Task List

Konfiguration

Um den Konfigurationsbereich von Task List zu öffnen, klicken Sie auf die Pfeilspitze. Die Einstellungen von Task List werden eingeblendet. Um Task List zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie eine Überschrift für das Seiten-Modul.

• Wählen Sie das Employee-Zielprojekt, aus dem die Maßnahmen in der Listenansicht angezeigt werden sollen.

• Mittels der Checkbox „Benutzer können neue Maßnahmen anlegen“ können Sie steuern, ob Anwender neue Maßnahmen anlegen können sollen oder nicht. Setzen oder entfernen Sie hierzu das entsprechende Häkchen in der Checkbox.

• Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Maßnahmen auf einer Seite an.

• Geben Sie an, wie viele Tage vor Ablauf einer Maßnahme mittels Reminder eine Fälligkeitswarnung versandt werden soll. Die Fälligkeitswarnung ist standardmäßig auf einen Tag eingestellt.

• Optional: Fügen Sie Maßnahmen zusätzliche Felder hinzu. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche + Feld auswählen unter Reihenfolge der Felder, wählen Sie in der Drop-Down-Liste zusätzliche Felder aus und bestätigen Sie die jeweilige Auswahl mit Klick auf das grüne Häkchen. Die Reihenfolge der angezeigten Felder können Sie mit den Pfeilen auf der rechten Seite anpassen. Mit dem Mülleimer-Icon können Sie das jeweilige Feld wieder löschen.

• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

• Aktivieren Sie den Online-Button, um Ihre Task List-Seite zu veröffentlichen.

Hinweise:

• Über die Task List-Konfiguration hinzugefügte Felder werden in der Listenansicht von Maßnahmen angezeigt.

• Bei den auszuwählenden Feldern handelt es sich um die Variablen im Variablen-Editor der Action Planner-Konfiguration. Hier können Sie zusätzlich zu den Standard-Variablen beliebige Variablen hinzufügen.

• Um selbst angelegte Variablen in der Konfigurations- und Außenansicht von Task List auszublenden, stellen Sie die Einstellung „Den Inhalt dieser Variablen anzeigen“ im Variablen-Editor auf „nein“.

• Die variierbare Reihenfolge der Variablen im Variablen-Editor bestimmt die Reihenfolge der angezeigten Variablen in der Detailansicht und in der Bearbeitungsmaske von Maßnahmen in der Portals-Außenansicht.

Rechtevergabe (im ES-Projekt)

Im Kommentarbereich in der Detailansicht von Maßnahmen können Verantwortliche Notizen, Bilder und Videos in Bezug auf die Bearbeitung von Maßnahmen hinterlassen. Damit Verantwortliche Kommentare erstellen, bearbeiten oder löschen können, benötigen sie vorab die entsprechenden Rechte.

• Um Kommentar-Rechte zu vergeben, navigieren Sie über folgenden Pfad zur Rechteverwaltung derjenigen Rolle, der Sie die Rechte zuweisen wollen:

 [Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Rollen → Paragraf-Icon der relevanten Rolle → Rechteverwaltung

• Um das Recht zur Erstellung von Kommentaren zu Maßnahmen und zur Bearbeitung und zum Löschen eigener Kommentare zu vergeben: Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_comment_create“.

• Um das Recht zur Bearbeitung oder zum Löschen aller Kommentare zu Maßnahmen zu vergeben: Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_comment_moderate".

• Bestätigen Sie mit Speichern.

Sie haben Verantwortlichen in der ausgewählten Rolle die Kommentar-Rechte zugeteilt.

