EFS Release Winter 2019

"Ruhig" oder "besinnlich" scheinen die wohl gebräuchlichsten Ausdrücke zu sein, mit denen sich die vergangenen Wochen in Worte fassen lassen. Doch weit gefehlt! Durch die beschauliche Zeit drang ein Dröhnen, Wummern und Hämmern, das aus Tivians Werkstatt kam. Es wurde nämlich fleißig gewerkelt, um zum Jahresausklang ein buntes Feuerwerk an neuen Features präsentieren zu können. Und so gellen am Winter-Release-Himmel Neuheiten wie Tivian Access, Neuerungen für die Portals-Plattform, Guides-Erweiterungen und einige EFS-Verbesserungen. Neue Webservices können dort ebenfalls erspäht werden.

Um die Sicherheit Ihrer Tivian-Anwendungen - nach der Implementierung des Datenschutz-Assistenten (DSGVO) - weiter zu erhöhen, können Sie ab diesem Winter-Release Tivian-Access nutzen. Mithilfe dieses Moduls, das Sie neben einer eigenständigen Nutzung auch in Ihre bestehende SSO-Infrastruktur integrieren können, werden die Tage, an denen man für jede Anwendung möglichst sichere Passwörter der eigenen Inspiration abringen musste, was meist aufwendiger als die eigentliche Arbeit war, der Vergangenheit angehören. Fortan werden - nach Aktivierung des Moduls Tivian-Access - lediglich Benutzername und ein Passwort einmalig abgefragt, um Nutzer*innen Zugriff auf die verfügbaren Anwendungen zu geben. 

Single-Sign-On (SSO)

Mittels der Single-Sign-On-Funktion genügt es ab sofort, sich einmal anzumelden, um Zugriff auf die Enterprise Feedback Suite und auf Portals zu erhalten. Fortan ist es also nicht mehr notwendig, verschiedene Benutzernamen und Passwörter hinterlegen, um Zugang zu den Anwendungen zu erhalten. Daraus ergeben sich für die Teilnehmerverwaltung einige Änderungen. Vor-, Nachname und E-Mail-Adresse sind nach Aktivierung des Tivian-Access-Moduls Pflichtfelder. Das Passwort wird - wie gewohnt - von Nutzer*innen festgelegt.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Optional kann der Single-Sign-On-Funktion noch die Multi-Faktor-Authentifizierung hinzugefügt werden. Dadurch wird neben der Eingabe des Benutzernamens und des Passworts die Eingabe eines sechsstelligen Codes obligatorisch sein. Dieser Code wird Ihnen über Authentifizierungsapplikationen wie z.B. den Google Authenticator zugesandt.

Die Plattform Portals verfügt ab dem Winter 2019-Release über zwei neue Module, nämlich Erweiterung und Guides-Monitoring. Daneben sind noch zwei vermeintlich kleine Neuerungen hinzugekommen: So verfügt das MySight-Modul über einen Identifikator und das Versandt-Verhalten der Push-Notifications ist geändert worden.

Das neue Modul: Erweiterung

Mithilfe des Moduls Erweiterung ist es erfahrenen Benutzer*innen möglich, eine Webapplikation auf einem Fremdsystem zu schreiben, und dank der JavaScript Api ist es möglich, Informationen über das aktuelle Portal oder den Panelisten abzufragen, eine Kommunikation zwischen offenen Erweiterungsmodulen auf einer Seite zu führen oder das MySight Modul abzufragen oder zu beeinflussen, um z.B. bestimmte Filter im Dashboard zu setzen. Zusammen mit unserem Service-Layer im Backend können so umfangreiche, interaktive Anwendungen abgebildet werden.

