Mittels des Funktionsbereiches Projekte erhalten Sie Zugang zu den Menüpunkten Projektliste, Feldberichte und Archiv. Sie betreten den Funktionsbereich über den Tab Projektliste.
Mittels der Projektliste verwalten Sie die Umfrageprojekte. Sie gibt eine Übersicht über alle Projekte, auf die Sie zugreifen können. Zum Durchsuchen der Projektliste steht eine Suchfunktion zur Verfügung. In der Tabelle finden Sie zu jedem Projekt die folgenden Informationen:
Titel
Globus-Icon: Umfragesprachen.
Autor (außer bei Forumsdiskussionen)
Projekt-ID: Dient zur eindeutigen Identifizierung des Projekts (außer bei Forumsdiskussionen)
Typ: Projekttyp
Status: Der aktuelle Stand Ihres Umfrage-Projektes, jeweils mit Angabe des Datums der letzten Statusänderung
Erstellt: Datum, an dem das Projekt erstellt wurde.
Beginn: Datum, an dem die Umfrage ins Feld startet.
Ampel-Icon: Gibt an, ob Teilnehmer auf die Umfrage zugreifen können. Ist die Umfrage aktiv und in der Feldzeit, wird ein grüner Pfeil nach oben eingeblendet. Ist die Umfrage nicht aktiv und/oder nicht in der Feldzeit, wird ein roter Pfeil nach unten angezeigt.
Aktionen: Mittels der Icons und Checkboxen können Sie einzelne, ausgewählte oder alle Projekte bearbeiten.
Die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Projekte und als wichtig markierte Projekte werden besonders hervorgehoben. Außerdem können Sie die Projekte mit Hilfe eines Ordnersystems sortieren.
Die Tabellenspalten können zur Verbesserung der Übersicht ein- und ausgeblendet werden. Klicken Sie zum Öffnen auf den grünen Pfeil, zum Ausblenden auf das rote Kreuz. |
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Projektliste anzeigen zu lassen:
Mit Alle zuklappen können Sie sämtliche Ordner mit Ausnahme des Default-Ordners schließen, so dass nur noch die Hierarchie, aber nicht die Inhalte sichtbar sind. Mit Alle aufklappen können Sie alle Ordner öffnen.
Mit einem Klick auf die Spalte einblenden-Icons können Sie die Spalten „Autor“, „Seiten“, „Erstellt“ mit dem Erstellungsdatum des Projekts und „Beginn“ mit dem Datum des Starts in die Feldphase einblenden.
Die folgenden Filter- und Suchmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Typ: Projekttyp
Status: Projektstatus
Suche: Bei der Suche nach einem Stichwort werden immer Projekttitel, Autor und Projektverzeichnis durchsucht.
Der Inhalt des Ordners „Letztbearbeitete Projekte“ wird nicht von der Suche erfasst, sondern immer vollständig angezeigt.
Das Projektverzeichnis finden Sie in der URL der Umfrage, die in der Projekt-Info angezeigt wird. Lautet beispielsweise die URL http://your-domain.com/uc/websitecheck, so ist „websitecheck“ das Projektverzeichnis und Sie können gezielt nach diesem Begriff suchen. Bei den optional in der Projektliste einblendbaren Forumsdiskussionen kann lediglich nach dem Projekttitel und den verfügbaren Status „aktiv“ und „inaktiv“ gesucht bzw. eingeschränkt werden. Projekt-ID, Projektverzeichnis und Autor liegen bei diesem Projekttyp nicht vor.
Zuoberst in der Verzeichnisstruktur finden Sie den Ordner „Letztbearbeitete Projekte“. Dieser enthält diejenigen Projekte, die Sie während der vergangenen sieben Tage bearbeitet haben. Die Sortierung erfolgt nach dem letzten Bearbeitungsdatum, der Umfang ist auf maximal 20 Projekte beschränkt.
Sie können wichtige Projekte in der Projektliste mit einem Stern-Icon hervorheben, um sie leichter wiederzufinden (ausgenommen Forumsdiskussionen). Dazu wechseln Sie in das Umfragemenü des gewünschten Projekts und klicken den Stern neben dem Projekttitel an. Deaktiviert wird die Markierung auf dieselbe Weise.
Mit Hilfe von Ordnern können Projekte sortiert, zusammengefasst und verwaltet werden (ausgenommen Forumsdiskussionen). Sie können beispielsweise die Projekte nach Themen, Kunden oder nach zuständigem Benutzer ordnen.
Sie können zwischen der Baumdarstellung und der üblichen Listendarstellung wählen.
Die Ordnerstruktur darf maximal drei Hierarchieebenen haben.
