Bibliotheken

Sie erstellen wiederverwendbare Inhalte wie Umfragen, Mediendateien und Mail-Vorlagen. Auch die Skalenbibliothek finden Sie hier. Außerdem bietet die Umfragebibliothek Zugang zu Musterfragebögen.

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Medienbibliothek

Jedes Projekt besitzt eine eigene Medienbibliothek, die Sie sowohl im Fragebogen-Editor unter dem Menüpunkt Medienbibliothek als auch im Layout-Menü unter Medienbibliothek finden. Die Medienbibliothek ermöglicht das Hochladen von Multimedia-Elementen wie Bilder, Sounds oder Filmen von Ihrer Festplatte oder aus Ihrem Netzwerk in das Projektverzeichnis auf den EFS-Servern und die Integration in Ihren Fragebogen. Sie betreten die Medienbibliothek auf dem Tab Aktuelles Projekt.

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Die Tivian-Bibliothek, die projektspezifische Medienbibliothek (Aktuelles Projekt) und die optional verfügbare installationsweite Bibliothek (Gemeinsame Bibliothek) werden auf Registerkarten hintereinander angeordnet. Die Tivian-Bibliothek bietet Zugriff auf fertiges, von Tivian gratis zur Verfügung gestelltes Bildmaterial. Dazu gehört u.a. ein umfangreiches Repertoire an Icons und anderen Bildern für die neuen Fragetypen. Die Tivian-Dateien sind read-only: Wenn Sie Inhalte verwenden, werden diese effektiv und ressourcenschonend verlinkt und nicht in das Projekt kopiert.

Multimedia-Dateien verwalten

Zwecks Hochladens einer Datei klicken Sie den Button Datei hochladen an. Danach unternehmen Sie die folgenden Schritt:

• Sie suchen die Datei auf Ihrer Festplatte mithilfe der Durchsuchen-Funktion.

• Falls es sich um eine Zip-Datei handelt, können Sie diese entpacken und dabei automatisch Unterverzeichnisse erstellen lassen. Zu diesem Zweck haken Sie die Option "Zip-Datei soll entpackt werden" an.

• Optional können Sie einen Platzhalter definieren. Dafür können Sie die Zeichen a-z, A-Z und 0-9 verwenden. Der Platzhalter muss von zwei Rauten (#) umschlossen sein.

• Wenn Sie Dateien in der Medienbibliothek mit einer aktualisierten Version überschreiben möchten, aktivieren Sie beim Hochladen die neue Checkbox "Dateien überschreiben".

• Sie bestätigen mit Hochladen.

Sobald Sie über eine Zeile scrollen oder eine Checkbox aktivieren, werden die folgenden Icons angezeigt:

• Info: In einem Popup-Fenster wird das Img-Tag angezeigt, über das eine Datei im Fragebogen eingebunden werden kann, mit jeweils absolutem und relativem Pfad. Außerdem wird der absolute Pfad separat ausgegeben, damit man ihn leicht per Copy&Paste übernehmen kann.

• Datei bearbeiten: Öffnet eine Eingabemaske, in der Sie Dateiname und Beschreibung ändern können.

• Datei verschieben: Öffnet eine Drop-Down-Liste, in der Sie eine andere Kategorie für die Datei wählen können.

• Löschen

Mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten

Mit Hilfe der Icons über der Dateiliste können Sie mehrere oder alle Dateien herunterladen, verschieben oder löschen. Aktivieren Sie einfach die gewünschten Dateien und klicken dann das passende Icon an.

Kategorien zum Ordnen der Dateien einsetzen

Sie können in der Medienbibliothek, d.h. im projektspezifischen Verzeichnis /images, Kategorien anlegen, die für eine Verbesserung der Übersicht sorgen.

Neue Kategorie anlegen

• Klicken Sie die Kategorie an, unter der die neue Kategorie angelegt werden soll.

• Klicken Sie das Icon Kategorie anlegen an.

• Geben Sie den Namen an.

• Bestätigen Sie mit OK.

Kategorie umbenennen

• Klicken Sie die Kategorie an, der umbenannt werden soll.

• Wählen Sie das Icon Kategorie umbenennen.

• Geben Sie den neuen Namen ein.

• Bestätigen Sie mit OK.

Kategorie löschen

• Wählen Sie den Kategorie an, der gelöscht werden soll.

• Klicken Sie das Icon Kategorie löschen an.

• Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Dateien aus der Medienbibliothek herunterladen

Einzelne oder mehrere Dateien können heruntergeladen werden. Zu diesem Zweck enthalten die Registerkarten Aktuelles Projekt und Gemeinsame Bibliothek auf allen Ebenen der Kategoriestruktur das Icon Herunterladen. Wählen Sie die gewünschten Dateien aus und klicken dieses Icon an, so wird eine Zip-Datei heruntergeladen, die den Inhalt des aktuellen Ordners einschließlich der Unterordner enthält. Sie können diese Datei lokal auf dem PC speichern, öffnen und die Bilder einsehen oder bearbeiten.

Bilder schützen

Kunden, die insbesondere Produkt- und Cover-Tests durchführen, äußern häufig den Wunsch, ihre Inhalte besser gegen unbefugtes Kopieren und Screenshotten zu schützen. EFS beinhaltet eine Bildschutz-Funktion, die das Abspeichern oder Screenshotten von Abbildungen erheblich erschwert.

• Die Teilnehmer sehen im Fragebogen nur Umriss und Konturen des geschützten Bildes und eine Anleitung zum Einblenden.

• Drücken die Teilnehmer die angegebene Tastenkombination, so wird das Bild eingeblendet. (Man muss die Leertaste gedrückt halten und mit der linken Maustaste das Bild anklicken.)

Umfragebibliothek

Ein Satz international nutzbarer, englischer Umfragen steht in der Umfragebibliothek zur Verfügung. Die Musterumfragen werden im Menü Bibliotheken → Umfragebibliothek aufgeführt. Die Benutzeroberfläche des Menüs ist analog zur Medienbibliothek gestaltet. Innerhalb der Bibliothek sind die Musterfragebögen nur lesbar.

• Möchten Sie eine Umfrage aus der Bibliothek als Grundlage für ein eigenes Projekt verwenden, klicken Sie auf den Split-Button + Neues Projekt, wenn Sie ein neues Projekt anlegen, und wählen Umfragebibliothek. Im Feld „Projektvorlage“ können Sie über das Lupen-Icon die gewünschte Umfrage aus der Bibliothek auswählen. Alle anderen Felder werden wie gewohnt ausgefüllt. Sobald die Umfrage angelegt ist, können Sie den Fragebogen nach Belieben anpassen.

Mailvorlagen

Üblicherweise wird beim Verfassen von E-Mails auf bereits bestehende Mailvorlagen zurückgegriffen, die im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen zentral erstellt, bearbeitet und verwaltet werden. In der Drop-Down-Liste „Mailvorlage“ des Mailformulars können Sie eine derartige Vorlage auswählen und mit einem Klick auf Mailvorlage anwenden hochladen.

Alternativ können Sie auch eine neue Vorlage erstellen. Dazu klicken Sie den Link Mailvorlagen verwalten an. In einem Popup-Fenster öffnet sich das Menü Bibliotheken→ Mailvorlagen, in dem Sie die gewünschte neue Vorlage anlegen können.

Neue E-Mail-Vorlage anlegen

Um eine neue Vorlage zu anzulegen, klicken Sie zunächst auf den Split-Button + Neue Vorlage und wählen die gewünschte Option aus. Für die Panel-Website, für Survey-Projekt und Portals verfügen Sie über verschiedene Vorlage-Typen. Je nachdem, ob Sie also für die Panel-Website, ein Survey-Projekt oder Portals eine Vorlage anlegen wollen, ändern sich auch die verfügbaren Vorlage-Typen.

Neben der Auswahl eines E-Mail-Vorlage-Typen legen Sie eine Sprachversion fest und verfassen im Frei-Textfeld eine kurze Beschreibung und entscheiden sich für eine Zustellungsart. Folgende Arten stehen zur Auswahl:

• E-Mail

• SMS

• E-Mail und SMS

Erweitere Maileinstellungen

Der Bereich „Erweiterte Maileinstellungen“ innerhalb einer Mailvorlage beinhaltet verschiedene Sonderfunktionen und ist standardmäßig eingeklappt. Für die Nutzung dieser Einstellungen klicken Sie auf die Pfeilspitze in der Zeile „Erweiterte Einstellungen“.

Zeichensatz

Der Zeichensatz für E-Mails wird gesondert eingestellt und kann je nach Anforderungen von der Einstellung des Zeichensatzes für das Gesamtprojekt abweichen. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie bei einem Projekt

• das in UTF-8 durchgeführt wird, nicht sicher sein können, dass die Mailprogramme der meisten Probanden diesen Zeichensatz verarbeiten können. Die meisten modernen Mailprogramme können UTF-8 korrekt ausgeben, besonders bei internetbasierten Mailprogrammen kann es aber noch zu Komplikationen kommen.

• das in einem anderen Zeichensatz als UTF-8 oder verschiedenen Zeichensätzen durchgeführt wird, für die E-Mails zur Darstellung von besonderen Schriftzeichen UTF-8 oder einen anderen abweichenden Zeichensatz verwenden möchten.

Standardmäßig ist beim Mailformular der Zeichensatz ISO-8859-1 voreingestellt.

Konvertierungsprobleme bei windowsspezifischen Zeichen

Wenn Sie Texte aus einem Microsoft-Programm wie MS Word oder Excel per Copy & Paste in ein E-Mail-Formular kopieren, das in einem anderen Zeichensatz als UTF-8 codiert ist, kann es zu den Konvertierungsproblemen kommen: Enthält der Text windowsspezifische Zeichen, die im Zeichensatz des Mailformulars nicht vorkommen, so müssen diese konvertiert werden.

EFS Survey ist zwar in der Lage, viele in mitteleuropäischen Sprachen gebräuchliche windowsspezifische Zeichen korrekt zu konvertieren, eine Kontrolle der Konvertierung ist jedoch trotzdem erforderlich. Zeichen, für die es effektiv keine Entsprechung gibt, werden vollständig aus dem Mailtext entfernt, da sie nicht sinnvoll konvertiert werden können (beispielsweise können in einem mit ISO-8859-1 codierten Mailformular keine chinesischen Schriftzeichen ausgegeben werden). Daher wird in der Mailvorschau eine Warnmeldung eingeblendet, die Sie zur Kontrolle auffordert, sobald Sie eine Mail mit konvertierten oder nicht darstellbaren Zeichen öffnen.

Reply-To

Die Angabe „Reply-To“ in einer E-Mail gibt an, wohin der Empfänger eventuelle Antworten schicken soll. Sinnvoll kann eine unterschiedliche Angabe beispielsweise bei Befragungen sein, die Sie im Auftrag von Dritten durchführen. Als Absender können Sie dann die Adresse Ihres Kunden eintragen: Diese wird dem Empfänger angezeigt und erhöht eventuell die Antwortbereitschaft. Die Antwortmail wird jedoch per „Reply-To“ an Sie als Befragungsleiter gesendet.

