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Sie verwalten die Benutzer-Accounts die Benutzerkonten für den Admin-Bereich und regulieren über die Team-Zugehörigkeit die Zugangsrechte. Benutzeraccounts  Benutzerkonten sind jeweils einem oder mehren Teams zugeordnet. Über die Mitgliedschaft zum Team wird festgelegt, auf welche Funktionen der Benutzer des Accounts Kontos Zugriff hat. Im Menü Benutzer → Benutzer finden Sie eine Auflistung sämtlicher im System angelegter Benutzerkonten.

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• Benutzername

• Name: Der Inhalt dieses Feldes wird aus den Einzelfeldern „Vorname“ und „Name“ zusammengesetzt.

• Die wichtigsten Adressdaten des Benutzers

• Mitglied in den folgenden Teams: Alle Teams, denen der Benutzer angehört.

• Logins: Anzahl der Logins eines Benutzers . Diese Zählung erfolgt erst vom Updatetermin anseit dessen Erstellung.

• Letzter Login: Datum des letzten Logins.

• Fehlgeschlagene Einlogversuche: Anzahl der hintereinander fehlgeschlagenen Einlogversuche.

• Loginverfallsdatum: Bei zeitlich beschränkten Accounts Konten wird das Datum angezeigt, an dem der Login verfällt. Der Account Das Konto ist bis zum Tag davor nutzbar.

• Gesperrt bis: Nach einer definierten Anzahl hintereinander fehlgeschlagener Loginversuche wird das Benutzerkonto automatisch für einen ebenfalls definierbaren Zeitraum gesperrt.

• Einloggen möglich? Ist ein Login verfallen oder vom „Brute force“-Schutz deaktiviert worden, wird ein rotes Ampelsignal angezeigt.

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Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie zunächst auf den Button Benutzerkonto anlegen. Danach geben Sie AccountnameBenutzername, Vorname, Name und E-Mail-Adresse ein. Sie legen fest, in welcher Sprache der Admin-Bereich für den neuen Benutzer oder die Benutzerin angezeigt werden soll, geben das Erstpasswort für den neuen Benutzer oder die neue Benutzerin zweimal ein. Beim ersten Einloggen werden der neue Benutzer und die neue Benutzerin automatisch aufgefordert, das Passwort zu ändern.

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• Ordnen Sie den neuen Benutzer einem oder mehreren Teams zu. Über die Teamzugehörigkeit werden die Rechte der Benutzer definiert.

• Wählen Sie das Primärteam des Benutzers. Das Primärteam erhält u.a. automatisch immer Lese- und Schreibrecht auf Projekte, die der Benutzer anlegt.

• Im Feld „Organisation“ wird angegeben, zu welcher Buchungsorganisation der neue Benutzer gehört.

  • Wenn die angezeigte Organisation falsch ist, wenden Sie sich bitte an den Installationsverantwortlichen.

  • Wenn Sie über das Recht orgadmin verfügen, können Sie die Buchungsorganisation selbst ändern.

• Legen Sie das Verfallsdatum des Kontos fest.

• Optional können Sie die Zeitzone wählen, die im linken Menü im Feld „Local date“ angezeigt werden soll.

• Im Abschnitt „Zusätzliche Daten“ können Sie optional weitere Informationen hinterlegen.

• Legen Sie die nächsten Bearbeitungsschritte fest:

  • Sie können das Passwort auf der nächsten Seite anzeigen lassen, um es beispielsweise in eine Benachrichtigungsmail zu kopieren.

  • Möchten Sie anschließend weitere Accounts Kontos anlegen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox: Es wird dann direkt wieder ein leeres „Benutzer anlegen“-Formular geöffnet.

• Bestätigen Sie durch Klick auf Benutzerkonto anlegen.

• Der Account Das Konto wird angelegt.

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Erstellen Sie eine Tabelle im CSV-Format, die die Benutzerdaten enthält. Sie können eine derartige Tabelle beispielsweise in MS Excel erstellen und anschließend im CSV-Format abspeichern. Die Datei muss folgende Struktur haben:

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Die erste Zeile der CSV-Datei kann optional die Spaltenüberschriften enthalten. So laden Sie eine Datei hoch:

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Die folgenden Eigenschaften werden für alle neuen Konten en bloc vorgenommen:

Sie bestätigen mit Importieren.

