Portals
Improvements-Modul: To improve the improvement
Traditionelle Herangehensweisen, um Verbesserungen des Engagements zu initiieren, haben eine Entwicklung erfahren, die auch Questbacks aktuelle Modul- lösung für diese Anwendungsfälle, den Action Planner, vor Herausforderungen stellt. Leidet dieser doch unter einer Organisationsstruktur, die Maßnahmen auf hierarchisch koordinierte Aktionen einschränkt und sich als unflexibel erweist, wenn Teams dynamisch zusammengesetzt werden. Das neue Improvements-Modul löst sich davon, indem mittels einer Share-Funktion fluktuierende Teamzusammensetzungen möglich sind und eine Kommentar- und eine schlanke Bewertungsmöglichkeit den Schlüssel zu nachhaltigem Engagement liefern. Aktive Zusammenarbeit ersetzt von oben verordnete Maßnahmen.
Modul-Integration und erste Schritte
Die Seiten-Modul-Integration im CMS-Bereich von Portals geht leicht von der Hand: Sie platzieren das
Improvements-Modul auf einer Seite und tragen in der Konfigurationsübersicht die gewünschte Überschrift ein. Danach ist das Modul in der Außenansicht verfügbar. Den Button „Liste exportieren“ nutzen Sie, um wichtige Informationen wie Titel und Kategorien, aber auch die Informationen darüber, wer das Improvement erstellt hat, wer die verantwortliche Person ist und mit wem es geteilt wird, in einer Excel-Tabelle zu exportieren. Die Bedienoberfläche in der Außenansicht von Portals ist übersichtlich gestaltet und leicht zu handhaben: So bietet Ihnen das Modul eine Suchfunktion und ein mit den Spalten „Inbox“, „Laufend“ und „Erledigt“ ausgestattetes Board, um den Fortschritt eines Tickets zu dokumentieren. Ein Improvement-Ticket legen Sie an, indem Sie auf den Button „Improvement erstellen“ klicken. Ein entsprechendes Ticket wird in der Spalte „Inbox“ generiert. Dieses versehen Sie mit einem eingängigen Titel, ehe die Arbeit beginnt. Per Drag & Drop sortieren Sie Tickets sowohl horizontal als auch vertikal. Anfänglich lassen sich die Tickets nach Belieben hin und her bewegen. Für Sie und jeden anderen Nutzer oder jede andere Nutzerin befinden sich die Improvements stets im identischen Status.
Das Improvement-Ticket und die Detailansicht
Jedes Improvement-Ticket verfügt über zwei Icons, die sich rechts auf dem Ticket befinden. Sie erlauben eine schnelle Orientierung, also ob das Improvement bereits geteilt wird und wer die verantwortliche Person ist. Mit einem Klick auf das Ticket oder dessen Titel erhalten Sie Zugriff auf die
Detailansicht. Dort erfolgt nicht nur die thematische Ausrichtung des Improvements, woran mittels Kommentarfunktion partizipiert werden kann, sondern Sie teilen das Improvement allererst mit denjenigen Circles und NutzerInnen, die daran mitwirken sollen.
Dabei wird auf jede Hierarchie wie z.B. ine Organisationsstruktur verzichtet. Außerdem weisen Sie eine Nutzerin oder einen Nutzer als verantwortliche Person aus, indem Sie das Ticket zuweisen. Falls Sie selbst als verantwortliche Person auftreten wollen, weisen Sie sich über die Mehr-Option das Ticket zu. Eine weitere Einstellungsmöglichkeit, Improvements betreffend, finden Sie auf der Profilseite, wo Sie festlegen, welche Art der Benachrichtigung, Push und/oder E-Mail, Sie für welche Änderung an einem mit Ihnen geteilten oder von Ihnen verantworteten Improvement erhalten wollen. Sie können auch jegliche Benachrichtigung deaktivieren.
Improvements teilen
Um die Share-Funktion möglichst einfach zu halten, wird ab sofort zwischen privaten und öffentlichen Circles unterschieden.
Für neu anzulegende, aber auch für bereits bestehende Circles legen Sie nun fest, ob diese privat oder öffentlich sind. Einmal veröffentlichte Circles lassen sich aller dings nicht mehr ‚privatisieren‘. Voreingestellt ist für jeden Circle: privat. Sie teilen Improvements mit allen öffentlichen Circles und mit den PanelistInnen, die Zugang zum Portal besitzen. Unter Geteilt mit erfahren Sie, mit wem das Improvement geteilt wird, und können Ihre Wahl gegebenenfalls widerrufen. Aus der Zahl der PanelistInnen, mit denen Sie das Improvement teilen, weisen Sie einer oder einem das Improvement zu, wodurch die oder der zur verantwortlichen Person wird. Auch diese Wahl lässt sich widerrufen, obgleich jedes Improvement von einer Person verantwortet werden muss.
Kategorien hinzufügen
Für jedes Improvement fügen Sie bis zu drei Kategorien hinzu, die Sie nur im CMS-Bereich von Portals auf dem Subnavigationsfeld Inhalte unter dem Reiter Themen anlegen können.
Auf dem Improvement—Ticket erscheinen die für die Kategorien ausgewählten Farben. Unterkategorien, die Sie ebenfalls im CMS-Bereich von Portals anlegen, werden momentan noch nicht unterstützt.
Kommentierung
In der Detailansicht kommentieren Sie ein Improvement. Es werden Profilbild, Vor- und Nachname angezeigt. Durch einen Klick auf Name oder Profilbild werden Sie zum Profil weitergeleitet. Zeitpunkt der Kommentierung wird ebenfalls angezeigt. Neben der Möglichkeit, einen Text einzugeben, fügen Sie einen Video-Link ein und laden ein Foto hoch.
Kommentare können mit einer Antwort versehen werden. Falls es von Ihnen aktiviert worden ist, werden Sie per E-Mail oder Push benachrichtigt, wenn ein Improvement kommentiert worden ist.
Bewertung eines Improvements
Nachdem ein Improvement-Ticket in die Spalte „Erledigt“ bewegt worden ist, erhalten Sie Möglichkeit, dieses zu bewerten, indem Sie auf den nur in dieser Spalte sichtbaren Button „Bewerten“ klicken. In der
Detailansicht finden Sie nun eine Skala von 1 bis 5, um das Ticket bewerten zu können. Die Wahl muss bestätigt werden. Sobald ein Nutzer oder eine Nutzerin ein Ticket bewertet hat, kann dieses nicht mehr aus Spalte „Erledigt“ entfernt werden.
Archivierung eines Improvements
Die Archivierung eines Improvements geschieht entweder automatisch, nachdem alle Nutzer und Nutzerinnen dieses bewertet haben, oder manuell, indem Sie unter der Mehr-Optionauf Archivieren klicken. Die Tickets, die archiviert worden sind, lassen sich lediglich noch kommentieren. Andere Funktionen sind nicht mehr verfügbar. Auch können die Improvements nicht reaktiviert werden. Die archivierten Improvements können ausgeblendet bzw. angezeigt werden. Entscheiden Sie sich dafür, archivierte Improvements anzuzeigen, wechselt die Board-Ansicht und eine Archiv-Tabelle wird eingeblendet, die über die Spaltenüberschriften „Titel“, „Verantwortliche Person“ und „Geteilt“ verfügt. Sie legen fest, wie viele Improvements pro Seite in der Tabelle geführt werden. Mittels des Information-Icons springen Sie in die Detailansicht.