Dateien austauschen

Je nachdem, welche Zugangsrechte der Projektleiter Ihnen zugewiesen hat, gelangen Sie auf unterschiedlichen Wegen zur Austauschplattform:

• Wenn Sie eine Zugangsberechtigung für den Adminbereich von EFS haben, finden Sie die Austauschplattform im Menü Optionen → Dateiaustausch.

• Wenn Sie lediglich zum Zugriff auf EFS Secure Exchange berechtigt sind, loggen Sie sich unter http://www.your-domain.com/fm/ ein.

Die Übersicht der Dateien

Nach dem Login unter http://www.your-domain.com/fm/ oder nach Öffnen des Menüs Dateiaustausch gelangen Sie zu einer Übersicht der Dateien aller Austauschteams, für die Sie mindestens über Leserecht verfügen.

Bei umfangreichen Dateilisten erleichtern Ihnen die schon bekannten Suchfunktionen
von EFS die Arbeit:

• Einfache Suche: Ein Begriff oder Bestandteil eines Begriffs kann eingegeben werden.
  Erfasst werden die Felder „Titel“, „Dateiname“, „Kommentar“ und „Autor“.

• Erweiterte Suche: Zusätzlich zur Stichwortsuche können Sie Status oder Team
  vorgeben oder den Zeitraum eingrenzen, in dem die Datei hochgeladen wurde.

Auch die Funktion Ansicht zum Einschränken der Tabelle steht zur Verfügung.

Open

Die folgende Tabelle erläutert den Inhalt der Übersichtsliste im Detail:

Neue Datei hochladen

Sie können Dateien beliebigen Formats hochladen, mit Ausnahme von PHP und HTML. Die maximal zulässige Dateigröße ist installationsspezifisch und wird im Importdialog angezeigt. Achten Sie darauf, dass der Name der Datei, die Sie hochladen, eindeutig sein muss. D.h. wenn test.doc bereits vorliegt, können Sie nicht eine zweite Datei test.doc hochladen.

1. Klicken Sie im Menü Dateiaustausch den Button Neue Datei hochladen an.
   
   
   

   Open

   

    

2. Im Feld „Dateibezeichnung“ geben Sie den Titel ein, mit dem die Datei bezeichnet
   werden soll.

3. Im Feld „Zusätzliches Passwort“ können Sie optional ein Passwort eingeben, mit dem Ihre Datei vor unbefugten Zugriffen geschützt wird. Nutzen Sie diese Möglichkeit, so wird im Feld „Sicherheit“ der Dateiliste ein Eingabefeld eingeblendet, in dem vor dem Herunterladen das Passwort eingegeben werden muss. Ohne Passworteingabe ist ein Herunterladen nicht möglich.

4. Mittels der Durchsuchen-Funktion im Feld „Datei“ können Sie die gewünschte Datei auf der Festplatte Ihres Computers suchen und einstellen.

5. Das Feld „Kommentar“ kann für nähere Angaben zu der Datei genutzt werden.

6. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste dasjenige Team aus, für das Sie die Datei hochladen möchten.

7. Wenn Sie die Checkbox „Info-Mail an Team senden“ aktivieren, haben Sie im weiteren Verlauf des Hochladeprozesses die Möglichkeit, optional alle Mitglieder des ausgewählten Teams über die neu verfügbare Datei zu informieren.

8. Leiten Sie das Hochladen mit einem Klick auf Upload ein.

9. Wenn Sie in Schritt 6 die Checkbox „Info-Mail an Team senden“ aktiviert haben, wird nun ein Formular eingeblendet, mit dem Sie optional die Teammitglieder informieren können (siehe folgendes Kapitel). Ändern Sie den Default-Text nach Bedarf.

10. Möchten Sie die Mail wirklich verwenden, bestätigen Sie im Feld „Info-Mail versenden“ mit „Ja“.

11. Mit Weiter beenden Sie diesen Arbeitsschritt.

Teammitglieder über neue Dateien informieren

Der Info-Service von EFS Secure Exchange ermöglicht es Ihnen, beim Hochladen einer Datei direkt auch das Team zu informieren, für welches die Datei bestimmt ist. Dazu klicken Sie beim Hochladen das Feld „Info-Mail an Team senden“ an. Nach erfolgtem Upload wird ein Mailformular eingeblendet, über das Sie die Teammitglieder anschreiben können.

• Gefüllt wird das Formular mit einer vordefinierten Mailvorlage. Diese Vorlage mit dem Titel „New upload for your exchange team“ kann im Menü Bibliotheken → Mailvorlagen eingesehen und bearbeitet, jedoch nicht gelöscht werden. Wechsel zu einer anderen Mailvorlage ist nicht möglich. Auch der Versand mehrerer Sprachversionen ist nicht möglich.

• Über Platzhalter können die folgenden Angaben eingefügt werden:
  – #team_name#: Teamname
  – #filetitle#: Benutzerdefinierter Titel der Datei
  – #filename#: Dateiname
  – #filecomment#: Kommentar
  – #fileauthor#: Autor

Datei herunterladen

1. Suchen Sie die Datei in der Dateiliste und markieren Sie die dazugehörende Checkbox in der Spalte „Auswahl“.
   
   
   

    

2. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste die Aktion „Download“ ein.

3. Klicken Sie auf den Button Ausführen.

4. Die Datei wird in einer Zip-Datei übertragen. Speichern Sie diese lokal auf Ihrem Computer.

Status einer Datei verändern

Werden die eingestellten Dateien häufig überarbeitet und durch neue Versionen ersetzt, so hilft die Zuweisung eines Dateistatus, den Überblick zu bewahren.

Übersicht der Dateistatus

Zur Beschreibung von Aktualität und Zugänglichkeit einer Datei dienen drei mögliche Dateistatus: „aktiv“, „veraltet“ und „gesperrt“.

Status ändern

Um den Status einer Datei zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Datei mittels der Checkbox in der Spalte „Auswahl“.

2. Wählen Sie den neuen Status aus der Drop-Down-Liste „Aktionen“ aus.

3. Bestätigen Sie mit Ausführen.

Datei löschen

Wenn Sie über die erforderlichen Schreibrechte auf eine Datei verfügen, können Sie die Datei löschen:

1. Suchen Sie die Datei in der Dateiliste und markieren Sie die dazugehörende Checkbox in der Spalte „Aktionen“.

2. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste die Aktion „Löschen“ ein.

3. Klicken Sie Ausführen an.

4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.

5. Die Datei wird gelöscht.