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In den E-Mail-Vorlagen können Sie Platzhalter verwenden, die Ihnen für die verschiedenen Guide-Prozesse zur Verfügung stehen. Besonders für den Ideation-Guide stehen Ihnen viele hilfreiche Platzhalter zur Verfügung, die Teilnehmer*innen direkt auf die entsprechende Seite einer Phase leiten.
Platzhalter | Bedeutung | Guide-Typen |
|---|---|---|
#link_to_portal# | Link zum Portal (mit Registrierungscode, der für die Dauer eines Tag gültig ist) | US, ME, IDEA |
#portal_access_url# | Link zum Portal mit Login-Code
| US, ME, IDEA |
#u_personal_manager_message# | Platzhalter stellt die im Guide-Setup eingegebene persönliche Nachricht des Guide-Initiators dar. | US, ME, IDEA |
#u_guidewave_rater_group# | Platzhalter wird durch die Zugehörigkeit des eingeladenen Teilnehmers (z.B. Manager) aufgelöst | ME |
#u_wave_expire_date# | Laufzeitende der Guide-Befragung | US, ME, IDEA |
#u_wave_date# | Beginn der Guide-Befragung | US, ME, IDEA |
#u_wave_name# | Bezeichnung der eingeladenen Gruppe (US-Guide), Name des Guides (ME-Guide) | US, ME |
#u_wave_locale# | Gewählte Portalsprache des eingeladenen Panelisten (Guides) | US, ME, IDEA |
#voting_page_link# | Der vollständige und unverschlüsselte Link zur Abstimmungsseite | IDEA |
#action_board_link# | Der vollständig und unverschlüsselte Link zum Action-Board | IDEA |
#guide_status_link# | Der vollständige und unverschlüsselte Link zur Guide-Status-Seite Guide-Wellen. Die Dauer des generierten Login-Codes wird in dem neuen Platzhalter hinterlegt und entspricht der auf dem Tab Einstellungen der Guides
Beispiele:
| IDEA |
#guideinitiator# | Vor- und Nachname des Guide-Initiators | IDEA |
#guideinitiator|firstname# | Vorname des Guide-Initiators | IDEA |
Offline-Teilnehmer
Sie können auch Panelisten zu einem Guide einladen, die über keinen eigenen Internetzugang verfügen. Zunächst setzen Sie, um Panelisten als Offline-User zu deklarieren, in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das neue Stammdatum m_offlineuser auf 1 (= ja). Danach wählen Sie unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen der Subnavigation Guides das entsprechende E-Mail-Template aus und konfigurieren unter dem Reiter Offline-Teilnehmer die Code-Gutscheine, die dann von demjenigen oder derjenigen, der oder die den Guide-Prozess initiieren, verteilt werden. Mit den Gutscheinen werden der Teilnahme-Code, der QR-Code zur Umfrage, Vor- und Nachname des Teilnehmers und die Umfrage-URL ausgegeben. Sie werden als PDF-Datei der Einladungs-E-Mail angehängt.
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Für jede Feedbackgeber-Gruppe (Selbsteinschätzung bzw. Self-Assessment) verfügen Sie über die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten. Die Feedbackgeber-Gruppe Selbsteinschätzung bzw. Self-Assessment kann deaktiviert werden. Entfernen Sie hierfür einfach das Häckchen in der Checkbox. Der Ersteller des Guides wird dann selbst nicht mehr zur Umfrage eingeladen und erhält auch keine Erinnerungs-E-Mails. Allerdings wird er weiterhin per E-Mail über die Ergebnisse der Umfrage informiert und bekommt Voucher-Codes zugesandt (sofern es Offline-Teilnehmer gibt).