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Konten ohne Zeitbeschränkung können nur von Administratoren mit Root-Account Konto angelegt werden. Üblicherweise haben nur das Support-Team und Kunden mit eigenem Server Root-AccountsKonten.

• Für Inhaber eines Root-Accounts Kontos enthält das oben gezeigte Formular eine zusätzliche Checkbox „Benutzerkonto zeitlich begrenzen“, die zur Aufhebung der Zeitbeschränkung deaktiviert werden muss.

• Auch durch Anklicken des Loginverfallsdatums in der Benutzerübersicht kann der Dialog zum Ändern des Verfallsdatums geöffnet werden.

Kontodaten von Benutzern ändern

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Kontodaten von Benutzern ändern

Die erforderlichen Rechte vorausgesetzt, können Sie die Kontodaten anderer Benutzer einsehen, falls nötig korrigieren und ihnen einen Link zum Neusetzen des Passworts zusenden.

• Inhaber von Root-Accounts Kontos können von der Benutzerliste aus mit einem Klick auf den gewünschten Benutzer auf die Kontodaten zugreifen. Über Benutzerdaten ändern wird der Bearbeitungsdialog geöffnet, über Passwort zusenden der Dialog zum Neusetzen des Passworts.

• Mit Leserecht auf das ACL-Recht org_groupadmin können Sie Teams, zu denen Sie gehören, öffnen und darüber die Kontodaten der Teammitglieder einsehen. Mit Schreibrecht können Sie die Kontodaten ändern und einen Link zum Neusenden des Passworts verschicken.

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Die erforderlichen Rechte vorausgesetzt, können Sie Benutzern Links zum Neusetzen ihrer Passwörter zusenden.

• Als Inhaber eines Root-Accounts Kontos suchen Sie den gewünschten Benutzer in der Benutzerliste und öffnen dann über das Icon Passwort zusenden den Versanddialog.

• Haben Sie Schreibrecht auf „org_groupadmin“, öffnen Sie das gewünschte Team, klicken das betreffende Mitglied an und wählen dann den Button Passwort zusenden.

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Standardmäßig erfolgt die Sperrung nach der sechsten Fehleingabe, die Wartezeit beträgt 30 Minuten. Ein blockierter Account blockiertes Benutzerkonto kann vom Systemadministrator (root-Team) oder von Benutzern mit Schreibrecht auf groupadmin reaktiviert werden.

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• Die fehlgeschlagenen Einlogversuche und bei gesperrten Accounts Benutzerkonten die noch verbleibende Wartezeit werden in den Spalten „Fehlgeschlagene Einlogversuche“ und „Gesperrt bis“ aufgeführt.

• Auch die Anzahl der bisher erfolgten Logins und das Datum des letzten erfolgreichen Login werden angezeigt.

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Innerhalb eines Teams gibt es normale Mitglieder (member), Administratoren (admin) und Eigentümer (owner). Diese Status legen fest, welche Aktionen ein Teammitglied innerhalb seines Teams auslösen kann. Die Teamstatus haben keinen Einfluss auf Rechte innerhalb der Benutzerverwaltung oder Rechte auf Objekte oder Funktionen innerhalb von EFS Survey. Allgemein können Sie die Status innerhalb von Teams schlichtweg ignorieren. Ausnahme: Wenn Sie einen Account ein Benutzerkonto löschen möchten, der Owner das Eigentümer eines Teams ist, müssen Sie zunächst einem anderen Mitglied des Teams die Leitung übergeben, bevor Sie den Account das Benutzerkonto löschen können.

Teamstatus

Teams anlegen

Mit Schreibrecht auf das ACL-Recht groupadmin können Sie neue Teams anlegen und konfigurieren.

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Nun haben Sie ein neues Team angelegt, das allerdings bisher keine Mitglieder und wenn nicht in Schritt 5 ausdrücklich gewählt außer den Zugriffsrechten auf Bereiche keine ACL-Rechte hat. Ihre nächsten Schritte sind:

• Accounts Benutzerkonten anlegen und als Primärgruppe dieses Team eintragen.

