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Im nächsten Schritt werden Sie die Rollen definieren, die im Feedbackprozess verwendet werden, einschließlich deren Rechte. Dafür sollten Sie jetzt schon wissen, auf welche Berichte die verschiedenen Gruppen später jeweils zugreifen sollen.
Häufig werden nicht nur Ergebnisdaten zur Verfügung gestellt, sondern auch andere Dokumente, beispielsweise Informationen zum Feedbackprozess oder zum Datenschutz. Diese Dokumente sollen den Teilnehmern eventuell schon zu Beginn des Prozesses zur Verfügung stehen.
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Feedbackrollen konfigurieren
Die verschiedenen Rollen, die ein Teilnehmer in bestimmten Feedbackkonstellation einnehmen kann, wie beispielsweise „Selbsteinschätzung“, „Vorgesetzter“, „Mitarbeiter“ oder „Kollege“, werden zu Beginn des Projekts festgelegt.
Jede Rolle hat eine automatisch zugewiesene, eindeutige ID. Über diese ID werden beispielsweise beim Import den Teilnehmern ihre Rollen zugeordnet.
Die Rollen können zweisprachig belabelt werden, z.B. in Englisch und Deutsch. Außerdem können in beiden Sprachen Abkürzungen definiert werden, die beispielsweise in Übersichtstabellen verwendet werden.
Über die Rolle wird definiert, ob ein Teilnehmer in dieser Rolle einen Fragebogen oder einen Bericht erhält. Auch der Zugriff auf Feedback-Center-Funktionen oder auf ein Data Voyager-Dashboard wird darüber gesteuert.
Definiert werden die Rollen im Menü Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen.
In diesem Kapitel lernen Sie, die in Ihrem Projekt benötigten Rollen anzulegen und zu
konfigurieren.
Es wird die Rollenverwaltung vorgestellt.
Das Kapitel bietet einen Überblick über die standardmäßig vorhandenen Rollen.
Sie lernen, neue Rollen anzulegen.
Übersicht der vorhandenen Rollen
Die Rollen Ihres Projekts können Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen einsehen und bearbeiten.
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Im folgenden Kapitel werden die Rollen vorgestellt, die standardmäßig beim Anlegen eines neuen Projekts vorhanden sind. Zu jeder Rolle werden in der Tabelle folgende Informationen aufgeführt:
ID: eindeutige Kennziffer der Rolle.
Rolle: Bezeichnung und Abkürzung.
Erhält Fragebogen: Dieser Spalte können Sie entnehmen, ob die Rolleninhaber selber als Feedbackgeber an der Befragung teilnehmen.
Min / Max: Sind die Rolleninhaber Fokuspersonen, so geben diese Werte an, wie viele Feedbackgeber jedem von ihnen mindestens bzw. maximal zugeordnet werden sollten.
Berichte: Dieser Spalte können Sie entnehmen, ob und welchen Bericht die Rolleninhaber erhalten.
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog.
Kopieren: Die Rolle wird kopiert.
Löschen: Die gewünschte Rolle wird gelöscht. Bitte beachten Sie: Die Rolle „Selfassessment“ ist nicht löschbar, Sie können lediglich die Konfiguration ändern.
Rollen bei Standardkonfiguration
In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig vorhandenen Rollen vorgestellt.
| Info |
|---|
Die Rolle „Self-assessment“ ist nicht löschbar. Aber die Konfiguration kann geändert werden. |
Rolle | Abkürzung | Bedeutung bei Standardkonfiguration |
|---|---|---|
Self-assessment | SA | Selbstbewertung Die Rolleninhaber sind Subjekte eines Feedbacks, d.h. Fokuspersonen, und werden von den Feedbackgebern bewertet. Wenn entsprechend konfiguriert, erhalten sie selber einen Selbstbewertungsfragebogen. In jeder einzelnen Feedbackkonstellation kann es nur eine Person mit dieser Rolle geben. |
Superior | SU | Vorgesetzter Der Rolleninhaber ist der direkte Vorgesetzten der jeweiligen Fokusperson. In jeder einzelnen Feedbackkonstellation kann es nur eine Person mit dieser Rolle geben. |
Direct reports | DR | Direct reports Die Rolleninhaber sind untergeordnete Führungskräfte oder Mitarbeiter der jeweiligen Fokusperson. |
Peers | PE | Peers Die Rolleninhaber sind gleichrangig mit der Fokusperson. |
Rollen anlegen
Klicken Sie im Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration auf der Registerkarte Rollen den Button Anwender anlegen an.
