EFS Release Winter 2018

Conditional Language

Um verschiedene Labels und Phrasen in verschiedenen Sprachen in einer Umfrage anbieten zu können, was in 360°-Leadership-Befragungen zur gängigen Praxis gehört, verfügen Sie ab sofort über die Möglichkeit, innerhalb einer Sprache Varianten (z.B. des Deutschen) anzulegen, indem Sie eine Bedingungsvariable vergeben, einen Vergleichswert definieren, u_isocode als Sprachauswahlvariable festlegen und die Option "Sprache anhand von ISO-Code zuordnen" anhaken. Sie gehen folgendermaßen vor:

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• Im Fragebogen-Editor wählen Sie den Menüpunkt Sprachen-Editor aus und klicken auf Sprache anlegen.

• Neben den bekannten Einstellungen, die Sie vornehmen müssen, Vergabe eines Namens, Auswahl der Sprachkennung und Auswahl der Sprache, aus der Umfragemeldungen und Textelemente entnommen werden sollen, legen Sie eine Bedingungsvariable, die aus u_- und p_-Variablen ausgewählt wird, und einen Vergleichswert fest. Eine Validierung findet nicht statt.

• Der für die Bedingung verwendete Operator ist = und kann nicht verändert werden.

Open

Im Abschnitt "Sprachauswahlvariable anlegen" wählen Sie die Variable u_isocode aus und haken die Option "Sprache anhand von ISO-Code zuordnen" an, wodurch sich das gewünschte Verhalten einstellt: An Umfrageteilnehmer und Umfrageteilnehmerinnen, deren präferierte Sprache per ISO-Code in der Teilnehmerverwaltung hinterlegt worden ist, wird mit Umfragebeginn nicht nur die diesem Code entsprechende Sprache, sondern darüber hinaus auch die der Bedingung entsprechenden Varianten der bevorzugten Sprache ausgegeben. So beantwortet der Manager, der im Rahmen einer 360°-Leadership-Befragung an einer Umfrage teilnimmt, die Fragen in einer auf ihn abgestimmten Variante des Deutschen, was die Phrasen betrifft, während Team-Mitgliedern die auf sie zugeschnittenen Phrasen der favorisierten Umfragesprache erhalten.

• Voraussetzung ist selbstverständlich, dass im Sprachen-Editor unter "Textelemente" die entsprechenden Phrasen eingepflegt worden sind.

Das Feature findet in Personalisierten Umfrage-Projekten Anwendung.

Neuerung für den Fragetyp Dynamische Antwortoption

Über den Link Empfänger bearbeiten in der Detailkonfiguration des Fragetyps Dynamische Antwortoption gelangen Sie ins Umfragemenü, wo Sie im Feld "Fehler-Benachrichtigung" den- oder diejenige eintragen, der oder die im Fall einer neu hinzugefügten Antwortoption eine E-Mail-Benachrichtigung erhält.

Neue Trigger: Key-Phrase-Extraction-Trigger und Sentiment-Trigger

Die im Herbst-Release 18.3 bereits vorgestellten Trigger, Key-Phrase Extraction-Trigger und Sentiment-Trigger, gehören ab sofort zur Kernfunktionalität von Survey und können von Ihnen im Fragebogen-Editor unter dem Menüpunkt "Trigger" ausgewählt werden.

Key-Phrase-Extraction-Trigger

Der Trigger verwendet bis zu 20 Variablen, um extrahierte Schlüsselbegriffe zu speichern. Die letzte Variable, die zugewiesen wird, speichert alle verbliebenen Schlüsselwörter – durch Komma getrennt – auf einer Liste. Text-Variablen mit maximal 65535 Zeichen, die in einem benutzerdefinierten 911-Fragetypen verfügbar sind, eignen sich hier besonders gut.

Auf dem Reiter Einstellungen nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

• Sie vergeben einen Namen und verfassen eine Beschreibung.