Recht für das Einsehen von Umfrageergebnissen erteilen (im ES-Projekt)

Falls eine Maßnahme durch den Task Trigger angelegt wurde, stellt dieser in der Detailansicht der Maßnahme eine Verknüpfung (Umfrage-Link) zu den Ergebnissen der entsprechenden Umfrageteilnahme her. Verantwortliche einer Maßnahme haben die Möglichkeit, den Umfrage-Link über das Formular-Icon in der Detailansicht aufzurufen und sich die Umfrageergebnisse von Teilnehmern anzeigen zu lassen. Das Formular-Icon wird standardmäßig in der Detailansicht nicht angezeigt. Um das Icon für Verantwortliche zu aktivieren und entsprechend sichtbar zu machen, benötigen diese vorab das Recht auf Einsichtnahme in Umfrageergebnisse.

• Um das Recht zu vergeben, navigieren Sie über folgenden Pfad zur Rechteverwaltung derjenigen Rolle, der Sie das Recht zur Einsicht zuweisen wollen:

[Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Rollen → Paragraf-Icon der relevanten Rolle → Rechteverwaltung

• Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_view_survey_result“.

• Bestätigen Sie mit Speichern.

→ Sie haben Verantwortlichen in der ausgewählten Rolle das Recht auf Einsichtnahme in Umfrageergebnisse zugeteilt.

Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren

In der Panelistenverwaltung können Sie für einzelne Teilnehmer, die hier parallel als Panelisten angelegt sind, einstellen, ob sie bei der Zuweisung einer neuen Maßnahme eine Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone sowie ihrer Installation und/oder eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, die sie über die neue Maßnahme informiert.

Für die Aktivierung von Push-Benachrichtigung ist zuvor die Installation der Portals-App auf dem Smartphone des Teilnehmers erforderlich.

• Um Benachrichtigungen für einen Teilnehmer zu aktivieren oder deaktivieren, gehen Sie im Modul People in die Panelistenverwaltung.

• Geben Sie im Suchfeld den entsprechenden Teilnehmer ein und klicken Sie auf Suchen.

• Wählen Sie den Teilnehmer aus, indem Sie auf seinen Namen klicken. Der Tab Detailansicht des Teilnehmer-Accounts wird geöffnet.

• Im Bereich Benachrichtigungen können Sie die Push-Benachrichtigungen für Maßnahmen und / oder die E-Mail-Benachrichtigungen für Maßnahmen über die entsprechenden Checkboxen aktivieren bzw. deaktivieren.

• Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Account ändern.

Sie haben die Einstellungen von Benachrichtigungen für den ausgewählten Teilnehmer geändert.

• Die Einstellungen von Benachrichtigungen gelten für alle Portale, zu denen der Teilnehmer Zugang hat, gleichermaßen.

• Dieselben Einstellungen für Benachrichtigungen können auch die Teilnehmer selbst in ihrem Portal-Profil vornehmen.

Außenansicht

In der Portals-Außenansicht bearbeiten Verantwortliche die Maßnahmen im Rahmen des Follow-Up-Prozesses. Sie haben eine E-Mail (oder eine andere Benachrichtigung) erhalten, die Sie als verantwortliche Person für den Follow-Up-Prozess der Mitarbeiterbefragung in Ihrer Organisationseinheit ausweist. Diese E-Mail enthält üblicherweise Ihre Zugangsdaten für die Portals-Außenansicht:

• E-Mail-Adresse

• Passwort

• URL für den Portals-Außenansicht-Login

Nach dem Login gelangen Sie automatisch in die Portals-Außenansicht.

Open

Auf der Hauptseite der Portals-Außenansicht sehen Sie, sofern vorhanden, eine Liste angelegter Maßnahmen, die Ihrer Organisationseinheit zugeordnet sind. Von hier aus können Sie Maßnahmen neu anlegen, einsehen, bearbeiten, kopieren und löschen. Außerdem können Sie Maßnahmen filtern, sortieren und suchen.

Filterbereich

Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche mit dem Trichter-Symbol, um den Filterbereich zu öffnen. Hier können Sie angelegte Maßnahmen nach Status, Themenbereich, Einheit und Ersteller filtern. Standardmäßig werden in der Liste Maßnahmen mit dem Status Nicht begonnen und Begonnen angezeigt. Über die Checkboxen im Status-Bereich können Sie die Einstellung beliebig anpassen. Die Zahl bei der Filter-Schaltfläche mit dem Trichter-Symbol zeigt an, wie viele Filter aktuell aktiv sind.

