Teilnehmerverwaltung (Leadership)

In diesem Kapitel lernen Sie die mehrstufig strukturierte Teilnehmerverwaltung von Multi-Source-Feedbacks kennen.

• Das Grundprinzip wird erklärt.

• In den folgenden Kapiteln werden die vier Ebenen jeweils im Detail vorgestellt.

• Anschließend werden typische Workflows in der Teilnehmerverwaltung Schritt für Schritt erläutert:

  • Die Feedbackteilnehmer und -konstellationen werden vom Projektleiter manuell definiert.

  • Die Feedbackteilnehmer und -konstellationen werden vom Projektleiter importiert.

  • Die Feedbackteilnehmer werden vom Projektleiter angelegt, die Konstellationen werden von den Fokuspersonen definiert. Dieses Szenario kann optional auf Projektbasis realisiert werden, es erfordert Sonderprogrammierung.

Das Ebenen-Konzept

Die Teilnehmerverwaltung von Multi-Source-Feedbacks ist mehrstufig aufgebaut. D.h. die Daten der Teilnehmer können aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und bearbeitet werden.

Die Ebenen im Überblick:

• Teilnehmerpool:

  • Der Teilnehmerpool enthält sämtliche Teilnehmer, die im System angelegt wurden, mit ihren Stammdaten.

  • Die im Teilnehmerpool befindlichen Personen müssen nicht alle zwingend einer Feedbackkonstellation zugeordnet sein. Sie können zunächst auf dieser Ebene verwaltet und erst zu einem späteren Zeitpunkt Feedbacks zugeordnet werden.

  • Menü Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerpool.

• Welle:

  • Multi-Source-Feedbacks werden häufig in Wellen, d.h. zeitlich versetzt, durchgeführt. So können beispielsweise verschiedene Unternehmenszweige oder Führungsebenen zu unterschiedlichen Zeitpunkten befragt werden.

  • Auf der Wellen-Ebene sehen Sie alle vorhandenen Wellen und ihre aktuellen Rückläufe.

  • Öffnen Sie eine Welle, gelangen Sie zur Übersicht der dazugehörenden Fokuspersonen: Jede Fokusperson repräsentiert jeweils eine Feedback-Konstellation. Über eine spezifische Fokusperson gelangen Sie zur Übersicht aller Personen, die dieser Person Feedback geben bzw. zu ihrer Feedback-Konstellation gehören.

  • Menü Teilnehmerverwaltung → Wellen.

• Fokuspersonen:

  • Auf dieser Ebene finden Sie die Fokuspersonen einer Welle, die jeweils eine Feedbackkonstellation repräsentieren).

  • Menü Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle}.

• Feedbackgeber:

  • Auf dieser Ebene finden Sie alle Personen, die der ausgewählten Fokusperson Feedback geben, mit ihrer jeweiligen Rolle in dieser konkreten Feedbackkonstellation.

  • Menü Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle} → {Ausgewählte Fokusperson}.

Teilnehmerpool

Der Teilnehmerpool enthält sämtliche Teilnehmer des Multi-Source-Feedbacks, die im System angelegt wurden, mit ihren Stammdaten.

Wie der Teilnehmerpool gefüllt wird, hängt vom gewählten Feedback-Vorgang ab:

• Sind alle Feedbackkonstellationen zu Prozessbeginn bekannt, werden sie mit den dazugehörenden Teilnehmerdaten manuell eingegeben oder importiert. Die Teilnehmer werden dabei automatisch auch im Teilnehmerpool sichtbar.

• Sind die kompletten Feedbackkonstellationen nicht vorab bekannt, gelangen die Teilnehmer üblicherweise durch direkten Import in den Teilnehmerpool. Die Zuordnung zu den Feedbacks erfolgt später beispielsweise dadurch, dass die Fokuspersonen sich ihre Feedbackgeber selbst aussuchen.

