Arbeiten mit dem Action Planner und CLF

Der Action Planner dient der Verwaltung und Überwachung von Follow-Up-Maßnahmen nach der Berichtsauslieferung einer Mitarbeiterbefragung. Da das Follow-Up dezentral von einzelnen Verantwortlichen in Organisationseinheiten verwaltet werden muss und von zentralen Projektverantwortlichen überwacht wird, ist der Action Planner in den Org Processor integriert. Auf dieser Basis können folgende, bereits in der Mitarbeiterbefragung implementierte Elemente im Action Planner genutzt werden:

• die bestehende Organisationsstruktur
• bereits erfasste verantwortliche Personen in den einzelnen Organisationseinheiten
• die bestehenden Berechtigungen zur Einsicht in die Organisationsstruktur
• der gesonderte Login zum Org Processor für die Verantwortlichen

Typischer Ablauf eines Follow-Up-Prozesses

Üblicherweise läuft ein Follow-Up-Prozess in zwei Phasen ab: Der Projektleiter bereitet den Action Planner vor und startet den Follow-Up-Prozess. Die folgenden Schritte sind erforderlich:

• Action Planner freischalten
• Action Planner konfigurieren (z.B. Themenbereiche anlegen)
• CLF aktivieren
• CLF konfigurieren
• Verantwortliche einladen

Wenn Sie für diese Vorbereitungsaufgaben zuständig sind, finden Sie in Kapitel 3 dieser Dokumentation ausführliche Anleitungen. Die Verantwortlichen der einzelnen Einheiten arbeiten mit dem Action Planner. Dabei lösen sie die folgenden Aufgaben:

• Erstes Einloggen
•  Erste Orientierung
• Navigation in der Organisationsstruktur
• Maßnahmen anlegen
• Echtzeitüberwachung des Status der Maßnahmen
• Export-Funktionen
• Übersicht der Verantwortlichen

Erste Orientierung im Org Processor

Nach dem Einloggen gelangen Sie automatisch auf die Org Processor-Startseite des Projekts.

• Hier finden Sie aktuelle Informationen zum Status des Projekts.
• Häufig wird der Projektleiter die Startseite nutzen, um Ihnen Hinweise für die Arbeit zu geben.
• Über die Registerkarten erreichen Sie alle Bereiche des Org Processors, auf die Sie zugreifen dürfen. Die Beispielperson im unten abgebildeten Projekt hat Zugriff auf Rücklauf, Berichtsübersicht und Action Planner.
• Mittels der Links in der rechten oberen Ecke des Bildschirms können Sie Ihre eigenen Accountdaten aktualisieren, die Sprache der Benutzeroberfläche ändern oder sich ausloggen.

Navigation in der Organisationsstruktur

Öffnen Sie von der Startseite aus die Registerkarte Action Planner. Darauf finden Sie die Organisationsstruktur Ihres Verantwortungsbereichs.

• Zu jeder Einheit werden Informationen zum Stand des Follow-Up-Prozesses aufgeführt, wie beispielsweise Status und Anzahl der Maßnahmen.
• Ist eine Einheit geöffnet, d.h. werden ihre Untereinheiten gerade angezeigt, so steht ein [-]-Icon davor. Bei Anklicken des [-]-Icons werden die Untereinheiten ausgeblendet, d.h. der Strukturzweig wird geschlossen.
• Enthält eine Einheit Untereinheiten, die jedoch gerade ausgeblendet sind, erkennen Sie dies an einem [+]-Icon. Durch Anklicken des [+]-Icons öffnen Sie die Einheit, d.h. ihre Untereinheiten werden sichtbar.

