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• Das Grundprinzip wird erklärt.

• In den folgenden Kapiteln werden die vier Ebenen jeweils im Detail vorgestellt.

• Anschließend werden typische Workflows in der Teilnehmerverwaltung Schritt für Schritt erläutert:

  • Die Feedbackteilnehmer und -konstellationen werden vom Projektleiter manuell definiert.

  • Die Feedbackteilnehmer und -konstellationen werden vom Projektleiter importiert.

  • Die Feedbackteilnehmer werden vom Projektleiter angelegt, die Konstellationen werden von den Fokuspersonen definiert. Dieses Szenario kann optional auf Projektbasis realisiert werden, es erfordert Sonderprogrammierung.

Das Ebenen-Konzept

Die Teilnehmerverwaltung von Multi-Source-Feedbacks ist mehrstufig aufgebaut. D.h. die Daten der Teilnehmer können aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und bearbeitet werden.

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• Teilnehmerpool:

  • Der Teilnehmerpool enthält sämtliche Teilnehmer, die im System angelegt wurden, mit ihren Stammdaten.

  • Die im Teilnehmerpool befindlichen Personen müssen nicht alle zwingend einer Feedbackkonstellation zugeordnet sein. Sie können zunächst auf dieser Ebene verwaltet und erst zu einem späteren Zeitpunkt Feedbacks zugeordnet werden.

  • Menü Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerpool.

• Welle:

  • Multi-Source-Feedbacks werden häufig in Wellen, d.h. zeitlich versetzt, durchgeführt. So können beispielsweise verschiedene Unternehmenszweige oder Führungsebenen zu unterschiedlichen Zeitpunkten befragt werden.

  • Auf der Wellen-Ebene sehen Sie alle vorhandenen Wellen und ihre aktuellen Rückläufe.

  • Öffnen Sie eine Welle, gelangen Sie zur Übersicht der dazugehörenden Fokuspersonen: Jede Fokusperson repräsentiert jeweils eine Feedback-Konstellation. Über eine spezifische Fokusperson gelangen Sie zur Übersicht aller Personen, die dieser Person Feedback geben bzw. zu ihrer Feedback-Konstellation gehören.

  • Menü Teilnehmerverwaltung → Wellen.

• Fokuspersonen:

  • Auf dieser Ebene finden Sie die Fokuspersonen einer Welle, die jeweils eine Feedbackkonstellation repräsentieren).

  • Menü Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle}.

• Feedbackgeber:

  • Auf dieser Ebene finden Sie alle Personen, die der ausgewählten Fokusperson Feedback geben, mit ihrer jeweiligen Rolle in dieser konkreten Feedbackkonstellation.

  • Menü Teilnehmerverwaltung → {Ausgewählte Welle} → {Ausgewählte Fokusperson}.

Teilnehmerpool

Der Teilnehmerpool enthält sämtliche Teilnehmer des Multi-Source-Feedbacks, die im System angelegt wurden, mit ihren Stammdaten.

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Sie finden den Teilnehmerpool im Menü Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerpool. Mit den Funktionen auf der benachbarten Registerkarte Statistik können Sie die Zusammensetzung analysieren.

Teilnehmer verwalten

Auf der Registerkarte Teilnehmerpool finden Sie für jeden Teilnehmer folgende Informationen:

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• Anschreiben / Einladen: Mittels dieser Aktion können Sie an die ausgewählten Teilnehmer Einladungsmails verschicken. Die Vorlage einer Einladungsmail kann von Ihnen individuell angepasst werden. Weitere Optionen zum Kontaktieren der Teilnehmer werden im „EFS Survey“-Handbuch vorgestellt.

• Erstpasswort wiederherstellen: Das Erstpasswort wird wiederhergestellt. Das Erstpasswort ist für autorisierte Benutzer im Adminbereich sichtbar (ACL-Recht: view_loft_passwd).

• Masseneditieren: Diese Aktion ermöglicht das Ändern mehrerer Teilnehmerdatensätze in einem Arbeitsschritt.

• Neues Passwort generieren: Das Passwort wird neu generiert.

• Löschen: Die gewählten Teilnehmer werden unwiderruflich aus dem Teilnehmerpool entfernt. Bitte beachten Sie, dass dabei auch alle Feedbacks gelöscht werden, die diese Teilnehmer abgegeben haben.