• Auch Nachnominierung noch nicht im System hinterlegter Personen durch die Fokuspersonen kann optional auf Projektbasis realisiert werden. Dieses Scenario erfordert Sonderprogrammierung.

Sie finden den Teilnehmerpool im Menü Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerpool. Mit den Funktionen auf der benachbarten Registerkarte Statistik können Sie die Zusammensetzung analysieren.

Teilnehmer verwalten

Auf der Registerkarte Teilnehmerpool finden Sie für jeden Teilnehmer folgende Informationen:

• Name, Vorname

• Personalnummer

• E-Mail

• Überblick über die von dem Teilnehmer eingenommenen Rollen

Zum Verwalten der Teilnehmer stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Teilnehmer bearbeiten: Der Bearbeitungsdialog für die Stammdaten und Berichtsverknüpfungen des Teilnehmers wird geöffnet.

• Feedbacks: Detaillierte Übersicht aller Feedbackkonstellationen, denen der Teilnehmer zugeordnet ist.

• Zugewiesene Berichte: Übersicht aller Berichte, die für diesen Teilnehmer bestimmt sind.

• Teilnehmer löschen: Der gewählte Teilnehmer wird unwiderruflich aus dem Teilnehmerpool entfernt. Bitte beachten Sie, dass dabei auch alle Feedbacks gelöscht werden, die dieser Teilnehmer abgegeben hat.

Die folgenden Aktionen können auf einen oder mehrere Teilnehmer angewendet werden:

• Anschreiben / Einladen: Mittels dieser Aktion können Sie an die ausgewählten Teilnehmer Einladungsmails verschicken. Die Vorlage einer Einladungsmail kann von Ihnen individuell angepasst werden. Weitere Optionen zum Kontaktieren der Teilnehmer werden im „EFS Survey“-Handbuch vorgestellt.

• Erstpasswort wiederherstellen: Das Erstpasswort wird wiederhergestellt. Das Erstpasswort ist für autorisierte Benutzer im Adminbereich sichtbar (ACL-Recht: view_loft_passwd).

• Masseneditieren: Diese Aktion ermöglicht das Ändern mehrerer Teilnehmerdatensätze in einem Arbeitsschritt.

• Neues Passwort generieren: Das Passwort wird neu generiert.

• Löschen: Die gewählten Teilnehmer werden unwiderruflich aus dem Teilnehmerpool entfernt. Bitte beachten Sie, dass dabei auch alle Feedbacks gelöscht werden, die diese Teilnehmer abgegeben haben.

Zusammensetzung des Teilnehmerpools analysieren

Mit den Funktionen auf der Registerkarte Statistik können Sie die Zusammensetzung des Teilnehmerpools differenziert betrachten und analysieren.

Wellen

Wellen werden üblicherweise dazu genutzt, Teile des Feedbackprozesses zeitversetzt durchzuführen. Ein Multi-Source-Feedback verfügt daher immer über mindestens eine Welle, der die Fokuspersonen und deren Feedbacks zugeordnet werden. Üblicherweise sind bei Beginn des Projekts die Fokuspersonen definiert. Je nach geplantem Verlauf sind die Feedbackgeber entweder ebenfalls bereits definiert, oder die Fokuspersonen wählen sie selbst im Verlauf des Prozesses.

In der Wellenübersicht, die beim Öffnen der Teilnehmerverwaltung automatisch eingeblendet wird, wird eine Übersicht der vorhandenen Wellen angezeigt. Jede Welle enthält eine Übersicht der dazugehörenden Fokuspersonen, über die Sie wiederum die Feedbackgeberübersicht dieser Fokuspersonen erreichen können.

Wellen verwalten

In der Wellenübersicht finden Sie folgende Informationen:

• Name der Welle: Mit einem Klick auf den Namen gelangen Sie zur Fokuspersonenübersicht.

• Max. Prozessstatus

• Fokuspersonen: Anzahl aller Fokuspersonen.

