Incentivierung

Häufig wird die Befragungsbereitschaft im Panel durch Gesten der Aufmerksamkeit unterstützt. Bei der Planung der Incentivierungsmaßnahmen sind folgende Fragen zu stellen:

• Sollen Bonuspunkte vergeben werden, in welcher Höhe sollen sie vergeben werden und gegen welche Prämien können sie eingetauscht werden?

• Sollen Verlosungen innerhalb des Panels durchgeführt werden?

• Soll an die Probanden Geld ausgezahlt werden?

• Wie lange muss die Auszahlung von Geldbeträgen oder Prämiengutscheinen dokumentiert sein?

• Soll mit tool-externen Programmen gearbeitet werden? Sind z.B. Schnittstellen zu automatischen Bezahlsystemen zu schaffen?

• Sollen die Probanden immateriell entschädigt werden, z.B. durch Zugang zu geschützten, nur ihnen zugänglichen Informationen?

Todos Incentivierung

• Klären Sie logistische und finanzielle Rahmenbedingungen.

• Treffen Sie eine Entscheidung, ob und wenn ja wie die Panelisten incentiviert werden sollen.

• Nehmen Sie Kontakt mit Kooperationspartnern auf, über die Sie incentivieren wollen (z.B. Einkaufsgutscheine).

• Planen Sie die Arbeitsabläufe: Wer administriert den Bereich Incentivierung, wie sind Ihre Prozesse organisiert, wie die Schnittstellen zu externen Partnern, wie die Außenkommunikation auf der Panel-Site geplant?

Prämiensystem

Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem verschafft man sich einerseits einen Überblick über die vergebenen Bonuspunkte und damit die Finanzsituation des Panels, andererseits werden hier auch die Auszahlungen bestätigt oder abgelehnt.

• Der Zugang zum Prämiensystem wird durch das Recht panelbonus geschützt: Es ist Leserecht erforderlich.

Kontoauszug

Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Kontoauszug auf der Registerkarte Kontoauszug des Prämiensystems werden alle Kontobewegungen des Panels im Überblick aufgelistet.

Open

Im Abschnitt „Kontoauszug“ finden Sie die Zu- und Abgänge, jeweils in Punkten und in Währung:

• Für wie viele vergangene Monate die Werte im Detail angezeigt werden sollen, können Sie selbst einstellen. Klicken Sie einen dieser Monate an, gelangen Sie zum jeweiligen Monatsauszug.

• Die übrigen Werte werden nach Jahren aggregiert aufgeführt.

• Die Zeile „Gesamtsumme“ enthält die Zugänge und Abgänge aufsummiert über die gesamte Laufzeit des Panels.

Im Abschnitt „Saldo“ können Sie die Kontoführung des Prämiensystems überprüfen. Wie oben schon erwähnt, arbeitet das Prämiensystem mit doppelter Buchführung. Die folgenden beiden Werte werden unabhängig voneinander ermittelt und sollten identisch sein:

• Summe aus Zugängen und Abzügen: Diese Zeile enthält den oben im Abschnitt „Kontoauszug“ unter „Gesamtsumme“ aufgeführten Wert, jeweils in Punkten und in Währung. Er ergibt sich durch Aufsummieren aller Kontobewegungen auf den Bonuspunktekonten der Panelisten.

• Summe der Guthaben aller Panelisten: Dieser Wert wird ermittelt, indem der aktuelle Stand der Guthaben aller Panelisten aufsummiert wird.

Monatsauszug

Möchten Sie die Kontobewegungen innerhalb eines bestimmten Monats einsehen, klicken Sie im oben vorgestellten Überblick den gewünschten Monat an.

Im Abschnitt „Zugänge“ werden die im jeweiligen Monat vorgenommenen Zugänge nach Art aggregiert und jeweils mit Anzahl der Zugänge, Summe der zugewiesenen Punkte und dem entsprechenden Betrag in der Währung des Panels aufgeführt. Folgende Zugangsarten werden aufgelistet:

• Projekt: Im Kontext einer Umfrage zugewiesene Bonuspunkte. Die Zuteilung kann beispielsweise über einen Bonustrigger oder eine Endseite erfolgen.

• Registrierung: Bei der Registrierung zugewiesene Bonuspunkte.

• Zuweisung bei Freundschaftswerbung: Bonuspunkte, die als Belohnung für eine erfolgreiche Werbeaktion zugeteilt werden.

• Teilnahme an Forumsdiskussion: Bonuspunkte, die als Belohnung für Diskussionsteilnahme in einem Forum zugeteilt werden.

• Storno: Bonuspunkte, die den Panelisten wieder gut geschrieben werden, wenn ein Auszahlungswunsch storniert werden muss.

• Zuweisung von Bonuspunkten durch Moderator: Zuweisungen an einzelne Panelisten oder Gruppen, die manuell über die Adminoberfläche vorgenommen wurden.

• Sonstige Gratifikation: Zuweisungen aus Sonderprogrammierungen.