• Sie wählen eine Ausführungsposition aus:

  • nach dem Abschicken, vor Filtern

  • nach dem Abschicken, nach Filtern

  • direkt

• Sie haken an:

  • Trigger auch in Fragebogenvorschau ausführen

  • Trigger mehrfach in einem Umfragedurchlauf ausführen

Die Detailkonfiguration nutzen Sie um:

• den Text-Analyse-API-Key einzugeben, der Ihnen vom Support-Mitarbeiter oder von der Support-Mitarbeiterin bereitgestellt wird.

• Sprach-Code-Feld den ISO-Code der Umfrage-Sprache oder der Sprache, deren Eingabe Sie erwarten, für die Quellvariable einzugeben.

• die Quellvariable auszuwählen, der die Phrase entnommen werden soll.

• die Zielvariable auszuwählen, die die Schlüsselwörter speichert.

• unter Zusätzliche Variablen bis 20 Variablen auszuwählen, die weitere Schlüssel-Phrasen speichern.

Sentiment-Trigger

Mittels des Sentiment-Analysis-Triggers kann die Stimmung von einem in ein Freitextfeld eingegebenen Feedback eingefangen werden, indem dieses anhand der Kategorien "positiv", "negativ" oder "neutral" sortiert wird. Der Gebrauch ist ähnlich dem des Key-Phrase-Extraction-Triggers. Die erste Variable vom Typ short text oder text beinhaltet die Kategorisierung ("negativ", "positiv" oder "neutral") und die optional verwendbare Variable vom Typ float speichert die Klassifizierungspunkte, die vom System bereitgestellt werden. Die Skala jeder Kategorie reicht von 0 bis 1: 0 repräsentiert den negativsten und 1 den positivsten Wert einer Kategorie. 

Auf dem Reiter Einstellungen nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

• Sie vergeben einen Namen und verfassen eine Beschreibung.

• Sie wählen eine Ausführungsposition aus:

  • nach dem Abschicken, vor Filtern

  • nach dem Abschicken, nach Filtern

  • direkt

• Sie haken an:

  • Trigger auch in Fragebogenvorschau ausführen

  • Trigger mehrfach in einem Umfragedurchlauf ausführen

Die Detailkonfiguration nutzen Sie um:

• den Text-Analyse-API-Key einzugeben, der Ihnen vom Support-Mitarbeiter oder von der Support-Mitarbeiterin bereitgestellt wird.

• Sprach-Code-Feld den ISO-Code der Umfrage-Sprache oder der Sprache, deren Eingabe Sie erwarten, für die Quellvariable einzugeben.

• die Quellvariable auszuwählen, der die Phrase entnommen werden soll.

• die Variable auszuwählen, die das Sentiment speichert

• die Variable auszuwählen, die die Sentimentpunkte speichert.

Default-Gruppen in jeder Sprache

Sie legen Default-Gruppen in jeder der per Drop-down-Liste verfügbaren Sprache an. Sie wählen also eine Sprache anhand des ISO-Codes aus, nachdem Sie auf + Kategorie geklickt haben, geben den Titel in der gewünschten Sprache ein und klicken auf Hinzufügen.

• Klickpfad:

Bibliotheken → Kategorien → Default-Gruppe

Neuer Matrix-Fragetyp: Ideation

Verbesserungsvorschläge zu ausgewählten Themen lassen sich ab sofort leicht in einer Umfrage einholen, indem Sie diese mit dem neuen Matrix-Fragetypen Ideation ausstatten, der in der Fragebogen-Ansicht über eine eingängige Eingabemaske verfügt. Dort vergeben Teilnehmer und Teilnehmerinnen zunächst in einer separaten Zeile einen Titel, ehe Sie in das Freitexfeld den dazugehörigen Vorschlag tippen.

In der Detailkonfiguration nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:

• Zähler

• Zähler-Schema

• Titel-Beschriftung

• Beschreibung-Beschriftung

• Beschreibung-Zeilenanzahl

• Hinzufügen-Schaltfläche

• Entfernen-Schaltfläche

• Schliessen-Schaltfläche

• Animations-Typ beim Öffnen

• Animations-Dauer beim Öffnen

• Animations-Typ beim Schließen

• Animations-Dauer beim Schließen

Voreingestellt sind drei ausklappbare Verbesserungsvorschläge. Falls Sie weitere hinzufügen möchten, müssen Sie in der Konfiguration Dimensionen hinzufügen. Titelzeile und Beschreibungstextfeld erhalten jeweils eine v_- Variable. 