Zusammensetzung des Teilnehmerpools analysieren

Mit den Funktionen auf der Registerkarte Statistik können Sie die Zusammensetzung des Teilnehmerpools differenziert betrachten und analysieren.

Wellen

Wellen werden üblicherweise dazu genutzt, Teile des Feedbackprozesses zeitversetzt durchzuführen. Ein Multi-Source-Feedback verfügt daher immer über mindestens eine Welle, der die Fokuspersonen und deren Feedbacks zugeordnet werden. Üblicherweise sind bei Beginn des Projekts die Fokuspersonen definiert. Je nach geplantem Verlauf sind die Feedbackgeber entweder ebenfalls bereits definiert, oder die Fokuspersonen wählen sie selbst im Verlauf des Prozesses.

In der Wellenübersicht, die beim Öffnen der Teilnehmerverwaltung automatisch eingeblendet wird, wird eine Übersicht der vorhandenen Wellen angezeigt. Jede Welle enthält eine Übersicht der dazugehörenden Fokuspersonen, über die Sie wiederum die Feedbackgeberübersicht dieser Fokuspersonen erreichen können.

Wellen verwalten

In der Wellenübersicht finden Sie folgende Informationen:

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Wellen archivieren

Sie können Wellen mit einem Klick auf Welle archivieren in das Archiv verschieben.

Die Wellen werden dann aus der Wellen-Übersicht entfernt und werden stattdessen auf der Registerkarte Wellen-Archiv aufgelistet. Archivierte Wellen können mit einem Klick auf Welle wiederherstellen wieder in die Übersicht verschoben werden.

Fokuspersonen

In der Fokuspersonenübersicht finden Sie für jede Feedbackkonstellation folgende Informationen:

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• Einladen / Erinnern: Sie können alle Feedbackgeber der gewählten Fokuspersonen einladen bzw. erinnern oder weiter z.B. auf Feedbackgeber mit einer bestimmten Rolle einschränken.

• Zurücksetzen mit Datenlöschen: Die komplette Feedbackkonstellation wird zurückgesetzt. Dabei werden die Dispositionscodes der Feedbackgeber wieder auf 11 = „Noch nicht eingeladen“ oder 12 = „aktiv“ gesetzt. Bereits erfasste Ergebnisdaten der Feedbackgeber werden gelöscht. Feedbackgeber, die bereits teilgenommen haben, wird eine erneute Teilnahme ermöglicht. Siehe „EFS Survey“.

• Zurücksetzen ohne Datenlöschen: Die Dispositionscodes der kompletten Feedbackkonstellation werden wie oben beschrieben zurückgesetzt. Dabei werden jedoch die bereits erfassten Ergebnisdaten nicht gelöscht.

• Dispositionscode 15: Werden Einladungsmails gebounct, so können Sie die entsprechenden Feedbackgeber auf Dispositionscode 15 setzen. Diese Feedbackgeber werden von allen weiteren Mailvorgängen ausgenommen.

• Rücklaufstatistik exportieren

• Status der Fokusperson ändern zu: Der Status der Feedbackkonstellation kann
  geändert werden.

Feedbackteilnehmer und -konstellationen manuell definieren

Sie können die Teilnehmerdaten und Feedbackkonstellationen in einer Welle wahlweise manuell definieren, per Import hochladen oder es den Fokuspersonen überlassen, passende Feedbackteilnehmer auszuwählen. Falls Sie die Konstellationen bei Beginn des Feedbackprozesses bereits kennen, werden sie üblicherweise einfach importiert. Sind die Konstellationen noch nicht bekannt, werden entweder nur die Daten in den Teilnehmerpool hochgeladen, oder es werden nur die Fokuspersonen direkt in die Welle importiert während die anderen Teilnehmer in den Teilnehmerpool hochgeladen werden.

In diesem Kapitel wird erklärt, wie die Feedbackkonstellationen manuell definiert werden. Anschließend wird der Importvorgang vorgestellt. In einem realen Projekt würden Sie die Daten üblicherweise importieren. Aber das schrittweise manuelle Vorgehen hilft, den Vorgang grundsätzlich zu verstehen.

Welle anlegen

Zuerst muss eine Welle angelegt werden.

1. Öffnen Sie das Menü Teilnehmerverwaltung. Sie gelangen automatisch in das Untermenü Wellen.