Im unteren Abschnitt „Abzüge“ werden alle im jeweiligen Monat vorgenommenen Abzüge nach Abzugsart aggregiert und jeweils mit Anzahl der Abzüge, Summe der abgezogenen Punkte und dem entsprechenden Betrag in der Währung des Panels aufgeführt. Folgende Abzugsarten werden aufgelistet:

• Prämien: Bonuspunkte, die gegen Prämien eingelöst wurden. Beachten Sie bitte: Die Bonuspunkte werden abgebucht, sobald die Panelisten die Prämienauszahlung beantragt haben - nicht erst wenn ein Moderator die Auszahlung ausbucht. Wird ein Auszahlungswunsch storniert, werden die Bonuspunkte wieder zurückgebucht, siehe oben Zeile „Storno“.

• Abzug von Bonuspunkten durch Moderator: Abzüge, die manuell über die Adminoberfläche vorgenommen wurden.

• Zurücksetzen von Punkten: Werden Panelistenkonten auf „Null“ zurückgesetzt, werden die entsprechenden Bonuspunkte in dieser Spalte gebucht.

• Sonstige Abzüge: Abzüge aus Sonderprogrammierungen.

Open

1. Bonuspunkte-Stand der Panelisten nach Panelstatus aufgesplittet

Die Registerkarte Auflistung nach Panelstatus zeigt die Verteilung der aktuell vergebenen Bonuspunkte nach Panelstatus.

1. Bonuspunkte-Stand der Panelisten nach Sprachversion aufgesplittet

Die Registerkarte Auflistung nach Sprachversion zeigt die Verteilung der aktuell vergebenen Bonuspunkte nach Sprachversion.

Kontostand der einzelnen Panelisten

Den Kontostand einzelner Panelisten können Sie von der Detailansicht aus über den Button Incentivierung bearbeiten öffnen. Die Panelisten selbst können ihren Kontostand einschließlich Kontobewegungen im persönlichen Bereich der Außenansicht einsehen.

Übersicht der Projekte

Bonuspunkte werden in der Regel durch die Teilnahme an Umfrageprojekten erworben. Meist erfolgt die Incentivierung bei Erreichen von Endseiten, sie kann aber auch an die Beantwortung bestimmter Fragen oder andere benutzerdefinierte Ereignisse geknüpft werden. Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Übersicht der Projekte wird über alle derartigen Zuweisungen Buch geführt.

Bonuszuweisungen nach Projekten

In der Übersichtstabelle finden Sie die folgenden Informationen:

• Projekte: Titel der Projekte.

• Projekttyp

• Projektstart und -ende

• Anzahl: Anzahl der entlohnten Teilnehmer.

• Letzte Punktezuweisung: Datum der letzten Zuweisung

• Bonuspunkte: Anzahl der vergebenen Bonuspunkte.

• In Währung: Der Wert der vergebenen Bonuspunkte in der Währung des Panels.

Mit einem Klick auf das Excel-Icon in der Spalte „Aktionen“ können Sie alle im jeweiligen Projekt erfolgten Zuweisungen herunterladen.

Bonuszuweisungen in Einzelprojekten nach Monaten

Wenn Sie einen Projektnamen anklicken, wird die Ausschüttung von Bonuspunkten innerhalb des Projekts nach Monaten unterteilt angezeigt.

Sie können der Tabelle die folgenden Informationen entnehmen:

• Monat: Alle Monate, in denen für das gewählte Projekt Zuweisungen stattgefunden haben.

• Anzahl: Anzahl der Zuweisungen.

• Bonuspunkte: Anzahl der im jeweiligen Monat vergebenen Bonuspunkte.

• In Währung: Der Wert der im jeweiligen Monat vergebenen Bonuspunkte in der Währung des Panels.

Übersicht der Werbeaktionen

Im Menü People → Incentivierung → Übersicht der Werbeaktionen finden Sie die Übersicht der Freundschaftswerbungsaktionen. Für jede Werbeaktion werden die teilnehmende Gruppe und der aktuelle Status aufgeführt. Wie üblich stehen einfache und erweiterte Suche zur Verfügung. Mit der erweiterten Suche können Sie beispielsweise Werbeaktionen identifizieren, die in einem bestimmten Zeitraum gestartet wurden.

Mit einem Klick auf den Ansicht-Button können Sie wie gewohnt Tabellenspalten aktivieren oder deaktivieren oder die Zeilenanzahl pro Seite verändern. Mittels der Excel-Export / CSV-Export-Buttons können Sie die Liste herunterladen. Über die Icons in der „Aktionen“-Spalte können Sie weitere Daten einsehen oder Aktionen auslösen:

• Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog.

• Werbeaktion kopieren: Erzeugt eine Kopie der Werbeaktion.

• Werbeaktionsstatistik: Öffnet eine Statistik zum Erfolg der Werbeaktion.

• Archivieren: Die Werbeaktion erhält den Status „archiviert“. Bitte beachten Sie, dass einmal archivierte Werbeaktionen nicht mehr reaktiviert werden können.

• Löschen: Die Werbeaktion wird entfernt.

Mittels der Drop-Down-Liste unter der Übersicht können Sie auch mehrere Werbeaktionen gleichzeitig bearbeiten:

• Löschen: Die ausgewählten Werbeaktionen werden entfernt.

• Status ändern zu aktiviert / beendet / archiviert: Der Status der ausgewählten Werbeaktionen wird geändert.

