Guides (Subnavigation)
- Jennifer Huber (Unlicensed)
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Über die Subnavigation Guides können Sie die vier Guide-Typen, ME-Guide, US-Guide IDEA-Guide und TOPIC-Guide anlegen und konfigurieren. |
Guide-Typen
ME-Guide
Mit dem ME-Guide-Szenario rücken Sie eine Fokus-Person in das Zentrum der Befragung und können so z. B. 360°-Leadership-Befragungen durchführen.
US-Guide
Mit dem US-Guide können Sie Befragungsszenarien in den Fokus rücken, die Ihnen zur Verbesserung der Team-Performanz dienen.
IDEA-Guide
Mit dem Ideation-Guide, steht Ihnen ein Follow-up-Tool zur Verfügung, das Sie nutzen können, um für verbesserungswürdige Bereiche Vorschläge zur Umsetzungen dieser Verbesserungen einzuholen. Über diese Vorschläge lassen Sie dann mittels des Moduls Guides-Abstimmung (IDEA) abstimmen.
TOPIC-Guide
Mit dem TOPIC-Guide können Sie Feedback sammeln, welches sich nicht auf eine Person oder ein Team bezieht, sondern auf ein bestimmtes Thema. Ein Thema könnte zum Beispiel eine Veranstaltung, ein Lieferant oder eine Marketingkampagne sein.
Neuen Guide anlegen
Um einen der vier Guide-Typen, Leadership-Guide (ME-Guide), Team-Improvement-Guide (US-Guide), Ideation-Guide (IDEA-Guide) oder TOPIC-Guide anzulegen und zu konfigurieren, öffnen Sie zunächst die Subnavigation Guides im CMS-Bereich von Portals und klicken + Neuer Guide an. Danach wählen Sie über das Modal den gewünschten Guide-Typen aus. Je nach Typ stehen Ihnen besondere Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Guide veröffentlichen
Um Ihren konfigurierten Guide in der Außenansicht für den Guide-Initiator oder die Guide-Initiatorin verfügbar zu machen, müssen Sie diesen veröffentlichen und die entsprechenden Guides-Module konfigurieren.
Freigegeben wird die Veröffentlichen-Schaltfläche erst, wenn Sie die nötigen Konfigurationen vorgenommen haben. Eine Beschreibung der Konfigurationsoptionen finden Sie weiter unten.
Guide konfigurieren
Je nach ausgewähltem Guide-Typ stehen verschiedene Konfigurationsoptionen zur Verfügung, die Sie unter den folgenden Reitern finden:
Basisinformationen
Über den Reiter Basisinformationen versehen Sie den neu hinzugefügten Guide mit einem Titel, geben eine kurze Beschreibung ein und laden ein Bild hoch, um Ihrem Guide die passende optische Präsenz zu verleihen. Titel, Beschreibung und Bild werden in der Guide-Übersicht angezeigt. So geben Sie dem Guide-Initiator die nötigen Informationen an die Hand.
Zusätzliche Informationen
Die Registerkarte Zusätzliche Information ermöglicht es Ihnen, Benutzern mittels des Editors ein vielgestaltiges Material aus Text, Fotos, Videos, Links und Verknüpfungen bereitzustellen, um diese umfassend über den angelegten Guide zu informieren.
Diese Informationen können in der Portal-Ansicht mittels Klicks auf Details der Guide-Übersicht aufgerufen werden.
Kategorien
Auf dem Tab Kategorien stehen Ihnen globale Kategorien zur Verfügung, die es Ihnen erlauben, thematische Verknüpfungen herzustellen. So können die Fragen Ihrer Umfrage, die Sie für den Guide verwenden wollen, per Auswahl des entsprechenden Kontrollkästchens bestimmten Kategorien zugeordnet werden.
Fragebogen
Für die Fragebogenauswahl nutzen Sie den Tab Fragebogen. Es stehen Ihnen die Fragebögen zur Auswahl, die zu einem PE-Projekt gehören, das mit dem Guide-Modul verknüpft worden ist. Neben der Möglichkeit, einen Fragebogen für den entsprechen Guide-Prozess auszuwählen, können Sie an dieser Stelle auch entscheiden, ob dem Guide-Initiator noch zusätzliche Fragen zur Verfügung gestellt werden sollen, die dieser dann in einer möglichen zweiten Umfragerunde aktivieren kann, um einen tieferen Einblick zu erhalten.
Um diese zusätzlichen Fragen zur Verfügung zu stellen, müssen Sie zunächst eine Kontext-Variable anlegen. Das geschieht in den Projekteigenschaften unter dem Menüpunkt Template-Konfiguration. Im Bereich "Kontext-Variablen" legen Sie eine Kontext-Variable, indem Sie Kontext-Variablen anlegen anklicken und den Typ Checkbox auswählen. In das erscheinende Freitext-Feld geben Sie eine Bezeichnung wie z.B. "Deep Dive" ein. Klicken Sie ganz unten auf der Seite auf Speichern.
Danach öffnen Sie den Fragebogen-Editor Ihres PE-Projekts. Sie müssen nämlich eine Filterbedingung für die Fragen anlegen, die als zusätzliche Frage anzeigt werden sollen, sobald diese aktiviert worden sind. Sie legen also einen Filter an und versammeln all die Fragen unter diesem Filter, die als zusätzliche Fragen zur Verfügung stehen sollen. Dann wählen Sie als Variable in der Filter-Definition die angelegte Kontext-Variable aus, legen die Bedingung auf größer gleich und den Code auf 1 fest.