2. Klicken Sie den Button Welle hinzufügen an.
   
   

   

3. Es öffnet sich die Eingabemaske für die Eigenschaften der Welle. Die folgende Eingaben sind erforderlich:
   – Name: Name der Welle
   – Feldstart, Feldende: In diesem Zeitraum können die Feedbackgeber dieser Welle den Feedbackfragebogen öffnen. Die Feldzeit der Wellen kann sich von der im Umfragemenü definierten Projektfeldzeit unterscheiden
   – Prozessende: Das Datum, nach dem keine Berichte für diese Welle mehr abgerufen werden können.
   – Aktiv: ja/nein
   – Vergleichsgruppe: Auf der Basis von Einschätzungen abgeschlossener Feedbacks können individuelle Vergleichsgruppen gebildet werden (Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition → Vergleichsgruppen). Beispiele für Vergleichsgruppen sind: Welle des Vorjahres oder auch Fokusperon in vergleichbarer Position.
   
   

   

4. Bestätigen Sie mit Welle hinzufügen.

Automatische Statuswechsel definieren

Der Status der Teilnehmer in einer bestimmten Welle kann zu einem vorgegebenen Zeitpunkt automatisch verändert werden. Siehe Kapitel “Statusänderungen automatisieren”

Fokuspersonen und Feedbackgeber anlegen

Fokuspersonen anlegen

1. Wechseln Sie erneut zum Menü Teilnehmerverwaltung → Wellen.

2. Klicken Sie den Titel der gewünschten Welle an.

3. Sie gelangen in die Fokuspersonenübersicht.
   
   

   

4. Klicken Sie Fokusperson hinzufügen an.
   
   

   

5. Geben Sie die Stammdaten ein. Wurde die Fokusperson bereits früher im System angemeldet, beispielsweise weil sämtliche Teilnehmerdaten vorher in den Teilnehmerpool hochgeladen wurden, so können Sie sie mit Hilfe des Lupe-Icons finden und die Daten mit einem Klick auf Teilnehmer hinzufügen einfügen.

6. Falls erforderlich, können Sie auch Prozessdaten speziell für das aktuelle Feedback
   definieren.

7. Bestätigen Sie mit Teilnehmer hinzufügen. Die Fokusperson wird angelegt und in der Übersicht angezeigt.

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1. Klicken Sie in der Übersicht den Namen der gewünschten Fokusperson an.

2. Die Feedbackgeberübersicht der gewählten Fokusperson wird geöffnet. Aktuell enthält sie lediglich die Fokusperson selbst in der „Selbsteinschätzungs“-Rolle.
   
   

   

3. Klicken Sie Feedbackgeber hinzufügen an, um den ersten zusätzlichen Feedbackgeber anzulegen.

4. Geben Sie die Stammdaten ein. Wurde der Feedbackgeber bereits früher im System angemeldet, beispielsweise weil sämtliche Teilnehmerdaten vorher in den Teilnehmerpool hochgeladen wurden, so können Sie sie mit Hilfe des Lupe-Icons finden und die Daten mit einem Klick auf Teilnehmer hinzufügen einfügen.

5. Falls erforderlich, können Sie auch Prozessdaten speziell für das aktuelle Feedback definieren.

6. Bestätigen Sie mit Feedbackgeber hinzufügen. Der Feedbackgeber wird angelegt und in der Übersicht angezeigt.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für alle gewünschten Feedbackgeber der aktuellen Feedbackkonstellation.

Feedbackkonstellationen durch Import definieren

Meist werden Sie die Teilnehmer Ihres Projekts nicht einzeln manuell anlegen, sondern die Teilnehmerliste importieren.

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• Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Imports erst, nachdem Sie entsprechend der Anleitung im Kapitel “Stammdaten und Prozessdaten bearbeiten” alle benötigten Stamm- und Prozessdaten angelegt haben.

• Bei Verwendung von Excel sind aufgrund der Spezifikationen des Herstellers folgenden Einschränkungen zu beachten:

  • Nur das erste Sheet der Datei wird verarbeitet. Die maximale Spaltenzahl von 256 Spalten und die maximale Zeilenanzahl von 65.000 Zeilen sollten nicht überschritten werden. Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen benötigen, wählen Sie ein anderes Programm und speichern Sie die Importdatei in CSV ab.

  • Excel-Import ist nur mit Dateien möglich, die mit Excel 97+ erzeugt oder gespeichert wurden. Excel-Dateien, die beispielsweise mit „Excel for Mac“, „Neo Office“ oder „Numbers“ erzeugt oder gespeichert wurden, können grundsätzlich nicht importiert werden.

