Optionen

Über den Menüpunkt Optionen des System-Menüs erhalten Sie Zugriff auf Funktionen, mit denen Sie das Verhalten von EFS an Ihre Gewohnheiten anpassen können. So erhalten Sie z.B. Zugang zum Plattform-Cockpit, können den sicheren Datenaustausch organisieren oder legen die ACL-Rechte für bestimmte Teams fest.

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Plattform-Cockpit

Das Plattform-Cockpit im Modul Optionen visualisiert den Status der Plattform und bietet dem Administrator einen Überblick über wichtige Performance- und Zugriffskennzahlen. 

• Leserecht auf platform_cockpit ist erforderlich, um das Menü Optionen → Plattform-Cockpit sehen und öffnen zu können. 

Die Registerkarte Cockpit gibt eine Übersicht über die wichtigsten Daten der Installation.

Open

DB-Report

Auf der Registerkarte DB-Report finden Sie allgemeine Informationen zum Zustand der Datenbank und zu ausgeführten und geplanten Wartungen.

DB-Report vom Vortag

Datenbankwartung

Login-Log

Aus den archivierten Login-Daten erfahren Sie, welcher Benutzer sich wann eingeloggt hat, einschließlich abgewiesener Login-Versuche. Wenn Sie die Spalten-Titel der Tabelle anklicken, werden die Informationen nach der jeweiligen Spalte sortiert. So können Sie sich die Suche beispielsweise nach einem bestimmten Benutzer erleichtern.

Suche

Login

Admin-Log

Die Registerkarte Admin-Log enthält nicht nur ein detailliertes Protokoll der von Benutzern im System ausgeführten Aktionen, sondern ermöglicht auch einen Einblick in die Aktivitäten im Administratorbereich der Installation. Ähnlich wie beim Login Log können Sie im Bereich „Gefundene Log-Einträge“ auf einen Spaltentitel klicken, um die Einträge nach der jeweiligen Spalte zu sortieren. Wenn Sie auf das Symbol in der Spalte „Aktionen“ klicken, können Sie auch eine Detailansicht des jeweiligen Eintrags mit allen Identifikationsdaten einschließlich der Anfrageparameter anzeigen.

Suche nach Log-Einträgen

Gefundene Log-Einträge

OSPE Watchdog

Der OSPE Watchdog liefert Details zur Systemperformance insgesamt, zur Performance jedes einzelnen Projekts und jeder einzelnen Fragebogenseite.

Performancedaten einschränken

Gesamtperformance

Performance pro Projekt

Die Performance der einzelnen Fragebogenseiten Ihres Projekts können Sie überprüfen, wenn Sie im Bereich „Performance pro Projekt“ ein konkretes Projekt anklicken.

Projekt-Mailvorgänge

Die Registerkarte Projekt-Mailvorgänge im Menü Optionen → Plattform-Cockpit bietet eine zentrale Übersicht aller Mailvorgänge, die auf der jeweiligen Installation ausgelöst wurden:

• Sie können die Mailvorgänge aus einem beliebigen Zeitraum anzeigen lassen.

• Aufgeführt werden zu jedem Mailvorgang der Name des Projekts, das genaue Versanddatum, Projekttyp, Feldzeit, Betreff der E-Mail und die Anzahl der versendeten Mails.

• Ausgenommen von der Zählung sind Mailversandprozesse aus gelöschten Projekten.

• Die Mailvorgänge werden nach Projekt geordnet.

• Der Zugriff auf diese Registerkarte ist nur Benutzern mit Root- oder Admin-Rechten möglich. Diese Benutzer können jeweils die Mailvorgänge derjenigen Projekte sehen, für die ihr Team Leserechte hat.

Leserecht auf platform_cockpit ist erforderlich, um das Menü Optionen → Plattform-Cockpit sehen und öffnen zu können.