• Feedbackteilnehmer: Summe der Teilnahmen an diesem Feedback. Teilnehmer, die an mehreren Feedbackkonstellationen teilnehmen, werden entsprechend mehrfach gezählt.

• Rücklauf: Aktueller Stand des Rücklaufs

• Feldstart, -ende

• Prozessende

• Aktivitätsstatus: Wellen müssen explizit aktiviert werden.

Zum Verwalten der Wellen stehen folgende Icons zur Verfügung:

• Welle bearbeiten: Der Dialog zum Bearbeiten der Welleneigenschaften wird geöffnet.

• Welle archivieren: Die Welle wird in das Archiv verschoben.

• Welle löschen: Die Welle wird mit ihrem kompletten Inhalt unwiderruflich gelöscht.

Die folgenden Aktionen können auf eine oder mehrere Wellen angewendet werden:

• Einladen / Erinnern: Sie können alle Feedbackgeber der gewählten Wellen einladen bzw. erinnern oder weiter z.B. auf Feedbackgeber mit einer bestimmten Rolle einschränken.

• Zurücksetzen mit Datenlöschen: Die komplette Welle wird zurückgesetzt. Dabei werden die Dispositionscodes der Feedbackgeber wieder auf 11 = „Noch nicht eingeladen“ oder 12 = „aktiv“ gesetzt. Bereits erfasste Ergebnisdaten der Teilnehmer werden gelöscht. Teilnehmer, die bereits an der Umfrage teilgenommen haben, wird eine erneute Teilnahme ermöglicht. Siehe „EFS Survey“.

• Zurücksetzen ohne Datenlöschen: Die Dispositionscodes der kompletten Welle werden wie oben beschrieben zurückgesetzt. Dabei werden jedoch die bereits erfassten Ergebnisdaten nicht gelöscht. Siehe „EFS Survey“.

• Rücklaufstatistik exportieren

• Wellenstatus ändern: Der Status der Welle kann geändert werden.

Wellen archivieren

Sie können Wellen mit einem Klick auf Welle archivieren in das Archiv verschieben.

Die Wellen werden dann aus der Wellen-Übersicht entfernt und werden stattdessen auf der Registerkarte Wellen-Archiv aufgelistet. Archivierte Wellen können mit einem Klick auf Welle wiederherstellen wieder in die Übersicht verschoben werden.

Fokuspersonen

In der Fokuspersonenübersicht finden Sie für jede Feedbackkonstellation folgende Informationen:

• Login-Status

• Zu jeder Fokusperson wird angegeben:

  • Name, Vorname

  • Personalnummer

  • E-Mail

  • Organisationseinheit

  • Geschlecht

  • Sprachversion

• Feedbackphase

• Berichtsstatus

• Überblick über die Rollenverteilung der Feedbackgeber und den aktuellen Rücklauf pro Rolle (z.B. „DR 1/2“ = direct reports: 1 vollständiges Feedback, 2 Feedbackgeber zugewiesen).

Wie üblich können Sie mit Ansicht die Anzeige modifizieren oder über die erweiterte Suche komplexe Suchkriterien erstellen.

Zum Verwalten der Fokuspersonen stehen folgende Icons zur Verfügung:

• Fokusperson bearbeiten: Der Dialog zum Bearbeiten von Stamm- und Prozessdaten wird geöffnet.

• Fokusperson löschen: Die gesamte Feedbackkonstellation wird unwiderbringlich entfernt.

Die folgenden Aktionen können auf ein oder mehrere Feedbackkonstellationen angewendet werden, indem Sie die jeweilige Fokusperson anklicken und dann die Aktion in der Drop-Down-Liste wählen:

• Einladen / Erinnern: Sie können alle Feedbackgeber der gewählten Fokuspersonen einladen bzw. erinnern oder weiter z.B. auf Feedbackgeber mit einer bestimmten Rolle einschränken.

