Teilnehmervariablen

Im Menü Teilnehmervariablen bietet Ihnen eine tabellarische Übersicht, in der die bereits vorhandenen Teilnehmervariablen aufgelistet sind, und die Möglichkeit, zusätzliche Teilnehmervariablen anzulegen.

 

Tabellarische Übersicht über Teilnehmervariablen


Die Tabelle enthält für jede Variable folgende Informationen:

  • Reihenfolge: Die mittels der Pfeil-Icons in der Spalte „Verschieben“ definierte Reihenfolge der Variablen wird sowohl für die Eingabe- und Suchformulare der Teilnehmerverwaltung als auch für die Exportdatensätze verwendet.

  • Interne Bezeichnung: Der eigentliche Variablenname. Dient in der Form #interne_Bezeichnung# als Platzhalter in Fragebogen und E-Mail. Alle Teilnehmervariablen beginnen mit dem Präfix „u_“, damit sie beispielsweise bei der Filterung eindeutig identifiziert werden können.

  • Bezeichnung: Dieses Feld ist nicht mehrsprachigkeitsfähig. Wählen Sie daher bei Projekten mit internationalem Mitarbeiterstab eine Bezeichnung, die für alle Beteiligten verständlich ist.

  • Typ: Zur Verfügung stehen die Darstellungstypen „Textfeld“, „Checkbox“, „Selectbox“, „Radiobutton“ und Textarea. Bei Variablen vom Typ „Selectbox“ oder „Radiobutton“ können Sie Antwortoptionen vorgeben, die in der Teilnehmerverwaltung über Selectboxen angewählt werden können. Bei „u_gender“ können Sie beispielsweise zwischen „männlich“, „weiblich“ und „Nicht angegeben“ wählen. Siehe Abschnitt “3. Variablentypen, Codierung und Missings”.

  • Eigenschaften: In dieser Spalte wird angezeigt, ob eine Variable in der Teilnehmerverwaltung sichtbar ist, mit Daten gefüllt werden kann, durch Import um neue Ausprägungen erweitert werden kann oder als Sprachvariable dient.

Die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten können genutzt werden:

  • Mittels der Pfeil-Icons in der Spalte „Verschieben“ können Sie die Reihenfolge ändern, in der die Teilnehmervariablen sowohl in den Eingabe- und Suchformularen der Teilnehmerverwaltung als auch in den Exportdatensätzen angeordnet werden. Dies erleichtert gerade bei Projekten mit vielen Variablen die Arbeit in der Teilnehmerverwaltung und mit den exportierten Daten.

  • Mit einem Klick auf die interne Bezeichnung oder das Bearbeiten-Icon öffnen Sie den Dialog, in dem die jeweilige Variable konfiguriert wird.

  • Benutzerdefinierte Variablen sind löschbar, dazu dient das bekannte Löschen-Icon.

Die Standardvariablen der Teilnehmerverwaltung im Überblick

In der folgenden Tabelle werden alle standardmäßig vorhandenen Teilnehmervariablen aufgeführt. Ebenfalls aufgelistet werden die Projekttypen, bei denen die Variablen jeweils zum Einsatz kommen (PE: Personalisiertes Projekt; ES: Mitarbeiterbefragung, MSF: Multi-Source-Feedback).

Bezeichnung

Variablenname

Projekttyp

Datentyp

Größe

Bezeichnung

Variablenname

Projekttyp

Datentyp

Größe

User-ID: Eindeutige Benutzer-ID

uid

PE, ES

integer

11 Stellen

Grenzwerte: -214748364 bis +214748364

Personalnummer

u_account

MSF

 

 

Vorname

u_firstname

PE, ES, MSF

varchar

255

Name

u_name

PE, ES, MSF

varchar

255

E-Mail

u_email

PE, ES, MSF

varchar

255

Passwort (unverschlüsselt)

u_passwd

PE, ES, MSF

varchar

255

Initialpasswort

u_initial_passwd

MSF

 

 

Anrede

u_title

PE, ES

varchar

255

Geschlecht

u_gender

PE, ES, MSF

tinyint

1

Gruppe

u_group

PE, ES, MSF

integer

 

Organisationseinheit

u_unit

MSF

integer

 

