Wenn Sie über die Projektliste ein spezielles Projekt öffnen, haben Sie Zugriff auf den Menüpunkt Projektinformationen des Umfragemenüs. Das Umfragemenü ist der Ausgangspunkt für jegliche Arbeiten, die an einem angelegten Projekt vorgenommen werden. Unter dem Menüpunkt Projektinformationen legen Sie z. B. die Eigenschaften des Projektes fest, bearbeiten das Layout der Umfrage und legen im Fragebogen-Editor neue Seiten und Fragen ein. Der Menüpunkt Projektinformationen bieten Ihnen u. a.:

• Informationen über die wichtigsten Projektdaten, wie z. B. Projekttyp, Feldzeit und Status

• die Möglichkeit zum Einsatz von Makros zur Automatisierung von Arbeitsschritten

Status

Unter Status erhalten Sie u. a. Auskunft über den aktuellen Status Ihres Projekts. Jedes Projekt kann in die vier Status versetzt werden:

Umfrage generiert

• Die Umfrage wird automatisch beim Anlegen des Projektes generiert.

  • Üblicherweise wird das Projekt vor Beginn der Feldphase noch einmal manuell zurückgesetzt. Das ist insbesondere erforderlich, wenn man beim Testen eines anonymen Projekts reale Datensätze erzeugt oder bei einem personalisierten Projekt reale Datensätze erzeugt oder bei einem personalisierten Projekt nicht nur mit dezidierten Test-Accounts, sondern wirklichen Teilnehmer-Accounts gearbeitet hat.

  • Befindet sich das Projekt im Status Umfrage generiert, kann niemand an der Umfrage teilnehmen.

Aktiv

• Das Umfrageprojekt ist aktiviert worden bzw. es ist 'im Feld'. Das aktuelle Datum liegt zwischen dem gesetzten Start- und Enddatum.

• Befindet sich das Projekt im Status Aktiv, kann an der Umfrage teilgenommen werden.

Keine weiteren Teilnahmen

• Dieser Status ermöglicht ein „sanftes“ Beenden der Feldphase: Teilnehmer, die den Fragebogen gerade bearbeiten, können den Ausfüllvorgang abschließen und neue Teilnehmer werden mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt. Der Inhalt kann bearbeitet werden.

  • Der Status kann manuell mit einem Klick auf die Schaltfläche ausgelöst werden. Er tritt automatisch ein, wenn das im aktivierten Teilnehmerzähler vorgegebene Kontingent erreicht wurde.

  • Befindet sich das Projekt im Status Keine weiteren Teilnahmen, kann die begonnene Umfrage noch beendet werden, aber neue Teilnahmen sind nicht möglich.

Abgeschlossen

• Das Projekt ist deaktiviert und anschließend beendet worden.

  • Befindet sich das Projekt im Status Abgeschlossen, ist keine Teilnahme mehr möglich.

  • Mögliche Vorgehensweisen: Sie exportieren das Projekt oder Sie archivieren das Projekt

Teilnahmezähler

Der Teilnahmezähler nimmt eine Umfrage automatisch aus dem Feld, sobald eine vorgegebene Anzahl erfolgreicher Teilnahmen erreicht worden ist. Der Teilnahmezähler mit der aktuellen Teilnahmeanzahl wird immer in der Projektübersicht angezeigt.

Nur eine begrenzte Anzahl Teilnahmen zulassen

Standardmäßig ist der Teilnahmezähler deaktiviert. Wird ein Projekt mit aktiviertem Teilnahmezähler kopiert oder ex- und importiert, so ist der Zähler im neuen Projekt ebenfalls deaktiviert.

• Der Teilnahmezähler zählt vom Moment der Aktivierung an vom eingegebenen Wert rückwärts bis „0“.

• Es werden alle Teilnehmer gezählt, die den Fragebogen vollständig ausgefüllt haben. Optional können ausquotierte bzw. ausgescreente Teilnehmer oder Tester ebenfalls mitgezählt werden.

• Erreicht der Teilnahmezähler den Wert „0“, wird das Projekt automatisch auf den Projektstatus 51 „keine weiteren Teilnahmen“ gesetzt. Neu hinzukommende Teilnehmer werden abgewiesen. Bereits aktive Teilnehmer können den Fragebogen jedoch ungestört weiter ausfüllen. (Dadurch wird die vor- gegebene Teilnehmerzahl unter Umständen überschritten.)

• Ist der Teilnahmezähler in einem Projekt aktiv, so wird sowohl die Einstellung als auch die Zahl der noch zugelassenen Teilnahmen im Projektinformationen-Dialog angezeigt.