Es stehen verschiedene Anzeigeoptionen zur Verfügung.
Der Zugriff auf die Ordner kann über das Rechtesystem gesteuert werden.
Ergänzt wird das Ordnersystem der Projektliste durch ein Ordnersystem im Archiv, das genauso funktioniert, aber unabhängig eingerichtet wird.
Sie benötigen Schreibrecht für create_project_cat, um neue Ordner anzulegen oder bestehende Ordner zu bearbeiten. |
Klicken Sie den Button + Ordner an. Diesen Button sehen Sie nur, wenn Sie Schreibrecht für create_project_cat haben.
Geben Sie den Namen des Ordners und eine Beschreibung ein.
Wählen Sie den passenden Oberordner. Standardmäßig ist „Default“ eingestellt.
Wenn der neue Ordner direkt unter dem Default-Ordner positioniert wird, können Sie Zugriffsrechte für bestimmte Teams definieren.
Bestätigen Sie mit Anlegen.
Suchen Sie den gewünschten Ordner in der Projektliste und klicken Sie das Icon Weitere Aktionen an. (Sie benötigen Schreibrecht für create_project_cat, um dieses Icon zu sehen). In einem Popup-Fenster werden die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten:
Ordner löschen: Dieser Link wird nur bei einem leeren Ordner eingeblendet und dient zum Entfernen des Ordners.
Ordner bearbeiten: Über diesen Link können Sie die Eigenschaften des Ordners verändern oder den Ordner verschieben.
Unterordner anlegen: Öffnet das Formular zum Anlegen eines Unterordners.
Ordner können mit allen darin enthaltenen Projekten und Unterordnern an eine andere Position der Hierarchie verschoben werden. Dazu öffnen Sie zuerst mit Ordner bearbeiten den Dialog. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Positionieren unterhalb von Ordner den gewünschten neuen Oberordner und bestätigen Sie mit Speichern.
Bitte beachten Sie beim Verschieben von Ordnern, dass die Ordnerstruktur maximal drei Ebenen haben darf. Als mögliches Ziel schlägt EFS daher automatisch nur Oberordner vor, unter denen noch Platz genug für den zu verschiebenden Ordner und seine Unterordner ist. |
Es gibt zwei Möglichkeiten, Projekte in andere Ordner zu verschieben.
Möchten Sie lediglich ein Projekt verschieben, öffnen Sie den Projekteigenschaften-Dialog (über den Link Ändern im Feld „Projekttyp“ des Umfragemenüs). Stellen Sie im Feld „Projekte einsortieren in Ordner“ den gewünschten Ordner ein und bestätigen mit Ändern.
Möchten Sie mehrere Projekte in einem Arbeitsgang in einen Zielordner verschieben, markieren Sie zuerst diese Projekte in der Projektliste mittels der „Aktionen“-Checkbox. Wählen Sie die Aktion „Ordner ändern“ und bestätigen mit Ausführen. Im folgenden Dialog können Sie die Auswahl noch einmal überprüfen. Stellen Sie dann in der Drop-Down-Liste den passenden Zielordner ein und bestätigen mit Verschieben.
Sie können für die Ordner direkt unterhalb des Default-Ordners beim Anlegen Rechte vergeben.
Werden nicht ausdrücklich Rechte definiert, so werden die Einstellungen des Default-Ordners übernommen.
Benutzer mit Leserecht auf einen Ordner können den entsprechenden Ordner und seine Unterordner sehen.
Benutzer mit Schreibrecht auf einen Ordner können den entsprechenden Ordner und seine Unterordner bearbeiten oder löschen.
Wird ein Unterordner, für dessen Oberordner Zugriffsrechte festgelegt wurden, unter einen neuen Oberordner mit anderer Rechteregelung verschoben, so bleibt das im ursprünglichen Oberordner definierte Zugriffsrecht bestehen.
Mittels der Icons in der Spalte „Aktionen“ können Sie einzelne Projekte bearbeiten oder zentrale Menüs direkt ansteuern. (Bitte beachten Sie: Die Bearbeitungsmöglichkeiten für Forumsdiskussionen sind aktuell noch begrenzt, falls nötig nutzen Sie bitte die vertrauten Funktionen im Website-Modul.)
Direkt zum Fragebogen-Editor: Ermöglicht den direkten Wechsel in die Gliederungsansicht des Fragebogen-Editors.
Projektdaten / -typ bearbeiten: Sie können die Daten und den Typ des Projekts bearbeiten.
Projekt kopieren: Sie können das gesamte Projekt kopieren.
Vorschau: Öffnet den Fragebogen des Projekts im Vorschau-Modus.