Sprachversion

u_language

PE, ES, MSF

integer

11 Stellen

Grenzwerte: -214748364 bis +214748364

Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit, zu denen der Teilnehmerdatensatz angelegt wurde.

c_date

cr_date (MSF)

PE, ES, MSF

timestamp

 

Änderungsdatum

m_date

mod_date (MSF)

PE, ES, MSF

timestamp

 

Mobiltelefonnummer

Die Mobiltelefonnummern der Teilnehmer müssen dem internationalen Format entsprechen:

  • insgesamt 70 Stellen

  • 2 führende Nullen

  • Ländervorwahl z.B. 49 für Deutschland

  • Eigentliche Nummer (Beispiel: 0049223379336)

u_mobile

PE, ES

varchar

70

Offline-Version

u_offline

ES

 

 

Analytics-Rolle:

Diese Variable dient zum Mapping von Teilnehmern auf Data-Voyager-Rollen.

Default-Antwortoptionen:

  • 0 = not specified

  • 1 = Reader

  • 2 = Analyst

  • 3 = Administrator

u_analytics_role

PE

integer

 

Reminderdatum (Diese Variable ist nicht in der Übersicht sichtbar, steht jedoch in Import und Export zur Verfügung.)

intern: date_of_remind / extern: dateofremind

PE, ES

timestamp

 

Ablaufdatum (Diese Variable ist nicht in der Übersicht sichtbar, steht jedoch in Import und Export zur Verfügung.)

intern: date_of_expire / extern: dateofexpire

PE, ES

timestamp

 

Zeitzone

u_timezone

PE, ES, MSF

timestamp

 

 

Neue Variable anlegen


Klicken Sie auf die Schaltfläche Variable anlegen und machen Sie die folgenden Angaben:

  • Interne Bezeichnung: Wird innerhalb von EFS zur Bezeichnung der Variable verwendet.

    • Bis zu 62 Zeichen (a-z, A-Z, 0-9) können verwendet werden.

    • Nur Buchstaben und Zahlen (d.h. ASCII-Zeichen) sind zulässigSonderzeichen oder beispielsweise japanische Schriftzeichen können nicht verwendet werden. Unterstriche werden unterstützt.

    • Das Präfix u_ wird automatisch angefügt

    • Die interne Bezeichnung kann nicht nachträglich verändert werden.

  • Bezeichnung: Dieses Feld ist nicht mehrsprachigkeitsfähig. Wählen Sie daher bei Projekten mit internationalem Mitarbeiterstab eine Bezeichnung, die für alle Beteiligten verständlich ist.

  • Darstellungstyp: Zur Verfügung stehen die Darstellungstypen Textfeld, Checkbox, Selectbox und Radiobutton. Bei Variablen vom Typ Selectbox oder Radiobutton können Sie Antwortoptionen vorgeben, die in der Teilnehmerverwaltung über Selectboxen angewählt werden können. Bei u_gender können Sie beispielsweise zwischen „männlich“, „weiblich“ und „Nicht angegeben“ wählen.

  • Inhalt einer Variablen für Bearbeitung freischalten: Der Inhalt einer freigeschalteten Variable kann über die Teilnehmerverwaltung geändert werden. Ist eine Variable nicht freigeschaltet, können Sie die entsprechenden Daten der Teilnehmer in der Teilnehmerverwaltung nicht verändern.

  • Inhalt einer Variablen in der Teilnehmerverwaltung anzeigen: Eine Variable, bei der diese Option aktiviert ist, wird in der Teilnehmerverwaltung eingeblendet.

Bestätigen Sie mit Speichern.

  • Die Ausprägungen dieser Variable sind durch Daten aus dem Teilnehmerimport erweiterbar: Diese Funktion kann man bei Feldern vom Typ Radiobuttons und Selectbox aktivieren. Werden dann Daten importiert, die keinem Code einer existierenden Ausprägung entsprechen, geschieht Folgendes:

    • Zahlenwerte, die keinem existierenden Code entsprechen, werden als neue Codes interpretiert. Die erforderlichen Ausprägungen werden automatisch angelegt, dabei wird der Zahlenwert auch als Label verwendet.

    • Für nicht als Code interpretierbare Einträge wie beispielsweise Texte oder Buchstaben-Zahlen-Kombinationen werden ebenfalls neue Ausprägungen angelegt. Die Codes dieser Ausprägungen werden vom System vergeben.

