Kontakte

Panels bedürfen der kontinuierlichen Pflege, um Antwortbereitschaft und Antwortqualität aufrechtzuerhalten. In diesem Rahmen fallen verschiedene Tätigkeiten an.

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Besucher der Panel-Site und Panelisten können den Panel-Betreiber über das üblicherweise auf der Außenansicht zur Verfügung stehende Kontaktformular anschreiben. Die Kontaktanfragen werden sowohl dem jeweils eingestellten Empfänger per E-Mail zugestellt, als auch im Adminbereich dokumentiert.

Kontaktanfragen im Adminbereich einsehen

Im Menü People → Kontakte können Sie die Kontaktanfragen des Panels einsehen, durchsuchen und bearbeiten. Die Übersicht führt alle Anfragen mit Absendedatum, Betreff und Inhalt, Absender, Bearbeiter, Anfragestatus und Sprachversion auf. Über die Excel-Export- und CSV-Export-Buttons können Sie die Liste herunterladen.

Es gibt folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Detailansicht Kontaktanfrage: Öffnet die Detailanzeige, in der Sie den vollständigen Inhalt der Anfrage einsehen können.

  • Über den Button Antwort senden können Sie direkt antworten.

  • Des Weiteren können Sie der Anfrage einen Anfragestatus zuweisen. Mögliche Anfragestatus sind „Offen“, „In Bearbeitung“, „Bearbeitet“, „Kontaktverantwortlichem zugewiesen“ und „Rückfrage an Panelisten“.

  • Auch ein Bearbeiter kann zugewiesen werden. Zur Auswahl stehen der eigene Account und alle bisher verwendeten Bearbeiter.

• Antwort senden: Öffnet den Standard-Maildialog.

• Löschen: Die Anfrage wird entfernt.

Gruppen (Portals)

Mit Gruppen können Portal-Nutzer vordefinierte oder individuelle Gruppen erstellen und als Kontaktlisten für das Modul Feedback Assistant verwenden, indem sie Kontakte aus Gruppen zur Teilnahme an Feedback Assistant-Umfragen einladen. Gruppen bietet dabei schnellen und leichten Zugang zu einem Kreis von Mitgliedern sowie die dynamische Anpassung der Anzeige von eingeloggten Mitgliedern einer Gruppe für Portal-Nutzer, die auf Gruppen zugreifen. Gruppen wird zum einen als integriertes Modul im Feedback Assistant verwendet, um Teilnehmer aus Gruppen zu einer Umfrage einzuladen und zum anderen als separates Modul in Portals zur Organisation der Gruppen. In der Modul-Konfiguration im CMS-Bereich von Portals präparieren Sie das Modul für die Außenansicht, indem Sie eine Überschrift vergeben. Sie haken an, ob Sie das Anlegen von Nutzerverwalteten Gruppen erlauben wollen. Sie wählen aus welche Einladungsvorlage Sie versenden wollen und welcher Panel-Gruppe die Eingeladenen zugeordnet werden sollen. Zwei zusätzliche Profilinformationen stellen Sie mittels Variablen bereit.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Gruppen. Im integrierten Modul können sowohl Nutzerverwaltete Gruppen als auch Unternehmensverwaltete Gruppen ausgewählt werden, das separate Modul ist ausschließlich dazu da, um Nutzerverwaltete Gruppen anzulegen und verwalten.

Nutzerverwaltete Gruppen

• Nutzerverwaltete Gruppen können im separaten Modul Gruppen angelegt werden. Portal-Nutzer können mit Nutzerverwalteten Gruppen eigene Kontaktlisten aus den Teilnehmern eines Portals erstellen und diese verwalten. Nutzerverwaltete Gruppen bestehen daher aus einer undefinierten Gruppe von Menschen und sind sehr flexibel.

• Nutzerverwaltete Gruppen sind zunächst privat und können nur vom Ersteller oder von der Erstellerin verwaltet werden. Doch können diese Gruppen veröffentlicht werden.

Unternehmensverwaltete Gruppen

• Unternehmensverwaltete Gruppen können im Administrationsbereich von EFS generiert werden.

• Sie bestehen aus einer dynamischen Zusammensetzung von hierarchisch abhängigen Menschengruppen und benötigen zur Erstellung nur sehr wenig Zeitaufwand.