Bei personalisierten Projekten: Teilnehmerverwaltung. Ermöglicht den direkten Wechsel in die Teilnehmerverwaltung.
Durch einen Klick auf Weitere Aktionen können Sie ein Popup-Fenster öffnen. Dieses enthält folgende weitere Aktionen:
Statusänderungen: Aktivieren, keine weiteren Teilnahmen, Deaktivieren, Beenden. Mit einem Klick auf diese Links können Sie den Projektstatus entsprechend ändern.
Exportieren: Der Exportdialog wird geöffnet.
Rechte: Sie können Zugriffsrechte auf das Projekt an verschiedene Teams vergeben.
Des Weiteren können verschiedene Aktionen auf ausgewählte oder alle Projekte angewendet werden. Dazu wählen Sie jeweils die gewünschten Projekte durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte „Aktionen“. Anschließend stellen Sie die gewünschte Aktion in der Drop-Down-Liste ein und bestätigen mit Ausführen.
Ordner ändern: Ermöglicht das Verschieben der ausgewählten Projekte in einen zu definierenden Zielordner.
Projekte löschen: Ermöglicht das Löschen der ausgewählten Projekte. Bitte beachten Sie, dass der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann: Projekt und Ergebnisdaten gelöschter Projekte sind nicht mehr rekonstruierbar.
Projekte archivieren: Löst die Archivierung der ausgewählten Projekte aus.
Eine Feldübersicht über die gesamte EFS-Installation finden Sie im Menü Projekte → Feldübersicht. Die Feldübersicht hilft Ihnen, den Umfrageverlauf zu beobachten und die Ergebnisse auszuwerten. In der Tabelle zum Stand der Projekte finden Sie alle aktivierten Projekte alphabetisch sortiert aufgelistet.
Zu jedem Projekt werden die folgenden Informationen angezeigt:
Titel: Mit einem Klick auf den Titel können Sie den detaillierten Feldbericht des jeweiligen Projekts öffnen.
Typ: Abkürzung des jeweiligen Projekttyps.
Status: Projektstatus
Beginn und Ende
Gesamtsample: Gesamtzahl der Teilnehmer
Beendet: Anzahl der Teilnehmer, die den Fragebogen komplett ausgefüllt haben.
Antwortet gerade: Anzahl der Teilnehmer, die den Fragebogen aktuell gerade ausfüllen.
Optional können auch Forumsdiskussionen eingeblendet werden. |
Die folgenden Filter- und Suchmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Anzeigeart: Die Drop-Down-Liste stellt häufig gewünschte Kombinationen von Projektstatus, Feldzeit und Zeitintervallen zur Verfügung, beispielsweise „Nur aktive Projekte im Feld anzeigen“, „Nur abgelaufene Projekte anzeigen“ oder „Nur Projekte mit Feldende innerhalb der nächsten (7/14/21) Tage anzeigen“.
Zeitraum für Spalte „Antwortet gerade“: Der Zeitraum ist konfigurierbar.
Suche: Bei der Suche nach einem Stichwort wird immer der Projekttitel durchsucht.
Bei Kombination mehrerer Kriterien werden AND-Verknüpfungen verwendet. Bei Forumsdiskussionen kann lediglich nach den verfügbaren Status „im Feld“ und „inaktiv“ gesucht bzw. eingeschränkt werden. Andere Status werden bei diesem Projekttyp nicht verwendet.
Umfrageprojekte können archiviert werden. Dabei werden zur Entlastung der Datenbank die Ergebnisdaten des Projekts in einer Zip-Datei komprimiert und in einen geschützten Bereich der Festplatte ausgelagert. Dieser Prozess findet einmal täglich in einer Schwachlastphase statt, nach erfolgreicher Archivierung erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Über eine Reaktivierungsfunktion kann das Projekt wahlweise mit oder ohne Ergebnisdaten wieder in die Projektliste überführt, bearbeitet und erneut ins Feld gestellt werden.
Wenn Sie die Ergebnisdaten eines Projekts komplett von der Festplatte löschen aber noch eine Kopie für Sicherungszwecke aufbewahren möchten, können Sie die Zip-Datei mit den Ergebnisdaten herunterladen und lokal speichern. Solange das eigentliche Projekt im Archiv der EFS-Installation bestehen bleibt, ist ein erneutes Hochladen der Zip-Datei und Reaktivierung des Projekts mit Ergebnisdaten möglich. Bitte beachten Sie hierbei jedoch, dass die Zip-Datei lediglich zur lokalen Speicherung der Ergebnisdaten dient: Öffnen und Dateneinsicht außerhalb der EFS-Installation oder Wiederherstellen eines vollständig gelöschten Projekts sind über diese Datei nicht möglich.
