Gewusst-wie: effiziente Panelisten-Verwaltung im People-Modul

Panel aufbauen

Sie finden das People-Modul mit seinen zahlreichen Menüpunkten in der oberen Modulauswahlleiste von EFS.

Open

Zunächst müssen Sie Ihr Panel mit auskunftsfreudigen Panelisten füllen. Im ersten Schritt möchten wir Ihnen daher zeigen, wie Panelisten in Ihr Panel gelangen. Dies kann über verschiedene Eintrittswege erfolgen. Sie können Panelisten beispielsweise manuell anlegen und auch eine ganze Liste mit Panelisten in die Panelistenverwaltung importieren. Alternativ können die Panelisten sich auch über Portale oder Webseiten, die Sie mithilfe der Module Portals und Website erstellt haben, oder auch über eine Offline-Aktion für Ihr Panel registrieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mehrere Panelisten gleichzeitig in die Panelistenverwaltung importieren.

Panelisten importieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mehrere Panelisten gleichzeitig in Ihr Panel zu importieren:

• Wählen Sie auf der Startseite von EFS das People-Modul aus.

Open

• Wählen Sie anschließend aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Panelistenverwaltung aus.

• Klicken Sie auf den Button Panelisten importieren.

• Die Seite Import wird geöffnet. Klicken Sie oben auf der Seite unter Datei hochladen auf Importvorlage herunterladen.

• Öffnen Sie die heruntergeladene csv-Datei und füllen Sie sie aus. Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen, die folgenden Felder sind jedoch Pflichtfelder: u_passwd (Passwort), u_firstname (Vorname), u_name (Nachname), u_email (E-Mail-Adresse). Speichern Sie die Datei ab. Wir tragen beispielhaft 3 verschiedene Panelisten ein.

• Klicken Sie anschließend auf der Seite Import auf den Button Datei auswählen und wählen Sie die Datei aus, die Sie soeben ausgefüllt haben.

• Behalten Sie die anderen Standardeinstellungen im Bereich Datei hochladen bei.

• Behalten Sie im Bereich Spezialeinstellungen für Eintrittsweg die Standardeinstellung Default bei.

• Falls Sie bereits über eine bestimmte Gruppe von Panelisten verfügen, in die Ihre neu importierten Panelisten aufgenommen werden sollen, können Sie die zugehörige Gruppenkategorie und die gewünschte Gruppe auswählen. Unter „Neue Gruppe erstellen“ weiter unten zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solche Gruppe erstellen können.

• Behalten Sie unter Für die importierten Panelisten folgenden Panelstatus übernehmen die Standardeinstellung Admitted temporarily bei. Diese gibt an, dass Panelisten vorläufig aufgenommen wurden, aber noch nicht aktiv sind.

• Wählen Sie unter Sprachversion die gewünschte Sprachversion aus oder behalten Sie die Standardeinstellung bei.

• Wählen Sie unter Profil-Sichtbarkeit aus, welche Informationen zum Panelisten in seinem öffentlichen Profil auf einer Panel-Website oder in einem Portal angezeigt werden sollen. Standardmäßig ist nur Accountname vorausgewählt.

• Klicken Sie auf Datei senden.

• Auf der Seite, die nun angezeigt wird, werden die Teilnehmerdaten den entsprechenden Teilnehmervariablen zugeordnet. Da Sie die empfohlene Importvorlage verwendet haben, können Sie unten auf der Seite einfach auf Zuordnung speichern klicken.

• Wechseln Sie auf die Registerkarte Stammdaten und klicken Sie dort ebenfalls ganz unten auf der Seite auf Zuordnung speichern und anschließend auf den Button Weiter zur Vorschau.

• Eine Vorschau der zu importierenden Daten wird angezeigt. Wenn Sie alle Felder der Importdatei ausgefüllt haben und die Zuordnung zu den Variablen korrekt vorgenommen wurde, wird links unter Status ein grünes Ampelsymbol angezeigt. Sollten Fehler aufgetreten sein, wird ein rotes Ampelsymbol angezeigt und die Daten können nicht importiert werden, solange die Fehler nicht behoben wurden. Wird ein orangefarbenes Ampelsymbol angezeigt, enthält die Importdatei unzulässige Werte oder leere Felder (siehe Beispiel unten). Die aufgeführten Panelistendaten können aber dennoch importiert werden. Um den Import final zu bestätigen und die aufgeführten Panelisten zu importieren, klicken Sie unten rechts auf den Button Importieren.