• Änderungen des Wertes für den Teilnahmezähler werden im Projektänderungs-Log protokolliert.

• Der Teilnahmezähler zählt immer vom aktuellen Moment an. Er kann während der Feldphase aktiviert oder deaktiviert werden, auch eine Änderung des Wertes ist während der Feldphase möglich.

Nach welchen Regeln erfolgt die Zählung?

Der Teilnahmezähler zählt vom Moment der Aktivierung an vom eingegebenen Wert rückwärts bis „0“, und löst dann eine Statusänderung von „aktiv“ zu „keine weiteren Teilnahmen“ aus.

Berücksichtigt werden bei der Zählung nur die vom Zeitpunkt der Aktivierung an oder vom Zeitpunkt einer Änderung des Zählerwertes an noch zusätzlich erfolgten Teilnahmen. Vor der Aktivierung oder vor einer Änderung des Zählerwerts erfolgte Teilnahmen werden nicht berücksichtigt. Eine Änderung der Teilnehmerzahl bei personalisierten oder Panelprojekten, verursacht beispielsweise durch Hinzufügen, Löschen oder Zurücksetzen, hat ebenfalls keine Auswirkung auf den Teilnahmezähler.

Damit eine Umfrage als „regulär abgeschlossen“ gewertet und gezählt wird, muss der jeweilige Teilnehmer die Endseite des Projekts erreichen, d. h. Dispositionscode 31 oder 32 haben. Optional können auch Tester, ausquotierte oder ausgescreente Teilnehmer mitgezählt werden. Ausquotierte oder ausgescreente Teilnehmer sind identifizierbar über den Dispositionscode 36 und 37, den sie beim Erreichen einer entsprechend konfigurierten Zwischen-Endseite erhalten.

Wie erlebt ein Proband die Teilnahmebegrenzung?

Sobald der Teilnahmezähler den Projektstatus zu „keine weiteren Teilnahmen“ geändert hat, werden neu hinzukommende Interessenten mit der Meldung „Es werden keine weiteren Teilnehmer mehr zugelassen“ abgewiesen.

Bereits aktive Teilnehmer können hingegen den Fragebogen ungestört weiter ausfüllen. Ihre Sessions während der Fragebogenbearbeitung plötzlich zu schließen, wäre in den meisten Nutzungsszenarien eher kontraproduktiv. D. h. insbesondere bei großen Umfragen, bei denen viele Teilnehmer parallel aktiv sind, kann der vorgegebene Wert überschritten werden.

Den Teilnahmezähler aktivieren

Wechseln Sie in das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Projektinformationen und klicken Sie hier auf den kleinen Schieberegler Zielwert definieren neben dem Teilnahmezähler.

Tragen Sie im Textfeld „Anzahl der zusätzlich noch benötigten Umfrageteilnahmen“ die Zahl der ab diesem Zeitpunkt noch benötigten Teilnehmer ein. Der Teilnahmezähler zählt ab diesem Wert rückwärts. Optional können Sie Probanden mit Tester-Status mitzählen lassen. Dazu ist die entsprechende Checkbox zu aktivieren. Optional können Sie ausquotierte bzw. ausgescreente Teilnehmer (Dispositionscode 36 und 37) mitzählen lassen. Schließen Sie den Arbeitsvorgang mit einem Klick auf Speichern ab.

Den Teilnahmezähler deaktivieren

Öffnen Sie erneut das Menü Zielwert definieren in den Projektinformationen. Geben Sie im Textfeld „Anzahl der zusätzlich noch benötigten Umfrageteilnahmen“ den Wert „0“ ein. Bestätigen Sie mit Speichern. Abweisungsmeldung bearbeiten Sie finden die Umfragemeldung, die bei zu hoher Teilnehmerzahl ausgegeben wird, im Menü Projekteigenschaften → Umfragemeldungen. Der Titel der Meldung lautet „Die Umfrage ist im Status „keine weiteren Teilnahmen“, eine sinnvolle Meldung wäre beispielsweise „Es werden keine weiteren Teilnehmer mehr zugelassen.“

Probanden über den aktuellen Stand des Teilnahmezählers informieren

Der aktuelle Wert des Teilnahmezählers kann mit dem Platzhalter #participants_left# in projektbezogene Mails eingefügt werden.

Exportieren und Archivieren

• Export: In das Export-Menü wechseln Sie, um die gewünschten Daten zu exportieren

  • Archivieren: Das Umfrageprojekt wird für die Archivierung vorgemerkt und sofort von der Projektliste in das Archiv verschoben. Die Archivierung erfolgt einmal täglich während einer Schwachlastphase.

