Austauschteams verwalten

Die Personen, die mit EFS Secure Exchange arbeiten, können unterschiedliche Zugriffsrechte auf die auszutauschenden Dateien haben. Die Verwaltung dieser Zugriffsrechte erfolgt durch eine Zuordnung der Benutzerteams, denen sie angehören, zu sogenannten Austauschteams.

Wenn Sie den Dateiaustausch über EFS Secure Exchange vorbereiten, besteht Ihre erste Aufgabe daher darin, Austauschteams mit den erforderlichen Rechtekonstellationen anzulegen und die Zuordnung zwischen Benutzerteams und Austauschteams durchzuführen. Dieser Vorgang wird in diesem Kapitel erläutert.

Je nach Situation können weitere Arbeitsschritte erforderlich sein:

• Im Idealfall verfügen die Personen bereits über EFS-Accounts und gehören fertig konfigurierten Benutzerteams an. Ist dies noch nicht der Fall, legen Sie Benutzeraccounts an und weisen diese passenden Benutzerteams zu.

• Üblicherweise haben Sie den Benutzerteams bereits beim Anlegen Zugriff auf einen oder mehrere Bereiche von EFS zugewiesen. Überprüfen Sie die Einstellung:

  • Wenn Sie einem Team Zugriff auf das Dateiaustausch-Menü im EFS Survey-Adminbereich geben möchten, benötigt das Team Zugriffsrecht auf „EFS Survey“ d.h. das ACL-Recht „area_www“.

  • Wenn Sie einem Team lediglich Zugriff auf den separaten fm-Login geben möchten, sollte das Team nur Zugriffsrecht auf „EFS Secure Exchange“ haben d.h. das ACL-Recht „area_fm“.

• Sollen nicht alle Mitglieder eines bestehenden Benutzerteams die gleichen Zugriffsrechte auf die auszutauschenden Dateien haben, kann es erforderlich sein, zusätzlich neue Benutzerteams anzulegen und die Mitglieder neu zu unterteilen.

Austauschteams einsehen und bearbeiten

Die Verwaltung der Austauschteams erfolgt im Menü Benutzer → Austauschteams (früher: Mitarbeiter → Austauschteams).

Open

Bei Öffnen des Menüs Benutzer → Austauschteams wird automatisch die Übersicht der vorhandenen Austauschteams eingeblendet. Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen in der Spalte „Funktionen“ zur Verfügung:

• Bearbeiten: Der Name des gewünschten Teams kann geändert werden.

• Rechte dieses Teams ändern: Mit dieser Funktion können Sie dem Austauschteam Benutzerteams zuweisen und deren Rechte im Rahmen von EFS Secure Exchange definieren.

• Mitglieder des Austauschteams auflisten: Bei Anklicken des Icons wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem die Mitglieder nach Benutzerteams gruppiert aufgeführt werden. Ebenfalls aufgeführt werden ihre E-Mail-Adressen und Rechte im Rahmen von EFS Secure Exchange.

• Löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Team gelöscht.

Neues Austauschteam anlegen

Um ein neues Austauschteam anzulegen, benötigen Sie neben dem Recht „exchange_teams“ auch ausreichende Bearbeitungsrechte auf die auszuwählenden Teams.

1. Klicken Sie im Menü Austauschteams auf den Button Austauschteam anlegen.
   
   
   

   Open

   

    

2. Geben Sie im Feld „Teamname“ den Namen ein. Dabei können Sie die Zeichen az, 0-9, _ und - verwenden.

3. In der Selectbox „Mitglieder mit Upload-Rechten“ kann ein Team oder mehrere Teams ausgewählt werden, deren Mitglieder nur Lese- und Schreibrecht über ihre eigenen Dateien haben sollen. Halten Sie zum Auswählen mehrerer Teams die STRG-Taste gedrückt. Es ist nicht unbedingt notwendig, schon beim Anlegen Teams auszuwählen: Sie können einem Austauschteam auch nachträglich Benutzerteams zuweisen. Die dazu erforderlichen Schritte werden im folgenden Kapitel erläutert.

4. Aus der Selectbox „Mitglieder mit Änderungsrechten“ kann ein Team oder mehrere Teams ausgewählt werden, deren Mitglieder die Dateien aller Teammitglieder verändern dürfen. Halten Sie zum Auswählen mehrerer Teams die STRG-Taste gedrückt.

5. Bestätigen Sie die Eingaben mit Team anlegen.

Teams zuweisen und Rechte vergeben

Die Rechte von Benutzern werden in EFS über die Teamzugehörigkeit zugewiesen. Für EFS Secure Exchange bedeutet dies, dass die Benutzer nicht einzeln einem Austauschteam zugewiesen werden, sondern Sie geben einem oder mehreren Benutzerteams Zugriffsrechte auf die Dateien des Austauschteams. Dabei stehen verschiedene Rechtekonstellationen zur Auswahl:

• Upload-Recht: Entspricht dem Recht „read“ auf das Austauschteam. Die Mitglieder eines Teams mit Upload-Recht können Dateien hoch- und herunterladen. Sie dürfen allerdings nur ihre eigenen Dateien verändern oder löschen.

• Änderungsrecht: Entspricht dem Recht „write“ auf das Austauschteam. Die Mitglieder eines Teams mit Änderungsrecht können Dateien hoch- und herunterladen, und dürfen alle Dateien ihres Austauschteams verändern oder löschen.

• Geben Sie einem Benutzerteam die Rechte „read“ und „write“, so erhalten die Mitglieder dieses Teams volle Rechte über das Austauschteam und alle Upload- und Änderungsrechte. Sie werden jedoch bei der Funktion „Info-Mail an Team senden“ nicht berücksichtigt. Nutzung dieser Konstellation bietet sich beispielsweise an für Teams von Projektleitern, die nicht in den Alltagsbetrieb involviert sind.

Um einem Austauschteam nachträglich ein oder mehrere Benutzerteams zuzuweisen oder die beim Anlegen vorgenommenen Einstellungen zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie das Austauschteam in der Übersicht und klicken das Icon Rechte an.

2. Der aus anderen EFS-Menüs bekannte Dialog zur Rechtevergabe wird geöffnet. Weisen Sie den gewünschten Benutzerteams je nach Bedarf Lese- und/oder Schreibrechte am aktuellen Austauschteam zu.

3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Rechte ändern.

Projektbeteiligte in Teams mit unterschiedlichen Rechten einteilen

Häufig sollen nicht alle an einem Umfrageprojekt beteiligten Personen dieselben Rechte für die Nutzung von EFS Secure Exchange erhalten. Ein Beispiel: Die Human Resources Abteilung der Firma „Immobilien“ möchte bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung Dateien austauschen. Die Projektleiter der HR-Abteilung sollen alle Dateien frei bearbeiten können. Die übrigen Personen sollen zwar alle Dateien herunterladen
können, sie sollen jedoch nur ihre eigenen Dateien verändern und löschen dürfen.

Um eine entsprechende Rechtevergabe zu realisieren, legen Sie die folgenden Benutzerteams an und ordnen die Personen entsprechend zu:

1. Immobilien Projektleiter: Personen, die vollen Zugriff erhalten.

2. Immobilien Mitarbeiter: Andere Mitarbeiter, die nur die eigenen Dateien herunterladen und manipulieren können. Anschließend weisen Sie den beiden Benutzerteams unterschiedliche Rechte auf das Austauschteam „Austauschteam Immobilien“ der Firma zu:

3. Das Benutzerteam „Immobilien Projektleiter“ erhält das Recht „write“.

4. Das Benutzerteam „Immobilien Mitarbeiter“ erhält das Recht „read“.