• Auf Unternehmensverwaltete Gruppen können alle Portal-Nutzer zugreifen, die Mitglied in der entsprechenden Gruppe sind.

Technisches Setup von Nutzerverwalteten Gruppen

Um Nutzerverwaltete Gruppen zu erstellen, öffnen Sie in der Außenansicht Ihres Portals die Seite des angelegten Moduls Gruppen.

• Klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen. Die Eingabemaske "Gruppe verwalten" wird geöffnet.

• Sie fügen Teilnehmer oder Teilnehmerinnen Ihrer Gruppe hinzu, indem Sie Name oder E-Mail-Adresse eingeben.

• Um die Auswahl der Gruppen-Mitglieder zu bestätigen, schließen Sie die Eingabemaske mit dem Klicken auf den Button Speichern.

• Die neu angelegte Gruppe ist auf der Gruppen-Seite in der Außenansicht sichtbar.

Technisches Setup von Unternehmensverwalteten Gruppen

Um Unternehmensverwaltete Gruppen zu erstellen, öffnen Sie People →  Kontakte →  Gruppen (Portals). Das technische Setup von Unternehmensverwalteten Gruppen beinhaltet insbesondere folgende Aspekte:

• Nach der Vergabe eines Namens für Ihre Unternehmensverwaltete Gruppe ist eine Panel-Gruppe als Basis für die Gruppen auszuwählen. Die Panelisten, die Teil dieser Panel-Gruppe sind, werden entsprechend der nachfolgend definierten Variablen gefiltert.

• Im Variablen-Menü „Gruppiere nach folgender Variable“ bestimmen Sie den Referenzwert, nach dem die Gruppe gruppiert wird, zum Beispiel „mManager“. Unter People→ Stammdaten → Stammdatum anlegen legen Sie hierfür zuvor ein entsprechendes Stammdatum an, zum Beispiel „mManager“.

• Im Variablen-Menü „Finde Übereinstimmung in folgender Variable“ definieren Sie die Variable des Portal-Nutzers, der in das Portal eingeloggt ist, zum Beispiel „uEmail“. Diese Variable bezieht sich immer auf die Person, die in das jeweilige Portal eingeloggt ist. Bei Übereinstimmung mit dem Referenzwert wird der Teilnehmer der unternehmensverwalteten Gruppe hinzugefügt.

• Im Variablen-Menü “Variable für Gruppen Bezeichnung” können Sie optional das Label der Gruppe definieren. Hierfür gibt es zwei mögliche Optionen:

  • Nicht-Setzen der Variable: Bei dieser Option wird in der Außenansicht nur der Titel der Gruppe angezeigt, den Sie unter People → Kontakte → Circles → Name angeben.

  • Setzen einer Variable: Bei dieser Option wird in der Außenansicht der Inhalt dieser Variable statt des Titels angezeigt.

• Sie legen den Startzeitpunkt, ab wann mit dem Update der unternehmensverwaltete Gruppe begonnen werden soll, den Intervalltypus, wie oft upgedatet werden soll (täglich, wöchentlich oder monatlich) und den Intervallwert fest, ob also einmal, zweimal usw. täglich, wöchentlich oder monatlich ein Update durchgeführt werden soll.

• Sie wählen aus, ob ein öffentlicher oder ein privater Zugriff erfolgen soll.

Setup von Unternehmensverwalteten Gruppen mittels Gruppenbildungsfilter

Nutzen Sie Gruppen-Filter und Update-Regeln, um Gruppen einzurichten, die als Basis für Ihren Gruppe dienen, und passen Sie Ihre Gruppe auf diese Weise an. Je größer die Panel-Gruppe, desto mehr Mitglieder hat die entsprechende Gruppe. Je kleiner die Panel-Gruppe, desto weniger Mitglieder befinden sich in der Gruppe.

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Um Gruppen-Kompositionen in Ihrem Projekt-Setup zu implementieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Legen Sie zunächst unter People → Stammdaten → Stammdatum anlegen Ihre Stammdaten fest, zum Beispiel „md_brand“ und „md_brand_responsible“ als übereinstimmende Variablen.

• Erstellen Sie eine Gruppe unter People → Gruppen → Gruppe anlegen. Hier können Sie neben dem Gruppen-Titel optional eine Beschreibung der Gruppe hinzufügen sowie eine Gruppen-Kategorie anlegen, um Ihre Daten zu organisieren.