Informationen

Über Informationen erhalten Sie die folgenden Informationen und Zugriff auf folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Projekttyp und Autor: Projekttyp und Autor werden angezeigt. Mittels Klicks auf den Ändern-Link öffnen Sie eine Eingabe-Maske, die es Ihnen erlaubt die Basis-Einstellungen Ihres Projekts zu verändern (z. B. Projekttyp oder Autor).

Umfragesprachen

• Alle verwendeten Umfragesprachen werden aufgelistet. Über den Link gelangen Sie in den Sprachen-Editor, wo Sie weitere Umfragesprachen anlegen können.

Zugriffrechte

• Welche Teams besitzen einen Zugang zu Ihrem Projekt: Über den Rechte ändern-Link rufen Sie den Dialog auf, über den Sie Benutzerteams Zugriff auf das Projekt zuweisen können.

Barrierefreiheit

• Alle Standard-Fragetypen sind barrierefrei angelegt. Die jeweilige Seite kann von einer Screenreader-Software erfasst, gegliedert und gelesen werden und komplett per Tastatur (mittels Tab- und Pfeiltasten) gesteuert werden. Eine Maus ist nicht notwendig.

  • Komplexe Fragetypen (Hotspot, Bilder) sind nicht zwangsläufig barrierefrei ausgelegt, da diese beispielsweise auf weitere Beschreibungen des sichtbaren Bildes durch den Umfrageersteller angewiesen sind.

  • Responsive Layout 3 bietet wesentliche Verbesserungen im Bereich Barrierefreiheit.

Datenschutz-Assistent

• Den Datenschutz-Assistenten aktivieren Sie, um im Rahmen neu anzulegender sowie bereits bestehender Projekte die mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) übereinstimmenden Befragungen durchzuführen. Der Datenschutz-Assistent ist per Voreinstellung aktiviert. Nach dem Anlegen eines Projektes kann dieser nicht deaktiviert werden.

Distribution

Unter Distribution finden Sie die zum jeweiligen Projekttyp passenden Features, um eine Umfrage zu veröffentlichen. Es werden Ihnen auch nur die zu dem Projekttyp passenden Features angezeigt.

URL mit den Icons: Ändern, Fragebogenvorschau, Umfrage in neuem Fenster öffnen und Nochmal teilnehmen

Icon Ändern

• Dieses Icon wird bei anonymen Umfragen, personalisierten Umfragen, Mitarbeiterbefragungen und Multi-Source-Feedback angezeigt.

• Die URL einer Umfrage kann geändert werden, wenn Sie beispielsweise die Umfrage-URL an den Namen Ihrer Firma anpassen möchten. Sie können dieses Feature auch verwenden, um die URL der Umfrage zu verkürzen, wenn Sie über den Login-Typ Code per E-Mail die Probanden einladen und die 72-Zeichen-Umbruch-Problematik für URLs in E-Mails vermeiden wollen. So besitzen Sie die Möglichkeit, den Teil der URL, der nach der Verzeichnisangabe "/uc/" folgt, frei zu bestimmen.

• Die neue URL kann folgendermaßen aussehen → http://www.domain.de/uc/ihre_firma

• Die Option „URL in Fragen ersetzen?“ durchsucht sämtliche eingegebenen Fragen nach absoluten Verweisen auf die alte URL. Diese Verweise können durch benutzerdefinierte Fragen oder HTML-Container in die Umfrage geraten sein. Ist die Option „URL in Fragen ersetzen?“ aktiviert, werden alle Fundstellen der alten URL durch die neue URL ersetzt.

Icon Fragebogenvorschau

• Dieses Icon wird bei allen Umfragetypen angezeigt.

• Über dieses Icon können Sie eine Vorschau Ihres Fragebogens anzeigen bzw. einen Testlauf Ihres Fragebogens durchführen.

• Es handelt sich um keine echte Teilnahme, das heißt, es werden keine Daten zur Teilnahme gespeichert.

Icon Umfrage in neuem Fenster öffnen

• Dieses Icon wird bei allen Umfragetypen angezeigt.

• Über dieses Icon öffnen Sie Ihre Umfrage in einem neuen Fenster.

• Es handelt sich um eine echte Teilnahme.