Übersicht der Auszahlungen

Die meisten Panel besitzen einen Mechanismus auf der persönlichen Homepage, über den der Panelist die Auszahlung von Bonuspunkten anstoßen kann, z.B. einen kleinen Shop oder ein Formular zum Tausch „Bonuspunkte gegen Gutscheine“. Je nach Auszahlungsart unterstützt EFS verschiedene Auszahlungsprozesse:

• Der Versand von Gutscheinen kann komplett über EFS abgewickelt werden. Falls erforderlich kann er auch automatisiert werden. Bitte nutzen Sie für die Prüfung und Abarbeitung von Auszahlungswünschen für Gutscheine das Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Gutscheinausgabe.

• Andere Auszahlungsarten erfordern üblicherweise externe Arbeitsschritte, wie beispielsweise den Versand von Prämien per Post. Die Funktionen des Menüs People → Incentivierung → Prämiensystem → Übersicht der Auszahlungen ermöglichen es Ihnen, die Auszahlungswünsche zu überprüfen und insbesondere den externen Prozessfortschritt festzuhalten.

  • Die Auszahlungswünsche werden im System vorgemerkt, so dass Sie sie vor der weiteren Bearbeitung überprüfen und beispielsweise problematische Anfragen stornieren können.

  • Auszahlungswünsche, die Sie geprüft haben, können Sie zur externen Weiterbearbeitung herunterladen.

  • Nach erfolgter externer Auszahlung können Sie den Abschluss des Prozesses in EFS vermerken.

Bei Bonuseinlösung Bestätigungsmail versenden

Der reibungslose, korrekte Ablauf von Incentivierungsprozessen ist für viele Panelbetreiber geschäftskritisch. Daher können Sie eine Bestätigungsmail einrichten, die jedes Mal zugestellt wird, wenn ein Panelist über die Website eine Prämie einlöst. So erfahren Sie frühzeitig von Auszahlungswünschen, können die Einlösungen zeitnah überprüfen und bearbeiten. Sie können diese Funktion auch nutzen, um den Panelisten selbst die Einlösung zu bestätigen.

1. Legen Sie zuerst eine Mailvorlage vom Typ „Standardmail“ an. Dabei können Sie folgende Mailplatzhalter verwenden:
   – Die Platzhalter für Teilnehmervariablen #u_000n#, die mit den Daten des jeweiligen Panelisten gefüllt werden.
   – Die Platzhalter für Stammdaten #m_000n# und #md_000n#.
   – Folgende nur speziell bei dieser Funktion verfügbare Platzhalter, die Informationen zur eingelösten Prämie enthalten: #item_title#: Titel der Prämie; #item_description#: Beschreibung; #item_description2#: Beschreibung 2; #item_category_title#: Titel der Prämienkategorie; #item_selected_amount#: Auszahlungswert; #item_vendor#: Hersteller.

2. Öffnen Sie im Website-Editor die Seite, über die der Einlösevorgang abgewickelt wird. Im Standardpanel ist dies die Seite „Redeem points“.

3. Stellen Sie im Seitenmodul „Prämienliste und -einlösung“ im Feld „Mailvorlage für Bestätigungsmail“ die gewünschte Vorlage ein.

4. Geben Sie im Feld darunter den gewünschten Empfänger an.
   – Optional können Sie mehrere Empfänger kommasepariert eingeben.
   – Wenn Sie möchten, dass auch die Panelisten eine Bestätigung erhalten, verwenden Sie den Platzhalter #u_email#, um die E-Mail-Adressen der Panelisten einzuspielen.

5. Bestätigen Sie mit Speichern.

Auszahlungswünsche einsehen

1. Aggregierte Übersicht

Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Übersicht der Auszahlungen können Sie die Auszahlungswünsche der Panelisten einsehen und bearbeiten.

In der Übersicht werden die Auszahlungswünsche nach Prämienart und Monat aggregiert aufgeführt.

• Prämienarten, bei denen noch Auszahlungswünsche offen sind (d.h. Status „vorgemerkt“ und „exportiert“), sind anklickbar: Mit einem Klick auf den Titel oder das Bearbeiten-Icon können Sie eine Liste der Auszahlungswünsche mit Status „vorgemerkt“ und „exportiert“ öffnen und abarbeiten.

• Prämienarten, bei denen keine Auszahlungswünsche mehr offen sind, sind nicht mehr anklickbar.

• Über den Button Detailansicht können Sie eine Liste aller existierenden Auszahlungswünsche öffnen, einschließlich der bereits abgearbeiteten. Siehe nächster Abschnitt.

Mit Hilfe der Suche können Sie die Liste nach Auszahlungsstatus, Prämienart und -kategorie, Buchungsdatum und Auszahlungsart einschränken.

1. Detailansicht

Klicken Sie den Button Detailansicht in der zusammenfassenden Ansicht an.

In der Detailansicht werden alle existierenden Auszahlungswünsche aufgeführt, einschließlich der bereits abgearbeiteten.

Mit Hilfe der erweiterten Suche können Sie einzelne Panelisten finden oder die Liste nach Auszahlungsstatus, Prämienart und -kategorie, Buchungsdatum und Auszahlungsart einschränken. Des Weiteren können Sie Daten gelöschter Panelisten einblenden lassen.

Mittels der Excel-Export- und CSV-Export-Buttons können Sie die angezeigten Inhalte herunterladen. Bitte beachten Sie: Sobald Sie die Daten herunterladen, wird der Status aller „vorgemerkten“ Datensätze zu „exportiert“ geändert. So können Sie Auszahlungswünsche, die bereits zur externen Weiterverarbeitung exportiert wurden, erkennen und doppeltes Exportieren und, noch wichtiger, doppeltes Auszahlen vermeiden.

