Report-Order und Report-Distribution

Zwecks Berichtsbestellung bedienen Sie sich eines der drei Report-Typen: Einzelbericht, Massenbericht und Bedingungsbasierter Bericht. Jede der erstellten Report-Definitionen eignet sich für jeden der drei Report-Typen. Sie entscheiden also gemäß der gesteckten Projekt-Parameter, welcher der Report-Typen für Sie infrage kommt. Für alle drei führen Sie bis zu vier Bestellschritte durch, was aber von den zuvor unter dem gleichnamigen Subnavigationsfeld vorgenommenen Einstellungen abhängt. Obligatorisch sind der erste und der letzte Bestellschritt, Auswahl der Fokuseinheit und Bestellung, während dritter und vierter, Vergleichsgruppen und globaler Filter, fakultativ sind. Die folgenden Bestellschritte unterscheiden sich untereinander nur in Bezug auf die Art und Weise, wie die Fokuseinheit definiert wird, weshalb Sie für jeden Report-Typen den ersten Bestellschritt gesondert kennenlernen. Die anderen sind allen gemeinsam und können dementsprechend vorgestellt werden.

Seitenaufbau: Einzelbericht und Massenbericht

Zwischen Einzel- und Massenbericht lässt sich, was den Seitenaufbau des ersten Bestellschritts betrifft, Auswahl der Fokuseinheit, kaum ein Unterschied feststellen.

Bei beiden Report-Typen taucht die in die Organisationsstruktur überführte Unternehmenshierarchie auf, welche mit einem Klick auf das Plus-Icon aufgeklappt wird.
Zur besseren Handhabung greifen Sie auf eine Suchfunktion zurück, falls Ihre Organisationsstruktur eine unübersichtliche Größe angenommen hat.

Folgender Unterschied lässt sich aber zwischen einem Einzel- und einem Massenbericht feststellen:

Die Massenberichtsbestellung erlaubt es Ihnen, für jede Fokuseinheit einen Report zu bestellen. Sie klicken die Einheiten nacheinander an. Für den Einzelbericht definieren Sie eine Focus-Unit.
Im Fall des Einzelberichts listet der linke Bereich nicht einfach die Units auf, wofür ein Report bestellt wird, sondern bietet Ihnen die Möglichkeit, eine virtuelle Focus-Unit zu erstellen. Die Legende, grüner Doktorhut, informiert Sie über die zur Verfügung stehenden Mengenoperatoren.

Auswahl der Focus-Unit (Einzelbericht)

Sie wählen für den Einzelbericht nur eine Focus-Unit aus, wofür der Report dann bestellt wird. Sie entnehmen der Organisationsstruktur diejenige Unit, die als Focus-Unit fungieren soll. Danach gehen Sie zum nächsten Bestellschritt über, falls Sie die Focus-Unit nicht als virtuelle Focus-Unit anlegen wollen.

Eine virtuelle Focus-Unit setzen Sie aus Units, die Ihrer Organisationsstruktur entnommen werden, zusammen. Zunächst vergeben Sie für die neue virtuelle Unit einen Namen.
Anschließend klicken Sie die Units nacheinander an und wählen den entsprechenden Mengenoperator aus der Drop-down-Liste aus.
Setzt sich Ihre Unit aus mehr als zwei Units zusammen, beachten Sie, welche Units welche Mengen bilden.

Folgender Anwendungsfall lässt sich vorstellen: Das für den Report-Manager verwendete Employee-Projekt verfügt über zwei Organisationsstrukturen. Während die eine Organisationsstruktur die Niederlassungen eines Unternehmens in den unterschiedlichen Ländern (z.B. „Frankreich“, „England“ und „Deutschland“) abgebildet wird, wird mittels der anderen Organisationsstruktur die funktionalen Verzweigungen des Unternehmens wiedergegeben. Beispielhaft kann man „Finanzen“, „Marketing“ und „Entwicklung“ nennen. Die virtuelle Focus-Unit lässt sich in diesem Fall z.B. aus „Finanzen“ und „Frankreich“, „Marketing“ und „England“ und „Entwicklung“ und „Deutschland“ zusammensetzen.