Der Rolle wird vom System automatisch eine ID zugewiesen.
Wählen Sie eine Bezeichnung und eine Abkürzung.
Geben Sie an, welche Berichte Teilnehmer mit der neuen Rolle erhalten sollen.
Bestätigen Sie mit Speichern.
Zuordnung von Rollen zu Berichten ändern
Sie können die Zuordnung von Rollen zu Berichten nachträglich ändern. Öffnen Sie dazu von der Rollenübersicht aus mit dem Bearbeiten-Icon den Bearbeitungsdialog. Im Abschnitt „Zuordnung der Rolle zum Bericht“ finden
Sie alle definierten Berichte. Ändern Sie die Zuordnung wie gewünscht.
Reportgruppen definieren
Eine Reportgruppe ist ein Aggregat mehrerer Rollen. Sie können Reportgruppen beispielsweise nutzen, um für Auswertung und Berichtserzeugung die Rollendefinitionen abzuwandeln oder um bei zu geringem Rücklauf in einzelnen Feedbackrollen diese mit anderen Rollen zusammenzufassen.
Wenn Sie beispielsweise eine Reportgruppe „Direct reports / Peers“ aus den Rollen 3 „Direct reports“ (DR) und 4 „Peers“ (PE) bilden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Konfigurieren Sie zunächst die Rollen „Direct reports“ sowie „Peers“ wie oben beschrieben.
Wechseln Sie in das Menü Projekte → {Ausgewähltes Projekt} → Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition.
Definieren Sie nun die neue Rolle „Direct reports / Peers“ mit folgenden Kriterien:
– Mindestrücklauf
– Mindestanzahl Nennungen je ItemWählen Sie im Abschnitt „Die Reportgruppe enthält folgende Rollen“ „Direct reports und „Peers“.
Bestätigen Sie mit Speichern.
| Info |
|---|
Anonymitätsregel: Ein Bericht ist nur generierbar, wenn genügend Rücklauf für die einzelnen Feedbackrollen vorhanden ist. Die Mindestanzahl von Rückläufen pro Feedbackrolle ist konfigurierbar. Empfohlen wird ein Wert von mindestens „3“. So wird verhindert, dass die Fokusperson durch geschicktes Splitten herausfinden kann, welche Antworten ein konkreter Feedbackgeber gegeben hat. Eine Ausnahme ist die Rolle „Superior“: Sie ist eindeutig definiert und ist somit sind die Antworten Den tatsächlichen Rücklauf für das Feedback können Sie der Statistik in der Fokuspersonenübersicht |
Feedbackstatus konfigurieren
Mit Hilfe von Feedbackstatus können die komplexen Workflows eines Feedbackprozesses in EFS Leadership abgebildet werden.
Die Feedbackstatus decken sowohl den Fortschritt des Feedbackprozesses insgesamt (Feedbackphase → Berichtsphase → Prozess beendet) als auch den Fortschritt der einzelnen Teilnehmer im Feedbackprozess (Feedbackphase → Feedbackphase beendet) in einer konkreten Feedbackkonstellation ab.
Im folgenden Kapitel werden beispielhaft die Standard-Feedbackstatus vorgestellt, so wie sie bei einem neuen Multi-Source-Projekt implementiert sind.
Anschließend werden die Funktionen zum Verwalten der Status und zum Anlegen neuer Status erläutert.
Und es wird erklärt, wie die Status bei der Prozesssteuerung genutzt werden.
Feedbackstatus im Detail
In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig vorhandenen Feedbackstatus vorgestellt. Welche Vorgänge genau in den verschiedenen Status ablaufen, hängt stark vom konkreten Feedbackprozess ab: In der Spalte „Standardscenario“ wird der Vorgang beschrieben, der bei einem standardmäßig aufgesetzten Multi-Source-Projekt abläuft.
Die Standardstatus sind fest vorgegeben, es können lediglich die Bezeichnungen angepasst werden.
Die Abfolge der Status wird über die ID definiert.
Zusätzliche benutzerdefinierte Feedbackstatus müssen im Bereich zwischen 5 und 100 liegen, d.h. zwischen den vorgegebenen Start- und Endphasen „Initial“ (5) und „Prozess beendet“ (100).
Nur zusätzliche benutzerdefinierte Feedbackstatus können gelöscht werden.