1. Auszahlungsstatus im Detail

Die Auszahlungsstatus beschreiben, ob ein Auszahlungswunsch bereits bearbeitet wurde und mit welchem Ergebnis.

Auszahlungswünsche aus einem bestimmten Zeitraum abarbeiten

Um die Auszahlungswünsche effektiv zu bearbeiten, werden Sie üblicherweise nicht die einzelnen Wünsche nacheinander oder nach Prämienart geordnet abarbeiten. Stattdessen werden Sie alle Anfragen abarbeiten, die in einem vorgegebenen Zeitraum eingereicht wurden, anschließend möchten sie diese markieren und dann zur nächsten Gruppe übergehen. Die Auszahlungsverwaltung erlaubt es Ihnen, den Export der Daten und die Statusänderung in einem einzelnen Schritt durchzuführen. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie den Button Detailansicht an.

2. Nutzen Sie die Erweiterte Suche, um die Liste auf Auszahlungswünsche mit Status „vorgemerkt“ einzuschränken. Optional können Sie zusätzlich auf eine bestimmte Prämienart und einen bestimmten Zeitraum einschränken.

3. Die vorgemerkten (d.h. noch gar nicht bearbeiteten) Auszahlungswünsche aus dem gewählten Zeitraum werden aufgelistet.

4. Klicken Sie den Button Excel-Export bzw. CSV-Export an und speichern die heruntergeladene Datei. Durch den Export wird der Status aller „vorgemerkten“ Datensätze zu „exportiert“ geändert. So können Sie Auszahlungswünsche, die bereits zur externen Weiterverarbeitung exportiert wurden, erkennen und doppeltes Exportieren und, noch wichtiger, doppeltes Auszahlen vermeiden.

5. Sie können die Auszahlungswünsche nun außerhalb von EFS weiterverarbeiten, indem Sie beispielsweise Prämien an die Panelisten versenden: Alle notwendigen Daten dazu sind in der Exportdatei enthalten.

6. Um anschließend die Ergebnisse der externen Aktionen in EFS abzubilden, markieren Sie die abgearbeiteten Wünsche jeweils über die „Aktionen“-Checkbox, stellen in der Drop-Down-Liste ein, welche Aktion vorgenommen wurde („ausbuchen“ oder „stornieren“) und bestätigen mit Ausführen. Dementsprechend wird der Status in EFS zu „bezahlt“ oder „storniert“ geändert.

7. Wenn Sie das nächste Mal Auszahlungswünsche abarbeiten, können Sie leicht alle neu eingelaufenen Auszahlungswünsche erkennen: Diese haben den Status „vorgemerkt“, während die bereits bearbeiteten Auszahlungswünsche mindestens den Status „exportiert“ haben.

Auszahlungswünsche nach Prämienart abarbeiten

Alternativ können Sie Auszahlungen auch nach Prämienart abarbeiten: Wenn Sie in der aggregierten Übersicht den Titel einer Prämienart oder das Bearbeiten-Icon anklicken, wird ein Dialog geöffnet, der alle offenen Auszahlungswünsche der jeweiligen Prämienart für den gewählten Monat zeigt (d.h. alle Auszahlungswünsche mit Status „vorgemerkt“ und „exportiert“). Nachdem Sie die Auszahlungswünsche außerhalb von People weiterverarbeitet haben, können Sie wie oben beschrieben mittels „Aktionen“-Checkbox und Drop-Down-Liste das Ergebnis („ausbuchen“ oder „stornieren“) in EFS festhalten.

Gutscheinausgabe

Die Ausgabe angeforderter Gutscheine erfolgt im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Gutscheinausgabe (Ausnahme: Aktivierung von automatischem Versand).

• Wählen Sie die Panelisten aus, deren Gutscheine Sie ausgeben möchten.

• Achten Sie dabei darauf, dass die benötigten Gutscheine verfügbar sind: In der Spalte „Verfügbar“ wird die Anzahl aufgeführt.

• Über das Vorschau-Icon können Sie die Gutscheinmail einsehen.

• Bestätigen Sie mit Ausführen.

• Der Versand der E-Mails mit den Gutscheinen erfolgt automatisch. In der Detailansicht der Panelisten können Sie überprüfen, ob die E-Mail versendet wurde. Klicken Sie den Button Kontakte bearbeiten an und wechseln dann auf die Registerkarte Kontakte per Systemmail: Die gesuchte E-Mail ist im Abschnitt „Systemmails“ zu finden.

Automatisch Gutscheine versenden

Optional können Sie die Ausgabe der Gutscheine automatisch vom System durchführen lassen. Dieses Feature entlastet Sie und Ihre Kollegen, allerdings fällt dadurch auch die ständige menschliche Kontrolle der Gutschein-Anforderungen weg. Wägen Sie daher sorgsam ab, wie hoch bei Ihrem Panel das Missbrauchsrisiko ist. Falls Sie sich für Einsatz des Features entscheiden, testen Sie die Konfiguration vor Inbetriebnahme sehr sorgfältig und überprüfen Sie regelmäßig die Korrektheit der erfolgten Auszahlungen.

