Action-Board

Modul-Konfiguration

Um den Konfigurationsbereich des Moduls Action-Board zu öffnen, klicken Sie auf die Pfeilspitze. Die Einstellungsoptionen des Moduls werden eingeblendet.

Open

Um das Action-Board zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie in der entsprechenden Portal-Sprache eine Überschrift für das Seiten-Modul.

• Haken Sie an, ob die Schaltfläche Neue Action anlegen in der Außenansicht des Moduls verfügbar sein soll. Ist diese Option aktiviert, können die Nutzer auf dem Action-Board Actions anlegen. Per Voreinstellung ist die Option aktiviert.

• Haken Sie an, ob Sie die Option “Bewertungsdauer festlegen" aktivieren bzw. deaktivieren möchten. Sie aktivieren diese Option, um im Voraus eine Bewertungsdauer festzulegen, innerhalb derer die Action bewertet werden muss. Sobald die Bewertungsdauer abgelaufen ist, kann die Action nicht mehr in einen anderen Status überführt werden. Die Option ist per Voreinstellung aktiviert. Als Standardwert ist eine Bewertungsdauer von 14 Tagen eingestellt. Der Wert kann an die eigenen Projektvorgaben angepasst werden. Die Bewertungsdauer gilt für das gesamte Portal.

• Die Zuweisung der E-Mail-Vorlagen, die die Teilnehmer z.B. über die Zuweisung einer Action, die Statusänderung einer Action, das Teilen einer Action und die Kommentierung einer Action unterrichten, nehmen Sie ebenfalls in der Modul-Konfiguration des Action-Boards vor. Mittels Klicks auf die Pfeilspitze öffnen Sie die E-Mail-Einstellungen. Die Vorlagen erstellen Sie unter Bibliotheken.

  • Für die E-Mail-Konfigurationen “Ablaufdatum-Erinnerung” und “Bewertungserinnerung” können Sie zusätzlich festlegen, wie viele Tage vor Ablauf der entsprechenden Dauer eine Erinnerungs-E-Mail versandt werden soll. Voreingestellt ist in beiden Fällen ein Wert von 3 Tagen.

• Die Schaltfläche Liste exportieren nutzen Sie, um wichtige Informationen wie Titel und Kategorie, aber auch die Information darüber, wer das Action-Ticket erstellt hat, wer die verantwortliche Person ist und mit wem das Ticket geteilt wird, in einer Excel-Tabelle zu exportieren.

• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

Action-Board-Bedienung

Die Modul-Bedienung des Action-Boards in der Außenansicht Ihres Portals ist übersichtlich gestaltet und leicht zu handhaben. Das Modul Action-Board kann über eine zuvor festlegbare Navigation angesteuert werden.

Open

Mittels der folgenden Funktionen bedienen Sie das Action-Board in der Außenansicht:

• Über die Suche können Sie nach einzelnen Actions suchen.

• Über Anzeigen können Sie festlegen, welche Actions Ihnen angezeigt werden. Sie wählen zwischen Alle und Mir zugewiesen.

• Das Action-Board verfügt über die Spalten/Status Inbox, Laufend, Bewertung, Erledigt, um den Fortschritt eines Tickets zu dokumentieren.

  • Per Drag & Drop sortieren Sie Actions sowohl horizontal als auch vertikal. Anfänglich lassen sich die Tickets nach Belieben hin und her bewegen. Für Sie und jeden anderen Nutzer oder jede andere Nutzerin befinden sich die Actions stets im identischen Status.

  • Der Außenansicht des Action-Boards ist eine Spalte hinzugefügt worden. Auf die Spalte Laufend folgt nun die Spalte Bewertung. Maßnahmen, die in diese Spalte bewegt werden, können bewertet werden. Mit dem Verschieben in diese Spalte beginnt auch die Bewertungszeit, falls diese Option aktiviert worden ist.

• Mittels der Schaltfläche Neue Action anlegen legen Sie neue Actions an. Die Tickets werden in der Spalte Inbox generiert.