Die Archivierungsfunktion wird durch das Recht archive_project geschützt. Sie benötigen Leserecht, um Projekte zu archivieren und das Projektarchiv zu benutzen. Sie können über die „Aktionen“-Drop-Down-Liste der Projektliste alle quantitativen Umfrageprojekte archivieren, unabhängig von ihrem Status. Es ist nicht möglich, Forumsdiskussionen zu archivieren. |
Möchten Sie mehrere Projekte gleichzeitig archivieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Markieren Sie die gewünschten Projekte in der Projektliste mit Hilfe der „Aktionen“-Checkbox.
Stellen Sie die Aktion „Projekte archivieren“ ein.
Bestätigen Sie mit Ausführen.
Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Daten der gewünschten Projekte komplett aus der Datenbank gesichert, in herunterladbare Zip-Dateien komprimiert und anschließend aus der Datenbank gelöscht. Die archivierten Projekte mit den Zip-Dateien werden im Menü Projekte → Archiv aufgelistet.
Möchten Sie nur ein einzelnes Projekt archivieren, können Sie alternativ folgendermaßen vorgehen:
Suchen Sie das zu archivierende Projekt in der Projektliste und klicken Sie den Titel an, um das Umfragemenü zu öffnen.
Das Projekt sollte im Status „abgeschlossen“ sein. Dann wird die To do-Zeile mit Link Archivieren eingeblendet.
Klicken Sie den Archivieren-Link an.
In der nächsten Schwachlastphase werden die Daten des Projekts komplett aus der Datenbank gesichert, in eine herunterladbare Zip-Datei komprimiert und anschließend aus der Datenbank gelöscht. Das archivierte Projekt mit der Zip-Datei wird im Untermenü Archiv aufgelistet.
Sie finden die archivierten Projekte, für die Sie Zugriffsrechte haben, im Menü Projekte → Archiv. Es steht eine Suchfunktion zur Verfügung. Zur Verbesserung der Übersicht können die archivierten Projekte außerdem genau wie die Projekte in der Projektliste mit Hilfe eines Ordnersystems zusammengefasst und sortiert werden. Es handelt sich um zwei unabhängige Hierarchien: Das Ordnersystem im Archiv wird unabhängig von den Ordnern der Projektliste angelegt.
Mittels der gewohnten „Aktionen“-Checkboxen und der Drop-Down-Liste unter der Tabelle können Sie die folgenden Aktionen auf mehrere Projekte gleichzeitig anwenden:
Ordner ändern: Ermöglicht das Verschieben der ausgewählten Projekte in einen zu definierenden Zielordner.
Ergebnisdaten löschen: Mit einem Klick auf dieses Icon können Sie die Zip-Datei mit den Ergebnisdaten löschen. Nur wenn Sie die Zip-Datei vorher lokal gespeichert haben, ist anschließend ein erneutes Hochladen und Reaktivieren des Projekts mit Ergebnisdaten möglich. Ein Löschen des Projekts selbst ist im Archiv nicht möglich.
Projekte löschen: Ermöglicht das Löschen der ausgewählten Projekte. Bitte beachten Sie, dass der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann: Projektund Ergebnisdaten gelöschter Projekte sind nicht mehr rekonstruierbar.
Zur Bearbeitung einzelner Projekte stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Vorschau: Der Fragebogen eines archivierten Projekts kann eingesehen werden.
Download: Mit einem Klick auf dieses Icon können Sie die Zip-Datei mit den Ergebnisdaten auf den eigenen PC herunterladen und lokal speichern. Die in dieser Datei enthaltenen Informationen sind nicht zur Einsicht außerhalb des Projekts geeignet und Sie sollten die Datei daher auf keinen Fall zu öffnen versuchen: Sie dient lediglich zur lokalen Speicherung zu Sicherungszwecken. Daher macht das Herunterladen nur dann Sinn, wenn Sie gleichzeitig das eigentliche Projekt weiter im Archiv der EFS-Installation aufbewahren, so dass ein erneutes Hochladen der Daten und eine Reaktivierung des Projekts möglich sind.
Datei-Upload: Dieses Icon wird erst sichtbar, wenn die Zip-Datei mit den Ergebnisdaten gelöscht wurde (beispielsweise in der obigen Abbildung beim Projekt „Website-Check“). Wurde die Zip-Datei extern gespeichert, so ermöglicht dieses Icon das erneute Hochladen.
