...
Im nächsten Schritt werden Sie die Rollen definieren, die im Feedbackprozess verwendet werden, einschließlich deren Rechte. Dafür sollten Sie jetzt schon wissen, auf welche Berichte die verschiedenen Gruppen später jeweils zugreifen sollen.
Häufig werden nicht nur Ergebnisdaten zur Verfügung gestellt, sondern auch andere Dokumente, beispielsweise Informationen zum Feedbackprozess oder zum Datenschutz. Diese Dokumente sollen den Teilnehmern eventuell schon zu Beginn des Prozesses zur Verfügung stehen.
...
Feedbackrollen konfigurieren
...
| Info |
|---|
Anonymitätsregel: Ein Bericht ist nur generierbar, wenn genügend Rücklauf für die einzelnen Feedbackrollen vorhanden ist. Die Mindestanzahl von Rückläufen pro Feedbackrolle ist konfigurierbar. Empfohlen wird ein Wert von mindestens „3“. So wird verhindert, dass die Fokusperson durch geschicktes Splitten herausfinden kann, welche Antworten ein konkreter Feedbackgeber gegeben hat. Eine Ausnahme ist die Rolle „Superior“: Sie ist eindeutig definiert und ist somit sind die Antworten Den tatsächlichen Rücklauf für das Feedback können Sie der Statistik in der Fokuspersonenübersicht |
Feedbackstatus konfigurieren
...
Die Standardstatus sind fest vorgegeben, es können lediglich die Bezeichnungen angepasst werden.
Die Abfolge der Status wird über die ID definiert.
Zusätzliche benutzerdefinierte Feedbackstatus müssen im Bereich zwischen 5 und 100 liegen, d.h. zwischen den vorgegebenen Start- und Endphasen „Initial“ (5) und „Prozess beendet“ (100).
Nur zusätzliche benutzerdefinierte Feedbackstatus können gelöscht werden.
ID | Bezeichnung | Standardscenario |
|---|---|---|
5 | Initial | Anfangsstatus des Feedbacks. Sobald die Fokusperson eine Einladung erhält, kann sie sich in das Feedback-Center einloggen. |
10 | Passwort geändert | Die Fokusperson hat sich in das Feedback-Center eingeloggt und ihr Initialpasswort geändert. |
20 | Überprüfung | Die Fokusperson muss die ausgewählten Feedbackgeber überprüfen. |
30 | Genehmigt | Die ausgewählten Feedbackgeber sind bestätigt worden. |
50 | Feedbackphase | Die Feedbackgeber werden zum Feedback eingeladen und füllen den Fragebogen aus. Falls der Rücklauf nicht zufriedenstellend ist, werden Reminder versendet. Die Fokusperson kann auf die Rücklaufdaten und auf das Dashboard zugreifen. |
55 | Feedbackphase beendet | Die Feedbackgeber können nicht mehr auf den Fragebogen zugreifen, d.h. die Ergebnisdaten des Feedbacks können sich nicht mehr ändern. Die Fokusperson kann üblicherweise weiterhin auf die Rücklaufdaten und das Dashboard zugreifen. Die Projektleitung bereitet die Berichte für den Download vor. |
60 | Berichtsphase | Die Fokusperson und evtl. andere Berichtsempfänger können im Feedback-Center die Berichte herunterladen. |
65 | Berichtsphase beendet | |
100 | Prozess beendet | Der Feedbackprozess ist vollständig abgeschlossen. Die Beteiligten können nicht mehr auf die dazugehörenden Bereiche im Feedback- Center zugreifen. Haben alle Feedbacks des Projekts diese Phrase erreicht, kann die Projektleitung das Projekt beenden. |
Übersicht der vorhandenen Feedbackstatus
Sie finden die Feedbackstatus Ihres Feedbackprozesses im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Feedbackstatus.
...
In neuen Projekten gibt es neun Default-Status (einen Überblick bietet die oben stehende Tabelle).
Die Tabelle listete jeden Status mit den folgenden Informationen:
ID
Deutsche und englische Bezeichnung des Status
Name
Löschen: Benutzerdefinierte Status können gelöscht werden.