  • Das von Microsoft mit Office 2007 neu eingeführte Dateiformat XLSX wird von EFS nicht unterstützt. Speichern Sie Ihre Dateien für den Import bitte als XLS-Dateien ab.

Teilnehmerliste erstellen

Erstellen Sie eine Liste der Feedbacks einschließlich der jeweils Beteiligten und deren Rollen in Excel.

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Teilnehmerliste importieren

1. Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung und klicken den Titel der gewünschten Welle an.

2. Sie gelangen in die Fokuspersonenübersicht. Klicken Sie den Button Import an.
   
   

   

3. Wählen Sie Importvorlage herunterladen und speichern die Datei lokal ab.
   
   

   

4. Geben Sie wie oben beschrieben Ihre Daten ein und speichern sie ab.

5. Wählen Sie die fertiggestellte Datei aus.

6. Wählen Sie den korrekten Zeichensatz.

7. Aktivieren Sie „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“.

8. Laden Sie die Liste mit Datei senden hoch.

9. Im nächsten Schritt werden die Spalten der Importdatei den Feldern der Datenbank zugeordnet. Im Formular sehen Sie links die Felder der Teilnehmerverwaltung. Rechts in den Drop-Down-Listen finden Sie die Spalten der Importdatei. Prüfen Sie die Zuordnung. Wiederholen Sie dies auf der zweiten Registerkarte Prozessdaten.

10. Klicken Sie auf Vorschau.

11. Prüfen Sie die Zuordnung und bestätigen mit Importieren.

12. Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Daten importiert wurden.

13. In der Fokuspersonenübersicht sehen Sie die Fokuspersonen der importierten Feedbacks.

14. Wenn Sie eine der Fokuspersonen anklicken, gelangen Sie in die Übersicht ihrer Feedbackgeber.

15. Wenn Sie in den Teilnehmerpool wechseln, finden Sie dort sämtliche Teilnehmer der Welle.

Die Fokuspersonen ihre Feedbackgeber wählen lassen

Validierung der Feedbackgeber aktivieren

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1. Legen Sie eine Mailvorlage vom Typ „Standardmail“ an.

2. Klicken Sie im Menü Prozesskonfiguration → Feedback-Center im Abschnitt „Überprüfung der Feedbackteilnehmer durch Manager“ die Checkbox „Validierungsprozess aktiv“ an.

3. Stellen Sie in der Drop-Down-Liste „Mailvorlage“ die gewünschte Vorlage ein und Speichern.

E-Mails versenden in Feedback-Prozessen

Im Verlauf des Feedback-Prozesses werden Sie teils alle Teilnehmer anschreiben, manchmal werden Sie gezielt bestimmte Personen anschreiben. Einige E-Mails werden aber auch halbautomatisch versendet wenn beispielsweise eine Fokusperson das Passwort zum Feedback-Center vergessen hat.

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E-Mails personalisieren

Mit Platzhaltern können Sie E-Mails und Mailvorlagen personalisieren.

• Mit den in der folgenden Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Stamm- und Prozessdaten des E-Mail-Empfängers einfügen. Diese Platzhalter werden auch im Fragebogen unterstützt.

• Mit den in der zweiten Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Stamm- und Prozessdaten der Fokusperson einfügen, die im Mittelpunkt der aktuellen Feedbackkonstellation steht. Diese Platzhalter werden auch im Fragebogen unterstützt.

• Nur in E-Mails unterstützt: Mit den in der dritten Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Informationen zur aktuellen Feedback-Welle einfügen.

• Wenn Sie im Mailformular das Fragezeichen-Icon über dem Text-Eingabefeld anklicken, können Sie eine kontextabhängige Übersicht öffnen.

Teilnehmer:

Fokusperson der aktuellen Feedbackkonstellation:

Nur E-Mail: Welle:

Mailvorlagen vorbereiten

Üblicherweise wird beim Verfassen von E-Mails auf bereits bestehende Mailvorlagen zurückgegriffen. Diese werden im Menü Bibliotheken->Mailvorlagen zentral angelegt, bearbeitet und verwaltet.

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https://questback.qb-feedback.com/uc/main/a437/loft.php

„Passwort vergessen“-Mails einrichten

Haben Teilnehmer ihr Passwort vergessen und können sich nicht in das Feedback-Center einloggen, so können sie eine „Passwort vergessen“-Mail anfordern. Diese enthält einen Link zum Zurücksetzen des Passworts.

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