Reaktivieren
Es handelt sich bei der heruntergeladenen Datei nicht um eine Sicherungskopie des gesamten Projekts, die Sie außerhalb von EFS einsehen oder aus der Sie das Projekt mittels der Import-Funktion neu herstellen könnten. Achten Sie sorgfältig darauf, dass Sie die richtige Datei hochladen, andernfalls ist eine Reaktivierung des Projekts nicht möglich. Wenn Sie irrtümlich die falsche Zip-Datei hochgeladen haben, löschen Sie diese zuerst mit einem Klick auf das Löschen-Icon, und laden Sie dann die richtige Datei hoch. |
Wenn Sie das Reaktivieren-Icon anklicken, werden zwei Optionen angeboten:
mit Ergebnisdaten reaktivieren
ohne Ergebnisdaten reaktivieren
Wurde die Zip-Datei mit den Ergebnisdaten gelöscht, steht nur die Option „ohne Ergebnisdaten reaktivieren“ zur Verfügung.
Für Reaktivierungsvorgänge gilt genauso wie für die Archivierung von Projekten: Erstens kann der Prozess sehr lange dauern. Zweitens werden einige Datenbanktabellen während des Reaktivierungsvorgangs blockiert, somit ist während des Reaktivierens eine Teilnahme an einer Umfrage nicht möglich. Es ist daher zu empfehlen, auch Reaktivierungen zu Low-Traffic-Phasen, d.h. nachts, durchzuführen. |
Nach dem Einloggen gelangen Sie auf die Startseite. Dort finden Sie auf einen Blick aktuelle Neuigkeiten zu EFS, eine Übersicht der aktiven Umfragen im Feld mit verbleibender Zeit und Shortcuts zu den Umfragen, an denen Sie gerade arbeiten, mit Details zum Umfragestatus.
Mit dem Button + Neues Projekt können Sie u.a. Ihre erste Umfrage anlegen.
Sie öffnen die Drop-Down-Liste des Split-Buttons + Neues Projekt. Mit einem Klick auf das Hauptfeld oder auf + Neues Projekt legen Sie eine neue Umfrage an. Um eine bestehende Umfrage von Ihrem PC zu importieren, wählen Sie die Option „Projekt importieren“. Um eine Musterumfrage aus der Umfragebibliothek zu übernehmen, wählen Sie die Option „Umfragebibliothek“.
Sie geben den Titel der Umfrage ein.
Sie wählen den geeigneten Projekttyp. (Ausnahme auf Panel-Installationen: Falls Sie den Typ „Forumsdiskussion“ wählen, wird der oben gezeigte Dialog automatisch durch eine Liste der erforderlichen Forenthemen-Eigenschaften ersetzt.)
Wählen Sie die passende Layoutvorlage. Die Entscheidung für die Layoutgeneration - klassisches Systemlayout oder „Responsive Layout“ - kann später nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Wählen Sie den passenden Ordner.
Im Abschnitt „Erweiterte Optionen“ können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
Teams: Die gewählten Benutzerteams erhalten Zugriff auf das Projekt. In der Selectbox werden die Teams angezeigt, in denen Sie selbst Mitglied sind, und Ihr eigenes Primärteam ist vorselektiert. Ihr eigenes Primärteam erhält automatisch immer Lese- und Schreibrecht auf das neu angelegte Projekt. Gehören Sie zu einem Team, das über Schreibrecht auf das ACL-Recht „groupadmin“ verfügt, können Sie allen auf der Installation vorhandenen Teams vom Typ „Admingruppe“ Lese- oder Schreibrechte auf das Projekt zuweisen.
Umfragemeldungen: Ein bereits in der Bibliothek vorliegender Satz Umfragemeldungen wird hochgeladen
Autor, Co-Autoren: In diesen Feldern können Sie die zuständigen Personen eintragen.
Beschreibung: In diesem Feld können Informationen über die Umfrage gespeichert werden (z.B. Inhalt und Zweck des Projektes)
Fehler-Benachrichtigung: EFS verfügt über einen Runtime-Check, der die Bedingungen von LUA-Filtern, Quoten und Triggern während des Umfrageverlaufs überprüft. Optional können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung abonnieren, die versendet wird, sobald ein Teilnehmer einen solchen Fehler auslöst. Geben Sie dazu eine Liste der Benutzer ein, die benachrichtigt werden sollen. In jeder Zeile sollte nur eine Adresse stehen.
Mailvorlage für „Benachrichtigung vor Umfrageende“: Diese Mailvorlage wird für die im folgenden beschrieben Benachrichtigung verwendet. Zur Wahl stehen Mailvorlagen vom Typ „Benachrichtigung vor Umfrageende“. Wenn Sie keine Vorlage auswählen bzw. aus Mangel an Rechten keine Vorlage auswählen können, wird eine Mail mit Default-Text verwendet.