Zur Aktivierung des automatischen Versands klicken Sie beim Anlegen der Prämienart die Checkbox „Gutschein-Mail automatisch versenden“ an.

Gutscheincode-Listen verwalten

Verbrauch kontrollieren

• Bei der Auszahlung angeforderter Gutscheine im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Gutscheinausgabe finden Sie in der Spalte „Verfügbar“ die Anzahl noch verwendbarer Codes.

• Die oben beschriebene Übersicht im Dialog Gutscheincode-Listen verwalten führt für jede Liste die Gesamtmenge und die Anzahl der verbrauchten und nicht verbrauchten Gutscheine auf.

• In der Detailansicht einer Gutscheinliste (Gutscheincode-Listen verwalten → {Ausgewählte Liste}) wird für jeden einzelnen Gutschein der Verbrauchsstatus aufgeführt.

Gutscheincode-Liste auffüllen

Sie können die oben beschriebene Importfunktion nutzen, um Codes nachzufüllen.

Noch nicht verbrauchte Gutscheine löschen

Über die Detailansicht der Gutscheinlisten (Gutscheincode-Listen verwalten → {Ausgewählte Liste}) können Sie noch nicht verbrauchte Gutscheine löschen:

• Einen einzelnen unverbrauchten Gutschein einer Liste löschen: Markieren Sie den zu löschenden Gutschein. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste „Löschen“ ein und bestätigen mit Ausführen.

• Alle unverbrauchten Gutscheine einer Liste löschen: Wählen Sie in der Erweiterten Suche den Status „nicht verbraucht“ aus. Lösen Sie die Suche aus und markieren „alle gefundenen“. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste „Löschen“ ein und bestätigen mit Ausführen.

Noch nicht verwendete Gutscheincode-Liste löschen

Suchen Sie die gewünschte Liste im Menü Gutscheincode-Listen verwalten und betätigen den Löschen-Button.

Bonuspunkte-Übersicht

Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Bonuspunkte-Übersicht können Sie Panelisten ermitteln, deren Kontostand über einer vorgegebenen Mindestgrenze liegt. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Geben Sie im Feld „Mindestzahl Bonuspunkte“ die gewünschte Punktzahl ein. (Wenn Sie „0“ eingeben, werden alle Panelisten angezeigt.)

• Optional können Sie die Auswahl zusätzlich auf Panelisten mit einem bestimmten Panelstatus einschränken.

• Bestätigen Sie mit Suchen.

• Es wird eine Liste mit den Daten der gefundenen Panelisten ausgegeben, die neben Vorname, Name und E-Mail auch Pseudonym, Account, Andere ID, Panelstatus, die Bonuspunkte und deren Wert in Währung enthält.

Mittels der Excel-Export- und CSV-Export-Buttons können Sie die Liste herunterladen.

Transaktions-Übersicht

Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Transaktions-Übersicht können Sie alle in einem bestimmten Zeitraum durchgeführten Transaktionen einsehen.

• Dazu brauchen Sie lediglich den gewünschten Zeitraum zu definieren und mit Suchen zu bestätigen.

• Die Liste enthält detaillierte Angaben zu jeder Transaktion.

• Mittels der Excel-Export- und CSV-Export-Buttons können Sie die Liste herunterladen.

Panelwährung

People wird weltweit genutzt. Daher ist es wichtig, dass Sie als Panelbetreiber selbst entscheiden können, welche Währung im Incentivierungssystem angezeigt wird und welcher Umrechnungsfaktor Währung / Bonuspunkte verwendet wird. Öffnen Sie dazu das Menü Panel->Incentivierung->Prämiensystem-> Panelwährung. Darin können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Label für die Währung

• Umrechnungsfaktor (Währung / Bonuspunkte): Einzugeben ist die Anzahl der Währungseinheiten, die einem Bonuspunkt entsprechen. Der Umrechnungsfaktor wird zur Anzeige des Geldwertes von Bonuspunkten im Incentivierungsbereich verwendet.

Bonuspunkte-Log

Im Menü People → Incentivierung → Prämiensystem → Bonuspunkte-Log können Sie eine Liste der ausgetretenen bzw. gelöschten Panelisten inkl. deren noch nicht eingelösten Bonuspunkten herunterladen. Dies kann insbesondere dann nützlich sein, wenn sich Panelisten erst nach dem Austritt aus dem Panel beim Panelbetreiber melden und den Gegenwert ihrer Bonuspunkte ausgezahlt bekommen möchten: Da die Kontaktdaten der Panelisten bei Zuweisung des Status „gelöscht“ vollständig gelöscht werden, kann man über die Panelistenverwaltung im Nachhinein nicht mehr feststellen, ob und wie viele Bonuspunkte sie hatten. Über das Log ist es weiterhin möglich.

Verlosungen

Im Menü People → Incentivierung → Verlosungen finden Sie eine Übersicht, in der sämtliche in diesem Panel angelegten Verlosungen aufgeführt werden. Zu jeder Verlosung listet die Tabelle eine kurze Beschreibung, Erstellungsdatum, letzte Änderung, Status der Verlosung, Anzahl der Preise und teilnehmende Panelgruppe auf. Mit Hilfe der Ansicht-Funktion können Sie Spalten ein- oder ausblenden, zum Durchsuchen des Tabelleninhalts stehen die üblichen Suchfunktionen zur Verfügung.