Interviewzählung

Auf der Registerkarte Interviewzählung können Sie prüfen, wie viele Interviews Ihre Organisation durchgeführt hat. Folgende Analysen können mit dem Statistik-Tool durchgeführt werden:

• Interviewzahlen für einzelne Projekte

• Interviewzahlen für eine benutzerdefinierte Zeitspanne

• Tagesstatistik für Interviewzahlen

• Interviewzahlen für Dispositionscodes > 30 im Detail

Für die Abrechnung gelten folgende Regeln:

• Berechnet werden alle Interviews mit Dispositionscodes > 30 (31, 32, 35, 36, 37, 41).

• Setzt man einen Teilnehmer zurück und er nimmt erneut teil, wird dies als zwei Interviews gezählt.

• Wird der externe Umfragestart verwendet und Start- und Zielprojekt sind beides EFS-Projekte, so werden die Interviews doppelt gezählt: Die Teilnehmer erreichen in beiden Projekten die Endseite.

• Interviews, die per Datenimport hochgeladen wurden, werden nicht gezählt.

Installationscheck

Mit den Prüfmechanismen auf der Registerkarte Installationscheck können Sie die Konsistenz der Daten auf Ihrer Installation überprüfen.

• Werden Fehler gemeldet, deren Behebung Sie sich nicht selbst zutrauen, wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

• Optional können Sie sich die Ergebnisse per E-Mail zusenden lassen.

Systemeinstellungen

Mailvolumen pro Versandintervall beschränken

Die Mails in der Warteschlange werden paketweise abgearbeitet. Standardmäßig werden im Abstand von zehn Minuten maximal 300 Mails abgefertigt. Den Wert von 300 Mails pro Paket können Sie verändern. Die entsprechende Option finden Sie im Menü Optionen → Systemeinstellungen im Feld „Mailversand-Job-Größe“. Maximal zulässig sind 2000 Mails.

Anzahl der Wiederholungen bei Versandproblemen definieren

Nimmt der Mailserver eine Mail nicht an oder ist eine Verbindung zum Mailserver gar nicht möglich, so wird acht Stunden später ein erneuter Versandversuch gestartet. Nach vier gescheiterten Versandversuchen wird die Mail gelöscht und dem Adressaten der Dispositionscode 14 zugewiesen. Die maximale Anzahl der Versandversuche können Sie ändern. Die entsprechende Option finden Sie im Menü Optionen → Systemeinstellungen im Feld „Maximale Anzahl Versandversuche“.

Wartezeit zwischen Versandversuchen definieren

Definieren Sie die Anzahl der Minuten, die zwischen den einzelnen Versandversuchen liegen sollen. Die entsprechende Option finden Sie im Menü Optionen → Systemeinstellungen im Feld „Wartezeit zwischen Versandversuchen“.

Aktivierung und Deaktivierung der Teilnahmebegrenzung

Der installationsweite Grenzwert für gleichzeitig aktive Umfrageteilnehmer in einzelnen Projekten wird im Menü Optionen → Systemeinstellungen im Feld „Teilnahmebegrenzung“ gesetzt. Durch Eingabe des Wertes „0“ wird die Option abgeschaltet.

• Das Menü Optionen → Systemeinstellungen ist nur für Benutzer zugänglich, die zum Administrator- oder System Administrator-Team gehören.

Schwellenwert für den Serverload definieren

Der Schwellenwert für die Load-Begrenzung wird vom Plattformadministrator festgelegt (Plattformadministratoren sind alle Personen, die Mitglieder des Benutzerteams „Administration“ sind). Wechseln Sie dazu in das Menü Optionen → Systemeinstellungen und nehmen Sie im Feld „Load-Begrenzung“ die Einstellung vor.

Bei einem Wert von „0“ ist die Load-Begrenzung ausgeschaltet. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, ist ein Wert von „3“ empfohlen. Generell ist dieser Wert natürlich abhängig von der Leistungsfähigkeit Ihres Servers. 

• Das Menü Optionen → Systemeinstellungen ist nur für Benutzer zugänglich, die zum „Administrator“- oder „System Administrator“-Team gehören.