    • Ist die Funktion nicht aktiviert, geschieht Folgendes:

      • Von der Codierung abweichende Zahlenwerte werden importiert, in der Anzeige aber mit einem Fragezeichen markiert, das zur Überprüfung und zum nachträglichen Anlegen der fehlenden Ausprägung auffordert.

      • Nicht als Code interpretierbare Einträge werden auf den Default-Wert „0“ gesetzt.

  • Wenn es sich um eine Variable vom Darstellungstyp „Selectbox“ oder „Radiobuttons“ handelt, wird zudem eine Tabelle zum Anlegen der Antwortoption eingeblendet.

  • Der Wert „0“ wird als Default-Wert behandelt. D.h. beispielsweise bei Variablen vom Typ „Selectbox“ ist die Option „Bitte auswählen“ mit diesem Wert belegt, beim Import wird leeren Zellen dieser Wert zugewiesen. Verwenden Sie daher beim Anlegen von Antwortoptionen gleichfalls den Code „0“ nur für standardmäßig vorbelegte Einstellungen wie „Bitte auswählen“.

  • Geben Sie das Label der ersten Antwortkategorie ein.

Bestätigen Sie mit Speichern.

  • Legen Sie alle weiteren erforderlichen Antwortkategorien an.

  • Wechseln Sie zuletzt über den Link „Zurück zur Übersicht“ wieder zur Übersicht der Teilnehmervariablen.

  • Sie finden die neu angelegte Variable in der Tabelle.

Variablentypen, Codierung und Missings

In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Darstellungstypen und die dazugehörenden Codierungen und Missing-Definitionen aufgeführt. Der Darstellungstyp von Standardvariablen kann nicht geändert werden.

Darstellungstyp

Bedeutung

Missings

Exportdatensatz

Datentyp

Größe

Darstellungstyp

Bedeutung

Missings

Exportdatensatz

Datentyp

Größe

Textfeld

Eingabefeld

Nicht gefüllte Textfelder sind mit „0“ belegt.

In offenes Eingabefeld eingegebener Text

Mediumtext

16,777,215 (2^24 - 1) Zeichen

Text Area

 

 

 

Text

65,535 (2^16 - 1) Zeichen

Checkbox

Wird benutzt, um mit ja/nein beantwortbare Informationen wiederzugeben.

Variablen vom Darstellungstyp Checkbox können nur die
Werte „0“ und „1“ annehmen. Importierte Werte, die nicht „0“ sind, werden zu „1“ rekodiert.

 

Variable mit Codes 0 (deaktiviert) und 1 (aktiviert)

Integer

11 Ziffern

Selectbox

Erzeugt eine Selectbox, in der benutzerdefinierte Antwortoptionen ausgewählt werden können.

Wird eine Variable vom Typ „Selectbox“ neu angelegt, so wird allen bereits existierenden
Teilnehmern der Wert „0“ zugewiesen.

Selectboxen, die per default auf „Bitte auswählen“ stehen, sind mit „0“ vorbelegt. Dies ist beispielsweise der Fall bei den Standardvariablen
u_gender, u_language und u_group.

Variable mit benutzerdefinierten Codes

Integer

11 Ziffern

Radiobuttons

Erzeugt eine Einfachauswahlliste, in der benutzerdefinierte Antwortoptionen ausgewählt werden können.

 

Variable mit benutzerdefinierten Codes

Integer

11 Ziffern

Wird die Zeichenanzahl überschritten, wird alles darüber abgeschnitten. Beim Import sollte man beachten, dass ggf. in Excel eine Beschränkung der Zeichen pro Zelle existiert.

Bitte beachten Sie, dass Teilnehmervariablen vom Typ „Textfeld“ und Projektvariablen, die sich auf Textfelder beziehen, unterschiedlich vorbelegt werden:

  • Variablen der Teilnehmerverwaltung, die vom Projektleiter durch Import und nicht vom Teilnehmer gefüllt werden, werden mit „0“ belegt.

  • Projektvariablen, die sich auf Textfelder beziehen, werden mit -66 oder -99 vorbelegt, je nachdem ob der Teilnehmer die Frage nicht gesehen oder gesehen aber nicht beantwortet hat.