Stammdaten

Ihr Panel enthält nun 3 Panelisten, zu denen bisher die persönlichen Daten gespeichert wurden, die Sie in die Importdatei eingetragen haben, sowie bestimmte Systemdaten wie beispielsweise der Eintrittsweg in das Panel oder der Panelstatus. Genauso wichtig, oder vielleicht sogar noch wichtiger für Ihr Panel, sind die sogenannten Stammdaten. Dabei handelt es sich um vom Panel-Administrator festgelegte grundlegende Panelistenmerkmale, die projektunabhängig gespeichert werden und dauerhaft beispielsweise für die Auswertung oder die Bildung von Subpanels („Gruppen“) zur Verfügung stehen. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie diese Stammdaten im People-Modul anlegen und wie Sie Informationen zu diesen mithilfe einer Stammdatenbefragung von Ihren Panelisten abfragen können.

Stammdaten anlegen

Zunächst müssen Sie sich natürlich Gedanken darüber machen, welche Stammdaten für Ihren Use Case sinnvoll sind. Beispielhaft möchten wir ein Stammdatum anlegen, in dem die Information gespeichert wird, ob ein Panelist ein Auto besitzt oder nicht. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

• Wählen Sie im People-Modul aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Stammdaten aus.

• Klicken Sie auf Stammdatum anlegen.

• Geben Sie in das Feld Variablenname den Namen der Variable ein. Dieser sollte mit „m_“ oder „md_“ beginnen und maximal 20 Zeichen lang sein. Wir legen das Stammdatum md_auto an.

• Geben Sie in das Feld Titel den Namen Ihres Stammdatums ein. In unserem Fall: „Autobesitzer“.

• Wählen Sie als Typ Ganzzahl (-128 bis 127) aus.

• Als Kategorie ist standardmäßig nur die Option (default) verfügbar, der alle Stammdaten zugeordnet werden. Möchten Sie weitere Kategorien erstellen und Ihre Stammdaten in diesen sortieren, finden Sie hier weitere Informationen zu diesem Thema.

• Behalten Sie bei den anderen beiden Punkten die Standardeinstellung bei.

• Klicken Sie auf Anlegen.

• Das neu angelegte Stammdatum wird nun in der Liste mit Stammdaten angezeigt.

• Wählen Sie es per Klick auf den Link unter Variable oder Titel aus.

• Klicken Sie unter Antwortkategorien auf den Button Antwortkategorien bearbeiten.

• Geben Sie unter Code den Wert 1 und unter Antwortkategorien die Kategorie Ja ein. Klicken Sie auf Speichern.

• Geben Sie in das neue leere Feld unter Code den Wert 2 ein und unter Antwortkategorien die Kategorie Nein.

• Klicken Sie erneut auf Speichern.

• Klicken Sie nun auf Zurück zur Stammdatenübersicht.

Ihr neues Stammdatum md_auto wird in der Liste mit Stammdaten angezeigt. In der Praxis legen Sie natürlich deutlich mehr Stammdaten für Ihr Panel an. Das Stammdatum „md_auto“ soll nur als Beispiel dienen. Weitere Informationen zum Thema Stammdaten, einschließlich Details zum Massenimport von Stammdaten, finden Sie hier.

Stammdatenbefragung aufsetzen

Nun, da Sie Panelisten in Ihr Panel importiert und ein Stammdatum angelegt haben, können Sie eine Stammdatenbefragung aufsetzen, um auf diese Weise Informationen zu Stammdaten abzufragen und zu speichern. Wir legen für die Stammdatenbefragung beispielhaft eine Frage an, die wir anschließend mit unserem im vorherigen Schritt erstellten Stammdatum verknüpfen.