Mittels Aktivierung der Filter-Buttons „Zeige nur meine Maßnahmen“ und „Zeige eskalierte Maßnahmen“ können Sie die Anzeige der Maßnahmen in der Listenansicht auf Ihre eigenen aktuellen Maßnahmen oder eskalierte Maßnahmen in der eigenen Organisationseinheit beschränken. Mit der Drop-Down-Liste können Sie Maßnahmen nach Titel, Enddatum, Status und Erstellungsdatum sortieren.

Über das Suchfeld können Sie Maßnahmen durch die Eingabe von entsprechenden Buchstaben und Zahlen, die in den Maßnahmen-Variablen Titel, Verantwortliche Person, Ersteller der Maßnahme, ID, Problembeschreibung und Maßnahmenbeschreibung enthalten sind, suchen und anzeigen lassen.

Anlegen einer neuen Maßnahme in Task List

Um eine neue Maßnahme in Task List anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Maßnahme anlegen. Die Eingabemaske zur Erstellung einer neuen Maßnahme wird geöffnet. Wählen Sie Titel, Status, Enddatum mit Uhrzeit, Organisationseinheit, Verantwortliche Person der Maßnahme sowie den Themenbereich und geben Sie in die entsprechenden Textfelder eine Problembeschreibung sowie eine Maßnahmenbeschreibung ein.

• Wählen Sie zuerst eine Einheit aus, um eine Liste mit den in dieser Organisationseinheit enthaltenen verantwortlichen Personen zu laden.

• Wenn mehr als zehn Einheiten oder verantwortliche Personen sichtbar sind, wird das Auswahlfeld zu einer Filterliste.

Erst wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, erscheint die Schaltfläche Anlegen.

• Klicken Sie auf Anlegen.

Ihre neu erstellte Maßnahme wurde der Listenansicht hinzugefügt, von wo aus Sie die Maßnahme einsehen und bearbeiten können.

Listenansicht

Die Listenansicht bietet Ihnen eine Übersicht über angelegte Maßnahmen. Je nach Filtereinstellung werden beispielsweise nur Maßnahmen mit Status Nicht begonnen und Begonnen angezeigt (Standardeinstellung) oder nur von einer bestimmten Person erstellte Maßnahmen. In der Listenansicht werden je nach Konfiguration die ID der Maßnahme (mit vorangestellter Raute), Titel, Verantwortlicher der Maßnahme, dessen Organisationseinheit, Themenbereich, Status, die verbleibende Zeit bis zum Ablauf der Maßnahme, die Anzahl vorhandener Kommentare zu dieser Maßnahme sowie Tags (falls erstellt) angezeigt. Mittels des Menüs auf der rechten Seite können Sie eine Maßnahme bearbeiten, kopieren und löschen.

Statusanzeige

Die Farbe des Status-Balkens entspricht dem aktuellen Status der Maßnahme:

• Grün: Mit der Bearbeitung der Maßnahme wurde noch Nicht begonnen.

• Orange: Mit der Bearbeitung der Maßnahme wurde Begonnen.

• Rot: Die Bearbeitung der Maßnahme ist Abgeschlossen.

Bei Bearbeitung von Maßnahmen mittels Workflows wird der Status automatisch von Nicht begonnen auf Begonnen gesetzt.

Reminder-Funktion

Die Farbe der Zeitangabe ist unabhängig von der Status-Anzeige und dient als Reminder-Funktion. Sie läuft zeitlich synchron zur Remindermail, die vor dem baldigen Ablauf einer Maßnahme warnt.