Guides-Monitoring

Das Guides-Monitoring-Modul verfügt über eine Trend-Anzeige. Der Graph färbt sich nun entsprechend der Entwicklung des eingestellten Zeitraums grün, rot oder grau. Grün symbolisiert einen positiven, rot einen negativen und grau einen neutralen Trend. Die Trend-Kachel zu einem Guide wird erst angezeigt, sobald ein Guide gestartet worden ist. Darüber hinaus können Sie mittels dieses Moduls eine Übersicht darüber erhalten, wer wann einen Guide gestartet und beendet hat. Zu diesem Zweck vergeben Sie auf der Subnavigation Teilnehmer die neue Rolle HR-Manager an ausgewählte Teilnehmer*innen.

Open

Teilnehmer*innen, denen diese Rolle zugewiesen worden ist, können in Ihrem Portal über die Guide-Kachel des Moduls Guides-Monitoring die Prozess-Übersicht aufrufen, indem sie die Schaltfläche Prozessübersicht anklicken.

Open

Die Prozessübersicht ist eine tabellarische Liste, die neben vor Vor-, Nachname und E-Mail-Adresse der Teilnehmer*innen auch die Information zugänglich macht, wer wie viele Guide gestartet hat und wie viele dieser Guides erfolgreich oder nicht erfolgreich beendet worden sind.

Die Tabelle verfügt über eine Suche, die Sie nutzen können, um nach der E-Mail-Adresse, dem Vor- oder dem Nachnamen der Teilnehmer*innen zu suchen. Außerdem ist ein Filter verfügbar, der es Ihnen erlaubt, die Liste anhand des Prozess-Status zu filtern:

• alle

  • Per Voreinstellung ausgewählt

• Prozess beendet

  • Es werden die Teilnehmer*innen angezeigt, die für den ausgewählten Guide einen Prozess beendet haben (erfolgreich und nicht erfolgreich).

• Prozess gestartet

  • Es werden die Teilnehmer*innen angezeigt, die für den ausgewählten Guide einen Prozess gestartet haben.

• Prozess noch nicht gestartet

  • Es werden alle Teilnehmer*innen angezeigt, die gemäß der Zugangsberechtigung Ihres Portals Zugang zu diesem Portal haben und einen Prozesse noch nicht gestartet haben.

Bitte beachten Sie, dass der Ideation-Guide nicht vom Guides-Monitoring unterstützt wird.

Identifikator für das MySight-Seiten-Modul

Um das MySight-Seiten-Modul über die Portals-API des Moduls Erweiterung anzusteuern, können Sie in der Modul-Konfiguration einen eindeutigen Identifikator vergeben. Dieser Identifikator wird an das DOM-Element des MySight-Moduls angehängt. Per Voreinstellung wird kein Wert vergeben.

Push-Notifications

Ab sofort werden Push-Notifications nicht mehr zugestellt, wenn sich Nutzer*innen in der Portals-App abgemeldet haben oder der Panel-Status der Nutzer*in inactive ist. Auf diese Weise können sowohl Nutz*innen als auch Panel-Admins entscheiden, ob Push-Notifikationen empfangen werden.

Die Entwicklung steht auch im Bereich Guides nicht still! So ist die Prozess-Kontrolle des Leadership-Guides (ME-Guide) verbessert worden. Für den Team-Improvement-Guide (US-Guide) stehen Ihnen nun vordefiniert Dashboard-Templates zur Auswahl. Die Feldzeit des Guide-Prozesses kann einmalig verlängert. Das Löschen von Guide-Prozesses ist fortan möglich.

Das Löschen von Guide-Prozessen erlauben (ME- & US-Guide)

Um eine bessere Übersichtlichkeit über die beendeten Guide-Prozesse zu ermöglichen, können nun auch die beendeten Guide-Prozesse der beiden Guide-Typen ME- und US-Guide gelöscht werden. Auf dem Reiter Einstellungen verfügen Sie deshalb über eine neue Option, die Sie aktivieren können, um dem Guide-Inititator das Löschen von Guide-Prozesse zu erlauben.