Benachrichtigung vor Umfrageende: Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung bestellen, die rechtzeitig vor Umfrageende auf das Feldende hinweist. Der Mailversand erfolgt sieben Tage vor Projektende. Dazu geben Sie eine Liste der Benutzer ein, die eine E-Mail erhalten sollen. In jeder Zeile sollte nur eine Adresse stehen.
Welchen Status soll das Projekt nach dem Anlegen bekommen: Sie können wählen zwischen den Status „Umfrage generiert“ und „im Feld“.
Ihre Entscheidungen für Projekttyp, Layoutvorlage, Team und Umfragemeldung beim Anlegen eines neuen Projekts werden festgehalten und beim nächsten neuen Projekt zum Vorbelegen verwendet. Im Menü Optionen → Persönliche Einstellungen → Registerkarte Projekte können Sie weitere Eigenschaften neuer Projekte entsprechend Ihren persönlichen Arbeitsgewohnheiten vorbelegen. |
Jedes neue EFS Einzelprojekt beginnt mit der Auswahl des Projekttyps, die Sie anhand der eigenen Projekt-Parameter treffen. Ob Sie sich für eine Anonyme Umfrage (AN), Personaliserte Umfrage (PE), Mitarbeiterbefragung (ES), Panel-Umfrage, Stammdatenbefragung (MD), oder ein Multi-Source-Feedback (MSF) entscheiden, richtet sich danach, an welchen Personenkreis Sie die Umfrage/Befragung adressieren und welches Erhebungsverfahren Sie verwenden wollen.
Anonyme Umfrage (AN)
Den Projekttypen Anonyme Umfrage wählen Sie, wenn Teilnehmer und Teilnehmerinnen vor Umfragebeginn nicht bekannt sind. So ist für jede und für jeden künftigen Teilnehmer die Umfrage frei zugänglich, falls über die entsprechende WWW-Adresse der Befragung verfügt wird. Sie organisieren also verschiedene Zugangswege wie Banner- oder Link-Schaltungen auf bereits bestehenden Websites.
Personalisierte Umfrage (PE)
Die potentiellen Teilnehmer stehen vor Beginn der Umfrage fest und können z.B. via E-Mail angesprochen werden. Sie verfügen über eine Teilnehmerverwaltung. So ist die Personalisierte Umfrage nur für die Personen zugänglich, die in der Stichprobe der Befragung enthalten sind. Sie können genau definieren, welche Personen an Ihrer Online-Befragung teilnehmen sollen. Die Teilnehmer werden manuell eingegeben oder per Teilnehmerimport. Außerdem gibt es die Möglichkeit, den Zugang zur Umfrage zu beschränken. Dies geschieht durch Passwort, personalisierten Link oder über eine festlegbare IP-Adresse. Die entsprechenden Passwörter können Sie in Survey generieren oder in das System importieren.
Mitarbeiterbefragung (ES)
Die potentiellen Teilnehmer stehen vor Beginn der Umfrage fest und können persönlich angesprochen werden. Der Projekttyp Mitarbeiterbefragung (Abkürzung: ES) kommt ausschließlich auf EFS Employee-Installationen zum Einsatz und kann auch nur auf diesen verwendet werden. Er erfüllt besonders strenge Datenschutzvorgaben und ermöglicht den Zugriff auf das optional erhältliche Zustatz-Tool Org Processor.
Multi-Source-Feedback (MSF)
Die potentiellen Teilnehmer stehen vor Beginn der Umfrage fest und können persönlich angesprochen werden. Der Projekttyp Mulit-Source-Feedback ist für die Durchführung von Mulit-Rater-Feedbackprozessen wie. z.B. 360°- Führungskräftebefragungen optimiert. Der Projekttyp Mulit-Source-Feedback kann nur auf EFS Leadership-Installationen verwendet werden.
Panel-Umfragen (PA)
Auskunftgeber sind bereits bekannte befragungswillige Personen aus Panels. Panel-Umfragen (Abkürzung: PA) werden von Personen beantwortet, die als Teilnehmer innerhalb Ihres Panels registriert sind. Zur Durchführung von Panel-Umfragen ist es notwendig, im Modul People Gruppen zu bilden. Aus diesen Gruppen werden dann Stichproben für Ihr Panel-Umfrageprojekt gezogen. Die Projekttypen „Panel-Umfrage“, „Stammdatenbefragung“ und „Forumsdiskussion“ stehen nur auf EFS People-Installationen zur Verfügung.