Des Weiteren werden Serverbenachrichtigungen, dass eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, ebenfalls an die „Reply-To“-Adresse gesendet. Eingestellt wird die „Reply-To“-Adresse in der gleichnamigen Zeile mittels einer Drop-down-Liste.

• Leserecht für „mail_reply“ ist erforderlich, um dieses Feld und die in den folgenden Absätzen erläuterten Optionen „Return-Path“ und „Lesebestätigung“ sehen und nutzen zu können.

• Standardmäßig vorbelegt ist „Reply-To = From“, d.h. es wird die Adresse des Absenders verwendet.

• Füllen Sie ohne Leserecht für „mail_reply“ ein Mailformular aus, d.h. ohne die „Reply-To“ bzw. „Return-Path“-Optionen sehen zu können, wird die Default-Vorbelegung „Reply-To = From“ verwendet. „Lesebestätigung“ ist standardmäßig deaktiviert. Verfügen Sie nicht über Leserecht und benutzen eine Mailvorlage, in der für „Reply-To“, „Return-Path“ oder „Lesebestätigung“ Werte gesetzt sind, so werden die Werte aus der Mailvorlage verwendet.

• Zusätzlich stehen die gleichen Adressen zur Auswahl wie im Feld „Absender“. Ändern können Sie die Absenderadressen im Menü Mailvorlagen → Mailabsender.

Return-Path

An die im Feld „Return-Path“ eingestellte Adresse werden Fehlermeldungen und sonstige Übertragungsfehler (z.B. „bounce messages“) gesendet. Wird keine Adresse eingestellt, so werden diese Meldungen an den Absender weitergeleitet.

Der Zugriff auf die „Return-Path“-Option wird über das Recht mail_reply gesteuert, siehe oben. Standardmäßig vorbelegt ist „Return-Path = From“, d.h. es wird die Adresse des Absenders verwendet. Leserecht vorausgesetzt, stehen in der Drop-down-Liste die gleichen Adressen zur Verfügung wie im Feld „Absender“.

X-Priority (Wichtigkeit)

Mit dieser Angabe können Sie der E-Mail einen Status geben. Die gängigen Mail-Clients können diese Information nutzen, um Ihre E-Mail den Einstellungen des Empfängers hervorzuheben oder zu ordnen. Es sind fünf Status möglich, wobei die 1 für die niedrigste Bedeutung und die 5 für die höchste Priorität verwendet werden.

Sensitivity

Für Empfänger, die Outlook verwenden, können Sie die Sensitivity der Nachricht einstellen.

Lesebestätigung

Die gängigen Mail-Clients unterstützen das Versenden von automatischen Lesebestätigungen. Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, wird automatisch eine Nachricht an den von Ihnen ausgewählten Empfänger (Absender oder Reply-To) verschickt. Da dies automatisch geschieht, bedeutet eine solche Lesebestätigung selbstverständlich nicht, dass der Empfänger Ihre E-Mail auch wirklich gelesen oder gar verstanden hat. Sie besagt lediglich, dass die Nachricht im Mailprogramm des Empfängers dargestellt wurde. Auch ist es nicht zwingend, dass ein Mail-Client eine Lesebestätigung verschickt. Der Empfänger kann diese Option auch deaktiviert haben oder sich bewusst
gegen das Verschicken einer Lesebestätigung auf diese Mail entschieden haben. Dennoch hat er die Mail eventuell gelesen. Ebenso kann es vor allem bei Empfängern in größeren Firmen sein, dass die Header-Zeile von einem Mailfilter entfernt wurde.

Der Zugriff auf die Option „Lesebestätigung“ wird über das oben bei „Reply-To“ beschriebene Recht mail_reply gesteuert.

Kopie dieser Mail an Absender schicken (ohne Platzhalterersetzungen)

Ist die Checkbox aktiviert, dann wird eine Kopie der E-Mail an den Absender geschickt. Diese Kopie wird als erste E-Mail des Vorgangs verschickt. Eventuell vorhandene Platzhalter werden nicht ersetzt, da der Absender (Administrator) üblicherweise nicht Umfrageteilnehmer ist.

Kopien aller Mails an zusätzlichen Mailempfänger weiterleiten

Sie können beispielsweise im Rahmen von Tests Kopien sämtlicher Mails, die in einem Versandprozess verschickt werden, an einen zusätzlichen Mailempfänger weiterleiten lassen. Dabei werden die Platzhalter ersetzt, der zusätzliche Mailempfänger sieht die Mails genau so wie die eigentlichen Empfänger. Dazu tragen Sie die E-Mail-Adresse des zusätzlichen Empfängers im Feld „Zusätzlicher Mailempfänger (CC)“ oder, wenn die Adresse für andere Empfänger nicht sichtbar sein soll, im Feld „Zusätzlicher versteckter Mailempfänger (BCC)“ ein.

• Leserecht für mail_cc ist erforderlich, um die CC- und BCC-Optionen sehen und nutzen zu können.

• Standardmäßig sind die Felder leer.

• Füllen Sie ohne Leserecht für „mail_cc“ ein Mailformular aus, d.h. ohne die CC- und BCC-Optionen sehen zu können, sind die Felder leer d.h. die Mails werden nicht an zusätzliche Empfänger weitergeleitet. Verfügen Sie nicht über Leserecht und benutzen eine Mailvorlage, in der für CC oder BCC Werte gesetzt sind, so werden die Werte aus der Mailvorlage verwendet.

Basis-URL

Über diese kann gesteuert werden, wie Platzhalter mit URL-Bestandteilen (z.B. #url#, #code_complete#) gefüllt werden sollen.

• Das Protokoll (http, https) bzw. die Domain, die in der E-Mail angezeigt werden sollen, können explizit definiert werden.

• Mit den Optionen „Protokoll / Domain aus aktueller URL verwenden“ können Sie die Ersetzung von dem Protokoll bzw. der Domain abhängig machen, mit dem der Benutzer, der die Mailaktion auslöst, den Adminbereich nutzt.

• Platzhalter, die per definitionem ein bestimmtes Protokoll erzwingen, wie z.B. #code_complete_http#, sind von der gewählten Einstellung nicht betroffen.

Mehrere Domains stehen in diesem Feld nur zur Auswahl, wenn tatsächlich mehrere Domains für die Installation verwendet werden. Andernfalls wird automatisch die aktuelle Domain genutzt.

Realnamen des Empfängers in der E-Mail-Adresse verwenden

Es ist optional möglich, in der Empfängeradresse zusätzlich zur E-Mail-Adresse auch den Realnamen anzugeben. Dies gibt u. a. Bonuspunkte bei Spamerkennungs-Software. Aktiviert wird diese Funktion über die Checkbox im Feld „Personalisierter Versand“. Der Realname wird zusammengesetzt aus dem Inhalt der Felder „Vorname“ und „Name“ in der Teilnehmerverwaltung. Dies ist natürlich nur möglich, wenn diese Felder tatsächlich mit Inhalt gefüllt wurden.

Vordefinierter Mailabsender

In der Drop-Down-Liste in der Zeile „Mailabsender“ wählen Sie die Absenderadresse aus. Standardmäßig eingestellt ist die E-Mail-Adresse des eingeloggten Benutzers. Zusätzlich stehen Adressen zur Auswahl, die im Menü Mailvorlagen → Mailabsender angelegt wurden und auf die Sie Zugriffsrecht haben. Die E-Mail-Adresse, die Sie hier auswählen, gilt ebenfalls als Return- und Bounce-Adresse, sofern folgende Definitionen zutreffen:

• Reply-To: Reply-To = From

• Return-Path: Return Path = From

Dynamischer Mailabsender

Sie können E-Mail-Adresse und Name des Mail-Absenders auch dynamisch auswählen, indem Sie die Felder „Dynamischer Mailabsender“ und „Name des Absenders“ ausfüllen. Hierfür können Sie Platzhalter und if-Bedingungen wie im Mailtext in den Textfeldern verwenden. Wählen Sie zusätzlich einen vordefinierten Absender aus der Drop-Down-Liste „Mailabsender“ als Fallback aus.

Dynamische Mailabsender überschreiben grundsätzlich vordefinierte Mail-absender aus der Drop-Down-Liste. Wenn die Reply-to-Adresse bzw. die Return-Path-Adresse die gleiche ist wie die des vordefinierten Mailabsenders, wird auch dort der dynamische Mailabsender eingetragen.

• Diese Funktion kann auch in Mailvorlagen verwendet werden, nicht aber in Mailtriggern, da dort bereits eine ähnliche Funktion zur Verfügung steht.

Senden AN

Nur bei EFS People-Installationen: Im Menü People → Kontakte → E-Mail versenden finden Sie eine Mailversandfunktion, die das gezielte Kontaktieren von einzelnen Adressaten ermöglicht. Während in allen anderen Aktionsbereichen, in denen E-Mails versendet werden, der Adressatenkreis vorab feststeht (z.B. eine über den Dispositionscode identifizierte Teilnehmergruppe oder die Stichprobe eines Panels), können mit der Mailversandfunktion in diesem Menü einzelne Adressaten angeschrieben werden, deren Daten gar nicht im EFS Panel-System vorliegen. Die Adresse wird im Feld „An“ eingegeben.

Betreff (Subject)

Im Feld „Betreff“ geben Sie den Titel (Subject) Ihrer E-Mail ein. Dabei können Platzhalter verwendet werden.

• Mailsubjects sollten generell nicht länger sein als 60 Zeichen. Viele Mailserver schneiden aus Sicherheitsgründen nach 248 Zeichen ab.

• Sonderzeichen wie beispielsweise die deutschen Umlaute sollten Sie im Betreff möglichst vermeiden: Die Zeile ist Teil der sogenannten Mail-Header, d.h. eine Codierung von Sonderzeichen wie beim Inhalt der E-Mail ist nicht möglich.

Sonderzeichen im Betreff maskieren

Wenn Sie nicht auf Sonderzeichen im Betreff verzichten können, müssen Sie diese entsprechend maskieren. Aus „Ä“ (A-Umlaut) wird dann beispielsweise „=?ISO-8859-1?Q?=C4?=“. Beachten Sie jedoch, dass diese Maskierungen nicht von jedem Mail-Client unterstützt werden und sehr lange Betreff-Zeilen von einigen Mailgateways / Virenscannern gekürzt werden. Im Extremfall könnte ein Virenscanner sehr lange Subjects auch irrtümlich für einen Angriff auf den Mail-Client halten und gleich die gesamte Mail löschen. EFS begrenzt daher die Menge der möglichen Zeichen auf 254, was in den allgemein üblichen Grenzen liegt.

• Um ein Subject mit maskierten Sonderzeichen zu erzeugen, verwenden Sie am besten Ihr übliches Mailprogramm und schicken sich eine E-Mail mit dem Betreff. Kopieren Sie den maskierten String dann aus dem Quelltext Ihrer Mail in die Betreff-Zeile des Eingabeformulars.