So können bereits beendete Wellen dann in Ihrem Portal über das 3-Punkte-Menü gelöscht werden. Vor dem endgültigen Löschen öffnet sich noch ein Dialog-Fenster, sodass die Löschung noch bestätigt werden muss. Das Löschen von Guide-Wellen bedeutet, dass die Umfragedaten des zugrundeliegenden PE-Projekts für die entsprechende Guide-Prozesse gelöscht werden.

Die Option ist per Voreinstellung aktiviert!

Einmalige Verlängerung der Feldzeit eines Guide-Prozesses (ME- & US-Guide)

Dem Guide-Initiator kann einmalig die Möglichkeit gegeben werden, die Feldzeit einer bereits gestarteten Guide-Welle zu verlängern. So kann z.B. bei einem eher schleppenden Verlauf einer Guide-Umfrage die Chance eingeräumt werden, die Teilnehmerzahl zu erhöhen.

Wird der Prozess vom Guide-Initiator einmalig verlängert, wird im Zuge dieser Verlängerung eine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer*innen versendet, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht teilgenommen haben. Die Vorlage für die Last-Call-Erinnerungs-E-Mail wählen Sie  auf dem Reiter E-Mail-Einstellungen der Subnavigation Guides aus. Möchten Sie keine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail versenden, also keine Last-Call-Erinnerungs-E-Mail, lassen Sie das Feld einfach leer.

Falls die Feldzeit bereits abgelaufen ist, kann eine Verlängerung trotz aktivierter Option nicht mehr durchgeführt werden.

Einmaliges Versenden einer Erinnerungs-E-Mail (ME-Guide)

Ab sofort können Erinnerungs-E-Mails nur noch einmal pro Feedbackgeber-Gruppe versendet werden. Das gilt auch in Bezug auf automatisch versendete Erinnerungs-E-Mails. Ist also eine Erinnerungs-E-Mail einmal versandt worden - manuell oder automatisch, können Sie keine weitere Erinnerungs-E-Mail mehr versenden.

Vordefinierte Dashboard-Templates (US-Guide)

Für den Team-Improvement-Guide (US-Guide) können neben den MySight-Dashboards nun vordefinierte Dashboard-Templates ausgewählt werden, um die Ergebnisse einer US-Guide-Umfrage zu präsentieren. Zu diesem Zweck verfügen Sie auf der Subnavigation Guides über den neuen Reiter Ergebnisse. Auf diesem Reiter können Sie mittels Radio-Buttons zwischen MySight-Dashboard und Dashboard-Konfiguration wählen. Wählen Sie MySight-Dashboard, wird die bekannte MySight-Konfigurationsübersicht für Ihre Guide-Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie Dashboard-Konfiguration, werden die verfügbaren Dashboard-Templates angezeigt. Je nach Template verfügen Sie über weitreichende Einstellungsmöglichkeiten.

Neuerungen für die Prozess-Kontrolle (ME-Guides)

Die Prozesskontrolle ist in diesem Release noch weiter verbessert worden. So können auch nach Ende des durch den Guide-Initiator gestarteten Guides noch Aktionen ausgeführt werden, die zuvor festgelegt worden sind, wie es bisher nur für den Start eines Guides möglich war. So verfügen Sie auf dem Reiter Prozesskontrolle nun über die beiden Bereiche "Start des Prozesses" und "Ende des Prozesses". Der Bereich "Ende des Prozesse" ist nochmal in weitere Abschnitte unterteilt, die es Ihnen nicht nur erlauben, einen erfolgreichen Prozess zu definieren, sondern auch die Aktionen festzulegen, die im Falle eines erfolgreichen und nicht erfolgreichen Prozesses ausgelöst werden sollen.