Danach sind die zusätzlichen Fragen einsatzbereit. Auf dem Reiter Fragebogen können Sie noch eine Beschreibung der Kontext-Variable in der entsprechenden Sprache eingeben. Außerdem können Sie mittels Schiebeschalter noch bestimmen, ob die zusätzlichen Fragen per Voreinstellung aktiviert sein sollen. Aktivieren Sie diese Option werden die zusätzlichen Fragen in der Umfrage angezeigt, falls der Guide-Initiator die Option nicht deaktiviert.
Nach der Veröffentlichung eines Guides steht die Auswahl des Fragebogens fest. Der Fragebogen lässt sich also nicht mehr ändern.
Einladung
ME-Guide
E-Mail-Einstellungen
Wählen Sie E-Mail-Vorlagen aus, die bei der Einladung zu dem Guide und zum Versand der Teilnahme-Codes verwendet werden. Selbstverständlich können Sie auch eine E-Mai-Vorlage erstellen und diese für Ihren Guide verwenden. Klicken Sie auf den Link, um den Menüpunkt Mailvorlagen zu öffnen. Dort können Sie eigene Mailvorlagen erstellen oder bestehende Vorlagen bearbeiten.
Auszuwählende Vorlagen | Verwendung |
|---|---|
Einladung | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die als Einladungs-E-Mail verwendet wird. Beachten Sie, dass die Auswahl einer E-Mail-Vorlage zwecks Einladung obligatorisch ist. |
Teilnahmecodes | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die verwendetet wird, um die als PDF-Datei angehängten Gutscheine für die sogenannte Offline-Teilnahme zu versenden. |
Die Option Text für E-Mail-Vorschau erlaubt es Ihnen, einen Text zu hinterlegen, um dem Guide-Initiator im Guide-Setup eine Vorschau auf die Einladungs-E-Mail zu zeigen.
Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Einladen von Personen anhand von E-Mail-Adressen erlauben | Wenn Sie die Option aktivieren, können auch externe Personen, die keine Panelisten sind, über die E-Mail-Adresse eingeladen werden. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert. |
Voucher für Offline-Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Sie können auch einen Voucher für die Offline-Teilnahme bereitstellen. Die Mailvorlage für den Versand der Vouchers können Sie oben unter Einladung > E-Mail > Einstellungen auswählen. Um Panelisten als Offline-Teilnehmer zu deklarieren, müssen Sie in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das Stammdatum m_offlineuser auf Ja/Yes (1) setzen. Mit den Vouchern werden der Teilnahme-Code, der QR-Code zur Umfrage, Vor- und Nachname des Teilnehmers und die Umfrage-URL ausgegeben. Sie können auch das Titelbild individuell gestalten. Voucher werden der Einladungs-E-Mail als PDF-Datei angehängt. |
US-Guide
Einladungsart wählen
Option | Bedeutung |
|---|---|
Alle | Sie laden Guide-Teilnehmer sowohl über E-Mail als auch über Link ein. |
Einladung via E-Mail | Laden Sie Teilnehmer über eine Einladungs-E-Mail ein. Wählen Sie diese Einladungsart, können Sie E-Mail-Einstellungen, Teilnehmer und Voucher für Offline-Teilnehmer konfigurieren. |
Einladung via Link | Über einen Link können zuvor unbekannte Teilnehmer zu Ihrem Guide eingeladen werden. Teilnehmer müssen nicht mehr einzeln zur Teilnahme an der Umfrage eingeladen werden, sondern können stattdessen über einen Link eingeladen werden. Darüber hinaus wird ein QR-Code generiert, der z.B. auf Flyern platziert werden kann, was eine leichtere Teilnahme auf mobilen Geräten erlaubt. |
E-Mail-Einstellungen
Auszuwählende Vorlagen | Verwendung |
|---|---|
Einladung | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die als Einladungs-E-Mail verwendet wird. Beachten Sie, dass die Auswahl einer E-Mail-Vorlage zwecks Einladung obligatorisch ist. |
Teilnahmecodes | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die verwendetet wird, um die als PDF-Datei angehängten Gutscheine für die sogenannte Offline-Teilnahme zu versenden. |
Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Minimale Anzahl an Teilnehmern | Sie legen fest, wie viele Teilnehmer*innen mindestens zu dem Guide eingeladen werden müssen. Per Voreinstellung ist die Option aktiviert und ein Wert von (mindestens) drei Teilnehmern vorausgewählt. |
Manager-Teilnahme | Sie legen fest, ob der Vorgesetzte an diesem Guide teilnehmen darf. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert |
Einladen von Personen anhand von E-Mail-Adresse erlauben | Wenn Sie die Option aktivieren, können auch externe Personen, die keine Panelisten sind, über die E-Mail-Adresse einladen werden. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert. |
Voucher für Offline-Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Sie können auch einen Voucher für die Offline-Teilnahme bereitstellen. Die Mailvorlage für den Versand der Vouchers können Sie oben unter Einladung > E-Mail > Einstellungen auswählen. Um Panelisten als Offline-Teilnehmer zu deklarieren, müssen Sie in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das Stammdatum m_offlineuser auf Ja/Yes (1) setzen. Mit den Vouchern werden der Teilnahme-Code, der QR-Code zur Umfrage, Vor- und Nachname des Teilnehmers und die Umfrage-URL ausgegeben. Sie können auch das Titelbild individuell gestalten. Voucher werden der Einladungs-E-Mail als PDF-Datei angehängt. |
IDEA-Guide
E-Mail-Einstellungen
Auszuwählende Vorlagen | Verwendung |
|---|---|
Einladung | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die als Einladungs-E-Mail verwendet wird. Beachten Sie, dass die Auswahl einer E-Mail-Vorlage zwecks Einladung obligatorisch ist. |
Teilnahmecodes | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die verwendetet wird, um die als PDF-Datei angehängten Gutscheine für die sogenannte Offline-Teilnahme zu versenden. |
Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Minimale Anzahl an Teilnehmern | Sie legen fest, wie viele Teilnehmer*innen mindestens zu dem Guide eingeladen werden müssen. Per Voreinstellung ist die Option aktiviert und ein Wert von (mindestens) drei Teilnehmern vorausgewählt. |
Manager-Teilnahme | Sie legen fest, ob der Vorgesetzte an diesem Guide teilnehmen darf. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert |
Einladen von Personen anhand von E-Mail-Adresse erlauben | Wenn Sie die Option aktivieren, können auch externe Personen, die keine Panelisten sind, über die E-Mail-Adresse einladen werden. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert. |
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe | Sie legen fest, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppe im Guide-Setup bereits vorausgewählt ist. Per Voreinstellung ist die Option deaktiviert. |
Offline-Teilnahme erlauben | Aktivieren Sie die Option, um Offline-Teilnahmen zu erlauben, und legen die Anzahl möglicher Offline-Teilnahmen (max. 100) fest. Per Voreinstellung ist die Option deaktiviert. |
Panelgruppe für Offline-Teilnehmer | Wählen Sie eine Panel-Gruppe aus, der die Offline-Teilnehmer zugeordnet werden. Für Offline-Teilnehmer werden Panelisten angelegt und der ausgewählten Panel-Gruppe zugeordnet. |
Voucher für Offline-Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Sie können auch einen Voucher für die Offline-Teilnahme bereitstellen. Die Mailvorlage für den Versand der Vouchers können Sie oben unter Einladung > E-Mail-Einstellungen auswählen. Um Panelisten als Offline-Teilnehmer zu deklarieren, müssen Sie in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das Stammdatum m_offlineuser auf Ja/Yes (1) setzen. Mit den Vouchern werden das Thema der Welle, der Name des Managers, das Erstellungsdatum der Welle, der QR-Code und URL der Umfrage und der Abstimmungsseite ausgegeben. Sie können auch das Titelbild individuell gestalten. Voucher werden der Einladungs-E-Mail als PDF-Datei angehängt. |
Teilnehmer, die über Gutscheine eingeladen werden, erhalten keinen Zugriff auf das Action-Board.
TOPIC-Guide
Einladungsart wählen
Option | Bedeutung |
|---|---|
Alle | Sie laden Guide-Teilnehmer sowohl über E-Mail als auch über Link ein. |
Einladung via E-Mail | Laden Sie Teilnehmer über eine Einladungs-E-Mail ein. Wählen Sie diese Einladungsart, können Sie E-Mail-Einstellungen, Teilnehmer und Voucher für Offline-Teilnehmer konfigurieren. |
Einladung via Link | Über einen Link können zuvor unbekannte Teilnehmer zu Ihrem Guide eingeladen werden. Teilnehmer müssen nicht mehr einzeln zur Teilnahme an der Umfrage eingeladen werden, sondern können stattdessen über einen Link eingeladen werden. Darüber hinaus wird ein QR-Code generiert, der z.B. auf Flyern platziert werden kann, was eine leichtere Teilnahme auf mobilen Geräten erlaubt. |
E-Mail-Einstellungen
Auszuwählende Vorlagen | Verwendung |
|---|---|
Einladung | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die als Einladungs-E-Mail verwendet wird. Beachten Sie, dass die Auswahl einer E-Mail-Vorlage zwecks Einladung obligatorisch ist. |
Teilnahmecodes | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die verwendetet wird, um die als PDF-Datei angehängten Gutscheine für die sogenannte Offline-Teilnahme zu versenden. |
Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Minimale Anzahl an Teilnehmern | Sie legen fest, wie viele Teilnehmer*innen mindestens zu dem Guide eingeladen werden müssen. Per Voreinstellung ist die Option aktiviert und ein Wert von (mindestens) drei Teilnehmern vorausgewählt. |
Manager-Teilnahme | Sie legen fest, ob der Vorgesetzte an diesem Guide teilnehmen darf. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert |
Einladen von Personen anhand von E-Mail-Adresse erlauben | Wenn Sie die Option aktivieren, können auch externe Personen, die keine Panelisten sind, über die E-Mail-Adresse einladen werden. Per Voreinstellung ist diese Option deaktiviert. |
Voucher für Offline-Teilnehmer
Option | Bedeutung |
|---|---|
Sie können auch einen Voucher für die Offline-Teilnahme bereitstellen. Die Mailvorlage für den Versand der Vouchers können Sie oben unter Einladung > E-Mail > Einstellungen auswählen. Um Panelisten als Offline-Teilnehmer zu deklarieren, müssen Sie in der Panelistenverwaltung des People-Moduls das Stammdatum m_offlineuser auf Ja/Yes (1) setzen. Mit den Vouchern werden der Teilnahme-Code, der QR-Code zur Umfrage, Vor- und Nachname des Teilnehmers und die Umfrage-URL ausgegeben. Sie können auch das Titelbild individuell gestalten. Voucher werden der Einladungs-E-Mail als PDF-Datei angehängt. |
Thema
Die Registerkarte Thema ist nur beim TOPIC-Guide verfügbar. Es gibt folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
Beschriftung im Guide-Setup
Option | Bedeutung |
|---|---|
Schrittbezeichnung | Vergeben Sie in der entsprechenden Sprache die gewünschte Bezeichnung für diesen Schritt. Diese Bezeichnung wird dem Guide-Initiator im Guide-Setup angezeigt. Die vom Guide-Initiator eingegebene Bezeichnung ist sichtbar (über welches Thema abgestimmt werden soll). |
Eingabeaufforderung | Geben Sie dem Guide-Initiator eine Eingabeaufforderung an die Hand, damit der Topic-Guide einem Thema zugeordnet werden kann. |
Feldeinstellungen
Ein Thema kann vom Guide-Initiator während der Einrichtung eines Guides eingegeben oder dem Guide-Initiator als Auswahlliste im Guide-Setup zur Auswahl angeboten werden. Ihnen stehen die Optionen “Text” und “Auswahlliste” zur Verfügung. Die Option “Text” ist vorausgewählt. Wählen Sie die Option “Text”, können Sie eine Validierung (Hash-Tag, URL, E-Mail) und einen Platzhaltertext, der im Guide-Setup erscheint, festlegen.
