Arbeiten mit dem Action Planner und CLF

Der Action Planner dient der Verwaltung und Überwachung von Follow-Up-Maßnahmen nach der Berichtsauslieferung einer Mitarbeiterbefragung. Da das Follow-Up dezentral von einzelnen Verantwortlichen in Organisationseinheiten verwaltet werden muss und von zentralen Projektverantwortlichen überwacht wird, ist der Action Planner in den Org Processor integriert. Auf dieser Basis können folgende, bereits in der Mitarbeiterbefragung implementierte Elemente im Action Planner genutzt werden:

• die bestehende Organisationsstruktur
• bereits erfasste verantwortliche Personen in den einzelnen Organisationseinheiten
• die bestehenden Berechtigungen zur Einsicht in die Organisationsstruktur
• der gesonderte Login zum Org Processor für die Verantwortlichen

Typischer Ablauf eines Follow-Up-Prozesses

Üblicherweise läuft ein Follow-Up-Prozess in zwei Phasen ab: Der Projektleiter bereitet den Action Planner vor und startet den Follow-Up-Prozess. Die folgenden Schritte sind erforderlich:

• Action Planner freischalten
• Action Planner konfigurieren (z.B. Themenbereiche anlegen)
• CLF aktivieren
• CLF konfigurieren
• Verantwortliche einladen

Wenn Sie für diese Vorbereitungsaufgaben zuständig sind, finden Sie in Kapitel 3 dieser Dokumentation ausführliche Anleitungen. Die Verantwortlichen der einzelnen Einheiten arbeiten mit dem Action Planner. Dabei lösen sie die folgenden Aufgaben:

• Erstes Einloggen
•  Erste Orientierung
• Navigation in der Organisationsstruktur
• Maßnahmen anlegen
• Echtzeitüberwachung des Status der Maßnahmen
• Export-Funktionen
• Übersicht der Verantwortlichen

Erste Orientierung im Org Processor

Nach dem Einloggen gelangen Sie automatisch auf die Org Processor-Startseite des Projekts.

• Hier finden Sie aktuelle Informationen zum Status des Projekts.
• Häufig wird der Projektleiter die Startseite nutzen, um Ihnen Hinweise für die Arbeit zu geben.
• Über die Registerkarten erreichen Sie alle Bereiche des Org Processors, auf die Sie zugreifen dürfen. Die Beispielperson im unten abgebildeten Projekt hat Zugriff auf Rücklauf, Berichtsübersicht und Action Planner.
• Mittels der Links in der rechten oberen Ecke des Bildschirms können Sie Ihre eigenen Accountdaten aktualisieren, die Sprache der Benutzeroberfläche ändern oder sich ausloggen.

Navigation in der Organisationsstruktur

Öffnen Sie von der Startseite aus die Registerkarte Action Planner. Darauf finden Sie die Organisationsstruktur Ihres Verantwortungsbereichs.

• Zu jeder Einheit werden Informationen zum Stand des Follow-Up-Prozesses aufgeführt, wie beispielsweise Status und Anzahl der Maßnahmen.
• Ist eine Einheit geöffnet, d.h. werden ihre Untereinheiten gerade angezeigt, so steht ein [-]-Icon davor. Bei Anklicken des [-]-Icons werden die Untereinheiten ausgeblendet, d.h. der Strukturzweig wird geschlossen.
• Enthält eine Einheit Untereinheiten, die jedoch gerade ausgeblendet sind, erkennen Sie dies an einem [+]-Icon. Durch Anklicken des [+]-Icons öffnen Sie die Einheit, d.h. ihre Untereinheiten werden sichtbar.

Anzeige- und Bearbeitungsmöglichkeiten

Über der Organisationsstruktur finden Sie verschiedene Buttons, mit denen Sie die Darstellung steuern oder Im- und Export starten können:

• Maßnahmen importieren: Über diesen Button öffnet man den Importdialog.
• Maßnahmen exportieren: Über diesen Button öffnet man den Exportdialog.
• Alle aufklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden geöffnet, so dass ihre Subeinheiten angezeigt werden.
• Alle zuklappen: Alle Zweige in der Organisationsstruktur werden geschlossen, so dass nur die oberste Einheit Ihres Verantwortungsbereichs sichtbar ist.
• Auto-Expandieren aktivieren: Alle der Einheit untergeordneten Einheiten werden automatisch geöffnet.
• Ansicht: Dieser Button öffnet einen Dialog, über den Sie zusätzliche Tabellenspalten mit Informationen ein- oder überflüssige Tabellenspalten ausblenden können.

Eigenschaften der Einheiten im Detail

Zu jeder Einheit werden die folgenden Informationen aufgeführt.

Maßnahmen einer bestimmten Einheit einsehen

Klicken Sie die Organisationseinheit an, deren Maßnahme Sie im Detail einsehen möchten. Es öffnet sich eine Übersicht, die alle Maßnahmen der Einheit aufführt.Detaillierte Erläuterungen der Eigenschaften, die für jede Maßnahme aufgeführt werden, wie beispielsweise Themenbereich und Prozessstatus.