Die Detailansicht Ihrer Action

Jede Action verfügt über zwei Icons, die sich rechts auf dem Ticket befinden. Sie erlauben eine schnelle Orientierung, also ob die Action bereits geteilt wird und wer die verantwortliche Person ist. Mit einem Klick auf das Ticket oder dessen Titel erhalten Sie Zugriff auf die Detailansicht. Dort erfolgt nicht nur die thematische Ausrichtung der Action, woran mittels Kommentarfunktion partizipiert werden kann, sondern Sie teilen die Action allererst mit denjenigen Gruppen und Nutzern, die daran mitwirken sollen.

Um eine Action zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• In der Titel-Zeile versehen Sie Ihre Action mit einem eingängigen Titel.

• Für eine Ihre Action in groben Zügen kennzeichnende Beschreibung steht Ihnen eine Text-Box zur Verfügung. Der Beschreibungstext einer Action kann bis zu 65000 Zeichen umfassen.

• Die Kommentar-Funktion erlaubt es Ihnen, eine Action zu kommentieren. Öffnen Sie die Funktion, indem Sie Anzeigen anklicken. Es werden Profilbild, Vor- und Nachname des Kommentators, der Kommentatorin angezeigt. Durch einen Klick auf Name oder Profilbild werden Sie zum Profil weitergeleitet. Zeitpunkt der Kommentierung wird ebenfalls festgehalten. Neben der Möglichkeit, einen Text einzugeben, fügen Sie einen Video-Link ein und laden ein Foto hoch. 

  • Kommentare können mit einer Antwort versehen werden. Falls es von Ihnen aktiviert worden ist, werden Sie per E-Mail oder Push benachrichtigt, wenn ein Improvement kommentiert worden ist.

  • Sie verfügen über die Möglichkeit, eine Editierfunktion sowohl für Kommentare als auch für die Antwort auf Kommentare zu aktivieren. So können Sie Kommentare bearbeiten und löschen. Mittels der Löschfunktion werden auch die auf Kommentare gegebenen Antworten entfernt. Nutzer können nur eigene Kommentare und Antworten bearbeiten.

• Die Historie-Funktion protokolliert alle für die Action relevanten Vorgänge wie z.B. die Kommentierung der Action oder die Status-Änderungen.

• Über Teilnehmer teilen Sie die Action mit Nutzern und ganzen Gruppen. Sie klicken die Schaltfläche Hinzufügen an und wählen zwischen “Gruppe” oder “Nutzer”, um Ihr Team, mit dem Sie an der Action arbeiten möchten, zusammenstellen.

  • Alle Portal-Teilnehmer können über die Nutzer-Suchfunktion gesucht und Teilnehmer an Ihrer Action werden. Über die Gruppen-Suchfunktion stehen Ihnen die nutzerverwalteten Gruppen zur Verfügung.

  • Nutzer, die eine Maßnahme bearbeiten oder anlegen, können die Maßnahme nur den Nutzern zuweisen, mit denen die Maßnahme bereits geteilt worden ist. Bevor eine Aktion zugewiesen werden kann, muss sie geteilt werden.

• Der Bereich weitere Angaben erlaubt es Ihnen, die Action einem Teilnehmer oder einer Teilnehmerin zuzuweisen, eine Kategorie hinzuzufügen und ein Ablaufdatum festzulegen, das Ihnen dazu dient, sicherzustellen, dass die Action bis zu einem bestimmten Termin ausgeführt worden sein wird. Das Feature „Ablaufdatum“ wird nicht in Tickets angeboten, die archiviert oder geschlossen worden sind.

  • Archivierte Maßnahmen können über die Mehr-Funktion gelöscht werden, indem Sie auf Löschen klicken. Es öffnet sich ein Dialog, um die Bestätigung für die endgültige Löschung der Maßnahme einzuholen.