Mailformat

Sie können wahlweise Text- oder richtige HTML-Mails versenden. Dazu ist vor Verfassen der Mail das Format festzulegen. Es stehen zur Auswahl:

• Nur Text (default)

• Nur HTML

• Text und HTML

Nach Bestätigen der Auswahl mit Mailformat anwenden werden das passende oder die passenden Eingabefelder eingeblendet.

HTML-Format

Standardmäßig verschickt EFS E-Mails im Plain-Text-Format. Sie können jedoch alternativ auch HTML-Mails versenden.

• Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung der Option „HTML-Format“ kein automatischer Zeilenumbruch erfolgt.

Die HTML-Mails werden von EFS als Content-Type „multipart/alternative“ erzeugt. Das heißt: Der eigentliche Text ist zweimal in der E-Mail enthalten. Dies ermöglicht Mail-Clients, die kein HTML darstellen können, den alternativen Text anzuzeigen. Besonders Webmail-Dienste warnen den Nutzer oft vor der Anzeige von E-Mails im HTML-Format und schlagen – so vorhanden – die Darstellung des alternativen Textes vor.

• Bitte beachten Sie: Ältere E-Mail-Clients wie Outlook 2003 können den Content-Type „multipart/alternative“ nicht richtig verarbeiten. Hat ein Empfänger beispielsweise Outlook 2003 auf „nur Text“ eingestellt, so wird nicht der alternative Text ausgegeben, sondern der HTML-Teil in Text konvertiert.

Nachteile von E-Mails im HTML-Format

Vor allem die Verdopplung der Datenmenge bei HTML-Mails wird von manchen Internet-Nutzern als unnötig und wegen der längeren Ladezeiten oft auch als unhöflich empfunden. Da im HTML-Code sowohl Scripte als auch sogenannte Webbugs verborgen sein können, stufen einige Mailsysteme diese Nachrichten als potenziell gefährlich ein. Insofern ist es nicht ausgeschlossen, dass der Postmaster eines Empfängersystems den HTML-Code entfernt oder mit einer Sicherheitswarnung versieht. Falls Sie auf HTML-Mails nicht verzichten wollen und den Empfängerkreis Ihres Mailings gut eingrenzen können (zum Beispiel bei Mitarbeiterbefragungen), sollten Sie sich vorher beim Postmaster der Empfänger erkundigen, wie mit diesen Mails beim Empfänger verfahren wird.

Mailtext

Im Feld „Mailtext“ schreiben Sie den eigentlichen Inhalt der Mail oder bearbeiten den Inhalt der gewählten Vorlage. Abhängig von der im Feld „Mailformat“ festgelegten Auswahl für das Format steht Ihnen ein Eingabefeld für eine Text-Mail, ein Formular für eine HTML-Mail oder zwei Felder zur Verfügung:

• Mailtext in normalem Textformat: Sie brauchen lediglich den Text einzugeben. Gestaltung des Textes beispielsweise durch Zeichenformatierung ist dabei nicht möglich. Platzhalter und bedingte Ersetzung können verwendet werden.

• Mailtext in HTML:

  • Beim Erstellen von HTML-Mails und HTML-Mailvorlagen steht der moderne WYSIWYG-Editor TinyMCE zur Verfügung (WYSIWYG = what you see is what you get).

  • Platzhalter und bedingte Ersetzung können wie gewohnt verwendet werden.

  • Es können sowohl Bilder aus dem Anhang als auch externe Bilder eingebunden werden.

  • Bei Bedarf können Sie über den Reiter Quelltext-Editor direkt auf den Quellcode zugreifen und ihn bearbeiten. Die EInstellungsinformation darüber, ob zuletzt der Quellcode- oder der WYSIWYG-Editor benutzt wurde, wird automatisch mit dem Template für alle Benutzer gespeichert. Dies erlaut die Erstellung von komplexen Templates, wie sie im WYSIWYG-Editor allein nicht möglich wäre.

  • Falls Sie auf den WYSIWYG-Editor verzichten möchten, wählen Sie im Menü Optionen → Persönliche Einstellungen auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen die Option „WYSIWYG-Editor für Mailformulare deaktivieren“

Automatischer Zeilenumbruch

Bei Textmails wird nach 72 Zeichen automatisch ein Zeilenumbruch erzeugt. Bei HTML-Mails müssen Sie die Zeilenumbrüche selbst erzeugen.

Die Länge von 72 Zeichen ist ein allgemein bei elektronischen Nachrichten anerkannter Quasi-Standard. Seine Ursprünge hat er im sogenannten Textmodus früherer PC-Systeme, welcher bis heute mit einer Zeilenlänge von 80 Zeichen bei 25 Zeilen verwendet wird. Einige Mail-Clients brechen daher Zeilen generell nach 80 Zeichen um. Um Empfängern einer E-Mail bei Antworten ein leichteres Zitieren zu ermöglichen, hat sich als Höflichkeitsregel bei der Verwendung elektronischer Nachrichten diese Grenze sowohl für News-, Mailbox- als auch E-Mail herausgebildet.

Wenn Sie selbst einen Zeilenumbruch setzen, um etwa einen Absatz zu markieren, wird dies beachtet und beibehalten. Ebenso werden keine Worte getrennt. Wird mit dem letzten Wort einer Zeile die 72-Zeichen-Breite überschritten, gelangt das gesamte Wort in die nächste Zeile. Ausgenommen vom automatischen Zeilenumbruch sind ununterbrochene Zeichenfolgen wie etwa sehr lange Web-Adressen (URLs).

Bilder in HTML-Mails einbinden

Sie können sowohl als Anhang angefügte Bilder als auch externe Bilder in den Text einer HTML-Mail einbinden.

• Möchten Sie Bilder aus dem Anhang nutzen, öffnen Sie den Bild einfügen-Dialog des WYSIWYG-Editors und wählen die gewünschten Bilder in der „Bilderliste“ aus.

• Wenn Sie im Quellcode arbeiten, können Sie die angehängten Bilder mittels eines Platzhalters #dateiname# einbinden. Beispiel: Der Name des angehängten Bildes ist image.jpg, der Platzhalter ist also #image.jpg#. Mit <img src=#image.jpg#> können Sie das Bild einfügen.

• Falls Sie externe Bilder nutzen, geben Sie die URL im Bild einfügen-Dialog bzw. bei Arbeiten im Quellcode im src-Tag ein.

Anhänge anfügen

E-Mails können mit Anhang verschickt werden.

• Die maximale Größe der Anhänge ist 1 MB.

• Es können dieselben Dateitypen verwendet werden, die für die Medienbibliothek zulässig sind.

• Die XML-basierten Formate von Microsoft Office 2007 /2010 (docx, pptx, xlsx usw.) können in die Medienbibliothek hochgeladen und als Mail-Attachments genutzt werden.

• Sollen nicht nur „normale“ Anhänge (z.B. pdf-Dateien), sondern auch ein oder mehrere der oben beschriebenen über Platzhalter eingebundenen Bilder an eine E-Mail angehängt werden, so müssen die „normalen“ Anhänge zuerst hochgeladen werden. Andernfalls können Mailempfänger mit Outlook die Anhänge nicht öffnen.

• Die Anhänge können als Attribut einer Mailvorlage gespeichert werden.

Um einer E-Mail oder Mailvorlage einen Anhang hinzuzufügen, wählen Sie im Feld „Neuen Anhang hinzufügen“ die gewünschte Datei aus. Bei Bestätigung mit Datei anhängen wird der Anhang hochgeladen und der E-Mail angehängt. Entfernen können Sie einen unerwünschten Anhang mit einem Klick auf das dazugehörende Löschen-Icon.

• Die Funktionalität ist durch das Recht mail_attachments geschützt, zur Nutzung ist Leserecht erforderlich.

Platzhalter zur Personalisierung von E-Mail-Texten

Sie können in Ihrer E-Mail Platzhalter verwenden, um den Text zu personalisieren. Die folgenden Platzhalter werden nur beim Mailversand verwendet. Sie dienen beispielsweise zum Einfügen von Systemdaten, zum Zusenden von Zugangscodes und zur Ausgabe von verschiedenen Paneldaten.

Limits

Die Anzahl der möglichen Platzhalter ist nicht direkt begrenzt. Ein Limit besteht aber im Zusammenhang mit der Gesamtlänge des Textes. Diese darf ohne Platzhalter 20 MB nicht übersteigen. Ohnehin werden von vielen Nutzern des Internets derart große Mails als unhöflich angesehen, da sie schnell die zulässige Speicherkapazität beim E-Mail-Provider übersteigen können. Auch sind einige Mailserver so eingestellt, dass sie Nachrichten von mehr als 1 MB als vermeintlichen Angriff auf das Mailsystem (Mail-Bomben) schlicht löschen.

EFS ist in der Lage, hunderte personalisierte E-Mails in wenigen Sekunden zu erzeugen. Das hierbei eingesetzte Verfahren hat ebenfalls ein installationsabhängiges Limit. Sie können die Menge der möglichen Platzhalter annähernd wie folgt ermitteln:

• 2 * Textlänge in Byte) ^ Anzahl der Platzhalter < 20 MB

Ein Textzeichen entspricht einem Byte. Beachten Sie dabei, dass bei Mails im HTML-Format die Textmenge etwa das 2,2fache des eigentlichen Textes beträgt. Wobei die Menge auf etwa das Sechsfache wachsen kann, falls Sie Unicode-Zeichen verwenden.

Der von Druckertests bekannte Dr.-Grauert-Brief (ISO 10561) enthält etwa 1500 Zeichen.

20000000 Byte / 1500 Byte = 13334

Dies entspricht etwa 2¹³ für eine reine Textmail. Sie könnten also insgesamt 13 Platzhalter verwenden. Die meisten Mails sind selbstverständlich viel kürzer und enthalten auch weniger Platzhalter. Bei Bedarf kann das Limit der Installation aber auch durch die Systemadministration geändert werden. 

Ein weiteres Limit besteht hinsichtlich der Gesamtanzahl aller if-Bedingungen in einem Mailtemplate. Es können maximal 400 if-, else- und /if-Bedingungen pro Mailtemplate verwendet werden.