Anzeigemöglichkeiten

Über verschiedene Links und Buttons können Sie die Darstellung steuern:

• Über den blau eingefärbten Link Zurück zur Organisationsstruktur gelangen Sie zurück zur Gesamtübersicht.
• Der Button Baumansicht einblenden ermöglicht es Ihnen, in einem zweiten Fenster die Organisationsstruktur einzublenden, um schnell zwischen den einzelnen Organisationseinheiten wechseln zu können und deren Maßnahmen einzusehen.
• Mit den Pfeil-Buttons können Sie zwischen den einzelnen Organisationseinheiten Ihres Verantwortungsbereichs wechseln.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Neue Maßnahmen werden mittels des Buttons Maßnahme anlegen erzeugt. Möchten Sie bestehende Maßnahmen bearbeiten, können Sie mittels der Icons in der Spalte „Aktionen“ die gewünschte Funktion öffnen:

• Kopie: Ermöglicht wahlweise das einfache Kopieren einer Maßnahme in eine einzelne Zieleinheit oder das Verteilen der Maßnahme in den Unterebenen eines Zweiges. Die Maßnahmen können auch in andere Sichten kopiert werden.
• Maßnahme verschieben: Öffnet einen Dialog, über den Sie die Maßnahme in eine andere Einheit verschieben können.
• Bearbeiten: Öffnet den Dialog mit den Daten der betreffenden Maßnahme für nachträgliche Bearbeitung.
• Löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird die betreffende Maßnahme entfernt.

Neue Maßnahmen anlegen

Um eine neue Maßnahme hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie den Button Maßnahme anlegen an.
• Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

• Möchten Sie sofort weitere Maßnahmen für dieselbe Einheit anlegen, aktivieren Sie die Checkbox „Anschließend noch eine Maßnahme anlegen“.
• Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird die Maßnahme angelegt.

Eigenschaften von Maßnahmen im Detail

Die Tabelle führt alle Eigenschaften von Maßnahmen im Detail auf.

Maßnahmen kopieren

Die Kopier-Funktionen des Action Planners ermöglichen es Ihnen, einmal angelegte Maßnahmen schnell und einfach in andere Bereiche der Struktur zu übernehmen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

• einfaches Kopieren der gewählten Maßnahme in eine einzelne Zieleinheit.
• vielfaches Kopieren der Maßnahme in die Einheiten eines Nachbarzweiges. Dabei können Sie vorgeben, von welcher „Starteinheit“ abwärts und bis zu welcher Ebenentiefe die Maßnahme in den Untereinheiten verteilt werden soll. Bis zu drei Ebenen sind möglich.

Alle Kopier-Aktionen werden im Logfile der Quellmaßnahme im Detail festgehalten. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Suchen Sie die gewünschte Maßnahme und klicken das Icon Kopie an.
• Legen Sie fest, wohin die Maßnahme kopiert werden soll:
  • Einzelne Zieleinheit
  • Zielbereich
• Im nächsten Dialog wird der Zielbereich näher beschrieben:
  • Haben Sie „Kopieren in eine einzelne Zieleinheit“ gewählt, muss in diesem Schritt lediglich diese Zieleinheit definiert werden.
  • Haben Sie „Zielbereich“ gewählt, müssen die Starteinheit des Kopiervorgangs und die Ebenentiefe definiert werden.
• Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.
• Die Maßnahme wird kopiert. Im Kopier-Logfile wird für jede einzelne Kopier-Aktion ein entsprechender Eintrag vorgenommen.

Maßnahmen verschieben

Gelegentlich muss eine Maßnahme nachträglich einer anderen Einheit zugeordnet werden. Anstatt die Maßnahme am alten Platz zu löschen und in der neuen Einheit neu anzulegen, lässt sie sich verschieben. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Suchen Sie die gewünschte Maßnahme und klicken das Icon Maßnahme verschieben an.
• Im Feld „Maßnahme x verschieben in Einheit“ können Sie die Zieleinheit wählen.
  • Klicken Sie dazu das Fernglas-Icon an.
  • Eine Liste aller wählbaren Einheiten wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Übernehmen Sie die gewünschte neue Einheit mit einem Klick auf Auswählen.
• Bestätigen Sie mit Speichern.

Remindermails abonnieren

Optional kann die Projektleitung den automatischen Versand von Remindermails aktivieren. Ist diese Funktion aktiviert und für personenspezifischen Versand konfiguriert, werden die Reminder automatisch an den Anleger der jeweiligen Maßnahme gesendet. Alternativ können Sie jedoch auch manuell Empfänger eintragen.

• Öffnen Sie dazu mit dem Bearbeiten-Icon diejenige Maßnahme, für die Sie Empfänger eintragen möchten.
• In der Detailansicht finden Sie den neu eingeblendeten Abschnitt „Reminderempfänger hinzufügen“ mit einer Liste der bereits eingetragenen Empfänger.
• Klicken Sie den Button Reminderempfänger hinzufügen an.
• Eine Liste aller wählbaren Empfänger wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Übernehmen Sie den gewünschten Empfänger mit einem Klick auf das E-Mail-Empfänger hinzufügen-Icon.

Maßnahmen importieren und/oder per Import aktualisieren

Der Action Planner stellt eine Importfunktion zur Verfügung, mit der Sie leicht große Mengen von Maßnahmen bearbeiten können:

• Anstatt Maßnahmen manuell anzulegen, können Sie auch sämtliche Maßnahmen oder eine größere Menge mittels einer CSV- oder Excel-Datei importieren.
• Müssen bestehende Maßnahmen geändert werden, können Sie die Daten exportieren, extern bearbeiten und anschließend die aktuellen Daten wieder hochladen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Je nachdem, ob Sie neue Maßnahmen anlegen oder bestehende Maßnahmen aktualisieren möchten, beginnen Sie etwas unterschiedlich:
  • Möchten Sie Maßnahmen per Import anlegen, öffnen Sie mit dem Button Maßnahmen importieren den Importdialog und laden die fertig formatierte Vorlage herunter.
• Öffnen Sie die Datei in einem geeigneten Programm, z.B. Excel, und geben Sie die neuen Maßnahmen ein bzw. ändern Sie die bestehenden Daten. Beachten Sie insbesondere, dass bei neu anzulegenden Maßnahmen keine Maßnahmen-ID (ac_id) eingegeben werden darf!
• Speichern Sie die Datei anschließend in Excel oder CSV ab.
• Öffnen Sie mit dem Button Maßnahmen importieren den Importdialog und importieren die Datei wie gewohnt.