Starten Sie einen Prozess, können Sie nun eine die Option E-Mail senden als Aktion auswählen, die beim automatisch beim Starten des Prozesses ausgelöst wird. Sie wählen den Empfänger der E-Mail aus (z.B. den Guide-Initiator) und die E-Mail-Vorlage, die verwendet werden soll. Um Ihnen größere Flexibilität in Bezug auf den Empfänger dieser E-Mail zu ermöglichen, kann der Guide-Initiator auch anhand des Stammdatums des Guides-Initiators ausgewählt werden, sodass es gar nicht vonnöten ist, die E-Mail-Adresse des Initiators zu wissen.

Darüber hinaus verfügen Sie nun über ein Fehlerprotokoll der Prozesskontrolle, das mögliche Fehler, die beim Ausführen der definierten Actions nach erfolgreichem bzw. nicht erfolgreichem Prozess auftreten können, protokolliert.

Vieles ist auch im Bereich EFS geschehen: Die Suchfunktion der Teilnehmerliste hat eine Verbesserung erfahren. Die Vorschau für E-Mail-Vorlagen ist überarbeitet worden, sodass das Erstellen dieser Vorlagen nun im Handumdrehen gelingen kann. Neben weiteren Neuerungen können doe Seiten des Fragebogens als beendet markiert werden. 

Neue Suchfunktion der Teilnehmerliste

Die Suchfunktion der Teilnehmerliste ist überarbeitet worden, um auch große Mengen an Teilnehmer*innen mit einem Minimum an Zeitaufwand durchsuchen zu können. Die Suche ist in zwei Sektionen unterteilt: "Felder mit Index" und "Felder ohne Index". 

In der Sektion "Felder mit Index" können Sie Teilnehmer*innen z.B. anhand des Dispositionscodes suchen. Eine besondere Neuerung stellt in dieser Sektion die Suche mithilfe des Erstellungsdatums dar. So können Sie nun danach suchen, in welchem Zeitraum Teilnehmer*innen angelegt worden sind. Wollen Sie nach aber nach einem bestimmten Datum/Tag suchen, muss in beiden Feldern das gleiche Datum ausgewählt werden. Eine weitere Möglichkeit der präzisen und schnellen Teilnehmer*innensuche ist die nach E-Mail-Adressen. Dafür stehen Ihnen einmal die oben links befindliche Suche nach bestimmten Elementen einer E-Mail-Adresse zur Verfügung. Wählen Sie z.B. endet mit aus, können Sie nach allen E-Mail-Adresse suchen lassen, die auf eine bestimmte Domain enden. Die zweite Suche nach E-Mail-Adressen befindet sich unten rechts und erlaubt es Ihnen, nach mehreren E-Mail-Adressen gleichzeitig zu suchen, indem Sie diese Adresse untereinander in das Freitextfeld eingeben.

In den Bereich "Felder ohne Index" können Sie nach Teilnehmervariablen suchen, die in der Datenbank allerdings keinen Index besitzen. Eine Suche im Bereich "Felder ohne Index" dauert deshalb wesentlich länger als eine Suche im oberen Bereich. Falls Sie allerdings eine Teilnehmervariable aus dem unteren Bereich besonders häufig suchen lassen, kann dieses Variablen-Feld in der Datenbank mit einem Index versehen werden. Zu diesem Zweck wenden Sie sich bitte an Tivians Support-Team.

Neue Vorschau für E-Mail-Vorlagen

Die Erstellung von E-Mail-Vorlagen erweist sich als überaus komplex, weshalb eine Vorschau-Funktion die Arbeit ungemein erleichtert. Doch war diese Vorschau-Funktion bisher nur bedingt verfügbar. Mittels der neuen E-Mail-Vorlagen-Vorschau kann nun eine Vorschau angeboten werden, die es Ihnen nicht nur erlaubt, die verschiedenen Ansichten zu wählen (Desktop, Tablet oder Handy), sondern Sie erhalten eine Vorschau, wie die detaillierte Ansicht der E-Mail aussehen wird. Probeweise können Werte für die Platzhalter eingegeben werden. Auch angehängte Dateien lassen sich wiedergeben.