Bedingte Ersetzung im E-Mail-Text

Die E-Mail-Funktionen von EFS erlauben die Verwendung von bedingter Ersetzung. Es ist also möglich, in Abhängigkeit von Daten aus der Teilnehmerverwaltung oder von anderen voreingestellter Bedingungen unterschiedliche Mailinhalte auszugeben. Die Syntax für die bedingte Ersetzung lautet verallgemeinert:

Darin müssen die folgenden Größen für spezifische Projekte angepasst werden:

• operand1 und operand2: Platzhalter oder feste Werte

• operator: Einer der Vergleichsoperatoren „=“ „!=“ „<“ „>“

Beispiel: Anrede

Die Anrede einer Einladungsmail soll in Abhängigkeit vom Geschlecht der Teilnehmer „Sehr geehrte Frau x“ oder „Sehr geehrter Herr x“ lauten. Das Geschlecht der Teilnehmer ist in der Variable „u_gender“ gespeichert, Codierung: 1 = männlich, 2 = weiblich. Über den E-Mail-Platzhalter #u_gender# kann es abgerufen werden. Mit folgender Syntax erzeugen Sie in der E-Mail die richtige Anrede:

• {if #u_gender# = "2"}Sehr geehrte Frau{else}Sehr geehrter Herr{/if} #u_name#,

Beispiel: Sprachwechsel

In einer zweisprachigen Befragung möchten Sie die Teilnehmer in Deutsch anschreiben, wenn dies ihre Muttersprache ist, andernfalls soll die Einladungsmail in Englisch zugestellt werden. Die Sprachinformation ist in der Variable „u_language“ gespeichert, Codierung: 1 = Deutsch, 2 = Englisch. Über den E-Mail-Platzhalter #u_language# kann die Sprachinformation abgerufen werden. Mit folgender Syntax sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer die E-Mail in der richtigen Sprache erhalten:

• {if #u_language# = "1"}Sehr geehrter Teilnehmer, ...{else}Dear participant, ...{/if}

Versandzeit, Versandzeitraum und Status der E-Mails einstellen

Unter dem eigentlichen Mailformular bietet der Abschnitt „Versandoptionen“ die Möglichkeit, Versandzeit und Versandzeitraum einzustellen oder die Mails auf den Status „Halten“ zu stellen.

Dispositions-Code vor dem Versand überprüfen

Um Mehrfach-Einladungen oder Erinnerungen an Teilnehmer zu vermeiden, aktivieren Sie die Option Dispositions-Code vor dem Versand überprüfen. Ihre E-Mail wird dann ausschließlich an Teilnehmer verschickt, die noch nicht eingeladen wurden, aktiv sind, die eine Teilnahme unterbrochen haben, oder bei denen der Mailversand zuvor fehlgeschlagen ist.

E-Mails direkt auf den Status „Halten“ stellen

Falls Sie die E-Mails vor dem Verschicken noch im Mail-Report auf Menge und Inhalt prüfen wollen, können Sie diese Checkbox aktivieren. Die Mails werden dann in der Warteschlange gehalten. Die Nutzung dieser Option ist
sinnvoll, wenn Sie aus arbeitsorganisatorischen Gründen die E-Mails von einem Mitarbeiter erstellen lassen, der Versand aber erst nach Freigabe durch den Projektleiter erfolgen soll.

Verschicken ab: ... : Uhr (Serverzeit = ...)

Anstatt die vorbereiteten E-Mails direkt abzusenden, können Sie optional auch ein späteres Datum wählen. Bis zum Eintritt des Versanddatums werden die Mails dann in der Warteschlange gehalten. Dies ist z.B. sinnvoll, falls die Einladung zu einer Befragung nicht vor dem Eintritt eines bestimmten Ereignisses oder außerhalb Ihrer Bürozeiten erfolgen soll. Sie können beispielsweise die Einladungsmails zu einer Befragung, die an einem Wochenende starten soll, vorbereiten, die Mails aber erst bei Erreichen der voreingestellten Uhrzeit automatisch verschicken lassen. So vermeiden Sie, dass Teilnehmer schon vor dem Projektstart versuchen, die Umfrage aufzurufen. Zum Einstellen von Datum und Uhrzeit dient eine Gruppe von Drop-down-Listen im Feld „Verschicken ab“.

• Beim Einstellen des Datums hilft ein Kalender, den Sie über das Kalender-Icon öffnen können.

• Die Festlegung des genauen Versandzeitpunktes ist manuell vorzunehmen. Sie finden die aktuelle Uhrzeit links unterhalb des Menüs. Wenn Sie von der Möglichkeit, Ihre lokale Zeit einzustellen, Gebrauch gemacht haben, wird diese zur Erleichterung der Umrechnung darunter im Feld „Local date“ angegeben.

• E-Mails aus der Warteschlange mit dem gleichen Versandzeitpunkt werden in der Reihenfolge verschickt, in der sie erzeugt wurden. Eventuell durch einen vorherigen Fehlversuch um acht Stunden vorgesetzte Mails mit älterem oder gleichem Versanddatum werden daher bevorzugt versendet.

„Verschicken ab“ verwendet die Zeitzone des Empfängers

Wird diese Option gewählt, richtet sich der Versand der E-Mails nach der Ortszeit der Empfänger. Die Zeitzone der Teilnehmer wird in der Variable u_timezone gespeichert. Bedenken Sie, dass sich Teilnehmer ggf. in Zeitzonen befinden, die einige Stunden in der Zukunft liegen. Planen Sie daher beim Verwenden dieser Option genug Zeit bis zum Versand ein.

Versandzeitraum für dynamischen Versand einstellen

Bei großen Befragungen erfolgt der Mailversand meist in Wellen, um eine Überlastung der Server zu verhindern. Die Aufteilung der Teilnehmer in Wellen wird häufig manuell vorgenommen: Die Teilnehmer werden in der Teilnehmerverwaltung mit bestimmten Variablen oder Ausprägungen den Wellen zugeordnet. Um eine Welle einzuladen, sucht der Projektleiter dann die Teilnehmer mit dem entsprechenden Wert und absolviert für diese manuell den gesamten Mailversandprozess. EFS kann Ihnen diese Arbeit jedoch abnehmen: Anstatt die Teilnehmer manuell in Wellen zu unterteilen und diese dann beispielsweise in Tagesabständen abzuarbeiten, brauchen Sie einen Zeitraum vorzugeben, in dem die Mails Ihrer Versandaktion versendet werden sollen. Die Gesamtmenge der Mails wird dann vom System in Portionen aufgeteilt, die gleichmäßig über das gewählte Zeitintervall verteilt versendet werden.

Die entsprechende Funktion finden Sie im Feld „Zeitraum, über den der Mailversand dynamisch aufgeteilt werden soll“. Geben Sie den Zeitraum in Minuten ein. Standardmäßig ist das Feld nicht gefüllt und es erfolgt keine Aufteilung.

Mailvorlagen verwalten

Im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen finden Sie eine Übersicht aller derjenigen Mailvorlagen, für die Sie Zugriffsrechte haben, mit ihren wichtigsten Eigenschaften. Sie besitzen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Button Vorlage erstellen: Der Dialog zum Anlegen einer neuen Vorlage wird geöffnet. Detaillierte Erläuterungen der Mailvorlagen-Eigenschaften, die beim Anlegen eingegeben werden müssen, finden Sie in Tabelle 12.4. Die übrigen Formularfelder für Maileinstellungen und Mailtext sind vom E-Mail-Versand bekannt.

• Über klickbare Links in der Tabelle und die gewohnten Icons in der Spalte „Aktionen“ können einzelne Mailvorlagen bearbeitet werden:

  • Link Beschreibung: Der Dialog zum Bearbeiten einer existierenden Vorlage wird geöffnet.

  • Link Status: Der Eintrag aktiv bzw. inaktiv in der Spalte „Status“ ist ebenfalls ein aktiver Link. Mit einem Klick darauf können Sie den Status ändern: Eine inaktive Mailvorlage wird in den Mailformularen nicht mehr angeboten.

  • Vorschau: Die Vorlage wird in der Vorschau geöffnet. Da im Mailvorlagen-Menü der Projektkontext fehlt, werden Platzhalter in der Vorschau nicht ersetzt.

  • Mailvorlage bearbeiten: Der Dialog zum Bearbeiten einer existierenden Vorlage wird geöffnet.

  • Mailvorlage kopieren: Die Vorlage wird kopiert. Über den anklickbaren Link in der grünen Erfolgsmeldung können Sie die Kopie direkt öffnen.

  • Rechte bearbeiten: Der Dialog zum Zuweisen von Objektrechten auf die Vorlage wird geöffnet.

  • Mailvorlage löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Vorlage gelöscht.

Fertige E-Mails überprüfen und als Vorlage speichern

In der Mailvorschau können Sie Ihre Nachricht an die Probanden vor dem endgültigen Versand überprüfen.

• Für Text- und HTML-Mails wird jeweils eine gesonderte Vorschau ausgegeben.

• Sowohl Platzhalter als auch Zeilenumbrüche werden berücksichtigt.

• Sie können die an die verschiedenen Empfänger gerichteten E-Mails nacheinander durchblättern und überprüfen.

Besonderheiten von HTML-Mails in der Vorschau

E-Mails, bei denen entsprechend der Anleitung im vorhergehenden Kapitel HTML-Format gewählt und verwendet wurde, werden in der Vorschau nur dann korrekt dargestellt, wenn der verwendete HTML-Code auch XML-konform ist. Sie werden aber richtig formatiert versendet.

Eventuell von Ihnen eingegebene HTML-Code-Zeichen werden maskiert dargestellt. Das heißt, die Zeichen werden auch als HTML-Code angezeigt. Sie können also keine Auswirkung beispielsweise auf die Formatierung haben. Vor dem Versenden werden sie in die von Ihnen eingegebenen Original-Tags umgewandelt. Beachten Sie bitte, dass HTML-Formatierungen in reinen Text-Mails nicht interpretiert werden können. Als Mailformat müssen Sie also HTML angegeben haben.

Passwörter in der Vorschau

Die Passwörter der Teilnehmer werden in der Mailvorschau nicht automatisch im Klartext angezeigt, sondern sie werden abhängig vom Projekttyp und von der Teamzugehörigkeit des Einsehenden entweder mit *** maskiert oder angezeigt:

• Personalisierte Projekte (PE): Wenn Sie Leserecht auf „mail_passwords“ haben, dürfen Sie in der Mailvorschau Passwörter einsehen. Wenn Sie kein Leserecht haben, werden die Passwörter mit *** maskiert.

• Mitarbeiterbefragungen (ES): Die Passwörter dürfen in der Mailvorschau grundsätzlich nicht sichtbar sein.

E-Mail als Mailvorlage abspeichern

Wenn Sie die E-Mail später ein weiteres Mal verwenden möchten, aktivieren Sie einfach die Checkbox „Diese Mail als Mailvorlage abspeichern“ unterhalb der Vorschau und geben einen Titel für die neue Vorlage ein, bevor Sie mit einem Klick auf Endgültig versenden bestätigen.

Vorbereitete Mailvorlagen verwenden

Beim Mailversand werden meist vorbereitete Mailvorlagen eingesetzt. Wenn Sie beispielsweise die Teilnehmer eines personalisierten Projekts in mehreren Wellen einladen, genügt es, die Mailvorlage einmal zu schreiben: Sie kann dann beliebig oft verwendet werden. Auch der Inhalt von Mails, die bei automatisierten Mailprozessen versendet werden (z.B. Willkommens-Mails bei der Panel-Registrierung), wird üblicherweise über Mailvorlagen definiert.

• Die Mailvorlagen einer EFS-Installation werden zentral im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen verwaltet.

• Neue Mailvorlagen können ebenfalls im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen angelegt werden. Sie können aber auch während des Mailversandvorgangs Mails als Vorlagen abspeichern.