• Zurücksetzen mit Datenlöschen: Die komplette Feedbackkonstellation wird zurückgesetzt. Dabei werden die Dispositionscodes der Feedbackgeber wieder auf 11 = „Noch nicht eingeladen“ oder 12 = „aktiv“ gesetzt. Bereits erfasste Ergebnisdaten der Feedbackgeber werden gelöscht. Feedbackgeber, die bereits teilgenommen haben, wird eine erneute Teilnahme ermöglicht. Siehe „EFS Survey“.

• Zurücksetzen ohne Datenlöschen: Die Dispositionscodes der kompletten Feedbackkonstellation werden wie oben beschrieben zurückgesetzt. Dabei werden jedoch die bereits erfassten Ergebnisdaten nicht gelöscht.

• Dispositionscode 15: Werden Einladungsmails gebounct, so können Sie die entsprechenden Feedbackgeber auf Dispositionscode 15 setzen. Diese Feedbackgeber werden von allen weiteren Mailvorgängen ausgenommen.

• Rücklaufstatistik exportieren

• Status der Fokusperson ändern zu: Der Status der Feedbackkonstellation kann
  geändert werden.

Feedbackteilnehmer und -konstellationen manuell definieren

Sie können die Teilnehmerdaten und Feedbackkonstellationen in einer Welle wahlweise manuell definieren, per Import hochladen oder es den Fokuspersonen überlassen, passende Feedbackteilnehmer auszuwählen. Falls Sie die Konstellationen bei Beginn des Feedbackprozesses bereits kennen, werden sie üblicherweise einfach importiert. Sind die Konstellationen noch nicht bekannt, werden entweder nur die Daten in den Teilnehmerpool hochgeladen, oder es werden nur die Fokuspersonen direkt in die Welle importiert während die anderen Teilnehmer in den Teilnehmerpool hochgeladen werden.

In diesem Kapitel wird erklärt, wie die Feedbackkonstellationen manuell definiert werden. Anschließend wird der Importvorgang vorgestellt. In einem realen Projekt würden Sie die Daten üblicherweise importieren. Aber das schrittweise manuelle Vorgehen hilft, den Vorgang grundsätzlich zu verstehen.

Welle anlegen

Zuerst muss eine Welle angelegt werden.

1. Öffnen Sie das Menü Teilnehmerverwaltung. Sie gelangen automatisch in das Untermenü Wellen.

2. Klicken Sie den Button Welle hinzufügen an.
   
   
   

   Open

   

    

3. Es öffnet sich die Eingabemaske für die Eigenschaften der Welle. Die folgende Eingaben sind erforderlich:
   – Name: Name der Welle
   – Feldstart, Feldende: In diesem Zeitraum können die Feedbackgeber dieser Welle den Feedbackfragebogen öffnen. Die Feldzeit der Wellen kann sich von der im Umfragemenü definierten Projektfeldzeit unterscheiden
   – Prozessende: Das Datum, nach dem keine Berichte für diese Welle mehr abgerufen werden können.
   – Aktiv: ja/nein
   – Vergleichsgruppe: Auf der Basis von Einschätzungen abgeschlossener Feedbacks können individuelle Vergleichsgruppen gebildet werden (Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition → Vergleichsgruppen). Beispiele für Vergleichsgruppen sind: Welle des Vorjahres oder auch Fokusperon in vergleichbarer Position.
   