Standard-Umfragemeldungen für eine Installation definieren

Sie können als Administrator selbst vorgeben, welcher Satz Umfragemeldungen installationsweit beim Anlegen eines neuen Projekts als Standard verwendet werden soll. Wenn Sie eine Installation verwalten, auf der vorwiegend in Englisch gearbeitet wird, können Sie so beispielsweise sicherstellen, dass grundsätzlich immer ein englisches Message-Set eingespielt wird.

Wechseln Sie dazu in das Menü Optionen → Systemeinstellungen. Im Feld „Standard-Umfragemeldungen“ können Sie einen der zur Verfügung stehenden Sätze von Umfragemeldungen auswählen und dann mit Ändern abspeichern.

• Das Menü Optionen → Systemeinstellungen ist nur für Benutzer zugänglich, die zum Administrator- oder System Administrator-Team gehören.

Mail-Admin

Mail-Report

Über System → Optionen → Mail-Admin können Sie auf den globalen Mail-Report zugreifen, in dem alle installationsweiten Mailvorgänge aufgelistet werden. Detaillierte Informationen zum Thema Mail-Report finden Sie hier.

Keine-Mails Liste

Navigieren Sie zur Keine-Mails Liste über folgenden Pfad:

• System → Optionen → Mail-Admin → Keine-Mails Liste

Hier werden allgemeine und projektbasierte Keine-Mails Listen verwaltet. Um E-Mails der Sperrliste hinzuzufügen, laden Sie die Importvorlage (Import → Importvorlage herunterladen) herunter, fügen die E-Mail-Liste der rctp-Spalte hinzu und verwenden pid 0 für das Erstellen einer allgemeinen Sperrliste oder ein spezifisches pid für das Erstellen einer projektbasierten Sperrliste. Die Web-Services efs.mailblacklist.add, efsmailblacklist.delete, efsmailblacklist.get-List, efsmailblacklist.isBlacklisted können dazu verwendet werden, die Verwaltung von Sperrlisten zu automatisieren. Wenn neue E-Mails aus EFS heraus verschickt werden, dann werden die Adressen aus der Keine-Mails Liste automatisch aus der Liste der Empfänger entfernt. E-Mails, die bereits in der Warteschlange abgelegt waren, werden als „abgebrochen“ markiert.

• Teilnehmer, deren E-Mail-Adressen auf der Keine-Mails Liste stehen, können trotzdem an der Befragung teilnehmen.

Um Self-Service-Sperrlisten in die E-Mail-Templates zu implementieren („unsubscribe“ Funktionsweise), fügen Sie #unsubscribe_survey# oder #unsubscribe_global# Ihrem E-Mail-Template hinzu.

• #unsubscribe_survey# generiert einen Sperrlistenlink für das aktuelle EFS-Projekt.

• #unsubscribe_global# generiert einen globalen Sperrlisten-Link.

SMS-Admin

SMS-Übersicht

Auf Installationen, auf denen das SMS-Modul aktiviert ist, gibt es unter Optionen → SMS Admin die Funktion SMS-Bericht. Mit SMS-Bericht können Sie sich eine detaillierte Liste aller SMS anzeigen lassen, die über EFS zum SMS-Provider versendet wurden.

Datenaustausch

Nach dem Aufrufen des Menüpunktes Dateiaustausch gelangen Sie zu einer Übersicht über die Dateien aller Austauschteams, auf die Sie mittels Leserechts zugreifen können. Sie verfügen über eine einfache und eine erweiterte Suche. Im Fall der erweiterten Suche können Sie zusätzlich zu der Stichwortsuche der einfachen Suche nach dem Status, dem Team oder dem Zeitraum suchen, in dem die Datei hochgeladen worden ist. Außerdem verfügen Sie über die Ansicht-Funktion, die es Ihnen erlaubt, die Tabelle auf bestimmte Spalten zu beschränken.

