Feedback-Assistant

Konfiguration

Um den Konfigurationsbereich des Moduls Feedback-Assistant zu öffnen, klicken Sie auf die Pfeilspitze. Die Einstellungsoptionen des Moduls werden eingeblendet. Um den Feedback-Assistant zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie in der entsprechenden Portal-Sprache eine Überschrift für das Seiten-Modul.

• Haken Sie an, ob der Zugriff auf das Dashboard erst am Ende der Welle erfolgen soll. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert.

• Haken Sie an Teilnehmer und Teilnehmerinnen nur anhand der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden können. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert.

• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

Open

Außenansicht

Auf der Übersichtsseite des Moduls können Sie nach erstellten Feedback Assistant-Umfragen suchen, nach dem Status der Umfragen filtern und die Ansicht nach dem Erstelldatum sortieren. Der Status einer jeweiligen Umfrage ist mit einem entsprechenden Farbbalken oberhalb der Kachel gekennzeichnet:

• Blauer Balken: Die Umfrage hat noch nicht begonnen.

• Grüner Balken: Die Umfrage hat begonnen.

• Gelber Balken: Die Umfrage endet bald.

• Roter Balken: Die Umfrage ist beendet.

In der rechten oberen Ecke der Kachel ist die verbleibende Zeit bis zum Ablaufdatum der Umfrage ablesbar.

Umschlag-Icon

Mit dem Umschlag-Icon können Sie Einladungs- und Erinnerungsmails versenden. Die Farbe des Umschlags kennzeichnet Art und Status des Versands:

• Roter Umschlag: Die Einladungsmail ist nicht zeitlich gesteuert und muss daher noch manuell versendet werden.

• Grüner Umschlag: Nach Versand der Einladung können manuell Erinnerungsmails versendet werden.

• Grauer Umschlag (nicht anklickbar): Die Einladung wurde versendet. Es können keine Erinnerungsmails versendet werden.

• Gelber Umschlag: Die Einladungsmail ist zeitlich gesteuert und wird zum gegebenen Zeitpunkt automatisch versendet. Sie haben zudem die Möglichkeit, sie manuell zu versenden.

Dashboard-Icon

Wenn im zugehörigen Template-Projekt ein MySight-Projekt verknüpft wurde, ist auf der Kachel ein Dashboard-Icon sichtbar. Über dieses Icon können Sie Dashboards zu den Umfragen per E-Mail an die Umfrageteilnehmer weiterleiten und Ihr Dashboard als PDF oder Bild exportieren. Im CMS des Feedback Assistant-Moduls haben Sie durch Aktivierung der entsprechenden Checkbox die Möglichkeit, den Zugriff auf das Dashboard erst am Ende der Umfrage zu erlauben. Wenn diese Funktion aktiv ist, wird das Dashboard-Icon auf der Kachel während der gesamten Dauer der Umfrage ausgeblendet, sodass Sie erst nach Beendigung der Umfrage Zugriff auf das zugehörige Dashboard haben.

Teilnehmerliste

Mit Klick auf die Banderole in der Mitte der Kachel oder auf das Icon mit dem Listen-Symbol gelangen Sie zur Teilnehmerliste. Diese stellt den Einladungsstatus von Umfrageteilnehmern in einer Übersicht dar. Außerdem können von hier aus Teilnehmer exportiert werden.

Kachelmenü

Über das („Drei-Punkte“-) Kachelmenü können Sie Ihre Umfragen bearbeiten, beispielsweise Titel und Enddatum ändern oder Teilnehmer hinzufügen und entfernen. Das Template kann über dieses Menü jedoch nicht mehr geändert werden. Außerdem können Sie Ihre Umfragen kopieren. Bei dieser Funktion werden die Daten automatisch in der neuen Umfrage übernommen - ausschließlich die zeitlich gesteuerten Daten und das Enddatum müssen neu definiert werden. Weiterhin können Sie Umfragen löschen und beenden. Mit Beenden können Sie eine Umfrage vorzeitig schließen, sodass keine weiteren Teilnahmen mehr möglich sind.

Template-Konfiguration für Feedback Assistant

Die Template-Konfiguration für Feedback Assistant ist im jeweiligen personalisierten Projekt unter Projekteigenschaften zu finden und gliedert sich in unterschiedliche Bereiche. Der Zugang zur jeweiligen Template-Konfiguration wird über das Rechte- und Rollensystem von EFS gesteuert. EFS-Administratoren mit entsprechenden Rechten können jedes personalisierte Projekt als Vorlage zur Verwendung und Auswahl innerhalb des Moduls Feedback Assistant umfangreich konfigurieren.

Basisinformationen

Hier definieren Sie als Administrator einen Titel sowie eine Beschreibung und ein Hintergrundbild, mit denen Ihre Vorlage im Modul Feedback Assistant sichtbar sein wird.