Zusätzliche Feedbackstatus anlegen
Öffnen Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt } → Prozesskonfiguration die Registerkarte Feedbackstatus.
Die letzte Zeile ist leer: Geben Sie die ID und die deutsche und englische Bezeichnung für den neuen Status ein.
Bestätigen Sie mit Speichern.
Der Status wird entsprechend der ID an der passenden Stelle in der Abfolge eingefügt.
Feedbackstatus ändern
Die Status können an verschiedenen Stellen geändert werden.
Manuell:
Die Teilnehmer aller oder ausgewählter Wellen können manuell auf einen anderen Status umgesetzt werden. Teilnehmerverwaltung → “Aktionen“-Drop-Down-Liste.
Sämtliche oder ausgewählte Fokuspersonen können manuell auf einen anderen Status umgesetzt werden. Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle} → “Aktionen“-Drop-Down-Liste.
Der Status einer einzelnen Fokusperson kann in der Detailansicht manuell geändert werden. Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle] → Fokusperson bearbeiten → Prozessinformationen.
Automatisch:
Sämtliche Teilnehmer einer bestimmten Welle können automatisch auf einen anderen Status umgesetzt werden.
Alle Teilnehmer einer bestimmten Welle, die einen oder mehrere bestimmte Status haben, können automatisch auf einen anderen Status umgesetzt werden.
Statusänderungen automatisieren
EFS unterstützt automatische Statusänderungen zu vorgegebenen Zeitpunkten. Je nach Feedback-Scenario kann die Änderung auf alle Teilnehmer in einer Welle oder nur auf alle Teilnehmer mit einem bestimmten Status angewendet werden.
Um einen Statuswechsel zu definieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Öffnen Sie Teilnehmerverwaltung → Wellen.
Suchen Sie die gewünschte Welle und klicken das Icon Welle bearbeiten an.
Klicken Sie den Button Statuswechsel vordefinieren an.
Im Feld „Ausführungsdatum“ geben Sie an, wann der Wechsel ausgelöst werden soll.
Im Feld „Von Status“ wählen Sie den Ausgangsstatus aus, den die Teilnehmer haben müssen, damit ihr Status geändert wird.
– Wenn Sie „Alle“ wählen, wird für sämtliche Teilnehmer der Welle der Status geändert.
– Wählen Sie einen oder mehrere dedizierte Status, so wird die Änderung nur diejenigen Teilnehmer betreffen, die zum Ausführungszeitpunkt diese Status haben.Im Feld „Auf Status“ wählen Sie den Zielstatus.
Je nach Zielstatus werden zusätzliche Felder eingeblendet. Bei dem im Beispiel gezeigten Zielstatus „Feedback“ können beispielsweise beim Statuswechsel auch direkt die Einladungsmails versendet werden. Dazu muss „Einladungsmails senden“ aktiviert und die passende Mailvorlage eingestellt werden.
Optional können Sie im Feld „E-Mail“ Ihre E-Mail-Adresse eintragen, Sie erhalten dann nach erfolgtem Statuswechsel eine Benachrichtigung.
Bestätigen Sie mit Statuswechsel vordefinieren.
Status für die Zugriffssteuerung verwenden
Der Zugriff auf Daten und Features im Feedback-Center ist an die Status gekoppelt:
Bei der Berichtsdefinition wird vorgegeben, welchen Status Teilnehmer haben müssen, um den Bericht herunterzuladen.
Die Zugriffsbeschränkungen für das Feedback-Center sind ebenfalls an die Status gekoppelt.
Feedback-Center aufsetzen und konfigurieren
Zu Multi-Source-Feedbacks gehört standardmäßig ein Feedback-Center dazu. Je nachdem wie der Feedbackprozess abläuft, kann das Feedback-Center beispielsweise als zentraler Login für die Feedbackteilnehmer oder als Download-Plattform verwendet werden.
Üblicherweise wird das Feedback-Center von Tivian aufgesetzt und konfiguriert.
Oft erfordern Feedbackprozesse starke Anpassungen, d.h. kostenpflichtige Sonderprogrammierungen. Diese werden ebenfalls von Tivian angeboten und umgesetzt.