Option | Funktion | Aktiviert |
|---|---|---|
Feedbackgeber-Gruppen-Bezeichnung | Sie schreiben die Bezeichnung der Feedbackgeber-Gruppe in der entsprechenden Sprache. | |
Beschreibung | Sie können eine kurze Beschreibung der Feedbackgeber-Gruppe verfassen. | |
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe | Sie wählen aus, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppen im Guide-Setup vorausgewählt sein soll. | |
Teilnehmer*innen (min/max) | Sie legen fest, wie hoch die "Minimale Anzahl an Teilnehmern" und "Maximale Anzahl an Teilnehmern" sein darf, steuern Sie so, wie viele Teilnehmer letztlich hinzugefügt werden dürfen bzw. müssen. | |
Anonymitätsgrenze | Für die Feedbackgeber-Gruppe eines Guides können Sie eine Anonymitätsgrenze festlegen. Sie geben an, wie viele Teilnehmer der Feedgeber-Gruppe an der Umfrage mindestens teilnehmen müssen, damit ihre Anonymität gewahrt ist. Über diesen Wert definieren Sie somit auch, wann ein Guide-Prozess erfolgreich war und Ergebnisse angezeigt werden. | |
Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben | Sie legen fest, ob die vorausgewählte Gruppe vom Guide-Initiator entfernt werden darf. |
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Optional | Mit diesem Schiebeschalter regulieren Sie, ob die gesamte Feedbackgeber-Gruppe mitsamt der Teilnhemer*nnenauswahl übersprungen werden darf. |
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Hinzufügen von Teilnehmer*innen erlauben | Sie erlauben das Hinzufügen von Teilnehmern und Teilnehmerinnen mit dem Schiebeschalter. |
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Prozesskontrolle
In der Guide-Konfiguration legen Sie mittels des Reiters Prozesskontrolle fest, unter welchen Bedingungen der Umfrageprozess als erfolgreich bzw. nicht erfolgreich gelten und welche Aktionen das jeweils nach sich ziehen soll. Darüber hinaus definieren Sie die Aktionen, die direkt nach dem Start des Guides ausgeführt werden.
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Im Bereich "Grundeinstellungen" stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten wie Teilnahmedauer zur Verfügung, die je nach Guide variieren. Alles Wissenswerte entnehmen Sie der folgenden Tabelle.
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert | Guide-Typ |
|---|---|---|---|---|
Teilnahmedauer | Sie legen die Anzahl an Tagen fest, die Teilnehmer*innen am ausgewählten Guide teilnehmen können. | 14 Tage |
| ME-, US- und IDEA-Guide |
Guide-Initiator-Teilnahme | Guide-Initiator kann um x-Tage länger nach Ablauf des Teilnahmezeitraums am Guide teilnehmen. | 0 Tage | ME-Guide | |
Feldzeitverlängerung | Guide-Initiator*innen können einmalig die Feldzeit eines bereits gestarteten Guides verlängern. |
| ME- und US-Guide | |
Prognose | Sie geben einen Hinweis, der im Guide-Setup sichtbar ist, wie lange (ungefähr) die Beantwortung der Guide-Umfrage dauert. | 2 Minuten |
| ME- und US-Guide |
Rolle | Das Starten eines Guides kann auf die folgenden Portal-Rollen beschränkt werden:
| auf keine Rolle beschränkt |
| ME-, US- und IDEA-Guide |
Löschen von beendeten Guide-Prozessen | Beendete Guide-Prozesse können gelöscht werden. |
| ME- und US-Guide | |
Dauer der Gruppierungsphase | Sie legen die Dauer (in Tagen) fest, die der Manager zur Gruppierung der Vorschläge nutzen kann. | 3 Tage |
| IDEA-Guide |
Dauer der Abstimmungsphase | Sie legen die Dauer (in Tagen) fest, wie lange an der Abstimmungsphase teilgenommen werden kann. | 14 Tage |
| IDEA-Guide |
Erinnerungen
Im Bereich "Erinnerungen" stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zwecks des E-Mail-Versands zur Verfügung, die je nach Guide variieren. Alles Wissenswerte entnehmen Sie der folgenden Tabelle.