MySight Dashboard

Die MySight-Konfiguration zur Verwendung von Dashboards ist im Rahmen der Feedback Assistant-Konfiguration optional. Sie können Feedback Assistant ohne MySight- Konfiguration verwenden.

Die Vorlage bestimmten Portalen zuweisen

Im Bereich Portale werden alle Portale auf der Installation gelistet. Hier können Sie durch Aktivierung der Checkboxen auswählen, in welchen Portalen Ihre Vorlage innerhalb des Moduls Feedback Assistant zur Verfügung stehen soll. Die Links führen direkt ins jeweilige CMS eines Portals.

Mailvorlagen für Einladungen und Erinnerungen definieren

Sie haben die Möglichkeit, dem zu konfigurierenden Template Mailvorlagen für Projekte zuzuweisen, jeweils für die Einladungs- und Erinnerungsmails für Teilnehmer der Feedback Assistant-Umfrage.

• Klicken Sie hierfür im Umfragemenü Ihres Projekts auf Mailvorlagen.

• Öffnen Sie das Drop-Down-Menü Neue Vorlage und wählen Sie die Option Neue Vorlage für Projekte.

• Wählen Sie als Typ der Vorlage Einladungsmail oder Remindermail.

• Füllen Sie im Mindesten die Pflichtfelder Beschreibung, Betreff und Mailtextfür die Vorlage aus und wählen Sie einen entsprechenden Mailabsender.

• Klicken Sie auf Speichern.

• Wechseln Sie in die Template-Konfiguration Ihres Projekts unter Projekteigenschaften und aktivieren Sie die Checkbox(en) der gewünschten Mailvorlage(n).

Panelisten-Variablen wählen

Nehmen Panelisten an Ihrer Befragung teil, können Sie hier diejenigen Panelistenspezifischen Variablen wählen, die später zur weiteren Verwendung zur Verfügung stehen sollen. - Beispielsweise für die Auswertung im Dashboard der jeweiligen Feedback Assistant-Umfrage oder für Mailvorlagen, um persönliche Einladungen zu versenden.

Manager-Variablen wählen

Stammdatenvariablen, die nur dem jeweiligen Survey-Manager zugeordnet sind, der die Feedback Assistant-Umfrage über das entsprechende Modul in Portals initiiert, können in diesem Abschnitt gewählt und der Vorlage beispielsweise für die Abbildung von Hierarchien oder zur späteren Auswertung im Dashboard angehängt werden.

Kontext-Variablen erstellen und/oder wählen

Erstellen und/oder wählen Sie aus vorhandenen Kontext-Variablen die Variablen, die Sie dem Survey-Manager innerhalb des Moduls Feedback Assistant zur freien Definition anbieten möchten. Entsprechend gewählte und befüllte Variablen stehen später zur Auswertung im Dashboard zur Verfügung. Beim Erstellen von Kontext-Variablen können Sie je nach gewünschter Darstellungsform zwischen den Typen Checkbox, Datum und Text auswählen.

Panelisten-Daten synchronisieren

Über die Funktionalität „Panelisten-Daten synchronisieren“ haben Sie die Möglichkeit, die Daten von Panelisten als Teilnehmer einer Feedback Assistant-Umfrage immer aktuell zu halten. Nach dem Speichern Ihrer Angaben ist das Template für ausgewählte Survey Manager freigeschaltet und anwendbar.

Anwendung von Feedback Assistant

Nach erfolgreicher Template-Konfiguration kann der Survey Manager Umfragen in Feedback Assistant anlegen und einzelnen Teilnehmern oder Teilnehmerkreisen entsprechende Umfrage-Einladungen schicken.

Open

• Um eine Umfrage in Feedback Assistant anzulegen, loggen Sie sich in Portals ein.

• Wechseln Sie auf die Seite des Portals-Moduls Feedback Assistant.

• Klicken Sie auf den Button Neue Umfrage erstellen.

• Folgen Sie den einzelnen Schritten in der Anweisung.

Wenn Sie in der Vorlagenkonfiguration genau eine Umfragevorlage und genau eine E-Mail-Vorlage auswählen, können Sie den Schritt "Vorlage" auf dem Weg zur Feedback-Assistenten-Umfrage automatisch überspringen und müssen keine E-Mail-Vorlage auswählen. Die Einladungs-E-Mail wird auch dann automatisch versendet, wenn Sie im Schritt "Einladungen" den manuellen Versand wählen.

Einzelne oder mehrere TeilnehmerInnen können mittels der Eingabe der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Sie trennen mittels Kommas. Um das Feature nutzen zu können, haken Sie in der Modul-Konfiguration die Option „Teilnehmer nur anhand ihrer E-Mail-Adresse hinzufügen“ an.