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CSV (Character Separated Values) ist ein Austauschformat, das vorwiegend eingesetzt wird, um Daten zwischen unterschiedlichen Computerprogrammen auszutauschen. CSV-Dateien können mit einem einfachen Texteditor oder einem Tabellenkalkulationsprogramm wie MS Excel oder OpenOffice Calc erstellt und bearbeitet werden. Um eine Excel-Datei im CSV-Format abzuspeichern, wählen Sie Datei → Speichern unter → Dateityp „CSV (Trennzeichen getrennt)“. |
Teilnehmerliste importieren
Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung und klicken den Titel der gewünschten Welle an.
Sie gelangen in die Fokuspersonenübersicht. Klicken Sie den Button Import an.
Wählen Sie Importvorlage herunterladen und speichern die Datei lokal ab.
Geben Sie wie oben beschrieben Ihre Daten ein und speichern sie ab.
Wählen Sie die fertiggestellte Datei aus.
Wählen Sie den korrekten Zeichensatz.
Aktivieren Sie „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnungen“.
Laden Sie die Liste mit Datei senden hoch.
Im nächsten Schritt werden die Spalten der Importdatei den Feldern der Datenbank zugeordnet. Im Formular sehen Sie links die Felder der Teilnehmerverwaltung. Rechts in den Drop-Down-Listen finden Sie die Spalten der Importdatei. Prüfen Sie die Zuordnung. Wiederholen Sie dies auf der zweiten Registerkarte Prozessdaten.
SCREENSHOTS (42/43)Klicken Sie auf Vorschau.
Prüfen Sie die Zuordnung und bestätigen mit Importieren.
Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Daten importiert wurden.
In der Fokuspersonenübersicht sehen Sie die Fokuspersonen der importierten Feedbacks.
Wenn Sie eine der Fokuspersonen anklicken, gelangen Sie in die Übersicht ihrer Feedbackgeber.
Wenn Sie in den Teilnehmerpool wechseln, finden Sie dort sämtliche Teilnehmer der Welle.
Die Fokuspersonen ihre Feedbackgeber wählen lassen
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Dieses Szenario kann optional auf Projektbasis realisiert werden. Es erfordert Sonderprogrammierung. |
Validierung der Feedbackgeber aktivieren
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Dieses Szenario kann optional auf Projektbasis realisiert werden. Es erfordert Sonderprogrammierung. |
Werden die Feedbackgeber von den Fokuspersonen selbst gewählt, kann optional eine Validierung durch den Vorgesetzten der Fokusperson aktiviert werden.
Um die Funktion zu aktivieren und die Benachrichtigungs-E-Mail zu definieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Legen Sie eine Mailvorlage vom Typ „Standardmail“ an.
Klicken Sie im Menü Prozesskonfiguration → Feedback-Center im Abschnitt „Überprüfung der Feedbackteilnehmer durch Manager“ die Checkbox „Validierungsprozess aktiv“ an.
Stellen Sie in der Drop-Down-Liste „Mailvorlage“ die gewünschte Vorlage ein und Speichern.
E-Mails versenden in Feedback-Prozessen
Im Verlauf des Feedback-Prozesses werden Sie teils alle Teilnehmer anschreiben, manchmal werden Sie gezielt bestimmte Personen anschreiben. Einige E-Mails werden aber auch halbautomatisch versendet wenn beispielsweise eine Fokusperson das Passwort zum Feedback-Center vergessen hat.
Grundsätzlich basieren die Einladungsprozesse auf den vertrauten Funktionen der EFS Survey-Teilnehmerverwaltung.
Bei den folgenden Themen werden im folgenden MSF-spezifische Besonderheiten erläutert:
Mails personalisieren
Mailvorlagen vorbereiten
Mailvorlagen mit halbautomatischen Funktionen verknüpfen. Typische Einsatzfälle für einen halbautomatischen Versand sind der „Passwort zurücksetzen“-Vorgang und die Aufforderung an einen Manager, eine Liste von Feedbackgebern zu überprüfen.
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Ausführliche Informationen zum Mailversand in EFS finden Sie im „EFS Survey“ Handbuch. |
E-Mails personalisieren
Mit Platzhaltern können Sie E-Mails und Mailvorlagen personalisieren.
Mit den in der folgenden Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Stamm- und Prozessdaten des E-Mail-Empfängers einfügen. Diese Platzhalter werden auch im Fragebogen unterstützt.
Mit den in der zweiten Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Stamm- und Prozessdaten der Fokusperson einfügen, die im Mittelpunkt der aktuellen Feedbackkonstellation steht. Diese Platzhalter werden auch im Fragebogen unterstützt.