Formatierung der Importdatei

Der Tabelle können Sie entnehmen, welche Daten in welche Spalte der Importdatei gehören.

Maßnahmen exportieren

Sie können die Maßnahmen Ihres Verantwortungsbereichs exportieren, beispielsweise für einen Workshop oder um sie extern zu bearbeiten.

• Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Exportieren.

• Aktiveren Sie die Option „Alle Maßnahmen der Organisationseinheit und untergeordneten Einheiten“ und bestätigen mit Abschicken.
• Speichern Sie dann die Datei auf Ihrem PC.

Prozessfortschritt überwachen

Auf der Registerkarte Statistik können Sie den Fortschritt des Follow-Up-Prozesses in Ihrem Verantwortungsbereich in Echtzeit überwachen.

Während auf der Registerkarte Maßnahmen die einzelnen Maßnahmen inhaltlich und in Bezug auf ihren Status gezeigt werden, werden sie unter Statistik nach den gewählten Themenbereichen zusammengefasst und den einzelnen Prozessstatus (nicht begonnen bis abgeschlossen) zugeordnet. Der Status (Gesamtstatus) wird aus den dem Themenbereich untergeordneten Maßnahmen bzw. deren Status berechnet.

Der Tabellenabschnitt Info zeigt die Gesamtzahl der Maßnahmen, die Anzahl der untergeordneten Einheiten, in welchen Maßnahmen angelegt wurden und die durchschnittliche Anzahl der angelegten Maßnahmen an.

Maßnahmenstatus exportieren

Sie können die Echtzeit-Statistik als Excel-Datei exportieren. Dies ermöglicht es:

• eine Momentaufnahme über den Status der Maßnahmen für die Organisationseinheit zu erhalten.
• Zeitreihenvergleiche zu erstellen.
• Excel-Diagramme zum Follow Up-Prozess zu erstellen.

Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Exportieren.

Aktiveren Sie die Option „Statistik für Organisationseinheit und untergeordneter Einheiten“ und bestätigen mit Abschicken. Speichern Sie dann die Datei auf Ihrem PC.

Status-E-Mails abonnieren

Optional kann die Projektleitung Status-E-Mails einrichten, die Sie regelmäßig mit Informationen zum Fortschritt des Follow-Up-Prozesses in Ihrer Einheit versorgen. Möchten Sie regelmäßig solche Status-E-Mails erhalten, tragen Sie auf der Registerkarte Statistik im Feld „Empfängeradressen der Status-E-Mail“ mit Hilfe des Fernglas-Icons Ihre Mailadresse ein. Sie können auch andere Personen als Empfänger eintragen.

Übersicht der Verantwortlichen

Auf der Registerkarte Anwenderverwaltung finden Sie eine Übersicht aller Follow-Up-Verantwortlichen der aktuellen Einheit mit Namen und E-Mail-Adressen.

Anleitung für Projektleiter: Den Action Planner und CLF vorbereiten

Im Folgenden lernen Sie den typischen Vorgang bei der Vorbereitung des Action Planners und bei der Implementierung von CLF in Ihrem Mitarbeiterbefragungsprojekt kennen.

Organisationsstruktur anlegen

Das Anlegen einer Organisationsstruktur ist auf zweierlei Wegen möglich:

• durch das initiale Anlegen von Org Processor-Anwendern und ihren Rollen im Org Processor und die anschließende Synchronisation dieser Anwender zu einer Panel-Gruppe in People.
• durch das initiale Anlegen von Panelisten-Gruppen in People und die anschließende Synchronisation dieser Gruppen zum Employee-Projekt.

Rollen anlegen und verwenden

Sie können entweder die vorgegebenen Standardrollen verwenden oder neue Rollen anlegen, um sie Anwendern zuzuweisen. Unter Projekte →  [Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration auf dem Tab Rollen sehen Sie vier vorangelegte Standardrollen (Owner, Superior, Report recipient und
Read-only user), für die jeweils unterschiedliche Zugriffsrechte freigeschaltet sind. Über das Paragraf-Icon einer Rolle gelangen Sie in die Rechteverwaltung, wo die Rechte der jeweiligen Rolle angezeigt werden. Für Maßnahmen und CLF sind folgende Rechte des Bereichs Follow-Up - Action Planner relevant:

• comment_create: Recht zum Erstellen von Kommentaren zu Maßnahmen und zum Editieren bzw. Löschen eigener Kommentare
• comment_moderate: Recht zum Editieren bzw. Löschen aller Kommentare zu Maßnahmen
• workflow_use: Recht zur Einsicht und Nutzung von Workflows
• view_survey_result: Recht zur Einsicht von Umfrageergebnissen

Sie können die Rechte der Standardrollen in der Rechteverwaltung je nach Bedarf und Anwendungsfall anpassen. Über die Schaltfläche Rolle anlegen können Sie neue, zusätzliche Rollen mit Rechten anlegen.