Typ: Text
Option | Bedeutung |
|---|---|
Validierung | Eine Validierung für eingegebene Themen ist verfügbar. So kann das Thema wahlweise als URL, Hashtag oder E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt werden. |
Platzhalter | Geben Sie einen Platzhaltertext in der entsprechenden Sprache ein, um den Guide-Initiator darüber zu informieren, welche Validierung das Thema erhalten soll. |
Typ: Auswahlliste
Wählen Sie als Feldeinstellung die Option “Auswahlliste”, können Sie dem Guide-Initiator eine Liste an Themen zur Verfügung stellen, aus der dieser dann ein Thema auswählen kann.
Option | Bedeutung |
|---|---|
Listenelemente | Zu diesem Zweck vergeben Sie für jedes Thema eine externe ID und geben ein Label für jedes Thema ein. Die ID wird softwareseitig generiert. |
E-Mail-Einstellungen
Auf der Registerkarte E-Mail-Einstellungen wählen Sie die zu versendenden E-Mail-Vorlagen aus.
ME-Guide
Mailvorlage | Verwendung |
|---|---|
Erinnerungen | Wählen Sie die Erinnerungs-E-Mail-Vorlage aus, die den Teilnehmern automatisch vor Guide-Ende zugesandt wird. Die Auswahl einer Erinnerungs-E-Mail-Vorlage ist obligatorisch. |
Last-Call-Erinnerung | Wird der Prozess vom Guide-Initiator einmalig verlängert, wird im Zuge dieser Verlängerung eine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer versendet, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht teilgenommen haben. Die Vorlage für die Last-Call-Erinnerungs-E-Mail wählen Sie hier aus. Möchten Sie keine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail versenden, also keine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail, lassen Sie das Feld einfach leer. |
Ergebnisse | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der über die Ergebnisse des ME-Guide-Prozesse informiert wird. Auf dass überhaupt eine E-Mail versendet wird, müssen Sie die Option auf der Registerkarte Ergebnisse aktivieren. |
Report-Notification | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die die Teilnehmer darüber informiert, dass der bestellte Bericht heruntergeladen werden kann. |
US-Guide
Mailvorlage | Verwendung |
|---|---|
Erinnerungen | Wählen Sie die Erinnerungs-E-Mail-Vorlage aus, die den Teilnehmern automatisch vor Guide-Ende zugesandt wird. Die Auswahl einer Erinnerungs-E-Mail-Vorlage ist obligatorisch. |
Last-Call-Erinnerung | Wird der Prozess vom Guide-Initiator einmalig verlängert, wird im Zuge dieser Verlängerung eine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer versendet, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht teilgenommen haben. Die Vorlage für die Last-Call-Erinnerungs-E-Mail wählen Sie hier aus. Möchten Sie keine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail versenden, also keine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail, lassen Sie das Feld einfach leer. |
Ergebnisse | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der über die Ergebnisse des US-Guide-Prozesse informiert wird. Auf dass überhaupt eine E-Mail versendet wird, müssen Sie die Option auf der Registerkarte Ergebnisse aktivieren. |
Nudge | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen zu anstehenden Action Plan-Fristen und aktuellen Actions an Manager versendet werden. |
IDEA-Guide
Mailvorlage | Verwendung |
|---|---|
Erinnerungen | Wählen Sie die Erinnerungs-E-Mail-Vorlage aus, die den Teilnehmern automatisch vor Guide-Ende zugesandt wird. |
Zusammenführungsphase Einladungen | Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die an die Teilnehmer als Einladung zur Zusammenführungsphase versendet wird. |
Zusammenführungsphase Erinnerungen | Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die an die Teilnehmer als Erinnerung an die Teilnahme an der Zusammenführungsphase versendet wird. Wie viel Tage vor Ende der Phase die Erinnerungs-E-Mail versendet wird, legen Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Bereich Erinnerungen fest. |
Abstimmung Einladungen | Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die an die Teilnehmer als Einladung zur Abstimmungsphase versendet wird. |
Abstimmung Erinnerungen | Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die an die Teilnehmer als Erinnerung an die Teilnahme an der Abstimmungsphase versendet wird. Wie viel Tage vor Ende der Phase die Erinnerungs-E-Mail versendet wird, legen Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Bereich Erinnerungen fest. |
Ergebnisse | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der über die Ergebnisse des IDEA-Guide-Prozesse informiert wird. Auf dass überhaupt eine E-Mail versendet wird, müssen Sie die Option auf der Registerkarte Ergebnisse aktivieren. |
TOPIC-Guide
Mailvorlage | Verwendung |
|---|---|
Erinnerungen | Wählen Sie die Erinnerungs-E-Mail-Vorlage aus, die den Teilnehmern automatisch vor Guide-Ende zugesandt wird. Die Auswahl einer Erinnerungs-E-Mail-Vorlage ist obligatorisch. |
Last-Call-Erinnerung | Wird der Prozess vom Guide-Initiator einmalig verlängert, wird im Zuge dieser Verlängerung eine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer versendet, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht teilgenommen haben. Die Vorlage für die Last-Call-Erinnerungs-E-Mail wählen Sie hier aus. Möchten Sie keine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail versenden, also keine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail, lassen Sie das Feld einfach leer. |
Ergebnisse | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der über die Ergebnisse des TOPIC-Guide-Prozesse informiert wird. Auf dass überhaupt eine E-Mail versendet wird, müssen Sie die Option auf der Registerkarte Ergebnisse aktivieren. |
Feedbackgeber-Gruppe
Die Registerkarte Feedbackgeber-Gruppe ist nur beim ME-Guide verfügbar. Mit dem ME-Guide-Szenario rücken Sie eine Fokus-Person in das Zentrum der Befragung und können aus diesem Grund auf dem Reiter Feedbackgeber-Gruppen verschiedene Feedbackgeber-Gruppen (“Rater groups”) konfigurieren. Für die Feedbackgeber-Gruppen Manager, Peers und Team verfügen Sie über die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:
Self-Assessment
Der Guide-Initiator wird dazu aufgefordert, sich selbst zu bewerten. Diese Feedbackgeber-Gruppe ist per Voreinstellung aktiviert. Der Manager erhält automatisch eine Einladung, um sich selbst zu bewerten.