Mengenoperatoren und ihre Verwendung

Die verfügbaren Mengenoperatoren, womit Sie eine Menge aus den ausgewählten Einheiten bilden, entnehmen Sie der folgenden Tabelle. Um eine virtuelle Einheit zu erzeugen, bilden Sie also eine Vereinigungsmenge, eine Schnittmenge, eine Differenzmenge und/oder eine symmetrische Differenzmenge.

Operator	Symbol	Meaning
Union		set of all objects that are a member of A, or B, of both
Intersection		set of all objects that are members of both A and B
Set difference		set of all objects that are members of A, not B and not both
Symmetric difference		set of all objects that are members of exactly one of A and B

Auswahl der Focus-Unit mit Untereinheiten (Massenbericht)

Für den bedingungsbasierten Bericht legen Sie die Focus-Unit(s) mithilfe von Filterbedingungen fest. Die Units, auf die die gesetzten Filterbedingungen zutreffen, werden als Focus-Units fungieren. Für diese wird ein Report bestellt.

Dieser Berichtstyp muss in den Einstellungen in der Report-Definition erst aktiviert werden.
Die Filter sind über ein logisches UND miteinander verbunden, sodass jeder Filter, der gesetzt wird, auch zutreffen muss. Ansonsten wird keine Focus-Unit ausgewählt.
Mit jeder vorgenommenen Filtereinstellung werden mehr Einheiten ausgesiebt und die Auswahl wird feiner.

Seitenaufbau des bedingungsbasierten Bericht

Der Seitenaufbau unterscheidet sich stark von den beiden anderen Report-Typen. In jeder Zeile befinden sich zwei Select-Boxen und ein Freitextfeld. Unterhalb der drei Zeilen finden Sie einen Button zur Überprüfung der von Ihnen gewählten Filterbedingungen.

Filterbedingungen

Als Filter können in der ersten Select-Box Strukturvariablen und Einheitseigenschaften ausgewählt werden:

Label
Metaname
View_ID
Level
Response_anon

In der zweiten Select-Box wählen Sie den Vergleichsoperator. Die verfügbaren Vergleichsoperatoren entnehmen Sie der Tabelle.

Nach Auswahl der Vergleichsoperatoren legen Sie einen Wert fest. Wenn Sie beispielsweise als Filter Metaname auswählen und als Operator ~=, dann können Sie als Wert einen Teil des Metanamens der Einheit eintragen, um einen prüfbaren Satz zu erhalten. Label und Metaname erlauben eine Filterung, die auf Textelemente zielt.

Operator	Symbol	Bedeutung
größer	>	größer als
größer gleich	>=	größer gleich
gleich	==	gleich
kleiner	<	kleiner als
kleiner gleich	<=	kleiner gleich
ungleich	!=	ungleich
enthält	~=	Wortfilterung

Variablenimport

Die von Ihnen in EFS-Employee angelegten Strukturvariablen verwenden Sie zusätzlich als Filter zwecks Auswahl der Fokuseinheit im ersten Schritt des bedingungsbasierten Berichts.

Sie steuern in EFS-Employee über:

[ausgewähltes Projekt] → Org Processor → Einstellungen → Strukturvariablen → Variablen anlegen

Eine neu angelegte Variable wird nach jedem Update des Data-Voyager in den Report- Manager importiert.

Der zweite Bestellschritt

Nachdem eine Focus-Units ausgewählt worden ist, bearbeiten Sie die Auswahl der Comparison-Group, indem Sie Mitglieder festlegen. Jedes Mitglied der Comparison-Group kann auch als virtuelle Comparison-Unit angelegt werden. Folgende Schritte führen Sie durch:

ie klicken auf den Button Auswahl bearbeiten.
Sie editieren den Namen Ihrer Comparison-Group, indem Sie auf das Stift-Icon klicken.
Sie wählen eine neue Comparison-Unit der Organisationsstruktur aus, die das erste Mitglied der Comparison-Group bilden soll.
Um eine neue Comparison-Unit Ihrer Comparison-Group hinzuzufügen, klicken Sie auf + Neue virtuelle Fokuseinheit.
Ansonsten legen Sie direkt eine virtuelle Comparison-Unit an.
Die Reihenfolge der Units, die Sie in Ihre Comparison-Group aufnehmen, legen Sie erst an dieser Stelle fest. Sie wählen im Mapping auf dem Subnavigationsfeld Seiten eine Comparison-Unit aus der Comparison-Group aus, aber diese ist nur ein Platzhalter. Nun entnehmen Sie der Organisationsstrukturdiejenige Unit, die für den Platzhalter eingesetzt wird. Achten Sie also darauf, dass die Unit die gewünschte Position erhält.
Die Comparison-Units werden von oben nach untern festgelegt. Das entspricht der Darstellung im Inspektor auf dem Feld Seiten. Die Unit-Elemente der konfigurierten Comparison-Unit werden dort von 1 bis x gezählt.
Neben dem Bleistift finden Sie das Filter-Icon: den Trichter, der es Ihnen erlaubt, Filterbedingungen für die Mitglieder der Comparison-Group festzulegen. Für die Filterbedingungen öffnet sich ein Modal, das Ihnen hilft, die Filter einzustellen.
Der Trichter wird farblich hervorgehoben, sobald eine Unit mit einem Filter versehen
worden ist.

Comparison-Group-Filter

Das Anklicken des Filter-Icons, des Trichters, öffnet das Modal. Sie fügen über den Button eine neue Filterbedingung hinzu. Die Filterbedingungen sind untereinander durch das logische ODER verbunden, während die Filtergruppen durch das logische UND verknüpft sind.

Es ändert sich nichts an der Filtersyntax, die auch im Mapping-Bereich auf dem Subnavigationsfeld Seiten Anwendung findet.
Innerhalb einer Filtergruppe legen Sie einen Filter mittels der linken Select-Box fest, dessen Präzisierung mit der rechten erfolgt.
Eine Filtergruppe entspricht einer Variablen, sodass die Filter innerhalb einer Gruppe nicht gewechselt werden können.
Die Filter gelten für das Mitglied der Vergleichsgruppe, das auch eine virtuelle
Vergleichseinheit sein kann.

Virtuelle Comparison-Units

Sie legen virtuelle Comparison-Units an, wie Sie eine virtuelle Focus-Unit anlegen. Für die virtuelle Comparison-Units aktivieren Sie darüber hinaus Filter.

Sie legen jedes Mitglied einer Comparison-Group auch als virtuelle Comparison-Unit an.
Virtuelle Comparison-Units bilden Sie mit Vereinigungsmengen, Schnittmengen, Differenzmengen und/oder symmetrische Differenzmengen.
Sie aktivieren separat für jede virtuelle Comparison-Unit der Comparison-Group einen Filter.
Es wird zusätzlich zu den in der Report-Definition gesetzten Filter gefiltert.

Es bietet sich an, die virtuelle Comparison-Unit mit Bezug auf die virtuelle Focus-Unit zu erläutern. Haben Sie eine virtuelle Focus-Unit (z.B. „Entwicklung“ und „Deutschland“) angelegt, wollen Sie diese womöglich mit der Entwicklungsabteilung in Frankreich vergleichen. Sie setzen Ihre virtuelle Comparison-Unit also aus dem Standort und der Funktion innerhalb der Organisationsstruktur zusammen und wählen den gewünschten Mengenoperator aus. Darüber hinaus besteht für die Comparison-Unit noch die Möglichkeit, einen Filter zu verwenden. Wählen Sie also „Gender-Female“ als Filter, wird die virtuelle Focus-Unit aus „Entwicklung“ und „Deutschland“ ausschließlich mit den Frauen der aus „Entwicklung“ und „Frankreich“ zusammengesetzten virtuellen Comparison-Unit verglichen. Für die virtuelle Focus-Unit lässt sich momentan kein Filter einstellen.