• Auf EFS People-Installationen wird für jede Sprachversion ein eigener Satz Mailvorlagen erstellt.

• Es stehen verschiedene Vorlagetypen zur Verfügung, die jeweils in verschiedenen Arbeitssituationen zum Einsatz kommen.

• Welche Benutzerteams eine bestimmte Mailvorlage nutzen bzw. konfigurieren dürfen, wird über ein entsprechendes Objektrecht für diese Vorlage gesteuert.

• Welche Benutzerteams auf das Menü Bibliotheken → Mailvorlagen zugreifen bzw. darin arbeiten dürfen, wird über das ACL-Recht mail_admin gesteuert.

Eigenschaften von Mailvorlagen im Detail

Mailvorlagen werden durch Eigenschaften charakterisiert, die teils beim Anlegen definiert, teils automatisch vom System gesetzt werden.

Mailvorlagentypen

Wenn Sie von den EFS-Mailformularen aus Mailvorlagen auswählen, stehen immer nur diejenigen Vorlagen zur Wahl, die zu Ihrem aktuellen Arbeitsvorgang passen. Beispielsweise werden beim Einladen von Teilnehmern nur Vorlagen für Einladungsmails zur Auswahl angeboten. Dies wird durch Zuordnung der Vorlagen zu bestimmten Mailvorlagentypen gesteuert.

Absenderadressen für den Mailversand festlegen

Nicht nur der Inhalt von Mails, auch die Absenderadressen werden in EFS üblicherweise vorab festgelegt. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie beim Mailversand Adressen verwenden möchten, die nicht Ihre eigenen sind, z.B. eine allgemeine Mailbox auf die auch andere Mitarbeiter Zugriff haben: Damit Sie diese Adressen im EFS-Mailformular auswählen können, müssen sie im System angemeldet werden.

• Verwaltet werden die Absenderadressen im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen → Mailabsender.

• Optional kann ein Realname eingegeben werden, der neben der eigentlichen EMail-Adresse im Betreff der E-Mails eingefügt wird. Üblicherweise ist dies der Name des Projektverantwortlichen. Beachten Sie bitte, dass es nicht möglich ist, Namen in Double-Byte-Sprachen (z.B. Chinesisch) zu verwenden.

• Welche Benutzerteams eine bestimmte Absenderadresse nutzen bzw. konfigurieren dürfen, wird über ein entsprechendes Objektrecht für diese Adresse gesteuert.

• Welche Benutzerteams auf das Menü Mailabsender zugreifen dürfen, wird über Leserecht auf „options“ gesteuert.

Absenderadressen verwalten

Im Menü Mailabsender finden Sie eine Übersicht aller derjenigen Absenderadressen, für die Sie Zugriffsrechte haben. Mit dem Button E-Mail-Adresse hinzufügen öffnen Sie den Dialog zum Anlegen eines neuen Absenders. Dabei geben Sie die E-Mail-Adresse, falls gewünscht den dazugehörenden Realnamen und die zugriffsberechtigten Teams ein.

• Rechte: Öffnet den Dialog, mit dem Sie Benutzerteams Lese- oder Schreibrecht auf die Absenderadresse zuweisen können.

• Löschen: Durch Aktivierung der Checkbox in der Spalte „Löschen“ und anschließenden Klick auf den Löschen-Button können E-Mail-Adressen entfernt werden.

• Sie benötigten Leserecht auf options, um auf das Menü Mailabsender und die im Folgenden beschriebenen Funktionen zuzugreifen.

• Mit einer Mailvorlage verknüpfte Mailabsender können nicht versehentlich gelöscht werden. Wenn Sie versuchen, noch mit einer Mailvorlage verknüpfte Mailabsender zu löschen, wird eine Liste der betroffenen Vorlagen angezeigt. Erst wenn in allen Vorlagen die Absenderadresse geändert worden ist, ist Löschung möglich.

Der Mail-Versandprozess in EFS

Wenn Sie einen Mailversand auslösen, werden Ihre E-Mails von EFS an einen besonderen Mailserver weitergeleitet, der den eigentlichen Versand abwickelt. Die verfügbaren Versandvolumina werden folgendermaßen aufgeteilt:

• Zu Beginn jedes Versandintervalls (d.h. alle zehn Minuten) werden alle Mailversandaufträge in der Warteschlange und deren Umfang (d.h. Anzahl Mails) erfasst.

• Es wird geprüft, ob die Summe der insgesamt zu versendenden Mails höher ist als das pro Versandintervall zulässige Mailvolumen.

• Das maximal zulässige Mailvolumen ist konfigurierbar.

• Ist die Gesamtsumme niedriger als das zulässige Mailvolumen, werden sämtliche Mails versendet.

• Ist die Gesamtsumme höher als das zulässige Mailvolumen, werden die Versandaufträge zuerst aufsteigend nach Größe sortiert. Dann erfolgt eine exakte Gleichverteilung der Versandressourcen unter den Versandaufträgen. D.h. reihum wird jedem Auftrag jeweils eine Mail zugeteilt, bis das Limit erreicht ist. Kleinere Aufträge werden so möglichst bald vollständig abgearbeitet. Die verbliebenen Mails werden in den folgenden Versandintervallen nach dem selben Prinzip abgearbeitet.

• Nimmt der Mailserver eine Mail gar nicht erst an, so wird acht Stunden später ein erneuter Versandversuch gestartet. Nach vier gescheiterten Versandversuchen wird die Mail gelöscht und dem Adressaten der Dispositionscode 14 zugewiesen. Die Anzahl der Wiederholungen ist konfigurierbar.

Syntax-Prüfung der E-Mail-Adressen beim Versand

Generell führt EFS bei jeder E-Mail-Adresse eine Syntaxprüfung durch. Dies geschieht einmal beim Eintragen der Adressen und zur Sicherheit ein zweites Mal beim Erzeugen und Versenden der E-Mails. Falls EFS eine Mailadresse erkennt, welche nicht der RFC entspricht, wird diese automatisch vom Mailversand ausgeschlossen und ein entsprechender Hinweis am Bildschirm ausgegeben. Gestattet sind ausschließlich Adressen der Form local_part@domain, wobei „domain“ eine syntaktisch gültige Domain im Internet sein muss.

Sollte dennoch eine ungültige E-Mail-Adresse in den Datenbestand gelangt sein, etwa durch nachträgliche Korrekturen, so erfolgt beim eigentlichen Versenden der Mail eine erneute Prüfung. Der Absender erhält dann eine Benachrichtigung, dass die Adresse der E-Mail fehlerhaft ist und sie daher nicht zugestellt werden kann.

Standardmäßig verwendete Mail-Header

Da EFS Mailings im Massenversand abwickelt, wird jede E-Mail mit einer entsprechenden Headerzeile versehen („Precedence: bulk“), welche ein automatisches Erkennen als Massen-Mailing ermöglicht. Sogenannte Autoresponder sollten das erkennen. Leider ist nicht jedes Mailsystem sauber konfiguriert. Es kann daher trotzdem vorkommen, dass Sie automatisch erzeugte Abwesenheitsbenachrichtigungen als Antwort erhalten.

• Bei Bedarf können installationsspezifische Mailheader verwendet werden.

Mailvolumen pro Versandintervall beschränken

Die Mails in der Warteschlange werden paketweise abgearbeitet. Standardmäßig werden im Abstand von zehn Minuten maximal 300 Mails abgefertigt. Den Wert von 300 Mails pro Paket können Sie verändern. Die entsprechende Option finden Sie im Menü Optionen → Systemeinstellungen im Feld „Mailversand-Job-Größe“. Maximal zulässig sind 2000 Mails.

Anzahl der Wiederholungen bei Versandproblemen definieren

Nimmt der Mailserver eine Mail nicht an oder ist eine Verbindung zum Mailserver gar nicht möglich, so wird acht Stunden später ein erneuter Versandversuch gestartet. Nach vier gescheiterten Versandversuchen wird die Mail gelöscht und dem Adressaten der Dispositionscode 14 zugewiesen.

Die maximale Anzahl der Versandversuche können Sie ändern. Die entsprechende Option finden Sie im Menü Optionen → Systemeinstellungen im Feld „Maximale Anzahl Versandversuche“.

Installationsspezifische Mailheader verwenden

Den von einer EFS-Installation versendeten Mails können individuell für diese Installation spezifizierte Mailheader mitgegeben werden. Dies ist vor allem für externe Bounce-Systeme u. ä. nützlich. Dazu muss in einem ersten Schritt der Tivian-Support die Funktion aktivieren und die gewünschten Mailheader-Werte definieren. Sie finden dann im Mailformular ein Feld „Wert für Platzhalter #extra_values# in zusätzlichen Mailheadern“. Darin können Sie die vom Support vordefinierten Werte einstellen.

• Diese Mailheader werden jeweils für eine EFS-Installation spezifiziert, nicht für ein einzelnes Projekt. Der Einsatz auf einer Sammelinstallation ist nicht möglich.

Versandprozesse kontrollieren und in Prozesse eingreifen

Über den Mail-Report können Sie den Versandprozess kontrollieren und bei Bedarf eingreifen. Sie finden den Mail-Report

• für projektspezifische Mails: im Umfragemenü aller Projekttypen.

• bei EFS People-Installationen: für Mails, die aus dem People → Gruppen-Menü versendet wurden: im Menü Gruppen.

• bei EFS People-Installationen: für Mails, die aus dem People → Kontakte → E-Mail versenden-Menü verschickt wurden: im Menü People → Kontakte.

Der Mail-Report zeigt alle in der Ausgangswarteschlange befindlichen Mails an, sortiert nach Versandvorgängen. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Einsehen: Anzeige einer zufällig ausgewählten Mail aus dem jeweiligen Versandvorgang mit ersetzten Platzhaltern.

• Freigeben: Einen Versandvorgang, der den Status „Halten“ hat, freigeben und ausführen.

• Halten: Der Mailversand wird unterbrochen, z.B. wenn ein Fragebogen noch einmal editiert werden muss.

• Löschen: Mails werden aus der Warteschlange entfernt. Bei EFS People-Installationen haben Sie bei diesem Arbeitsvorgang die Möglichkeit, die Empfänger der gelöschten E-Mails in einer eigenen Gruppe zu speichern.

Archivierte Mails einsehen

Die meisten Mails, die von EFS versendet werden, werden archiviert und können im Nachhinein für sechs Monate eingesehen werden:

• Bei personalisierten Projekten, Mitarbeiterbefragungen, Multi-Source-Feedbacks, Panel-Umfragen und Stammdatenbefragungen gibt es eine Übersicht aller versendeten Mails.

• Bei personalisierten Projekten, Mitarbeiterbefragungen und Multi-Source-Feedbacks werden die Mails in der Detailansicht der jeweiligen Teilnehmer aufgeführt.

• Bei Panel-Umfragen und Stammdatenbefragungen werden die Mails in der Detailansicht der jeweiligen Panelisten auf der Registerkarte Kontakte per Systemmail aufgeführt.

• Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie alle projektspezifischen Mailvorgänge der Installation zentral einsehen.

Projektspezifische Versandprozesse einsehen

Projektspezifische Versandprozesse werden archiviert. An folgenden Stellen können Sie die Daten einsehen:

• personalisierte Projekte und Mitarbeiterbefragungen: Menü Umfragemenü → Mail-Report.

• Panel-Umfragen und Stammdatenbefragungen: Menü Stichprobe → Mailarchiv.

Mail-Report

Der Mail-Report, den Sie im Umfragenenü finden, gibt einen Überblick über alle E-Mails, die im Laufe der Befragung versendet wurden. Jedesmal, wenn Sie eine oder mehrere E-Mails aus der Teilnehmerverwaltung verschicken,
wird ein Eintrag im Report gemacht. So haben Sie die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt zu kontrollieren, ob beispielsweise eine bestimmte Gruppe oder Einzelperson bereits eine E-Mail erhalten hat. Über den Button Mail-Ansichtkönnen Sie den versendeten Mailtext (ohne Platzhalterersetzungen) einsehen.

• Sie können Ihre Mails nach dem jeweiligen Status filtern, indem Sie den entsprechenden Eintrag im Drop-down-Menü auswählen.

• Mailvorgang: Interne ID des Mailvorgangs. Über diesen Link können Sie Informationen zu allen Einzelvorgängen abrufen.

• Betreff: Betreffzeile der E-Mail. Über diesen Link können Sie Informationen zu allen Einzelvorgängen abrufen.

• Benutzer: Benutzer, der den Versand durchgeführt hat.

• Datum: Zeitpunkt, zu dem der Mailversand gestartet wurde.

• Gesamt: Anzahl der E-Mails.

• Warteschlange: Anzahl der E-Mails, die generiert wurden und für den sofortigen oder späteren Versand eingeplant sind. E-Mails in der Warteschlange können angehalten, wieder aufgenommen oder vom Benutzer gelöscht werden.

• Im Versand: Anzahl der E-Mails, die an den zustellenden Mailserver übergeben wurden, deren endgültige Lieferung aber noch aussteht. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang mehrere Tage in Anspruch nehmen kann.

• Versendet: Anzahl der E-Mails, die erfolgreich an den empfangenden Mailserver übermittelt wurden.

• Abgelehnt: Anzahl der E-Mails, die vom Server zurückgewiesen und als Spam klassifiziert wurden.

• Nicht zugestellt: Anzahl der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, weil z.B. die Mailbox des Empfängers voll war.

• Nicht erreichbar: Anzahl der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, weil die Empfängeradresse oder Domain nicht existiert.

• Abgebrochen: Anzahl der abgebrochenen E-Mails.

Wenn Sie in der Spalte „Mailvorgang“ die ID eines Versandvorganges anklicken, erhalten Sie detaillierte Informationen über alle Einzelvorgänge.

Projektspezifische Versandprozesse installationsweit einsehen

Die Registerkarte Projekt-Mailvorgänge im Menü Optionen → Plattform-Cockpit bietet eine zentrale Übersicht aller Mailvorgänge, die auf der jeweiligen Installation ausgelöst wurden:

• Sie können die Mailvorgänge aus einem beliebigen Zeitraum anzeigen lassen.

• Aufgeführt werden zu jedem Mailvorgang der Name des Projekts, das genaue Versanddatum, Projekttyp, Feldzeit, Betreff der E-Mail und die Anzahl der versendeten Mails.

• Ausgenommen von der Zählung sind Mailversandprozesse aus gelöschten Projekten.

• Die Mailvorgänge werden nach Projekt geordnet.

• Der Zugriff auf diese Registerkarte ist nur Benutzern mit Root- oder Admin-Rechten möglich. Diese Benutzer können jeweils die Mailvorgänge derjenigen Projekte sehen, für die ihr Team Leserechte hat.

• Leserecht auf platform_cockpit ist erforderlich, um das Menü Optionen → Plattform-Cockpit sehen und öffnen zu können

Kategorien

Unter dem Menüpunkt Kategorien legen Sie sowohl Default-Gruppen als auch Feedbackgeber-Gruppen an. Unter Default-Gruppen legen Sie globale Kategorien an, die Sie nutzen, um thematische Verknüpfungen zwischen den Projekten herzustellen. Feedbackgeber-Gruppen gehören in den Kontext des Me-Guide-Szenarios.

Default-Gruppen

Unter Bibliotheken klicken Sie auf den Punkt Kategorien, wo Sie mittels + Kategorie eine hinzufügen können. Es öffnet sich der Konfigurationsbereich, wo Sie einen individuellen Metanamen vergeben, eine Farbe auswählen und eine Übersetzung liefern, die optional ist. Der Metaname ist obligatorisch und auf 3 bis 30 Zeichen beschränkt. Umlaute können nicht verwendet werden. Falls Sie eine Kategorie löschen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Verbindungen gelöst worden sind. Mit einem Klick auf das Edit-Icon erfahren Sie, welche Verbindungen einer Kategoie vorhanden sind. Fragen lassen sich im Fragebogen-Editor und Action-Tickets in der Detailansicht einer Kategorie zuordnen. Bevor Sie aber eine Kategorie löschen können, müssen Sie jede einzelne Verbindung lösen, wofür Ihnen in der Bibliothek das Mülleimer-Icon zur Verfügung steht.

Sie legen Default-Gruppen in jeder der per Drop-down-Liste verfügbaren Sprache an. Sie wählen also eine Sprache anhand des ISO-Codes aus, nachdem Sie auf + Kategorie geklickt haben, geben den Titel in der gewünschten Sprache ein und klicken auf Hinzufügen.

Klickpfad:

• Bibliotheken → Kategorien → Default-Gruppe (Tab)

Feedbackgeber-Gruppen

Die im Rahmen des Me-Guide-Szenarios zu verwendete Kategorie Feedbackgeber-Gruppen legen Sie unter Bibliotheken an. Vorgegeben finden Sie dort: Self-Assessment, Manager, Peers und Team. Diese lassen sich auch nicht konfigurieren. Sie können allerdings neue Gruppen anlegen, indem Sie auf + Kategorie klicken und im ersten Schritt einen eindeutigen Metanamen vergeben. Danach legen Sie über ISO-Code die Sprache des Titels fest, den Sie vergeben möchten. Sie speichern. Die angelegten Gruppen lassen sich dann während des Anlegens eines Me-Guides auswählen.

Klickpfad:

• Bibliotheken → Kategorien → Feedbackgeber-Gruppen (Tab)

Skalenbibliothek

Matrixskalen werden häufig mehrfach verwendet: Sei es dass eine eigens entwickelte Skala in einer Umfrage mehrfach eingesetzt wird, sei es dass ein beliebtes Schema wie beispielsweise die Schulnoten in verschiedenen Fragebögen immer wieder auftaucht. Die installationsweit verfügbare Skalenbibliothek erspart Ihnen das mühsame wiederholte Anlegen: Sie brauchen ein häufig gefragtes Skalenschema lediglich einmal in der Skalenbibliothek anzulegen. Von dort aus können Sie es in die Matrixfragen importieren und dann für die jeweilige Situation anpassen.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass in Ihrer Umfrage die Fähigkeiten von zehn bekannten Fußballern in jeweils einer Matrixfrage bewertet werden. Für die Bewertung wählen Sie die folgende Skala:

• Fußballgott – guter Techniker – brauchbarer Durchschnitt – kann gar nichts – weiß nicht

Anstatt nun bei jeder der zehn Matrixfragen erneut diese Skala aufzubauen, legen Sie die Skala nur einmal in der Skalenbibliothek an und importieren sie dann in die entsprechenden Matrixfragen. Sie finden die Skalenbibliothek im Menü Bibliotheken → Skalenbibliothek. Über Icons können Sie die vorhandenen Skalen zur Ansicht oder Bearbeitung aufrufen, kopieren oder löschen. Für Zugriff auf die Skalenbibliothek ist Leserecht fürshow_scala erforderlich.

Neue Skala in der Skalenbibliothek anlegen

Bitte gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie den Button Skala anlegen an.

• Geben Sie den Namen und zusätzlich eine kurze Beschreibung der zu erstellenden Skala ein und bestätigen mit Speichern.

• Geben Sie im Feld „Skalenoptionen“ genau wie bei Aus Word einfügen alle gewünschten Optionen untereinander ein. Jede Zeile wird automatisch als Skalenoption interpretiert.

• Die Codierung und Nummerierung der Skalenoptionen erfolgt üblicherweise automatisch. Möchten Sie die Codierung selbst definieren, geben Sie vor jeder Option den gewünschten Wert an, setzen ein Trennzeichen dazwischen und nennen anschließend dieses Trennzeichen im Feld „Das Trennzeichen für den Code“.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

• Anschließend können Sie die neuen Optionen weiter bearbeiten oder grafische Formularelemente definieren.

In Zukunft können Sie beim Anlegen von Matrixfragen diese Skala einsetzen.

Eine Skala aus einer Frage in die Skalenbibliothek exportieren

Alternativ zum Anlegen einer Skala in der Skalenbibliothek können Sie auch eine Skala aus einer Frage in die Skalenbibliothek exportieren.

• Öffnen Sie in der Fragenansicht den Bereich „Skalenoptionen“.

• Klicken Sie den Button Skala exportieren an.

• In einem Popup-Fenster erscheint eine Aufforderung zur Eingabe des Titels, unter dem die Skala im Skalensytem abgelegt werden soll.

• Nach Bestätigung mit OK wird die Skala abgelegt. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung und können weiterarbeiten.

Skalen aus der Skalenbibliothek im Fragebogen einsetzen

Sie können von allen Matrixfragen aus, die eine Skala enthalten, auf die Skalenbibliothek zugreifen:

• Öffnen Sie dazu in der Fragenansicht den Bereich „Skalenoptionen“.

• Klicken Sie den Button Skala importieren an.

• Ein Popup-Fenster wird geöffnet. Darin können Sie in einer Drop-Down-Liste Skalen aus der Skalenbibliothek auswählen.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

• Die gewünschte Skala wird in Ihre Matrixfrage eingefügt, und Sie können die Ausprägungen nach Belieben weiterbearbeiten.

Umfragemeldungen

Jede EFS-Installation verfügt über eine Bibliothek, in der Umfragemeldungen für die Verwendung in anderen Projekten abgelegt werden können. Sie befindet sich im Menü Bibliotheken → Umfragemeldungen.

• Die Bibliothek enthält Übersetzungen der Default-Meldungen in 29 Sprachen. Möchten Sie ein Projekt in einer oder mehrerer dieser Sprachen durchführen, können Sie einfach die fertig übersetzte Default-Version auswählen und hochladen.

• Sie können weitere Sätze von Meldungen neu anlegen oder wie oben beschrieben von einem Projekt aus in der Bibliothek einstellen.

• Umfragemeldungen können exportiert und auf einer anderen Installation importiert werden.

• Sie können zwei ausgewählte Sätze Umfragemeldungen vergleichen.