   
   

   Open

   

    

4. Bestätigen Sie mit Welle hinzufügen.

Automatische Statuswechsel definieren

Der Status der Teilnehmer in einer bestimmten Welle kann zu einem vorgegebenen Zeitpunkt automatisch verändert werden. Siehe Kapitel “Statusänderungen automatisieren”

Fokuspersonen und Feedbackgeber anlegen

Fokuspersonen anlegen

1. Wechseln Sie erneut zum Menü Teilnehmerverwaltung → Wellen.

2. Klicken Sie den Titel der gewünschten Welle an.

3. Sie gelangen in die Fokuspersonenübersicht.
   
   
   

    

4. Klicken Sie Fokusperson hinzufügen an.
   
   
   

    

5. Geben Sie die Stammdaten ein. Wurde die Fokusperson bereits früher im System angemeldet, beispielsweise weil sämtliche Teilnehmerdaten vorher in den Teilnehmerpool hochgeladen wurden, so können Sie sie mit Hilfe des Lupe-Icons finden und die Daten mit einem Klick auf Teilnehmer hinzufügen einfügen.

6. Falls erforderlich, können Sie auch Prozessdaten speziell für das aktuelle Feedback
   definieren.

7. Bestätigen Sie mit Teilnehmer hinzufügen. Die Fokusperson wird angelegt und in der Übersicht angezeigt.

Feedbackgeber anlegen

1. Klicken Sie in der Übersicht den Namen der gewünschten Fokusperson an.

2. Die Feedbackgeberübersicht der gewählten Fokusperson wird geöffnet. Aktuell enthält sie lediglich die Fokusperson selbst in der „Selbsteinschätzungs“-Rolle.
   
   
   

    

3. Klicken Sie Feedbackgeber hinzufügen an, um den ersten zusätzlichen Feedbackgeber anzulegen.

4. Geben Sie die Stammdaten ein. Wurde der Feedbackgeber bereits früher im System angemeldet, beispielsweise weil sämtliche Teilnehmerdaten vorher in den Teilnehmerpool hochgeladen wurden, so können Sie sie mit Hilfe des Lupe-Icons finden und die Daten mit einem Klick auf Teilnehmer hinzufügen einfügen.

5. Falls erforderlich, können Sie auch Prozessdaten speziell für das aktuelle Feedback definieren.

6. Bestätigen Sie mit Feedbackgeber hinzufügen. Der Feedbackgeber wird angelegt und in der Übersicht angezeigt.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für alle gewünschten Feedbackgeber der aktuellen Feedbackkonstellation.

Feedbackkonstellationen durch Import definieren

Meist werden Sie die Teilnehmer Ihres Projekts nicht einzeln manuell anlegen, sondern die Teilnehmerliste importieren.

Bevor Sie starten

Beachten Sie bitte:

• Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Imports erst, nachdem Sie entsprechend der Anleitung im Kapitel “Stammdaten und Prozessdaten bearbeiten” alle benötigten Stamm- und Prozessdaten angelegt haben.

• Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden Einschränkungen zu beachten:

  • Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollten nicht überschritten werden. Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen benötigen, wählen Sie ein anderes Programm und speichern Sie die Importdatei in CSV ab.

  • Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

  • Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstützt. Speichern Sie Ihre Dateien für den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Teilnehmerliste erstellen

Erstellen Sie eine Liste der Feedbacks einschließlich der jeweils Beteiligten und deren Rollen in Excel.

Am einfachsten ist es, wenn Sie dazu die Importvorlage verwenden, die direkt im Import-Dialog zur Verfügung steht.

Grundsätzlich sollten die Inhalte folgendermaßen formatiert sein:

• Es ist zu empfehlen, in der ersten Zeile jeweils die Spaltenbezeichnungen aufzuführen.

• Darunter werden für jedes einzelne Feedback die jeweiligen Teilnehmer mit ihren Eigenschaften aufgelistet.

• Obligatorisch sind Link-ID, Rolle, Personalnummer und E-Mail-Adresse:

  • Link-ID (u_link_id) : Dies ist eine eindeutige Kennziffer für das einzelne Feedback. Beispielsweise können die Feedbacks durchnummeriert werden, oder die Personalnummer der Fokusperson kann zur Identifizierung des Feedbacks verwendet werden.

  • Rolle (u_role): Siehe Kapitel “Feedbackrollen konfigurieren”.