Anwender anlegen und einer Organisationseinheit zuweisen

Unter Org Processor → Org Processor-Anwender können Org Processor-Anwender sowie ihre Zuordnung zu ihren Einheiten entweder durch bereits aufgebaute Organisationsstrukturen importiert oder jeweils manuell angelegt werden.

Neue Stammdaten anlegen

Für die anschließende Synchronisation von Org Processor-Anwendern und Panelisten benötigen Sie die Verwendung von Stammdaten. Sie können entweder bereits vorhandene Stammdaten verwenden oder neue anlegen. Das Anlegen von Stammdaten und die anschließende Synchronisation ist grundsätzlich zu empfehlen, da man sich auf diese Weise die doppelte Pflege der Anwender-Daten auf beiden Seiten - im Org Processor wie im Panel - spart.

Das Anlegen eines neuen Stammdatums erfolgt unter People → Stammdaten → Stammdatum anlegen. 

Panel-Gruppe anlegen durch Employee-Import

Unter People → Panelistenverwaltung → Panelisten-Import aus Employee-Projekt wird im Rahmen des Projekt-Setups eine neue Panel-Gruppe angelegt.

Synchronisation einrichten

Um die Daten der Panel-Gruppen in die Organisationsstruktur zu übertragen, steht die Employee-Synchronisation zur Verfügung:

• Unter People → Gruppen →  [Gruppe aufrufen] → Employee-Sync → Employee-Sync Job anlegen kann die Synchronisation eingerichtet werden.

Folgende Angaben werden hierfür benötigt: ein Employee-Projekt sowie die zuvor angelegte Stammdaten-Variable, in der die jeweilige Zuordnung der Panelisten zu ihren Rollen und ihrer Einheit abgelegt ist. Rolle und Einheit werden hierbei mit folgendem Format angegeben: [ROLLENKÜRZEL]:[Metaname(n) der Organisationseinheit(en)]. Verschiedene Rollen werden dabei mit Semikolon getrennt, verschiedene Einheiten mit Kommata. Beispiel: OWN:Unit1; SUP:Unit2, Unit 3, Unit4.

Die Synchronisation erfolgt für jedes Employee-Projekt einmal am Tag. Falls Sie an den Org Processor-Anwendern Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie daher einen Tag warten. Während der Synchronisation werden sämtliche bestehende Rollen mit Einheiten gelöscht und neu angelegt. Daher sollte man bei den Anwendern keine manuellen Änderungen vornehmen. Alle Rollen und Einheiten, die korrekt sind, werden hierbei übertragen, fehlerhafte Rollen und Einheiten bleiben gelöscht.

Falls bei der Synchronisation Fehler auftreten, wird an den Jobersteller eine E-Mail mit einer Fehlermeldung versandt. Im Bearbeitungsmodus des Jobs sowie unter People → Gruppen → [Gruppe aufrufen] → Employee-Sync kann zur Fehlerbehebung in einer Liste die Art des jeweiligen Fehlers eingesehen werden.

Anleger einer Maßnahme anzeigen

Sie können im Action Planner anzeigen lassen, wer eine Maßnahme angelegt hat. Dies verbessert Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Follow-Up-Prozess. Aktivieren Sie dazu im Menü Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen auf der Registerkarte Einstellungen die Option „Anleger einer Maßnahme anzeigen“.

In der Übersicht der Maßnahmen einer Einheit wird daraufhin eine zusätzliche Spalte „Angelegt von“ eingeblendet, in der Sie und Ihre Action Planner-Verantwortlichen sehen können, wer eine Maßnahme angelegt hat. Auch die Detailansichten der Maßnahmen und die exportierte Maßnahmenliste enthalten diese Information.

Themenbereiche anlegen

Die Maßnahmen im Action Planner werden üblicherweise Themenbereichen zugeordnet, die vorab von der Projektleitung definiert werden. Häufig sind dies Themenbereiche, welche bereits im Fragebogen als übergeordnete Themen für verschiedene Fragen verwendet wurden, wie zum Beispiel „Arbeitsbedingungen“, „Führungskultur“ usw. Oft werden auch Themenbereiche gewählt, die bei der Analyse der Befragungsergebnisse als Entwicklungsfelder der Organisation identifiziert wurden.

Themenbereiche einsehen

Die bestehenden Themenbereiche des Action Planners werden im Menü Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen → Themenbereiche aufgeführt. Standardmäßig ist immer bereits ein „Default-Themenbereich“ vordefiniert.

Die Themenbereiche können in Excel- oder CSV-Dateien importiert und exportiert werden. Verwenden Sie für den Import von Themenbereichen die Schaltfläche Themenbereiche importieren und für den Export die Schaltflächen Excel-Export oder CSV-Export.

Über die Schaltfläche Ansicht können Sie die Sprachen aus- und abwählen, in denen die Themenbereiche angezeigt werden sollen. Zudem können Sie auswählen, wie viele Zeilen pro Seite zur Verfügung stehen sollen.

Themenbereiche bearbeiten

Um die existierenden Themenbereiche zu bearbeiten, verwenden Sie die „Aktionen“- Icons:

• Bearbeiten: Mit einem Klick auf das Bearbeiten-Icon können Sie den oben abgebildeten Dialog erneut öffnen und die Beschriftung ändern.
• Löschen: Zusätzliche Themenbereiche können wieder entfernt werden. Der Default-Themenbereich kann nicht gelöscht werden.