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert | Guide |
|---|---|---|---|---|
Versenden der Erinnerungs-E-Mail | Sie legen fest, wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
| ME- und US-Guide |
Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versenden | Unabhängig davon, ob die Umfrage beantwortet worden ist oder nicht, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versendet, falls die Option aktiviert worden ist. |
| ME-, US- und IDEA-Guide | |
Erinnerungs-E-Mail (Umfrage) vor Phasenende versenden | Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
| IDEA-Guide |
Erinnerungs-E-Mail (Gruppierung) vor Phasenende versenden | Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 1 Tag |
| IDEA-Guide |
Erinnerungs-E-Mail (Abstimmung) vor Phasenende versenden | Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
| IDEA-Guide |
| Info |
|---|
Wird der Prozess vom Guide-Initiator einmalig verlängert, wird im Zuge dieser Verlängerung eine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer*innen versendet, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht teilgenommen haben. Die Vorlage für die Last-Call-Erinnerungs-E-Mail wählen Sie auf dem Reiter E-Mail-Einstellungen der Subnavigation Guides aus. Möchten Sie keine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail versenden, also keine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail, lassen Sie das Feld einfach leer. Falls die Feldzeit bereits abgelaufen ist, kann eine Verlängerung trotz aktivierter Option nicht mehr durchgeführt werden. |
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Im Bereich "Teilnehmer" konfigurieren Sie die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bezüglich der Teilnahme, die je nach Guide variieren. Alles Wissenswerte entnehmen Sie der folgenden Tabelle.
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert | Guide |
|---|---|---|---|---|
Minimale Anzahl an Teilnehmer*innen | Sie legen fest, wie viele Teilnehmer*innen mindestens zu dem Guide eingeladen werden müssen. | 3 Teilnehmer |
| US- und IDEA-Guide |
Manager-Teilnahme | Sie legen fest, ob der Manager an diesem Guide teilnehmen darf. |
| US-Guide | |
Einladen anhand der E-Mail-Adresse | Sie erlauben dem Guide-Initiator das Einladen von Teilnehmer*innen anhand der E-Mail-Adresse. |
| US-, ME- und IDEA-Guide | |
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe | Sie legen fest, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppe im Guide-Setup bereits vorausgewählt ist. |
| IDEA-Guide |
Datenanonymität
Sie legen die Datenanonymitätsgrenze fest.
Option | Funktion | Defaul-Wert | Aktiviert | Guide |
|---|---|---|---|---|
Bei einer Mindestanzahl von Teilnehmer*innen Informationen anzeigen | Sobald eine bestimmte Anzahl an Teilnehmer*innen erreicht worden ist, werden die Teilnehmerinformationen angezeigt. | 4 Teilnahmen |
| IDEA-Guide |
Einstellungen: Abstimmung
Sie legen Einstellungen bezüglich der Abstimmungsphase des Ideation-Guides fest.
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert | Guide |
|---|---|---|---|---|
Anzahl möglicher Abstimmung je Kategorie | Wie viele Stimmen ein Teilnehmer innerhalb einer Kategorie zur Verfügung hat. | 3 |
| IDEA-Guide |
Anzahl der Abstimmungen zum Wandeln in Actions | Wie viele Stimmen eine Kategorie erhalten muss, um als Action angelegt zu werden. | 3 |
| IDEA-Guide |
Report-Manager-Verbindung
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Das Guide-Setup für ME-Guide und US-Guide setzt sich aus den drei Schritten Fragen, Einladungen und Bestätigung zusammen, die nacheinander von Guide-Initiator oder Guide-Initiatorin durchgeführt werden. Das Folgende kann getan werden. Der erste Schritt des IDEA-Guides ist die Auswahl der Kategorie.
Schritt | ME-Guide | US-Guide | IDEA-Guide |
|---|---|---|---|
Fragen/Kategorie |
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Einladungen |
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Bestätigung |
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Der Guide-Prozess
Mit dem Anklicken des Bestätigen & senden-Button werden die Einladungen versandt. Die Teilnehmer*innen können auf die Umfrage zugreifen. Über Guide-Wellen kann der Guide-Status jedes gestarteten Guides aufgerufen werden.
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| Info |
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Nach einer Stunde, nachdem Teilnehmer*innen die Umfrage absolviert haben, kann wird der Button Zusammenfassung freigegeben wird und die Ergebnis-E-Mail versandt wird. Grund: Die Aktualisierung mit MySight soll einheitlich erfolgen. |
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