Option | Bedeutung | Aktiviert |
|---|---|---|
Rater-Group-Bezeichnung | Schreiben Sie die Bezeichnung der Feedbackgeber-Gruppe in der entsprechenden Sprache. Per Voreinstellung erhält die Gruppe die Bezeichnung “Self-Assessment”. |
Manager
Fügen Sie die Feedbackgeber-Gruppe Manager hinzu, um dem Guide-Initiator das Einbinden von Vorgesetzten in das Feedbackszenario zu ermöglichen.
Option | Funktion | Aktiviert |
|---|---|---|
Rater-Group-Bezeichnung | Schreiben Sie die Bezeichnung der Feedbackgeber-Gruppe in der entsprechenden Sprache. Per Voreinstellung erhält die Gruppe die Bezeichnung “Manager”. | |
Beschreibung | Sie können eine kurze Beschreibung der Feedbackgeber-Gruppe verfassen. | |
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe | Sie wählen aus, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppen im Guide-Setup vorausgewählt sein soll. | |
Teilnehmer (min/max) | Sie legen fest, wie hoch die "Minimale Anzahl an Teilnehmern" und "Maximale Anzahl an Teilnehmern" sein darf. Steuern Sie so, wie viele Teilnehmer letztlich hinzugefügt werden dürfen bzw. müssen. | |
Anonymitätsgrenze | Für die Feedbackgeber-Gruppe eines Guides können Sie eine Anonymitätsgrenze festlegen. Sie geben an, wie viele Teilnehmer der Feedbackgeber-Gruppe an der Umfrage mindestens teilnehmen müssen, damit ihre Anonymität gewahrt ist. Über diesen Wert definieren Sie somit auch, wann ein Guide-Prozess erfolgreich war und Ergebnisse angezeigt werden. | |
Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben | Sie legen fest, ob die vorausgewählte Gruppe vom Guide-Initiator entfernt werden darf. |
|
Optional | Mit diesem Schiebeschalter regulieren Sie, ob die gesamte Feedbackgeber-Gruppe mitsamt der Teilnehmerauswahl übersprungen werden darf. |
|
Hinzufügen von Teilnehmern erlauben | Sie erlauben das nachträgliche Hinzufügen von Teilnehmern und Teilnehmerinnen durch den Guide-Initiator. |
|
Peers
Fügen Sie die Feedbackgeber-Gruppe Peers hinzu, um dem Guide-Initiator das Einbinden von gleichrangigen Kollegen in das Feedbackszenario zu ermöglichen.
Option | Funktion | Aktiviert |
|---|---|---|
Rater-Group-Bezeichnung | Schreiben Sie die Bezeichnung der Feedbackgeber-Gruppe in der entsprechenden Sprache. Per Voreinstellung erhält die Gruppe die Bezeichnung “Peers”. | |
Beschreibung | Sie können eine kurze Beschreibung der Feedbackgeber-Gruppe verfassen. | |
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe | Sie wählen aus, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppen im Guide-Setup vorausgewählt sein soll. | |
Teilnehmer (min/max) | Sie legen fest, wie hoch die "Minimale Anzahl an Teilnehmern" und "Maximale Anzahl an Teilnehmern" sein darf. Steuern Sie so, wie viele Teilnehmer letztlich hinzugefügt werden dürfen bzw. müssen. | |
Anonymitätsgrenze | Für die Feedbackgeber-Gruppe eines Guides können Sie eine Anonymitätsgrenze festlegen. Sie geben an, wie viele Teilnehmer der Feedbackgeber-Gruppe an der Umfrage mindestens teilnehmen müssen, damit ihre Anonymität gewahrt ist. Über diesen Wert definieren Sie somit auch, wann ein Guide-Prozess erfolgreich war und Ergebnisse angezeigt werden. | |
Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben | Sie legen fest, ob die vorausgewählte Gruppe vom Guide-Initiator entfernt werden darf. |
|
Optional | Mit diesem Schiebeschalter regulieren Sie, ob die gesamte Feedbackgeber-Gruppe mitsamt der Teilnehmerauswahl übersprungen werden darf. |
|
Hinzufügen von Teilnehmern erlauben | Sie erlauben das nachträgliche Hinzufügen von Teilnehmern und Teilnehmerinnen durch den Guide-Initiator. |
|
Team
Fügen Sie die Feedbackgeber-Gruppe Team hinzu, um dem Guide-Initiator das Einbinden von Team-Mitgliedern in das Feedbackszenario zu ermöglichen.