  • Wenn Cookies im Browser aktiviert sind und Sie nach Unterbrechung der Umfrage erneut auf dasselbe Icon klicken, wird dieselbe Umfragesitzung erneut geöffnet. Alle bereits eingegebenen Daten sind gespeichert und die zuletzt gesendete Seite wird angezeigt. Wird die Umfrage bei aktivierten Cookies vollständig abgeschlossen, wird sie bei erneutem Klicken auf das Icon nicht erneut geöffnet. Stattdessen wird folgende Meldung angezeigt: „Sie haben die Umfrage bereits beendet“. Wenn Cookies im Browser deaktiviert sind, beginnt bei jedem Klicken auf das Icon eine neue Umfragesitzung.

Icon Nochmal teilnehmen

• Dieses Icon wird nur bei anonymen Umfragen angezeigt.

• Es handelt sich um eine echte Teilnahme.

• Jedes Mal wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird eine neue Umfragesitzung gestartet und es wird eine neue Sitzungs-ID generiert – ganz gleich, ob Cookies im Browser aktiviert sind oder nicht.

Anonyme Umfrage: URL, QR-Code, Soziale Netzwerke und Popup-Generator

• Die URL gibt Ihnen die Möglichkeit, Teilnehmer und Teilnehmerinnen über einen Link zur Umfrage einzuladen. Diesen veröffentlichen Sie z. B. auf einer Website, in einem Newsletter oder in einer E-Mail.

• Sie können die URL Ihrer Umfrage auch mittels QR-Code z. B. über Printmedien verbreiten. Über den Anzeigen-Button öffnen Sie ein Popup-Fenster, das den QR-Code der Umfrage-URL enthält. Mit einem Klick auf Bild drucken rufen Sie die Druckfunktion Ihres Browsers auf. Um das QR-Code-Bild lokal zu speichern und z. B. an eine Werbeagentur weiterzuleiten, verwenden Sie den Button Bild speichern. Es ist nicht möglich, über das QR-Code-Bild URL-Parameter weiterzugeben.

• Link-Sharing erlaubt es Ihnen, in den wichtigsten sozialen Netzwerken, Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn und Xing, einen Link zu platzieren.

• Wenn Ihre Umfrage in einem Popup-Fenster erscheinen soll, können Sie den benötigten Code mittels Klicks auf den Button Code generieren automatisch erzeugen lassen. Sie kopieren den Code und fügen ihn auf Ihrer Website ein. Sie können die Größe des Popup-Fensters bestimmen, die Position auf dem Bildschirm festlegen und zwischen verschiedenen weiteren Optionen wählen.

Personalisierte Umfrage: Teilnehmerverwaltung, Neuer Teilnehmer, Teilnehmer importieren, Teilnehmergruppe kontaktieren

• Bei Personalisierten Umfragen definieren Sie vorab die Stichprobe durch Füllen der Teilnehmerverwaltung. Sie können während der Feldphase jederzeit zusätzliche Teilnehmer und Teilnehmerinnen in die Stichprobe aufnehmen. Auf diese Weise können beliebige Mengen an Personen befragt werden.

• Unter einer Stichprobe versteht man bei Personalisierten Umfragen die Menge der Personen, die als Teilnehmer für diese Befragung freigeschaltet worden sind. 

• Klickpfad:

Projekte → {ausgewähltes Projekt} → Teilnehmerverwaltung

• Über die Buttons Neuer Teilnehmer, Teilnehmer importieren und Teilnehmergruppe kontaktieren neben dem Button Teilnehmerverwaltung können Sie zudem direkt spezielle Masken aufrufen, über die Sie neue Teilnehmer hinzufügen, Teilnehmer über ein Template importieren und verschiedene Kontaktoptionen für unterschiedliche Teilnehmergruppen nutzen können. Weitere Informationen dazu finden Sie hier und unter den entsprechenden Unterpunkten.

Panel- und Stammdatenbefragung (People): Stichproben verwalten

• Befragungen in Panels sind meist keine Vollerhebungen, sondern es wird lediglich eine Stichprobe aus dem Gesamtpool der Panelisten gezogen und eingeladen. People stellt eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Stichprobenbildung steuern können.

Prozessfortschritt

In Projekten vom Typ Mitarbeiterbefragung finden Sie direkt im Umfragemenü ein Gantt-Diagramm, das den Prozessfortschritt anzeigt. Über das Bürger-Menü können Sie die folgenden Aktionen ausführen: Chart drucken, PNG-Bild herunterladen, PDF-Dokument herunterladen, SVG-Vektor-Bilder herunterladen.

Über das Gantt-Diagramm die nächste Phase aktivieren

• Wenn Sie über Schreibrecht auf org_phase_admin verfügen, können Sie über das Gantt-Diagramm die Phasen wechseln.

