Stamm- und Prozessdaten verwenden
- Jennifer Geers (Unlicensed)
Bei Multi-Source-Feedbacks werden, wie bei anderen EFS-Projekttypen auch, verschiedene Arten Daten definiert, erhoben und verwendet.
Während die Teilnehmer den Fragebogen ausfüllen, werden dieselben Daten gesammelt wie bei anderen EFS-Projekttypen: Ergebnisdaten, URL-Parameter und benutzerdefinierte Variablen.
Adressdaten und andere persönliche Informationen über die Teilnehmer, die in der Teilnehmerverwaltung hinterlegt werden, werden beim Multi-Source-Feedback als Stammdaten bezeichnet.
Des Weiteren gibt es die sogenannten Prozessdaten: Sie enthalten Informationen, die den jeweiligen Teilnehmer nicht generell beschreiben, sondern sich auf seine aktuelle Position (d.h. Rolle, Feedbackstatus usw.) in einer bestimmten Feedbackkonstellation beziehen. Der Inhalt dieser Variablen wird teils vom System automatisch gesetzt, teils vom Projektleiter vorgegeben.
Bevor Sie den Feedbackprozess im Detail konfigurieren und Teilnehmer importieren, sollten Sie überprüfen, ob die Struktur der Stamm- und Prozessdaten für Ihre Anforderungen angemessen ist oder angepasst bzw. erweitert werden muss.
In diesem Kapitel finden Sie:
eine kurze Einführungen zu Stammdaten und Prozessdaten mit Übersichten der standardmäßig vorhandenen Variablen.
eine kurze Anleitung zum Anpassen oder Anlegen neuer Variablen.
einen Überblick über Funktionen zur Dynamisierung von Fragebogen und Feedback-Center, bei denen man die Stammdaten und Prozessdaten verwenden kann.
Tipps für Planung und Organisation
Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei Planung und Organisation:
Datenstruktur der Teilnehmerverwaltung planen
Überlegen Sie, welche Stammdaten Sie für die Teilnehmer hinterlegen möchten.
Prüfen Sie, ob die bestehende Datenstruktur dem Bedarf Ihres aktuellen Projekts entspricht, und passen sie gegebenenfalls an.
Oft ist es erforderlich, gezielt bestimmte Teilnehmergruppen auswählen zu können beispielsweise um Einladungsmails nacheinander an die verschiedenen Abteilungen der Firma zu versenden oder um bei der Auswertung über bestimmte Charakteristika wie z.B. den Kundentyp splitten zu können. Überlegen Sie sich
genau, welche Untermengen Sie im Projektverlauf und bei der Auswertung benötigen und wie Sie diese in der Teilnehmerverwaltung optimal abbilden können.
Datenstruktur für den Feedbackprozess prüfen
Überlegen Sie, ob zusätzliche Prozessdaten benötigt werden.
Prüfen Sie, ob die bestehende Datenstruktur dem Bedarf Ihres aktuellen Projekts entspricht, und passen sie gegebenenfalls an.
Stammdaten
Stammdaten sind persönliche Daten der Feedbackteilnehmer wie beispielsweise Name und Adresse. Diese Daten werden meist vom Projektleiter importiert und dienen zur Authentifizierung und Kontaktaufnahme.
In EFS stehen die Stammdaten überall dort zur Verfügung, wo für Personalisierung, Routing oder Auswertung Informationen über die Teilnehmer benötigt werden.
Die Stammdaten der Feedbackteilnehmer können im Menü Teilnehmerverwaltung → Stammdatenvariablen → Button Excel-Export / CSVExport heruntergeladen werden.
Für Dokumentation und externe Auswertung ist (das erforderliche Zugriffsrecht vorausgesetzt) ein kombinierter Export mit Stamm- und Ergebnisdaten verfügbar.
Einsehen können Sie die Stammdaten und ihre Antwortoptionen in der Teilnehmerverwaltung im Menü Teilnehmervariablen → Stammdatenvariablen.