Option | Funktion | Aktiviert |
|---|---|---|
Rater-Group-Bezeichnung | Schreiben Sie die Bezeichnung der Feedbackgeber-Gruppe in der entsprechenden Sprache. Per Voreinstellung erhält die Gruppe die Bezeichnung “Team”. | |
Beschreibung | Sie können eine kurze Beschreibung der Feedbackgeber-Gruppe verfassen. | |
Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe | Sie wählen aus, welche der verfügbaren unternehmensverwalteten Gruppen im Guide-Setup vorausgewählt sein soll. | |
Teilnehmer (min/max) | Sie legen fest, wie hoch die "Minimale Anzahl an Teilnehmern" und "Maximale Anzahl an Teilnehmern" sein darf. Steuern Sie so, wie viele Teilnehmer letztlich hinzugefügt werden dürfen bzw. müssen. | |
Anonymitätsgrenze | Für die Feedbackgeber-Gruppe eines Guides können Sie eine Anonymitätsgrenze festlegen. Sie geben an, wie viele Teilnehmer der Feedbackgeber-Gruppe an der Umfrage mindestens teilnehmen müssen, damit ihre Anonymität gewahrt ist. Über diesen Wert definieren Sie somit auch, wann ein Guide-Prozess erfolgreich war und Ergebnisse angezeigt werden. | |
Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben | Sie legen fest, ob die vorausgewählte Gruppe vom Guide-Initiator entfernt werden darf. |
|
Optional | Mit diesem Schiebeschalter regulieren Sie, ob die gesamte Feedbackgeber-Gruppe mitsamt der Teilnehmerauswahl übersprungen werden darf. |
|
Hinzufügen von Teilnehmern erlauben | Sie erlauben das nachträgliche Hinzufügen von Teilnehmern und Teilnehmerinnen durch den Guide-Initiator. |
Prozesskontrolle
Auf der Registerkarte Prozesskontrolle definieren Sie Aktionen, die unter bestimmten Bedingungen – zum Beispiel nach dem Start eines Prozesses – ausgelöst werden. Außerdem legen Sie fest, wann ein Prozess erfolgreich war. Folgende Konfigurationsoptionen stehen zur Verfügung:
Start des Prozesses
Im Bereich Start des Prozesses können Sie Aktionen definieren, die nach dem Start des Guides ausgeführt werden. Klicken Sie zunächst auf das grüne + Icon und öffnen Sie mittels Drop-Down-Pfeil die Detail-Konfiguration.
E-Mail senden
Automatischer Versand einer E-Mail an einen beliebigen Empfänger oder Guide-Initiator
Option | Bedeutung |
|---|---|
Empfänger |
|
Mail-Vorlage | Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die an den Empfänger versandt wird. |
Ende des Prozesses
Definieren Sie zunächst die Kriterien für einen erfolgreichen Prozess und legen Sie dann die Aktionen fest, die im Erfolgs- oder Misserfolgsfall automatisch ausgelöst werden.
Definition eines erfolgreichen Prozesses
Im ersten Abschnitt werden also zunächst die Bedingungen festgelegt, die den Prozess als erfolgreich definieren. Folgende Optionen sind verfügbar:
Option | Bedeutung |
|---|---|
Self-Assessment | Ist das Self-Assessment aktiviert worden, gilt es als Voraussetzung eines erfolgreichen Prozesses |
Anzahl der Teilnehmer | Anzahl der Teilnehmer, welche die Umfrage abschließen |
Anzahl der Feedbackgeber-Gruppen | Anzahl der Feedbackgeber-Gruppen oberhalb der Anonymitätsschwelle |
Aktionen, die bei erfolgreichem Prozess ausgelöst werden
Dann legen Sie im zweiten und dritten Abschnitt fest, welche Aktionen ausgelöst werden sollen, wenn Ihr Prozess als erfolgreich bzw. nicht erfolgreich eingestuft wurde.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Option | Bedeutung |
|---|---|
Report bestellen | Im Report-Manager wird auf Grundlage der in der Guide-Konfiguration gemachten Einstellungen (Einstellungen > Report Manager-Verbindung) ein Report bestellt. Dieser wird im PDF-Format und in der Portalsprache des Guide-Erstellers ausgegeben. |
Action erstellen | Legen Sie hier fest, ob (ggf. mit einem gewissen Ablaufdatum) eine Maßnahme im Action Board erstellt werden soll. |
E-Mail senden | Sie können festlegen, ob eine E-Mail an den Guide-Initiator oder einen Panelisten, dessen E-Mail-Adresse Sie eingeben müssen, geschickt wird. Wählen Sie auch die entsprechende Mail-Vorlage aus. |
Stammdaten aktualisieren | Das Datum des Eintretens vom erfolgreichen Prozess wird in die gewählte Stammdatenvariable geschrieben. |
Aktionen, die bei nicht erfolgreichem Prozess ausgelöst werden
Für einen als nicht erfolgreich eingestuften Prozess stehen die Aktionen E-Mail senden und Stammdaten aktualisieren zur Verfügung.