Die Tabelle verfügt über die folgenden Spalten:

Das Hochladen einer neuen Datei

Sie können Dateien aller Formate hochladen - PHP und HTML ausgenommen. Die Maximalgröße einer Datei wird über den Import-Dialog wiedergegeben. Der Name der hochzuladenden Datei muss eindeutig sein.

• Sie klicken auf Datei hochladen unter dem Menüpunkt Dateiaustausch.

Vorgehen

• Sie geben den gewünschten Titel ein.

• In dem Eingabefeld "Zusätzliches Passwort" können Sie optional ein Passwort eingeben, um die Datei gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Falls Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, wird ein Eingabefeld in der Spalte "Sicherheit" eingeblendet. In dieses Eingabefeld muss das Passwort eingegeben werden, bevor die Datei heruntergeladen werden kann. Ohne Eingabe des richtigen Passwort ist das erfolgreiche Herunterladen der Datei nicht möglich.

• Die Option "Datei" erlaubt es Ihnen, eine Datei mit der Maximalgröße von 200,0 MB auszuwählen.

• Sie tippen ein Kommentar ein, das Informationen weitergibt.

• Sie wählen ein Team aus, für das Sie die Datei hochladen.

• Wenn Sie das Kontrollkästchen "Info-Mail an Team senden" aktivieren, können Sie anschließend alle Mitglieder des ausgewählten Teams über die neu verfügbare Datei informieren.

• Klicken Sie auf Upload, um den Uploadvorgang zu starten.

• Wenn Sie in Schritt 6 das Kontrollkästchen "Info-Mail an Team senden" angekreuzt haben, wird nun ein Formular angezeigt, mit dem Sie Ihre Teammitglieder benachrichtigen können. Ändern Sie den Standardtext nach Bedarf.

• Wenn Sie die Mail wirklich nutzen möchten, bestätigen Sie dies, indem Sie im Feld "Info-Mail senden" auf "Ja" klicken.

• Um diesen Schritt abzuschließen, klicken Sie auf Weiter.

Benachrichtigung der Team-Mitglieder über neue Dateien

Wenn Sie eine Datei hochladen wollen, erhalten Sie die Möglichkeit, das Team über diese Datei zu informieren. Zu diesem Zwecke haken Sie die Option "Info-Mail an Team senden" an. Sobald der Upload abgeschlossen ist, können Sie mittels eines Mail-Templates eine Nachricht an das Team verschicken.

• Die Formular besteht aus einer vordefinierten Mail-Vorlage. Diese Mail-Vorlage, die mit "Neuer Upload für das Austauschteam" betitelt ist, kann unter dem Menüpunkt Mailvorlagen in den Bibliotheken bearbeitet werden. Sie können die Vorlage weder löschen noch eine andere auswählen. Außerdem ist es nicht möglich, verschiedene Sprachversionen zu verschicken,

• Das Folgende kann über die Platzhalter angegeben werden:

  • der Name des Teams: #team_name#

  • der benutzerdefinierter Titel der Datei: #filetitle#

  • Dateiname: #filename#

  • Kommentar: #filecomment#

  • Autor: #fileauthor#

Das Herunterladen einer Datei

• Haken Sie die Datei, die Sie herunterladen wollen, über das Auswahlkästchen in der Spalte "Auswahl" an.

• Sie wählen die Aktion "Download" aus der Drop-down-Liste aus.

• Sie klicken den Button Ausführen an.

• Die Datei wird in ein Zip-File übertragen, das Sie lokal auf Ihrem Computer speichern.

Das Ändern des Datei-Status

Wenn die hochgeladenen Dateien häufig überarbeitet werden und durch neue Versionen ersetzt werden, hilft Ihnen das Zuweisen eines Datei-Status dabei, den Überblick zu behalten. Sie verfügen über drei Datei-Status: aktiv, obsolet und verschlossen.

