Projekt aktivieren

Vor dem Start des Feedbackprozesses müssen im Umfragemenü die Grundeinstellungen angepasst werden.

• Stellen Sie Beginn und Ende des Projekts ein. Bestätigen Sie mit Speichern.

• In der Zeile „Status“ sehen Sie, dass das Projekt zwar angelegt wurde und aktuell im Status „Umfrage generiert“ ist, aber es wurde noch nicht aktiviert. Klicken Sie den Button aktiv an. Der Status wechselt zu „aktiv“.

Open

Projekt testen

Bevor die Feldphase beginnt, müssen Fragebogen und Feedback-Center getestet werden.

• Sie haben beim Erstellen des Fragebogens wiederholt die Vorschau verwendet, um fertige Fragen oder Seiten zu überprüfen. Nach Fertigstellung muss der gesamte Fragebogen getestet werden.

• Da die Vorschau nicht alle Features unterstützt, sollten Sie den Fragebogen vor der endgültigen Veröffentlichung immer auch im Produktivmodus testen. Dazu wird eine Testwelle mit Testteilnehmern verwendet.

• Mit Hilfe von Testwelle und Testteilnehmern können Sie auch das Feedback-Center testen.

Fragebogen über die Vorschau testen

Klicken Sie im Abschnitt „Distribution“ des Umfragemenüs das Icon Fragebogenvorschau an und überprüfen Sie den Fragebogen aus der Perspektive eines Teilnehmers. Durchwandern Sie den Fragebogen und probieren Sie aus, ob Filter, Ausblendbedingungen und Plausichecks wirklich funktionieren.

Fragebogen und Feedback-Center mit Testteilnehmern testen

Um alle Funktionalitäten von Fragebogen und Feedback-Center unter realen Bedingungen zu testen, verwenden Sie eine Testwelle und Testteilnehmer.

1. Legen Sie im Menü Teilnehmerverwaltung → Wellen eine Testwelle an.

2. Legen Sie manuell Teilnehmer an und definieren eine Feedbackkonstellation. Alternativ können Sie auch eine Testteilnehmerliste in die Testwelle importieren. Achten Sie darauf, für die Testteilnehmer
   nur E-Mail-Adressen zu verwenden, auf die Sie selbst Zugriff haben und die Sie für E-Mail-Versandtests benutzen dürfen!

3. Um den Fragebogen aus der Perspektive eines Feedbackgebers zu sehen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
   – Öffnen Sie die Feedbackgeberübersicht: Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle} → {Ausgewählte Fokusperson}.
   – Klicken Sie beim gewünschten Test-Feedbackgeber den Code-Link in der Spalte „Code“ an.
   – Der Fragebogen wird geöffnet und Sie können nun Platzhalterersetzung, Routing usw. aus der Sicht des Test-Feedbackgebers überprüfen.

4. Um das Feedback-Center aus der Perspektive einer Fokusperson zu sehen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
   – Öffnen Sie die Übersicht der Fokuspersonen: Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle}.
   – Klicken Sie bei der gewünschten Test-Fokusperson das Icon Fokusperson bearbeiten an.
   – Öffnen Sie in einem zweiten Browser-Fenster das Menü Prozesskonfiguration → Feedback-Center. Klicken Sie die URL des Feedback-Centers an: Der Login wird geöffnet.
   – Kopieren Sie E-Mail-Adresse und Initialpasswort der Testperson in das Login-Formular (rechte Maustaste → Kopieren oder Strg+C).
   – Sie können nun das Feedback-Center aus der Sicht der Test-Fokusperson überprüfen.

Mit Hilfe der Testwelle können Sie so den gesamten Feedbackprozess aus allen möglichen Teilnehmerperspektiven und in allen möglichen Feeebackphasen testen. Sie können beispielsweise prüfen, wie sich die Feedback-Center-Funktionen in Abhängigkeit vom Feedbackstatus ändern. Oder Sie können Testteilnehmer einladen, um die Platzhalterersetzung in E-Mails zu testen.