Standardmäßig färbt sich die Zeitangabe einer Maßnahme von Schwarz zu Orange, sobald sich die Maßnahme einen Tag vor Ablauf befindet. Wie viele Tage vor Ablauf diese Reminder-Funktion ausgeführt werden soll, wird in der Konfiguration definiert. Hier kann die Standardeinstellung von einem Tag entsprechend angepasst werden. Es gibt insgesamt drei unterschiedliche Farben, die den zeitlichen Status von Maßnahmen anzeigen:

• Schwarz: Die Maßnahme befindet sich mindestens einen Tag vor Fälligkeitswarnung. Standardmäßig werden Sie einen Tag vor Ablauf der Maßnahme gewarnt. Bis zwei Tage vor Ablauf ist die Maßnahme daher im Standardfall schwarz markiert.

• Orange: Die Maßnahme befindet sich bei Standard-Einstellung einen Tag vor Ablauf bzw. maximal so viele Tage vor Ablauf, wie bei der Fälligkeitswarnung eingestellt wurde.

• Rot: Die Maßnahme ist abgelaufen und befindet sich in der Vergangenheit.

Bearbeiten der Eigenschaften einer Maßnahme

Sie können nur Maßnahmen bearbeiten, die Ihrer Einheit zugewiesen sind. Im Bearbeitungsmodus können Sie die Eigenschaften einer Maßnahme bearbeiten.

• Um in den Bearbeitungsmodus einer Maßnahme zu wechseln, hovern Sie in der Listenansicht mit dem Cursor über das Kontextmenü-Icon auf der rechten Seite einer Maßnahme.

• Klicken Sie im geöffneten Kontextmenü auf Bearbeiten.

Open

Die Bearbeitungsmaske der Maßnahme wird geöffnet.

• In der Bearbeitungsmaske einer Maßnahme können Sie je nach Bedarf Titel, Status, Enddatum mit Uhrzeit, Organisationseinheit, Verantwortliche Person, den Themenbereich, die Problembeschreibung und die Maßnahmenbeschreibung bearbeiten sowie Tags hinzufügen.

• Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Speichern.

Die geänderten Eigenschaften der Maßnahme werden in der Listenansicht angezeigt.

Arbeiten in der Detailansicht

Um in die Detailansicht einer Maßnahme zu gelangen, klicken Sie in der Listenansicht auf eine beliebige Stelle auf der entsprechenden Maßnahme.

In der Detailansicht werden alle konfigurierten Eigenschaften einer Maßnahme angezeigt. Im oberen Bereich der Detailansicht finden Sie die Workflow-Buttons, im unteren Bereich haben Sie Zugang zum Verlaufsprotokoll und Kommentarfeld, das für einen schnellen Überblick einen kleinen Ausschnitt der aktuellen Kommentare zeigt. Zusätzlich befinden sich im oberen Bereich der Detailansicht die ID der Maßnahme mit URL-Kopierfunktion sowie eine Schaltfläche, mit der Sie in den Bearbeitungsmodus der Maßnahme wechseln können. Falls Sie die nötigen Rechte besitzen, befindet sich hier außerdem eine Schaltfläche für die Einsichtnahme in Umfrageergebnisse von Teilnahmen.

Workflow-Buttons

Die Workflow-Buttons sind ein wichtiger Bestandteil beim Bearbeiten von Maßnahmen. Je nach Status einer Maßnahme können Sie verschiedene Workflow-Aktionen durchführen, ohne in den Bearbeitungsmodus wechseln zu müssen. So können Sie je nach Status Maßnahmen sich selbst oder jemandem zuweisen, an jemanden eskalieren, schließen oder wiedereröffnen sowie Teilnehmer zur Follow-Up-Umfrage einladen. Workflows setzen die Status automatisch von Nicht begonnen auf Begonnen, sobald die Workflow-Buttons angewählt werden.