• Filter werden dafür verwendet, um zu bestimmen, welche Panelisten bestimmten Gruppen hinzugefügt werden .Erstellen Sie einen Gruppen-Filter unter People → Gruppen → Gruppenbildungsfilter.

  • Gruppierung von Detraktoren bei NPS-Berechnung (Beispiel)

  • md_nps kleiner 6 UND md_nps größer/gleich 0 (Beispiel)

• Definieren Sie unter People > Gruppen > Aktualisierungsregeln die Update-Regeln, nach denen Ihre Gruppe zu einer bestimmten Zeit aktualisiert werden soll.

• Beim Anlegen der Update-Regeln sind insbesondere folgende Aspekte zu beachten:

  • Wählen Sie eine Gruppenkategorie und die Gruppe, die aktualisiert werden soll. Hierbei sollte es sich sinnvollerweise um dieselbe Gruppe wie die in Gruppen verwendete handeln.

  • Aktivieren Sie die automatische Ausführung der Aktualisierung mittels entsprechender Checkbox.

  • Legen Sie den Startzeitpunkt fest.

• Legen Sie folgende Definierte Aktionen an, die ausgeführt werden sollen:

  • Gruppe leeren - falls sich die Daten von Nutzern geändert haben, werden Mitglieder, die nicht mehr relevant sind, so aus den Gruppen entfernt.

  • Gruppenbildungsfilter anwenden - wählen Sie Ihren angelegten Filter.

  • Wählen Sie die zum Gruppenfilter zugehörige Filteroperation - zum Beispiel „Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen“.

  • Nach Ausführung der Update-Regeln werden [in diesem Beispiel] alle Panelisten, die dem Gruppenfilter entsprechen, den Panel-Gruppen in Panel und Circles hinzugefügt.

  • Sie haben eine Unternehmensverwaltete Gruppe erstellt, dessen Inhalt sich dynamisch nach Ihren Gruppenbildungsfiltern in People richtet.

Besitzerwechsel

Besitzer oder Besitzerin einer nutzerverwalteten und öffentlichen Gruppe müssen nicht diejenigen sein, die diese Gruppe auch erstellt haben. Ein Besitzer-Wechsel ist möglich, indem Sie unter dem Menüpunkt Gruppen (Portal) in People in der  Spalte „Gruppen-Besitzer“ einen der übrigen Gruppen-Teilnehmer als zukünftigen Besitzer auswählen. Der Besitzer kann die Gruppe editieren, aber auch löschen.

• People → Kontakte → Gruppen (Portals) → Gruppenliste

• In der Spalte "Gruppenbesitzer" wählen Sie denjenigen oder diejenige aus, der oder die fortan als Gruppenbesitzer oder Gruppenbesitzerin fungieren soll.

Nutzerverwaltete Gruppen

Nutzerverwaltete Gruppen, die öffentlich sind, können nur noch von Mitgliedern eingesehen werden und ausschließlich der Ersteller kann die Gruppe editieren. So kann nur der Gruppen-Ersteller eine nutzerverwaltete Gruppe veröffentlichen. In der Außenansicht des Moduls Portaleinladung sind nur diejenigen Gruppen auswählbar, die vom Einladenden erstellt worden sind.

Gemeldete Beiträge

Im Menü People → Kontakte → Gemeldete Beiträge finden Sie alle eingegangenen Abuse-Meldungen.

• Defaultmäßig werden nur die offenen Meldungen angezeigt. Um auch Meldungen mit anderen Bearbeitungsstatus anzuzeigen, benutzen Sie bitte die erweiterte Suche.

• Über die Registerkarte Häufig gemeldete Beiträge können Sie offene Meldungen nach Zielbeitrag gruppiert ansteuern. D.h. wenn zu einem Beitrag mehrere offene Meldungen vorliegen, können Sie dies auf einen Blick erkennen.

• Liegen zu einem Beitrag mehrere Beschwerden vor, können Sie deren Bearbeitungsstatus en bloc ändern: Öffnen Sie dazu eine dieser Beschwerden, ändern Status und Bearbeiter, fügen Ihren Kommentar hinzu und aktivieren vor dem Speichern die Checkbox „Stapelverarbeitung“. Die Statusänderung wird dann auf alle Beschwerden zum selben Zielbeitrag übertragen.