Der dritte Bestellschritt: Globaler Filter

Diesen Bestellschritt aktivieren Sie auf dem Subnavigationsfeld Einstellungen der Report-Definition. Dieser Bestellschritt erlaubt es Ihnen, Filter für den gesamten Bericht festzulegen. Ihr Vorgehen unterscheidet sich nicht von der vorherigen Filterauswahl.

Wieder fügen Sie Filterbedingungen und Filtergruppen hinzu. Wieder sind die Filterbedingungen durch das logische ODER verbunden. Wieder werden die Filtergruppen durch das logische UND verknüpft.
Die für den dritten Bestellschritt vorgenommenen Filtereinstellungen gelten aber für den gesamten Bericht und wirken zusätzlich zu allen bereits gesetzten Filtern.

Der vierte Bestellschritt

Der letzte Bestellschritt Order bietet Ihnen eine Übersicht über die vorgenommenen Einstellungen der vorgehenden Bestellschritte: Auswahl der Fokuseinheit(en), Vergleichsgruppen und Filter. Sie erledigen Folgendes:

Sie vergeben einen Berichtsnamen. Es können Platzhalter verwandt werden. Diese entnehmen Sie der Legende, grünes Doktorhut-Icon.
Auswahl der herunterladbaren Dateiformate: PPTX und/oder PDF.
Sie überprüfen Ihre bisher vorgenommenen Einstellungen. Falls Sie eine Korrektur vornehmen wollen, gehen Sie einfach über die Buttons im oberen oder unteren Bereich zu dem entsprechenden Schritt zurück und nehmen die gewünschten Änderungen vor.
Abschicken der Bestellung.

Nach der Bestellung werden Sie automatisch zur Startseite zurückgeführt und die bestellten Berichte werden in die Report-Tabelle übernommen und angezeigt. Nachdem die Reports generiert worden sind, stehen diese als PPTX und/oder PDF zum Download bereit.

Report-Distribution

Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf generierte Reports zuzugreifen. Eine haben Sie bereits im Abschnitt über die Berichtstabelle kennengelernt. Diese verfügt u.a. über die Funktion, Berichte zum Download bereitzustellen. Daneben verteilen Sie die mit dem Report-Manager generierten Berichte an EFS-Employee. Dort können Sie im Org Processor unter dem Reiter Berichtsübersicht in der Spalte „Anzahl der Berichte“ die Reports einsehen, die mit Klick auf die entsprechende Einheit heruntergeladen werden können. Wie Sie die Distribution an EFS-Employee organisieren, erfahren Sie im vorliegenden Kapitel. Außerdem lernen Sie, wie Reports über die Portals-Außenansicht heruntergeladen werden.

Reporting anlegen

Um die Distributionsfunktion im Report-Manager zu nutzen, legen Sie in Ihrem Employee-Projekt ein Reporting an.

Sie steuern Berichte anlegen an:

[ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Berichtsdefinition → Berichte anlegen

Zwingend müssen Sie eine Bezeichnung vergeben sowie eine Kategorie eintragen.

Voreingestellt ist für die Kategorie std. Mittels Freitextfeld legen Sie eine eigene Kategorie an, der die Berichte angehören. Über Erweiterte Suche[(ausgewähltes Projekt) > Prozesskonfiguration > Berichtsdefinition] können Sie dann nach dieser Kategorie und den zugehörigen Berichten suchen.

Mittels Select-Box stellen Sie den Berichtstypen auf Exchange.

Sie haken an, in welcher Phase die Berichte heruntergeladen werden können. Die Phasen sind:

Setup
Pretest
Field
Postprocessing
Reporting
Project end

Sie stellen die Mindestanzahl der Nennungen für die Berichtserzeugung und die Mindestanzahl der Nennungen je Item ein.

Information

Sie können die Berichte nicht an beliebige Employee-Projekte verteilen, sondern nur an das im Report-Manager verwandte.

Rolle zuweisen

Die Zuweisung einer Rolle zum Bericht kann sowohl für eine angelegte Rolle als auch für eine vorhandene Rolle vorgenommen werden.