Anzeige- und Bearbeitungsmöglichkeiten

Über der Organisationsstruktur finden Sie verschiedene Buttons, mit denen Sie die Darstellung steuern oder Im- und Export starten können:

• Maßnahmen importieren: Über diesen Button öffnet man den Importdialog.
• Maßnahmen exportieren: Über diesen Button öffnet man den Exportdialog.
• Alle aufklappen: Alle Zweige der Organisationsstruktur werden geöffnet, so dass ihre Subeinheiten angezeigt werden.
• Alle zuklappen: Alle Zweige in der Organisationsstruktur werden geschlossen, so dass nur die oberste Einheit Ihres Verantwortungsbereichs sichtbar ist.
• Auto-Expandieren aktivieren: Alle der Einheit untergeordneten Einheiten werden automatisch geöffnet.
• Ansicht: Dieser Button öffnet einen Dialog, über den Sie zusätzliche Tabellenspalten mit Informationen ein- oder überflüssige Tabellenspalten ausblenden können.

Eigenschaften der Einheiten im Detail

Zu jeder Einheit werden die folgenden Informationen aufgeführt.

Maßnahmen einer bestimmten Einheit einsehen

Klicken Sie die Organisationseinheit an, deren Maßnahme Sie im Detail einsehen möchten. Es öffnet sich eine Übersicht, die alle Maßnahmen der Einheit aufführt.Detaillierte Erläuterungen der Eigenschaften, die für jede Maßnahme aufgeführt werden, wie beispielsweise Themenbereich und Prozessstatus.

Anzeigemöglichkeiten

Über verschiedene Links und Buttons können Sie die Darstellung steuern:

• Über den blau eingefärbten Link Zurück zur Organisationsstruktur gelangen Sie zurück zur Gesamtübersicht.
• Der Button Baumansicht einblenden ermöglicht es Ihnen, in einem zweiten Fenster die Organisationsstruktur einzublenden, um schnell zwischen den einzelnen Organisationseinheiten wechseln zu können und deren Maßnahmen einzusehen.
• Mit den Pfeil-Buttons können Sie zwischen den einzelnen Organisationseinheiten Ihres Verantwortungsbereichs wechseln.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Neue Maßnahmen werden mittels des Buttons Maßnahme anlegen erzeugt. Möchten Sie bestehende Maßnahmen bearbeiten, können Sie mittels der Icons in der Spalte „Aktionen“ die gewünschte Funktion öffnen:

• Kopie: Ermöglicht wahlweise das einfache Kopieren einer Maßnahme in eine einzelne Zieleinheit oder das Verteilen der Maßnahme in den Unterebenen eines Zweiges. Die Maßnahmen können auch in andere Sichten kopiert werden.
• Maßnahme verschieben: Öffnet einen Dialog, über den Sie die Maßnahme in eine andere Einheit verschieben können.
• Bearbeiten: Öffnet den Dialog mit den Daten der betreffenden Maßnahme für nachträgliche Bearbeitung.
• Löschen: Nach einer Sicherheitsabfrage wird die betreffende Maßnahme entfernt.

Neue Maßnahmen anlegen

Um eine neue Maßnahme hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie den Button Maßnahme anlegen an.
• Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

• Möchten Sie sofort weitere Maßnahmen für dieselbe Einheit anlegen, aktivieren Sie die Checkbox „Anschließend noch eine Maßnahme anlegen“.
• Durch Anklicken des Speichern-Buttons wird die Maßnahme angelegt.

Eigenschaften von Maßnahmen im Detail

Die Tabelle führt alle Eigenschaften von Maßnahmen im Detail auf.

Maßnahmen kopieren

Die Kopier-Funktionen des Action Planners ermöglichen es Ihnen, einmal angelegte Maßnahmen schnell und einfach in andere Bereiche der Struktur zu übernehmen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

• einfaches Kopieren der gewählten Maßnahme in eine einzelne Zieleinheit.
• vielfaches Kopieren der Maßnahme in die Einheiten eines Nachbarzweiges. Dabei können Sie vorgeben, von welcher „Starteinheit“ abwärts und bis zu welcher Ebenentiefe die Maßnahme in den Untereinheiten verteilt werden soll. Bis zu drei Ebenen sind möglich.