Option | Bedeutung |
|---|---|
E-Mail senden | Sie können festlegen, ob eine E-Mail an den Guide-Initiator oder einen Panelisten, dessen E-Mail-Adresse Sie eingeben müssen, geschickt wird. Wählen Sie auch die entsprechende Mail-Vorlage aus. |
Stammdaten aktualisieren | Das Datum des Eintretens vom erfolgreichen Prozess wird in die gewählte Stammdatenvariable geschrieben. |
Fehlerprotokoll
Darüber hinaus verfügen Sie über ein Fehlerprotokoll der Prozesskontrolle, das mögliche Fehler protokolliert, die beim Ausführen der definierten Actions nach erfolgreichem bzw. nicht erfolgreichem Prozess auftreten können.
Ergebnisse
Auf der Registerkarte Ergebnisse können Sie zunächst den Dashboardtypen auswählen, über den Ergebnisse präsentiert werden, und anschließend den Zugang zu den Ergebnissen konfigurieren.
Dashboard-Konfiguration
Dashboardtyp
Sie können entweder angeben, dass kein Dashboard verwendet werden soll, oder Sie wählen die Option MySight oder Tivian Dashboards aus.
MySight
Über das Seiten-Modul MySight können Sie ein Dashboard präsentieren, das US- und ME-Guide-Ergebnisse beinhaltet.
Option | Bedeutung |
|---|---|
Zielseite für Ergebnisse | Wählen Sie die Portal-Seite aus, auf der das Seiten-Modul MySight platziert worden ist. |
MySight-Projekt | Wählen Sie das gewünschte MySight-Projekt aus. |
Arbeitsmappe | Wählen Sie eine der verfügbaren Arbeitsmappen aus. |
Ansicht | Konfigurieren Sie die Ansicht, indem Sie ein verfügbares Dashboard oder Sheet auswählen |
Tivian Dashboards
Über das Seiten-Modul Dashboard können Sie ein Dashboard präsentieren, das zuvor in der Tivian-internen Software Tivian Analytics konfiguriert wurde.
Option | Bedeutung |
|---|---|
Dashboard Vorlage | Wählen Sie die Vorlage aus, auf der das Dashboard basiert. Zur Auswahl stehen: Question, Category, Ratergroup und Vibe |
Dashboard Name | Wählen Sie das gewünschte Dashboard aus dem Drop-down-Menü aus. |
Zielseite für Ergebnisse | Wählen Sie die Portal-Seite aus, auf der das Seiten-Modul Dashboard platziert worden ist. |
Zugang zu Ergebnissen
Im Bereich Zugang zu Ergebnissen legen Sie fest, wann Nutzer in der Außenansicht des Guides Zugang zu den Ergebnissen erhalten.
Option | Bedeutung |
|---|---|
Wann sollen Ergebnisse angezeigt werden? | Legen Sie fest, wann Ergebnisse angezeigt werden Sie wählen zwischen “Unmittelbar nach dem Start des Guides” oder “Nach Beendigung des Guides”. |
Empfänger der Ergebnis-Mail (bei Ablauf des Guides) | Legen Sie fest, ob und an wen eine Ergebnis-E-Mail versandt wird. Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
|
Teilen der Ergebnisse erlauben | Sie können festlegen, ob der Guide-Initiator die Ergegnisse teilen kann oder nicht. |
Aggregierte Ergebnisse
Auf der Registerkarte Aggregierte Ergebnisse können Dashboards präsentiert werden, die auf Grundlage des Dashboard-Templates Aggregated Scores erstellt wurden. Bei dieser Art von Dashboard erhalten HR-Benutzer einen Überblick über die Leistung von Managern/Führungskräften. Das Dashboard wird über das Modul Aggregiertes Dashboard angezeigt.
Dashboard Konfiguration BLA
Wenn Sie auf der Registerkarte Aggregierte Ergebnisse die Option Tivian Dashboards auswählen, stehen Ihnen die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Option | Bedeutung |
|---|---|
Dashboard Vorlage | Sie können ausschließlich die Vorlage Aggregated Scores auswählen. |
Dashboard Name | Wählen Sie das gewünschte Dashboard aus dem Drop-down-Menü aus. |
Einstellungen
Auf der Registerkarte Einstellungen stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, die je nach Guide-Typ variieren. Alles Wissenswerte zu den verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten der einzelnen Guide-Typen können Sie den folgenden Tabellen entnehmen.
ME-Guide
Grundeinstellungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Teilnahmedauer | Sie legen die Anzahl an Tagen fest, die Teilnehmer am ausgewählten Guide teilnehmen können. | 14 Tage |
|
Prognose | Sie geben einen Hinweis, der im Guide-Setup sichtbar ist, wie lange (ungefähr) die Beantwortung der Guide-Umfrage dauert. | 2 Minuten |
|
Feldzeitverlängerung | Guide-Initiator kann einmalig die Feldzeit eines bereits gestarteten Guides verlängern. |
| |
Rolle | Das Starten eines Guides kann auf die folgenden Portal-Rollen beschränkt werden:
| auf keine Rolle beschränkt |
|
Sichtbarkeit | Falls Sie die Option aktivieren, können nur Panelisten aus den ausgwählten Panel-Gruppen den Guide sehen und starten. | auf keine Panel-Gruppe beschränkt |
|
Löschen von beendeten Guide-Prozessen | Beendete Guide-Prozesse können gelöscht werden. |
|
Erinnerungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Versenden der Erinnerungs-E-Mail | Sie legen fest, wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
|
Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer versenden | Unabhängig davon, ob die Umfrage beantwortet worden ist oder nicht, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versendet, falls die Option aktiviert worden ist. |
| |
Erinnerungs-E-Mail für Selbsteinschätzung | Sie legen fest, in welchem Intervall nach Starten des Guides eine Erinnerung zur Selbsteinschätzung gesendet werden soll. |
|
|
Report-Manager-Verbindung
Geben Sie folgende Informationen ein:
Report-Manager-URL
Zugangsschlüssel
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Danach klicken Sie auf Berichtsdefinitionen laden. Erst wird die Verbindung systemseitig getestet, ehe Sie eine der angelegten Berichtsdefinitionen auswählen können. Die ausgewählte Berichtsdefinition dient als Vorlage für die bestellten Berichte.