E-Mail versenden

Im Menü People → Kontakte → E-Mail versenden finden Sie eine zusätzliche Mailversandfunktion. Diese wurde entwickelt, um das gezielte Kontaktieren von einzelnen Adressaten zu ermöglichen, einschließlich Adressaten, die keine Panelteilnehmer sind, d.h. von denen innerhalb von EFS Panel keine Adressdaten vorliegen. Die Funktion erscheint im selben Layout wie die anderen auf EFS Panel zur Verfügung stehenden Mailversandfunktionen. Sie können auf alle Absender-Adressen und Mailvorlagen, zu deren Nutzung Sie berechtigt sind, zugreifen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie keine Platzhalter (z.B. #url#) verwenden können: Dies ist nur bei Versandfunktionen möglich, die auf die Inhalte der People-Datenbank zugreifen.

Versandprozesse kontrollieren

Bei Panels werden häufig große Mengen E-Mails versendet, dementsprechend wichtig sind Möglichkeiten zur Kontrolle des Versandprozesses: Der Mail-Admin im Menü People→ Kontakte bietet neben einem Überblick über die im Postausgang befindlichen Mails auch die Möglichkeit, in noch nicht abgeschlossene Versandprozesse einzugreifen.

Mit unzustellbaren E-Mails umgehen

Nicht zustellbare E-Mails werden üblicherweise an die E-Mail-Adresse zurückgesendet, die Sie als Absender angegeben haben. Sie können jedoch auch im Feld „Reply-To“ des Mailformulars eine andere Adresse angeben, beachten Sie dazu die Hinweise im Handbuch „EFS Survey“.

Sie können Shareware-Tools einsetzen, um die E-Mail-Adressen aus den gebouncten Mails zu extrahieren. Anschließend müssen Sie die entsprechenden Panelisten manuell suchen, um sie zu inaktivieren oder zu löschen.

E-Mail-Adressen der Panelisten gegen unbefugten Zugriff schützen

Optional können Sie dafür sorgen, dass die E-Mail-Adressen der Panelisten im Adminbereich für bestimmte Benutzerteams ausgeblendet werden.

• Verschiedene Rechte, die in der folgenden Tabelle aufgeführt werden, ermöglichen das gezielte Ausblenden der E-Mail-Adressen in bestimmten EFS-Menüs.

• Die Rechte sind integraler Bestandteil des EFS-Rechtesystems, d.h. sie sind in Kombination mit den schon bekannten ACL-Rechten und Objektrechten einzusetzen. So sollte beispielsweise Benutzerteams, die keinen Zugriff auf die E-Mail-Adressen der Panelisten haben dürfen, neben den neuen Rechten auch das Leserecht auf „show_ppasswd“ und „mail_passwords“ entzogen werden: Diese Rechte befugen zur Einsicht in Panelistenpasswörtern in der Panelistenverwaltung bzw. in der Mailvorschau, d.h. sie ermöglichen es den Benutzern, sich als der jeweilige Panelist einzuloggen und auf der Website die E-Mail-Adresse zu sehen.

Nachrichten

Als Moderator können Sie die Nachrichtenfunktion selbstverständlich ebenfalls nutzen. Möchten Sie keine Einzelpersonen sondern Panelistengruppen anschreiben, so steht Ihnen im Adminbereich eine Sonderfunktion zur Verfügung, mit der Sie Nachrichten versenden lassen können, die nur in der Inbox auf der Website aufgeführt, aber nicht per E-Mail zugestellt werden. Sie finden die neue Funktion im Adminbereich im Menü People → Kontakte → Nachrichten.

• Als Absender können Sie, wie bei Community-Funktionen üblich, Moderatoren- und Tester-Accounts verwenden. Achten Sie dabei darauf, dass bei den Sichtbarkeitseinstellungen des verwendeten Accounts Vorname und/oder Name aktiviert sind. Andernfalls haben die Empfänger eventuell Schwierigkeiten zu verstehen, wer ihnen die Nachricht geschickt hat.

• Alle Gruppen des Panels können angeschrieben werden.

• Die bereits versendeten Nachrichten werden im Menü geloggt.

• Das Menü wird durch das ACL-Recht „panel_send_private_message“ geschützt: Schreibrecht ist erforderlich.