Datei-Status

Um den Status einer Datei zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Sie wählen die Datei aus, indem Sie das entsprechende Auswahlkästchen in der Spalte "Auswahl" anhaken.

• Sie wählen den gewünschten Status, in den Sie die Datei versetzen wollen, aus der Aktion-Drop-down-Liste aus.

• #Sie bestätigen Ihre Wahl, indem Sie den Button Ausführen anklicken.

Datei löschen

Wenn Sie über die erforderlichen Schreibrechte für eine Datei verfügen, können Sie diese löschen:

• Suchen Sie die Datei in der Dateiliste und aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen in der Spalte "Auswahl".

• Wählen Sie die Aktion "Löschen" aus der Dropdown-Liste.

• Klicken Sie auf Ausführen.

• Bestätigen Sie die Bestätigungsaufforderung, indem Sie auf OK klicken.

• Die Datei wird gelöscht.

ACL-Rechte

Auf EFS-Installationen arbeiten üblicherweise mehrere Benutzer, häufig sogar mehrere große Benutzergruppen:

• Bei großen Befragungsprojekten oder bei der Verwaltung von Panels sind neben der Projektleitung meist viele weitere Benutzer beteiligt. So gibt es beispielsweise Benutzer, die auf Fragebogenprogrammierung spezialisiert sind, andere Benutzer sind für die Auswertung zuständig.

• Auf Sammelinstallationen arbeiten Benutzer verschiedener Kunden komplett getrennt voneinander an ihren eigenen Projekten.

• Einige Benutzer dürfen eventuell nicht auf den Adminbereich zugreifen, sondern erhalten über gesonderte Logins wie EFS Survey Status und EFS Translator Interface einen beschränkten Zugang zu denjenigen Informationen und Funktionen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

EFS ermöglicht es Ihnen, die Zugriffsrechte all dieser Benutzer effektiv zu konfigurieren und zu steuern:

• Anstatt die Zugriffsrechte für jeden Benutzer einzeln zu konfigurieren, definieren Sie Teams: Diese spiegeln jeweils die Aufgaben und Rechte ganzer Benutzergruppen mit identischem Aufgabenbereich wider. Anschließend ordnen Sie die konkreten Benutzer den Anwenderrollen zu.

• Die verschiedenen Möglichkeiten, auf Informationen und Funktionen zuzugreifen oder Änderungen vorzunehmen, werden mit einem eigenen Rechtesystem abgebildet. So können Sie nicht nur festlegen, auf welche Informationen und Funktionen ein Team allgemein zugreifen darf, sondern auch bei welchen Einzelobjekten (z.B. spezifischen Projekten) dies der Fall ist.

Zuweisung

Welche Zugriffsmöglichkeiten ein Benutzer in EFS hat, wird durch Zuweisung zu einem oder mehreren Teams geregelt:

• Die Teams werden so konfiguriert, dass sie jeweils die Aufgaben und Rechte ganzer Benutzergruppen mit identischem Aufgabenbereich widerspiegeln.

• Ein Benutzer kann Mitglied in mehreren Teams sein.

  • Die ACL-Rechte der Teams werden aufaddiert, d.h. er kann auf alle Informationen und Funktionen zugreifen, auf die mindestens eines seiner Teams zugreifen darf. Hat eines seiner Teams beispielsweise Schreibrecht auf ct42partadm, d.h. kann in der Teilnehmerverwaltung Teilnehmer anlegen, und ein anderes seiner Teams hat nur Leserecht, so kann er Teilnehmer anlegen.

  • Im Bezug auf Einzelobjekte hat er auch jeweils den weitesten Zugriff, der für eines seiner Teams konfiguriert ist. D.h. wenn eines seiner Teams Schreibrecht auf Projekt x hat und ein anderes hat nur Leserecht auf Projekt x, hat er Schreibrecht.

• Ein Benutzer hat immer jeweils ein Primärteam.

  • Das Primärteam erhält automatisch immer Lese- und Schreibrecht auf Projekte, die dieser Benutzer anlegt.