• Klicken Sie dazu die Phase an, die Sie aktivieren möchten. Nach einer Sicherheitsabfrage wird ihr Status zu „aktiv“ geändert, alle vorhergehenden Phasen werden auf „abgeschlossen“ gesetzt.

• Ändern Sie zum Beispiel der Status der Phase „Pretest“ von „noch nicht begonnen“ zu „aktiv“, wird gleichzeitig die vorher aktive Phase „Setup“ auf den Status „abgeschlossen“ gesetzt.

Makro anlegen

Beim Anlegen von Umfrage-Projekten werden oft identische Schritte ausgeführt. Die Makro-Funktion erlaubt es Ihnen, solche Schritte zu automatisieren. Bestimmte Aktionen können durch den Benutzer vorkonfiguriert und später auf Knopfdruck wieder ausgeführt werden. Die Makro-Funktion  ermöglicht dabei nicht nur die Ausführung einzelner Aktionen, sondern auch die Bündelung mehrerer Aktionen in einem einzigen Makro. Damit wird das Arbeiten mit Survey nicht nur einfacher, auch die Einheitlichkeit der Arbeitsprozesse wird erhöht.

• Sie legen ein Makro sowohl unter dem Menüpunkt Projektinformationen an als auch unter dem Menüpunkt Makros im Menü Bibliotheken. Dort finden Sie alle auf der Installation verfügbaren Makros, auf die Sie Zugriff haben, während die unter dem Menüpunkt Projektinformationen angelegten Makros nur für das spezifische Projekt verfügbar sind.

• Um Makros zu definieren und zu bestimmen, wer diese ausführen darf, müssen Benutzer zu einem Team gehören, das über Schreibrechte für create macro verfügt.

Sie klicken auf den Button Makro anlegen und legen die Grundeigenschaften fest:

• Name

• Beschreibung

• Ausgabe unterdrücken: Wird die Checkbox aktiviert, so wird bei der Aktivierung des Makros die Ausgabe genauer Angaben zum Verlauf unterdrückt und lediglich eine Erfolgs- oder eine Fehlermeldung ausgegeben. Es ist zu empfehlen, beim ersten Erproben eines Makros die Ausgabe der Meldungen zu aktivieren, sie aber nach erfolgreichem Test abzuschalten.

• Anbieten in Projekttypen: Sie können auswählen, bei welchen Projekttypen das Makro zur Verfügung stehen soll.

Unter Aktionen wählen Sie voreingestellte Aktionen aus:

• Wenn Sie nur einzelne Aktionen auswählen möchten, so klicken Sie diese einzeln im Feld „Einsetzbare Aktion“ an, und schieben Sie die Aktionen dann mit dem einfachen Pfeil-Icon in das Feld „Ausgewählte Aktionen“.

• Wenn Sie alle zur Verfügung stehenden Aktionen auswählen möchten, so klicken Sie den Alle nach rechts-Pfeil an.

• Bringen Sie anschließend die Aktionen mit den auf- und abwärts zeigenden Pfeilen unter der Selectbox „Ausgewählte Aktionen“ in die gewünschte Reihenfolge.

• Sie bestätigen mit Anlegen.

Nach dem Anlegen des Makros gelangen Sie automatisch auf den nun aktiven Tab Aktionen. Auf diesem Tab können Sie Aktionen bearbeiten und Löschen.

• Sie klicken den Namen einer Aktion oder das dazugehörige Icon Bearbeiten an.

• Im Bereich „Allgemein“ des Eingabeformulars können Sie der Aktion einen speziellen Titel geben und sie beschreiben.

• Im Bereich „Paramater“ muss der für die jeweilige Aktion spezifische Parameter eingestellt werden.

• Danach klicken Sie Speichern.

Die folgenden Aktionen können in Makros eingesetzt werden:

Makros einsetzen

Unter Sonderaktionen finden Sie die Option „Automatisierungs-Makro anwenden“:

• Sie wählen das erstellte Makro aus und klicken Sie das Icon Ausgewähltes Automatisierung-Paket anwenden an.

• In einem Popup-Fenster wird ein Überblick über die Inhalte dieses Makros gegeben.

• Wenn Sie das Makro starten möchten, bestätigen Sie mit Ausführen.

• Nun werden die konfigurierten Aktionen ausgeführt. Werden dabei Dateien erzeugt, so wird in der Ergebnisanzeige ein Link zur Verfügung gestellt, über den eine Zip-Datei heruntergeladen werden kann. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, sich die Datei per E-Mail zusenden zu lassen.