Das Versenden einer Test-E-Mail ist ebenfalls möglich. Die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers wird als Adresse für diese E-Mail verwendet. Sie können die E-Mail auch an verschiedene Kandidaten versenden, indem Sie durch Semikolon getrennte Namen eintragen. Falls eine der E-Mail-Adresse fehlerhaft ist, wird der gesamte Prozess abgebrochen und eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, welche der E-Mail-Adresse fehlerhaft ist. Darüber hinaus können Sie zwischen den verschiedenen Sprachversionen der E-Mail-Templates wechseln, falls verschiedene Sprachversionen vorhanden sind.

ID des Mailtemplates in Mailings sichtbar

Bisher war es nicht möglich, Informationen darüber zu speichern, welche E-Mail-Vorlage für die Erstellung einer E-Mail verwendet worden ist. Ab sofort wird mit jeder E-Mail die Information gespeichert, mit welcher Mailvorlage diese E-Mail erstellt wurde. Diese E-Mail wird in der Mail-Report-Tabelle in der Spalte "Mailvorlage" gelistet. Die ID fungiert dort ebenfalls als Link, der es Ihnen erlaubt, die verwendete Vorlage aufzurufen.

Seiten des Fragebogens als beendet vormerken

Ab sofort können Sie die Seiten Ihres Fragebogens mit einer besonderen Markierung versehen, sodass Teilnehmer*innen, die diese Fragebogenseiten beantwortet haben, nach Ablauf der Teilnahmedauer oder der von Ihnen eingestellten Frist z.B. den Dispositionscode beendet erhalten. Um dieses Feature zu aktivieren, öffnen Sie die Projekteigenschaften Ihres PE-Projekts und haken zunächst die Option "Als beendet vormerken" aktivieren an 

Falls die Variable date_of_expire nicht gesetzt wird, können Sie über die Option Als beendet vormerken nach einen Ersatzwert festlegen, sodass Teilnehmer*innen nach Ablauf dieser Dauer, die mit dem letzten Zugriff einsetzt, den Dispositionscode beendet erhalten. Sie können auch anhaken, ob der Trigger auf der Endseite ausgeführt werden soll, was heißt, dass auch im Falle dieser verkürzten Teilnahme der auf der Endseite platzierte Trigger ausgeführt wird, obwohl die Endseite von diese Teilnehmer*innen nicht 'besucht' worden ist. Der Trigger wird  beim Setzen des Dispositions-Codes ausgeführt.

Im zweiten Schritt öffnen Sie dann im Fragebogen-Editor den Menüpunkt Seiten, ehe Sie Eigenschaften anklicken und die Option Teilnehmer werde als beendet vorgemerkt im Bereich "Sonstige Optionen" aktivieren. Darüber hinaus können Sie für jede Seite, die Sie in dieser Weise markieren, einen Dispositionscode auswählen, den Teilnehmer*innen erhalten, wenn sie diese Seite absolviert haben. Jeder Teilnehmer und Teilnehmerin erhält den Dispositionscode der letzten Seite, die er oder sie absolviert hat, also der Seite, die in dieser Weise markiert worden ist. Sie können diese Option für alle gewünschten Seiten Ihres Fragebogens aktivieren, nach deren Beendigung Teilnehmer*innen für einen bestimmten (von Ihnen ausgewählten) Dispositionscode vorgemerkt werden sollen.

Visuellen-Editor in der E-Mail-Vorlagen-Konfiguration deaktivieren

Ab sofort lässt sich der Visuelle-Editor deaktivieren, über den Sie bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen ebenfalls verfügen. Ist der visuelle E-Mail-Editor deaktiviert, verfügen Sie installationsweit ausschließlich über den Quelltext-Editor, sodass die Gefahr, den HTML-Code zu beschädigen, wenn auf den Visuellen-Editor umgeschaltet wird, minimiert wird.