Nur in E-Mails unterstützt: Mit den in der dritten Tabelle aufgelisteten Platzhaltern können Sie Informationen zur aktuellen Feedback-Welle einfügen.
Wenn Sie im Mailformular das Fragezeichen-Icon über dem Text-Eingabefeld anklicken, können Sie eine kontextabhängige Übersicht öffnen.
Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
#u_account# | Personalnummer |
#u_title# | Titel |
#u_firstname# | Vorname |
#u_name# | Name |
#u_email# | |
#u_unit# | Organisationseinheit |
#u_gender# | Geschlecht |
#u_role# | Rolle |
#u_stats# | Feedbackstatus |
#u_language# | Sprachversion |
Platzhalter | Bedeutung |
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#fb_recv_u_account# | Personalnummer |
#fb_recv_u_title# | Titel |
#fb_recv_u_firstname# | Vorname |
#fb_recv_u_name# | Name |
#fb_recv_u_email# | |
#fb_recv_u_unit# | Organisationseinheit |
#fb_recv_u_gender# | Geschlecht |
#fb_recv_u_role# | Rolle |
#fb_recv_u_stats# | Feedbackstatus |
#fb_recv_u_language# | Sprachversion |
Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
#wave_active# | Welle aktiv |
#wave_end_date# | Feldende |
#wave_gid# | Wellen-ID |
#wave_gname# | Name |
#wave_peergroup# | Vergleichsgruppe |
#wave_process_end# | Enddatum |
#wave_start_date# | Feldstart |
#wave_status# | Status der Welle |
Mailvorlagen vorbereiten
Üblicherweise wird beim Verfassen von E-Mails auf bereits bestehende Mailvorlagen zurückgegriffen. Diese werden im Menü Bibliotheken->Mailvorlagen zentral angelegt, bearbeitet und verwaltet.
Wenn Sie eine neue Mailvorlage benötigen, öffnen Sie das Menü Bibliotheken → Mailvorlagen und klicken Vorlage anlegen an. Nehmen Sie alle erforderlichen Einstellungen vor, wählen einen geeigneten Mailabsender und geben den Inhalt ein. Beachten Sie dabei insbesondere:
Die Mailvorlagen sollten aussagekräftige Titel haben, damit klar ist, in welcher Situation welche Vorlage zu verwenden ist.
Achten Sie darauf, dass der Mailvorlagentyp zum Einsatzzweck passt. Für Einladungen sollten beispielsweise Vorlagen vom Typ „Einladungsmail“ verwendet werden.
Es sollte eine geeignete Absenderadresse entsprechend der Anleitung im „EFS Survey“ Handbuch vorab definiert und eingestellt werden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn beispielsweise E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern unter einer Adresse versendet werden sollen, die nicht Ihre eigene ist, z.B. eine allgemeine Mailbox auf die auch andere Mitglieder des Projektteams Zugriff haben.
Achten Sie darauf, dass alle notwendigen Platzhalter korrekt eingefügt sind. Eine Übersicht der verfügbaren Platzhalter befindet sich im Mailformular unter dem Fragezeichen-Icon.
In Multi-Source-Feedbacks gibt es einen besonderen Satz Platzhalter, über den konstellationsspezifische Informationen eingefügt werden können.
Einen Zugangslink, d.h. URL des Fragebogens mit Zugangscode, können Sie mit dem Platzhalter #code_complete# einfügen.
Die URL des Feedback-Centers finden Sie im Menü Prozesskonfiguration → Feedback-Center auf allen Registerkarten. Sie setzt sich zusammen aus der Fragebogen-URL und dem Anhang /loft.php, also beispielsweise
https://questback.qb-feedback.com/uc/main/a437/loft.php
„Passwort vergessen“-Mails einrichten
Haben Teilnehmer ihr Passwort vergessen und können sich nicht in das Feedback-Center einloggen, so können sie eine „Passwort vergessen“-Mail anfordern. Diese enthält einen Link zum Zurücksetzen des Passworts.
Um diese Funktion einzurichten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Legen Sie wie oben beschrieben eine Mailvorlage vom Typ „Password recovery mail“ an.
Stellen Sie sicher, dass die Mailvorlage den Platzhalter #password_recovery_url# enthält: Er wird mit dem Zurücksetzen-Link gefüllt.
Stellen Sie im Menü Prozesskonfiguration → Einstellungen im Feld „Mailvorlage“ die neue Vorlage ein und Speichern.