• Die ACL-Rechte dieses Teams konfigurieren.

• Die Leitung des Teams übergeben, falls einer der neu angelegten Benutzer Inhaber Teams sein soll.

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Sie können alle Teams bearbeiten, in denen Sie den Status „Eigentümer“ innehaben. Wählen Sie Benutzer → Teams und klicken Sie in der Liste auf einen Teamnamen. Das Bearbeitungsformular teilt sich in drei Abschnitte:

Mitglieder aufnehmen

Klicken Sie in der Detailansicht Ihres ausgewählten Teams auf den Button Mitglieder aufnehmen. Aus der nun erscheinenden Liste der Benuter im System können Sie neue Mitglieder auswählen. Möchten Sie einen bestimmten Benutzer in Ihr Team aufnehmen, können Sie diesen mit der Funktion „Suchen“ oberhalb der Mitgliederliste bequem ausfindig machen.

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In der Liste der Mitglieder finden Sie alle Angehörigen des Teams. Die Liste verfügt über eine eigene Suchfunktion, erfasst werden die Felder „Accountname“„Benutzername“, „E-Mail“, „Name“ und „Recht“. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht um andere vorhandene Informationen zu erweitern. Dazu klicken Sie Ansicht an und treffen Ihre Auswahl unter den vorhandenen Datenbankfeldern. Die Drop-Down-Liste stellt folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

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• Das Löschen eines Teams führt nicht zwingend zum Löschen der dazugehörigen AccountsBenutzerkonten. Ein Account Benutzerkonto wird nur gelöscht, wenn der Benutzer in keinem anderen Team mehr Mitglied ist, nachdem das Team gelöscht wurde.

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• Sie geben einen Namen in das Feld "Teamname" ein. Sie können die Zeichen a-z und 0-9 verwenden.

• Über die Auswahlbox "Mitglieder mit Upload-Rechten" legen Sie ein Team oder mehrere Teams fest, deren Mitglieder nur Lese- und Schreibrechte für ihre Dateien haben sollen. Sie müssen keine Teams bestimmen, wenn Sie ein Austauschteam anlegen. Sie können auch stets zu einem späteren Zeitpunkt Benutzer-Teams einem Austauschteam zuweisen.

• Über die Auswahlbox "Mitglieder mit Änderungsrechten" können Sie ein oder mehrere Teams angeben, deren Mitglieder die Dateien aller Teammitglieder ändern dürfen.

• Sie bestätigen Ihre Angaben, indem Sie auf Team anlegen klicken-Teams einem Austauschteam zuweisen.

• Über die Auswahlbox "Mitglieder mit Änderungsrechten" können Sie ein oder mehrere Teams angeben, deren Mitglieder die Dateien aller Teammitglieder ändern dürfen.

• Sie bestätigen Ihre Angaben, indem Sie auf Team anlegen klicken.

Admin-Teams

EFS kann so konfiguriert werden, dass spezielle Admin-Teams („Pools“) für komplexe Universitäts-Setups eingerichtet werden können, so dass Admin-Benutzer Ad-hoc-Teams erstellen und andere Admin-Benutzer zur Zusammenarbeit in ihr Team einladen können. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Zuordnen der Teams und der Rechteverwaltung

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Alle wichtigen Veränderungen und Aktionen, die Sie mit Austauschteams ausführen, werden protokolliert. So können Sie nachvollziehen, ob und von welchem Nutzer eine Aktion ausgeführt worden ist. Um die Liste der Änderungen einsehen zu können, bedienen Sie sich des Menüpunktes History. 

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Für jede Änderung, die vorgenommen wird, können Sie die folgenden Informationen abfragen:

Sobald Sie auf den Ansicht-Button klicken, wird Ihnen der Bereicht angezeigt, der es Ihnen festzulegen erlaubt, welche der verschiedenen Tabellenspalten angezeigt oder versteckt werden sollen. Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, werden die Änderungen übernommen. Über das Anklicken der Spaltenüberschriften lässt sich die Tabelle sortieren. Sie können die History durchsuchen, indem Sie die einfache oder die erweiterte Suche verwenden.

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