Eine Maßnahme mir zuweisen

Mit diesem Workflow können Sie sich als aktueller Nutzer Maßnahmen selbst zuweisen. Um sich eine Maßnahme selbst zuzuweisen, klicken Sie auf den Workflow-Button Mir zuweisen. Die Maßnahme wird Ihnen automatisch zugewiesen.

Eine Maßnahme zuweisen an

Mit diesem Workflow können Sie je nach Konfiguration Maßnahmen Personen der eigenen Einheit oder Personen der eigenen Einheit sowie aller Untereinheiten zuweisen.

• Um eine Maßnahme einer anderen Person zuzuweisen, klicken Sie auf den Workflow- Button Zuweisen an.

• Eine Eingabemaske wird geöffnet.

• Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Verantwortliche Person die Person aus, der Sie Ihre Maßnahme zuweisen wollen.

• Optional können Sie im Kommentarfeld einen Kommentar hinterlassen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

Sie haben die Maßnahme einer Person zugewiesen. Diese wird via E-Mail darüber informiert.

Eine Maßnahme eskalieren an

Mit diesem Workflow können Sie Maßnahmen an Personen der nächst höheren Einheit eskalieren. Sie können eskalierte Maßnahmen im Weiteren nicht mehr bearbeiten, jedoch können Sie sie in der Listenansicht über die Filtereinstellung „Zeige eskalierte Maßnahmen“ weiterhin beobachten. Über die Kommentar-Funktion in der Detailansicht können Sie eskalierte Maßnahmen außerdem weiterhin kommentieren, sofern Sie in Ihrer eigenen Einheit das entsprechende Kommentar-Recht besitzen.

• Um eine Maßnahme an eine Person in Ihrer nächst höheren Einheit zu eskalieren, klicken Sie auf den Workflow-Button Eskalieren an. Eine Eingabemaske wird geöffnet.

• Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Verantwortliche Person die Person aus Ihrer nächst höheren Einheit aus, an die Sie Ihre Maßnahme eskalieren wollen.

• Optional können Sie im Kommentarfeld einen Kommentar hinterlassen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

Sie haben die Maßnahme an eine Person aus Ihrer nächst höheren Einheit eskaliert. Diese wird via E-Mail darüber informiert.

Teilnehmer zur Follow-Up-Umfrage einladen

Mit diesem Workflow können Sie Umfrageteilnehmer zu Follow-Up-Umfragen einladen. Dieser Workflow ist als eigenständiger Workflow oder zusammen mit dem Workflow Schließen verwendbar.

• Um einen Teilnehmer zu einer Follow-Up-Umfrage einzuladen, klicken Sie auf den Workflow-Button Zur Follow-Up-Umfrage einladen. Eine Eingabemaske wird geöffnet.

• Optional können Sie im Kommentarfeld einen Kommentar hinterlassen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

Sie haben den Umfrageteilnehmer dieser Maßnahme zur Follow-Up-Umfrage eingeladen.

Eine Maßnahme schließen

Mit diesem Workflow können Sie Maßnahmen, für die Sie verantwortlich sind, schließen.

• Um eine Maßnahme zu schließen, klicken Sie auf den Workflow-Button Schließen. Eine Eingabemaske wird geöffnet.

• Optional können Sie im Kommentarfeld einen Kommentar hinterlassen.

• Je nach Konfiguration haben Sie mittels Radiobutton „Zur Follow-Up-Umfrage einladen?“ zusätzlich die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie beim Schließen der Maßnahme zeitgleich eine Einladung zur Follow-Up-Umfrage versenden oder nicht.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

Sie haben die Maßnahme geschlossen. Je nach Konfiguration haben Sie zusätzlich zum Schließen der Maßnahme automatisch eine Einladung zur Follow-Up-Umfrage versandt oder durch Aktivierung bzw. Deaktivierung des entsprechenden Radiobuttons selbst gesteuert, ob Sie eine Einladung zur Follow-Up-Umfrage versandt haben oder nicht.