  • Personalnummer (u_account): Eindeutige Kennziffer des Teilnehmers. Wird in der Spalte „u_account“ gespeichert.

  • E-Mail-Adresse (u_email): Wird zum Einladen der Teilnehmer benötigt.

• Darüber hinaus können Sie optional Titel, Vorname, Name, Organisationseinheit, Geschlecht, Initialpasswort, Sprachversion und benutzerdefinierte Stamm- und Prozessdaten eingeben.

Speichern Sie die Datei anschließend im XLS- oder CSV-Format.

Teilnehmerliste importieren

1. Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung und klicken den Titel der gewünschten Welle an.

2. Sie gelangen in die Fokuspersonenübersicht. Klicken Sie den Button Import an.
   
   
   

    

3. Wählen Sie Importvorlage herunterladen und speichern die Datei lokal ab.
   
   
   

    

4. Geben Sie wie oben beschrieben Ihre Daten ein und speichern sie ab.

5. Wählen Sie die fertiggestellte Datei aus.

6. Wählen Sie den korrekten Zeichensatz.

7. Aktivieren Sie „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“.

8. Laden Sie die Liste mit Datei senden hoch.

9. Im nächsten Schritt werden die Spalten der Importdatei den Feldern der Datenbank zugeordnet. Im Formular sehen Sie links die Felder der Teilnehmerverwaltung. Rechts in den Drop-Down-Listen finden Sie die Spalten der Importdatei. Prüfen Sie die Zuordnung. Wiederholen Sie dies auf der zweiten Registerkarte Prozessdaten.

10. Klicken Sie auf Vorschau.

11. Prüfen Sie die Zuordnung und bestätigen mit Importieren.

12. Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Daten importiert wurden.

13. In der Fokuspersonenübersicht sehen Sie die Fokuspersonen der importierten Feedbacks.

14. Wenn Sie eine der Fokuspersonen anklicken, gelangen Sie in die Übersicht ihrer Feedbackgeber.

15. Wenn Sie in den Teilnehmerpool wechseln, finden Sie dort sämtliche Teilnehmer der Welle.

Die Fokuspersonen ihre Feedbackgeber wählen lassen

Validierung der Feedbackgeber aktivieren

Werden die Feedbackgeber von den Fokuspersonen selbst gewählt, kann optional eine Validierung durch den Vorgesetzten der Fokusperson aktiviert werden.

Um die Funktion zu aktivieren und die Benachrichtigungs-E-Mail zu definieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Legen Sie eine Mailvorlage vom Typ „Standardmail“ an.

2. Klicken Sie im Menü Prozesskonfiguration → Feedback-Center im Abschnitt „Überprüfung der Feedbackteilnehmer durch Manager“ die Checkbox „Validierungsprozess aktiv“ an.

3. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste „Mailvorlage“ die gewünschte Vorlage ein und Speichern.

E-Mails versenden in Feedback-Prozessen

Im Verlauf des Feedback-Prozesses werden Sie teils alle Teilnehmer anschreiben, manchmal werden Sie gezielt bestimmte Personen anschreiben. Einige E-Mails werden aber auch halbautomatisch versendet wenn beispielsweise eine Fokusperson das Passwort zum Feedback-Center vergessen hat.

• Grundsätzlich basieren die Einladungsprozesse auf den vertrauten Funktionen der EFS Survey-Teilnehmerverwaltung.

• Bei den folgenden Themen werden im folgenden MSF-spezifische Besonderheiten erläutert:

  • Mails personalisieren

  • Mailvorlagen vorbereiten

  • Mailvorlagen mit halbautomatischen Funktionen verknüpfen. Typische Einsatzfälle für einen halbautomatischen Versand sind der „Passwort zurücksetzen“-Vorgang und die Aufforderung an einen Manager, eine Liste von Feedbackgebern zu überprüfen.