Stammdatenbefragung (MD)
Auskunftgeber sind bereits bekannte befragungswillige Personen aus Panels. Auch Stammdatenbefragungen (Abkürzung: MD) werden ausschließlich in Panels durchgeführt. Unter Stammdaten sind grundlegende Informationen über die Panel-Mitglieder zu verstehen, die mit dem Beginn der Panel-Mitgliedschaft erhoben werden. Neben soziodemographischen Angaben wie z.B. Einkommen und Berufstätigkeit können hier beliebig viele Daten je nach Interesse des Panelbetreibers gesammelt werden. Die Stammdatenbefragung ist nach dem Ausfüllen der Registrierung in der Regel die erste Befragung für jeden Panelisten.
Forumsdiskussion (FD)
Die Forumsdiskussion (Abkürzung: FD) gehört zu den wichtigsten qualitativen Feedback-Erhebungsverfahren und wird insbesondere in Insight Communities stark genutzt. Daher steht für Forumsdiskussionen ein eigener Projekttyp zur Verfügung. Damit können Forumsdiskussionen analog zu den vertrauten Umfrageprojekten als separate Projekte verwaltet werden.
Ein Ändern des Projekttyps ist ab EFS 10.2 nur noch bei anonymen und personalisierten Projekten möglich. D.h. Sie können eine anonyme in eine personalisierte Umfrage umwandeln und umgekehrt. Aufgrund verschiedener Einschränkungen ist dies allerdings üblicherweise nur sinnvoll, wenn das Projekt gerade erst angelegt wurde oder wenn Sie ein altes Projekt kopiert haben, um den Fragebogen erneut zu verwenden.
Es gelten folgende Einschränkungen:
Wird ein personalisiertes Projekt in ein anonymes Projekt umgewandelt, gehen sämtliche Einstellungen und Inhalte der Teilnehmerverwaltung verloren.
Beim Ändern des Projekttyps werden alle bereits vorhandenen Ergebnisdaten gelöscht.
Alle bereits im Reporting konfigurierten und/oder generierten Berichte werden unwiderruflich gelöscht.
Zum Ändern des Projekttyps öffnen Sie das Umfragemenü und klicken im Feld „Projekttyp“ das Ändern-Icon an. Sie gelangen zu dem in Abbildung 3.1 gezeigten Dialog und können darin den Projekttyp ändern. Mitarbeiterbefragungen (ES), Multi-Source-Feedbacks (MSF), Panel-Umfragen, Stammdatenbefragungen und Forumsdiskussionen) können grundsätzlich nicht in einen anderen Projekttyp umgewandelt werden.
Um einen Fragebogen in einem Projekttyp wiederzuverwenden, für den keine Umwandlung zulässig ist, benutzen Sie bitte den Seitenimport.
Sie können jederzeit Kopien von Projekten erstellen. Projekte können auch kopiert werden, wenn nur Leserechte bestehen. Nutzer, die nur Leserechte haben, können nur das kopierte, nicht aber das Original-Projekt bearbeiten.
Inhalte im Fragebogen, Layouteinstellungen und allgemeine Projektattribute werden übernommen.
Eine Änderung des Projekttyps ist beim Kopieren nur noch zwischen anonymen und personalisierten Projekten möglich
Die im Quellprojekt getroffene Entscheidung über die Layoutgeneration - Responsive Layout 3, Responsive Layout 2, Responsive Layout 1 oder klassisches Systemlayout - werden beim Kopieren weitergegeben, ein Wechsel in der Kopie ist nicht möglich.
Eventuell bereits vorhandene Ergebnisdaten, Stichprobendefinitionen (z.B. die Inhalte der Teilnehmerverwaltung in personalisierten Projekten), benutzerdefinierte Exportvorlagen und bereits generierte Berichte werden nicht mitkopiert.
In EFS Reporting+ bereits vorhandene Reportdefinitionen werden mitkopiert. Beachten Sie jedoch bitte, dass die Ergebnisdaten in den Reports oder bereits generierte Reportdateien nicht mitübernommen werden. Stattdessen können mittels Datenaktualisierung die Ergebnisdaten des neuen Projekts eingespielt werden.
Sie gehen folgendermaßen vor:
Öffnen Sie den Funktionsbereich Projekte.
Suchen Sie das Projekt, welches Sie kopieren möchten, aus der Projektliste aus und klicken Sie das Kopieren-Icon an.
Der vom Anlegevorgang her vertraute Eingabedialog wird geöffnet, vorbelegt mit den Daten des Quellprojekts.
Legen Sie in der Selectbox „Projekttyp“ fest, welchen Projekttyp die Umfragekopie erhalten soll.
Geben Sie Projekttitel, Beschreibung, Autor und Co-Autoren an, und legen Sie in der Selectbox „Welche Teams sollen vollen Zugang erhalten“ das Team fest, das Zugang erhalten soll.
