Einstellungen, die für den gesamten Feedbackprozess von Bedeutung sind, werden im Menü Prozesskonfiguration konfiguriert.
Die Registerkarte Übersicht im Untermenü Einstellungen, die automatisch geöffnet wird, zeigt die Grundeinstellungen.
Auf den anderen Registerkarten im Untermenü Einstellungen werden die wichtigsten Funktionen des Prozesses konfiguriert: Das Feedback-Center kann freigeschaltet werden und die Feedbackstatus und Rollen werden definiert.
Im Untermenü Berichtsdefinition werden die Berichte definiert und den Rollen zugeordnet.
Wenn das Projekt über eine Außenansicht verfügt, werden die Einstellungen der Funktionalitäten und des Layout im Untermenü Feedback-Center vorgenommen.
In diesem Kapitel lernen Sie alle Arbeitsschritte kennen, die beim Konfigurieren des Feedbackprozesses anfallen:
Sie finden Tipps und Hinweise für die Projektplanung.
Das Definieren von Berichten wird kurz vorgestellt.
Sie lernen, die Teilnehmerkonstellationen eines Multi-Source-Feedbacks mit Hilfe von Rollen in EFS Leadership abzubilden.
Sie erfahren, wie die verschiedenen Schritte, die zu einem Feedback gehören, mit Hilfe von Feedbackstatus in EFS Leadership abgebildet werden können.
Ein Multi-Source-Feedback ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig vorbereitet werden muss. Die folgenden Leitfragen und Tipps helfen Ihnen bei Planung und Organisation.
Die Präsentation und Verteilung der Feedbackergebnisse über Dashboards oder aussagekräftige Berichte ist der eigentliche Höhepunkt eines Multi-Source-Feedbacks.
Ergebnispräsentation planen
Überlegen Sie, wie die Ergebnisse der Befragung später aufbereitet und präsentiert werden sollen.
Sollen Dashboards verwendet werden?
Sollen Berichte sollen erzeugt werden?
Wer soll Zugriff auf welche Ergebnisse erhalten?
In welcher Phase sollen die Ergebnisse zur Verfügung stehen?
Bedarf an weiteren Dokumenten erfassen
Häufig werden neben den Ergebnisberichten auch andere Dokumente bereitgestellt, beispielsweise allgemeine Informationen zum Ziel des Feedbackprozesses oder zum Datenschutz.
Ist die Ausgabe derartiger Dokumente geplant?
Wer soll Zugriff auf welche Dokumente erhalten?
In welcher Phase sollen die Dokumente zur Verfügung stehen?
Download planen
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Berichtsdownload mit EFS Leadership zu gestalten:
Der Download kann direkt im Feedback-Center erfolgen.
Der Inhalt von Dashboards kann als Din-A4-PDF heruntergeladen werden.
Die Einrichtung passender Feedbackrollen und das sorgfältige Konfigurieren der Zugriffsrechte sind von großer Bedeutung für eine reibungslose Durchführung des Multi-Source-Feedbacks.
Rollen definieren
Überlegen Sie, welche Personen zu welchem Zweck Zugriff auf das Feedback-Center erhalten sollen.
Identifizieren Sie Teilnehmergruppen und listen jeweils auf, welche Zugriffsrechte und Funktionen diese Gruppen benötigen.
Bilden Sie die Teilnehmergruppen durch entsprechend konfigurierte Rollen ab.
Zugriffsrechte der Feedbackteilnehmer
Planen Sie die Zuordnung der Rollen zu den Inhalten und Funktionen des Feedback-Centers und zu den Feedbackphasen.
Welche Rollen sollen im Feedback-Center auf welche Dialoge zugreifen können?
In welchen Phasen benötigen die Rollen diesen Zugriff?
Planen Sie die Zuordnung der Rollen zu den Berichten und Dashboards.
Welche Rollen erhalten welche Berichte?
Welche Rollen erhalten welche Dashboards?
Ermitteln Sie ausgehend von den obigen Überlegungen geeignete Feedbackstatus.
Welche Feedbackstatus sind für Ihren Feedbackprozess sinnvoll?
Listen Sie auf, welche Situationen in einem konkreten Feedback jeweils einem dedizierten Status entsprechen, welche Arbeitsschritte einen Statuswechsel verursachen sollten und auf welche Daten (z.B. Fragebogen, Rücklauf, Berichte) die involvierten Personen in einem Status zugreifen können.
Sollen bestimmte Statuswechsel zentral für alle Feedbacks ausgelöst werden?
Sollen bestimmte Statuswechsel bei Erreichen vorgegebener Daten automatisch vollzogen werden?
Möchten Sie über eine automatisch ausgeführte Änderung informiert werden?
Im ersten Schritt sollten Sie die Berichte definieren, die später auf der Basis der Feedbackergebnisse generiert werden. Dies ist aus mehreren Gründen schon in diesem frühen Stadium des Feedbackprozesses erforderlich:
Im nächsten Schritt werden Sie die Rollen definieren, die im Feedbackprozess verwendet werden, einschließlich deren Rechte. Dafür sollten Sie jetzt schon wissen, auf welche Berichte die verschiedenen Gruppen später jeweils zugreifen sollen.
Häufig werden nicht nur Ergebnisdaten zur Verfügung gestellt, sondern auch andere Dokumente, beispielsweise Informationen zum Feedbackprozess oder zum Datenschutz. Diese Dokumente sollen den Teilnehmern eventuell schon zu Beginn des Prozesses zur Verfügung stehen.