Geschlossene Maßnahmen werden standardmäßig nicht mehr in der Listenansicht angezeigt. Um geschlossene Maßnahmen in der Listenansicht anzeigen zu lassen, aktivieren Sie im Filterbereich den Status abgeschlossen.

Eine Maßnahme wiedereröffnen

Mit diesem Workflow können Sie eine geschlossene Maßnahme wiedereröffnen.

• Um eine Maßnahme wiederzueröffnen, klicken Sie auf den Workflow-Button Wiedereröffnen. Eine Eingabemaske wird geöffnet.

• Wählen Sie in der Drop-Down-Liste die Verantwortliche Person aus, die diese Maßnahme bearbeiten soll.

• Optional können Sie im Kommentarfeld einen Kommentar hinterlassen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

• Sie haben die Maßnahme für die verantwortliche Person zur Bearbeitung wiedereröffnet. Diese wird automatisch via E-Mail darüber informiert.

Kommentare

Unterhalb des Kommentarbereichs können Sie im Zuge Ihrer Bearbeitung von Maßnahmen relevante Notizen, Bilder und Videos hinterlassen. Um einen Kommentar zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf den Tab Kommentare im unteren Bereich der Detailansicht, falls dieser noch nicht aktiv ist.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar schreiben.

• Für die Eingabe von Text: Geben Sie Ihren Text in das Textfeld ein und fahren Sie fort mit Schritt 4. Alternativ klicken Sie auf das Plus und fahren fort mit Schritt 3.

• Für die Auswahl von Bildern und/oder Videos: Klicken Sie auf das Plus-Icon und fahren fort mit Schritt 3.

• Wählen Sie aus der Tabelle die gewünschte Option:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentieren.

Ihr Kommentar wurde erstellt.

Verlaufsprotokoll

Jede Maßnahme enthält ein Verlaufsprotokoll, worin alle Modifikationen, die an der Maßnahme vollzogen werden, chronologisch gespeichert werden. Um sich die Informationen im Verlaufsprotokoll anzusehen, klicken Sie auf den Tab Verlaufsprotokoll im unteren Bereich der Detailansicht.

URL-Link

Mit Klick auf die ID der Maßnahme und den Button URL kopieren können Sie für Ihre Maßnahme einen URL-Link erstellen, mit dem Verantwortliche direkt zur Detailansicht dieser Maßnahme gelangen.

Umfrage-Link

Mit dem Umfrage-Link können Sie sich die vollständigen Umfrageergebnisse von Teilnehmern anzeigen lassen. Um sich die Umfrageergebnisse anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Formular-Icon in der Detailansicht.

Die entsprechende Umfrage wird in einem neuen Fenster in der HTML-Druckansicht angezeigt.

Benachrichtigungen für Maßnahmen

Mit den Einstellungen von Benachrichtigungen können Sie beeinflussen, ob Sie bei der Zuweisung einer neuen Maßnahme eine Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone sowie auf Ihrer Installation und/oder eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, die Sie über die neue Maßnahme informiert, oder nicht.

Standardmäßig ist die Push-Benachrichtigung deaktiviert. Um Push-Benachrichtigungen zu erhalten, ist zuvor die Installation der Portals-App auf dem Smartphone erforderlich.

• Um Benachrichtigungen zu aktivieren oder deaktivieren, klicken Sie auf Ihr Profil-Icon rechts in der oberen Menüleiste.

• Wählen Sie die Option Profil. Ihr Profil wird geöffnet.

• Um Ihre Profil-Daten bearbeiten zu können, klicken Sie auf das Stift-Icon oben rechts.

• Klicken Sie auf die Buttons Push-Benachrichtigung für Maßnahmen und E-Mail-Benachrichtigung für Maßnahmen, um diese Funktionen zu aktivieren bzw. deaktivieren.

• Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem Häkchen-Icon oben rechts, um die neue Einstellung zu speichern.

Sie haben die Einstellungen von Benachrichtigungen geändert.