Klicken Sie auf Anlegen, um eine Kopie vom ausgewählten Projekt anzulegen.
Projekte können exportiert und anschließend über eine spezielle Import-Schnittstelle wieder in EFS importiert werden. Diese Möglichkeit wird üblicherweise verwendet, wenn ein Wechsel auf eine andere EFS-Installation erforderlich ist. Zusätzlich zu der bloßen Fragebogenstruktur können Sie optional folgende Daten mitexportieren:
alle vorhandenen Unterverzeichnisse des Projekts: /images, /cimages, /layout, /templates, /css
alle Bilder der Gesammmedienbibliothek
benutzerdefinierte Templates für Container
Reporte: Mit dem herkömmlichen EFS Survey-Reporting erzeugte Berichte, einschließlich bereits generierter Berichte.
Umfrageergebnisse: Leserecht auf „export_with_lfdn“ vorausgesetzt, können die Umfrageergebnisse mitexportiert werden.
Bevor Sie starten, beachten Sie bitte:
Das verwendete XML-Format ist ein reines Austauschformat, z.B. es kann nur zum Transfer von Projekten auf eine andere EFS-Installation oder zum Archivieren von Fragebögen verwendet werden. Externe Bearbeitung ist nicht möglich.
Projekte können nur auf Zielinstallationen importiert werden, die dieselbe EFS Version oder eine höhere, neuere Version haben als die Quellinstallation des jeweiligen Projekts. Das Downgraden von Projekten per Export/Import - beispielsweise der Import eines 10.0-Projekts auf einer 9.0-Installation - ist nicht möglich.
Ab EFS 10.2 ist eine Änderung des Projekttyps beim Import nur noch zwischen anonymen und personalisierten Projekten möglich.
Ab EFS 10.0 wird die im Quellprojekt getroffene Entscheidung über die Layoutgeneration und -version - „Responsive Layout 2“, „Responsive Layout 1“ oder klassisches Systemlayout - beim Exportieren mitübertragen, ein Wechsel ist beim Neuimport nicht möglich. Insbesondere werden alle vor dem Upgrade auf EFS 10.0 angelegten Projekte als Projekte mit „klassischem Systemlayout“ behandelt.
Der Projekttyp des Quellprojekts und eventuell darin verwendete Erweiterungen sollten auch auf der Zielinstallation zur Verfügung stehen. Ein Projekt vom Typ „Panel-Umfrage“ kann beispielsweise ohne Datenverlust nur auf eine EFS-Panel-Installation importiert werden, d.h. eine Installation die diesen Projekttyp unterstützt.
Die Dateigröße für Importvorgänge ist begrenzt: Der installationsspezifische Grenzwert wird im Importdialog angezeigt. Bitte stellen Sie vor dem Import sicher, dass Ihre Datei diesen zulässigen Wert nicht überschreitet. Andernfalls wenden Sie sich bitte an das Support-Team.
Forumsdiskussionen können nicht exportiert oder importiert werden.
Für den Projektimport ist Leserecht auf „import_project“ erforderlich.
Um ein Projekt auf dem lokalen Server zu speichern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Öffnen Sie vom Funktionsbereich Projekte aus das gewünschte Projekt und wechseln in das Menü Export.
Wählen Sie die Exportoption „Projekt“ und bestätigen Sie mit Weiter.
Legen Sie fest, ob und welche zusätzlichen Daten mitexportiert werden sollen.
Speichern Sie die Datei auf einem Datenträger Ihres lokalen Rechners als XMLDatei mit der Dateiendung .gpx ab.
Ein entsprechend der obigen Anleitung exportiertes Projekt im EFS-spezifischen XML-Format können Sie folgendermaßen auf dieselbe oder eine andere EFS-Installation importieren:
Öffnen Sie erneut den Funktionsbereich Projekte, öffnen den Split-Button + Neues Projekt und wählen die Option „Projekt importieren“.
Geben Sie den Titel der Umfrage ein.
Um die Projektdatei auszuwählen, klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie auf dem lokalen Laufwerk oder im Netzwerk die gewünschte .gpx-Datei aus, und betätigen Sie den Öffnen-Button.
Wählen Sie den passenden Projekttyp.
Legen Sie fest, welche Benutzerteams Zugriff auf das Projekt bekommen sollen.
Wählen Sie den passenden Ordner.
Klicken Sie auf Datei senden, um das ausgewählte Projekt zu importieren.
Wurde der Import korrekt durchgeführt, erscheint die Meldung: „Das Projekt wurde erfolgreich importiert“. Über die Projektliste können Sie das Projekt auswählen und bearbeiten.