Der Leadership-Guide in Portals

Wer ab dem Winter-Release 18.4 einen Guide anlegen will, kann zwischen den beiden Guide-Typen Me und Us wählen. Ein neues Anwendungsszenario bietet Ihnen der Me-Guide. Während Sie nämlich mit Klick auf die Us-Guide-Schaltfläche das Ihnen seit dem Sommer-Release 18.2 vertraute Guide-Szenario aufrufen, das Ihnen auch weiterhin zur Befragung von individuell zusammensetzbaren Gruppen bzw. Teams dient, konfigurieren Sie mit dem Aufrufen des Me-Guide eine 360°-Leadership-Befragung. 

Die Subnavigation Guides verfügt im Me-Guide-Szenario über einen neuen Tab: Feedbackgeber-Gruppen. Unter diesem Tab finden Sie die folgenden Spalten, die Ihnen zur Konfiguration des Me-Guide dienen:

• Kategorien der Rater-Groups

• Bezeichnungen der Rater-Groups

• Beschreibung

• Voreingestellte unternehmensverwaltete Gruppe

• Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben

• Minimale Anzahl an Teilnehmern

• Maximale Anzahl an Teilnehmern

• Optional

• Hinzufügen von Teilnehmern erlauben

Workflow

Von dem, was an Einstellungen auf dem Tab Feedbackgeber-Gruppen vorgenommen wird, hängen die Auswahl- und Konfigurationsmöglichkeiten im Guide-Setup ab, die Nutzerinnen und Nutzern dort angeboten werden. Im Folgenden werden die Spalten von links nach rechts anhand der Kategorie Manager exemplarisch durchgegangen, um einen kurzen Eindruck zu vermitteln, wie Sie an dieser Stelle verfahren können.

Sie wählen also in der Spalte "Rater-Groups-Kategorie" per Drop-down-Liste Manager aus, wodurch im Guide-Setup der Portals-Außenansicht (Unterpunkt des zweiten Guide-Setup-Schritts Einladungen) der Schritt Manager eingerichtet wird. Ob die Feedbackgeber-Gruppe unter der Bezeichnung "Manager" im Guide-Setup firmiert, wird in der Spalter "Rater-Groups-Bezeichnung" festgelegt. Mittels der Spalten "Bezeichnung" und "Beschreibung" bringen Sie nämlich Informationen für die Guide-Starter und Starterinnen in der Außenansicht unter. In der vierten Spalte legen Sie über die Drop-down-Liste eine unternehmensverwaltete Gruppe für die Kategorie Manager fest. Falls Sie über die Schiebeschalter, "Entfernen der voreingestellten Gruppe erlauben?", "Optional?" und "Hinzufügen von Teilnehmern erlauben", keine weiteren Änderungen mehr zulassen, indem Sie die Schalter auf OFF stellen, können Sie auf Speichern klicken. Damit ist die Arbeit auf dem Reiter Feedbackgeber-Gruppen erledigt. Erst mit den drei Schiebeschaltern versetzen Sie Nutzerinnen und Nutzer in die Lage, die Feedbackgeber-Gruppen eigenständig zusammenzustellen. Falls Sie also erlauben, dass voreingestellte Gruppen entfernt werden dürfen, können nicht nur andere als die von Ihnen festgelegte Gruppe hinzugefügt werden, sondern auch einzelne Panelisten und mittels E-Mail-Adresse Personen, die zu dem Zeitpunkt noch keine Panelisten sind. Mit dem Schiebeschalter der Spalte "Optional" regulieren Sie, ob die gesamte Feedbackgeber-Gruppe mitsamt der TeilnhemerInnenauswahl übersprungen werden darf. Sie erlauben das Hinzufügen von Teilnehmern und Teilnehmerinnen mit dem Schiebeschalter in der letzten Spalte und in den Spalten "Minimale Anzahl an Teilnehmern" und "Maximale Anzahl an Teilnehmern" steuern Sie, wie viele Teilnehmer letztlich hinzugefügt werden dürfen bzw. müssen.  