US-Guide
Grundeinstellungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Teilnahmedauer | Sie legen die Anzahl an Tagen fest, die Teilnehmer*innen am ausgewählten Guide teilnehmen können. | 14 Tage |
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Prognose | Sie geben einen Hinweis, der im Guide-Setup sichtbar ist, wie lange (ungefähr) die Beantwortung der Guide-Umfrage dauert. | 2 Minuten |
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Feldzeitverlängerung | Guide-Initiator kann einmalig die Feldzeit eines bereits gestarteten Guides verlängern. |
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Rolle | Das Starten eines Guides kann auf die folgenden Portal-Rollen beschränkt werden:
| auf keine Rolle beschränkt |
|
Sichtbarkeit | Falls Sie die Optionen aktivieren, können nur Panelisten aus den ausgwählten Panel-Gruppen den Guide sehen und starten. | auf keine Panel-Gruppe beschränkt |
|
Löschen von beendeten Guide-Prozessen | Beendete Guide-Prozesse können gelöscht werden. |
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Erinnerungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Versenden der Erinnerungs-E-Mail | Sie legen fest, wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
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Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versenden | Unabhängig davon, ob die Umfrage beantwortet worden ist oder nicht, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versendet, falls die Option aktiviert worden ist. |
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IDEA-Guide
Grundeinstellungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Teilnahmedauer | Sie legen die Anzahl an Tagen fest, die Teilnehmer*innen am ausgewählten Guide teilnehmen können. | 14 Tage |
|
Rolle | Das Starten eines Guides kann auf die folgenden Portal-Rollen beschränkt werden:
| auf keine Rolle beschränkt |
|
Sichtbarkeit | Falls Sie die Optionen aktivieren, können nur Panelisten aus den ausgwählten Panel-Gruppen den Guide sehen und starten. | auf keine Panel-Gruppe beschränkt | |
Dauer der Gruppierungsphase | Sie legen die Dauer (in Tagen) fest, die der Manager zur Gruppierung der Vorschläge nutzen kann. | 3 Tage |
|
Dauer der Abstimmungsphase | Sie legen die Dauer (in Tagen) fest, wie lange an der Abstimmungsphase teilgenommen werden kann. | 14 Tage |
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Erinnerungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Erinnerungs-E-Mail (Umfrage) vor Phasenende versenden | Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
|
Erinnerungs-E-Mail (Gruppierung) vor Phasenende versenden | Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 1 Tag |
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Erinnerungs-E-Mail (Abstimmung) vor Phasenende versenden | Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Phasenende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
|
Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer versenden | Unabhängig davon, ob die Umfrage beantwortet worden ist oder nicht, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer versendet, falls die Option aktiviert worden ist. |
Datenanonymität
Option | Funktion | Defaul-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Bei einer Mindestanzahl von Teilnehmer*innen Informationen anzeigen | Sobald eine bestimmte Anzahl an Teilnehmer*innen erreicht worden ist, werden die Teilnehmerinformationen angezeigt. | 4 Teilnahmen |
|
Einstellungen Abstimmung
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Anzahl möglicher Abstimmung je Kategorie | Wie viele Stimmen ein Teilnehmer innerhalb einer Kategorie zur Verfügung hat. | 3 |
|
Anzahl der Abstimmungen zum Wandeln in Actions | Wie viele Stimmen eine Kategorie erhalten muss, um als Action angelegt zu werden. | 3 |
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Einstellungen Gruppierung
Option | Funktion | Aktiviert |
|---|---|---|
Automatische Vorgruppierung | Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Vorschläge automatisch vorgruppiert. |
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Azure API Schlüssel | Sie können den API-Schlüssel von Azure eingeben und anschließend auf Verbindung prüfen klicken, um die Vorgruppierung vorzunehmen. |
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TOPIC-Guide
Grundeinstellungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Teilnahmedauer | Sie legen die Anzahl an Tagen fest, die Teilnehmer*innen am ausgewählten Guide teilnehmen können. | 14 Tage |
|
Prognose | Sie geben einen Hinweis, der im Guide-Setup sichtbar ist, wie lange (ungefähr) die Beantwortung der Guide-Umfrage dauert. | 2 Minuten |
|
Feldzeitverlängerung | Guide-Initiator kann einmalig die Feldzeit eines bereits gestarteten Guides verlängern. |
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Rolle | Das Starten eines Guides kann auf die folgenden Portal-Rollen beschränkt werden:
| auf keine Rolle beschränkt |
|
Sichtbarkeit | Falls Sie die Optionen aktivieren, können nur Panelisten aus den ausgwählten Panel-Gruppen den Guide sehen und starten. | auf keine Panel-Gruppe beschränkt |
|
Löschen von beendeten Guide-Prozessen | Beendete Guide-Prozesse können gelöscht werden. |
|
Erinnerungen
Option | Funktion | Default-Wert | Aktiviert |
|---|---|---|---|
Versenden der Erinnerungs-E-Mail | Sie legen fest, wie viele Tage vor Guide-Ende eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. | 3 Tage |
|
Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versenden | Unabhängig davon, ob die Umfrage beantwortet worden ist oder nicht, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer*innen versendet, falls die Option aktiviert worden ist. |
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