.

3. Mail versenden

• Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Mail versenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie anschließend aus dem Drop-down-Menü unter Wert die Mailvorlage aus, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Unter Verschicken ab ist standardmäßig Sofort voreingestellt. Sie können aber auch eine Uhrzeit auswählen.

• Klicken Sie auf Speichern.

Sie haben damit alle notwendigen Vorbereitungen für den automatischen Versand einer Geburtstagsmail getroffen und Ihre Panelisten bzw. Mitarbeiter können sich an ihrem Ehrentag über eine personalisierte Nachricht freuen.

Szenario 3

In unserem dritten und letzten Szenario möchten wir Ihnen nun einen Use Case für Research-Panels vorstellen. In diesem möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe des sogenannten PCI-Codes eine Klassifizierung der Zuverlässigkeit Ihrer Panelisten vornehmen können, um so Ihre Panelqualität zu überwachen und zu verwalten. Außerdem beschreiben wir Schritt für Schritt, wie Sie automatisierte Maßnahmen ergreifen können, wenn die Zuverlässigkeit eines Panelisten unter einen festgelegten Schwellenwert sinkt.

Panelist Compliance Index

Mithilfe des Panelist Compliance Index (PCI) können Sie die Zuverlässigkeit von Panelisten erfassen und in einer Variable festhalten. Standardmäßig enthält EFS die Codes „Green“ bis „Black“. Sie können diese Codes jedoch beliebig ändern, indem Sie vorhandene Codes löschen und neue Codes hinzufügen. Standardmäßig starten neue Panelisten mit dem Code „Green“.

Die Verwaltung von PCI-Codes ist unter People > PCI-Konfiguration unter dem Tab PCI-Codes möglich.

Unter dem Tab Berechnung können Sie die Bedingung für die Berechnung des PCIs konfigurieren. Die Bedingung bestimmt also, in welchem Fall ein Panelist beispielsweise vom Code „Green“ zu „Yellow“ absinkt.

PCI-Bedingungen bearbeiten

Im Folgenden möchten wir festlegen, unter welchen Bedingungen der PCI-Wert eines Panelisten erhöht wird und unter welchen Bedingungen er herabgesetzt wird. Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

• Wählen Sie im People-Modul aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Panelkonfiguration und anschließend PCI-Konfiguration aus.

• Klicken Sie auf den Tab Berechnung.

• Klicken Sie unter Bedingung für Erhöhung des PCI-Wertes auf Bedingung bearbeiten.

Wir können nun im Bedingungseditor festlegen, unter welchen Bedingungen der PCI-Wert eines Panelisten erhöht wird. Am besten funktioniert das mit Trackingvariablen. In Trackingvariablen werden Trackingdaten wie beispielsweise die Anzahl der Umfragestarts, die Anzahl der abgeschlossenen Umfragen oder die Anzahl nicht abgeschlossener Umfragen festgehalten. Wir möchten festlegen, dass der PCI-Wert erhöht wird, wenn ein Panelist in den letzten 4 Wochen mindestens 3 Umfrageeinladungen erhalten und davon mindestens 2 Umfragen gestartet hat. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Variable die Option track_num_invited1 (Anzahl Einladungen [Dispositionscode 12] (letzte 4 Wochen)) aus und unter Bedingung die Option größer. Geben Sie anschließend unter Wert die Zahl 2 ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie in der nächsten Zeile aus dem Drop-down-Menü Variable die Option track_num_started1 (Anzahl Umfragestarts [Dispositionscode 21,22] (letzte 4 Wochen)) aus und unter Bedingung die Option größer. Geben Sie anschließend unter Wert die Zahl 1 ein.

Als Bedingung zum Herabsetzen des PCI-Werts möchten wir nun festlegen, dass Panelisten in den letzten 4 Wochen mindestens 1 Umfrageeinladung erhalten, aber keine davon gestartet haben.

Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

• Klicken Sie im People-Modul unter Panelkonfiguration > PCI-Konfiguration unter Bedingung für Herabsetzung des PCI-Wertes auf Bedingung bearbeiten.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Variable die Option track_num_invited1 (Anzahl Einladungen [Dispositionscode 12] (letzte 4 Wochen)) aus und unter Bedingung die Option größer. Geben Sie anschließend unter Wert die Zahl 0 ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie in der nächsten Zeile aus dem Drop-down-Menü Variable die Option track_num_started1 (Anzahl Umfragestarts [Dispositionscode 21,22] (letzte 4 Wochen)) aus und unter Bedingung die Option gleich. Geben Sie anschließend unter Wert die Zahl 0 ein.

Aktualisierungsintervall festlegen

Zuletzt müssen wir nun noch den Intervall für die automatische Berechnung der PCI-Werte festlegen. Da die Trackingdaten, die wir für die PCI-Bedingungen verwendet haben, einen Betrachtungszeitraum von 4 Wochen abdecken, legen wir auch für die Aktualisierung einen Intervall von 4 Wochen fest. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Klicken Sie im People-Modul unter Panelkonfiguration > PCI-Konfiguration auf den Tab Aktualisierungsintervall.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Automatische PCI-Berechnung aktivieren.

• Geben Sie an, wann die Berechnung erstmalig ausgeführt werden soll.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Intervallart die Option Woche aus und geben Sie als Intervallwert die Zahl 4 ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Die Berechnung des PCI-Werts von Panelisten erfolgt nun vollkommen automatisch. Im Folgenden möchten wir nun eine Maßnahme erstellen, die automatisch ergriffen wird, sobald ein Panelist auf den PCI-Wert „Red“ herabgesetzt wird.