• Unternehmensverwaltete Gruppen legen Sie unter dem folgenden Pfad an:

People → Kontakte → Gruppen (Portals)

Feedbackgeber-Gruppen

Die im Rahmen des Me-Guide-Szenarios neu entworfene Kategorie Feedbackgeber-Gruppen legen Sie unter Bibliotheken an.  Vorgegeben finden Sie dort: Self-Assessment, Manager, Peers und Team. Diese lassen sich auch nicht konfigurieren. Sie können allerdings neue anlegen, indem Sie auf + Kategorie klicken und im ersten Schritt einen eindeutigen Metanamen vergeben. Danach legen Sie über ISO-Code die Sprache des Titels fest, den Sie vergeben möchten. Sie speichern.

• Kategorien legen sie unter dem folgenden Pfad an:

Bibliotheken → Kategorien → Feedbackgeber-Gruppen (Tab)

Über den Schritt Einladungen starten Nutzerinnen und Nutzer im Guide-Setup der Portals-Außenansicht den Einladungsprozess für eine 360°-Leadership-Befragung. Eine Besonderheit, auf die in diesem Rahmen aufmerksam gemacht werden muss, sind die mittels eines Filters dynamisch angelegten unternehmensverwalteten Gruppen, da Sie es erlauben, Nutzern und Nutzerinnen automatisch den eigenen Manager und das eigene Team anzubieten.

Dafür bedarf es einer besonderen Filtereinstellung und einer besonderen Zusammenstellung der unternehmensverwalteten Gruppen.

Manager-Teilnahme an einer Umfrag nach Ablauf der Feldphase

Um Managern mehr Zeit bei der Beantwortung der Self-Assessment-Umfrage einzuräumen, legen Sie unter dem Tab Einstellungen der Subnavigation Guides ab sofort eine Dauer fest, wie lange nach dem Ende der Feldphase Manager noch die Möglichkeit besitzen sollen, die Umfrage zu beantworten.

Self-Assessment-Umfrage öffnet in neuem Browser-Tab

Die Self-Assessment-Umfrage öffnet sofort nach dem Klicken auf den Self-Assessment-Button in einem neuen Browser-Tab.

Speicherung der bevorzugten Sprache im Stammdatum u_locale

Unter Einstellungen im Portal-Profil legen Sie in einem Drop-down-Menü für Nutzer oder Nutzerinnen, die sich bisher noch nicht in eingeloggt waren, die bevorzugte Sprache per ISO-Code fest. So wird die ausgewählte Sprache im Stammdatum u_locale gespeichert, was zu einem veränderten Verhalten führt.

Das Portal wird nach Login in der Sprache ausgegeben, die von Ihnen in der Stammdatenvariable u_locale hinterlegt worden ist.

• Unter People → Panelistenverwaltung → {ausgewählter Panelist} → Detailansicht (Tab) finden Sie die Stammdatenvariable u_locale.

• Im Fall des Panelisten-Imports erweist sich das Feature als besonders nützlich

Platzhalter für Panelisten mit dem Stammdatum m_offlineusers

Bei diesem Feature handelt es sich um eine Erweiterung des 'Offline-User-Szenarios', das Sie aus dem Herbst-Release 18.3 kennen. Falls Sie im Guide-Setup Panelisten mit dem Stammdatum m_offlineusers = 1 hinzufügen, wird am Ende des Guide-Setup-Prozesses eine PDF erzeugt, die, Teilnahme-Gutscheine enthaltend, an den Guide-Initiator versandt wird. Um die beim Import ins Panel zu vergebende Dummy-E-Mail-Adresse zu unterdrücken bzw. nicht anzeigen zu müssen, die eben Teilnehmer und Teilnehmerinnen erhalten, die über das Unternehmen keine E-Mail-Adresse erhalten, also offline sind, wird deren E-Mail-Adresse sowohl in der Teilnehmerliste als auch in den Suchergebnissen durch den Platzhalter Offline Teilnehmer ersetzt.