Übersicht der Umfragemeldungen einer Installation

Im Menü Bibliotheken → Umfragemeldungen finden Sie eine Übersicht aller Umfragemeldungen, für die Sie Leserechte haben. Folgende essentielle Prozesse können über Buttons aufgerufen werden:

• Umfragemeldungen anlegen: Nach Eingabe von Name und Beschreibung wird ein neuer, leerer Satz Meldungen erzeugt.

• Umfragemeldungen importieren: Ermöglicht das Importieren neuer Umfragemeldungen in einer Excel-Datei.

• Alle Umfragemeldungen exportieren: Löst einen Export aller vorhandenen Meldungen aus.

Des Weiteren können Sie mittels der Aktionen-Checkbox und der Drop-down-Liste ausgewählte Umfragemeldungen exportieren. Über Aktionen-Icons können Sie einzelne Sätze bearbeiten:

• Nur bei Default-Sätzen: Vorschau: Öffnet den Dialog, in dem Sie den Default-Satz einsehen können. Bitte beachten Sie, dass die Default-Sätze nicht bearbeitet werden können. Möchten Sie einen Default-Satz verändern, kopieren Sie ihn und modifizieren anschließend die Kopie.

• Nur bei benutzerdefinierten Sätzen: Bearbeiten: Öffnet den Dialog zur Bearbeitung.

• Kopieren: Sie können einen Satz Umfragemeldungen kopieren und die Kopie dann nach Bedarf verändern. Dies ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn Sie Standardmeldungen abwandeln möchten: Die Standardtexte selbst sind nicht direkt editierbar.

• Nur bei benutzerdefinierten Sätzen, die durch Kopieren von Standardmeldungen entstanden sind: Wiederherstellen: Setzt den Inhalt zurück in den Ursprungszustand, d.h. zu den Texten der Standardmeldung.

• Nur bei benutzerdefinierten Sätzen: Rechte: Öffnet den Dialog, in dem Sie den gewünschten Teams Rechte auf die Meldungen zuweisen können. Die Default-Sätze stehen allen Nutzern zur Verfügung.

Umfragemeldungen auf eine andere EFS-Installation übertragen

Umfragemeldungen können exportiert und auf einer anderen Installation importiert werden. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Um einen oder mehrere Sätze Umfragemeldungen zu exportieren, aktivieren Sie im Menü Bibliotheken → Umfragemeldungen die Checkboxen in der „Aktionen“-Spalte, wählen die Aktion „Exportieren“ aus und bestätigen mit Ausführen. Es wird eine Excel-Datei erzeugt, die die ausgewählten Sätze Meldungen enthält.

• Möchten Sie alle vorhandenen Meldungen exportieren, benutzen Sie den Button Alle Umfragemeldungen exportieren.

Sie importieren Umfragemeldungen, indem Sie auf der Zielinstallation im Menü Bibliotheken → Umfragemeldungen den Button Umfragemeldungen importieren anklicken. Über den Importdialog können Sie eine Excel-Datei mit den gewünschten Meldungen hochladen.

Standard-Umfragemeldungen für eine Installation definieren

Sie können als Administrator selbst vorgeben, welcher Satz Umfragemeldungen installationsweit beim Anlegen eines neuen Projekts als Standard verwendet werden soll. Wenn Sie eine Installation verwalten, auf der vorwiegend in Englisch gearbeitet wird, können Sie so beispielsweise sicherstellen, dass grundsätzlich immer ein englisches Message-Set eingespielt wird.

Wechseln Sie dazu in das Menü Optionen → Systemeinstellungen. Im Feld „Standard-Umfragemeldungen“ können Sie einen der zur Verfügung stehenden Sätze von Umfragemeldungen auswählen und dann mit Ändern abspeichern.

Umfragemeldungen vergleichen

Sie können zwei Sätze Umfragemeldungen miteinander vergleichen. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn zwei Sätze vorliegen, die sich sprachlich sehr ähnlich sind, wie beispielsweise Umfragemeldungen in amerikanischem und britischem Englisch. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie das Untermenü Vergleich der Umfragemeldungen.

• Stellen Sie ein, welche Sätze verglichen werden sollen.

• Mit einem Klick auf Vergleichen lösen Sie die Prüfung aus.

• Die beiden Sätze werden vollständig aufgelistet, dabei werden voneinander abweichende Felder farbig markiert.

Makros

Im Menü Bibliotheken → Makros finden Sie alle Makros der Installation, auf die Sie Zugriff haben. Die folgenden Bearbeitungsfunktionen stehen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Mit einem Klick auf dieses Icon können Sie auf die Registerkarte Makro-Einstellungen des entsprechenden Makros wechseln.

• Aktionen bearbeiten: Mit einem Klick auf dieses Icon können Sie auf die Registerkarte Aktionen des entsprechenden Makros wechseln.

• Löschen: Mit einem Klick auf dieses Icon können Sie das Makro löschen.

• Rechte: Mit einem Klick auf dieses Icon öffnen Sie den Dialog zur Rechtevergabe. Darin können Sie definieren, welche Teams das jeweilige Makro ausführen können. Leserecht ermöglicht die Ausführung eines Makros, Schreibrecht erlaubt die Bearbeitung eines Makros. Bitte beachten Sie, dass Makros nur in Projekten ausgeführt werden können, in denen zusätzlich Schreibrecht auf das Projekt vorhanden sind.

Das Anlegen eines Makros erfolgt im Menü Bibliotheken → Makros. Um ein Marko zu erstellen, benötigen Sie das Schreibrecht create_macro. Sie wählen die auszuführenden Aktionen aus und konfigurieren die Aktionen durch Einstellung der passenden Parameter.

Neues Makro erstellen und Aktionen auswählen

• Klicken Sie den Button Makro anlegen an. Es öffnet sich das abgebildete Eingabeformular.

• Legen Sie die Grundeigenschaften des Makros fest:

  • Name

  • Beschreibung

  • Ausgabe unterdrücken: Wird die Checkbox aktiviert, so wird bei Aktivierung des Makros die Ausgabe genauer Angaben zum Verlauf unterdrückt und lediglich eine Erfolgs- oder Fehlermeldung ausgegeben. Es ist zu empfehlen, beim ersten Erproben eines Makros die Ausgabe der Meldungen zu aktivieren, sie aber nach erfolgreichem Test abzuschalten.

  • Anbieten in Projekttypen: Sie können auswählen, bei welchen Projekttypen das Makro zur Verfügung stehen soll.

• In den Selectboxen des Bereichs „Aktionen“ können Sie voreingestellte Aktionen auswählen.

  • Wenn Sie nur einzelne Aktionen auswählen möchten, so klicken Sie diese einzeln im Feld „Einsetzbare Aktionen“ an, und schieben Sie die Aktionen dann mit dem einfachen Pfeil-Icon in das Feld „Ausgewählte Aktionen“.

  • Wenn Sie alle zur Verfügung stehenden Aktionen auswählen möchten, so klicken Sie den größeren Pfeil an.

• Bringen Sie anschließend die Aktionen mit den auf- und abwärts zeigenden Pfeilen unter der Selectbox „Ausgewählte Aktionen“ in die gewünschte Reihenfolge.

• Bestätigen Sie zuletzt mit Anlegen.

Nach dem Anlegen des Makros gelangen Sie automatisch auf die nun aktive Registerkarte Aktionen. Darauf können Sie Aktionen bearbeiten oder löschen.

• Klicken Sie den Namen einer Aktion oder das dazugehörende Icon Bearbeiten an.

• Im Bereich „Allgemein“ des Eingabeformulars können Sie der Aktion einen speziellen Titel geben und sie beschreiben.

• Im Bereich „Parameter“ muss der für die jeweilige Aktion spezifische Parameter eingestellt werden, in diesem Beispiel das zu wählende Message-Set.

• Anschließend muss die Einstellung mit Speichern gesichert werden.

• Die Aktion ist nun fertig konfiguriert und wird in der Übersicht der Aktionen entsprechend gekennzeichnet.

• Entsprechend stellen Sie alle Aktionen ein.

Makro-Aktionen im Detail

Die folgenden Aktionen können in Makros eingesetzt werden.

Zugriffsrechte auf Makros gewähren

Um Makros zu definieren und um zu bestimmen, wer diese ausführen darf, muss ein Benutzer zu einem Team gehören, das über Schreibrechte für „create_macro“ verfügt. Mittels des Rechte-Icons in der Übersicht können Sie einzelnen Teams Schreib- oder Leserechte auf spezifische Makros zuweisen.

Anwendung von Makros kontrollieren

Im Menü Makro-Log werden alle Ausführungen von Makros protokolliert.

Fragetypen

Wenn Sie benutzerdefinierte Fragetypen nicht nur temporär anlegen, sondern der Bibliothek hinzufügen möchten, können Sie dies im Menü Bibliotheken → Fragetypen tun. Die hier angelegten Fragetypen sind dann als Auswahlmöglichkeit im Fragebogen-Editor projektübergreifend für Sie verfügbar. Sie können einen neuen Fragetyp hinzufügen oder von einer anderen EFS Installation imporieren. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Neu bzw. das Drop-Down-Menü → importieren.

• Geben Sie den Titel Ihres neuen Fragetyps ein und wählen Sie die gewünschte Kategorie. Folgenden Fragetypen-Kategorien sollten Sie Ihren neu erstellten Fragetyp zuordnen können: Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Matrix, Textfeld oder 911 Spezial. Auch im Fragebogen-Editor finden Sie den neu angelegten Fragetyp in der gewählten Kategorie wieder.

• Der neu angelegte Fragetyp wird nun direkt in der Übersicht gelistet. Um ihn zu bearbeiten, klicken Sie auf den Titel. Es öffnet sich ein HTML-Editor, der Ihnen die Erstellung eines neuen Fragetyps - über die Vorlage, das Stylesheet, das Javascript, die Festlegung der genauen Einstellungen und Ressourcen - erlaubt.

Folgende Aktionen stehen Ihnen darüber hinaus zur weiteren Bearbeitung der Fragetypen zur Verfügung:

Ein bereits erstellter Fragetyp kann als ZIP Datei imporiert werden. Fragetypen stehen Ihnen über den Export/ also auch installationübergreifend zur Verfügung.

Fragetypen in Bibliotheken

Nur lateinische Buchstaben und Zahlen dürfen für den Namen verwendet werden. Aus dem von Ihnen vergebenen Namen wird ein interner Name generiert. Dabei werden alle Leerzeichen entfernt, sodass der Name als ID verwendet werden kann. Die ausgewählte Kategorie bestimmt sowohl die zugrunde liegende Datenstruktur der Antworten als auch die verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten. Ein Klick auf den Info-Button öffnet einen Tourguide, der Sie durch alle verfügbaren Interface-Elemente der jeweiligen Seite führt. Über den Vorschau-Button wird eine Live-Vorschau Ihres Fragetyps aufgerufen, die ihn so darstellt, wie er in einer Umfrage mit einem nicht-angepassten responsiven Layout aussehen würde. Sobald Sie mit dem Editieren Ihres Fragetyps beginnen wird der Speichern-Button aktiv und ein Änderungsmarker wird in der linken Navigationsleiste eingeblendet. Die linke Navigationsleiste besteht aus folgenden fünf Optionen, die im Folgenden näher erläutert werden: Vorlage, Stylesheet, JavaScript, Einstellungen und Ressourcen.