Sie steuern Rolle anlegen an:

[ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Konfiguration → Rolle anlegen

Sie setzen einen Haken vor die Ihnen von angelegten Reportings, die dieser Rolle zugeordnet werden sollen und speichern. Wollen Sie einer bestehenden Rolle Reportings zuordnen, dann klicken Sie auf das Icon Bearbeiten unter der Registrierkarte Rollen in der Spalte „Aktionen“.

Sie steuern also Rollen an:

[ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Konfiguration > Rollen

Sie weisen der Rolle die Reportings zu, die diese einsehen darf.Anschließend muss diese Rolle den Org.-Anwendern zugewiesen werden, die den Bericht herunterladen können sollen. Über die Registerkarte Projektphasen steuern Sie, wann die einzelnen Rollen Zugriff auf die Berichte haben.

Berichte auf der Download-Plattform

Um die Berichte über die Download-Plattform zur Verfügung zu stellen, setzen Sie in den Einstellungen Ihres EFS-Projekts einen Haken.

Sie steuern Einstellungen an:

[ausgewähltes Projekt] → Org Processor → Einstellungen

Im Abschnitt „Außenansicht“ setzen Sie in der Zeile „Download-Plattform aktivieren“ einen Haken. Alle Modifikationen müssen gespeichert werden, um Gültigkeit zu besitzen.

Distribution im Report-Manager

Um die Berichte vom Report-Manager an EFS-Employee zu schicken, erledigen Sie die folgenden Arbeitsschritte:

Auswahl der Berichte, die verteilt werden sollen, mittels Klick auf das Distributions-Icon.
Auf der Distributionsseite:
- Anhaken der Dateiformate der Reports: PPTX und/oder PDF.
- Eingabe des Metanamens derjenigen Einheit, der die Berichte zugeordnet werden.
- Auswahl der in Ihrem Employee-Projekt angelegten Report-Definition.
Berichte verteilen.

Startet der Distributionsvorgang erfolgreich, erscheint ein Bestätigungshinweis. Ferner kann unter dem Reiter Report-Distributionen der Status und weitere Informationen über eine Berichtsverteilung eingesehen werden.

Reports in Portals

Um Berichte über die Portals-Außenansicht herunterzuladen, setzen Sie zunächst in den Org.-Prozessor-Einstellungen Ihres EFS-Projekts einen Haken.

Sie steuern Einstellungen an:

[ausgewähltes Projekt] → Org Processor → Einstellungen

Sie setzen in der Zeile „Download-Plattform für Portals aktivieren“ im Abschnitt „Außenansicht“ ein Häkchen.

Vorgehen in Portals

Im CMS-Bereich von Portals gehen Sie über die Subnavigation: Sie klicken auf Einstellungen, wählen den Reiter Zielseiten und entscheiden sich in der Zeile „Reports“ für Reports.

Danach bewegen Sie sich auf der Subnavigation auf folgendem Pfad, um für das Modul Reportliste Projekte freizugeben:

[ausgewähltes Projekt] → Seiten → Reports → + Neues Modul → Reportliste

Im nächsten Schritt stellen Sie ein, welche Projekte in Ihre Reportliste aufgenommen werden soll. Sie können die Projekte einzeln oder als Gesamtauswahl auswählen.

Alle Änderungen, die Sie vornehmen, müssen veröffentlicht werden, um wirksam zu sein.

Tabellenbedienung in der Portals-Außenansicht

In der Portals-Außenansicht können die Reports jetzt unter dem Reiter Reports heruntergeladen werden.

Die Tabelle verfügt über die Spaltenüberschriften, wonach sortiert werden kann:

Reportname
Projektname
Datum
Dateityp
Dateigröße
Sprache

Die Spalten können ein- und ausgeblendet. Allein der Report-Name wird immer eingeblendet. Die Tabelle verfügt auch über eine Filterfunktion. Die aufgeführten Reports lassen sich filtern nach:

Dateityp
Sprache
Elementen pro Seite

Themen