  • Bei Projekten, die dieser Benutzer anlegt, enthält die Umfrage-URL den Namen des Primärteams.

Auf neuen EFS-Installationen sind per default Teams eingerichtet und vorkonfiguriert, die die am häufigsten benötigten Benutzerrollen widerspiegeln. Dazu gehören beispielsweise:

• Projektleiter: Der Projektleiter ist für die Durchführung von Umfrageprojekten zuständig. Er benötigt jedoch in der Regel z.B. keinen Zugriff auf die Verwaltungsfunktionen des Panels, häufig hat er auch keinen Zugang zur Benutzerverwaltung.

• Panel-Administrator: Der Panel-Administrator ist bei EFS People-Installationen schwerpunktmäßig für die Panel-Verwaltung zuständig. Eventuell betreut er auch das CMS und die Panel-Community.

• System-Administrator: Diese Rolle ist für Supportarbeiten durch Support-Team vorgesehen. Es stehen Spezialfunktionen zur Verfügung, die bei unsachgemäßer Anwendung zur Beschädigung des Systems führen.

Rechtevorlagen importieren und exportieren

Mithilfe der Export- und Importfunktionen können Sie Rechtedefinitionen von einer EFS-Installation auf eine andere übertragen. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Wählen Sie das Menü Optionen → ACL-Rechte → Rechtevorlagen.

• Klicken Sie das Icon ACL-Rechtevorlage exportieren an.

• Eine Datei vom Format .tpl wird heruntergeladen. Speichern Sie diese lokal auf Ihrem PC.

Um die exportierte Rechtevorlage auf eine andere EFS-Installation zu übertragen, arbeiten Sie folgendermaßen weiter:

• Wechseln Sie auf der Zielinstallation in das Menü Optionen → ACL-Rechte → Rechtevorlagen und klicken den ACL-Rechtevorlage importieren-Button an.

• Geben Sie Name und Titel ein.

• Ermitteln Sie die gewünschte Datei auf Ihrem PC.

• Bestätigen Sie mit Importieren.

• Die Rechtevorlage wird importiert.

Im Menü Rechtevorlage zuweisen können Sie die importierte Vorlage einem Team der Zielinstallation zuweisen.

Zugriffsmöglichkeiten mit ACL-Rechten und Objektrechten punktgenau konfigurieren

Auf welche Informationen und Funktionen ein Benutzerteam zugreifen kann, wird durch Kombination zweiter Rechtetypen gesteuert:

• ACL-Rechte: Über ACL-Rechte („Access-Control-List“) wird festgelegt, ob jemand bestimmte Informationen einsehen bzw. Funktionen ausführen darf.

  • ACL-Rechte werden jeweils an Benutzerteams vergeben.

  • Die Zuweisung erfolgt in der Benutzerverwaltung.

  • Zu jedem ACL-Recht gibt es Lese- und Schreibrecht. Üblicherweise schaltet das Schreibrecht mächtigere Funktionen frei als das Leserecht.

• Objektrechte: Der Zugang zu vielen Einzelobjekten kann in EFS gezielt kontrolliert werden. Ein Objekt ist beispielsweise ein bestimmtes Projekt, eine Layoutvorlagen oder ein Satz Umfragemeldungen. Über Objektrechte können Sie festlegen, welches Team dieses Objekt ansehen, benutzen oder bearbeiten darf.

  • Die Zuweisung erfolgt nicht in der Benutzerverwaltung, sondern direkt beim jeweiligen Objekt. So wird das Objektrecht auf Projekte beispielsweise von der Projektliste aus zugeordnet. Meist rufen Sie den Zuweisungsdialog über einen Rechte-Link oder ein Rechte-Icon auf.

  • Auch bei den Objektrechten gibt es Lese- und Schreibrecht. Leserecht ermöglicht üblicherweise den passiven Zugriff auf Informationen, Schreibrecht ermöglicht die aktive Nutzung von Funktionen.