Alle Kopier-Aktionen werden im Logfile der Quellmaßnahme im Detail festgehalten. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Suchen Sie die gewünschte Maßnahme und klicken das Icon Kopie an.
• Legen Sie fest, wohin die Maßnahme kopiert werden soll:
  • Einzelne Zieleinheit
  • Zielbereich
• Im nächsten Dialog wird der Zielbereich näher beschrieben:
  • Haben Sie „Kopieren in eine einzelne Zieleinheit“ gewählt, muss in diesem Schritt lediglich diese Zieleinheit definiert werden.
  • Haben Sie „Zielbereich“ gewählt, müssen die Starteinheit des Kopiervorgangs und die Ebenentiefe definiert werden.
• Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.
• Die Maßnahme wird kopiert. Im Kopier-Logfile wird für jede einzelne Kopier-Aktion ein entsprechender Eintrag vorgenommen.

Maßnahmen verschieben

Gelegentlich muss eine Maßnahme nachträglich einer anderen Einheit zugeordnet werden. Anstatt die Maßnahme am alten Platz zu löschen und in der neuen Einheit neu anzulegen, lässt sie sich verschieben. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Suchen Sie die gewünschte Maßnahme und klicken das Icon Maßnahme verschieben an.
• Im Feld „Maßnahme x verschieben in Einheit“ können Sie die Zieleinheit wählen.
  • Klicken Sie dazu das Fernglas-Icon an.
  • Eine Liste aller wählbaren Einheiten wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Übernehmen Sie die gewünschte neue Einheit mit einem Klick auf Auswählen.
• Bestätigen Sie mit Speichern.

Remindermails abonnieren

Optional kann die Projektleitung den automatischen Versand von Remindermails aktivieren. Ist diese Funktion aktiviert und für personenspezifischen Versand konfiguriert, werden die Reminder automatisch an den Anleger der jeweiligen Maßnahme gesendet. Alternativ können Sie jedoch auch manuell Empfänger eintragen.

• Öffnen Sie dazu mit dem Bearbeiten-Icon diejenige Maßnahme, für die Sie Empfänger eintragen möchten.
• In der Detailansicht finden Sie den neu eingeblendeten Abschnitt „Reminderempfänger hinzufügen“ mit einer Liste der bereits eingetragenen Empfänger.
• Klicken Sie den Button Reminderempfänger hinzufügen an.
• Eine Liste aller wählbaren Empfänger wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Übernehmen Sie den gewünschten Empfänger mit einem Klick auf das E-Mail-Empfänger hinzufügen-Icon.

Maßnahmen importieren und/oder per Import aktualisieren

Der Action Planner stellt eine Importfunktion zur Verfügung, mit der Sie leicht große Mengen von Maßnahmen bearbeiten können:

• Anstatt Maßnahmen manuell anzulegen, können Sie auch sämtliche Maßnahmen oder eine größere Menge mittels einer CSV- oder Excel-Datei importieren.
• Müssen bestehende Maßnahmen geändert werden, können Sie die Daten exportieren, extern bearbeiten und anschließend die aktuellen Daten wieder hochladen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Je nachdem, ob Sie neue Maßnahmen anlegen oder bestehende Maßnahmen aktualisieren möchten, beginnen Sie etwas unterschiedlich:
  • Möchten Sie Maßnahmen per Import anlegen, öffnen Sie mit dem Button Maßnahmen importieren den Importdialog und laden die fertig formatierte Vorlage herunter.
• Öffnen Sie die Datei in einem geeigneten Programm, z.B. Excel, und geben Sie die neuen Maßnahmen ein bzw. ändern Sie die bestehenden Daten. Beachten Sie insbesondere, dass bei neu anzulegenden Maßnahmen keine Maßnahmen-ID (ac_id) eingegeben werden darf!
• Speichern Sie die Datei anschließend in Excel oder CSV ab.
• Öffnen Sie mit dem Button Maßnahmen importieren den Importdialog und importieren die Datei wie gewohnt.

Formatierung der Importdatei

Der Tabelle können Sie entnehmen, welche Daten in welche Spalte der Importdatei gehören.