  • In der Detail-Ansicht des Action-Tickets verfügen Sie ebenso über die Möglichkeit, eine Action in die angrenzenden Spalten zu bewegen. Unter Mehr klicken Sie je nachdem, in der welcher Spalte sich das Ticket befindet, auf Verschiebe nach "Laufend", Verschiebe nach "Inbox", Verschiebe nach “Bewertung” oder Verschiebe nach "Erledigt".

  • Falls Sie selbst als verantwortliche Person auftreten wollen, weisen Sie sich über die Mehr-Option das Ticket zu. Per Voreinstellung sind Sie als Ersteller oder Erstellerin einer Action als Verantwortlicher oder Verantwortliche gesetzt.

• Über Anhänge können Sie in der Detailansicht nacheinander Dateien hinzufügen, um Informationen zu teilen, die für die Action unerlässlich sind. So verfügen Sie über ein Multi-Upload-Feature, das jedem Nutzer zur Verfügung steht, der auf das Ticket zugreifen kann. Die hochgeladenen Dateien werden im Ticket anzeigt. Drag & Drop ist ebenfalls möglich. Der Klick auf die Datei öffnet die Download-Funktion. Nach dem Löschen eines Tickets werden die Dateien entfernt, nach der Archivierung bleiben die Dateien erhalten. Die maximale Dateiengröße beträgt 8 MB. Maximal können 5 Dateien hinzugefügt werden.

• Bewertung: Nachdem ein Improvement-Ticket in die Spalte „Bewertung“ bewegt worden ist, erhalten Sie Möglichkeit, dieses zu bewerten, indem Sie auf den nur in dieser Spalte sichtbaren Stern-Button klicken. In der Detailansicht finden Sie nun eine Skala von 1 bis 5, um das Ticket bewerten zu können. Die Wahl muss bestätigt werden.

Bewertung einer Action

Eine Action, die in die Bewertungsspalte verschoben worden ist, kann nicht mehr in die Spalte Laufend verschoben werden, falls sie bereits eine Bewertung erhalten hat. Wird eine Action, die bereits in der Bewertungsspalte verschoben wurde, die aber ohne Bewertung geblieben ist, zurück in die Laufend-Spalte geschoben und anschließend wieder in die Bewertungsspalte versetzt, beginnt die Bewertungsdauer erneut. Ist eine Action von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen bewertet worden, landet diese automatisch in der Spalte Erledigt. Wird derjenige Teilnehmer oder diejenige Teilnehmerin aus dem Team entfernt, dessen oder deren Bewertung noch aussteht, wird die Maßnahme umgehend in die Spalte Erledigt verschoben. Nach Ablauf der Bewertungsdauer wird die Maßnahme automatisch in die Spalte Erledigt verschoben.

Archivierung einer Action

Die Archivierung eines Improvements geschieht entweder automatisch, nachdem alle Nutzer und Nutzerinnen dieses bewertet haben, oder manuell, indem Sie unter der Mehr-Optionauf Archivieren klicken. Die Tickets, die archiviert worden sind, lassen sich lediglich noch kommentieren. Andere Funktionen sind nicht mehr verfügbar. Auch können die Improvements nicht reaktiviert werden. Die archivierten Improvements können ausgeblendet bzw. angezeigt werden. Entscheiden Sie sich dafür, archivierte Improvements anzuzeigen, wechselt die Board-Ansicht und eine Archiv-Tabelle wird eingeblendet, die über die Spaltenüberschriften „Titel“, „Verantwortliche Person“ und „Geteilt“ verfügt. Sie legen fest, wie viele Improvements pro Seite in der Tabelle geführt werden. Mittels des Information-Icons springen Sie in die Detailansicht. 

Anzahl möglicher Actions

Standardmäßig liegt die maximale Anzahl an Actions, die angelegt werden können, bei 200 pro Installation. Eine Überschreitung dieses Wertes hat lediglich zur Folge, dass die über diesen Wert hinaus angelegten Actions so lange ausgeblendet werden, bis der Höchstwert aufgrund des Löschens oder des Archivierens von Actions wieder unterschritten wird. Ausgeblendete Tickets werden trotzdem gespeichert und lassen sich archivieren.