Wenn Sie alle Tests abgeschlossen haben, wechseln Sie in das Menü Teilnehmerverwaltung und entfernen die Testwelle mit einem Klick auf das Icon Welle löschen in der Spalte „Aktionen“. Anschließend löschen Sie bitte auch alle eventuell verbliebenen Testpersonen aus dem Teilnehmerpool.

Das Projekt zurücksetzen

Vor dem Start des Feedbackprozesses sollten alle Daten, die bis dahin beispielsweise durch Tests im Produktivmodus aufgelaufen sind, gelöscht werden. Wechseln Sie dazu in das Menü Test und Validierung → Umfrage zurücksetzen. Wählen Sie „...Umfrage komplett zurücksetzen...“ und bestätigen Sie dann mit dem Button Umfrage zurücksetzen. Nun wird die Datenbank bereinigt und alle Testdaten werden gelöscht.

Open

Ergebnisse exportieren

EFS beinhaltet eine Vielzahl an Exportfunktionen, mit denen Teilnehmerdaten, Ergebnisse und andere Informationen für Auswertungs- und Präsentationszwecke heruntergeladen werden können.

Im folgenden werden Exportfunktionen vorgestellt, über die Sie - die notwendigen Zugriffsrechte vorausgesetzt - MSF-spezifische Daten herunterladen können:

• Teilnehmerdaten

• Rücklaufstatistik

• Ergebnisse mit und ohne Teilnehmerdaten

Teilnehmerdaten exportieren

Ein Export von Teilnehmerdaten kann erforderlich sein, wenn z.B. dieselben Teilnehmer zu einem Folgeprojekt eingeladen werden sollen oder wenn jemand, der keinen Zugriff auf den EFS-Adminbereich hat, die Daten prüfen und aktualisieren muss.

Es gibt zwei dedizierte Exporte für Teilnehmerdaten:

• Teilnehmerdaten des gesamten Teilnehmerpools: Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerpool → Excel-Export / CSV-Export

• Teilnehmer einer einzelnen Welle: Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle} → Excel-Export / CSV-Export

Rücklaufstatistik exportieren

Um die Rücklaufstatistik einer oder mehrerer Wellen herunterzuladen, markieren Sie im Menü Teilnehmerverwaltung → Wellen die gewünschte(n) Welle(n), stellen in der Drop-Down-Liste “Rücklaufstatistik exportieren“ ein und klicken auf Ausführen.

Ergebnisse exportieren

Neben den üblichen EFS-Ergebnisexporten stehen zwei MSF-spezifische Ergebnisdaten Ergebnisdatenexporte zur Verfügung:

• MSF-Teilnehmerexport mit Ergebnisdaten:

  • Die von EFS Survey bekannten Ergebnisdaten, die Feedback-Kennung (u_link_id), alle Stammdaten und einige ausgewählte Prozessdaten.

  • Erfordert Leserecht auf „loft_export_combined“.

• MSF-Export mit anonymen Ergebnisdaten: Die von EFS Survey bekannten Ergebnisdaten, die Feedback-Kennung (link) und lediglich die Prozessdaten Feedbackrolle (role) und Welle (u_group).

  • Erfordert Leserecht auf „loft_export_anonym“.

Anhang

Zugangskontrolle für Multi-Source-Feedbacks

In der folgenden Übersicht werden alle MSF-spezifischen ACL-Rechte aufgeführt.

Mailvorlagen

Wenn Sie von den EFS-Mailformularen aus Mailvorlagen auswählen, stehen immer nur diejenigen Vorlagen zur Wahl, die zu Ihrem aktuellen Arbeitsvorgang passen. Beispielsweise werden beim Einladen von Teilnehmern nur Vorlagen für Einladungsmails zur Auswahl angeboten. Dies wird durch Zuordnung der Vorlagen zu bestimmten Mailvorlagentypen gesteuert. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über diejenigen Typen, die in Multi-Source-Feedbacks zum Einsatz kommen, und die jeweiligen Einsatzsituationen.