• Erstellen Sie im EFS-Modul Projekte ein neues Umfrageprojekt des Typs Stammdatenbefragung. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Umfrageprojekts benötigen, finden Sie hilfreiche Tipps in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung „Gewusst-wie: meine erste Umfrage“ und eine umfassende Beschreibung des Moduls Projekte in unserer Online-Dokumentation.

• Öffnen Sie das soeben erstellte Projekt und wählen Sie anschließend im Menü auf der linken Seite Fragebogen-Editor aus.

• Erstellen Sie zunächst per Klick auf + Seite eine neue Seite. Klicken Sie anschließend auf die neue Seite.

• Erstellen Sie per Klick auf + Neue Frage eine neue Frage auf der Seite. Für unser Beispiel wählen wir den Fragetyp 111 Einfachauswahl untereinander aus.

• Geben Sie den unten stehenden Fragetext und die entsprechenden Antwortoptionen ein.

Ihre neue Stammdatenbefragung enthält nun eine Frage, in der Teilnehmer angeben können, ob sie ein Auto besitzen oder nicht. Die zugehörige Umfragevariable enthält also zwei Ausprägungen – „Ja“ und „Nein“. Diese stimmen mit den Ausprägungen der im vorherigen Schritt erstellten Stammdatenvariablen „md_auto“ überein.

Stammdaten zuordnen

Wir möchten nun der soeben erstellten Frage unser Stammdatum „md_auto“ zuordnen, damit die Antworten, die Teilnehmer auf die Frage geben, im Stammdatum gespeichert werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Rufen Sie das Umfragemenü auf und klicken Sie auf den Link Stammdatenzuordnungen.

• In der Übersicht der Stammdatenzuordnungen wird nun die Frage angezeigt, die wir für unsere Stammdatenbefragung erstellt haben.

• Klicken Sie ganz rechts in der Zeile auf das Stift-Symbol.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Zuordnung zu Stammdatum ganz rechts das Stammdatum md_auto:Autobesitzer aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Das grüne Büroklammer-Symbol zeigt an, dass das Stammdatum der Frage korrekt zugeordnet wurde und die Ausprägungen der Umfragevariablen und des Stammdatums übereinstimmen.

Gruppen bilden

Für mehr Übersichtlichkeit und eine treffende Auswahl von Teilnehmern für eine bestimmte Umfrage werden Panelisten in der Regel in Gruppen – sogenannte Subpanels – eingeteilt. Mithilfe von Gruppenbildungsfiltern kann diese Einteilung sogar automatisiert werden. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie im People-Modul eine neue Gruppe erstellen, anhand des zuvor angelegten Stammdatums einen Gruppenbildungsfilter konfigurieren und zuletzt Aktualisierungsregeln für die neue Gruppe festlegen.

Neue Gruppe erstellen

Befolgen Sie zum Erstellen einer neuen Gruppe die folgenden Schritte:

• Rufen Sie das People-Modul auf.

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Gruppen aus.

• Klicken Sie auf den Button Gruppe anlegen.

• Wählen Sie als Kategorie default aus.

• Geben Sie unter Interner Titel der Gruppe einen Namen für die neue Gruppe ein. In unserem Fall wählen wir den Namen „Autobesitzer“, die in die Gruppe Panelisten aufgenommen werden sollen, die ein Auto besitzen.

• Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.

• Klicken Sie auf Gruppe anlegen.

Gruppenbildungsfilter anwenden

Bisher ist Ihre neu erstellte Gruppe noch leer. Wir möchten nun einen Gruppenbildungsfilter erstellen, der definiert, unter welchen Bedingungen ein Panelist in die Gruppe „Autobesitzer“ eingeteilt wird – nämlich dann, wenn der Panelist in unserer Stammdatenbefragung angibt, ein Auto zu besitzen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Gruppenbildungsfilter aus.

• Klicken Sie auf Filterbedingung erstellen.

• Geben Sie einen Namen für Ihren Gruppenbildungsfilter ein. In unserem Fall: „Auto“.

• Geben Sie gegebenenfalls eine Filterbeschreibung ein.

• Wählen Sie im Bereich Filterkriterien im Drop-down-Menü Variable Ihre Stammdatenvariable „md_auto“ aus.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Bedingung die Option gleich aus.