Anzeigen der einzelnen Dimensionen

Um den Fragetext der Matrix-Fragetypen im Guide-Setup zugänglich zu machen, werden zusätzlich die Bezeichnungen der einzelnen Dimensionen eines Matrix-Fragetyps angezeigt.

E-Mail-Versand an den Manager

Unter dem Tab Einstellungen der Guides-Subnavigation finden Sie ab sofort drei Radio-Buttons, vermittels derer Sie festlegen, an wen die Ergebnis-E-Mail versandt wird, nachdem ein Guide beendet worden ist.

• Niemanden

• Alle (inklusive Manager)

• Guide-Initator

Neuerungen für das Action-Board

Auch in diesem Winter-Release sind verschiedene Neuerungen für das Action-Board umgesetzt worden. 

Das Bewegen von Tickets

In der Detail-Ansicht des Action-Tickets verfügen Sie ab sofort über die Möglichkeit, ein Ticket in die angrenzenden Spalten zu bewegen. Unter More klicken Sie je nachdem, in der welcher Spalte sich das Ticket befindet, auf Verschiebe nach "Laufend", Verschiebe nach "Inbox" oder Verschiebe nach "Erledigt".

Konfiguration eines Ablaufdatums im Portal-Action-Trigger

Ab sofort können Sie unter dem Reiter Detailkonfiguration des Portal-Action-Trigger, den Sie nutzen, um über eine Umfrage eine Action auf dem Action-Board zu erstellen, auch ein Ablaufdatum festlegen. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Kein Ablaufdatum

• Angabe der Dauer bis zum Ablaufdatum in Tagen

• Festlegung eines bestimmten Ablaufdatums

Kommentarfunktion

Sie verfügen über die Möglichkeit, eine Editierfunktion sowohl für Kommentare als auch für die Antwort auf Kommentare zu aktivieren. So können Sie Kommentare bearbeiten und löschen. Mittels der Löschfunktion werden auch die auf Kommentare gegebenen Antworten entfernt. Nutzer können nur eigene Kommentare und Antworten bearbeiten.

Portal-Profil: Benachrichtigungen

Um einen besseren Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten zu ermöglichen (Vereinfachung), können Sie ab sofort nur noch für die Module Benachrichtigungseinstellungen vornehmen, auf die Sie Zugriff haben.

Fragen-Vorschau im Guides-Setup

Unter dem Menüpunkt "Template-Konfiguration" der Projekteigenschaften Ihres personalisierten Projekts wählen Sie die gewünschten Fragen des unterlegten Fragebogens aus. Diese Fragen werden im Guides-Setup angezeigt.

Report-Liste: neue Spalte

Die Tabelle des Moduls Report-Liste verfügt über eine neue Spalte, in der die Metanamen der Focus-Units aufgelistet werden.

Portal-Mails unter dem Menüpunkt Mail-Report

Um einen Überblick über die via Portals versandten E-Mails zu erhalten, steht Ihnen ab sofort im People-Modul ein neuer Reiter zur Verfügung, worunter  Sie (in einer Tabelle) die folgenden Informationen finden:

• Mailvorgang

• Betreff

• Quelle

• Benutzer

• Datum

• Gesamt

• Warteschlange

• im Versand

• Versendet

• Abgelehnt

• nicht zugestellt

• nicht erreichbar

• abgebrochen

Um dieses Feature nutzen zu können, müssen die Leserechte mail_admin_system für Systemmails und mail_admin_portals für Portal-Mails gesetzt worden seien.

Klickpfad:

People → Kontakte → Mail-Report → Portals (Tab)

Um dieses Feature nutzen zu können, müssen die Leserechte mail_admin_system für Systemmails und mail_admin_portals für Portal-Mails gesetzt worden seien.