Platzhalter

Der Platzhalter #u_guidewave_rater_group# kann ab sofort auch in Fragetypen verwendet werden, die die Felder "Fragetext" und "Ausfüllanweisung" enthalten. Auch in der Umfrage wird der Platzhalter entsprechend der Umfrage-Sprache aufgelöst, falls diese unter Kategorien in den Bibliotheken gepflegt worden ist. Auch kann der Platzhalter in der Betreffzeile als auch im Text einer E-Mail-Vorlage verwendet werden. Der Platzhalter wird natürlich nur in Umfragen aufgelöst, die im Rahmen eines mit Guides verbundenen PE-Projekts verwendet werden.

Export und Import aller Umfrage-Sprachen

Unter dem Menüpunkt Export/import des Sprachen-Editors steht Ihnen der Reiter Alle Sprachen exportieren/importieren zur Verfügung. Diesen nutzen Sie, um alle Umfrage-Sprachen zu exportieren und wieder zu importieren. In der Export-Sektion finden Sie einen Herunterladen-Button, über den Sie den Export aller Umfrage-Sprachen des ausgewählten Projekts erstellen. Es wird eine xslx-Datei heruntergeladen. Die xslx-Dateien sind Projektgebunden und können nicht zwischen verschiedenen EFS Projekten ausgetauscht werden.

Die Import-Sektion bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Datei auszuwählen. Es können nur xslx-Dateien hochgeladen werden. Sie können einen Bericht über die geänderten Phrasen kreieren.

Neues Exportformat Triple-S 2.0 CSV

Das Neue Exportformat Triple-S v2.0 CSV erlaubt auch den Export sehr große Projekte in dem Triple-S Format und wird von vielen aktuellen Softwareprodukten unterstützt.

Neue Webservices sind hinzugefügt worden. Ab diesem Winter-Release ist es möglich, Teilnehmer*innen und Teilnahmen zu ändern. Ein Service für mehrsprachige Templates sowie für den Teilnehmer*innen-Import steht Ihnen auch zur Verfügung.

Ändern von Teilnahmen und Teilnehmer*innen

Eine Service-Layer survey.results.updateSurveyResults ist ab sofort verfügbar, die es erlaubt, eine spezifische Variable einer spezifischen Teilnahme durch einen neuen Wert zu ersetzen. Dieser Service ist für die folgenden Projekttypen verfügbar:

• anonyme Umfrage

• personalisierte Umfrage

• Mitarbeiterbefragung

Optional können Trigger auf der Endseite ausgeführt werden. Loop-Variablen werden nicht unterstützt. Wenn der Trigger ausgeführt wird, dann ist eine maximale Anzahl von 100 Ifdns erlaubt. Wenn mehr zum Einsatz kommen, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Der Service gibt stets eine Liste der bereitgestellten Daten-Sätze aus. Des Weiteren erlaubt die Funktion survey.participants.update das Aktualisieren von Teilnehmer*innen, die noch nicht an der Befragung teilgenommen haben.

Services für mehrsprachige Templates

Die folgenden Webservices sind um die Übersetzungen der E-Mail-Templates erweitert worden. Die add/change-Übersetzungen sind als optional markiert worden:

• efs.mailtemplates.getList

• efs.mailtemplates.get

• efs.mailtemplates.change

• efs.mailtemplates.add

Verbesserter Teilnehmer*innen-Import

Um Teilnehmerimporte, die die Zahl von 100000 Teilnehmern überschreiten, bewältigen zu können, ist der Webservice survey.participants.addListV2 durch den Service survey.participants.addListAsynchronous und efs.taskqueue.getResult erweitert worden. Der Service survey.participants.addListAsynchronous erhält den gleichen Parameter wie survey.participants.addListV2 und gibt die die Task-id aus. Der Service eefs.taskqueue.getResult erhält als Parameter die task-id und gibt den aktuellen Bearbeitungsstatus des Importes zurück.