Neue Themenbereiche anlegen

Um einen weiteren Themenbereich anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie den Button Themenbereich anlegen an.
• Geben Sie die deutsche und/oder englische Beschriftung des Themenbereichs ein.
• Geben Sie an, ob der Themenbereich auswählbar sein soll. Bei neu angelegten Themenbereichen ist dies üblicherweise der Fall. Deaktiviert wird die Auswählbarkeit z.B. bei Themenbereichen, die hinfällig sind und nicht mehr verwendet werden sollen.
• Klicken Sie den Speichern-Button an.

Automatischen Versand von Status-E-Mails einrichten

Optional können Sie Status-E-Mails einrichten, die regelmäßig über den Fortschritt des Follow-Up-Prozesses informieren. Die Action-Planner-Verantwortlichen können diese Status-E-Mails für ihren Verantwortungsbereich abonnieren.

Beispiel

In einer Status-E-Mail finden Sie einen Überblick über alle Maßnahmen der jeweiligen Organisationseinheit (Abschnitt „Informationen“) und zusätzlich nach Themenbereich gesplittete Statusübersichten.

Organisationseinheit : Sample Company C Inc. (US-C100-001)

Themenbereich: Default Themenbereich
--------------------------------------
Anzahl der Maßnahmen: 9

Nicht begonnen: 5

Begonnen: 0

Wiedereröffnet: 0

Abgeschlossene: 4

Themenbereich: Teamarbeit
--------------------------------------

Anzahl der Maßnahmen: 6

Nicht begonnen: 2

Begonnen: 4

Wiedereröffnet: 0

Abgeschlossene: 0

Informationen:

Gesamtanzahl der Maßnahmen: 15

Gesamtanzahl wiedereröffneter Maßnahmen: 0

Gesamtanzahl der Organisationseinheiten: 1

Mittelwert: 15

Mailvorlage für die Status-E-Mail anlegen

Der Inhalt der Status-E-Mail wird, wie bei anderen automatischen Versandprozessen auch, über eine Mailvorlage definiert. Legen Sie im Menü Optionen → Mailvorlagen eine neue Mailvorlage an. Beachten Sie dabei:

• Die Vorlage muss vom Typ „Org Processor-Mail“ sein.
• Speziell für die Status-E-Mails wurden die Platzhalter #overview_action_german# und #overview_action_english# eingeführt, mit denen Sie die oben gezeigte Überblickstabelle je nach Bedarf auf Deutsch oder Englisch einbinden können. Mindestens einer dieser Platzhalter muss in die Vorlage eingefügt werden.

Mailvorlage dem aktuellen Projekt zuordnen

Als nächstes muss die neue Mailvorlage dem aktuellen Projekt zugeordnet werden. Andernfalls steht sie dort nicht zur Verfügung.

• Wechseln Sie zurück in Ihr Projekt und öffnen dort das Menü Mailvorlagen.
• Suchen Sie die gerade angelegte Mailvorlage.
• In der Spalte „Projektvorlage“ finden Sie deren aktuellen Zuordnungsstatus. Bei einer neuen Vorlage ist er üblicherweise „nein“. Wenn Sie den Status-Link anklicken, ändert er sich zu „ja“.

Status-E-Mail konfigurieren

Konfiguriert und aktiviert werden die Status-E-Mails im Menü Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen auf der Registerkarte Einstellungen im Abschnitt „Status-E-Mails“:

• Wählen Sie im Feld „Mailvorlage für E-Mails mit Statusinformationen“ die oben erstellte Vorlage aus.
• Im Feld „Startdatum für Versand von Status-E-Mails“ geben Sie das Datum ein, zu dem der Versand beginnen soll.
• Im Feld „Intervall für Versand von Status-E-Mails“ legen Sie fest, wie häufig die Mails versendet werden sollen. Sie können wählen zwischen täglichem, wöchentlichem und monatlichem Versand.
• Im Feld „Versand von Status-E-Mails aktiv“ wird der Versandprozess aktiviert. Solange dieses Feld nicht aktiviert ist, werden keine Mails versendet.
• Wählen Sie optional im Feld „Mailvorlage für Notifications (Portals)“ eine zuvor erstellte Mailvorlage aus, mit der Verantwortliche benachrichtigt werden, wenn für ihre Organisationseinheit eine neue Maßnahme angelegt wurde.
• Speichern Sie die Einstellungen.

Status-E-Mails abonnieren

Möchten die Action Planner-Verantwortlichen Status-E-Mails für ihren Verantwortungsbereich erhalten, brauchen sie sich lediglich in der Detailansicht der obersten Einheit auf der Registerkarte Statistik im Feld „Empfängeradressen der Status-E-Mail“ einzutragen.

Automatischen Versand von Remindern und Auto-Eskalation einrichten

Sie können den Follow-Up-Verantwortlichen vor Ablauf einer Maßnahme automatisch Reminder zustellen lassen.

• Der automatische Versand kann optional aktiviert werden.
• Es können mehrere Mails definiert werden, die jeweils für unterschiedliche Adressaten und unterschiedliche Situationen bestimmt sind.
• Es kann definiert werden, ob der Reminder an den Anwender geschickt werden soll, der die Maßnahme angelegt hat (personenbezogen), oder ob der Reminder an die Anwender geschickt wird, die in der betreffenden Einheit eine bestimmte Rolle haben (rollenbezogen).
• Werden personenbezogene Reminder verwendet, so können die Anwender über einen eigens eingerichteten Dialog Empfänger für einzelne Maßnahmen eintragen.