Über Buttons und Icons können die folgenden Aktionen ausgelöst werden:

• Button Verlosung anlegen: Öffnet den Dialog zum Anlegen einer neuen Verlosung.

• Icon Verlosung bearbeiten: Öffnet den Dialog für die gewünschte Verlosung.

• Icon Archivieren: Wird eingeblendet, sobald die Gewinner ausgezahlt sind, und ermöglicht das Archivieren der Verlosung.

• Icon Verlosung löschen: Löst das Löschen der Verlosung aus.

Eigenschaften von Verlosungen

Verlosungsstatus

Der Verlosungsstatus gibt an, wie weit Sie mit der Durchführung einer Verlosung insgesamt und mit der Auszahlung der einzelnen Gewinne fortgeschritten sind. Dabei gibt der Gesamtstatus der Verlosung den höchsten bei den Einzelgewinnen erreichten Status wieder, d.h. der Gesamtstatus wechselt zu „Gewinner ausgezahlt“, sobald dem ersten Gewinner der Status „Gewinner ausgezahlt“ zugewiesen wurde.

Eine Verlosung durchführen

1. Verlosung anlegen

Um eine neue Verlosung anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie den Button Verlosung anlegen an.

2. Der Bearbeitungsdialog der neuen Verlosung wird geöffnet. Er beinhaltet eine Sequenz von Registerkarten, die der Reihe nach abgearbeitet werden müssen. Der Bearbeitungsstand wird durch Ampel-Icons angezeigt. Sie beginnen auf der Registerkarte 1. Teilnehmer auswählen, auf der alle wesentlichen Informationen über die Verlosung eingegeben werden.

3. Geben Sie in den Textfeldern „Titel der Verlosung“ und „Beschreibung“ die passenden Daten ein.

4. Wählen Sie die Gruppenkategorie und die teilnehmende Gruppe aus.

5. Bestätigen Sie mit dem Button Speichern.

6. Die neue Verlosung wird angelegt und die nächste Registerkarte 2. Preise wird automatisch geöffnet. Solange noch keine Preise definiert sind, hat die Verlosung den Status „angelegt“.

1. Preise definieren

Auf der Registerkarte Preise werden die Gewinne definiert. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Geben Sie Namen, Anzahl und Stückpreis des ersten Preises ein.

2. Bestätigen Sie mit Speichern.

3. EFS errechnet automatisch die Kosten für den ersten Preis und die Gesamtkosten der Verlosung.

4. Möchten Sie einen weiteren Preis definieren, klicken Sie den Button Zeile hinzufügen an.

5. Ergänzen Sie die Daten und Speichern erneut.

6. Sie können nach Bedarf weitere Zeilen hinzufügen. Sind Zeilen überflüssig, aktivieren Sie die Checkbox „Löschen“ und Speichern anschließend.

1. Verlosung durchführen

Auf der Registerkarte 3. Verlosung wird die eigentliche Verlosung durchgeführt.

• Unter der Übersicht finden Sie die Teilnehmeranzahl.

• Die Gewinnchancen der Teilnehmer für die einzelnen Preise und insgesamt werden angezeigt.

• Das Ampel-Icon in der Info-Spalte zeigt an, ob genügend Teilnehmer vorhanden sind, um alle Preise zuzuteilen. Die Zuteilung erfolgt eindeutig, d.h. ein Teilnehmer kann nur einen Preis erhalten.

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Überprüfen Sie alle Angaben sorgfältig, da Sie nach Ermittlung der Gewinne die Verlosung nicht weiter bearbeiten können.

2. Wenn die Bearbeitung wirklich abgeschlossen ist, lösen Sie mit einem Klick auf den Button Gewinner ermitteln die eigentliche Verlosung aus.

3. Nun werden die Gewinner automatisch gezogen. Anschließend wechselt der Status der Verlosung von „Preise definiert“ zu „Gewinner gezogen“ und die nächste Registerkarte 4. Gewinner wird automatisch geöffnet.

1. Gewinner auszahlen

Im letzten Schritt organisieren Sie von der Registerkarte 4. Gewinner aus die Auszahlung:

• Die Registerkarte enthält eine Übersicht aller Gewinner mit Namen, E-Mail-Adressen und zugeteiltem Preis. (Zum Einsehen der E-Mail-Adressen ist Leserecht auf „panel_email_gratification“ erforderlich.)

• Mit Hilfe der Suchfunktionen können Sie einzelne oder mehrere Gewinner auswählen.

• Mittels der „Aktionen“-Checkboxen und der Drop-Down-Liste können Sie Gewinner benachrichtigen oder ihren Status ändern (s.u.).

• Mittels des Excel-Export bzw. CSV-Export-Buttons können Sie eine Liste der aktuell angezeigten Gewinner beispielsweise für die externe Weiterverarbeitung exportieren (s. u.).

Gewinner benachrichtigen

Wenn Sie einen oder mehrere Gewinner auswählen und die Aktion „E-Mail senden“ anwenden, öffnet sich das Standard-Mailformular. Sie können darin eine spezielle Benachrichtigung verfassen oder auf Mailvorlagen vom Typ „Gewinnermail“ zurückgreifen. Die folgenden Platzhalter können verwendet werden:

• Teilnehmerdaten, Stammdaten und panelspezifische Platzhalter speziell für den Mailversand.