Rekodierung der Antwortkategorien von Teilnehmervariablen

Sie können Antwortkategorien nach Belieben rekodieren. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Wechseln Sie in das Menü Teilnehmervariablen und öffnen Sie mit einem Klick auf Bearbeiten den Dialog der gewünschten Variable.

  • Ändern Sie den Code.

  • Speichern Sie anschließend ab

    • Beachten Sie, dass mehrschrittige Umbenennungen in Einzelschritten erfolgen müssen. D.h. um Code 1 zu Code 2 und Code 2 zu Code 3 zu rekodieren, rekodieren Sie zuerst Code 2 zu Code 3, dann erst Code 1 zu Code 2.

  • Der Rekodierungsdialog wird geöffnet. Darin sind die Rekodierungen noch einmal ausdrücklich zu bestätigen.

  • Mit Speichern lösen Sie die Rekodierung aus.

Beachten Sie dabei jedoch Folgendes:

  • Die Rekodierung kann Auswirkungen beispielsweise auf bereits vorbereitete Importdatensätze oder bereits konfigurierte Filter im Fragebogen haben. Bitte überprüfen Sie daher nach dem Rekodieren alle Funktionalitäten, die vom rekodierten Code abhängig sind.

  • Wenn die Teilnehmerverwaltung bereits Datensätze enthält, werden alle Datensätze, in denen der zu rekodierende Code vorkommt, entsprechend rekodiert.

Variablen und Antwortkategorien löschen

Standardvariablen können grundsätzlich nicht gelöscht werden. Antwortkategorien und benutzerdefinierte Variablen sind löschbar, allerdings ist im Umgang mit dieser Funktion Vorsicht geboten.

Benutzerdefinierte Variablen löschen

Bitte beachten Sie:

  • Wenn die Teilnehmerverwaltung bereits Datensätze enthält: In allen Teilnehmerdatensätzen, in denen diese Variable enthalten ist, werden die Inhalte der Variablen unwiderruflich gelöscht.

  • Wenn die Teilnehmerverwaltung noch leer ist: Die Löschung der Variablen kann Auswirkungen beispielsweise auf bereits vorbereitete Importdatensätze oder bereits konfigurierte Filter im Fragebogen haben. Bitte prüfen Sie alle Funktionalitäten, um sicherzustellen, dass keine Abhängigkeit übersehen wurde.

Antwortkategorien löschen

Bitte beachten Sie:

  • Wenn die Teilnehmerverwaltung bereits Datensätze enthält: In allen Teilnehmerdatensätzen, in denen die aktuelle Variable mit dem Code dieser Antwortkategorie belegt ist, wird die Antwortkategorie zu 0 rekodiert.

  • Wenn die Teilnehmerverwaltung noch leer ist: Die Löschung kann Auswirkungen beispielsweise auf bereits vorbereitete Importdatensätze oder bereits konfigurierte Filter im Fragebogen haben. Bitte prüfen Sie alle Funktionalitäten, die vom rekodierten Code abhängig sind.

  • Machen Sie von der Möglichkeit zum Löschen von Variablen oder Antwortkategorien nur sehr vorsichtig Gebrauch. Sobald die Teilnehmerverwaltung Daten enthält, sollten Sie eine Löschung von Variablen oder Antwortkategorien möglichst ganz vermeiden.

Bitte beachten Sie: Der Darstellungstyp von Standardvariablen kann nicht geändert werden.

 

Beachtenswertes


  • Es wird empfohlen, nicht mehr als 200 Teilnehmervariablen zu verwenden. Erstens ist die Anzahl der Variablen insgesamt begrenzt (7.000 Variablen pro Projekt). Zweitens wirkt sich die Variablenzahl auf die Performance des Projekts aus.

  • Oft ist es erforderlich, gezielt bestimmte Teilnehmergruppen auswählen zu können - beispielsweise um Einladungsmails nacheinander an die verschiedenen Abteilungen der Firma zu versenden oder um bei der Auswertung über bestimmte Charakteristika wie z.B. den Kundentyp splitten zu können. Überlegen Sie sich genau, welche Untermengen Sie im Projektverlauf und bei der Auswertung benötigen und wie Sie diese in der Teilnehmerverwaltung optimal abbilden können. Legen Sie dann die zusätzlich benötigten Variablen an.

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