Mailvorlage für die Remindermail anlegen

Der Inhalt der Remindermail wird, wie bei anderen automatischen Versandprozessen auch, über eine Mailvorlage definiert. Legen Sie im Menü System → Bibliotheken → Mailvorlagen eine neue Mailvorlage an. Beachten Sie dabei:

• Die Vorlage muss vom Typ Org Processor-Mail sein.
• Speziell für die Remindermails wurden neue Platzhalter eingeführt, mit denen Sie die gewünschten Informationen einbinden können. Die Tabelle bietet einen Überblick.

Mailvorlage dem aktuellen Projekt zuordnen

Als nächstes muss die neue Mailvorlage dem aktuellen Projekt zugeordnet werden. Andernfalls steht sie dort nicht zur Verfügung.

• Wechseln Sie zurück in Ihr Projekt und öffnen dort das Menü Mailvorlagen.
• Suchen Sie die gerade angelegte Mailvorlage.
• In der Spalte „Projektvorlage“ finden Sie deren aktuellen Zuordnungsstatus. Bei einer neuen Vorlage ist er üblicherweise „nein“. Wenn Sie den Status-Link anklicken, ändert er sich zu „ja“.

Allgemeine Reminder-Einstellungen definieren

Im nächsten Schritt nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen für den Reminder vor.

• Wechseln Sie dazu in das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen → Reminder-Einstellungen.
• Aktivieren Sie „Reminderpflege aktivieren“ und Speichern.
• Nun werden die übrigen Felder veränderbar.
• Möchten Sie den automatischen Reminderversand sofort starten, klicken Sie die Checkbox „Reminderversand aktivieren“ an. Dies ist nicht notwendig: Sie können auch die Einstellungen vorab vornehmen und erst später den Versand starten.
• Stellen Sie in der „Remindertyp“-Drop-Down-Liste ein, wer die Reminder erhalten soll:
  • Personenbezogener Reminder: Wird per default jeweils an den Anwender geschickt, der eine Maßnahme angelegt hat. Alternativ können die Anwender in der Detailansicht der jeweiligen Maßnahme im Abschnitt „Reminderempfänger“ auch andere Empfänger eintragen.
  • Rollenbezogener Reminder: Wird an Anwender mit einer bestimmten Rolle versendet. Welche Rolle dies sein soll, stellen Sie anschließend ein.
• Speichern Sie Ihre Einstellungen

Spezifische Remindermail-Einstellungen und Auto-Eskalation definieren

Im letzten Schritt definieren Sie eine oder mehrere Remindermails sowie wahlweise die Auto-Eskalation. Klicken Sie dazu jeweils den Button Remindermail-Einstellung anlegen an, konfigurieren dann die Mail wie im Folgenden erläutert und Speichern:

• Mailvorlage auswählen: In diesem Feld wird die Mailvorlage eingestellt, die für die aktuelle Mail verwendet werden soll. Zur Verfügung stehen Mailvorlagen vom Typ Org Processor-Mail, die mit dem Projekt verknüpft sind.
• Maßnahmenstatus: In diesem Feld wird festgelegt, welchen Status die Maßnahmen haben sollten, damit die aktuelle Remindermail verwendet wird. So können Sie beispielsweise unterschiedliche Mails an die Verantwortlichen von „nicht begonnenen“ und „begonnenen“ Maßnahmen senden. Insbesondere können Sie den Verantwortlichen rechtzeitig abgeschlossener Maßnahmen auch eine Dankesmail senden.
• Tage vor Ablauf: Stellen Sie ein, wie viele Tage vor Ablauf die aktuelle Mail versendet werden soll.
• Rollen: Haben Sie den Typ „Rollenbezogener Reminder“ gewählt, so legen Sie in diesem Feld fest, welche Rolle den Reminder erhalten soll.
• Eskalieren: Abgelaufene Maßnahmen werden bei Aktivierung dieser Checkbox automatisch zur nächst höheren Einheit hoch eskaliert und die Anwender dieser Einheit werden darüber benachrichtigt.
• Enddatum: Das Enddatum kann beim Eskalieren von Maßnahmen um X Tage nach hinten verschoben werden. Dies verhindert eine erneute automatische Eskalation, noch ehe die Maßnahme bearbeitet werden konnte.

Sie können die angelegten Remindermails nachträglich bearbeiten und löschen.

Variablen von Maßnahmen verwalten

Sie können die Variablen, die die Informationen einer Maßnahme enthalten, im Variablen-Editor der Action Planner-Konfiguration neu anlegen, bearbeiten und verschieben. Navigieren Sie über folgenden Pfad zum Variablen-Editor des Action Planners:

Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen → Action Planner-Variablen

Beim Anlegen von neuen Variablen können Sie zwischen verschiedenen Darstellungstypen wie Textfeld, Checkbox, Bild und Hyperlink unterscheiden. Selbst angelegte Variablen, die für den Action Planner erzeugt werden, werden automatisch mit dem vorangestellten ac_ vor dem Namen gekennzeichnet.

Um Variablen in der Außenansicht auszublenden oder einzublenden, stellen Sie die Einstellung „Den Inhalt dieser Variablen anzeigen“ im Variablen-Editor auf „nein“ bzw. „ja“.

Im Bearbeitungsmodus können Sie die Bezeichnung von selbst angelegten Variablen ändern. Außerdem können Sie wie beim Anlegen einer Variable entscheiden, ob Sie „Den Inhalt dieser Variable für die Bearbeitung freischalten“ und „Den Inhalt dieser Variable anzeigen“ wollen oder nicht.