Klickpfad:

People → Kontakte → Mail-Report → Portals (Tab)

Leserecht in CLF

Um in CLF eine Information als feststehenden Wert zur Verfügung zu stellen, vergebenen Sie für die Rollen Owner, Superior, Report recipient und Read-only user einen Lese-Zugriff. Das ist für die Action-Planner-Variablen möglich. In den Eigenschaften der Variablen werden Ihnen die vorgenommenen Variablen angzeigt.

Automatische Löschung eingeladener Panelisten

In der Panelkonfiguration des People-Moduls verfügen Sie über den neuen Menüpunkt "Automatisches Löschen eingeladener Panelisten". Ab sofort verfügen Sie über die Möglichkeit, das Löschen sowohl von Panelisten der Tell a friend-Werbeaktion (Modul: Panel-Website) als auch von Panelisten mit Panelstatus (Modul: Portals) zu automatisieren.

• Panelist einer Werbeaktion (Tell a friend): Sie haken die Option "Löschen eingeladener Panelisten ohne Reaktion nach" an und stellen die Anzahl an Jahren, Monaten oder Tagen ein, nach deren Ablauf die eingeladenen Panelisten, die auf die Einladung nicht reagiert haben, gelöscht werden sollen.

• Panelist mit Panelstatus: Sie haken die Option "Löschen eingeladener Panelisten ohne Reaktion nach" an und stellen die Anzahl an Jahren, Monaten oder Tagen ein, nach deren Ablauf die eingeladenen Panelisten, die auf die Einladung nicht reagiert haben, gelöscht werden sollen.

  • Darüber hinaus wählen Sie den Panelstatus aus, denen die Panelisten zugeordnet sind, die gelöscht werden sollen.

Kein Recht auf Export der Teilnehmerdaten

Falls Sie einem Team angehören, das nicht über das Recht auf Ansicht der Teilnehmerverwaltung verfügt, wird beim Klick auf Export die Option "Teilnehmerdaten" nicht angeboten. So ist es Ihnen nicht erlaubt, die Teilmehmerdaten zu exportieren. Das entsprechende Recht lautet: ct42partadm. Falls darüber hinaus noch das Recht export_with_lfdn deaktiviert worden ist, verfügen Sie nur über eine sehr eingeschränkte Auswahl:

• Ergebnisdaten (alle Angaben, Formate z. B. SPSS, CSV, Fixed Format, Microsoft Excel...)

• Ergebnisdaten (nur offene Angaben; für Bespaltung in Quantum optimiert)

• Projekt

• SPSS-Makros zur vereinfachten Auswertung in SPSS

• SPSS-Labels (für eigene Syntaxjobs)

• Teilnehmer- und Statuscodes

Das ACL-Recht gdpr_activities

Ab sofort verfügen Sie über das ACL-Recht gdpr_activities, für das Sie Lese- und Schreibrechte anhaken können. Mit dem Leserecht greifen Sie auf alle DSGVO-Bereiche zu: DSGVO-Einstellungen im Fragebogen-Editor (personenbezogene Daten markieren, Dauer der Datenaufbewahrung, Einwilligungsformular), Teilnehmer- c_-, p_- und Org-Variablen, Stammdaten sowie Fragen als personenbezogene Daten markieren, Panelkonfiguration (Einwilligungsformular-Konfiguration). Mit der Zuweisung des Schreibrechtes können diese DSGVO-Aktivitäten ausgeführt werden.

Export und Import inklusive DSGVO-Meldungen (Sprachen-Editor)

Ab sofort exportieren Sie mittels des Exports im Sprachen-Editor auch die Überschriften und Werte des Zustimmungsformulars sowie die Zustimmungsmeldung, sofern die DSGVO-Option für das entsprechende Projekt aktiviert worden ist. Die Übersetzungen können z.B. externe Übersetzungsagenturen anfertigen, die sich über den Import wieder importieren lassen. Über den Import ist es also möglich, eine Zustimmung für eine Sprache im System anzulegen.