Gewusst-wie: Secure Exchange

EFS Secure Exchange ist ein optional erhältliches Zusatztool, das den Datenaustausch zwischen Personen erleichtert, die gemeinsam an einer EFS-Umfrage arbeiten:

• Verschiedene für die Durchführung einer Befragung erforderliche Daten wie beispielsweise Fragebogenentwürfe, Teilnehmerlisten, Checklisten und Zeitpläne können zentral direkt im EFS-Adminbereich abgelegt und heruntergeladen werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in großen Teams, zwischen räumlich getrennten Projektbeteiligten oder zwischen Kunden und Projektleitern.

• Es können Dateien beliebigen Formats hochgeladen werden, mit Ausnahme von PHP und HTML. Die maximal zulässige Dateigröße ist installationsspezifisch und wird im Importdialog angezeigt.

• Sensible Daten werden im zugriffsgeschützten Adminbereich abgelegt, wo sie nur von befugten anderen Benutzern eingesehen und heruntergeladen werden können. Darüber hinaus können sie zusätzlich mit Passwort gesichert oder komplett gegen Änderung oder Download gesperrt werden. Ungesicherter Datenverkehr über normale E-Mail oder aufwendige Verschlüsselungsprozeduren sind nicht
  mehr erforderlich.

• Es gibt einen separaten Login zu EFS Secure Exchange, der sich üblicherweise unter https://www.your-domain.com/fm/ befindet. Darüber gelangt man in einen vom Adminbereich komplett getrennten eigenen Bereich, der ausschließlich die Austauschdateien enthält. Durch Zuweisung entsprechender Rechte können Sie selbst entscheiden, welche Benutzerteams im Adminbereich arbeiten dürfen und
  welche lediglich den separaten Login verwenden können.

• Die Verwaltung der Zugriffsrechte für die hinterlegten Dateien stützt sich auf das bekannte EFS-Rechtesystem.

• Müssen Daten häufig aktualisiert werden, so hilft die Zuweisung von Dateistatus wie „aktuell“ oder „veraltet“, die Übersicht zu bewahren.

• Alle Änderungen werden in einer History aufgezeichnet. So kann festgestellt werden, wer Dateien auf den Server geladen, heruntergeladen oder gelöscht hat.

Im folgenden Kapitel wird erklärt, wie der Dateiaustausch mit Hilfe von EFS Secure Exchange abläuft. Anschließend wird erläutert, wie beispielsweise Projektleiter den Austauschprozess für ihre Teammmitglieder vorbereiten, d.h. Austauschteams anlegen, Benutzerteams zuweisen und deren Rechte konfigurieren.