Mit den Pfeilen auf der rechten Seite können Sie die Reihenfolge der Variablen im Editor verändern und somit die Reihenfolge der Variablen in der Außenansicht entsprechend verändern.

Variablen in Task List

Alle Action Planner-Variablen (ac-Variablen), auch die selbst angelegten, können in der Portals-Außenansicht von Task List angezeigt werden. Mit den neuen Darstellungstypen Bild und Hyperlink können in der Portals-Außenansicht von Task List Links zu Bildern bzw. zu anderen Seiten hinterlegt werden. Um die Darstellungstypen in der Portals-Außenansicht von Task List zur Verfügung zu stellen, legen Sie im Variablen-Editor des Action Planners die entsprechenden Variablen an.

Verlaufsprotokoll für Maßnahmen

Jede Maßnahme enthält ein Verlaufsprotokoll. Darin werden alle Modifikationen, die an der Maßnahme vollzogen werden, chronologisch gespeichert. Die Information, die im Verlaufsprotokoll gespeichert wird, ist lediglich über Task List von Portals sichtbar.

Workflows

Die Workflow-Buttons sind ein wichtiger Bestandteil beim Bearbeiten von Maßnahmen. Mit Workflows können Maßnahmen zugewiesen, eskaliert, geschlossen und wiedereröffnet sowie Teilnehmer zur Follow-Up-Umfrage eingeladen werden. Workflows können für die drei verschiedenen Status hinzugefügt und konfiguriert werden: Nicht begonnen - Begonnen - Abgeschlossen. Damit legen Sie fest, für welchen Status welche Workflows beim Bearbeiten von Maßnahmen verfügbar sind.

Workflows konfigurieren

Um Workflows zu konfigurieren, navigieren Sie über folgenden Pfad zu den Workflows des Action Planners:

→ Org Processor → Einstellungen →  Action Planner-Einstellungen → Workflow

Über die Schaltfläche Hinzufügen und das Müllkorb-Icon können Sie Workflows zu den verschiedenen Status hinzufügen und wieder entfernen. Verlinkte Workflows sind für den jeweiligen Status konfigurierbar. Wenn ein Workflow bereits konfiguriert wurde und damit anwendbar ist, ist der Radiobutton in der Spalte „Ausführbar“ grün - ein roter Radiobutton hingegen signalisiert, dass ein Workflow nicht konfiguriert bzw. ausführbar ist. Die Reihenfolge der Workflows ist per Drag and Drop beliebig veränderbar und wirkt sich analog auf die Anordnung der Workflow-Buttons in der Außenansicht aus.

Mailvorlagen für Workflows erstellen

Einige Workflows benötigen Mailvorlagen. Mailvorlagen für Workflows müssen als individuelle Projektvorlagen abgespeichert werden, damit sie innerhalb der Workflows verfügbar sind.

• Navigieren Sie über folgenden Pfad zu den Mailvorlagen für Ihr Projekt:
  • [Ausgewähltes Projekt] → Mailvorlagen → Neue Vorlage
• Legen Sie eine neue Mailvorlage an. Beachten Sie dabei:
  • Die Vorlage muss vom Typ Org Processor-Mail sein

Über folgenden Pfad finden Sie alle verfügbaren Action Planner-Variablen, denen Sie neue Variablen hinzufügen können und die Sie beliebig anpassen sowie als Platzhalter in Ihrer Mailvorlage verwenden können:

[Ausgewähltes Projekt] → Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen → Action Planner-Variablen

Um Action Planner-Variablen als Platzhalter in Ihrer Mailvorlage zu verwenden, umschließen Sie die gewünschte Variablen-Bezeichnung mit zwei Rautezeichen.

• Speziell für die Workflow-E-Mails wurde der Platzhalter #action_comment# eingeführt. Mit der Angabe dieses Platzhalters in der Mailvorlage können Kommentare innerhalb der Workflows in die zu versendenden E-Mails eingebunden werden. Sie finden die Platzhalter im Abschnitt Mailtext der neuen Vorlage, wenn Sie auf das Fragezeichen-Icon klicken.
• Beispiel für einen Mailtext innerhalb der Mailvorlage:

Hallo #ac_response#,

eine neue Maßnahme #ac_name# wurde angelegt: 

http://www.beispiel-efs.com/Portalname/#ac_id#

Bitte um Bearbeitung.

MfG,

das System

Der Link im Mailtext ist für alle Workflow-Mailvorlagen derselbe. Beim Ausführen eines Workflows mit E-Mail-Versand wird der im Link enthaltene ID-Platzhalter mit der eigentlichen ID der jeweiligen Maßnahme ersetzt. Über diesen Link gelangt der Verantwortliche direkt zu der ihm zugewiesenen Maßnahme.

• Wenn Sie die Mailvorlage ausgefüllt haben, bestätigen Sie mit Speichern.
• Optional können Sie sich die E-Mail Ihrer Mailvorlage über die Schaltfläche Vorschau oben links vorab in der Vorschauansicht ansehen.
• Um die erstellte Mailvorlage dem aktuellen Projekt zuzuordnen, wechseln Sie zurück in das Menü Mailvorlagen und setzen Sie den Zuordnungsstatus Ihrer Mailvorlage in der Spalte Projektvorlage von „Nein“ auf „Ja“, indem Sie den Status-Link anklicken.