Automatische Maßnahme bei Herabsetzen auf PCI-Wert „Red“ einrichten

Anhand Ihrer individuellen PCI-Konfiguration können Sie nun die Zuverlässigkeit Ihrer Panelisten nachverfolgen. Durch die Einrichtung einer Gruppe, eines Gruppenbildungsfilters und einer Aktualisierungsregel möchten wir nun dafür sorgen, dass Panelisten mit dem PCI-Wert „Red“ automatisch zu einer Umfrage zu ihrer Zufriedenheit mit dem Panel eingeladen werden. Auf diese Weise können Sie herausfinden, warum ihre Zuverlässigkeit im Laufe der Zeit nachgelassen hat, und sie eventuell wieder zur aktiven Teilnahme am Panel animieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

E-Mail-Vorlage erstellen

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage für die Einladung zur Umfrage, die Panelisten erhalten sollen, deren PCI-Wert auf „Red“ herabgesetzt wurde. Befolgen Sie dabei die Anweisungen unter Mailvorlagen. Unten stehend finden Sie ein Beispiel, wie die Mail aussehen könnte.

Umfrage erstellen

Erstellen Sie im Modul Projekte von EFS die Umfrage, die Panelisten erhalten sollen, nachdem ihr PCI-Wert auf „Red“ herabgesetzt wurde. Wählen Sie dazu den Umfragetyp „Panelumfrage“ aus. Fragen Sie beispielsweise nach der Zufriedenheit mit den Inhalten der Umfragen im Panel, mit der Frequenz oder nach sonstigen Gründen für das Nachlassen der Aktivität im Panel. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Umfrageprojekts benötigen, finden Sie hilfreiche Tipps in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung „Gewusst-wie: meine erste Umfrage“ und eine umfassende Beschreibung des Moduls Projekte in unserer Online-Dokumentation.

Gruppe erstellen

Erstellen Sie, wie unter Gruppen beschrieben, die neue Gruppe „PCI-Wert Red“.

Gruppenbildungsfilter erstellen

Erstellen Sie, wie unter Gruppenbildungsfilter beschrieben, den neuen Gruppenbildungsfilter „PCI-Wert Red“.

Aktualisierungsregel erstellen

Erstellen Sie, wie unter Aktualisierungsregeln beschrieben, die neue Aktualisierungsregel „PCI-Wert Red“. Wählen Sie als Gruppenkategorie die Option default und als Zu aktualisierende Panelgruppe die zuvor erstellte Gruppe PCI-Wert Red aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Option Regel automatisiert ausführen? und legen Sie den Startzeitraum fest. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Intervalltyp die Option Tag aus. Geben Sie im Feld Intervallwert den Wert 1 ein, sodass die Regel einmal täglich ausgeführt wird. Klicken Sie auf Speichern.

• Definieren Sie dann die erforderlichen Aktionen:

1. Gruppe leeren

Damit die Gruppe „PCI-Wert Red“ immer wieder mit Panelisten aktualisiert wird, deren PCI-Wert auf „Red“ herabgesetzt wurde, muss die Gruppe im ersten Schritt geleert werden:

• Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Gruppe leeren aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

2. Gruppenbildungsfilter anwenden

•  Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Gruppenbildungsfilter anwenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie in der Zeile Anzuwendender Gruppenbildungsfilter anschließend den von Ihnen erstellten Gruppenbildungsfilter PCI-Wert Red aus dem Drop-down-Menü aus und in der Zeile Filteroperation die Option Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen.

• Klicken Sie auf Speichern.

3. Zur Stichprobe hinzufügen

Der Panelist soll nun automatisch die von Ihnen erstellte Umfrage bezüglich seiner Zufriedenheit mit dem Panel erhalten. Er muss also automatisch zur Stichprobe dieser Umfrage hinzugefügt werden.

•  Wählen Sie in der Zeile Neue Aktion anlegen aus dem Drop-down-Menü die Option Zur Stichprobe hinzufügen aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie unter Wert in der Zeile Projekt/Stichprobe die von Ihnen erstellte Umfrage aus, die der Panelist erhalten soll.

• Wählen Sie für Mailvorlage für Einladung (optional) die Einladung zur Umfrage aus, die Sie erstellt haben.

• Behalten Sie für alle anderen Einstellungen die Standardeinstellungen bei und klicken Sie auf Speichern.

Damit sind alle Aufgaben abgeschlossen. Ihre Panelisten werden nun mit der Zeit automatisch nach ihrer Zuverlässigkeit klassifiziert und erhalten automatisch eine Umfrage bezüglich ihrer Zufriedenheit mit dem Panel, wenn ihr PCI-Wert auf „Red“ herabgesetzt wird.

Weiterführende Themen

Sie kennen nun die Grundlagen für die Automatisierung von Prozessen im People-Modul und konnten sich anhand 3 verschiedener Szenarien einen Überblick darüber verschaffen, wie diese in der Praxis umgesetzt werden können. Wenn Sie noch weitere Informationen zum Thema „People“ und „Panel“ wünschen, werfen Sie gerne einen Blick auf folgende Themen:

• Informationen zur effektiven Verwaltung von Panelisten finden Sie unter Gewusst-wie: effiziente Panelisten-Verwaltung im People-Modul.

• Die vollständige Online-Dokumentation zum People-Modul mit einer Beschreibung sämtlicher Features und Optionen finden Sie hier.