• Speichern Sie alle Änderungen, bevor Sie durch das Menü navigieren.

Vorlage

Eine Vorlage-Datei, die mit Smarty2 kompiliert wurde und einige EFS-Variablen verwendet, steht Ihnen zur Verfügung. Diese Vorlage enthält bereits grundlegende Funktionen, auf denen aufbauend Sie ein eigenes Template erstellen können.

Jede Frage enthält eine oder mehrere Variablen, die in den Einstellungen konfiguriert werden. Eine Variable repräsentiert eine Antwortoption (intern auch als „Item“ bezeichnet). Im Falle einer Matrix-Frage spiegelt jede Dimension eine Antwortoption (ein „Item“) wider und hat deshalb ihre eigene Variable.

Für jede Variable muss eine Liste mit möglichen Werten existieren. Dies sind die Skalenelemente (intern auch „r_cat“ genannt), die auch in den Einstellungen konfiguriert werden.

In der Vorlage gibt es die Variable $items, die den Bereich darstellt, der alle Antwortoptionen der Frage enthält. Sie können die Antwortoptionen mit einer Schleife für jedes einzelne Objekt (Item) oder für einen Abschnitt durchlaufen. Jedes Item enthält die Variable $r_cats, die den Bereich darstellt, der alle Skalenelemente der Frage enthält. Auch hier können Sie die Antwortoptionen mit einer Schleife durchlaufen.

Wenn Sie alle vorhandenen Smarty Variablen sehen möchten, geben Sie den Begriff {debug} in Ihrer Vorlage ein. Dann wird ein Button in der oberen, rechten Ecke Ihrer Fragenvorschau eingeblendet, der eine vollständige Liste der Variablen anzeigt, die bis zur der Stelle verwendet werden, an der Sie {debug} in der Vorlage eingegeben haben.

Ein einfaches Beispiel, wie Sie die Items und r_cats durchlaufen können:

Um Werte an den Server übermitteln zu können, muss ein Feld (je nach Fragetyp z.B. input Tag des Typs text, checkbox oder hidden, oder ein select Tag) enthalten sein, das den Namen der Variable enthält, das seinem Namensattribut genau entspricht. Zum Beispiel:

Style Sheet

Im Menü Stylesheet können Sie die CSS-Datei anpassen, die Ihrem Fragetyp zugrunde liegt. Einige Styles sind schon vordefiniert, können jedoch gelöscht werden, wenn Sie lieber vom Defaultdesign des responsiven Layouts ausgehend arbeiten möchten. Der Main Container des Fragetyps muss eine CSS-Klasse der folgenden Struktur enthalten:

Sie sollten diese Klasse als exklusiven Benennungsraum verwenden, um die entsprechenden Styles auf Ihren Fragetyp zu begrenzen und Interferenzen mit der Außenansicht oder anderen Fragetypen zu vermeiden.

Java Script

Im JavaScript Menü definieren Sie gewissermaßen die Logik Ihres Fragetyps.

• Wenn kein JavaScript Verhalten gewünscht ist, entfernen Sie den exemplarisch vordefinierten Code und lassen Sie die Datei leer.

Am Anfang der Vorlage-Datei ist Code enthalten, der die Fragetyp-Einstellungen für JavaScript verfügbar macht. Sie können diese Einstellungen im Objekt options des JavaScript Plug-Ins finden. Beispielsweise sind die Antwortoptionen in einem Array gespeichert, der items heißt. Entsprechend sind die Skalenelemente (r_cats) in einem Array gespeichert, der rcats heißt.

Sie können die Fragetyp-Optionen (die in den Einstellungen festgelegt wurden) auch im Objekt this.options finden. Wenn Sie zum Beispiel eine Option mit dem Namen „orientation“ in der Optionen-Gruppe „optionsGroup1“ haben, können Sie diese wie folgt ansprechen:

Sie sollten den Code in der main Funktion des Plugins beginnen, können aber die prepareOptions Funktion verwenden, um die Optionen vorher zu verarbeiten oder eine Typenumwandlung durchzuführen.

Einstellungen

Im Menü Einstellungen definieren Sie die Optionen und Eigenschaften des Fragetyps. Das Menü ist in fünf Bereiche unterteilt, in denen unterschiedliche Eigenschaften festgelegt werden.

Optionen des Fragetyps

Die Optionen, die Sie im Menü Optionen des Fragetyps definieren, werden im Fragetyp-Editor angezeigt und ermöglichen es später dem Fragebogenersteller, die Instanzen Ihres Fragetyps zu konfigurieren. Alle Optionen gehören zu einer Optionsgruppe, deshalb muss zunächst eine Optionsgruppe über einen Klick auf den Button hinzugefügt werden.

Geben Sie einen Namen für die Optionsgruppe ein, über den in der Vorlage und im JavaScript auf ihn referenziert wird. Sie können hier auch das Label für die Optionsgruppe in verschiedenen Sprachen festlegen, indem Sie auf das kleine Weltkugel-Icon klicken. Klicken Sie auf den Option hinzufügen-Button, um das Kontextmenü mit den verfügbaren Optionen zu öffnen.

Für die neuangelegte Option wurde der interne Name „orientation“ vergeben, ein Label festgelegt und auch der Hilfe-Text, der im Fragebogen-Editor angezeigt wird, sowie der Standardwert (Code) „1“ angegeben. Der Standardwert entspricht dem Code einer Option. Diese Codes werden weiter unten im Menü definiert.

Sobald Sie Ihre Anpassungen gespeichert haben und eine Frage Ihres neuen Fragetyps innerhalb einer Umfrage anlegen, werden Sie die Optionsgruppe und die „orientation“-Option unter den allgemeinen Frageneinstellungen sehen. Der Hilfe-Text wird Ihnen angezeigt, wenn sie mit der Maus über das Info-Icon fahren.

• Sie können beliebig viele Optionen und Optionsgruppen – zur besseren Übersicht und Sortierung – anlegen.

Um über das Vorlage-Menü an Ihre Optionen zu gelangen, verwenden Sie die Variable question_info. Sie finden Ihre Optionsgruppe im Objekt question_info.settings.questionTypeOptions. Für Ihre „orientation“-Option stellt sich das wie folgt dar:

Antwortoptionen

Im Bereich Antwortoptionen definieren Sie die Antwortoptionen der Frage, die initial zur Verfügung stehen, wenn der Fragetyp in einer Umfrageerstellung ausgewählt wird. In Matrix-Fragen steht jede Antwortoption für eine Dimension. In Mehrfachauswahl-Fragen stellt sie die Checkboxen dar und in Einfachauswahl-Fragen steht der Antwortoptionen-Bereich nicht zur Verfügung, da immer nur genau eine Antwortoption (Variable) benötigt wird.

Skalenelemente

Im Bereich Skalenelemente definieren Sie die Antwortcodes. In Matix-Fragen stellt jedes einzelne Elemente eine Spalte dar, in Einfachauswahl-Fragen die Radiobuttons und in Mehrfachauswahl-Fragen steht der Skalenelemente-Bereich nicht zur Verfügung, da jede Checkbox nur genau zwei Elemente mit den Werten „0“ und „1“ beinhaltet.

Funktionen des Frageeditors

In diesem Bereich können Sie den Funktionsumfang des Frageeditors festlegen. Welche Funktionen Ihnen hier zur Auswahl stehen, hängt von der Kategorie Ihres Fragetyps ab. Matrix-Fragen beispielsweise haben einen anderen Funktionsumfang als Einfachauswahl-Fragen.

Konfiguration

Im Bereich Konfiguration können Sie den Namen des Fragetyps anpassen.

• Eine Namensänderung, die Sie hier vornehmen bezieht sich nur auf den angezeigten Namen, nicht aber auf den ursprünglich vergebenen internen Namen. Andernfalls müssten Sie bei einer Änderung auch die Vorlage, das Stylesheet und die JavaScript-Datei aktualisieren.

Ressourcen

Im Menü Ressourcen können Sie Dateien hochladen und verwalten, die Sie für Ihren Fragetyp benötigen. Ressourcen können in zwei Kategorien unterschieden werden:

• Dateien, die Sie als Standardressourcen zur Verfügung stellen möchten (Bilder, Audio- oder Videodateien).

• Dateien, die in den Code integriert werden müssen (z.B. JavaScript Bibliotheken).

Alle Dateien müssen zunächst über das Upload-Icon hochgeladen werden.

Eine Ressource als Option verwenden

Nachdem einige Dateien im Ressourcen Menü hochgeladen wurden, können diese auch im Optionen Menü in Optionen des Typs „Ressource“ weiterverwendet werden. Für unser Beispiel nehmen wir das hochgeladene Beispielbild als Standardwert für eine Ressource-Option.

• Gehen Sie hierfür zum Einstellungen Menü, in den Bereich Optionen des Fragetyps und klicken Sie innerhalb einer Optionsgruppe auf Option hinzufügen.

• Wählen Sie „Ressource“ im Drop-Down-Menü und geben Sie einen Optionennamen, das Label und den Hilfe Text ein.

• Wählen Sie die Datei „test.jpg“ aus, um es als Standardwert festzulegen.

Wenn Sie nun in einer Umfrage eine neue Frage Ihres Fragetyps erstellen, sehen Sie das entsprechende Bild als Standardvoreinstellung. Um in Ihrer Vorlage an das Bild zu kommen, geben Sie Folgendes ein (ohne Zeilenumbrüche):

Genauso können Sie in der JavaScript-Datei Folgendes eingeben:

Eine Ressource direkt verwenden

Für den zweiten Anwendungsfall wird eine hochgeladene Ressourcendatei direkt verwendet. Das bedeutet, dass Sie eine Datei einbinden, die vom Anwender nicht angepasst werden kann. (Dies steht im Gegensatz zum ersten Anwendungsfall, in dem der Anwender die Ressource als Wert für eine Option auswählen kann). In der Vorlage können Sie die Datei wie folgt einbinden (ohne Zeilenumbrüche): 

Wenn Sie die Beispieldatei “test.js” ins JavaScript laden möchten, geben Sie Folgendes ein:

Einwilligungsformularvorlagen

Sie müssen das Einwilligungsformular nicht für jedes Projekt neu konfigurieren, sondern Sie legen unter Bibliotheken Einwilligungsformulare an, die Sie je nach Bedarf beim Erstellen einer Zustimmungsseite verwenden. Vorausgefüllte Formulare, die die gebräuchlichsten Anwendungsfälle abbilden, finden Sie ebenfalls dort, sodass Sie mittels geringfügiger, aber unverzichtbarer Anpassungen an die eigenen Projektgegebenheiten über DSGVO-konforme Einwilligungsformulare verfügen.