→ Die neue Mailvorlage ist jetzt für Ihr Projekt in den Workflows verfügbar.

Konfigurieren des Workflows „Zuweisen“

Mit diesem Workflow wird eine Maßnahme einer Person zugewiesen, die eine entsprechende Benachrichtigung via E-Mail erhält. Zum einen können Sie bei der Konfiguration festlegen, ob beim Ausführen des Workflows nur Personen der eigenen Einheit oder Personen der eigenen Einheit und aller Untereinheiten auswählbar sind. Zum anderen wählen Sie die Mailvorlage für die E-Mail, die an die Person versandt wird, der die Maßnahme zugewiesen wird.

• Um diesen Workflow zu konfigurieren, klicken Sie auf den Link Zuweisen an.
• Wählen Sie im Workflow-Editor eigene Einheit oder eigene Einheit und alle Untereinheiten, je nachdem, welche Einheiten für Verantwortliche beim Zuweisen von Maßnahmen auswählbar sein sollen.
• Wählen Sie im Workflow-Editor eine zuvor erstellte Mailvorlage für den E-Mail-Versand.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.
• Der Radiobutton des entsprechenden Workflows steht nun auf Grün.
• Der Workflow Zuweisen an ist konfiguriert und ausführbar.

Konfigurieren des Workflows „Eskalieren an“

Mit diesem Workflow wird eine Maßnahme an eine Person der nächst höheren Einheit eskaliert. Diese Person bekommt eine E-Mail mit der Information, dass die Maßnahme an sie eskaliert wurde. Für diese E-Mail wird die Mailvorlage verwendet, die Sie bei der Konfiguration auswählen.

• Um diesen Workflow zu konfigurieren, klicken Sie auf den Link Eskalieren an.
• Wählen Sie im Workflow-Editor eine zuvor erstellte Mailvorlage für den E-Mail-Versand.
• Bestätigen Sie mit Speichern.
• Der Radiobutton des entsprechenden Workflows steht nun auf Grün.
• Der Workflow Eskalieren an ist konfiguriert und ausführbar.

Konfigurieren des Workflows „Zur Follow-Up-Umfrage einladen“

Mit diesem Workflow können Umfrageteilnehmer zu Follow-Up-Umfragen eingeladen werden, um herauszufinden, ob ergriffene Maßnahmen ein anderes (positiveres) Feedback zur Folge haben.

• Um diesen Workflow zu konfigurieren, klicken Sie auf den Link Zur Follow-Up-Umfrage einladen.
• Wählen Sie im Workflow-Editor eine zuvor erstellte Mailvorlage für den E-Mail-Versand.
• Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Sample die personalisierte Umfrage, zu der der Teilnehmer eingeladen werden soll.
• Geben Sie die Teilnehmervariablen an, in der die Maßnahmen-ID und die Employee-Projekt-ID abgelegt sind, sowie die ac-Variable, in der die für die Einladung benötigte E-Mail-Adresse des Teilnehmers abgelegt ist und die ac-Variable, in der die Projekt-ID der Follow-Up-Umfrage gespeichert werden soll.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern
• Der Radiobutton des entsprechenden Workflows steht nun auf Grün.
• Der Workflow Zur Follow-Up-Umfrage einladen ist konfiguriert und ausführbar.

Konfigurieren des Workflows „Schließen“

Mit diesem Workflow werden Maßnahmen von den für sie verantwortlichen Personen geschlossen. Es gibt zwei Varianten des Schließens:

• das einfache Schließen
• das Schließen mit (automatischer) Einladung zur Follow-Up-Umfrage

Einfaches Schließen

Für das einfache Schließen ist keine Konfiguration erforderlich. Dieser Workflow ist direkt nach Hinzufügen des Workflows ausführbar, gekennzeichnet durch den grünen Radiobutton.

Schließen mit (automatischer) Einladung zur Follow-Up-Umfrage

• Um diesen Workflow zu konfigurieren, klicken Sie auf den Link Schließen.
• Für die Angaben im Workflow-Editor siehe Schritte 2-7 der Konfiguration des Workflows „Zur Follow-Up-Umfage einladen“.
• Falls beim Schließen einer Maßnahme automatisch immer eine Einladung zur Follow-Up-Umfrage versandt werden soll: Setzen Sie in der Zeile „Einladung bestätigen?“ kein Häkchen.
• Falls der Verantwortliche der Maßnahme entscheiden können soll, ob er beim Schließen eine Einladung zur Follow-Up-Frage versendet oder nicht: Setzen Sie in der Zeile „Einladung bestätigen?“ ein Häkchen.
• Bestätigen Sie mit Speichern.
  • Der Radiobutton des entsprechenden Workflows steht nun auf Grün.
  • Der Workflow Schließen ist konfiguriert und ausführbar.

Workflow-Recht erteilen

Damit Verantwortliche von Maßnahmen die konfigurierten Workflow-Buttons sehen und anwenden können, müssen Sie ihnen in ihrer Rolle vorab das Workflow-Recht erteilen.

• Um das Workflow-Recht zu erteilen, navigieren Sie über folgenden Pfad zur Rechteverwaltung derjenigen Rolle, der Sie das Workflow-Recht zuweisen wollen:
  • [Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Tab Rollen → Paragraf-Icon der relevanten Rolle → Rechteverwaltung
• Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_workflow_use“.
•  Bestätigen Sie mit Speichern.
  •  Sie haben Verantwortlichen in der ausgewählten Rolle das Workflow-Recht zugeteilt.