Maßnahmen exportieren

Sie können die Maßnahmen Ihres Verantwortungsbereichs exportieren, beispielsweise für einen Workshop oder um sie extern zu bearbeiten.

• Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Exportieren.

• Aktiveren Sie die Option „Alle Maßnahmen der Organisationseinheit und untergeordneten Einheiten“ und bestätigen mit Abschicken.
• Speichern Sie dann die Datei auf Ihrem PC.

Prozessfortschritt überwachen

Auf der Registerkarte Statistik können Sie den Fortschritt des Follow-Up-Prozesses in Ihrem Verantwortungsbereich in Echtzeit überwachen.

Während auf der Registerkarte Maßnahmen die einzelnen Maßnahmen inhaltlich und in Bezug auf ihren Status gezeigt werden, werden sie unter Statistik nach den gewählten Themenbereichen zusammengefasst und den einzelnen Prozessstatus (nicht begonnen bis abgeschlossen) zugeordnet. Der Status (Gesamtstatus) wird aus den dem Themenbereich untergeordneten Maßnahmen bzw. deren Status berechnet.

Der Tabellenabschnitt Info zeigt die Gesamtzahl der Maßnahmen, die Anzahl der untergeordneten Einheiten, in welchen Maßnahmen angelegt wurden und die durchschnittliche Anzahl der angelegten Maßnahmen an.

Maßnahmenstatus exportieren

Sie können die Echtzeit-Statistik als Excel-Datei exportieren. Dies ermöglicht es:

• eine Momentaufnahme über den Status der Maßnahmen für die Organisationseinheit zu erhalten.
• Zeitreihenvergleiche zu erstellen.
• Excel-Diagramme zum Follow Up-Prozess zu erstellen.

Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Exportieren.

Aktiveren Sie die Option „Statistik für Organisationseinheit und untergeordneter Einheiten“ und bestätigen mit Abschicken. Speichern Sie dann die Datei auf Ihrem PC.

Status-E-Mails abonnieren

Optional kann die Projektleitung Status-E-Mails einrichten, die Sie regelmäßig mit Informationen zum Fortschritt des Follow-Up-Prozesses in Ihrer Einheit versorgen. Möchten Sie regelmäßig solche Status-E-Mails erhalten, tragen Sie auf der Registerkarte Statistik im Feld „Empfängeradressen der Status-E-Mail“ mit Hilfe des Fernglas-Icons Ihre Mailadresse ein. Sie können auch andere Personen als Empfänger eintragen.

Übersicht der Verantwortlichen

Auf der Registerkarte Anwenderverwaltung finden Sie eine Übersicht aller Follow-Up-Verantwortlichen der aktuellen Einheit mit Namen und E-Mail-Adressen.

Anleitung für Projektleiter: Den Action Planner und CLF vorbereiten

Im Folgenden lernen Sie den typischen Vorgang bei der Vorbereitung des Action Planners und bei der Implementierung von CLF in Ihrem Mitarbeiterbefragungsprojekt kennen.

Organisationsstruktur anlegen

Das Anlegen einer Organisationsstruktur ist auf zweierlei Wegen möglich:

• durch das initiale Anlegen von Org Processor-Anwendern und ihren Rollen im Org Processor und die anschließende Synchronisation dieser Anwender zu einer Panel-Gruppe in People.
• durch das initiale Anlegen von Panelisten-Gruppen in People und die anschließende Synchronisation dieser Gruppen zum Employee-Projekt.

Rollen anlegen und verwenden

Sie können entweder die vorgegebenen Standardrollen verwenden oder neue Rollen anlegen, um sie Anwendern zuzuweisen. Unter Projekte →  [Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration auf dem Tab Rollen sehen Sie vier vorangelegte Standardrollen (Owner, Superior, Report recipient und
Read-only user), für die jeweils unterschiedliche Zugriffsrechte freigeschaltet sind. Über das Paragraf-Icon einer Rolle gelangen Sie in die Rechteverwaltung, wo die Rechte der jeweiligen Rolle angezeigt werden. Für Maßnahmen und CLF sind folgende Rechte des Bereichs Follow-Up - Action Planner relevant:

• comment_create: Recht zum Erstellen von Kommentaren zu Maßnahmen und zum Editieren bzw. Löschen eigener Kommentare
• comment_moderate: Recht zum Editieren bzw. Löschen aller Kommentare zu Maßnahmen
• workflow_use: Recht zur Einsicht und Nutzung von Workflows
• view_survey_result: Recht zur Einsicht von Umfrageergebnissen

Sie können die Rechte der Standardrollen in der Rechteverwaltung je nach Bedarf und Anwendungsfall anpassen. Über die Schaltfläche Rolle anlegen können Sie neue, zusätzliche Rollen mit Rechten anlegen.

Anwender anlegen und einer Organisationseinheit zuweisen

Unter Org Processor → Org Processor-Anwender können Org Processor-Anwender sowie ihre Zuordnung zu ihren Einheiten entweder durch bereits aufgebaute Organisationsstrukturen importiert oder jeweils manuell angelegt werden.

Neue Stammdaten anlegen

Für die anschließende Synchronisation von Org Processor-Anwendern und Panelisten benötigen Sie die Verwendung von Stammdaten. Sie können entweder bereits vorhandene Stammdaten verwenden oder neue anlegen. Das Anlegen von Stammdaten und die anschließende Synchronisation ist grundsätzlich zu empfehlen, da man sich auf diese Weise die doppelte Pflege der Anwender-Daten auf beiden Seiten - im Org Processor wie im Panel - spart.

Das Anlegen eines neuen Stammdatums erfolgt unter People → Stammdaten → Stammdatum anlegen. 

Panel-Gruppe anlegen durch Employee-Import

Unter People → Panelistenverwaltung → Panelisten-Import aus Employee-Projekt wird im Rahmen des Projekt-Setups eine neue Panel-Gruppe angelegt.

Synchronisation einrichten

Um die Daten der Panel-Gruppen in die Organisationsstruktur zu übertragen, steht die Employee-Synchronisation zur Verfügung:

• Unter People → Gruppen →  [Gruppe aufrufen] → Employee-Sync → Employee-Sync Job anlegen kann die Synchronisation eingerichtet werden.

Folgende Angaben werden hierfür benötigt: ein Employee-Projekt sowie die zuvor angelegte Stammdaten-Variable, in der die jeweilige Zuordnung der Panelisten zu ihren Rollen und ihrer Einheit abgelegt ist. Rolle und Einheit werden hierbei mit folgendem Format angegeben: [ROLLENKÜRZEL]:[Metaname(n) der Organisationseinheit(en)]. Verschiedene Rollen werden dabei mit Semikolon getrennt, verschiedene Einheiten mit Kommata. Beispiel: OWN:Unit1; SUP:Unit2, Unit 3, Unit4.

Die Synchronisation erfolgt für jedes Employee-Projekt einmal am Tag. Falls Sie an den Org Processor-Anwendern Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie daher einen Tag warten. Während der Synchronisation werden sämtliche bestehende Rollen mit Einheiten gelöscht und neu angelegt. Daher sollte man bei den Anwendern keine manuellen Änderungen vornehmen. Alle Rollen und Einheiten, die korrekt sind, werden hierbei übertragen, fehlerhafte Rollen und Einheiten bleiben gelöscht.

Falls bei der Synchronisation Fehler auftreten, wird an den Jobersteller eine E-Mail mit einer Fehlermeldung versandt. Im Bearbeitungsmodus des Jobs sowie unter People → Gruppen → [Gruppe aufrufen] → Employee-Sync kann zur Fehlerbehebung in einer Liste die Art des jeweiligen Fehlers eingesehen werden.

Anleger einer Maßnahme anzeigen

Sie können im Action Planner anzeigen lassen, wer eine Maßnahme angelegt hat. Dies verbessert Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Follow-Up-Prozess. Aktivieren Sie dazu im Menü Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen auf der Registerkarte Einstellungen die Option „Anleger einer Maßnahme anzeigen“.