Übersicht der Stammdaten
Die folgende Tabelle führt die standardmäßig vorhandenen Stammdatenvariablen auf.
Variablenname | Variablenname im SPSS- und Excel-Export | Bedeutung |
|---|---|---|
u_account | u_account | Personalnummer |
u_title | u_title | Titel |
u_firstname | u_firstname | Vorname |
u_name | u_name | Name |
u_email | u_email | |
u_unit | u_unit | Organisationseinheit |
u_gender | u_gender | Geschlecht |
u_initial_password | u_passwd | Erstpasswort |
mod_date |
| Letzte Änderung |
cr_date |
| Erstellt am |
Prozessdaten
Die sogenannten Prozessdaten dienen dazu, die Position (d.h. Rolle, Feedbackstatus usw.) eines Teilnehmers in einer bestimmten Feedbackkonstellation zu verfolgen, zu speichern und für die Steuerung von Prozessen und Administrationszwecke nutzbar zu machen.
Die standardmäßig vorhandenen Prozessdaten kommen an verschiedenen Stellen des Feedbackprozesses zum Einsatz: Zum Beispiel ist es meist von der Rolle der Teilnehmer abhängig, ob und welche Berichte sie zu einer bestimmten Feedbackkonstellation erhalten.
Einige standardmäßig vorhandene Variablen sind in den Exportdatensätzen enthalten und können somit für eine externe Auswertung verwendet werden.
Benutzerdefinierte Prozessdaten stehen in der Teilnehmerverwaltung zur Verfügung.
Einsehen können Sie die Prozessdaten und ihre Antwortoptionen im Menü Teilnehmerverwaltung → Variablen bearbeiten → Prozessvariablen.
Übersicht der Prozessdaten
Die folgende Tabelle führt die standardmäßig vorhandenen Prozessdaten auf.
Variablenname | Variablenname im SPSS- und Excel-Exportdatensatz | Bedeutung |
|---|---|---|
u_role | role | Rolle |
u_stats | u_stats | Feedbackstatus |
m_date | m_date | Änderungsdatum |
c_date | c_date | Erstellungsdatum |
u_language | u_language | Sprachversion |
u_group | u_group | Welle |
Stammdaten und Prozessdaten bearbeiten
Die Stammdaten und Prozessdaten sind benutzerdefiniert, d.h. Sie können die standardmäßig vorhandenen Variablen bearbeiten und zusätzliche Variablen anlegen.
Bevor Sie mit dem Anlegen der Teilnehmer beginnen, überprüfen Sie, ob die Datenstruktur der Teilnehmerverwaltung dem Bedarf Ihres aktuellen Projekts entspricht, und passen sie gegebenenfalls an:
Sie können Variablen, in denen Basiseigenschaften der Teilnehmer abgelegt werden,
umbelabeln und anderweitig verändern.Wenn Sie weitere Daten hinterlegen möchten, können Sie dafür zusätzliche Variablen
anlegen.
Die entsprechenden Funktionen werden in „EFS Survey“, im Kapitel “Teilnehmer für personalisierte Umfragen verwalten” ausführlich vorgestellt.
Stammdaten und Prozessdaten in Fragebogen und Feedback-Center verwenden
Stammdaten und Prozessdaten können zur dynamischen Gestaltung von Fragebogen und Feedback-Center eingesetzt werden:
Die Daten können im Fragebogen ausgegeben werden. Das in EFS 10.3 neu eingeführte Piping macht es einfach, die passenden Platzhalter für die gewünschten Daten zu finden.
Die Daten können zur Dynamisierung des Fragebogens verwendet werden, beispielsweise für Filterung und zur Überprüfung der Antworten mittels Plausichecks.
Die Daten können zur Personalisierung von E-Mails verwendet werden.
Die Daten können durch Einsatz von Platzhaltern in den Smarty-Templates im personalisierten Bereich des Feedback-Center ausgegeben werden.
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