• Wählen Sie im Drop-down-Menü Wert die Option 1 (Ja) aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

Gibt ein Panelist nun bei der im vorherigen Schritt erstellten Stammdatenbefragung an, dass er ein Auto besitzt, gelangt er in die Gruppe „Autobesitzer“.

Aktualisierungsregeln festlegen

Damit die Gruppenbildung auch automatisch funktioniert, müssen Sie noch eine Regel für die Aktualisierung der Panel-Gruppe erstellen. Befolgen Sie dazu einfach die unten stehenden Schritte.

• Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Aktualisierungsregeln aus.

• Klicken Sie auf den Button Aktualisierungsregel anlegen.

• Eine neue Seite zum Erstellen einer Aktualisierungsregel wird angezeigt.

• Geben Sie zunächst einen Namen für Ihre Regel ein. In unserem Fall: „Auto“.

• Wählen Sie als Gruppenkategorie „default“ aus dem Drop-down-Menü aus.

• Wählen Sie unter Zu aktualisierende Panelgruppe aus dem Drop-down-Menü die Gruppe Autobesitzer aus, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Option Regel automatisiert ausführen?.

• Legen Sie den Startzeitraum fest.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Intervalltyp einen Intervall aus. Als Beispiel wählen wir Tag aus.

• Geben Sie im Feld Intervallwert einen Wert ein. Wir geben den Wert 1 ein, sodass die Regel einmal täglich ausgeführt wird.

• Nun muss die Aktion ausgewählt werden, die im Rahmen der Aktualisierung vorgenommen werden soll: Wählen Sie im Drop-down-Menü Neue Aktion anlegen die Option Gruppenbildungsfilter anwenden aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Nun muss die ausgewählte Aktion noch weiter konfiguriert werden: Wählen Sie im Drop-down-Menü unter Wert den anzuwendenden Gruppenbildungsfilter aus. In unserem Fall „Auto“.

• Wählen Sie anschließend aus dem Drop-down-Menü darunter die Filteroperation aus, die durchgeführt werden soll. In unserem Fall: „Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen“.

• Klicken Sie auf Speichern.

Das System prüft nun automatisch einmal pro Tag, ob es Panelisten gibt, die in der Stammdatenbefragung angegeben haben, ein Auto zu besitzen. Ist dies der Fall, werden diese Panelisten automatisch in die Gruppe „Autobesitzer“ verschoben.

Panelisten zur Stammdatenbefragung einladen

Sie haben bisher Panelisten in die Panelistenverwaltung importiert, ein Stammdatum angelegt, eine Stammdatenbefragung aufgesetzt und das entsprechende Stammdatum beispielhaft einer Frage zugeordnet. Außerdem haben Sie eine Gruppe, einen Gruppenbildungsfilter und eine passende Aktualisierungsregel für die Gruppe erstellt. Im nächsten Schritt möchten wir nach den importierten Panelisten suchen, diese zu unserer erstellten Stammdatenbefragung einladen und anschließend überprüfen, ob der konfigurierte Gruppenbildungsfilter funktioniert, wie erwartet.

Der Panelstatus der Panelisten, die wir im vorherigen Schritt importiert haben, lautet „Admitted temporarily“. Panelisten mit diesem Status finden Sie in der Panelistenverwaltung unter Neuzugänge.

• Wählen Sie im People-Modul aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Panelistenverwaltung aus.

• Wählen Sie anschließend das Menüelement Neuzugänge aus.

• Geben Sie in das Feld Suchbegriff das @-Zeichen ein und klicken Sie auf Suchen. Da für jeden Panelisten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, können Sie mithilfe des @-Zeichens alle Neuzugänge anzeigen.

• Im unteren Bereich der Seite unter Gefundene Panelisten werden die 3 Panelisten aufgelistet, die wir zuvor importiert haben.

• Aktivieren Sie für alle drei Panelisten ganz rechts das Kontrollkästchen unter Aktionen.

• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü weiter unten die Aktion Stammdatenbefragung aus.

• Klicken Sie auf Ausführen.

• Wählen Sie auf der nächsten Seite die von Ihnen erstellte Stammdatenbefragung aus dem Drop-down-Menü aus.