E-Mails personalisieren

Mit Platzhaltern können Sie E-Mails und Mailvorlagen personalisieren.

• Mit den in der folgenden Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Stamm- und Prozessdaten des E-Mail-Empfängers einfügen. Diese Platzhalter werden auch im Fragebogen unterstützt.

• Mit den in der zweiten Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Stamm- und Prozessdaten der Fokusperson einfügen, die im Mittelpunkt der aktuellen Feedbackkonstellation steht. Diese Platzhalter werden auch im Fragebogen unterstützt.

• Nur in E-Mails unterstützt: Mit den in der dritten Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Informationen zur aktuellen Feedback-Welle einfügen.

• Wenn Sie im Mailformular das Fragezeichen-Icon über dem Text-Eingabefeld anklicken, können Sie eine kontextabhängige Übersicht öffnen.

Teilnehmer:

Fokusperson der aktuellen Feedbackkonstellation:

Nur E-Mail: Welle:

Mailvorlagen vorbereiten

Üblicherweise wird beim Verfassen von E-Mails auf bereits bestehende Mailvorlagen zurückgegriffen. Diese werden im Menü Bibliotheken->Mailvorlagen zentral angelegt, bearbeitet und verwaltet.

Wenn Sie eine neue Mailvorlage benötigen, öffnen Sie das Menü Bibliotheken → Mailvorlagen und klicken Vorlage anlegen an. Nehmen Sie alle erforderlichen Einstellungen vor, wählen einen geeigneten Mailabsender und geben den Inhalt ein. Beachten Sie dabei insbesondere:

• Die Mailvorlagen sollten aussagekräftige Titel haben, damit klar ist, in welcher Situation welche Vorlage zu verwenden ist.

• Achten Sie darauf, dass der Mailvorlagentyp zum Einsatzzweck passt. Für Einladungen sollten beispielsweise Vorlagen vom Typ „Einladungsmail“ verwendet werden.

• Es sollte eine geeignete Absenderadresse entsprechend der Anleitung im „EFS Survey“ Handbuch vorab definiert und eingestellt werden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn beispielsweise E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern unter einer Adresse versendet werden sollen, die nicht Ihre eigene ist, z.B. eine allgemeine Mailbox auf die auch andere Mitglieder des Projektteams Zugriff haben.

• Achten Sie darauf, dass alle notwendigen Platzhalter korrekt eingefügt sind. Eine Übersicht der verfügbaren Platzhalter befindet sich im Mailformular unter dem Fragezeichen-Icon.

  • In Multi-Source-Feedbacks gibt es einen besonderen Satz Platzhalter, über den konstellationsspezifische Informationen eingefügt werden können.

  • Einen Zugangslink, d.h. URL des Fragebogens mit Zugangscode, können Sie mit dem Platzhalter #code_complete# einfügen.

  • Die URL des Feedback-Centers finden Sie im Menü Prozesskonfiguration → Feedback-Center auf allen Registerkarten. Sie setzt sich zusammen aus der Fragebogen-URL und dem Anhang /loft.php, also beispielsweise

https://questback.qb-feedback.com/uc/main/a437/loft.php

„Passwort vergessen“-Mails einrichten

Haben Teilnehmer ihr Passwort vergessen und können sich nicht in das Feedback-Center einloggen, so können sie eine „Passwort vergessen“-Mail anfordern. Diese enthält einen Link zum Zurücksetzen des Passworts.

Um diese Funktion einzurichten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Legen Sie wie oben beschrieben eine Mailvorlage vom Typ „Password recovery mail“ an.

• Stellen Sie sicher, dass die Mailvorlage den Platzhalter #password_recovery_url# enthält: Er wird mit dem Zurücksetzen-Link gefüllt.

• Stellen Sie im Menü Prozesskonfiguration → Einstellungen im Feld „Mailvorlage“ die neue Vorlage ein und Speichern.