• #prize_draw#: Titel der Verlosung

• #prize#: Preis

Sobald Sie einen Gewinner angeschrieben haben, ändert sich dessen Status automatisch auf „Gewinner benachrichtigt“.

Status der Gewinner zu „benachrichtigt“ oder „ausgezahlt“ ändern

Sie können den Status der Gewinner manuell verändern, beispielsweise um eine postalisch erfolgte Benachrichtigung oder eine außerhalb von EFS Panel durchgeführte Auszahlung festzuhalten. Dazu suchen Sie die gewünschten Gewinner in der Übersicht, aktivieren die „Aktionen“-Checkbox, wählen dann „Status auf benachrichtigt setzen“ / „Status auf ausgezahlt setzten“ und bestätigen mit Ausführen.

Daten der Gewinner exportieren

Mit einem Klick auf den Button Excel-Export bzw. CSV-Export können Sie eine Datei exportieren, die neben den Kontaktdaten der aktuell angezeigten Gewinner (Vorname, Name, E-Mail) den jeweils zugeteilten Preis und den Status der Zuteilung enthält. (Zum Exportieren der E-Mail-Adressen ist Leserecht auf panel_email_gratification erforderlich.)

Verlosungen archivieren

Mit einem Klick auf das Icon Archivieren können Sie eine Verlosung archivieren. Sie kann dann nur noch eingesehen, aber nicht bearbeitet werden. Zur Reaktivierung dient das Icon Reaktivieren.

Werbeaktionen

Sie können Werbeaktionen nach dem Prinzip „Leser werben Leser“ durchführen. Dabei werden in einem von Ihnen definierten Zeitraum alle Panelisten oder ausgewählte Gruppen aufgefordert, andere möglicherweise am Panel interessierte Personen einzuladen. Zur Unterstützung wird im persönlichen Bereich der Panel-Site eine vorgefertigte Einladungsmail zur Verfügung gestellt, die von den Panelisten mit persönlichen Anmerkungen ergänzt und versendet werden kann. Für jede erfolgreiche Werbung - d.h. für Personen, die sich registriert und die Stammdatenbefragung vollständig absolviert haben (ab EFS 9.0: Dispositionscode 31, 32) - erhalten die Panelisten eine Belohnung. Die Neuzugänge, die über eine Werbeaktion in das Panel gelangen, sind im System leicht erkennbar, da ihnen ein gesonderter Eintrittsweg zugewiesen wird.

Übersicht der Werbeaktionen

Im Menü People → Incentivierung → Werbeaktionen finden Sie die Übersicht der Freundschaftswerbungsaktionen. Für jede Werbeaktion werden die teilnehmende Gruppe und der aktuelle Status aufgeführt. Wie üblich stehen einfache und erweiterte Suche zur Verfügung. Mit der erweiterten Suche können Sie beispielsweise Werbeaktionen identifizieren, die in einem bestimmten Zeitraum gestartet wurden. Mit einem Klick auf den Ansicht-Button können Sie wie gewohnt Tabellenspalten aktivieren oder deaktivieren oder die Zeilenanzahl pro Seite verändern. Mittels der Excel-Export / CSV-Export-Buttons können Sie die Liste herunterladen.

Über die Icons in der „Aktionen“-Spalte können Sie weitere Daten einsehen oder Aktionen auslösen:

• Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog.

• Werbeaktion kopieren: Erzeugt eine Kopie der Werbeaktion.

• Werbeaktionsstatistik: Öffnet eine Statistik zum Erfolg der Werbeaktion.

• Archivieren: Die Werbeaktion erhält den Status „archiviert“. Bitte beachten Sie, dass einmal archivierte Werbeaktionen nicht mehr reaktiviert werden können.

• Löschen: Die Werbeaktion wird entfernt.

Mittels der Drop-Down-Liste unter der Übersicht können Sie auch mehrere Werbeaktionen gleichzeitig bearbeiten:

• Löschen: Die ausgewählten Werbeaktionen werden entfernt.

• Status ändern zu aktiviert / beendet / archiviert: Der Status der ausgewählten Werbeaktionen wird geändert.

Eigenschaften von Werbeaktionen

1. Eigenschaften

Die Tabelle führt alle Eigenschaften von Werbeaktionen auf.

1. Bearbeitungsstatus

Der Bearbeitungsstatus gibt an, wie weit Sie mit der Bearbeitung der jeweiligen Werbeaktion fortgeschritten sind. Die folgenden Bearbeitungsstatus werden verwendet:

Eine Werbeaktion erstellen

Mailvorlage erstellen

Legen Sie im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen eine Mailvorlage für die neue Werbeaktion an. Weisen Sie der Vorlage den Typ „Freundschaftswerbungsmail“ zu.

Beachten Sie dabei:

• Als Absender kann eine der unter Mailvorlagen → Mailabsender definierten Adressen ausgewählt werden.

• Betreff:

  • In einem Standardpanel im Auslieferungszustand können die Panelisten beim Vervollständigen und Versenden der Mail den Betreff nicht sehen. Die Empfänger sehen ihn jedoch im Betreff der empfangenen Mail.