• Klicken Sie auf Ausführen.

• Eine neue Seite zum Verfassen der Einladungs-E-Mail wird angezeigt.

• Wählen Sie entweder aus dem Drop-down-Menü neben Mailvorlage die gewünschte Vorlage für Ihre Einladungs-E-Mail aus oder – falls Sie noch keine Vorlage konfiguriert haben – füllen Sie die entsprechenden Felder weiter unten manuell aus:

• Wählen Sie unter Zustellung die Option E-Mail aus.

• Wählen Sie unter Mailabsender sich selbst bzw. die Person aus, die Sie als Mailabsender festlegen möchten. Falls kein Mailabsender im Drop-down-Menü angezeigt wird, müssen Sie zunächst einen hinzufügen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie hier.

• Wählen Sie als Mailformat Nur HTML aus und klicken Sie auf Mailformat anwenden.

• Geben Sie den Betreff ein. In unserem Fall: „Einladung Stammdatenbefragung“.

• Formulieren Sie den Text der Einladungsmail im Visuellen Editor. Damit Inhalte wie der Name des Teilnehmers und der Link zur Umfrage für jeden Teilnehmer dynamisch ersetzt werden, müssen Sie Platzhalter einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Platzhalter können Sie per Klick auf das Fragezeichensymbol unter dem Feld Betreff anzeigen. In dem unten stehenden Beispiel wird der Platzhalter #u_firstname# durch den Vornamen des Panelisten, #u_name# durch den Nachnamen und #code_complete# durch den Link zur Befragung ersetzt.

• Passen Sie unter Versandoptionen gegebenenfalls das Datum und die Uhrzeit für den Versand der Einladung an.

• Klicken Sie anschließend ganz unten rechts auf der Seite auf Zur Mailvorschau.

• Eine Mailvorschau wird angezeigt. Überprüfen Sie, ob alle Platzhalter korrekt ersetzt wurden. Falls Sie noch keine Mailvorlage für Einladungen zu Stammdatenbefragungen gespeichert haben, können Sie Ihre Mail mit Platzhaltern als Mailvorlage abspeichern, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen unten links auf der Seite aktivieren.

• Um die Mail zu versenden, klicken Sie auf Endgültig versenden.

Gruppenbildung überprüfen

Zuletzt möchten wir selbstverständlich noch überprüfen, ob die von uns konfigurierte Gruppenbildung funktioniert hat. Wir gehen davon aus, dass alle zur Stammdatenbefragung eingeladenen Panelisten bereits an der Befragung teilgenommen haben, die Gruppe „Autobesitzer“ aber noch nicht aktualisiert wurde, da wir als Aktualisierungsintervall nur einmal täglich ausgewählt haben.

• Wählen Sie im People-Modul aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Gruppen aus.

• Die von Ihnen angelegte Gruppe „Autobesitzer“ wird angezeigt und Sie können sehen, dass sie bisher keine Panelisten enthält.

• Wählen Sie nun aus dem Menü auf der linken Seite das Menüelement Aktualisierungsregeln aus.

• Klicken Sie in der Zeile mit der Aktualisierungsregel „Auto“ unter Aktionen auf das Play-Symbol.

• Bestätigen Sie die Ausführung der Aktualisierungsregel erneut, indem Sie auf OK klicken.

• Die Aktualisierung wird durchgeführt und Sie können sehen, dass die Gruppe „Autobesitzer“ nun unsere 3 Panelisten enthält. Alle 3 Panelisten haben also bei der Stammdatenbefragung angegeben, dass sie ein Auto besitzen.

Weiterführende Themen

Sie kennen nun die wichtigsten Schritte für den Aufbau eines Panels und eine einfache Panelistenverwaltung. Natürlich bietet das People-Modul noch viele weitere Optionen, mit denen Sie ein Panel auf effiziente Weise betreiben können.

• Weitere Informationen zum Thema Incentivierung, mit der sich die Befragungsbereitschaft von Panelisten unterstützen lässt, finden Sie hier.

• Unter Statistik finden Sie zudem detaillierte Informationen dazu, wie Sie den Zustand Ihres Panels und dessen Zusammensetzung überprüfen und analysieren können.