  • Wählen Sie einen sachlichen, selbsterklärenden Titel und halten Sie ihn frei von Werbeslogans wie „Jetzt Geld verdienen“. Sie müssen davon ausgehen, dass die Werbeaktion eventuell missbraucht wird oder gänzlich unbeteiligte und uninteressierte Empfänger Ihre Freundschaftswerbungsmail erhalten, die sie als Spam empfinden.

• Text:

  • Die Panelisten sehen den von Ihnen vorgegebenen Text in dem Formular, über das sie die Mail vervollständigen und versenden.

  • Der Text der E-Mail muss notwendig einen Link zur Panel-Site enthalten, damit der potentielle Panelist den Weg zum Panel findet. Diesen Link erzeugen Sie durch Einfügen des Platzhalters #url#, der beim Versand der Werbemail durch einen Link mit automatisch generiertem Registrierungskey ersetzt wird.

  • Des Weiteren ist zu empfehlen, mit Platzhaltern den Namen und die E-Mail-Adresse des werbenden Panelisten einzufügen. So hat der Empfänger die Möglichkeit, Herkunft und Seriosität der E-Mail zu überprüfen.

  • Bieten Sie auch eine Kontaktadresse für Beschwerden an, um schwarze Schafe in Ihrem Panelistenbestand zu enttarnen und zu entfernen.

  • Das Formular, über das die Panelisten die Werbung ausführen, enthält beim Standardpanel zwei Felder für persönliche Mitteilungen. Um die Eingaben der Panelisten in diesen Feldern in die Mailvorlage einzufügen, verwenden Sie die Platzhalter #promotion_header# und #promotion_footer#.

Freundschaftswerbungsformular gestalten

Beachten Sie insbesondere: Das Formular auf der Website, über das die Panelisten die Werbung ausführen, enthält bei einem Standardpanel zwei Felder für persönliche Mitteilungen. Mit den Platzhaltern #promotion_header# und #promotion_footer# werden diese Texte in die Mails integriert, s.o. Möchten Sie nur eine oder gar keine persönlichen Eingaben zulassen, entfernen Sie bitte die Eingabefelder aus dem verantwortlichen Template „func_tell_a_friend“.

Werbeaktion anlegen und aktivieren

1. Wechseln Sie zurück in das Menü People → Incentivierung → Werbeaktionen.

2. Mit einem Klick auf den Button Werbeaktion anlegen öffnen Sie das Formular zum Anlegen einer neuen Werbeaktion.

3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

4. Klicken Sie anschließend auf den Button Speichern.

5. Die Werbeaktion wird nun angelegt, und ist in der Überblickstabelle unter People → Incentivierung → Werbeaktionen zu finden. Sie hat den Status „Angelegt“. Zum Starten der Aktion muss der Status auf „Aktiviert“ geändert werden.

Werbeaktion bearbeiten

Wenn Sie den Namen einer Werbeaktion in der Überblickstabelle anklicken, werden Sie automatisch zur Eingabemaske „Werbeaktion bearbeiten“ geleitet. Diese Seite entspricht weitgehend der Eingabemaske, mit der Sie die Werbeaktion erstellt haben. Hinzugekommen ist das Feld „Status“.

Sie können die Einträge nach Wunsch bearbeiten und anschließend mit einem Klick auf den Speichern-Button die Änderungen übernehmen.

Kandidaten einer Werbeaktion einem Eintrittsweg zuweisen

Beim Anlegen einer neuen Werbeaktion wird automatisch auch ein spezieller Eintrittsweg desselben Namens angelegt, um die geworbenen Kandidaten zusammenzufassen und so beispielsweise für die spätere Gruppenbildung verfügbar zu haben.

• Sie finden diesen Eintrittsweg wie gewohnt im Menü People → Panelkonfiguration → Eintrittswege.

• Wenn Sie die in einer bestimmten Werbeaktion geworbenen Panelisten später in einer Gruppe zusammenfassen möchten, ist zu empfehlen, dass Sie den automatisch angelegten Eintrittsweg wirklich nur für diese Werbeaktion verwenden.

• Beachten Sie bitte, dass bei Einladungen im Rahmen von Werbeaktionen besondere Werbeaktionen-Parameter verwendet werden müssen. Sie werden mit dem Platzhalter #url# eingefügt. Man benutzt nicht die normalen, jeweils einem Eintrittsweg zugeordneten Registrierungskeys.

Erfolg der Werbeaktion kontrollieren

Die Werbeaktionsstatistik - zugänglich über das gleichnamige Icon in der Übersicht der Werbeaktionen - beinhaltet folgende Informationen:

• Detaildaten, die den Erfolg der Werbeaktion beschreiben.

• Eine Liste aller teilnehmenden Werber mit einem Überblick über deren persönliche Werbeergebnisse.

Folgende Daten können heruntergeladen werden:

• Liste der Werbeversuche: Diese Liste enthält alle Werbeversuche, mit Namen des Werbers, E-Mail-Adresse des Geworbenen und - falls die Werbung erfolgreich war - Registrierungsdatum und Status der Stammdatenbefragung.

• Liste der Eingeladenen: Diese Liste enthält eine Liste aller Personen, die angeschrieben wurden aber bisher noch nicht reagiert, d.h. nicht mindestens das Registrierungsformular ausgefüllt haben. Auch der Einladungscode aus der Werbe-Mail ist enthalten.